2. El uso (y abuso) del papel es más que una tradición heredada
de tiempos pasados. Un estudio realizado en Estados Unidos
demostró que todas las empresas del país, en total, gastaban
8.000 millones de dólares en la gestión de papel. Y es que no
solo se trata de imprimir los documentos, también hay que
pagar a alguien por el trabajo de archivarlos, de buscarlos
cuando se necesitan de nuevo, de hacer una copia cuando se
pierden... sin olvidar el coste del espacio que ocupan miles y
miles de documentos impresos.
¿ES POSIBLE UNA VIDA SIN PAPEL?
3. Aunque es posible ahorrar tinta y papel si se siguen ciertas
directrices al emplear la impresora, la forma más radical de
hacerlo es no imprimir o, al menos, hacerlo solo cuando sea
estrictamente necesario
ADIÓS A LA IMPRESORA
4. Recibos y comprobantes de compras on line. Antes que
tenerlos en papel, se pueden imprimir a PDF. Esta función
está integrada en muchas aplicaciones de edición de texto (o
incluso en las opciones de la propia impresora). Si no, se
puede instalar un programa que permita hacerlo, como
DoPDF.
Billetes de tren y avión. Gracias a la popularización del billete
electrónico, cada vez más aerolíneas y otros medios de
transporte aceptan el billete en el teléfono (o incluso en el
smartwatch) en lugar de en papel. Los móviles Apple pueden
utilizar la app Wallet que viene integrada con iOS, mientras
que los de Android cuentan con varias alternativas en Google
Play, como PassWallet.
5. Entradas de cine, reservas de hotel... Igual que los medios de
transporte, muchas empresas de ocio y servicios se están
pasando al lado digital. Ahora es posible ir al cine o al teatro,
visitar un museo, reservar un hotel y más, todo con solo
presentar el Smartphone.
Documentos para leer luego. ¿Imprimir un documento para
leer más tarde, fuera de la oficina? Eso ha quedado obsoleto.
La tecnología permite ahora subirlo a Dropbox (o cualquier
otro servicio de alojamiento de ficheros on line) o guardarlo
en Pocket, una app diseñada para esa función.
6. Hoy en día apenas se reciben cartas "de las de toda la vida". La
mayoría de las veces lo que hay en el buzón son extractos
bancarios, facturas y cartas de publicidad, que también se pueden
pasar al formato digital con facilidad. Por un lado, muchos
proveedores de servicios tales como luz, agua, teléfono (fijo y
móvil), gas, etc. permiten ya el envío de factura electrónica, en
lugar de la tradicional de papel. Por otro lado, también es posible
pedir al banco que no envíe los movimientos de la cuenta o de las
tarjetas mediante correo tradicional y, entonces, habrá que
consultarlos directamente en su página web.
EL CORREO, MEJOR ELECTRÓNICO
7. Hay infinidad de momentos y situaciones en el día a día
donde se usa papel, cuando se podría optar por una
alternativa digital, más barata y ecológica. El único escollo es
la propia mentalidad, puesto que en muchos casos son
costumbres asociadas a ciertas tradiciones, ciertos rituales a
los que uno les acaba cogiendo cariño.
AHORRAR PAPEL EN PEQUEÑOS GESTOS
8. Pasarse a la vida digital tiene numerosas ventajas, además
del evidente ahorro de dinero y beneficio medioambiental. Un
documento digital se puede enviar en tiempo real a cualquier
persona en cualquier punto del globo, permite que varias
personas trabajen sobre él al mismo tiempo, no pesan, no
cogen polvo y apenas ocupan espacio.
Pero también es importante tener en cuenta ciertos puntos
importantes al trabajar con documentos digitales:
1. Primero, y ante todo, hacer siempre copias de seguridad.
2. Tener un buen sistema de organización en carpetas en el
disco duro, para saber con exactitud dónde se guarda cada
cosa.
LOS DOCUMENTOS, BIEN PROTEGIDOS Y
CON COPIA DE SEGURIDAD
9. 3. Utilizar formatos de fichero estándares en la medida de lo
posible, sobre todo si esos documentos se tienen que
compartir con más personas.
4. Por último, e igual de importante, usar contraseñas
seguras en caso de que los documentos estén cifrados o
guardados en un servicio de alojamiento de ficheros on line.
