Manual_Avanzado_Access_2016_RicoSoft.pdf

MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 1

Este manual ha sido elaborado recopilando los temas que han sido renovados o
modificados en la nueva versión de Access 2016 por Microsoft y que suponen un importante
avance en la gestión de base de datos más famosa a nivel de escritorio.

Í di e
Introducción
 Novedades de Access 2016
 Métodos abreviados de teclado de Access
 ¿Debo crear una aplicación o una base de datos de escritorio de Access?
 Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access
 Administrar objetos de base de datos en el panel de navegación
Trabajar con aplicaciones web de Access
 Buscar una ubicación web para la aplicación web de Access
 Crear una aplicación de Access
 Crear una relación
 Tareas básicas para una aplicación de Access
 Tipos de datos para aplicaciones de Access
 Usar una Vista de lista en una aplicación de Access
 Usar una vista Hoja de datos web en una aplicación de Access
 Crear una vista de resumen
 Trabajar con botones de acción en una aplicación Access
 Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario
Diseñar tablas
 Introducción a las tablas
 Instrucciones de nomenclatura de campos, controles y objetos
 Guiar la entrada de datos mediante máscaras de entrada
 Normalizar los datos con el analizador de tablas
 Agregar o cambiar la clave principal de una tabla
 Restringir la entrada de datos mediante una regla de validación
 Guía de relaciones de tablas
 Agregar un campo calculado a una tabla
 Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access
 Crear un índice y usarlo para mejorar el rendimiento
Comprender las consultas
 Introducción a las consultas
 Ejemplos de uso de fechas como criterios en consultas de Access
 Ejemplos de criterios de consulta
 Crear y ejecutar una consulta de actualización
 Actualizar datos mediante una consulta
 Usar parámetros para pedir información al iniciar una consulta
 Crear una consulta de selección
 Crear una consulta de creación de tabla
 Crear y ejecutar una consulta de eliminación
 Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a una tabla

Crear formularios.
 Crear un formulario de Access
 Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado
 Agregar un subformulario
 Establecer valores predeterminados para campos o controles
 Crear un formulario de navegación
 Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales
 Filtrar datos en una base de datos de escritorio
 Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
 Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
 ¿Por qué Access me pide que escriba un valor de parámetro?
Crear informes
 Introducción a los informes en Access
 Crear un informe agrupado o un informe de resumen
 Configurar opciones de impresión
 Insertar un control de salto de página en un informe de Access
 Vídeo: Usar el formato condicional en informes
 Definir el origen de registros de un informe
 Filtrar datos de un informe
 Imprimir un informe
Usar expresiones
 Usar el Generador de expresiones
 Crear una expresión
 Funciones de cadena y cómo usarlas
 Funciones de Access (por categoría)
Trabajar con datos externos
 Importar datos a una base de datos de Access
 Importar o vincular a datos de un libro de Excel
 Vincular a datos de SQL Server
 Importar o vincular datos a una lista de SharePoint
 Importar datos de un archivo de texto
 Exportar datos a Excel
 Usar Combinar correspondencia para enviar datos a Word

Establecer opciones globales
 Decidir si se debe confiar en una base de datos
 Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración
 Personalizar y bloquear el panel de navegación
 Configurar opciones de usuario para la base de datos activa
 Establecer opciones de Autocorrección de nombres
 Cifrar una base de datos con una contraseña de base de datos
 Dividir una base de datos de Access
 Mostrar u ocultar el panel de navegación en Access
 Compactar y reparar archivos de base de datos
 Establecer las opciones de formato predeterminadas para hojas de datos

Introducción

Novedades de Access 2016
Access 2016 tiene todas las funciones y características a las que está acostumbrado, además de algunas
mejoras y las mejores características nuevas de Office 2016. Estas son las principales características nuevas
que encontrará en Access 2016:
NOTA Para esta versión de Access 2016, ninguna de las características o funcionalidades existentes en
versiones previas están obsoletas.
Actualización de la versión de 2013
Si va a actualizar desde Access 2016 a Access 2016, seguirá teniendo todas las características a las que está
acostumbrado, además de observar algunas nuevas. Lo primero que verá al abrir Access 2016 es que tiene
la misma apariencia de 2013 con un borde más colorido.
Hacer las cosas de forma rápida con Información
Verá un cuadro de texto en la cinta de Access 2016 llamado ¿Qué desea hacer? Es un campo de texto donde
puede escribir palabras y frases relacionadas con lo que desee hacer a continuación para acceder
rápidamente a las características que quiera usar o a las acciones que desee realizar. También puede elegir
obtener ayuda relacionada con su búsqueda.
¿No encuentra un botón? Haga clic en el cuadro Más información (es el cuadro situado en la parte superior,
con la bombilla). Escriba un botón o comando, como "filtrar", y verá una lista de todas las opciones
relacionadas con el filtro.
NOTA El cuadro Más información no está disponible en la cinta de opciones al diseñar aplicaciones web de
Access.

Nuevos temas para el programa de Access
Ahora hay dos temas de Office que puede aplicar al programa de Access: multicolor y blanco. Para obtener
acceso a estos temas, vaya a Archivo > Opciones > General y haga clic en el menú desplegable situado junto
a Tema de Office.
Exportar información de un origen de datos vinculado a Excel
¿Alguna vez ha querido obtener una lista de todos los orígenes de datos vinculados de la base de datos de
Access en Excel? Si está trabajando en una aplicación de Access compleja, por ejemplo, que incluye vínculos
a varios orígenes de datos diferentes, puede ser útil tener una lista de todos los diversos orígenes de datos
y sus tipos. Esta lista exportada puede resultar especialmente útil si se está trabajando en una aplicación de
Access que no ha diseñado usted originalmente. Ahora con Access 2016, encontrará esta tarea mucho más
fácil gracias a la nueva funcionalidad integrada en el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas.
Abra el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas haciendo clic en Datos
externos > Administrador de tablas vinculadas. Seleccione los orígenes de datos vinculados que desea
añadir a la lista y, a continuación, haga clic en Exportar a Excel.
Access le pedirá una ubicación para guardar el libro de Excel. Al proporcionar una ubicación segura, Access
mostrará la información de orígenes de datos vinculados en el nuevo libro de trabajo. Verá el nombre del
origen de datos vinculado, su información de fuente y el tipo de origen de datos.

NOTA El cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas no está disponible al diseñar aplicaciones
web de Access.
Las plantillas tienen un aspecto más moderno
Si desea organizar y administrar sus datos con Access, pero le gustaría tener alguna ayuda para empezar con
el diseño de la base de datos, intente utilizar una plantilla de base de datos de escritorio. En Access de 2016,
cinco de las plantillas más utilizadas de la base de datos se ha rediseñado para que tenga un aspecto más
moderno. Para probar estas plantillas uno mismo, vaya a archivo > nuevo y, a continuación, búsqueda
de seguimiento de activos, contactos, administración de eventos, estudiantes o Administración de tareas.
También puede revisar los siguientes vídeos que muestran cómo utilizar estas plantillas de ejemplo revisado.
 Administración de bienes
 Contactos
 Gestión de eventos
 Alumnos
 Tareas de administración
Cada una de estas plantillas incluye un nuevo formulario de introducción con vínculos a artículos, vídeos y
otros recursos de la comunidad.

A continuación, puede echar un rápido vistazo a la primera entrada de datos en cada una de estas plantillas
revisadas:

Para obtener más información sobre plantillas de escritorio de Access, consulte Uso de una plantilla para
crear una base de datos de escritorio de Access.
Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access
Si desea organizar y administrar sus datos con Access pero no quiere perder tiempo creando una base de
datos desde el principio, pruebe a usar una plantilla de base de datos de escritorio.
Para crear una base de datos de Access para la web con una plantilla, vea Crear una aplicación de Access a
partir de una plantilla.

¿Qué es una plantilla de Access?
Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base
de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y
relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones
de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar
directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede
personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.
Seleccionar una plantilla
Cada plantilla está diseñada para satisfacer necesidades específicas de administración de datos y puede usar
una de las plantillas incluidas en Access o buscar una en línea.
Comience con una plantilla de su PC
1. En la pantalla de inicio de Access, haga clic en Sugerencias de búsqueda: bases de datos de Access.
SUGERENCIA Haga clic en Categoría en el panel Filtrar por para plantillas filtradas por categorías
específicas.
1. Haga clic en un icono para seleccionar una plantilla y escriba un Nombre de archivo.
2. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminado, haga clic en el icono de carpeta
junto al Nombre de archivo >Crear.
Comience con una plantilla en línea
Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en línea:
1. En la pantalla de inicio de Access, especifique el tipo de plantilla que desea en el cuadro de Búsqueda.
2. Access le muestra las plantillas en línea disponibles.
3. Haga clic en el icono para seleccionar una plantilla y agregue un Nombre de archivo.
4. Para cambiar la ubicación del archivo de base de datos predeterminada, haga clic en el icono de carpeta
junto al Nombre de archivo >Crear.

