Este documento presenta una agenda para la gestión y logística farmacéutica. Incluye temas como la adquisición, planeación, selección y valoración de proveedores, programación de adquisiciones, ejecución de compras, evaluación, recepción técnica de pedidos e inspección. Explica los procesos de estimación de necesidades, clasificación de proveedores, recepción administrativa y técnica de pedidos. El objetivo es garantizar el abastecimiento oportuno de medicamentos y otros productos para la farmacia.

1. MARIA HELENA NAVARRO C. ( R.F)
GESTION Y LOGISTICA
FARMACEUTICA

2. AGENDA
 ADQUISICION
 PLANEACION
 SELECCIÓN Y VALORACION PROVEEDORES
 PROGRAMACION DE ADQUISICIONES
 EJECUCION DE LA COMPRA
 EVALUACION Y RETROALIMENTACION
 RECEPCION TECNICA DE PEDIDOS
 INSPECCION

3. ADQUISICION
GERENTE DE LA INSTITUCION
REGENTE EN FARMACIA
QUIMICO FARMACEUTICO
COMITÉ DE COMPRAS:ADMINISTRADOR
PROCESO POR EL CUAL LA INSTITUCION COMPRA LOS MEDICAMENTOS QUE REQUIERE PARA CUBRIR LA
DEMANDA EN UN PERIODO DETERMINADO A LOS PROVEEDORES QUE SE ENCUENTRAN INSCRITOS EN
EL KARDEX, EN LAS CANTIDADES NECESARIAS Y A LOS PRECIOS MAS ASEQUIBLES…

4. PLANEACION
•COMO SE VAN A
HACER LAS
COMPRAS?

5. PLANEACION
 OFERTA
 PRECIO
 CALIDAD
 EMERGENCIAS

6. A QUIENES ?
FABRICANTES
MAYORISTAS
MINORISTAS

7. PRIORIZACION
VEN:VITALES
ESENCIALES
NO ESENCIALES

8. SELECCIÓN Y
VALORACION
PROVEEDORES
REGISTROS INVIMA DE PRODUCTOS
CERTIFICADO CAMARA DE COMERCIO
REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
PROTOCOLOS DE CALIDAD DE CADA
PRODUCTO
POR UNIANTIOQUIA Ò UNAL.

9. SELECCION Y
VALORACION
PROVEEDORES
 KARDEX
 NOMBRE O RAZON SOCIAL
 DIRECCION TEL FAX MAIL
 NOMBRE Y CARGOS DE LOS
REPRESENTANTES
 PRODUCTOS QUE VENDE O FABRICA
 CONDICIONES GENERALES DE PAGO
 DESCUENTOS
 CALIFICACION PROVEEDOR

10. SELECCIÓN Y
VALORACION
PROVEEDORES
CALIDAD
OPORTUNIDAD
SERVICIO
OFERTA
TIEMPOS DE ENTREGA

11. VALORACION Y
CRITERIOS DE
PRODUCTO
FALTA EFECTIVIDAD
INCUMPLIMIENTO
ANALISIS FISICO QUIMICO
DEFECTOS DE
PRODUCCION

12. VALORACION
CRITERIOS Y
SERVICIO
CUMPLIMIENTO EN OFERTAS
CUMPLIMIENTO ENTREGA
RAPIDEZ Y DISPOSICION ATENCION
RECLAMOS
VOLUMEN DE DEVOLUCIONES
ANUALES

13. PROVEEDORES
CLASIFICACION
A la hora de clasificar a los proveedores para nuestra farmacia
hay que considerar varios factores que inciden en la elección,
entre ellos se encuentran:
• Precios y condiciones de pago
• Volúmenes que son capaces de entregar y tiempos de
entrega.
• Fiabilidad
• Comunicaciones, flexibilidad, calidad de la atención de
venta y post venta.
• Variedad de insumos que puede suministrar y calidad
de los mismos.
• Referencias de los clientes. (en el caso de ser
proveedores poco conocidos)

