LOS DOCUMENTOS FUENTE Constituye la justificación de las transacciones realizadas por la empresa y el elemento esencial del registro contable.
Son aquellos documentos que soportan o justifican las transacciones realizadas por la empresa.
2. Documentación fuente
Constituye la justificación de las transacciones realizadas por la
empresa y el elemento esencial del registro contable.
Clasificación .-
A). Por su importancia :
Principales: Son aquellos documentos que soportan o justifican las
transacciones realizadas por la empresa. Ejemplo: Facturas notas de
debito, notas de crédito, guías de remisión.
Secundarias: Son aquellos documentos que se adjuntan a las
transacciones realizadas como complemento de información. Ejemplo:
Facturas proformas, guías de remisión.
3. B). Por su origen:
Internos: Documentos o soportes elaborados por la empresa. Ejemplo: Nota de pedido.
Externos: Documentos que sirven de respaldo a las transacciones realizadas por la empresa
con terceras personas. Ejemplo: Facturas, notas de crédito.
Comprobantes de venta y Documentos complementarios
Todo documento que se acredite la transferencia de bienes o la prestación de servicios.
Ejemplo:
- Facturas - Liquidaciones de compra de bienes
- Notas o boletos de venta - Tiques emitidos por maquinas registradoras
- Boletos de entrada a espectáculos públicos.
4. Documentación Complementaria
Notas de crédito
Notas de debito
Guías de remisión
Comprobantes de retención
Obligación de emisión de comprobantes de venta
Están obligados a emitir comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de impuesto
ala renta, valor agregado y a consumos especiales sean sociedades o personas.
No están obligados a emitir comprobantes de venta a personas naturales no obligadas a
llevar contabilidad por montos inferiores a $4.
5. Factura.
Una factura es un documento de carácter administrativo
que sirve de comprobante de una compraventa de un
bien o servicio y, además, incluye toda la información de
la operación
EMITIR UNA FACTURA
tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder
comprobar la realización de la operación comercial.
La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el
derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se
aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos
o tickets.
Tipos de facturas
Factura ordinaria
Factura simplificada
Factura rectificativa
Factura recapitulativa
¿Cuáles son las funciones generales de la
factura?
• Prueban la posesión de un bien o de un
servicio.
• Permiten la solicitud de cambio en caso de
resultar defectuoso el producto.
• Garantizan el ingreso al Estado del impuesto
-IVA- o del impuesto al consumo pagado en el
precio final de un producto.
De esta manera, se evita que el vendedor
retenga para sí mismo la totalidad del IVA ya
incluida dentro del precio final del producto y
que el impuesto que estamos pagando por el
producto adquirido, ingrese efectivamente al
Estado.
7. Notas de venta
• Se llama nota de venta al documento
comercial en el que el vendedor detalla
las mercaderías que ha vendido al
comprador, indicando, cantidad, precio,
fecha de entrega, forma de pago y
demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del
vendedor, este formula la Nota de
Venta, por la que toma a su cargo el
compromiso de entregarle la
mercadería que se detallan en la misma,
y el comprador se obliga a recibirlas.
Este documento comercial obliga a
ambas partes a realizar la operación en
los términos establecidos.
8. LIQUIDACIÓN DE COMPRA DE BIENES
• Las liquidaciones de compras de bienes o prestación
se servicios sustentan la adquisición puesto que son
emitidas por el adquirente. Se utilizan cuando el
comprador adquiera bienes o servicios a extranjeros
no residentes y a personas naturales imposibilitadas
de emitir un comprobante de venta.
• QUIENES EMITEN
• Quienes emiten liquidaciones de compra de bienes y
prestación de servicios? Emitirán y entregarán
liquidaciones de compra de bienes y prestación de
servicios por las sociedades, personas naturales
obligadas a llevar contabilidad y personas naturales
que lleven contabilidad.
9. Tiquetes emitidos por maquinas registradoras
Se emitirán tiquetes de máquinas
registradoras autorizadas por el SRI a
consumidores finales que no
requieren sustentar crédito tributario
ni costos y gastos. Se entregan
únicamente en transacciones con
consumidores o usuarios finales,
puesto que no permiten la
identificación del comprador. Son
emitidas por el proveedor del bien o
por quien presta un servicio, en
forma automática a través de las
máquinas registradoras calificadas y
autorizadas por el SRI.