Antes de empezar a usar algunas plantillas
Según la plantilla que use, si ve alguno de los siguientes mensajes, debe hacer lo siguiente:
Si ve Haga esto
Mensaje de ADVERTENCIA DE
SEGURIDAD en la barra de mensajes
Si confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido.
Diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de
usuarios
1. Haga clic en Nuevo usuario y complete el formulario Detalles del usuario.
2. Haga clic en Guardar y cerrar.
3. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y haga clic en Iniciar
sesión.
Página Introducción Haga clic en esa página para más información sobre la base de datos o haga
clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.
Pasos siguientes
 Si no encuentra una plantilla que satisfaga sus necesidades, haga clic en Nueva > Base de datos de escritorio en blanco para
crear una nueva base de datos desde el principio.

Cómo crear una aplicación de Access de una plantilla
Organizar sus datos con una aplicación de Access es rápido, especialmente si usa una plantilla para comenzar.
Cuando selecciona una plantilla, Access ensambla una aplicación que contiene las tablas que probablemente
usted mismo hubiese agregado, si hubiese construido la aplicación desde el principio.
NOTA Siempre puede personalizar las aplicaciones que crea, sin importar si las crea usando una plantilla o
haciendo clic en el botón Aplicación web personalizada en la pantalla de inicio.
1. En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas incluidas. Las aplicaciones más
populares, como Administración de proyectos, Administración de bienes y Contactos, están primero en la
lista.
NOTA Las pla tillas ue o te ga la pala a Es ito io ea á u a ase de datos de lie te de es ito io
no compatible con Servicios de Access. Busque el icono de la aplicación para asegurarse de que es una
plantilla de aplicación de Access.

2. Haga clic en la plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación.
3. Seleccione una ubicación para la aplicación de la lista o escriba una ubicación en el cuadro Ubicación web.
Esta tiene que ser una ubicación equipada con Servicios de Access, como un sitio Office 365 o un servidor
que use Microsoft SharePoint Server.
4. Haga clic en Crear. Access crea la aplicación y la muestra en el programa Access. Para comenzar a usar la
aplicación inmediatamente en su navegador, haga clic en Inicio > Iniciar aplicación.
¿Ahora qué?
En el explorador, comience a escribir datos en una aplicación. Coloque algunos elementos en cada tabla y
luego explore las diferentes vistas. Seleccione valores de las listas desplegables o controles de autocompletar
y vea cómo puede hacer clic en datos relacionados sin tener que agregar macros o controles nuevos.
Si ya tiene datos en una hoja de cálculo, puede copiarlos y pegarlos en una de las vistas de hoja de cálculo
en su nueva aplicación, siempre y cuando tenga las columnas de la hoja de cálculo acomodadas en el mismo
orden que el de la hoja de cálculo de la aplicación y los tipos de datos de cada columna sean compatibles
con los de la aplicación. Puede ser necesario que escriba un valor en algunas columnas de la hoja de cálculo
de la aplicación antes de poder guardar el elemento. Esto puede significar una limpieza adicional de la hoja
de cálculo, pero una vez que tiene todo listo, los datos se pueden pegar en la aplicación.
También puede importar datos a una aplicación. Esto crea una nueva tabla que no se integra
automáticamente con las otras tablas de la aplicación, aunque puede agregar campos de búsqueda para
crear relaciones entre tablas. Por ejemplo, si crea una tabla Empleados importando datos de empleados a
una aplicación que ya tiene una tabla Tareas, agregue un campo de búsqueda en la tabla Tareas para poder
asignar tareas a las personas de la nueva tabla Empleados. Obtenga información sobre cómo crear relaciones
en aplicaciones de Access en crear una relación.

Cuadro de diálogo Mostrar tabla más grande
Hemos escuchado los comentarios de los clientes sobre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En Access 2016,
la altura predeterminada del cuadro de diálogo Mostrar tabla ha aumentado para que pueda ver fácilmente
más tabla y nombres de consulta en la base de datos.
Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla en las consultas, haga clic en Crear > Diseño de la consulta. El
cuadro de diálogo Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de
diálogo en las consultas haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla. Para ver el cuadro de diálogo Mostrar tabla
en la ventana Relaciones, haga clic en Herramientas para bases de datos > Relaciones. El cuadro de diálogo
Mostrar tabla se abre de forma predeterminada. También puede abrir este cuadro de diálogo en la ventana
Relaciones haciendo clic en Diseño > Mostrar tabla.
NOTA La ventana Relaciones no está disponible en las aplicaciones web de Access.
Las características de la aplicación web de Access entrando en SharePoint en clientes locales

Con la próxima versión de SharePoint 2016, los clientes con SharePoint 2016 con servicios de Access dentro
de sus organizaciones verán características adicionales y sacarán provecho de las mejoras de servicio.
A continuación, encontrará una lista de las características de la aplicación web de Access en servicios de
Access para SharePoint 2016:
 Controles en cascada
 Mejoras del filtro de hoja de datos
 Mejoras de Control de elemento relacionadas
 Mejoras de rendimiento y almacenamiento de imagen
 Integración de complementos de Office con aplicaciones de web Access
 Empaquetado adicional y funcionalidad de actualización para los paquetes de la aplicación web de Access
 Acción de macro En implementación para escenarios de actualización
 Tablas de bloqueo de edición
 Característica Descargar en Excel para vistas de hojas de datos

¿De o ea u a apli a ió de A ess 6 o u a
ase de datos de es ito io de A ess?
La elección depende de qué herramientas tiene disponibles y de sus objetivos específicos. A continuación
se indican las principales diferencias, seguidas por las diferencias detalladas entre las dos opciones.
Cómo identificar los dos tipos de plantillas de Access
Plantilla de aplicación de Access 2016 Plantilla de base de datos del escritorio de Access
 La imagen incluye el icono del globo
terráqueo.
 El título no contiene "escritorio". Por
ejemplo, "Seguimiento de activos" o
"Aplicación web personalizada".
 No hay ningún icono del globo terráqueo en la
imagen.
 El título de la aplicación contiene "escritorio".
Por ejemplo, "Escritorio seguimiento de
activos" o "Base de datos del escritorio en
blanco".
Comparar las aplicaciones y bases de datos de escritorio de Access 2016
Use una aplicación de Access 2016 si... Use una base de datos de escritorio de Access si...
Su organización está utilizando una de las
opciones siguientes:
 Office 365 con SharePoint Online
 SharePoint Server 2016 local con
Servicios de Access y SQL Server 2012
Su organización no está usando SharePoint o su plan de
Office 365 no incluye SharePoint Online.
Le gusta el aspecto sencillo e intuitivo de la
interfaz de usuario de las aplicaciones de Access.
Desea un control completo sobre el aspecto de la
experiencia del usuario de la base de datos.
Desea la confiabilidad, seguridad y capacidad de
almacenar los datos en una base de datos SQL
de Microsoft Azure o en SQL Server.
Necesita una base de datos local para almacenar los
datos o necesita consolidar datos de diferentes orígenes
de datos locales.
Cualquier persona que tenga permiso puede ver
y modificar los datos, incluso si no tiene Access.
Está dispuesto a asegurarse de que cada usuario de la
base de datos tenga Access o tenga instalado el motor
en tiempo de ejecución de Access.

Use una aplicación de Access 2016 si... Use una base de datos de escritorio de Access si...
Los usuarios de dentro y fuera de la organización
necesitan tener acceso a datos desde cualquier
ubicación y desde muchos dispositivos distintos.
Todos los usuarios pueden conectarse al equipo en el
que está almacenada la base de datos de Access y lo
más probable es que usen la base de datos desde un
equipo de escritorio o portátil en red.
Desea que los cambios de diseño estén
disponibles inmediatamente.
Está dispuesto a redistribuir el front-end de la base de
datos cada vez que realice un cambio en el diseño.
Desea las características más recientes de
Servicios de Access en cuanto estén disponibles.
No le importa esperar a la próxima versión de Access
para usar las características más recientes.
Todas las personas que necesiten crear o
modificar una aplicación de Access tienen Access
2016.
Tiene personas que crean y modifican bases de datos
que están usando versiones diferentes de Access.
El problema que intenta solucionar no requiere
características avanzadas de la base de datos.
Necesita características avanzadas, como, por ejemplo:
 Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
 Vinculación a datos externos, no solo listas de
SharePoint de solo lectura
 Utilización de consultas de tabla de referencias
cruzadas o actualizaciones
 Importación de datos desde XML, Servicios de
datos, documentos HTML o carpetas de Outlook
Los informes que necesita son sencillos, o está
de acuerdo con utilizar una base de datos de
escritorio para vincular a los datos en la
aplicación de Access para obtener informes más
complejos.
Necesita informes complejos, más allá de los informes
de resumen simples proporcionados en las aplicaciones
de Access; por ejemplo, necesita integrar otras bases de
datos en un informe, o dar formato al informe.
Diferencias detalladas entre las aplicaciones de Access 2016 y la base de datos de escritorio de Access
En las siguientes tablas se resaltan muchas diferencias entre las aplicaciones de Access 2016 y las bases de
datos de escritorio de Access.
 Introducción
 Almacenamiento de datos
 Entrada de datos
 Estructura de la base de datos
 Herramientas
Introducción
Característica Aplicación de Access 2016 Access base de datos de escritorio
Plantillas
Las plantillas de aplicaciones están
disponibles a través de la Tienda
Office y en Access 2016 cuando se
crea una aplicación de Access.
Las plantillas de la base de datos están
disponibles en Office.com y en
Access 2016 cuando se crea una base
de datos de escritorio.
Los elementos de la aplicación, las
plantillas que contienen varios objetos