14. PROVEEDORES
CLASIFICACION

15. PROVEEDORES
BASICOS
• 1.LOS PROVEEDORES BÁSICOS: SON AQUELLOS QUE NOS ASEGURAN
LA ESTABILIDAD Y EL FUNCIONAMIENTO DE NUESTRA OFICINA DE
FARMACIA. LA RAZÓN DE SER DE UNA OFICINA DE FARMACIA ES LA
VENTA Y DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS AUNADO A LA
ATENCIÓN FARMACÉUTICA.
• HAY MAS DE 20000 PRODUCTOS SUSCEPTIBLES A SER VENDIDOS POR
EL CANAL FARMACIA, PRODUCTOS QUE INCLUYEN: ESPECIALIDADES
FARMACÉUTICAS, PRODUCTOS DE PARAFARMACIA, PRODUCTOS
SANITARIOS, PRODUCTOS DE ORTOPEDIA, ETC., POR LO QUE
CLARAMENTE RESULTA BÁSICA LA ELECCIÓN ADECUADA DE UNO O
DOS ALMACENES MAYORISTAS QUE NOS DEN SERVICIO DE
REPOSICIÓN DIARIO Y EN CANTIDADES VARIABLES DE PRODUCTOS
DE DIFERENTE FABRICANTE EN UN MOMENTO DETERMINADO.
• LOS PROVEEDORES BÁSICOS SON DE ALTA IMPORTANCIA (TIENEN
QUE OFRECER UN ALTO SURTIDO DE MEDICAMENTOS, PARA
FARMACIA Y ARTÍCULOS SANITARIOS) Y SER FÁCILES DE CONTACTAR
Y DE ADQUIRIR, ES DECIR, QUE NOS PODAMOS PONER EN
CONTACTO CON ELLOS EN CUALQUIER MOMENTO Y QUE NOS
RESUELVAN LA MAYORÍA DE LAS NECESIDADES QUE PUNTUALMENTE
PODAMOS DEMANDAR. SON PROVEEDORES CON LOS QUE VAMOS A
MANTENER UNA RELACIÓN FLUIDA Y CASI DIARIA CON ALGUNO DE
LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.

16. PROVEEDORES
ESTRATEGICOS
• 2.LOS PROVEEDORES ESTRATÉGICOS : SON LOS
PROVEEDORES QUE NOS VAN A DAR UNA DIFERENCIACIÓN
IMPORTANTE CON RESPECTO A NUESTROS COMPETIDORES
YA SEA PORQUE NOS OFRECEN: POLÍTICAS DE PRECIOS,
APOYOS PROMOCIONALES, APOYO EN FORMACIÓN,
MATERIAL DE MERCHANDISING, ACCIONES DE MARKETING
ENFOCADO AL CANAL FARMACIA,, ETC.
• SON PROVEEDORES QUE A LA VEZ QUE NOS DAN MAS
BENEFICIOS TAMBIÉN NOS VAN A EXIGIR MAS IMPLICACIÓN
COMO COLOCACIÓN PREFERENTE, ESFUERZOS
PROMOCIONALES ADICIONALES, ETC. ESTOS PROVEEDORES
VAN A ESTAR MÁS CERCANOS A NOSOTROS SON
COLABORADORES QUE VAN A DESARROLLAR ACCIONES DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL SOBRE EL DESARROLLO DE SUS
PRODUCTOS PORQUE NECESITAN VERIFICAR QUE SE
CUMPLA LO ACORDADO EN UN MOMENTO DETERMINADO.
DEPENDEMOS DE LA VISITA DEL REPRESENTANTE.

17. PROVEEDORES
CRITICOS
• 3.PROVEEDORES CRÍTICOS: AQUELLOS QUE
NOS SUMINISTRAN UN PRODUCTO O SERVICIO
QUE NOS PERMITE DIFERENCIARNOS PERO
QUE SON DE BAJA ROTACIÓN Y DE COMPLEJA
REPOSICIÓN. PRODUCTOS CON POCAS
REFERENCIAS, POCO IMPACTO PROMOCIONAL
(CAMPAÑAS DE MARKETING MODERADO O
NULO),
• PRODUCTOS QUE DEPENDEN MUCHO DE LA
LABOR DEL PERSONAL DE LA FARMACIA Y DEL
BOCA A BOCA QUE SE GENERE ENTRE LOS
CLIENTES DE LA FARMACIA QUE HALLAN
ADQUIRIDO EL PRODUCTO. DEBEMOS TENER
MAS ALTERNATIVAS.

