Manual de procedimientos Programa Nacional de Casas de Justicia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA
2012
PROGRAMA DE ACCESO A LA JUSTICIA

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PROGRAMA DE ACCESO A LA JUSTICIA
MARZO DE 2012
ADVERTENCIA
Este informe fue preparado por Management Sciences for Development, en el marco del Programa de Acceso a la Justicia, Contrato No. AID-DFD-I-00-04- 00175, para estudio de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).
El Gobierno de los Estados Unidos y la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) no se hacen responsables ni comparten necesariamente las opiniones expresadas por los autores.

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Para la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos del Programa Nacional de Casas de Justicia y con el objetivo de fortalecer la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho, Management Sciences for Development Inc. contrató los servicios del consultor JOSE MARIA MEJIA WILLS
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, USAID
Nadereh Lee, Directora (e)
Jene Thomas, Subdirector (e)
Donald Chisholm, Director de la Oficina de Democracia y Derechos Humanos
Orlando Muñoz, Gerente del Programa de Acceso a la Justicia de USAID
Programa de Acceso a la Justicia de USAID
Javier Said, Director
César A. Reyes M., Subdirector
Revisión, Edición y Diseño: Julián Alberto Trujillo Marín
Bogotá. Marzo, 2012
Esta publicación se realizó con el apoyo de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) a través del Programa de Acceso a la Justicia. La información incluida en éste documento no corresponde a información oficial del gobierno de Estados Unidos y no representa los puntos de vista o posiciones de USAID ni del gobierno de Estados Unidos.

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Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS Y ALCANCE
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Principios
Características del Manual de Procesos y Procedimientos
DESARROLLO
Reseña Histórica
Objeto del Programa
Misión, Visión y Objetivos del Programa Nacional de Casas de Justicia
Funciones de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos
RED DE PROCESOS Y CARACTERIZACIÓN
Red de Procesos
NIVELES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE NUEVAS CASAS DE JUSTICIA
PR-CFC-01 Recepción y evaluación de la solicitud
PR-CFC-02 Visita de Verificación y respuesta a la viabilidad del proyecto
PR-CFC-03 Selección del lote e inmueble
PR-CFC-04 Diseño, licitación y adjudicación
PR-CFC-05 Selección de funcionarios
PR-CFC-06Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la consecución de convenios específicos
PR-CFC-07 Inducción de Funcionarios
PR-CFC-08 Instalación Sistema de Información
PR-CFC-09 Entrega obra física y dotación, inauguración y apertura
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA
PR-SP-01 Evaluación de los informes mensuales de la gestión de las Casas de Justicia enviada por las Coordinaciones
PR-SP-02 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales o Distritales de Casas de Justicia
PR-SP-03Seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia
PR-SP-04 Evaluaciones Integrales de las Casas de Justicia
PR-SP-05 Evaluación de Impacto del Programa Nacional
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PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PR-FI-01Capacitación de funcionarios de casas de justicia
PR-FI-02 Dotación de equipos y asistencia técnica
PR-FI-03 Promoción y divulgación Casas de Justicia
PR-FI-04 Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: PLANEACIÓN
PR-PL-01Coordinación Comité Nacional de Casas de Justicia
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: ASESORÍA
PR-AS-01Selección de funcionarios de Casas de Justicia
PR-AS-02 Apoyo participación conciliadores en equidad
PR-AS-03 Elaboración diagnóstico inicial
BIBLIOGRAFÍA
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INTRODUCCIÓN
La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos presenta la siguiente propuesta de Manual de Procesos y Procedimientos como producto del mejoramiento continuo del Programa Nacional de Casas de Justicia y que tiene como propósito ofrecer a los funcionarios una guía práctica para adelantar de forma eficiente, eficaz y segura la formulación de los procesos.
La presente propuesta contiene los procedimientos administrativos y operativos que los funcionarios del Programa Nacional de Casas de Justicia han venido desarrollando y plantea como objetivo ser la base para el mejoramiento de los mismos.
OBJETIVOS Y ALCANCE.
Objetivo General.
Presentar una propuesta de un Manual que contenga los procesos administrativos del Programa Nacional de Casas de Justicia perteneciente a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de la Justicia y del Derecho.
Objetivos Específicos. Identificar la red general de procesos administrativos. Documentar los procesos identificados mediante procedimientos. Caracterizar los procesos identificados. Realizar diagramas de flujo de los procedimientos.
Alcance.
La presente propuesta de Manual de Procesos y Procedimientos aplica para los funcionarios pertenecientes al Programa Nacional de Casas de Justicia de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

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ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Principios.
El Manual de Procesos y Procedimientos se basa en los siguientes principios: Atención orientada al usuario (Municipios pertenecientes al Programa Nacional y los que pretenden serlo) y a la satisfacción de sus necesidades. Revisión de los procesos y funciones para mejorar servicios prestados. Trabajo integrado y coordinado para garantizar continuidad en los servicios. Seguimiento y evaluación del desempeño y sus resultados.
A partir de estos principios, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos puede generar, probar e implementar mejoras o innovaciones específicas, las cuales implican el rediseño de los procesos y procedimientos.
Características del Manual de Procesos y Procedimientos.
La mejora estructural de los procesos puede producirse por: Cambios en el entorno del proceso, en los usuarios y de las necesidades de éstos. Cambios estructurales que provocan cambios en las entradas, salidas y límites del proceso. Identificación y definición del proceso y que están provocando deficiencias en la aplicación del procedimiento.
Por lo anterior, se deben tener en cuenta algunas características que deben ser revisadas periódicamente por parte de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos: Satisfacer las necesidades reales del Programa Nacional de Casas de Justicia en lo que respecta a su misión, visión y objetivos. Dar la suficiente flexibilidad al Manual para garantizar una atención adecuada a la situación específica de los usuarios que requieran el servicio. Contar con un proceso permanente de revisión y actualización. Estar debidamente avalado y formalizado por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

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DESARROLLO
RESEÑA HISTÓRICA
La reforma constitucional de 1991fue el impulso para el desarrollo de programas que tienen como objetivo garantizar el acceso al servicio de justicia, contemplado como un derecho fundamental, y también para descongestionar el sistema judicial en Colombia. Específicamente, el artículo 229 de la Constitución garantiza el derecho de toda persona para acceder a la administración de justicia. Por su parte, el artículo 116 faculta al Estado para otorgar a particulares la función de administrar justicia en ciertas circunstancias.
Las Casas de Justicia surgen entonces en este contexto de reforma y como propuesta de un modelo que ha sido exitoso en varios países.
Las Casas de Justicia en Colombia se conciben como centros interinstitucionales de orientación, referencia y atención para facilitar el acceso de la población de determinada localidad a servicios de justicia formal y mecanismos alternativos de resolución de conflictos incluyendo los de justicia comunitaria. Allí los usuarios encuentran atención amable, integral, gratuita y una respuesta centralizada, ágil y oportuna, a sus inquietudes y requerimientos.
Como programa, se inició en el año 1995 por iniciativa del entonces Ministerio de Justicia, el día 17 de junio de 1995 fue acogido por el gobierno de Bogotá, con la implementación de la primera Casa de Justicia ubicada en Ciudad Bolívar, poco tiempo después se inaugura la segunda Casa de Justicia en Aguablanca - Cali.
En el año 2003, el Ministerio de Justicia y del Derecho se fusiona con el Ministerio del Interior y a partir de ese momento el nuevo Ministerio del Interior y de Justicia, a través de la Dirección de Acceso a la Justicia, asume la Coordinación del Programa Nacional de Casas de Justicia, mediante el Decreto 200 del 3 de febrero del mismo año.
En el año de 2011, con la promulgación de la Ley 1444 de 2011, el Ministerio del Interior y de Justicia se escinde y se crea el Ministerio de la Justicia y el Derecho, que asume el manejo del Programa Nacional de Casas de justicia a través de la Dirección de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos mediante Decreto 2897 de 2011.