Característica Aplicación de Access 2016 Access base de datos de escritorio
Las plantillas de tablas están
disponibles a medida que cree las
tablas.
de base de datos, están disponibles en
la galería de los elementos de la
aplicación.
Los elementos de tipo de datos están
disponibles para los campos.
Especificar los permisos
No directamente en la aplicación:
los permisos se heredan del sitio de
SharePoint donde se crea la
aplicación.
Puede establecer permisos para
personas basados en los permisos de
archivo del sistema.
También puede cifrar la base de datos
con una contraseña.
Herramientas necesarias para
introducir datos, ver datos, y
modificar la estructura de la
base de datos
Para introducir y ver datos no se
necesita ningún software cliente
distinto de un explorador web.
Para crear o modificar una
aplicación se necesita Access 2016.
Para introducir y ver datos se necesita
Access o el motor en tiempo de
ejecución de Access (disponible como
parte de Access o como descarga
gratuita).
Para crear o modificar una base de
datos se necesita Access.
Almacenamiento de datos
Área Aplicación de Access 2016
Access base de
datos de escritorio
Donde se
almacenan los
datos
Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, los datos se almacenan
en una base de datos SQL de Microsoft Azure.
Si utiliza su propia implementación local de SharePoint Server 2013,
los datos se almacenan localmente en SQL Server.
Base de datos
local de Access
SQL Server
obligatorio
No, si utiliza Office 365 con SharePoint Online, Microsoft aloja las
bases de datos SQL en Microsoft Azure.
Sí, si utiliza su propia implementación de SharePoint Server 2013 y
SQL Server 2012.
No
Tamaño de la
base de datos
Si utiliza SharePoint Online, el límite es 1 gigabyte (GB).
Si utiliza SharePoint Server 2013 y SQL Server 2012 en local, el
tamaño de la base de datos está controlado mediante SQL Server
2012.
En cualquier caso, si tiene previsto realizar una copia de seguridad
de sus datos guardando un paquete de la aplicación, los datos
comprimidos deben ser menores que 100 MB.
2 Gigabytes (GB)
para datos y
objetos

Entrada de datos
Tarea Aplicación de Access 2016
Access base de datos de
escritorio
Copiar y pegar desde Excel, Word u
otros orígenes
Sí Sí
Importar datos de:
Excel
Access Bases de datos ODBC,
tales como SQL Server
Archivos de valores separados
por comas (CSV) o de texto
Lista de SharePoint
Excel
Lista de SharePoint
XML
Servicios de datos
Documento HTML
Carpeta de Outlook
Anexar datos a una tabla mediante el
asistente para importación
No Sí
Vincular a datos en: Lista de SharePoint (solo lectura)
Excel
Lista de SharePoint
Documento HTML
Carpeta de Outlook
Estructura de la base de datos
escritorio
Tablas
Plantillas de tablas disponibles.
Puede ocultar las tablas.
Están disponibles las plantillas
del elemento de la aplicación.
Relaciones entre
tablas
La creación del tipo de datos Búsqueda establece una
relación. La información sobre la relación se visualiza
seleccionando el campo Búsqueda y haciendo clic en
el icono Modificar búsquedas.
Se puede ver en la ventana de
relaciones
Consultas
Sin consultas de acción. Consultas de acción

escritorio
Las macros de datos se utilizan para realizar
actualizaciones, anexiones y eliminaciones.
Consultas de tabla de
referencias cruzadas
Formularios,
vistas
"Vistas" llamadas en las aplicaciones de Access
Diseñador de vista interactiva
Puede mostrar miniaturas
Tipos:
 Detalles de lista
 Hoja de datos
 En blanco (para paneles de control
personalizados, ventanas emergentes que
contienen un único registro, etc.)
 Resumen (grupo basado en un campo, calcular
suma, promedio, las ventanas emergentes
permiten explorar en profundidad)
Asistente para formularios
Tipos:
 Varios elementos
 Hoja de datos
 Formularios divididos
 Diálogos modales
Diseño del
formulario
 Ajustar a la cuadrícula
 Los controles se pueden volver a organizar y
modificar hasta cierto punto
 Barra de acciones personalizable
Control píxel por píxel,
formularios divididos,
subformularios, controles de
pestaña, diálogos modales
Controles de
entrada de datos
Todos los controles básicos, entre los que se incluyen:
 Controles en cascada (solo Office 365)
 Elementos relacionados
 Autocompletar
Controles de web, navegación y
gráficos adicionales
Buscar datos
Vistas emergentes
Filtrar listas
Ordenar o filtrar vistas de hoja de datos
Opciones disponibles a través de
la interfaz de usuario y diseño
personalizado
Informes
Se incluyen vistas de agrupación y resumen simple.
Para los informes tradicionales de Access, utilice una
base de datos del escritorio independiente de Access
y conéctela a la base de datos SQL de Microsoft Azure
que almacena los datos de la aplicación de Access.
Puede crear informes de Access
según sea necesario.
Macros
Utilice las macros proporcionadas para automatizar
las operaciones de datos e interfaz de usuario.
Puede utilizar macros o VBA
para automatizar las
operaciones de datos e interfaz
de usuario.
Controles ActiveX
y objetos de
datos
No Sí

escritorio
Notificaciones de
correo
electrónico
No. Se pueden crear al conectar una base de datos de
escritorio a la base de datos SQL de Microsoft Azure.
Sí, mediante el uso de macros
Herramientas
Herramienta
Aplicación de Access
2016
escritorio
Asistente para analizar tablas para identificar datos
redundantes
No Sí
Compactar y reparar No Sí
Documentador de base de datos No Sí
Analizar el rendimiento No Sí

Ta eas ási as pa a u a ase de datos de es ito io de A ess
Bases de datos de Access desktop pueden ayudarle a almacenar y realizar un seguimiento de cualquier tipo
de información, tales como inventario, contactos o procesos empresariales. Vamos a dar un paseo por las
rutas de acceso que puede seguir para crear una base de datos de escritorio de Access, agregar datos y,
obtenga información sobre los próximos pasos hacia la personalización y el uso de la nueva base de datos.
Nota Si está más interesado en las aplicaciones de Access diseñadas para el web, eche un vistazo cómo crear
una aplicación de Access y Obtenga información sobre las tareas básicas de una aplicación de Access.
En este artículo
 Elegir una plantilla
 Creación de una base de datos desde cero
 Agregación de una tabla
 Copiado y pegado de datos
 Cómo importar o vincular a datos
 Organización de datos con el Analizador de tablas
 Pasos siguientes
Selección de una plantilla
Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están preparados
para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá buscar más en
línea.
1. En Access, haga clic en Archivo > Nuevo.
2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en
Nombre de archivo. (Si no encuentra una plantilla que se adapte a usted, use el cuadro Buscar
plantillas en línea).
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo
o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.
4. Haga clic en Crear.

Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a
trabajar:
 Si en Access se muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía:
a. Haga clic en Nuevo usuario.
b. Rellene el formulario Detalles del usuario.
c. Haga clic en Guardar y cerrar.
d. Seleccione el nombre de usuario que acaba de indicar y, después, haga clic en Iniciar la sesión.
 Si en Access se muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía
en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos solicita que inicie la
sesión, vuelva a iniciarla.
Para más información, vea creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla.
Creación de una base de datos desde cero
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en
blanco.
1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo
o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.

Agregación de una tabla
En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla:
1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista Hoja de datos donde se
pueden agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la ficha crear > tabla. Puede empezar a
introducir datos en el campo vacío (celda), o bien, pegue datos de otro origen, como un libro de Excel.
2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y,
después, escriba el nuevo nombre.
Sugerencia Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su
contenido.
1. Haga clic en Archivo > Guardar.
 Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar.
 Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y,
después, arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas
todas a una ubicación nueva.
Para más información, vea Introducción a las tablas.
Copiado y pegado de datos
Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona
mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de
textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato de tabla antes de
copiarlos.
1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo
primero en el programa de origen.
2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.
3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista Hoja de datos y
péguelos (Ctrl + V).
4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con sentido.
5. Haga clic en archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla.
Nota Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la
primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida
con la primera fila.

