La Organización Como Sistema

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA.
REALIZADO POR: JORGE ANDRÉS BARRAGÁN & CRISTIAN ALBERTO VÁSQUEZ

Tabla de contenido
I. Definición de los sistemas de información.
II. Clasificación de los sistemas
III. Importancia de los sistemas
IV. Definición de Análisis de Sistemas
V. Importancia del Análisis de sistemas
VI. Componentes de los sistemas de información
VII. Características de los sistemas
VIII. Que es un diseño de sistemas
IX. Que hace un Analista de sistemas
X. Que no hace un Analista de sistemas

I. DEFINICION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
A continuación se presenta algunas definiciones de los sistemas de información
 Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
 Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin común; que
permite que la información esté disponible para satisfacer las necesidades en
una organización
 Se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes relacionados
que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información
para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

 Según (Whitten, Bentley y Dittman, 2004)
Conjunto de personas, datos, procesos y tecnología de la información que
interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria
para el correcto funcionamiento de la organización.
 Personas: Directivos, usuarios, analistas, diseñadores,
 Datos: materia prima para crear información útil
 Procesos: actividades de empresa que generan información
 Tecnologías de información: hardware y software que sostienen a los anteriores
tres componentes.
DEFINICION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 Según (Andreu, Ricart y valor, 1996)
Conjunto formal de procesos que, operando con un conjunto de datos estructurados
de acuerdo a las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte
de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las
actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte,
la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de
negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.
DEFINICION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EJEMPLOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 Sistemas de información:
 Carpeta de archivos
 Recepción de documentos para tramites burocráticos
 Historial de calificaciones en una escuela
 Finanzas de una empresa
 Contratación de personal
 Nomina, prestaciones y seguro social

EJEMPLOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 Sistemas de información por computadores:
 SAP - gestión empresaria
 SAE - ventas, inventarios, bancos
 NOI/COI/BANCOS - contabilidad y finanzas
 CONTPAQ - contabilidad

Actividades que realiza un Sistema de Información
 Entradas: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere.
Ejemplos:
 Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
 Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
 Facturas (interfaces automáticas).
 Pagos, depuraciones, etc.

 Procesos: permite la transformación de los datos fuente en información que
puede ser utilizada para la toma de decisiones.
Ejemplos:
 Cálculo de antigüedad de saldos.
 Cálculo de intereses moratorios.
 Cálculo del saldo de un cliente.

 Almacenamiento: puede hacerse por computadora o archivos físicos para
conservar la información.
Ejemplos:
 Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
 Catálogo de clientes.
 Facturas.

 Salidas: Es la capacidad del sistema para producir la información procesada o
sacar los datos de entrada al exterior.
Ejemplos:
 Reporte de pagos.
 Estados de cuenta.
 Pólizas contables (interfaz automática).
 Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Los sistemas de información sirve para:
 Un acceso rápido a determinada información y por ende mejora tanto en tiempos
como en resultados el servicio a los usuarios.
 Motivar a todo tipo de funcionario de las compañías para requerimientos de
cualquier índole con excelentes resultados.
 Generar información e indicadores los cuales permiten analizar, comparar
estudiar para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema.
 Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados de
un sistema de información que tiene unos elementos claros y en dado caso
sustentados para prever cualquier tipo de requerimientos

II. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 De manera general se pueden clasificar de tres formas según sus propósitos
generales, en este sentido Peralta (2008) clasifica los sistemas de información en
tres tipos fundamentales:
 Sistemas transaccionales: Son Sistemas de Información que logran la
automatización de procesos operativos dentro de una organización ya que su
función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros,
entradas, salidas, etc.
 Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de
Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones
y Sistema de Información para Ejecutivos: Son Sistemas de Información que
apoyan el proceso de toma de decisiones.

CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 Sistemas Estratégicos: Son sistemas de información desarrollado en las
organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la
tecnología de información.
 De acuerdo al elemento principal de proceso de la información, los sistemas de
información pueden ser de tres tipos (Manual, Mecanizadas y Bath):
 Manuales: cuando el hombre auxiliado por cierto equipo (máquinas de escribir,
sumadoras, archivos, etc.) realiza las principales funciones de recopilación,
registro, almacenamiento, cálculo y generación de información.