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Objeto del Programa.
Según el artículo 1° del Decreto 1477 de 2000 y el numeral 1 sección A del Convenio Nacional, el Programa Nacional de Casas de Justicia tiene como objeto facilitar a la comunidad el acceso a la Justicia, prioritariamente en zonas marginales, en las cabeceras municipales y centros poblados de los corregimientos de más de 2.500 habitantes. El Convenio Nacional agrega que las Casas de Justicia pueden ser de carácter municipal, distrital y regional, urbano o rural, con reconocimiento a la diversidad étnica y cultural. Sobre el Modelo Regional, el Convenio estableció que tendrá cobertura en dos o más municipios y contará con una sede central que coordinará las funciones de las casas satélites de los municipios participantes.
Misión, Visión y Objetivos del Programa Nacional de Casas de justicia.
Misión.
Formular, coordinar y apoyar la política pública de acceso a la Justicia por medio de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y de modelos de Justicia formal y no formal para ser implementada a nivel local y regional a través de las Casas de Justicia.
Visión.
Ser el Programa líder en el tema de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y modelo de articulación de las entidades que hacen parte del mismo y trabajan el acceso a la justicia, consolidando un portafolio de oferta de servicios prestado con estándares de eficiencia y calidad.
Objetivos.
Según el artículo 3° del Decreto 1477 de 2000, el Programa Nacional Casa de Justicia tiene como objetivos, los siguientes:
Crear espacios de acción integral en materia de justicia comunitaria con la justicia formal. Acercar la prestación de ciertos servicios de justicia formal a la comunidad con el fin de facilitar su acceso. Ampliar la cobertura de la administración de justicia. Involucrar a la comunidad en la resolución formal y no formal de los conflictos. Fomentar una cultura de convivencia pacífica y de respeto al derecho ajeno. Propiciar la participación efectiva de la comunidad en el diagnóstico y solución de los problemas en materia de administración de justicia.

10 Establecer espacios de participación y pedagogía ciudadana que contribuyan a la construcción de una convivencia pacífica. Implementar metodologías para el uso y la difusión de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. Ser instrumento para la articulación de las políticas de justicia del Estado, con los programas de desarrollo comunitario. Promover la defensa de los derechos humanos de los miembros de la comunidad. Asesorar y orientar a la comunidad en el uso del servicio público de la justicia. Orientar jurídicamente a la comunidad en sus derechos y obligaciones. Desarrollar programas de prevención en violencia intrafamiliar y protección de los derechos humanos. Servir de espacio para el análisis de la conflictividad social, por parte de investigadores avalados por el Ministerio de Justicia y del Derecho.
Funciones de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
Coordinación
Diseña y define las políticas generales del Programa Nacional de Casas de Justicia. Vela por el cumplimiento de los objetivos, políticas y funciones del Programa y del Decreto 1477 de 2000. Coordina y acompaña la gestión para la obtención de recursos destinados al establecimiento de nuevas Casas de Justicia y al fortalecimiento de las existentes. Asesora al municipio en la elaboración del diagnóstico inicial o línea de base. Asiste al municipio o departamento en la selección del inmueble y acompaña el proceso de adecuación y dotación del mismo. Coordina la instalación de las Casas de Justicia con el concurso de las autoridades locales y de la comunidad. Apoya la participación de los Conciliadores en Equidad en la Casa de Justicia. Acompaña y asesora al municipio en el proceso de selección de funcionarios que laborarán en la Casa de Justicia. Realiza las gestiones para la asistencia de las entidades del orden nacional a los eventos de lanzamiento del programa en el municipio. Lidera la firma del convenio de implantación con el municipio y lo acompaña en la consecución del compromiso de las Entidades de los órdenes nacional y regional que formarán parte de la Casa de Justicia. Fomenta la capacitación de los funcionarios que prestan sus servicios en las Casas de Justicia y de la comunidad aledaña, en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y temas afines.

11 Coordina el Sistema de Información y Seguimiento de la gestión de las Casas de Justicia. Sirve de instancia de coordinación para la consecución de recursos nacionales e internacionales destinados al Programa.
Promoción
Afianza las relaciones con los municipios, dotándoles de herramientas para que desarrollen el Programa y generen políticas de justicia que puedan implementarse desde las Casas. Asesora al municipio en el proceso de construcción de las relaciones con la comunidad beneficiaria. Promueve el desarrollo de programas sobre el conocimiento y la defensa de los derechos humanos Incentiva la participación de las Universidades, organizaciones no gubernamentales y la empresa privada, en la gestión de la Casa de Justicia. Difunde a la opinión pública los logros y ventajas del Programa Nacional de Casas de Justicia.
Asesoría
Realiza seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores Distritales o Municipales. Realiza seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores en las Casas de Justicia. Recibe y evalúa las propuestas que presentan los Comités directivos distritales o municipales y los Comités de Coordinación de las Casas de Justicia, en relación con el Programa.

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RED DE PROCESOS Y CARACTERIZACIÓN.
RED DE PROCESOS
Para el sistema de gestión se establecen los procesos relacionados en la siguiente red con sus respectivas caracterizaciones que contienen: nombre del proceso, objetivo, entradas, salidas (resultados), responsable (dueño del proceso), descripción de las actividades del proceso y métodos para la medición del proceso.
RED DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
OPERATIVOS
Fortalecimiento Institucional
Construcción y Puesta en Funcionamiento de Nuevas Casas de Justicia
Seguimiento del Programa
Asesoría
Planeación

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NIVELES DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
Niveles de los Procesos.
La documentación del sistema de gestión está clasificada en dos niveles: Procesos Administrativos
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO
Construcción y puesta en funcionamientos de nuevas Casas de Justicia
Recepción y evaluación de la solicitud.
PR-CFC-01
Visita de Verificación. Y respuesta a la viabilidad del proyecto.
PR-CFC-02
Selección del lote o inmueble.
PR-CFC-03
Diseño, licitación y adjudicación.
PR-CFC-04
Selección de funcionarios.
PR-CFC-05
Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la consecución de convenios específicos.
PR-CFC-06
Inducción de Funcionarios.
PR-CFC-07
Instalación Sistema de Información.
PR-CFC-08
Entrega de obra física y dotación, inauguración y apertura.
PR-CFC-09
Fortalecimiento Institucional
Capacitación de funcionarios de Casas de Justicia.
PR-FI-01
Dotación de equipos y asistencia técnica.
PR-FI-02
Promoción y divulgación Casas de Justicia.
PR-FI-03
Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento.
PR-FI-04
Seguimiento del Programa
Evaluación de Informes Mensuales de Gestión de las Coordinaciones de las Casas de Justicia.
PR-SP-01
Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales o Distritales.
PR-SP-02
Seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia.
PR-SP-03
Evaluaciones Integrales de las Casas de Justicia.
PR-SP-04
Evaluación de Impacto del
PR-SP-05

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Programa Nacional de Casas de Justicia.
Planeación.
Coordinación Comité Nacional de Casas de Justicia.
PR-PL-01
Procedimientos Operativos.
PROCESO
PROCEDIMIENTO
CODIGO
Asesoría
Selección de Funcionarios de Casas de Justicia.
PR-AS-01
Apoyo participación Conciliadores en Equidad.
PR-AS-02
Elaboración diagnóstico inicial.
PR-AS-03