Importación o vinculación a datos
Puede importar datos de otros orígenes o puede vincular los datos desde Access sin mover la información
del lugar en el que está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si existen varios usuarios
que actualizan los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente o si desea ahorrar
espacio de almacenamiento. También puede elegir si desea vincular o importar los datos para la mayoría de
los formatos.
El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar
a trabajar:
1. En la pestaña Datos externos, haga clic en el formato de datos desde el que importará o se vinculará.
Si no ve el formato correcto, haga clic en Más.
Nota Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un
formato de archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado).
1. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos.
Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde
los que puede importar o vincular datos:

Importar Vínculo
Microsoft Excel Sí
Sí
(solo de lectura)
Microsoft Access Sí Sí
ODBC Databases, such as SQL Server Sí Sí
Text or comma-separated value (CSV) files Sí
Sí
(solo agregar registros nuevos)
Lista de SharePoint Sí Sí
XML Sí
Data Services
Sí
(solo de lectura)
Documento HTML Sí Sí
Outlook folder Sí Sí
Para más información, vea Importación de datos a una base de datos de Access e Importación de datos desde
una base de datos de Access.
Organización de datos con el Analizador de tablas
Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el
asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla
original como copia de seguridad.
1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que quiera analizar.
2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar tabla.
Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla
titulada ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic en Atrás dos veces
para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, anule la selección de
¿Desea mostrar las páginas de introducción?
Pasos siguientes
El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee hacer, pero puede ser buena idea crear
consultas, formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ser de ayuda:
 Introducción a las tablas
 Introducción a las consultas
 Crear un formulario de Access
 Introducción a los informes en Access
 Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

Ad i ist a o jetos de ase de datos de A ess e
el pa el de explo a ió
Sugerencia Presione F11 para mostrar u ocultar el panel de navegación.
Todos los objetos de una base de datos de escritorio de Access aparecen en el panel de exploración, una
característica que se introdujo por primera vez en Access 2007. La ventana Base de datos de versiones
anteriores de Access no está disponible.
Las categorías y grupos de objetos se pueden personalizar en el panel de navegación. También se pueden
ocultar objetos, grupos e, incluso, todo el panel de navegación. Access proporciona varias categorías que se
pueden usar inmediatamente y permite crear categorías y grupos personalizados.
Nota El panel de exploración no está disponible cuando se utiliza una aplicación web de access o una base
de datos web en un explorador. Aunque puede utilizar el panel de exploración en una aplicación web de
access abierta en Access, tiene una característica limitada de conjunto: mostrar, ordenar y buscar los objetos
de base de datos.
En este artículo
Información general
Seleccione una categoría en el panel de exploración
Mostrar y clasificar objetos en el panel de exploración
Buscar objetos en una base de datos en el panel de exploración
Crear y modificar categorías personalizadas y grupos en el panel de exploración
Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de exploración
Quitar y restaurar los accesos directos en grupos personalizados en el panel de exploración
Ocultar objetos y grupos en el panel de exploración

El panel de navegación es la forma principal en que se pueden ver todos los objetos de base de datos y
obtener acceso a ellos. Cuando se abre una base de datos en Access, el panel de navegación aparece de
manera predeterminada a la izquierda del área de trabajo.
Ajustar el panel de navegación
Puede ajustar la apariencia del panel de navegación de las siguientes formas:
Para Realice este procedimiento
Cambiar el ancho del
panel de navegación
Coloque el puntero sobre el borde derecho del panel de navegación y, a
continuación, cuando cambie a una flecha de doble cara, arrastre el borde para
aumentar o disminuir el ancho.
Abrir y cerrar el panel
de navegación
Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel o presione
F11 para abrir y cerrar el panel de navegación.
Mediante los objetos de base de datos en el panel de exploración
Haga doble clic en cualquier objeto del panel de navegación para usarlo. Si hace clic con el botón secundario
del mouse en un objeto, verá un menú contextual que le permitirá hacer varias cosas, como abrir un objeto
en la vista Diseño.

Categorías y grupos en el panel de exploración
Los objetos de una base de datos se pueden organizar en grupos y categorías. Los grupos permiten organizar
y asociar los objetos en el panel de navegación, mientras que las categorías hacen lo propio con los grupos.
Por ejemplo, en la imagen anterior, Navegación de tareas es la categoría y Tareas, Contactos y Objetos
auxiliares son los grupos.
Cuando se selecciona una categoría, los elementos se organizan en los grupos que contiene la categoría. Por
ejemplo, si se elige la categoría Tablas y vistas relacionadas, los elementos se organizan en un grupo por
tabla, y cada grupo contiene los accesos directos a todos los objetos que usan la tabla (consultas,
formularios, informes, etc.). Si un objeto usa más de una tabla, aparece en todos los grupos pertinentes.
Seleccione una categoría en el panel de exploración
Al crear una nueva base de datos, la categoría que se muestra de manera predeterminada es Tablas y vistas
relacionadas, y el grupo es Todas las tablas. Todas las bases de datos también tienen una categoría llamada
Personalizada que se puede usar para crear una vista personalizada de los objetos. Además, Access
proporciona dos categorías predefinidas más entre las que se puede seleccionar, en función de la forma en
que se desee que se muestren los objetos:
Categoría Descripción
Tipo de objeto Permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por tipo.
Fecha de
creación
y
Permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha específica o en un
intervalo de fechas. Puede filtrar por Hoy o Todas las fechas. Estas categorías muestran
los objetos en un orden descendente desde el momento en que se crearon o modificaron
por última vez.

Categoría Descripción
Fecha de
modificación
Cada categoría predefinida incluye un grupo global que contiene todos los objetos de la base de datos.
Encontrará fácilmente el grupo global de una categoría si busca la palabra Todos en el nombre del grupo.
Por ejemplo, si selecciona la categoría Tablas y vistas relacionadas, el grupo global se denomina Todas las
tablas.
Mostrar y clasificar objetos en el panel de exploración
Puede seleccionar la forma en que se muestran los objetos de la base de datos en el panel de navegación.
Por ejemplo, puede incluir las fechas de creación o modificación, o mostrar objetos como iconos o listas. De
forma predeterminada, Access ordena los objetos en el panel de navegación por tipo de objeto en orden
alfabético ascendente, pero también puede cambiar el orden para adaptarlo a sus necesidades. Para
especificar la manera en que se muestran y ordenan los objetos, haga lo siguiente:
 Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de navegación para mostrar el menú
contextual y, a continuación, realice cualquiera de las siguientes acciones:
Para cambiar la forma en que se muestran los objetos, seleccione Vista por y, a continuación,
haga clic en Detalles, Icono o Lista.
Para ver todos los grupos de la base de datos, haga clic en Mostrar todos los grupos.
Para cambiar el criterio de ordenación del panel de navegación, seleccione Ordenar por y,
después, seleccione una opción de ordenación.
Para ordenar manualmente y personalizar el orden de presentación, haga clic en Ordenar por
y, a continuación, en Quitar ordenaciones automáticas.
Buscar objetos en una base de datos en el panel de exploración
A medida que escribe texto en el cuadro Buscar, Access busca dentro de la categoría los grupos que
contienen un objeto o acceso directo de objeto que coincida con el término de búsqueda. Todos los grupos
que no contengan una coincidencia se contraen.

Nota Access busca objetos solo en las categorías y los grupos que se muestran actualmente en el panel de
navegación.
Sugerencia Para buscar en toda la base de datos un objeto específico, seleccione una de las categorías
predefinidas en el panel de navegación, como Tablas y vistas relacionadas o Tipo de objeto. Esto ayuda a
asegurarse de que todos los grupos están visibles en el panel de navegación.
Usar el cuadro Buscar para buscar objetos o accesos directos de la base de datos
1. Si el cuadro Buscar no está visible en la parte superior del panel de navegación, haga clic con el botón
secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga
clic en Barra de búsqueda.
2. Escriba una parte o el nombre completo del objeto o acceso directo en el cuadro Barra de búsqueda.
A medida que escribe los caracteres, Access busca y elimina todos los títulos de grupo que no
contengan coincidencias.
3. Para realizar otra búsqueda, haga clic en Borrar cadena de búsqueda o presione la tecla
RETROCESO para eliminar los caracteres y, a continuación, escriba el nuevo texto que desea buscar.
Nota Cuando borre el contenido del cuadro Barra de búsqueda, el panel de navegación muestra
nuevamente todos los objetos disponibles.
Crear y modificar categorías personalizadas y grupos en el panel de exploración
Nota En esta sección no se aplica en una aplicación web de access.
Al crear una nueva base de datos sin usar una plantilla, de manera predeterminada, la base de datos contiene
la categoría Personalizada, que muestra un grupo que contiene todos los objetos definidos en la base de
datos. Puede cambiar el nombre de la categoría personalizada, crear más grupos personalizados en ella y
asignar objetos a esos grupos. La opción de ordenación predeterminada para los grupos es Todas las tablas.
Al ver las categorías y los grupos personalizados desde el panel de navegación, siempre se ven los accesos
directos a los objetos. Los accesos directos pueden identificarse mediante una pequeña flecha situada junto
a la esquina inferior izquierda del icono del objeto.
Al abrir un acceso directo, se abre su objeto de destino correspondiente. Sin embargo, si elimina un acceso
directo, Access no elimina el objeto de la base de datos al que apunta el acceso directo. También puede
ocultar y cambiar los nombres de los accesos directos sin cambiar los datos a los que los accesos directos
apuntan en la base de datos.