18. PROVEEDORES
POCO
TRASCENDENTES
• 4.PROVEEDORES POCO TRASCENDENTES:
PROVEEDORES CON LOS QUE ES FÁCIL
CONTACTAR,VIENEN MUCHAS VECES, NOS
VISITAN ETC., PERO NO NOS DAN UN VALOR
AGREGADO DIFERENTE O MAYOR A LO QUE YA
TENEMOS
• POR EJEMPLO UN ALMACÉN DE DISTRIBUCIÓN
QUE SOLO TENGA RUTAS POR LA MAÑANA
CUANDO TRABAJAMOS CON 2 DOS
ALMACENES DE DISTRIBUCIÓN CON RUTAS
POR LA MAÑANA Y POR LA TARDE.
• DEBEMOS EVALUAR SI LAS CONDICIONES
OFRECIDAS VALEN LA PENA A TOMAR EN
CUENTA.

19. PROGRAMACION
ADQUISICIONES
ESTIMACION
NECESIDADES
CONSUMO PROMEDIO
MENSUAL
(CPM)=SUMATORIA
CONSUMO
MENSUAL/NUMERO DE
MESES(3-6)

20. PROGRAMACION
ADQUISICIONES
ESTIMACION NECESIDADES
TIEMPO DE REPOSICION(TR)
FRACCION DE TIEMPO QUE
SE REQUIERE PARA LLEVAR
A CABO LOS TRAMITES
ADMINISTRATIVOS MAS EL
TIEMPO DE ENVIO DEL
PROVEEDOR

21. CONSUMO PROMEDIO MENSUAL
•CPM= 1.500 / 4 = 375

22. PROGRAMACION
ADQUISICION
ESTIMACION DE
NECESIDADES
NIVEL MINIMO EXISTENCIAS
(NmE)
CANTIDAD DE INSUMO QUE SE
DEBE DE TENER EN EXISTENCIA EN
ALMACEN NECESARIA PARA
CUBRIR TIEMPO DE REPOSICION

23. PROGRAMACION
ADQUISICION
ESTIMACION
NECESIDADES
NmE=CPM x tiempo
reposiciòn ( 1 mes)
NmE =375x8 = 3.000

24. PROGRAMACION
ADQUISICION
ESTIMACION DE
NECESIDADES
PUNTO DE
REPOSICION (PR)
Momento en cual hay suficiente
cantidad de insumo,para cubrir
su gasto , sin tocar NmE. y
realizar tràmites administrativos.

25. PROGRAMACION ADQUISICION
ESTIMACION DE NECESIDADES
PR= 2NmE
PR= 2 X 3000=6000

26. PROGRAMACION
ADQUISICION
ESTIMACION
NECESIDADES
NIVEL MAXIMO
EXISTENCIAS
(NME)
CANTIDAD MAXIMA QUE
SE DEBE TENER DE UN
INSUMO DETERMINADO

27. PROGRAMACION
ADQUISICON
ESTIMACION
NECESIDADES
• NME=NmE + (CPM x
meses)-Existencias..
• NME=3.000+(375x1mes) –
200 =3175 frascos

28. PROGRAMACION
ADQUISICIONES
ESTIMADO
NECESIDADES
 CANTIDAD A PEDIR
• (CAP)
• CANTIDAD DE INSUMO QUE SE DEBE
SOLICITAR AL PROVEEDOR PARA REPONER LO
CONSUMIDO DURANTE EL PERIODO PARA EL
CUAL SE COMPRA.

29. PROGRAMACION
ADQUISICIONES
ESTIMADO
NECESIDADES
• CAP=PR +(CPM x meses para
los cuales se compra)-
Existencias..
•CAP=6.000 + (375 X
1MES ) – 200
•CAP=6175 frascos..

