Procedimiento normalizado de trabajo de adquisiciones de medicamentos del Servicio de Farmacia Hospitalaria

1. PROCEDIMIENTO DE
ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN
DE MEDICAMENTOS
José Mª González de Selgas
Hospital Universitario San Cecilio
Granada

2. ÍNDICE
• Objetivo
• Responsabilidad de aplicación y alcance
• Adquisición de medicamentos
– Tipos de adquisición
– Realización de pedidos:
¿Cuándo?¿Cuánto?¿Cómo?
• Recepción de medicamentos
• Registros de calidad

3. OBJETIVO
Describir el procedimiento de adquisición y
recepción de medicamentos y materias
primas, para cubrir las necesidades
terapéuticas del Hospital San Cecilio.

4. RESPONSABILIDADES
Es el responsable de autorizar
Jefe de Servicio
los medicamentos que se
adquieren.
Farmacéutico responsable Es el encargado de la realización
del Área de los pedidos.
Informatización y envío de los
Auxiliar pedidos y de las
Administrativo correspondientes recepciones
Celador Recepción física de los pedidos y
de las comprobaciones previas

5. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE
ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS
• Existen dos tipos básicos de adquisición
de medicamentos:
– Adquisición de medicamentos mediante
contratación administrativa.
– Adquisición de medicamentos mediante
compra directa.

6. Adquisición de medicamentos mediante contratación
administrativa
Son compras de artículos dentro de un acuerdo definido
mediante un expediente (concurso). A cada expediente
creado se le asigna un código, una fecha y un importe máximo
por pedido.
El Servicio de Farmacia establece unas especificaciones de
calidad y precio para cada medicamento a incluir en el
concurso.
Tras los informes emitidos por los laboratorios, se convocará
una Mesa de Contratación que emitirá una Propuesta de
Adjudicación al Servicio de Farmacia. En cuanto se acepte esta
propuesta, se creará el expediente definitivo.

7. Adquisición de medicamentos mediante compra
directa
Se trata de compras realizadas directamente al
laboratorio farmacéutico. En este caso, la
evaluación de la calidad del producto a
adquirir la realiza directamente el Servicio de
Farmacia, valorando la documentación
aportada por los proveedores y solicitando a
éstos una oferta económica y muestras de su
producto.

8. REALIZACIÓN DE PEDIDOS
→ ¿CUÁNDO pedir?
La emisión de los pedidos sigue la fórmula de
“Aprovisionamiento por punto de pedido”.
Esto significa que el pedido se realiza cuando el
stock del producto llega al stock de alerta:

9. • Si el medicamento está en el Kardex®:
Una vez a la semana (Lunes), la aplicación
informática del programa Kardex® facilita un listado
de aquellos productos que tengan un stock por
debajo del stock de alerta. Se comprueba que éstos
no estén pendientes de recibir y se realiza el pedido
correspondiente.
• Si el medicamento NO está en el Kardex®:
El pedido se realizará con una periodicidad de 1 ó 2
semanas, dependiendo del consumo del producto.

10. REALIZACIÓN DE PEDIDOS
→ ¿CUÁNTO pedir?
Para cada tipo de aprovisionamiento, la
cantidad a pedir suele ser fija y se calcula
teniendo en cuenta el stock máximo del
medicamento y el stock actual. La diferencia
entre ambas cantidades es la cantidad a pedir:
Cantidad a pedir = Stock máximo – Stock actual

11. REALIZACIÓN DE PEDIDOS
→ ¿CÓMO pedir?
- Programa Gestión Económica (Farmatools)
- Compras → Pedidos → Propuesta de Lista de Compra

12. → ¿CÓMO pedir?
• Una vez generado el pedido, se imprime la Hoja
de pedido. En ella, figura el número de pedido, el
producto, el número de envases, los descuentos
aplicables, el precio final y la firma del
farmacéutico responsable.
• Los pedidos se enviarán por FAX o mediante la
aplicación informática EDI, según cuál sea el
proveedor. En ambos casos, las Hojas de pedido
se archivarán a la espera de que se produzca la
recepción del producto.

14. • NOTA:
Los pedidos de medicamentos no incluidos en
la Guía Farmacoterapéutica del Hospital se
realizan a través de un proveedor intermedio
(Oficina de Farmacia ó Grupo Hefame), y se
utiliza un impreso específico:

15. RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS
• El personal celador es responsable de:
– Recepcionar los bultos y sellar el albarán al
transportista.
– Comprobar que el producto y la cantidad sean los
correctos.
– Entregar el albarán al personal administrativo.

16. • El personal administrativo es responsable de:
– Verificar que el producto recepcionado coincide
con el pedido en:
• Número de pedido
• Laboratorio/Proveedor
• Código
• Precio
• Cantidad
• Lote y caducidad
– Realizar la entrada de material mediante el
programa Gestión Económica.
– Unir el albarán de entrega con la Hoja de Pedido y
enviarlo al Área de Contabilidad.

17. REGISTROS DE CALIDAD
• Registros informáticos
- Listados de pedidos de medicamentos realizados y pendientes de recibir
(programa Gestión Económica)
- Listados de entradas de material y de albaranes recepcionados (programa
Gestión Económica)
- Pedidos de materias primas y material de acondicionamiento a proveedores
(programa Gestión Económica)
- Registros de recepción de materias primas y material de acondicionamiento
(Programa Paracelso)
- Registro de devoluciones (programa Gestión Económica)
• Registros documentales
- Albaranes de proveedor
- Formulario de petición de medicamentos
- Archivo de pedidos de Farmacotecnia

18. GRACIAS POR
VUESTRA
ATENCIÓN