10. Boletos para espectáculos públicos
Los boletos o entradas a espectáculos
públicos son comprobantes de venta
entregados a los consumidores
finales por la asistencia a eventos
como: conciertos, partidos de fútbol,
funciones de teatro, etc. Son
emitidos por el organizador del
espectáculo público. Los boletos o
entradas a espectáculos públicos
deben contener información del
organizador y del evento como fecha,
y precio; así como los datos de la
autorización y de su caducidad.
11. Notas de crédito y debito
NOTAS DE CREDITO:
Una nota de crédito es un documento legal que se
utiliza en transacciones de compras y ventas
donde interviene un descuento posterior a la
emisión de la factura, una anulación total, un
cobro de un gasto incurrido de más, devolución de
bienes.
NOTA DE DEBITO:
Es un comprobante que una empresa envía a su
cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en
la facturación, interés por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
12. Guía de Remisión y Comprobante de Retención
Las guías de remisión son documentos que sustentan el
traslado de bienes entre distintas direcciones, existen
distintas modalidades y aspectos relevantes. Deben ser
emitidos en forma previa al traslado de bienes.
Son comprobantes de retención los documentos que
acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los
agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la
Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y
interno
13. DOCUMENTOS BANCARIOS
CHEQUES
Es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraer dinero
de una cuenta (por ejemplo, el titular),
extiende a otra persona una autorización para
retirar una determinada cantidad de dinero de
su cuenta, la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la
cuenta bancaria
Clases de cheques:
El cheque cruzado: es aquél en el que quien lo
expide, o quien lo tiene en su poder, traza en su
cara principal dos rayas paralelas en diagonal
que atraviesan el documento en toda su
extensión vertical.
El cheque certificado: Ahora bien, la
particularidad que presenta es que dispone del
aval del banco emisor por lo cual se lo
considera dentro del mercado la manera más
segura a la hora de recibir un pago por parte de
alguien del que no se dispone de mucha
información o conocimiento acerca de su
historial de pagos o situación financiera.
Girador: Es la persona natural o jurídica que emite el cheque.
Girado: Es la institución bancaria que debe cancelar los valores
constantes en el cheque
Tenedor o beneficiario: Es quien recibe el cheque.
14. Nota de Deposito Bancaria
Es el documento que el banco entrega a su
cliente (sellado por el cajero) declarando
haber recibido dinero (pesos, cheques u
otros valores) en calidad de depósito en
cuenta corriente o en caja de ahorro.
El depósito bancario es el contrato por el
cual el banco recibe del cliente una suma de
dinero, de la cual puede disponer
libremente, obligándose a restituirla el
mismo género y cantidad, en el plazo
convenido
15. Es un documento emitido por cada
institución bancaria, sirve para efectuar
retiros d dinero de la cuenta de ahorros que
se dispone en los bancos.
Es un documento emitido mensualmente por
el banco a favor de las personas o empresa
que disponen de cuenta corriente en donde se
detalla los cheques, depósitos, notas de
debito, notas de crédito emitidas por el banco.
Notade retirode cuentosde ahorros. Estado de cuentacorriente
16. Es un documento emitido por el banco, en el
cuál informa al cliente que han sido
descontadas, debitadas o disminuidas ciertas
cantidades de dinero a su cuenta corriente.
Es un documento semejante a la nota de
débito bancaria, pero en este caso significa
incremento de dinero al saldo de la cuenta
corriente del cliente.
Notade débitobancaria Notade créditobancaria
17. DOCUMENTOS COMERCIALES
Es un título de crédito, a la orden, creado y
regulado por la Ley, que contiene un
mandato de pago emitido por el girador
para que otra persona de aceptar la orden.
Es un crédito, creado y regulado por la ley
y contiene una promesa incondicional del
suscriptor de pagar una suma determinada
a otra persona.
Letra de cambio Pagaré a la orden