30. PROGRAMACION
ADQUISICIONES
ESTIMACION
NECESIDADES
 EJEMPLO
• Se va adquirir para el mes de junio penicilina
benzatinica, a la fecha se tienen 200 ampollas,
tiempo de reposicion 8 dias , la politica de
compra es mensual.
• Consumos historicos:FEBRERO 600 FCOS AMP
• MARZO 500 FCO AMP
• ABRIL 0 FCO AMPOLLA
• MAYO 400 FCO AMPOLLA
• DETERMINE:CPM,NmE , PR ,NME , CAP.

31. PROGRAMACION
ADQUISICION
ESTIMACION
NECESIDADES
 METODO PERFIL EPIDEMIOLOGICO:
MORBILIDADES Y FRECUENCIA DE CONSULTA….
FRECUENCIA X MX NECESARIOS PARA SU
TRATAMIENTO…

32. EJECUCION
DE LA
COMPRA
• EJECUCION DE LAS ADJUDICACIONES HECHAS
POR EL COMITÉ DE COMPRAS , SE HACE A
TRAVES DE ORDEN DE COMPRA POR
DUPLICADO:
• ORIGINAL PROVEEDOR Y
• COPIA PARA ENCARGADO RECEPCION.

33. EVALUACION
INDICADORES
DEMANDA NO ATENDIDA
PORCENTAJE DE INSUMOS AGOTADOS
PORCENTAJE DE DESCUENTO OBTENIDO EN LA
COMPRA
CANTIDAD DE DINERO UTILIZADO PARA
COMPRAS URGENTES
CANTIDAD DE RECLAMOS POR MALA CALIDAD

34. R E CEPCION
AD MINIS TRATIVA
• SE REFIERE A LA VERIFICACION DE LAS
ESPECIFICACIONES ADMINISTRATIVAS DEL
PEDIDO QUE ACABA DE LLEGAR…
• PARA ELLO SE DEBE TENER EN CUENTA :
FACTURA DEL PROVEEDOR
ORDEN DE COMPRA
PEDIDO QUE LLEGA

35. R E CEPCION
AD MINIS TRATIVA
V ERIFICACION
• PRODUCTO PEDIDO LLEGA FISICAMENTE Y
FACTURA
• FORMA FARMACEUTICA SOLICITADA
• VALOR UNITARIO SEA EL DE LA ORDEN DE
COMPRA
• BIEN CALCULADO EL TOTAL POR PRODUCTO Y
FACTURA
• FECHA DE ENTREGA IGUAL A PACTADA
• CANTIDAD FISICA FACTURADA Y PEDIDA DEBEN
COINCIDIR

36. RECEPCION
TECNICA
• ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE
HACE UNA COMPARACION ENTRE LO
PACTADO CON EL PROVEEDOR Y LO QUE
ÈL NOS ENVÌA(RECEPCION
ADMINISTRATIVA) Y ENTRE LO
ESTABLECIDO POR LA LEGISLACION
VIGENTE Y LO QUE EL PRODUCTO
PRESENTA(RECEPCION TECNICA)…

37. RECEPCION TECNICA
DE PEDIDOS
VERIFICACION
CARACTERISTICAS DE CALIDAD
(ALMACENAMIENTO , TRANSPORTE,FABRICACIÒN DEL PRODUCTO)
ESTADO DE EMBALAJES
LEYENDA DE LOS EMBALAJES DEBE COINCIDIR CON ORDEN DE COMPRA
FECHA DE VENCIMIENTO= ò INFERIOR 5AÑOS..CONTADOS A PARTIR DE
LA FECHA DE FABRICACION…
NÙMERO DE LOTE,FECHA FABRICACIÒN ,
LABORATORIO FABRICANTE
REGISTRO SANITARIO INVIMA….

38. INSPECCION
 ROTULOS
 EMBALAJES
 EMPAQUE
 ENVASE
 TAPAS
 IMPRESIÓN
 BLISTERES
 FORMAS FARMACEUTICAS

39. GESTION Y LOGISTICA
FARMACEUTICA