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PROCESO: CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE NUEVAS CASAS DE JUSTICIA.
OBJETIVO DEL PROCESO: Dar trámite a las solicitudes para la construcción y puesta en funcionamiento de nuevas Casas de Justicia, garantizando el recurso necesario para desarrollar los proyectos que resulten aprobados.
ENTRADAS: Solicitudes de los Departamentos y Municipios. Solicitudes del Gobierno Nacional. Documentación de soporte. Plan estratégico Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
SALIDAS (RESULTADOS) Respuesta oficial. Convenios interadministrativos. Actas de entrega de obra física y dotación.
RESPONSABILIDAD (DUEÑO DEL PROCESO): Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Coordinador General Programa Nacional de Casas de Justicia. Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios)
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO:
Ver procedimientos: PR-CFC-01 Recepción y evaluación de la solicitud. PR-CFC-02 Visita de Verificación y respuesta a la viabilidad del proyecto. PR-CFC-03 Selección del lote o inmueble. PR-CFC-04 Diseño, licitación y adjudicación. PR-CFC-05 Selección de funcionarios. PR-CFC-06Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la consecución de convenios específicos. PR-CFC-7 Inducción de Funcionarios. PR-CFC-8 Instalación Sistema de Información. PR-CFC-9 Entrega de obra física y dotación, inauguración y apertura.
MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADORES) 100% de solicitudes recibidas con respuesta. 100% de cumplimiento de las metas establecidas en la vigencia.

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PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
OBJETIVO DEL PROCESO:
Garantizar el mejoramiento continuo del Programa Nacional de Casas de Justicia en los municipios donde está implementado.
ENTRADAS: Planes de Acción de las Casas de Justicia. Diagnósticos de seguimiento al funcionamiento y operación de las Casas de Justicia. Evaluaciones de Impacto. Plan estratégico Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Requerimientos de capacitación y solicitudes de equipos.
SALIDAS (RESULTADOS) Jornadas de capacitación para funcionarios de las Casas de Justicia. Envío de material de apoyo a las Casas de Justicia. Envío de equipos a las Casas de Justicia. Acuerdos de Mejoramiento.
RESPONSABILIDAD (DUEÑO DEL PROCESO): Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Coordinador General Programa Nacional de Casas de Justicia. Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios).
Ver procedimientos: PR-FI-01Capacitación de funcionarios de casas de justicia. PR-FI-02 Dotación de equipos y asistencia técnica. PR-FI-03 Promoción y divulgación Casas de Justicia. PR-FI-04 Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento.
MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADORES) Funcionarios capacitados y evaluados. Material de apoyo entregado. Equipos entregados. Actas de compromiso y actividades de seguimiento y promoción.

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PROCESO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA.
Realizar el seguimiento a la gestión de las Casas de Justicia para obtener la información y los indicadores de gestión para la toma de decisiones relacionadas con la política pública de Acceso a la Justicia y la gerencia del Programa Nacional de Casas de Justicia.
ENTRADAS: Reportes mensuales de la gestión de las Casas de Justicia. Actas de los Comités Municipales o Distritales de Casas de Justicia. Actas de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia. Actas de visita de inspección o de seguimiento a los acuerdos de mejoramiento. PQR (Peticiones, quejas y reclamos de los usuarios de las Casas de Justicia).
SALIDAS (RESULTADOS) Recomendaciones a las Coordinaciones de las Casas de Justicia. Informe consolidado mensual por Coordinación Regional. Recomendaciones y acciones resultantes del seguimiento del funcionamiento de los Comités Municipales de Casas de Justicia. Recomendaciones y acciones resultantes del seguimiento del funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia. Informe trimestral de cumplimiento de Acuerdos de Mejoramiento. Evaluaciones Integrales anuales. Censos Anuales. Evaluación de impacto (5 años). Notificación de suspensión de convenios interadministrativos y de retiro del Programa.
RESPONSABILIDAD (DUEÑO DEL PROCESO): Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Coordinador General Programa Nacional de Casas de Justicia. Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios). Responsable del Sistema de Información de Casas de Justicia.
Ver procedimientos: PR-SP-01 Evaluación de los informes mensuales de la gestión de las Casas de Justicia enviada por las Coordinaciones. PR-SP-02 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales

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o Distritales de Casas de Justicia. PR-SP-03 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia. PR-SP-04 Evaluaciones Integrales de las Casas de Justicia. PR-SP-05 Evaluación de Impacto del Programa Nacional.
MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADORES) Total de informes de gestión mensual recibidos y analizados. Total de documentos de análisis y de recomendación mensual generados. Total de actas y recomendaciones derivadas del funcionamiento de los Comités Municipales o Distritales de Casas de Justicia. Total de actas y recomendaciones derivadas del funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia. Total de evaluaciones integrales anuales elaboradas. Total de convenios interadministrativos suspendidos y de actos administrativos derivados. Evaluación de impacto (cada 5 años).
PROCESO: PLANEACION.
Realizar la convocatoria del Comité Nacional de Casas de Justicia, instancia de coordinación del Programa Nacional conformado por las Entidades que suscriben el Convenio Nacional para la puesta en marcha del Programa y que define los lineamientos y directrices para la formulación de las políticas del mismo.
ENTRADAS: Balance anual de la gestión de las Casas de Justicia (informes mensuales de gestión, evaluaciones integrales, censos, acuerdos de mejoramiento). Plan estratégico de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Resultados Planes de Acción de las Casas de Justicia consolidados.
SALIDAS (RESULTADOS)
Acta aprobada del Comité Nacional de Casas de Justicia. Documento de recomendaciones.
RESPONSABILIDAD (DUEÑO DEL PROCESO): Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Coordinador General Programa Nacional de Casas de Justicia.

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Ver procedimientos: PR-PL-01Coordinación Comité Nacional de Casas de Justicia.
MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADORES) Total de convocatorias. Actas aprobadas. Recomendaciones y acciones implementadas.
PROCESO: ASESORÍA.
Establecer el conjunto de actividades dirigidas a atender a los usuarios (municipios que hacen parte del Programa Nacional de Casas de Justicia) con la orientación y asesoría que se solicite para el funcionamiento del mismo.
ENTRADAS: Consultas.
SALIDAS (RESULTADOS) Conceptos Inspecciones. Remisiones o gestión ante las Entidades participantes del Programa. Capacitaciones.
RESPONSABILIDAD (DUEÑO DEL PROCESO): Coordinador General Programa Nacional de Casas de Justicia. Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios)
Ver procedimientos: PR-AS-01Selección de funcionarios de Casas de Justicia. PR-AS-02Apoyo participación conciliadores en equidad. PR-AS-03 Elaboración diagnóstico inicial.
MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADORES) Número total de usuarios atendidos/número de consultas resueltas. Gestión ante Entidades. Capacitaciones.

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PROCESO: CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE NUEVAS CASAS DE JUSTICIA.
PROCEDIMIENTOS: PR-CFC-01 Recepción y evaluación de la solicitud. PR-CFC-02 Visita de Verificación y respuesta a la viabilidad del proyecto. PR-CFC-03 Selección del lote e inmueble. PR-CFC-04 Diseño, licitación y adjudicación. PR-CFC-05 Selección de funcionarios. PR-CFC-06Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la consecución de convenios específicos. PR-CFC-07 Inducción de Funcionarios. PR-CFC-08 Instalación Sistema de Información. PR-CFC-09 Entrega obra física y dotación e inauguración y apertura.