Una forma de personalizar los objetos de una base de datos es crear categorías personalizadas. Por ejemplo,
puede crear una categoría personalizada cuando desea crear un formulario con tipos específicos de botones
o vínculos que puede usar para navegar por la base de datos. Cuando crea una categoría personalizada, se
aplica únicamente a la base de datos actual. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a
otras bases de datos. Para crear una categoría personalizada, cambie el nombre de la categoría
Personalizada predeterminada que Access proporciona o cree una nueva categoría personalizada. Limitar el
número de categorías y grupos personalizados en la base de datos facilita la ubicación de datos.
Nota, Aunque puede quitar los objetos de una categoría o un grupo personalizado, no puede quitar los
objetos de una categoría o un grupo predefinido.
Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, use el cuadro de diálogo Opciones de
navegación. El cuadro de diálogo muestra una lista de todas las categorías que se han definido en la base de
datos y muestra los grupos de una categoría seleccionada.
Crear una categoría personalizada
Al crear una nueva categoría personalizada, se crean los grupos Objetos sin asignar y Grupo personalizado
1 para dicha categoría. De forma predeterminada, Access no coloca ningún objeto en el grupo Objetos sin
asignar. En su lugar, todos los objetos de una categoría que no estén asignados a un grupo se muestran en
el grupo Objetos sin asignar en el panel de navegación.
1. Para crear una nueva categoría, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del
panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.
2. En Categorías, haga clic en Agregar elemento.
Aparece una categoría nueva en Categorías, en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.
3. Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR.
Cambiar el nombre de una categoría personalizada en el panel de exploración
Si hay una categoría personalizada que no se usa, puede cambiarle el nombre en lugar de agregar una nueva
categoría personalizada.
1. Para cambiar el nombre de una categoría personalizada, haga clic con el botón secundario en el menú
de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.
2. En Categorías, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de elemento.
3. Escriba un nuevo nombre para la categoría y presione ENTRAR.
Después de crear o cambiar el nombre de una categoría personalizada, tiene que crear grupos
personalizados en cada categoría personalizada.
Access crea automáticamente un grupo Grupo personalizado 1 y un grupo Objetos sin asignar en cada
categoría nueva. Los objetos que no están asignados a grupos se colocan automáticamente en el grupo
Objetos sin asignar. Puede crear un nuevo grupo personalizado o cambiar el nombre del grupo Grupo
personalizado 1 por el nombre que elija.
Crear un grupo personalizado en el panel de exploración
1. Para crear un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte
superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en Agregar grupo.
3. Escriba un nombre para el nuevo grupo y presione ENTRAR.
Cambiar el nombre de un grupo personalizado en el panel de exploración
1. Para cambiar el nombre de un grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de
la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.
2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en el grupo personalizado y, a continuación, haga clic
en Cambiar nombre de grupo.
3. Escriba un nuevo nombre del grupo y presione ENTRAR.
Después de haber creado un grupo personalizado en una categoría personalizada, agregue o mueva objetos,
como tablas, en el grupo personalizado.
Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de exploración
Puede agregar objetos a un grupo personalizado de varias formas diferentes, como arrastrar un objeto para
crear un acceso directo, copiar y pegar, e importar objetos desde orígenes externos. Sin embargo, si elige
cortar un objeto de un grupo, tenga en cuenta que esto puede causar problemas. No se recomienda cortar
un objeto porque una base de datos es un conjunto de componentes que funcionan juntos, y si se elimina
un objeto de ese conjunto de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la
base de datos.
 Para agregar o mover objetos de la base de datos a un grupo personalizado, haga clic en la flecha
desplegable de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en el grupo
personalizado que creó.
 En Objetos sin asignar, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea agregar o mover.
 Haga clic en Agregar al grupo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el grupo
personalizado al que desea agregar el objeto.
Copiar y pegar objetos
 En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee copiar, y, a
continuación, haga clic en Copiar.
 Haga clic con el botón secundario en el grupo del panel de navegación donde quiera pegar el objeto
y, después, haga clic en Pegar. También puede pegar el objeto en el panel de navegación de otra base
de datos que esté abierta en Access.
Importar tablas desde otras bases de datos o datos de otros programas (como archivos de texto y libros de
Microsoft Office Excel) es otra forma de agregar objetos a la base de datos. Para obtener más información
sobre cómo importar datos externos, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.
Quitar y restaurar los accesos directos en grupos personalizados en el panel de exploración
Al ver objetos personalizados en el panel de navegación, en realidad está viendo los accesos directos a esos
objetos. Un icono de objeto con una pequeña flecha ubicada junto a la esquina inferior izquierda indica que
es un acceso directo o un puntero al propio objeto.

Si quita o elimina un acceso directo del panel de navegación, no estará quitándolo de la base de datos, sino
que solo está quitando el puntero hacia ese objeto. Cuando el acceso directo de un objeto se quita de un
grupo personalizado en el panel de navegación, la referencia al objeto se quita del grupo personalizado y el
objeto aparece en el grupo Objetos sin asignar del panel de navegación.
 Para quitar un acceso directo, haga clic con el botón secundario en el objeto en el panel de
navegación y, a continuación, haga clic en Quitar.
 Para restaurar el acceso directo para el objeto, arrastre el objeto del grupo Objetos sin asignar del
panel de navegación al grupo personalizado.
Importante, Aunque puede eliminar (es decir, quitar de forma permanente) los grupos personalizados y
predefinidos, no se recomienda hacerlo porque puede causar problemas en la base de datos. Las bases de
datos son grupos de componentes que funcionan juntos, y si se borra un objeto de ese grupo de
componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.
Ocultar un objeto o grupo puede ser una mejor opción que eliminarlo cuando el objeto o grupo no se usa o
se desea restringir el acceso a él. Ocultar un objeto no cambia la base de datos, mientras que eliminar un
objeto o grupo (aunque parezca ser un duplicado) puede hacer que la base de datos deje de funcionar
completamente o en parte.
Para ocultar un objeto o grupo en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones:
 Para ocultar un objeto, haga clic con el botón secundario en el objeto y, a continuación, haga clic en
Ocultar en este grupo.
 Para ocultar un grupo entero, haga clic con botón secundario en el grupo y, a continuación, haga clic
en Ocultar.
Para ocultar un objeto o grupo que aparece atenuado en el panel de navegación, realice una de las siguientes
acciones:
1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación
y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.
2. En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, desactive la casilla Mostrar objetos ocultos y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

Para mostrar los objetos o grupos ocultos sin proporcionarles acceso, haga lo siguiente:
 Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación
y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.
 En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, active la casilla Mostrar objetos ocultos y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Si los objetos y grupos ocultos aparecen atenuados en el panel de navegación, no están habilitados. Para
que estén disponibles estos objetos o grupos atenuados desde el panel de navegación, haga lo siguiente:
 Para habilitar un objeto, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en
Mostrar en este grupo.
 Para mostrar un grupo, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar.

Trabajar con aplicaciones web de Access

Bus a u a u i a ió e pa a la apli a ió e de A ess
Al crear una aplicación web desde la pantalla Inicio de Access, debe seleccionar una ubicación web para la
aplicación. Este es el sitio al que irán los usuarios cuando usen la aplicación.
Importante Para poder crear una aplicación web de Access, debe tener un sitio de SharePoint en el que
pueda alojar la aplicación, ya sea a través de una suscripción de Office 365 que incluya sitios o de una
implementación local de SharePoint. Las aplicaciones de Access no funcionan con Office 365 Hogar. ¿Qué es
SharePoint?
Si está registrado en un plan de Office 365 que incluye sitios o en un sitio de SharePoint local que tiene
Servicios de Access habilitado, debería ver una o más opciones en la lista Ubicaciones disponibles.
Si no puede ver la ubicación que desea en la lista Ubicaciones disponibles, introduzca una dirección web
alternativa en el cuadro Ubicación web. Si copia y pega la dirección URL de su sitio abierto en el explorador
web, omita "_layouts" y todo lo que va después. Por ejemplo, escriba:
https://contoso.sharepoint.com/sites/sales/
Una vez que haya seleccionado o escrito una ubicación y rellenado el cuadro Nombre de aplicación, haga
clic en Crear.
Nota Si ve: "Error en el cliente mientras se intentaba comunicar con el servidor http://", es posible que haya
dejado el cuadro Ubicación web en blanco o que Access no pueda reconocer la ubicación web que está
intentando usar. Si usa Office 365, debe usar https:// en la ubicación. Además, deberá tener permisos de
"Control total" para su sitio para crear una aplicación de Access. Si tiene problemas para crear una aplicación,
póngase en contacto con el administrador del sitio.
Usar un sitio de Office 365
Si está registrado en un sitio de Office 365, la lista Ubicaciones disponibles y el cuadro Ubicación web
muestran las ubicaciones web en las que puede crear la aplicación. Si selecciona una ubicación de sitio
pe so al ue i lu e pe so al e el o e o e la URL, la apli a ió esta á dispo i le en la página
Suministro de noticias, pero no podrán acceder a ella otros miembros del sitio de Office 365. Si selecciona
u a u i a ió u o o e i lu e “itio de g upo , la apli a ió esta á dispo i le pa a los de ás usua ios
que usan el sitio.

Usar un servidor de SharePoint local
Si tiene acceso a un sitio de SharePoint en la organización y está habilitado Servicios de Access, la lista
Ubicaciones disponibles y el cuadro Ubicación web mostrarán la carpeta raíz del sitio. Si el administrador
del sitio de la organización ha designado distintas ubicaciones para las aplicaciones, entonces las verá
enumeradas en la lista.
¿Desea crear una base de datos de escritorio de Access?
Si simplemente desea crear una base de datos de Access en su PC, vuelva atrás y elija una plantilla de base
de datos de escritorio en lugar de una plantilla de aplicación de Access. Así, no tendrá que seleccionar una
ubicación web. Las plantillas de base de datos de escritorio contienen "escritorio" en el nombre y no incluyen
el icono del mundo. Por ejemplo, "Base de datos de escritorio en blanco" o "Contactos de escritorio". Para
ver más plantillas, use el cuadro de búsqueda de encima de las plantillas en la pantalla de inicio.