 Mecanizadas: cuando cierta maquinaria realiza las principales funciones de
procesamiento. Para los sistemas mecanizados que hacen uso de un
computador, de acuerdo al tipo de interacción Hombre-Máquina, los sistemas de
información pueden ser de dos tipos (Batch y en Línea]:
 Batch: el usuario proporciona los datos necesarios para la ejecución de un
proceso y espera a que el computador termine la tarea para recibir los resultados;
 En Línea: existe un diálogo directo entre el usuario y el computador durante la
ejecución de un proceso.

 En cuanto a la organización física de los principales recursos de procesamiento
de datos, los sistemas de información pueden ser de tipo:
 Procesos centralizados: los recursos se encuentran ubicados en un área física
determinada, por lo que su acceso se realiza en las misma instalación o desde
lugares retirados, mediante líneas de comunicación de datos (telefónicas,
microondas, satélite, etc.).
 Proceso distribuido: los recursos se encuentran diseminados en diversos
lugares de una zona territorial (ciudad, país, continente, etc.), por lo que el
procesamiento se realiza en el propio lugar donde se originan los datos,
existiendo la posibilidad de compartir información entre las diversas instalaciones,
mediante la información de una “Red de Comunicación”.

iii. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Mediante la implementación de sistemas de información en una organización se
obtienen grandes ventajas, tal como ahorro de tiempo en gestión de procesos, entre
otros.
Esto lleva a incrementar la capacidad de organización de la empresa al momento
de realizar sus actividades diarias.
Actualmente se torna importante y necesario contar con un sistema de información
en la empresa que trabaje eficazmente, permitiendo de esta manera acceder a
datos relevantes actualizados y en tiempo real.

IV. DEFINICION DE ANALISIS DE SISTEMAS
 Trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de
análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que
permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias.
Dependiendo de los objetivos del análisis, podemos encontrarnos ante dos
problemáticas distintas:
 Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o
predecir su comportamiento.
 Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto.
En cualquier caso, podemos agrupar más formalmente las tareas que constituyen el
análisis en una serie de etapas que se suceden de forma iterativa hasta validar el
proceso completo

Análisis de sistemas
 El análisis de sistemas se puede definir más directamente como la aplicación del
método científico a problemas relacionados con sistemas complejos. Es un
conjunto de teorías y técnicas que sirve para estudiar, describir y hacer
predicciones acerca de sistemas complejos, y que frecuentemente hace uso de la
matemática avanzada, procedimientos estadísticos y computadoras. Sin
embargo, la esencia del análisis de sistemas no radica en el conjunto de técnicas
cuantitativas, sino en la universalidad y la flexibilidad de su enfoque.

V. IMPORTANCIA DE LOS ANALISIS DE SISTEMAS
El mundo en que vivimos hoy en día exige los conocimientos y el uso de tecnología
de quienes dirigen la organizaciones, pero sobre todo el manejo eficiente de los
sistemas de información que permiten una correcta toma decisiones, asegurando y
proyectando con esto la permanencia de las empresas a largo plazo.
Por esta razón se diseñan proyectos para identificar problemas oportunidades y
objetivos; adaptar e implementar Sistemas de Información para ayudar a una
organización a mejorar, haciéndola más eficiente y efectiva en sus procesos
empresariales, toma de decisiones gerenciales y conformación de grupos de trabajo
con el fin de fortalecer su posición competitiva en un mercado que día a día avanza
con rapidez.

IMPORTANCIA DE LOS ANALISIS DE SISTEMAS
A través de la fase de análisis de sistemas de información se puede conocer sus
necesidades, y planificar correctamente sus soluciones mediante herramientas como
la recolección de datos para dar un enfoque a las metas y objetivos. En esta fase se
analiza la situación actual a fin de desarrollar una visión de lo que se quiere en un
futuro y a seleccionar las estrategias que se aplicarán para alcanzar lo deseado

Etapas de los análisis de sistemas
 El análisis del problema En esta etapa se identifica el problema estableciendo
las causas y efecto. Es muy importante recopilar la suficiente información y
analizarla minuciosamente para lograr el mayor conocimiento de las carencias o
necesidades para un óptimo funcionamiento de la organización. La información la
podemos recopilar mediante métodos de recolección de datos como lo son:
entrevistas, encuestas, métodos de observación, cuestionarios, informes y
estadísticas.
 El análisis de los Objetivos Los objetivos vendrían a ser las soluciones a esos
problemas, por ejemplo si un problema es la carencia de un sistema que nos
maneje el inventario, el objetivo sería montar un sistema de información que nos
maneje ese inventario . Plantearnos unos objetivos claros es muy importante
para saber que queremos hacer y que se pretende lograr.