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RECEPCIÓN Y EVALUACION DE SOLICITUDES
Código PR-CFC-01
1. OBJETIVO.
Tramitar y evaluar las solicitudes que se hagan por parte de los Municipios y el Gobierno Nacional para la construcción y puesta en funcionamiento de nuevas Casas de Justicia.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para las administraciones de las entidades territoriales que hacen solicitud para la construcción de una Casa de Justicia.
3. NORMAS Y DOCUMENTO DE REFERENCIA.
Decreto 1477 de 2000 Programa Nacional de Casas de Justicia.
Convenio Nacional para la Puesta en funcionamiento de las Casas de Justicia en Colombia.
Cartilla Programa Nacional de Casas de Justicia 2012.
4. RESPONSABLE.
Director Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
Coordinador general del Programa Nacional de Casas de Justicia.
Funcionarios del Programa Nacional de Casas de Justicia.
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.
PASO
ACTIVIDAD-DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Recepción de oficio y documentación de soporte procedente de la entidad territorial interesada en hacer parte del Programa.
Recepción de la solicitud o sugerencia directa del Gobierno Nacional.
Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
2
Se remite la solicitud de la entidad territorial o la sugerencia directa del Gobierno Nacional al Coordinador general del Programa.
Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
Formato específico con instrucciones.
3
Se reparte a los funcionarios (coordinadores regionales) de acuerdo a la asignación.
Coordinador general del Programa.
Formato específico con instrucciones.

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4
El funcionario (coordinador regional) constata la documentación de soporte y verifica que el diagnóstico de conflictividad contenga los requerimientos establecidos. De cumplir con los requisitos se continúa con el paso 6. Si no está completo se hace lo señalado en el paso 5.
Coordinador regional (funcionario).
5
Se comunica a la Coordinadora General del Programa y se proyecta carta para la firma del Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos dirigida a la entidad regional con las respectivas observaciones y requerimientos. Esto debe darse dentro de los siguientes 5 días de la asignación inicial. El trámite de la respuesta a la solicitud se encausará desde el paso 1.
Director.
Oficio de salida según formato interno.
6
El coordinador regional contará con dos meses de plazo para el estudio y revisión de la documentación enviada por el municipio o departamento. Se debe comunicar a través de oficio a la respectiva administración el inicio de este proceso. El funcionario deberá reportar semanalmente al Coordinador regional el avance obtenido.
Cuando se trate de una solicitud del Gobierno Nacional se hace la respectiva comunicación de invitación a la entidad territorial señalada dentro de los siguientes 5 días. La respuesta se tramitará desde el paso 1, en caso de ser negativa, la Dirección a través de oficio comunicará a la instancia que corresponda.
Si la solicitud corresponde a municipios que ya disponen de una Casa de Justicia, se deberá proceder al estudio y antecedentes de la operación y funcionamiento de la misma en los tres años anteriores. Estos estudios contarán con un mes de plazo para su realización.
Director.

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7
El Coordinador general revisará el procedimiento. De estar en conformidad, se hará una exposición al Director quien aprobará en última instancia.
Si los requisitos responden a los criterios establecidos, se concertará con el gobierno departamental o municipal una visita de verificación dentro de los siguientes 15 días.
De no aprobarse la solicitud se hará lo establecido en el paso 8.
8
Se comunica al respectivo gobierno departamental o municipal los resultados del estudio y se le ofrecen alternativas, ya sea a través de otros programas de la Dirección o el Ministerio o de remisión a otras entidades de acceso y administración de Justicia.
Director.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

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RECEPCIÓN Y EVALUACION DE SOLICITUDES
Código PR-CFC-01
Inicio
Tipo de solicitud
Asignación a coordinadores regionales.
Formato específico
Sugerencia de Gobierno Nacional.
Invitación a entidad territorial respectiva.
Oficio según formato.
Verificación de documentación.
SI/Comienzo de estudio. Se comunica al gobierno municipal.
Entidad territorial
NO/ Se requiere a la administración respectiva para que complete la información.
Revisión Coordinación.
Concepto
Negativo/Se comunica resultado a al gobierno municipal o distrital y se presentan alternativas.
Positivo/Se programa visita de verificación.
Fin
Oficios necesarios.
Cumple
Presentación estudio a la Dirección.

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VISITA DE VERIFICACIÓN Y RESPUESTA DE VIABILIDAD DEL PROYECTO.
Código PR-CFC-02
1. OBJETIVO.
Realizar un sondeo previo e identificar sobre el terreno la capacidad administrativa y financiera del municipio, con el fin de evaluar la sostenibilidad y permanencia que ofrece el ente territorial. Definir la localización de la Casa de Justicia y verificar y ampliar la información contenida en el diagnóstico de conflictividad remitido al Ministerio de Justicia y del Derecho, para que una vez sea analizado y verificado, se dé respuesta al municipio o departamento.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para las administraciones de las entidades territoriales cuyas solicitudes para la construcción de Casas de Justicia son aprobadas en primera fase.
4. RESPONSABLE.

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PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Se define la fecha de visita con la autoridad correspondiente del ente territorial.
Coordinador regional (funcionario asignado)
Registro de llamada telefónica.
Registro de correo electrónico.
2.
Se establece el cronograma y agenda de visita.
Cronograma y agenda.
3
Se elaboran las comunicaciones necesarias para la coordinación de la visita, incluyendo la puesta en conocimiento a las entidades del orden nacional.
Oficios específicos.
4
Se verifica en terreno lo expuesto en el diagnóstico de conflictividad:
Existencia y ubicación de lotes o inmuebles.
Estimativo de la población que se va a cubrir.
Condiciones sociales, culturales y económicas.
Situación de la oferta judicial formal y no formal.
Percepción ciudadana sobre la justicia.
Situación contravencional y delincuencial.
Presencia en la zona de organizaciones no gubernamentales.
Centros educativos.
Otras entidades de orden público y privado presentes en la zona.
Compromiso de las autoridades locales, y la capacidad administrativa y financiera para el desarrollo del Programa.
Participación de la comunidad en el proyecto.
Participación de la empresa privada.
Cuestionarios de chequeo específicos.
Actas de visita.
5
Se analiza y complementa la información existente con los resultados de la visita de verificación. Este procedimiento debe realizarse en la

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semana siguiente de la visita.
6
El resultado del estudio de verificación se comunica al Coordinador general que a su vez lo hace al Director. De ser aprobado se procede con lo señalado en los pasos 7 y 9. De no ser aprobado se hace los indicado en el paso 8.
Coordinador general
Director
Informe en formato especificado.
7
Si se observa que la obra es viable se dará respuesta y en esta se oficializarán los compromisos adquiridos por el municipio:
Designar un lote o inmueble en la zona de influencia seleccionada durante la visita de verificación, asegurando el mantenimiento del mismo y de los bienes muebles y equipos comunes asignados al Programa Nacional de Casas de Justicia.
Asumir el costo de los servicios públicos de agua, luz, teléfono de la Casa de Justicia, así como el costo de los servicios de vigilancia, aseo interno y externo, cafetería, entre otros.
Nombrar a los funcionarios respectivos, como el Coordinador permanente, una vez que se inicie la obra, y los demás funcionarios que deben estar designados antes de la apertura de la Casa, como los funcionarios del Centro de Recepción e Información (CRI) y del Centro de Cómputo. Así mismo, asignar el Inspector de Policía, el Comisario de Familia, los funcionarios de la Oficina de Desarrollo Comunitario y de la Oficina de Asuntos Étnicos.
Pagar a los funcionarios o contratistas los salarios u honorarios correspondientes.
Dotar las oficinas de los suministros necesarios para que los funcionarios puedan prestar los servicios.
Hacer partícipes a la comunidad y al concejo municipal en la planeación y puesta en marcha del proyecto.
Oficio respectivo
8
De no ser viable la implementación del proyecto, se explicarán los motivos y el municipio debe buscar otras opciones,
Coordinador regional (funcionario
Oficio respectivo

