Recomendaciones para garantizar el éxito en la implementación de un ERP

1. Cómo garantizar el éxito en la implantación de un ERP
Julio 2014

2. 01 Introducción
02 Responsabilidades de la Alta Dirección
03 Responsabilidades del Director de Proyecto
04 Conclusiones
Índice

3. Introducción
Cómo garantizar el éxito en la implantación de un ERP 3© TWICE CONSULTING 2014
 Recientes estudios demuestran que una tercera parte de las implantaciones de los ERPs no
alcanzan siquiera el 50% de los beneficios esperados.
 Muchos proyectos fracasan antes incluso de empezar por problemas tales como comunicación
deficiente, falta de consenso respecto a los objetivos, fines y beneficios esperados, o falta de
involucración y compromiso de los agentes implicados.
 Otros proyectos fracasan durante la fase de ejecución, por problemas atribuibles en su mayor parte
a la Dirección del Proyecto: Inacción ante los problemas, deficiente gestión del cambio, ocultación
de problemas, infravaloración de riesgos, falta de comunicación, inexperiencia del equipo…
 La realidad demuestra que las causas de los fracasos en este tipo de proyectos son
fundamentalmente ‘humanas’ (no ‘tecnológicas’), y derivan de las acciones u omisiones llevadas a
cabo por personas de la organización y/o del equipo de proyecto.
 El conocimiento de esta situación permite anticiparse a los riesgos y problemas potenciales,
adoptando las medidas preventivas, de control y correctivas necesarias para evitar su aparición o,
en el peor de los casos, minimizar sus efectos.
 Este documento explica como debe abordar la Dirección de la compañía y la del proyecto la
implantación de un ERP para asegurar su éxito, actuando directamente sobre las causas de los
fracasos.

4. Responsabilidades de la Alta Dirección
4© TWICE CONSULTING 2014
 Asegurar la clara y correcta integración y alineamiento del proyecto con la estrategia y objetivos
de la compañía.
 Clarificación, comunicación y comprensión por la organización de los objetivos, alcance y
beneficios a alcanzar.
 Expectativas y planificación realistas, tanto en lo que se refiere a costes, esfuerzos y tiempos
requeridos, como en beneficios esperables, entendidas y aceptadas por la organización..
 Participación de las personas claves de la organización, con roles y responsabilidades
claramente definidos y comunicados. .
 Involucración y apoyo al proyecto totales y sostenidos en el tiempo.
 Asegurar la coherencia entre la importancia del proyecto, el sistema de retribución por objetivos, y
los requerimientos y demandas efectuadas a las personas involucradas en el mismo, en el día a
día:
 Combatir los temores y miedos infundados respecto al impacto y las consecuencias del proyecto
sobre la organización y las personas..
 Acción decidida ante actitudes y comportamientos hostiles (desde el mero ‘desentendimiento’
hasta el franco y descarado ‘boicot’) frente al mismo.
 Elección del proveedor y la oferta más adecuados para acometer en proyecto.
 Nombramiento de un Director de Proyecto Interno que garantice el éxito del proyecto.
Cómo garantizar el éxito en la implantación de un ERP

5. Las responsabilidades del Director de Proyecto Interno (I)
5© TWICE CONSULTING 2014
 Asegurar la clara y correcta integración y alineamiento del proyecto con la estrategia y objetivos
de la compañía.
 Asegurar que las expectativas de todos los participantes en el proyecto (tanto en lo que se refiere a
costes, esfuerzos y tiempos requeridos, como en beneficios esperables) son las correctas, existe
un consenso absoluto respecto a las mismas, y se mantienen en el tiempo.
 Asegurar que los objetivos, alcance y beneficios a alcanzar han sido correctamente
comunicados y comprendidos, existe un consenso absoluto respecto a los mismos, y se
mantienen en el tiempo.
 Asegurar que todos los participantes han entendido sus roles y responsabilidades en el
proyecto, y los asumen y ejercen..
 Velar por la coherencia entre la importancia del proyecto, el sistema de retribución por objetivos, y
los requerimientos y demandas a las personas involucradas en el mismo en el día a día:
 Combatir los temores y miedos infundados respecto al impacto y las consecuencias del proyecto
sobre la organización y las personas..
 Velar por la involucración y dedicación al proyecto, totales y sostenidos en el tiempo, y de
acuerdo con sus roles y responsabilidades específicas, de todos los participantes.
 Combatir toda actitud o comportamiento hostil (desde el mero ‘desentendimiento’ hasta el
franco y descarado ‘boicot’) hacia el proyecto, poniéndolo en conocimiento de la Alta Dirección en
última instancia.
Cómo garantizar el éxito en la implantación de un ERP