 Análisis de Estrategias En esta última fase de análisis implica la selección de la
estrategia que utilizaríamos para alcanzar los objetivos deseados. El análisis de
la estrategia nos lleva a decidir sobre cuales objetivos serán incluidos en el del
proyecto, la viabilidad y la factibilidad.

 En conclusión en la fase de análisis de sistemas de información se identifican los
problemas en detalle y las necesidades del sistema, se utilizan algunas
herramientas como los diagramas de flujo, las entrevistas, encuestas, los análisis
de documentos, estadísticas informes, etc.

VI. COMPONENTES DE LOS ANALISIS DE SISTEMAS

Componentes de los análisis de sistemas
 Individuos participantes: Son todas aquellas personas cuyo trabajo tiene
que ver con la creación, la recolección, la distribución y el uso de la
información.
 Propietarios de sistemas:
 Personas que patrocinan y promueven los SI.
 Son los directivos: director general o directores de operaciones
 Las funciones son: Fijar el presupuesto y los plazos para el desarrollo y
mantenimiento del SI

 Usuarios de sistemas:
 Personas que utilizan los SI de forma regular para capturar, introducir, validar,
transformar y almacenar datos e información.
 Son los más importantes en el desarrollo de un SI
 Internos: Personal administrativo, profesionales y técnicos, gestores y directivos
 Externos: Clientes, proveedores, partners, trabajadores externos

 Diseñadores de sistemas:
 Expertos en tecnología que resuelven las necesidades y las restricciones
manifestadas por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos.
 Administración de datos (tecnologías de bases de datos)
 Arquitectura de redes (tecnologías de comunicación)
 Diseño web (tecnologías web)
 La seguridad (tecnologías de seguridad y privacidad)

 Constructores de sistemas:
 Encargados de fabricar sistemas de información basados en las especificaciones
de diseño obtenidas de los diseñadores de sistemas
 Programador de aplicaciones informáticas
 Programador de sistemas
 Programador de bases de datos o integrador de software.

 Analistas de sistemas:
 Persona que estudia los problemas y las necesidades de una empresa para
determinar cómo podrían combinarse los recursos humanos, los procesos, los
datos y la tecnología de la información para obtener mejoras en la empresa.
 Personas capaces de corregir situaciones poco eficientes, así como, anticiparse
a problemas que puedan surgir dentro de la organización.

 Project Manager:
 Profesional experimentado que acepta la responsabilidad de planificar, supervisar
y controlar proyectos en lo que concierne al calendario, el presupuesto, la
satisfacción del cliente, las normas técnicas y la calidad del sistema.

 Datos e información
 Datos: Hechos y cifras con existencia propia e independiente con poco significado
para el usuario
Ejemplo: Horas que produce un trabajador, tiempo que tarda
 Se necesita saber en qué contexto se utilizan
 Gracias a las tecnologías de la información, se almacenan y se transforman en
información
 Información: Conjunto de datos procesados con significado, y dotados de relevancia
y propósito.
Ejemplo: Precio hora por horas trabajadas nos dan información de lo que ganará un
empleado

 Procesos de negocio
 Los sistemas de información tienen que alcanzar el objetivo de mejorar la
eficiencia de los procesos de negocio
 Deben implicarse los propietarios y los usuarios del sistema
 Propietarios deben definir y acotar las funciones de negocio (grupo de procesos
que interactúan entre ellos: ventas, producción, logística, contabilidad)
 Usuarios deben definir los procesos de negocio (conjunto de tareas que
responden a acontecimientos de negocio: pedido, factura, alta cliente, albarán)
 Automatizar estos procesos

 Tecnología de la información
 Combina la tecnología informática (hardware y software) con la tecnología de las
telecomunicaciones (redes de datos, imágenes y voz)
 Permiten la automatización de los sistemas de información.

VII. CARACTERISTICAS DE LOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
 Forman parte de las actividades de la organización; un sistema de información
gerencial bien proyectado, se vuelve parte integrante de las actividades de la
organización, en todos sus niveles.
 Ser un sistema hombre - máquina; un sistema de información bien proyectado
que interrelaciona tareas entre hombres y máquinas en forma eficiente.
 Ser adaptable a necesidades de cambios; un sistema de información bien
diseñado debe responder continuamente a las necesidades de cambios y
avances tecnológicos.