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ya sea dentro de otros programas del Ministerio o recurriendo a otras entidades del orden nacional.
asignado)
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Se programa reunión con la administración municipal para la socialización del Programa Nacional de Casas de Justicia.
Oficio respectivo
Agenda y cronograma.
10
Se realiza la jornada de socialización del Programa: informar a la comunidad sobre el verdadero alcance social y comunitario de las Casas de Justicia, para hacerla partícipe en todo el proceso de implementación.
Acta de visita.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

29
VISITA DE VERIFICACIÓN Y RESPUESTA DE VIABILIDAD DEL PROYECTO.
Código PR-CFC-02
Inicio
Se establece cronograma y agenda para la visitita de verificación.
Registros respectivos.
Definir la fecha de visita con la autoridad del ente territorial respectiva.
Se elaboran las comunicaciones de coordinación requeridas.
Se hace la verificación en terreno de lo expuesto en el diagnóstico de conflictividad.
Formularios de chequeo. Actas de visita
Se analiza la información recolectada en terreno y se elabora el informe final.
Se comunica el resultado del estudio de verificación al coordinador general y al Director.
Documento de análisis.
Resultado final
Negativo/ se comunica al ente territorial y se plantean alternativas.
Oficio respectivo
Positivo/ Se oficializan los compromisos con el municipio.
Documento específico.
Se programa visita para la socialización del Programa en el municipio.
Fin
Socialización del Programa en el municipio.
Actas de visita.

30
SELECCIÓN DEL LOTE O INMUEBLE.
Código PR-CFC-03
1. OBJETIVO.
Verificar los requerimientos técnicos del lote o inmueble definido por el ente territorial.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para las administraciones municipales cuyos estudios previos han sido aprobados y verificados en visita.
Normatividad de contratación vigente.
4. RESPONSABLE.
Funcionarios de dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho (Infraestructura).

31
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Concertar la visita de verificación de lote e inmueble con el gobierno del ente territorial.
Coordinador general.
Registro de llamadas, correos electrónicos.
2
Elaborar cronograma, agenda de visita y comunicaciones internas y externas (entidad cooperante) que se requieran para coordinar la actividad.
Oficio específico.
3
Se verifica en terreno que el lote cuente con las siguientes características:
Área de 1000 m2 aproximadamente, de propiedad del municipio o departamento y que cuente con todos los servicios públicos y con vías de fácil acceso.
El lote debe estar ubicado en zona urbana, cabecera municipal o centro poblado rural de acuerdo al área de influencia seleccionada.
Si se trata de un inmueble se realiza lo ordenado en el numeral 4.
Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la Justicia y el Derecho.
Formularios de diagnóstico o chequeo.
Actas de Visita.
4
Se verifica en terreno que el inmueble pueda adecuarse y dotarse como una Casa de Justicia de acuerdo a los criterios establecidos para la obra física.
Formularios de diagnóstico o chequeo.
Actas de Visita.
5
Se solicita el envío posterior de los siguientes documentos o soportes de:
Estudio de suelos.
Reglamentación del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).
Funcionario de Infraestructura
Documento

32
Uso del suelo para construcción institucional.
Verificación de conexión a redes secundarias para abastecimiento de servicios públicos.
Certificado de libertad y tradición del lote o inmueble vigente.
Certificación ambiental.
Estos documentos deben enviarse directamente a la entidad a cargo de la construcción, (con copia a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos) dependiendo de la fuente de recursos (Ministerio de Justicia y del Derecho, Gobernación, Municipio, Entidades Cooperantes).
del Ministerio de la Justicia y el Derecho.
Delegado de entidad cooperante.
Encargado del gobierno municipal o departamental.
6
La entidad encargada de la verificación de los requerimientos técnicos debe informar a la Coordinación del Programa los hallazgos y las necesidades de requerimientos en caso de hallar incumplimientos o si se trata de una aprobación. Si se trata de incumplimientos ir al paso 7. De tratarse de una aprobación pasar al paso 8.
Oficio específico (acuso de recibo)
7
Se requiere al gobierno del ente territorial para que complete la información faltante y se le da un plazo perentorio. La respuesta se encausa de nuevo de acuerdo a las pasos 5 y 6.
Coordinador regional (funcionario designado)
Oficio remisorio.
8
Verificado el cumplimiento de los requisitos, se da autorización para la elaboración de los diseños a la entidad que realizará la construcción.
Director.
Oficio específico.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

33
SELECCIÓN DEL LOTE O INMUEBLE.
Código PR-CFC-03
Inicio
Se establece cronograma y agenda para la visitita de verificación.
Concertar visita de inspección de lote o inmueble con la autoridad del ente territorial.
Se elaboran las comunicaciones de coordinación requeridas.
Se hace la verificación en terreno de las características técnicas del lote o del inmueble según sea el caso.
Se analiza la información recolectada en terreno y se solicita el envió de soportes técnicos adicionales a la entidad que se encargará de la construcción.
La entidad respectiva comunica a la Dirección el resultado del estudio de verificación.
Acta de visita.
Resultado
Incompleto/ se comunica al ente territorial y se le da plazo perentorio.
Oficio respectivo
Completo/ Se autoriza la elaboración de diseños.
Oficio específico.
Fin

34
DISEÑO, ADJUDICACIÓN Y LICITACIÓN.
Código PRC-CFC-04
1. OBJETIVO.
Verificar el proyecto de diseño de la Casa de Justicia y aprobar el proceso de licitación y adjudicación del contrato para su construcción.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para las administraciones de los entes territoriales a los que se les ha aprobado el lote o inmueble para la construcción o adecuación de una Casa de Justicia.
Proceso PR-CFC-06
4. RESPONSABLE.
Funcionarios de dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho (Infraestructura).

35
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Verificar el proceso de concertación del diseño de la Casa de Justicia en el municipio a través del seguimiento de actas de reunión, incluyendo el compromiso de las entidades del orden nacional.
Reporte.
Informes.
2
Recepción del diseño aprobado.
Encargado del gobierno municipal.
Acta u oficio especificado.
3
Estudiar el diseño y verificar el compromiso de las entidades del orden nacional que harán presencia.
Si son necesarias modificaciones, o si no está garantizada la presencia de alguna de las entidades del orden nacional, tener en cuenta lo establecido en el paso 4. Si se aprueba el diseño realizar lo establecido en el paso 5.
Funcionario Infraestructura del Ministerio.
Documento
4
Cuando se trate de observaciones al diseño se deben enviar el documento al arquitecto o arquitectos seleccionados y se les da un plazo perentorio para las modificaciones. La respuesta se encausa de nuevo al paso 2.
No se aprobarán diseños cuando no esté garantizada la presencia mínima de las entidades del orden nacional necesarias para atender las principales problemáticas establecidas en el diagnóstico de conflictividad. En este caso, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos deberá acompañar al gobierno municipal en la consecución del compromiso.
Para el caso de Casas satélites (modelo regional) se deberá garantizar la rotación de funcionarios del orden nacional.
Funcionario Infraestructura del Ministerio.
Director de Métodos Alternativos.
Documento.
Oficio respectivo.
5
Se autoriza el inicio de la apertura de licitación por parte de la entidad encargada de la construcción.
Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la
Acto administrativo correspondiente.