C ea u a apli a ió de A ess
Una aplicación Access es una base de datos que puede utilizarse en un explorador web estándar, pero que
se diseña y modifica en Access 2013. Los objetos de base de datos y los datos se almacenan en la base de
datos de SQL Server o de Microsoft Azure SQL para que puedan compartirse en su organización con
aplicaciones locales de SharePoint 2013 o Office 365 para empresas.
Puede crear una aplicación a partir una plantilla o desde cero. Para crear una aplicación personalizada:
1. Abra Access 2013 y haga clic en Personalizar aplicación web.
2. Introduzca un nombre y la ubicación de la aplicación (también puede seleccionar una ubicación de la
lista Ubicaciones) y haga clic en Crear.
Sugerencia Para comprobar la ubicación del servidor o el nombre de la base de datos, haga clic en la pestaña
Archivo > Información.
A continuación, necesitará algunas tablas para su nueva aplicación. Puede añadir tablas predefinidas, que
son como plantillas y que en algunos casos incluyen tablas relacionadas previamente diseñadas, o
simplemente empezar con tablas en blanco.

Para añadir una plantilla de tabla, haga lo siguiente: En el cuadro Buscar, escriba el tipo de información
que almacenará, como tareas o personas. Haga clic en el botón de búsqueda y seleccione una tabla adecuada
de la lista.
Si la plantilla contiene tablas relacionadas, verá el icono de varias tablas. Por ejemplo, al agregar la tabla
Activos, Access también agrega la tabla relacionada Empleados.
Para añadir una tabla en blanco: Haga clic en Agregar nueva tabla en blanco.
Puede ver las tablas agregadas recientemente en el panel de la izquierda.
Trabajar con vistas
Access crea automáticamente las vistas Lista y Hoja de datos para cada tabla. En función del tipo de plantilla
de tabla que elija, puede que también vea la vista Resumen, que permite agrupar elementos por campos
específicos. Puede añadir una vista haciendo clic en el signo más.
Para editar el diseño de una vista, haga lo siguiente:
1. Seleccione una tabla.
2. Seleccione una vista.
3. Haga clic en el botón Configuración/Acciones y seleccione la acción que desea llevar a cabo.
Nota La eliminación de vistas (o de controles de vistas) no supone la eliminación de los datos
subyacentes.
Añadir datos
Para especificar o modificar datos de las tablas, en la pestaña Inicio, haga clic en Abrir en el explorador y
abra la tabla en la vista Lista u Hoja de datos.
También puede importar los datos de un origen externo, como una base de datos de escritorio de Access,
un archivo de Microsoft Excel, un origen de ODBC, un archivo de texto o una lista de SharePoint. Los datos
se incorporarán en una tabla nueva

Nota Si dispone de una base de datos web de Access 2010, puede editarla en Access 2013, pero no podrá
actualizarla en una aplicación de Access. En su lugar, cree una nueva aplicación web personalizada e importe
las tablas desde la base de datos web de Access 2010. Las vistas predeterminadas se crearán
automáticamente y podrá agregar sus propias vistas personalizadas.
Guardar la aplicación
Al hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido se cargarán los cambios en el servidor
de SharePoint o en el sitio de Office 365, con lo que no es necesario llevar a cabo ningún paso de
pu li a ió adi io al.
Para realizar copias de seguridad o mover su aplicación, guárdela como paquete de aplicaciones de
SharePoint. Para ello, haga clic en Archivo > Guardar como > Guardar como paquete. Escriba un título y
seleccione si desea guardar solamente el diseño de la aplicación o si desea incluir los datos en un paquete.
Para obtener información general sobre más opciones, consulte Novedades de Access 2013.
Pasos siguientes
Los pasos siguientes dependen de lo que desee hacer con la aplicación. Aquí tiene algunos artículos que
le pueden ayudar:
 Tareas básicas para una aplicación de Access
 Modificar una aplicación de Access
 Trabajar con botones de acción
 Buscar datos agregando un formulario emergente
 Mostrar los elementos relacionados en una vista de aplicaciones
 Crear un paquete de la aplicación de Access

C ea u a ela ió
Una relación permite combinar datos de dos tablas distintas. En una base de datos de escritorio de Access,
puede crear una relación en la ventana Relaciones. La creación de una relación en una aplicación de Access
implica un proceso diferente, tal y como se explicará más adelante en Crear una relación en una aplicación
de Access.
1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
1. Si aún no definió ninguna relación, aparece automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si
no aparece, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y las consultas de la base de datos. Para
ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas.
1. Seleccione una o varias tablas y luego haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas, haga
clic en Cerrar.
2. Arrastre un campo (normalmente, la clave principal) de una tabla al campo común (clave externa) de
la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla Ctrl, haga clic en cada uno de los campos
y luego arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
1. Compruebe que los nombres de campo que se muestran sean de los campos comunes de la relación.
Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
2. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla Exigir integridad referencial.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla Exigir integridad referencial, la
línea aparece más gruesa en los extremos. Además, solo si activó la casilla Exigir integridad referencial,
aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y el símbolo de infinito (∞) en
la parte gruesa del otro extremo de la línea.
Notas
 Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (por lo general, los campos de clave
principal y clave externa) deben tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de
estos campos debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único,
Access crea una relación uno a uno.
 Para crear una relación uno a varios El campo de un lado (por lo general, la clave principal) de la
relación debe tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe
estar establecida en Sí (Sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no deben
tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la
propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en No o Sí (Con duplicados). Cuando un
campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.
Crear una relación en una aplicación de Access
La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación de Access. En lugar de crear una relación en una
aplicación de Access, puede crear un campo de búsqueda que obtiene los valores de un campo relacionado
de otra tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados y desea agregar una búsqueda en
una tabla Regiones para poder mostrar en qué región trabaja cada empleado.
Nota El campo que la búsqueda usará como fuente para los valores ya debe existir antes de crear un campo
de búsqueda.
Aquí se muestra cómo crear un campo de búsqueda:
1. Abra la tabla en la que desea crear un nuevo campo de búsqueda haciendo doble clic en la
navegación. (Sugerencia: es posible que tenga que hacer clic en Inicio > Panel de navegación para
ver las tablas disponibles.)
En el ejemplo anterior, haga clic en la tabla Empleados.
2. Haga clic en la columna Nombre de campo debajo del último campo de la tabla y escriba un
nombre para el nuevo campo de búsqueda.
En el ejemplo, escriba Región como el nombre del campo.
3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione Búsqueda.

Se inicia el Asistente para búsquedas.
4. En la primera página del Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que el campo de búsqueda
obtenga los valores de otra tabla o consulta. Aparecerán más opciones en el cuadro de diálogo.
5. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que deben proporcionar los valores para la búsqueda.
En el ejemplo, seleccione Tabla: regiones.
(Los nombres de las tablas de la imagen se corresponden con el ejemplo que usaremos.)
6. Después de seleccionar la tabla, use la lista Qué valor desea que se muestre en la búsqueda para
seleccionar el campo que desee usar como un valor de visualización del campo de búsqueda. De

forma predeterminada, Access selecciona el primer campo de texto que se puede encontrar en la
tabla seleccionada.
En el ejemplo, debería dejar el campo seleccionado, Título, como el valor para mostrar.
7. Use la lista Desea ordenar los elementos en la búsqueda para establecer la ordenación, si lo desea.
1. En Qué debe ocurrir cuando se elimine un registro de la tabla "Regiones", establezca el tipo de
relación que desea entre las dos tablas y si desea aplicar integridad referencial. (El nombre de la tabla
de esta cuestión varía dependiendo de la tabla que haya seleccionado en el paso 5.)
El Asistente para búsquedas toma como valor predeterminado Evitar la eliminación si hay registros
correspondientes en la tabla "Empleados", porque es la opción más segura en la mayoría de los
casos. En el ejemplo, esta opción significa que no puede eliminar un valor de la tabla Regiones si esa
región está siendo usada en los registros de la tabla Empleados. Por lo tanto, si los registros de
empleados están usando una región, como "Oeste", e intenta eliminar "Oeste" de la tabla Regiones,
Access le impedirá eliminarla. En este caso, tendrá que restablecer todos los registros de empleados
usando ese valor u otro parecido, antes de poder eliminar "Oeste" de la tabla Regiones. La última
opción podría funcionar en este ejemplo, ya que le permitiría eliminar "Oeste" de la tabla Regiones.
El valor de la región se suprime automáticamente de los registros de Empleados que se establecieron
en "Oeste", y se deja el valor en blanco. Si elige la segunda opción eliminará todos los registros de
empleado de la tabla Empleados que tienen la región establecida en "Oeste". Esto se conoce como
una eliminación en cascada y eliminará muchos más datos de los que desea en el ejemplo. Tenga
cuidado al elegir esa opción.
Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una
relación.
¿Solo quiere conocer conceptos básicos para modificar o eliminar relaciones? Vea estos artículos:
 Modificar una relación
 Eliminar una relación

Modifi a u a ela ió
Si el diseño de la base de datos cambia, es posible que deba cambiar la relación entre las tablas. Para ello,
en una base de datos de Access, seleccione la relación en la ventana Relaciones y luego modifíquela. Cambiar
una relación en una aplicación de Access implica un proceso diferente, tal como se explica más adelante, en
la sección Modificar una relación en una aplicación de Access.
Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una
relación.
1. Para ver todas las relaciones entre las tablas de una base de datos, en la pestaña Herramientas de
base de datos, haga clic en Relaciones.
2. Haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
3. Coloque el cursor cuidadosamente de modo que apunte a la línea de relación que quiere modificar y
luego haga clic en la línea para seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
4. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella. Aparece el cuadro de diálogo Modificar
relaciones.