6. 6© TWICE CONSULTING 2014
 Elaborar, con la ayuda y soporte de las personas clave de la organización, el documento con los
requerimientos funcionales y técnicos del proyecto, y la planificación preliminar del mismo.
 Conseguir la aprobación consensuada del documento de requerimientos, por parte de todas las
personas claves de la organización.
 Apoyar a la Dirección en la identificación de los proveedores más capacitados para llevar a cabo
el proyecto..
 Analizar comparativamente las ofertas presentadas, verificando tanto su credibilidad y viabilidad
en términos de plazos, calidad y coste (y bajo la triple vertiente funcional, técnica y operativa) como
la completa y total adecuación de las mismas a los requerimientos planteados, y asegurar la
subsanación de las deficiencias y errores encontrados.
 Proporcionar a la Dirección el estudio comparativo de las ofertas y sus resultados
 Tras la elección del proveedor y la oferta ganadora, reunirse con el proveedor y el responsable del
equipo implantador para terminar de cerrar todos los cabos y flecos pendientes, y elaborar la
planificación detallada final del proyecto.
Cómo garantizar el éxito en la implantación de un ERP
Las responsabilidades del Director de Proyecto Interno (II)

7. 7© TWICE CONSULTING 2014
 A partir del arranque del proyecto, y hasta su terminación, asumir la Dirección del proyecto,
poniendo especial énfasis al inicio del proyecto en la adecuación y correspondencia entre la
oferta y la realidad, especialmente en los siguientes ámbitos:
 Skills, experiencias, capacidades y conocimientos reales del Jefe de Proyecto y los consultores
 Aplicación de metodologías y procedimientos acordados
 Involucración y participación de los miembros de la organización
 Mapeo y documentación de los procesos, y de los cambios que éstos sufrirán (Fit Gap Analysis),
contenido y alcance del Business Blueprint ,y precisión y credibilidad del Plan de Proyecto definitivos
 A lo largo de todo el proyecto deberá poner especial atención, además, en:
 La realización correcta y eficaz de las actividades vinculadas con la comunicación, con la gestión del
cambio, y con la gestión y resolución de conflictos
 Supervisar y controlar el desarrollo del proyecto, la adecuada participación y compromiso de los
miembros de la organización involucrados, el buen hacer del Jefe de proyecto y el equipo de consultores
externos, la corrección de los problemas detectados, y la adecuada gestión de los cambios de alcance
 Identificar los riesgos potenciales y velar por la adopción de las medidas necesarias para prevenirlos y
mitigarlos .
1. Supervisar la actuación del Jefe de Proyecto externo, detectando y solventando 8de la manera más
beneficiosa para la organización) los conflictos de intereses que de seguro surgirán.
Cómo garantizar el éxito en la implantación de un ERP
Las responsabilidades del Director de Proyecto Interno (III)

8. Conclusiones
8© TWICE CONSULTING 2014
 Los proyectos de implantación de ERPs son proyectos complejos que, en un alto porcentaje de
casos, no producen los beneficios esperados.
 Las causas de estos “fracasos” en las implantaciones no son imprevisibles, han sido muy
estudiadas y, en su mayor parte, son de tipo ‘humano’ y pueden ser eficazmente controladas y
superadas.
 Una gran parte de los problemas potenciales en la implantación de un ERP se deben prevenir y
evitar antes del inicio del proyecto, dedicando el tiempo y los recursos necesarios a la planificación,
preparación y comunicación del proyecto dentro de la organización, y acotando (y comunicando)
debidamente sus fines, objetivos, alcance y beneficios.
 Otra gran parte de los problemas potenciales desaparecerán si se elige al integrador adecuado y
por parte del cliente se verifica la “idoneidad” del equipo implantador (tanto a nivel individual como
considerando el equipo en su conjunto, en términos de skills, conocimientos, experiencia,
compromiso, actitud, etc.).
 Todos esos problemas, junto con los que de seguro surgirán durante la realización del proyecto, se
pueden mantener bajo control si se cuenta con un Director Proyecto Interno adecuados que,
apoyándose en su experiencia, conocimientos y lecciones aprendidas en este tipo de proyectos,
gestione eficazmente la multiplicidad de aspectos, tareas y necesidades a controlar
 Procediendo de esta manera, y resolviendo eficazmente los conflictos de intereses que de seguro
se producirán entre la organización y la consultora, las compañías tendrán prácticamente
garantizado el éxito en la implantación del ERP.
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9. 9© NETCheck 2014 Cómo garantizar el éxito en la implantación de un ERP
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