36
Justicia y el Derecho.
Director.
6
Se verifica la evaluación de las propuestas y la adjudicación del contrato de conformidad con la normatividad vigente.
Se establece contacto con los interventores que se designen por parte de la entidad contratante y se designa una canal de comunicación para la recepción de los informes mensuales.
Cualquier anomalía o retraso advertido en el cronograma de obra (4 meses como tiempo estimado de obra) debe ser comunicado a la entidad respectiva o a la administración municipal solicitando explicaciones y solución.
Cualquier prorroga o modificación de plazos se hará de acuerdo a lo que quede establecido en el acto administrativo (convenio de obra).
Funcionario Dirección Jurídica.
Director.
Actas de seguimiento.
Informes de interventoría.
Reporte mensual de los funcionarios del Programa.
Oficio de requerimiento.
7
Concluida la obra se da paso al procedimiento de puesta en operación.
Funcionario Dirección Jurídica.
Director.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

37
DISEÑO, ADJUDICACIÓN Y LICITACIÓN.
Código PR-CFC-04
Inicio
Recepción del diseño aprobado en el ente territorial.
Registros e informes.
Verificar el proceso de concertación del diseño para la construcción de la Casa de Justicia.
Acta de recibo.
Verificación del diseño.
Incompleto/ Se remiten observaciones respectivas.
Sin compromiso garantizado de presencia de entidades del orden nacional: se requiere a los directores respectivos.
Seguimiento a la adjudicación y se establece contacto con los interventores para el seguimiento.
Acto administrativo.
Con/ se requiere al ente territorial y o a la entidad comprometida de acuerdo a lo establecido en el convenio de obra.
Oficio respectivo
Completo/ Se autoriza la apertura de la licitación para la construcción.
Sin/ conclusión de obra.
Fin
Resultado
Oficios respectivos.
Novedad
Se da paso al procedimiento para la puesta en operación.

38
SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS.
Código PRC-CFC-05
1. OBJETIVO.
Acompañar y asesorar al municipio en el proceso de selección de funcionarios que laborarán en la Casa de Justicia.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para los funcionarios y contratistas designados para trabajar en una nueva Casa de Justicia.
4. RESPONSABLE.

39
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Abrir un expediente físico y virtual para la nueva Casa de Justicia.
Coordinador regional (funcionario asignado).
Folder.
Expediente virtual en sistema.
2
Solicitar las hojas de vida de los candidatos a ser funcionarios de la Casa de Justicia para analizar y verificar que corresponden a los perfiles sugeridos.
Realizar entrevista, puede ser telefónica o presencial de acuerdo a las posibilidades.
Funcionario de Talento Humano.
Formulario de chequeo respectivo.
3
Presentar al gobierno de la entidad territorial un informe con los conceptos sobre el personal analizado y que contenga sugerencias. El documento debe ser archivado en el respectivo expediente.
Documento
4
Verificar que el gobierno de la entidad territorial haga el nombramiento de los funcionarios respectivos, como el Coordinador permanente, una vez que se inicie la obra, y los demás funcionarios que deben estar designados antes de la apertura de la Casa, como los asignados al Centro de Recepción e Información (CRI) y al Centro de Cómputo.
Así mismo, verificar la asignación del Inspector de Policía, el Comisario de Familia, los funcionarios de la Oficina de Desarrollo Comunitario y de la Oficina de Asuntos Étnicos.
Cualquier incumplimiento en este sentido deberá condicionar la puesta en funcionamiento y la inauguración de la Casa de Justicia, para lo cual se deberá requerir a la administración.
Los documentos de soporte deberán ser archivados en el respectivo expediente.
Actos administrativos
Contratos.
Oficio.
5
Solicitar que los funcionarios pertenezcan a la planta de personal de la alcaldía y tengan continuidad y permanencia mínima por dos (2) años en la Casa de Justicia. Sin embargo, en el evento de que el perfil de los cargos que se están buscando no se ajuste al personal existente en la administración, se debe sugerir una contratación específica para ocuparlos.
Oficio respectivo.

40
6
Proyectar la agenda y cronograma para el programa de inducción.
Agenda y cronograma.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

41
SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS.
Código PR-CFC-05
Inicio
Solicitar hojas de vida de candidatos. Verificar que se ajusten a los perfiles establecidos.
Expediente.
Apertura de expediente físico y virtual para la nueva Casa de Justicia.
Formulario de chequeo.
Presentar al gobierno de la entidad territorial un documento de hallazgos y recomendaciones.
Documento.
Verificar que se vincule el personal dentro de los plazos establecidos y bajo los parámetros recomendados.
Si/ se proyecta agenda y cronograma para el programa de inducción.
Oficio respectivo.
¿Cumple?
No/ se comunica al ente territorial y se condiciona la inauguración y puesta en funcionamiento de la Casa de Justicia.
Documento específico.
Fin

42
GESTIÓN DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO Y ACOMPAÑAMIENTO A LA CONSECUCIÓN DE CONVENIOS ESPECÍFICOS.
Código PRC-CFC-06
1. OBJETIVO.
Establecer las bases generales y condiciones específicas que permitan la continuidad del funcionamiento, desarrollo, ejecución y gestión de la Casa de Justicia. Definir los compromisos generales y específicos de la Administración Municipal y del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Precisar las funciones específicas de la participación de las Entidades del Orden Nacional, los recursos y el personal asignado, sus responsabilidades de orden operativo, la obligatoriedad de la entrega de la información para el seguimiento y evaluación de los casos atendidos y el análisis estadístico.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para las administraciones de los entes territoriales que han construido o adecuado nuevas Casas de Justicia.
4. RESPONSABLE.
Dirección Jurídica del Ministerio de la Justicia y el Derecho.

43
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Recopilación de los datos y documentos necesarios para la elaboración del Convenio Interadministrativo. Continuar paso 2.
De acuerdo a los hallazgos en el estudio de conflictividad, identificar las entidades del Orden Nacional que se requerirán para atender las principales problemáticas. Continuar paso 3.
2
Proyectar convenio utilizando el formato estándar aprobado. Trasladar el documento al coordinador general para su aprobación.
Continuar paso 4.
Proyecto de convenio.
3
Facilitar el contacto entre la autoridad municipal y la dependencia encargada de la respectiva entidad (es) del Orden Nacional. Suministrar formato de convenio específico. Continuar paso 5.
Oficio remisorio.
4
Enviar el convenio a la administración del ente territorial una vez esté concluida la obra de construcción de la Casa de Justicia. El plazo para la firma respectiva de la representación legal es de 15 días y condiciona la inauguración y la puesta en funcionamiento. Continuar paso 6.
Oficio remisorio.
5
Verificar la firma del convenio específico, que debe hacerse antes de la aprobación del diseño de la Casa de Justicia. Continuar paso 9.
6
Una vez se reciba el convenio firmado por el respectivo alcalde, se remite a la oficina jurídica para su revisión y posterior firma del Secretario General del Ministerio. Se debe hacer seguimiento para que este proceso no se demore más de 15 días
Oficina Jurídica.
Formato de remisión interno.
7
Una vez legalizado se hace el envío respectivo. En caso de observaciones se procede desde el paso 2.
Oficio respectivo.
8
Para la renovación del convenio (5 años posteriores a su firma) se procede desde el paso 1.
9
En caso de identificar dificultades se deberá informar la novedad al Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, quien adelantará las gestiones correspondientes. En caso de ser necesario se podrá convocar el Comité Nacional de Casas de Justicia.
Director
Formato remisorio.
Oficio respectivo.