1. Realice los cambios y luego haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden
cambiar las tablas, las consultas o los campos en ambos lados de la relación. También se puede definir el
tipo de combinación, o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.

Modificar una relación en una aplicación de Access
La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación de Access. Use un campo de una tabla como
origen (campo de búsqueda) para los valores del campo relacionado de la otra tabla.
1. Haga clic en Modificar tabla para abrir la tabla que contiene la búsqueda que quiere cambiar.
1. Seleccione el campo que obtiene sus valores de otra tabla.
2. En la pestaña Diseño, en Herramientas de tabla, haga clic en Modificar búsquedas.
3. Siga los pasos del asistente para realizar los cambios que quiera. Puede cambiar lo siguiente:
o El campo que es fuente de los valores
o El criterio de ordenación de los valores
o El ancho del campo, y si ocultar la columna de clave
o La etiqueta del campo de búsqueda
o Si la integridad de datos está habilitada
o Si la integridad de datos está habilitada y si la eliminación es en cascada o está restringida

Eli i a u a ela ió
Puede haber ocasiones cuando desea eliminar una relación entre tablas. Por ejemplo, una relación que ya
no sea válida o que está eliminando un campo en una tabla. El proceso de eliminación de una relación en
bases de datos de escritorio de Access es diferente de la eliminación de una relación en aplicaciones de
Access web. Este artículo cubre ambos procesos.
Para más información sobre los pormenores de las relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar
una relación.
Contenido
Eliminar una relación en una base de datos de escritorio de Access
Eliminar una relación en una aplicación web de Access.
Eliminar una relación en una base de datos de escritorio de Access.
Importante Cuando se quita una relación en una base de datos de escritorio, quite también soporte de
integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access se ya no evitará
automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
Para quitar una relación de tabla en una base de datos de escritorio, elimine la línea de relación en la
ventana relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga
clic en la línea. La línea de relación aparece más gruesa cuando está seleccionado. Con la línea de relación
seleccionada, presione SUPRIMIR.
1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
2. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Todas las relaciones.
3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
4. Presione la tecla Suprimir.
5. Es posible que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la
relación seleccionada de la base de datos? Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en
Sí.
6. Cuando haya terminado de utilizar la ventana Relaciones, haga clic en Guardar para guardar los
cambios de diseño de la relación.

Nota Si alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla está abierta (la abrió otro usuario o hay un
objeto abierto de la base de datos, como un formulario o una vista) , no podrá eliminar la relación. Deberá
cerrar todos los objetos abiertos que usan estas tablas antes de intentar quitar la relación.
Eliminar una relación en una aplicación web de Access
La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación web de Access. Utilice un campo de una tabla
como origen (campo de búsqueda) para los valores en el campo relacionado de la otra tabla. Para eliminar
una relación entre dos tablas en una aplicación web de Access, debe eliminar el campo de búsqueda y sus
datos asociados.
1. Abra la tabla que contiene el campo de búsqueda que desee eliminar haciendo clic en Editar tabla.
2. Seleccione el campo de búsqueda que obtiene sus valores de otra tabla en la aplicación web.
3. En la ficha Diseño, en Herramientas de tabla, haga clic en Eliminar campos.
4. Access muestra el mensaje ¿desea eliminar permanentemente todos los datos de los campos y de
los campos seleccionados (s)? Haga clic en Sí para confirmar la eliminación del campo de búsqueda
y sus datos.
Nota Se puede también pedirá por Access para eliminar uno o más índices al eliminar el campo de
búsqueda. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios de diseño de tabla.

Ta eas ási as pa a u a apli a ió de A ess
Las aplicaciones de Access están creadas para que sea más sencillo compartir y colaborar en exploradores.
Para crear y usar una aplicación de Access necesitará Access 2013 o posterior y un sitio de Office 365 para
empresas o de SharePoint Server 2013 o posterior. Aquí encontrará más información sobre la creación de
una aplicación de Access. Veamos rápidamente cómo crear una aplicación, agregar datos a ella y más pasos
para personalizarla y usarla.
Si está más interesado en trabajar con una base de datos de escritorio de Access, consulte Tareas básicas
para bases de datos de escritorio en Access.
Cómo crear una aplicación de una plantilla
Es más rápido empezar con una de las plantillas de aplicaciones de Access.
1. En la pantalla de inicio de Access, desplace hacia abajo para ver las plantillas destacadas. Las
aplicaciones más populares como, por ejemplo, Seguimiento de activos, Contactos y Seguimiento de
asuntos aparecen primero en la lista. Las aplicaciones que aparecen con el icono de bola del mundo
son las que crearán aplicaciones de Access:
Las plantillas que incluyan la palabra "escritorio" en el título crearán bases de datos de escritorio de
Access tradicionales.
2. Haga clic en una plantilla y escriba un nombre en el cuadro Nombre de aplicación.
3. Seleccione una ubicación web para la aplicación y haga clic en Crear.
Obtener más información sobre a partir de la base de datos desde una plantilla de la aplicación Access. Para
obtener más información acerca de cómo buscar la ubicación de web para usar en el cuadro Nombre de la
aplicación, vea Buscar una ubicación web para su web Access App. Si en su lugar diseñaría una aplicación
por su cuenta, continúe con la sección siguiente.

Crear una aplicación de Access personalizada
Si ninguna plantilla se ajusta a sus necesidades, puede crear una aplicación desde el principio.
1. Abra Access y haga clic en Personalizar aplicación web.
2. Escriba un nombre y la ubicación web de su aplicación (o seleccione una ubicación de la lista
Ubicaciones) y haga clic en Crear.
Para obtener más detalles, consulte crear una aplicación web personalizada.
Independientemente de si ha empezado con una plantilla o con una aplicación en blanco, siempre puede
personalizar una aplicación de Access.
Cómo importar o vincular a datos
Después de crear la aplicación, deseará agregar datos. Puede importar datos de otros orígenes. Aquí
encontrará instrucciones para empezar:
1. Abra su aplicación en Access (o desde el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en
Access) y haga clic en Inicio > Tabla.
2. En la página Agregar tablas, elija su origen de Crear una tabla de un origen existente y siga los pasos
del asistente Obtener datos externos.

Para crear relaciones para la nueva tabla, puede agregar campos de búsqueda.
Pasos siguientes
El resto del proceso de diseño de una aplicación varía dependiendo de lo que desee hacer a continuación
con la aplicación. Estos son algunos artículos que pueden ayudarle a obtener más información:
 Modificar una aplicación de Access
 Buscar datos agregando un formulario emergente
 Trabajar con botones de acción en una aplicación de Access
 Agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones
 Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario

Modifi a u a apli a ió de A ess
Al crear una aplicación de Access a partir de una plantilla, o simplemente mediante la importación de tablas,
la aplicación puede utilizar inmediatamente. Pero eso no quiere decir que es perfecto para el trabajo que
está intentando hacer. Probablemente deseará hacer algunos cambios en su aplicación, como agregar más
controles o mover controles a diferentes posiciones.
Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información
acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, consulte crear un formulario de Access.
Mientras utiliza la aplicación en el explorador, realice algunas notas acerca de los cambios que le gustaría
ver en las vistas, entonces:
1. Haga clic en configuración > Personalizar en Access, en la esquina superior derecha de la ventana
del explorador.
Nota Si no ve Personalizar en Access, es posible que no tenga permiso para personalizar la
aplicación, o bien, la aplicación se ha bloqueado.
2. Haga clic en Abrir cuando se le pida el explorador.
Si tiene Access instalado, abrirá y mostrar el entorno de diseño.
3. En el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en el nombre del título de tabla en el Selector de tablas
cuya vista desee cambiar y, a continuación, haga clic en la vista que necesita el cambio.
4. Haga clic en el botón Editar situado en el centro de la vista.

Ahora ya puede comenzar a cambiar el diseño de la vista. Estas son algunas de las acciones que puede llevar
a cabo aquí:
 Mover, cambiar el tamaño o eliminar controles. (Tenga en cuenta que la eliminación de un control
no supone la eliminación de los datos subyacentes, solo se trata de un elemento mostrado en esta
vista).
 Agregar controles de la cinta de opciones: haga clic en un control en la Galería de controles y Access
coloca el nuevo control en la vista.
 Agregar controles de la Lista de campos: haga doble clic o arrastre un campo a la vista.
 Cambiar las propiedades de un control seleccionando y haciendo clic en los botones Datos o Formato
que aparecen junto al control.
 Agregar una macro a un control seleccionándolo y haciendo clic en el botón Acciones.

 Agregar botones de acción personalizada a la barra de acción en la parte superior de la vista.
Una vez que haya terminado de realizar los cambios, haga clic en Guardar y, a continuación, Inicio >
Lanzamiento de la aplicación para ver los cambios de diseño en el explorador.
Cambios de nivel de aplicación
 Cambiar el nombre de título de una vista, duplicar o eliminar una vista haciendo clic en su nombre
en el Selector de vistas, a continuación, haga clic en el botón Configuración y medidas que aparece:
 Agregar una nueva vista haciendo clic en el botón Agregar (+) situado a la derecha del Selector de
vista.