Viii. Que es un diseño de sistema de información
 Es la evaluación de las distintas soluciones alternativas y la especificación de una
solución detallada a un problema de información

Fases de los diseños de sistemas de información
1. Selección del diseño de sistemas:
 Objetivos:
 Identificar e investigar sobre soluciones alternativas tanto manuales como de tipo
informático que puedan servir de apoyo a la obtención del sistema de
información.
 Evaluar la factibilidad de las soluciones alternativas y recomendar la mejor de
estas desde un punto de vista global.

 Actividades de la selección
 1. Especificar soluciones alternativas
 2. Analizar la factibilidad de las soluciones alternativas:
 Factibilidad técnica
 Factibilidad operativa
 Factibilidad económica
 Factibilidad en tiempo
(Nos da por resultado una matriz de evaluación de las alternativas candidatas)

 3. Recomendar la solución para el sistema de información:
El producto de esta fase es una propuesta de sistemas formal que contiene los
planes, estimaciones de tamaño, soluciones candidatas, análisis de factibilidad y una
selección

2. Adquisición de diseño
 Objetivos:
 Identificar e investigar los productos específicos susceptibles de servir de soporte
a la solución recomendada para el sistema de información objeto.
 Solicitar, evaluar y clasificar las propuestas de los posibles proveedores.
 Seleccionar y recomendar la mejor de estas propuestas.
 Establecer los requisitos de integración de los productos de los proveedores
elegidos.

 Actividades
 1. Investigar las opciones y los criterios técnicos
 2. Solicitar propuestas (o presupuestos) a los vendedores
 3. Validar las declaraciones y las prestaciones manifestadas por los vendedores
 4. Evaluar y clasificar las propuestas de los vendedores
 5. Hacer el contrato e informar a los vendedores no seleccionados
 6. Establecer los requisitos de integración

3. Diseño e Integración del Diseño de Sistemas
 Tiene un doble objetivo:
 En primer lugar, y como máxima prioridad, diseñar un sistema que satisfaga las
necesidades y resulte atractivo para los usuarios finales.
 Presentar especificaciones claras y completas.
 Diseño de:
 Redes
 Datos
 Procedimientos

 Tecnología y Personas:
 1. Analizar y distribuir datos
 2. Analizar y distribuir los procesos
 3. Dividir en unidades de diseño
 4. Diseñar bases de datos y o archivos
 5. Diseñar entradas y salidas informáticas
 6. Diseñar interfaces interactivas de usuario
 7. Presentar y revisar el diseño

IX. QUE HACE UN ANALISTA DE SISTEMAS
 Persona que estudia los problemas y las necesidades de una empresa para
determinar cómo podrían combinarse los recursos humanos, los procesos, los
datos y la tecnología de la información para obtener mejoras en la empresa.
 Personas capaces de corregir situaciones poco eficientes, así como, anticiparse
a problemas que puedan surgir dentro de la organización.

QUE HACE UN ANALISTA DE SISTEMAS
 Los analistas de sistemas informáticos adaptan y diseñan sistemas de
información para ayudar a las empresas trabajar de forma más rápida y eficiente.
Trabajan en estrecha colaboración con personal de todas las categorías para
averiguar los problemas que surjan en el sistema existente, y para cumplir con
las expectativas del cliente a la hora de crear un nuevo sistema. Los analistas
producen una especificación para un sistema que satisfaga las necesidades de la
empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS
 http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
 http://www.incap.int/sisvan/index.php/es/acerca-de-san/conceptos/sistema-
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 http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p3.htm
 http://elvex.ugr.es/idbis/db/docs/intro/A%20Sistemas%20de%20Informaci%
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 Tema 2: Sistemas de información.pdf (Por Andrés Montoyo Manuel Marco)
 http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/clasificacion

 http://sistemas-de-de-informacion.blogspot.com/p/importancia-de-los-
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 http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p3.htm
 http://wilbercalles.tripod.com/impyben.html
 http://uprotgs.blogspot.com/2008/02/anlisis-de-sistemas.html
 http://docencia.izt.uam.mx/hcg/231236/material_adicional/cap2_sistema
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 http://es.slideshare.net/WYLYB/ensayo-importancia-de-la-fase-de-
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 http://fccea.unicauca.edu.co/old/siconceptosbasicos.htm
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 http://uprotgs.blogspot.com/2008/02/diseo-de-sistemas.html
 http://www.educaweb.com/profesion/analista-sistemas-informaticos-362/

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