44
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.
GESTIÓN DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO Y ACOMPAÑAMIENTO A LA CONSECUCIÓN DE CONVENIOS ESPECÍFICOS.
Código PR-CFC-06
Inicio
Específico/ Identificar Entidades del Orden Nacional que deberán hacer presencia.
Definir la fecha de visita con la autoridad del ente territorial respectiva.
Interadministrativo/ Recopilación de datos y documentos.
Oficio específico
Proyectar convenio según formato estándar. Solicitar la verificación al coordinador general.
Proyecto de convenio.
Facilitar acercamiento entre la administración municipal y la Entidad del Orden Nacional.
Verificar la firma del convenio antes de la aprobación del diseño de construcción de la Casa de Justicia.
Tipo de Convenio
En caso de identificar dificultades comunicar al Director para gestionar lo necesario.
Oficio respectivo
Enviar convenio a la entidad territorial.
Una vez recibido el convenio firmado por el representante legal de la entidad territorial, se remite a la Dirección Jurídica del Ministerio para posterior firma del Secretario General.
Fin
Oficios
Oficios
Fin
Una vez legalizado se envía copia a la administración del ente territorial. En caso de observaciones se hace también la respectiva remisión con los requerimientos y se condiciona la inauguración y puesta en operación.

45
INDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS.
Código PRC-CFC-07
1. OBJETIVO.
Brindar el conocimiento y las herramientas necesarias a los funcionarios de las diferentes Entidades que van a trabajar en la Casa de Justicia sobre el funcionamiento y desarrollo del Programa Nacional de Casas de Justicia.
2. ALCANCE.
El presenten documento aplica para los funcionarios y contratistas designados para desempeñar sus funciones en las nuevas Casas de Justicia.
4. RESPONSABLE.
Coordinador regional de Casas de Justicia (funcionario designado).
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Se define el cronograma y la agenda de capacitación para los funcionarios de la nueva Casa de Justicia. Se coordina con la administración del ente territorial la logística requerida. La inducción se debe realizar antes de la apertura e inauguración.
Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado)
Oficio de solicitud.
2
Se ejecuta el cronograma de inducción cuya agenda debe contener los siguientes temas:
Presentación general del Programa Nacional de Casas de Justicia.
Taller de trabajo en equipo (integración y conocimiento de los funcionarios que trabajarán en la Casa de Justicia con enfoque experiencial).
Componente del trabajo comunitario en las Casas de Justicia.
Acta de asistencia.

46
Capacitación sobre el Sistema de Información de Casas de Justicia.
Se puede optar por el acompañamiento de un funcionario de otra Casa de Justicia (siempre y cuando el Alcalde asuma costos de transporte, alojamiento y alimentación) para que comparta sus experiencias dentro del Programa Nacional y que realice una transferencia de la capacidad instalada.
3
Se hace una evaluación a los funcionarios y se califica también al capacitador.
Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado).
Formatos de evaluación.
4
Se entrega manual de capacitación al Coordinador de la Casa de Justicia para que se encargue de capacitar a los funcionarios nuevos que lleguen posteriormente y para que además realice un procedimiento de retroalimentación en los dos (2) meses siguientes a la inducción:
Coordinador de la Casa de Justicia.
Acta de entrega.
5
Se hace seguimiento al proceso de retroalimentación y se atienden las dudas e inquietudes que puedan surgir.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

47
INDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS.
Código PR-CFC-07
Inicio
Se ejecuta el cronograma definido y de acuerdo al contenido temático
Definir cronograma y agenda para la inducción. Coordinar el apoyo logístico.
Acta de asistencia.
Se hace evaluación a los funcionarios y se califica al capacitador.
Formato de evaluación.
Se entrega manual de capacitación al Coordinador de la Casa de Justicia para que capacite a nuevos funcionarios y para que realice una retroalimentación durante los 2 meses siguientes.
Se realiza seguimiento al proceso de retroalimentación y se atienden dudas e inquietudes.
Acta de entrega.
Fin

48
INSTALACION SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Código PRC-CFC-08
1. OBJETIVO.
Instalar el sistema que Integra las Casas de Justicia en operación para hacer el registro, seguimiento, gestión y control de los casos que se atienden.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para las nuevas Casas de Justicia que van a entrar en operación.
Protocolos del Sistema de Información de Casas de Justicia.
4. RESPONSABLE.
Coordinador del Sistema de Información de Casas de Justicia.

49
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Establecer el cronograma y agenda para la instalación del sistema de información y coordinar con el ingeniero de sistemas de la administración del ente territorial.
Coordinador del sistema de información.
Coordinador regional de Casa de Justicia.
2
Verificar la designación de un líder técnico funcional, preferiblemente el encargado del Centro de Cómputo, quien tendrá el control y conocimiento de todo el funcionamiento del Sistema, sus características de registro y la clase de informes que se pueden obtener del mismo.
3
Verificar que se cumpla con los requisitos del sistema:
Disponer de los equipos acordes con los requerimientos mínimos para el funcionamiento correcto del Sistema, libre de virus informáticos y tener una capacidad de al menos 1G de memoria RAM.
Se debe disponer de conexión a internet, preferiblemente de banda ancha.
La Casa de Justicia debe encontrarse en red para tener un mejor aprovechamiento del SICJWEB (sistema de información casas de justicia WEB).
Contar con un Servidor, el cual debe estar permanentemente prendido estableciéndose para esto las políticas de seguridad necesarias.
Formato de chequeo.
4
Instalar el Sistema Nacional de Información , que deberá efectuarse antes de que la Casa de Justicia entre en operación, para lo cual se deberá preparar el entorno operativo en coordinación con el encargado del Sistema de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos y el líder técnico que se designe por la Administración Municipal.
La instalación en el servidor puede tomar aproximadamente 8 horas si las condiciones son técnicamente adecuadas. La instalación de los accesorios puede tomar en promedio 1 hora por cada equipo.
Coordinador del Sistema.
Acta de entrega e instalación.

50
5
Entregar al líder funcional los diferentes manuales de usuario, que servirán además para capacitar a los nuevos funcionarios en el uso del Sistema.
Acta de entrega.
6
La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos brindará posteriormente el soporte técnico que se requiera.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

51
INSTALACION SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Código PR-CFC-08
Inicio
Verificar la designación del líder técnico funcional.
Definir cronograma y agenda para la instalación del Sistema. Coordinar con el ente territorial.
Verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos.
Formato de chequeo.
Instalación del Sistema de Información.
Acta de entrega e instalación.
Entrega de manuales de operación y funcionamiento al líder técnico funcional.
Brindar el soporte técnico requerido posterior a la instalación del Sistema.
Acta de entrega.
Fin

52
ENTREGA DE OBRA FÍSICA Y DOTACIÓN, INAUGURACIÓN Y APERTURA.
Código PRC-CFC-09
1. OBJETIVO.
Entregar la documentación relacionada con la entrega de la Casa, pólizas de estabilidad de la obra y garantías de los equipos de cómputo donados y demás dotación. Organizar el acto protocolario para la inauguración.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para el Coordinador de la Casa de Justicia
4. RESPONSABLE.
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Una vez terminada la obra física, se convoca a los miembros de la Administración Municipal y representantes de las Entidades, quienes estarán presentes en el protocolo de entrega de la obra. Se hace el cronograma y la agenda respectiva en coordinación.
2
En desarrollo del cronograma se entrega al Coordinador de la Casa de Justicia toda la documentación relacionada con la obra física: el acta de entrega de la Casa, pólizas de estabilidad de la obra y garantías de los equipos de cómputo donados.
Actas de entrega.
Póliza.
3.
La Administración Municipal o Departamental debe enviar un delegado que reciba todo el inventario de la Casa de Justicia, el cual deberá ser asegurado mediante póliza de seguros respectiva,
Delegado municipal.
Actas de entrega.
Inventario.