 Importar datos a una aplicación haciendo clic en Inicio > Tabla para, a continuación, hacer clic en el
tipo de datos que desea importar en Crear una tabla desde un origen de datos existente.

Bus a datos ag ega do u fo ula io e e ge te
Buscar los datos en las aplicaciones web de Access no tiene que ser complicado. Vistas de Popup
(anteriormente denominados formularios emergentes) en las aplicaciones web de Access Obtén la
información que necesita en un solo clic.
Nota En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información
acerca de cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, vea crear un formulario de Access.
Si está viendo tareas del empleado, por ejemplo y desea saber más acerca de un empleado en particular,
puede designar una vista del menú emergente del control Asignado a . Access convierte el nombre del
empleado en un vínculo:
Haga clic en el nombre para ver y editar los detalles del empleado:
Puede agregar vistas emergentes a cualquier control que muestre datos procedentes de tablas o consultas
relacionadas. Esto incluye cuadros combinados, controles de Autocompletar y controles de Elementos
relacionados.
Nota Para la opción de vista emergente (PopUp) esté disponible, el control debe estar enlazado a un origen
de fila (tabla o consulta), no sólo obtener sus valores de una lista de valores que especificó manualmente.
Para agregar una vista emergente:
1. En Access, abra la aplicación web. Si se está viendo en un explorador, haga clic en configuración >
Personalizar en Access.
2. Haga clic en el nombre del título de tabla para la vista que desee cambiar en el Selector de tablas en
el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el nombre de la vista.

3. Haga clic en Editar para abrir la vista en modo de diseño y, a continuación, haga clic en el control que
desee agregar a la vista del menú emergente para.
4. Haga clic en el botón Datos que aparece al lado del control.
5. Si el control está vinculado a un origen de fila de tabla o de consulta, verá un desplegable de Vista
emergente junto a la parte inferior de las propiedades de Datos. La lista desplegable muestra vistas
que tienen el mismo origen de fila que el control. Seleccione la vista que desea que aparezca cuando
haga clic en el botón emergente.

Sugerencia Si no hay ninguna vista adecuada disponible, cierre el cuadro de configuración de Datos
y cree una vista nueva. Seleccione la tabla que contiene la información que quiere ver y después haga
clic en el botón del signo más a la derecha del Selector de vista.
6. Guarde la vista y después haga clic en Inicio > Iniciar aplicación para ver cómo funciona.

T a aja o oto es de a ió e u a apli a ió
A ess
Al crear o utilizar una aplicación de Microsoft Access, utilice los botones de acción en la barra de acción para
realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Botones de acción son similares a los
controles de una vista. Algunos botones de acción predefinidos que no se puede cambiar, pero puede
agregar botones de acción personalizada a la barra de acción para sus necesidades de la aplicación. Cada
vista en una aplicación de Access muestra botones de acción predefinidos específicos en la barra de acciones
que se pueden realizar desde esa vista. Este artículo ofrece una visión general de los botones de acción
predefinidos y explica cómo puede agregar botones de acción personalizados a una vista. Si está oculta la
barra de acción por el desarrollador de la aplicación, los botones de acción no son visibles. Si el origen de
registros de la vista se establece como de sólo lectura, los botones de acción también no estarán disponibles
como sólo podrá ver los datos.
Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access.
En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener información sobre la
navegación en bases de datos de escritorio y formularios, vea crear un formulario de Access.
¿Qué acción desea realizar?
Vistas y acciones
Acciones predefinidas
Usar acciones predefinidas
Agregar un registro
Eliminar un registro
Modificar un registro
Guardar un registro
Cancelar los cambios de un registro
Descargar en Excel
Mover y ocultar las acciones
Mostrar y ocultar la barra de acciones
Crear y usar acciones personalizadas
Agregar una acción personalizada
Edite una acción personalizada

Elimine una acción personalizada
Deshaga la eliminación de una acción personalizada
Mover un botón de acción en la Barra de acciones
El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acción dependen de la vista que está utilizando.
Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si pasa el ratón sobre un botón de
acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones
y sus respectivas funciones:
Acciones
Funcionalidad:
Agregar
Eliminar
Editar
Guardar
Cancelar
Acciones como agregar, eliminar y guardar están predefinidas por el Access y éstos se pueden realizar en el
contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida de una vista, no se puede agregar de nuevo. No
se puede modificar acciones predefinidas de cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones
personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente
sección, echemos un vistazo a cómo puede utilizar las acciones predefinidas.
Nota Las vistas Hoja de datos incluyen una descarga en botón de acción de Excel.
Vistas y acciones
Access muestra los botones de acción predefinidos específicos en la barra de acción con vistas basadas en
las tareas que puede realizar desde esa vista. La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de
acción predefinidos para diversas vistas y cuando están habilitados.
Lista: esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y cancelar los
botones de acción están disponibles en la vista de lista.
Condición Acciones habilitadas
Al agregar el primer registro Guardar y Cancelar
When adding records when other records already exist Guardar y Cancelar
Al leer datos actualizables Agregar, Eliminar y Editar
Al leer datos no actualizables Ninguna
Al editar un registro, pero no han realizado cambios en el registros Cancelar

Condición Acciones habilitadas
Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar Guardar y Cancelar
Vista Hoja de datos: agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en la
vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un
registro nuevo. La descarga de un botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas
Hoja de datos.
Vista de resumen: ninguno de los botones de acción está disponible en la vista de resumen.
Vista en blanco: botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando
se establece la propiedad origen de registros. Los botones de acción que aparecen vistas en blanco se
heredan de la vista de lista.
Nota Botones de acción predefinidos no están habilitados para ver si la vista se abre como una ventana
emergente a través de una vista de resumen. Cuando se abre una vista como un elemento emergente de
una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable.
Acciones predefinidas
Acceso a aplicaciones proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de
acción basan en el tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende
del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidos, puede cambiar el orden en
que aparecen en la barra de acción u ocultar la barra de acción todo en una vista.
Nota Ocultar la barra de acción no es recomendable a menos que proporcione opciones de navegación
alternativa para la aplicación.
La tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, sus funciones y métodos abreviados de
teclado:
Botón Acción Método abreviado de teclado
Agregar nuevo registro N o Alt + N
Eliminar registro Supr
Editar registro E o Alt + E
Guardar registro Ctrl + G
Cancelar los cambios Escape
Descargar en Excel
Nota Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de
acción predefinidos hasta que defina un origen de registros para la vista.

Usar acciones predefinidas
Agregar un registro
El botón Agregar nueva acción de registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene
un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción de registro también está disponible en
las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Utilice el botón de la
acción de agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para utilizar la acción, complete los siguientes
pasos desde una aplicación de Access abierto:
1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en
blanco.)
2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador.
3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar y los campos que
se muestran.
Nota Sólo las Guardar y Cancelar las acciones están disponibles en este momento.

4. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar .
Repita los pasos 3 y 4 para agregar más registros.

Eliminar un registro
El botón de acción de registro eliminar está disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la
vista tiene un origen de registros es actualizable.
1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, espacio en blanco o lista.
2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar .
3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones:
o Para cancelar la acción de eliminación, haga clic en No.
o Para continuar con la acción de eliminación, haga clic en Sí.
Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:
 El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado.
 Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado.
 El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista
sin registros.
Modificar un registro
El botón Editar de acción de registro de está disponible sólo en las vistas de lista y en blanco cuando la
vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando se abra la lista o la vista en blanco, la edición,
agregar y eliminar botones de acción están disponibles.
1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en
el botón de acción de registro Editar.
2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción de Guardar.
Nota Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a
estar disponibles.
Guardar un registro
El botón de guardar registro acción estará disponible después de modificar la información de registro en una
lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de guardar registro de acción en una aplicación de Access,
los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflictos, Access muestra un
mensaje de error.
Nota El botón de registro de acción de guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura
o si la vista tiene un origen de registros no es actualizable.
Nota Vistas Hoja de datos incluye un botón de acción de registro de guardar porque Access
automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueva a un registro diferente.

Cancelar los cambios de un registro
Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro no ha guardado
los cambios, y si la vista tiene un origen de registros es actualizable.
Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado:
 Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los
valores almacenados en la base de datos.
Nota Guardar y cancelar los botones de acción dejan de estar disponibles después de realizar una
acción de cancelar y cambian los campos para el modo de sólo lectura.
Descargar en Excel
Puede descargar registros desde su aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos.
Para descargar los registros a Excel:
1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos.
2. Haga clic en el botón de acción descargar en Excel.
3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de
cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel.
4. Excel muestra los registros en la vista Hoja de datos.
Sugerencia Si utiliza las opciones de filtro para restringir los registros que se muestran a un conjunto
más pequeño de registros antes de hacer clic en la descarga de un botón de acción de Excel en la
vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en
Excel. Si desea descargar un conjunto más pequeño de registros, puede abrir una vista Hoja de datos
desde una vista diferente mediante la acción de macro OpenPopup y utilizar Where argumento
cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en este caso la descarga
en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga el subconjunto más pequeño
de registros en Excel.

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