53
para luego anexarlo al inventario de la Administración Municipal y/o Distrital.
4.
Una vez se haya entregado la obra física y ejecutado el proceso de inducción, la administración municipal o departamental coordinará con la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, la ceremonia o acto protocolario para la inauguración de la Casa.
La Administración Local tiene toda la discrecionalidad para organizar un acto protocolario, con motivo de la inauguración.
Podrán participar los miembros de la comunidad, los representantes de las Entidades presentes en la Casa de Justicia, autoridades locales, medios de comunicación, funcionarios de las entidades cooperantes y del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Delegado municipal.
5.
Una vez inaugurada la Casa deberá entrar en operación inmediata. De no ser posible el acto de inauguración por motivos de orden público o de otro origen, la Casa podrá entrar en funcionamiento previo cumplimiento de lo establecido en los pasos 1, 2, 3. El acto de inauguración podrá posponerse, para lo cual se debe realizar lo definido en el paso 4.
6. ANEXOS
Diagrama de Flujo.

54
ENTREGA DE OBRA FÍSICA Y DOTACIÓN, INAUGURACIÓN Y APERTURA.
Código PR-CFC-09
Inicio
Entrega al Coordinador de la Casa de Justicia de la documentación relacionada.
Definir cronograma y agenda para la entrega de obra y dotación e inauguración de la Casa de Justicia.
Entrega de inventario al delegado de la administración municipal.
Coordinar con la administración municipal lo relacionado con la ceremonia de inauguración.
Una vez inaugurada la Casa de Justicia, deberá entrar en operación.
Oficios de convocatoria.
Fin
Actas, pólizas.
Inventario, actas, pólizas.

55
PROCESO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA.
PROCEDIMIENTOS: PR-SP-01 Evaluación de los informes mensuales de la gestión de las Casas de Justicia enviada por las Coordinaciones. PR-SP-02 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales o Distritales de Casas de Justicia. PR-SP-03Seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia. PR-SP-04 Evaluaciones Integrales de las Casas de Justicia. PR-SP-05 Evaluación de Impacto del Programa Nacional.

56
EVALUACION DE INFORMES MENSUALES DE GESTIÓN DE LAS COORDINACIONES DE LAS CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-01
1. OBJETIVO.
Recibir, evaluar y presentar oportunamente a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos los informes de actividades y estadísticos mensuales enviados por los Coordinadores sobre la gestión adelantada por la Casa de Justicia de conformidad con los soportes recibidos de las entidades vinculadas a la misma.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica a los Coordinadores de las Casas de Justicia.
4. RESPONSABLE.
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Recibir el informe de gestión mensual dentro de los primeros 5 días del mes que comienza. Se debe solicitar tanto el envío en físico como a través del correo electrónico oficial.
2
Realizar un corte y proyectar comunicaciones para aquellas Coordinaciones que no hagan el envío oportunamente.
Oficio
3
Reportar las novedades al Coordinador General sobre la gestión.
Formato específico.
4
Consolidar la información estadística por Casa de Justicia, llevando los registros mes a mes. Identificar tendencias.
Base de datos.

57
5
Se deberá adoptar un sistema de recolección de Peticiones, Quejas y Reclamos de usuarios, cuyo reporte debe ser mensualmente enviado por el coordinador.
Reporte
6
Elaborar un documento consolidado sobre el desempeño de las Casas de Justicia a cargo.
7
Programar reunión mensual para presentar los análisis y hacer recomendaciones.
Director
8
Enviar comunicaciones a las Casas de Justicia que lo ameriten por tendencias negativas o novedades.
Oficio.
9
Para aquellos casos donde se incumpla con los reportes más de 2 meses, se debe comunicar al respectivo Secretario de Gobierno para que requiera al Coordinador.
Oficio.
10
Archivar toda la documentación resultante en el respectivo expediente virtual y físico de la Casa de Justicia.
Registro.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

58
EVALUACION DE INFORMES MENSUALES DE GESTIÓN DE LAS COORDINACIONES DE LAS CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-01
Inicio
Requerir a las Coordinaciones que no hayan enviado oportunamente el reporte. Los casos reiterados deberán ser reportados a las respectivas Secretarias de Gobierno.
Recibir los informes mensuales de gestión dentro de los primeros 5 días del mes.
Oficio
Reunión mensual de coordinación.
Formato específico.
Reportar al Coordinador general las novedades encontradas.
Consolidar información estadística por Casa. Registrar PQR, identificar tendencias.
Elaborar documento de análisis por Casa de Justicia. Consolidar uno general.
Oficio respectivo.
Enviar comunicaciones a las Coordinaciones que se determinen.
Archivar toda la documentación resultante en el expediente virtual o físico.
Fin
Base
Archivar.

59
SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES MUNICIPALES O DISTRITALES DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-02
1. OBJETIVO.
Garantizar el funcionamiento del Comité Municipal o Distrital.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para el Coordinador de la Casa de Justicia, el Alcalde Distrital o Municipal que lo preside, el Personero, el Director Seccional de Fiscalías, el Procurador Departamental, el Defensor del Pueblo Regional, el Director Regional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Director Regional de Instituto Nacional de Medicina Legal, el Registrador Municipal, los Decanos de las Facultades de Derecho respectivos, el Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, el Coordinador General del Programa de Casas de Justicia y demás entidades pertenecientes a la Casa de Justicia.
4. RESPONSABLE.

60
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Solicitar al Coordinador de la Casa de Justicia o directamente a la Secretaria de Gobierno el cronograma de reuniones para el año en curso. Este comité debe sesionar dos veces al año o de manera extraordinaria.
Oficio
2
Consolidar una base de datos con las fechas de convocatoria para facilitar el seguimiento.
Base.
3
Habilitar un expediente por Comité y archivar la respectiva documentación (actas, informes de soporte).
Archivo
4
Apoyar la convocatoria reforzándola con comunicaciones directas e insistiendo en caso de que no se logre el Quórum.
Oficio
5
Las actas deben ser enviadas a la Dirección dentro de los 5 días siguientes de la última sesión. Se deberán analizar y considerar las recomendaciones que se hagan.
6
Semestralmente se deberá hacer un corte y establecer que Comités no han sesionado y cuales están inactivos.
Documento.
7
Para los casos de inactividad, se deberá entablar comunicación directa con los mandatarios locales e indagar las razones de tal situación, ofreciendo asesoría y apoyo a la gestión para su convocatoria.
8
Semestralmente se deberá hacer una reunión de seguimiento al Comité, en la cual se presentarán las principales recomendaciones realizadas y las novedades advertidas.
Formato interno.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

61
SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES MUNICIPALES O DISTRITALES DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-02
Inicio
Consolidar una base de datos de las convocatorias y consolidar un archivo por Comité.
Cronograma.
Solicitar cronograma de convocatorias anual.
Archivo
Apoyar la convocatoria a través de comunicaciones.
Actas.
Documento de Análisis
Recibir el acta de sesión dentro de los 5 días posteriores a la última sesión. Se analizan los resultados de acuerdo a los antecedentes y las últimas reuniones.
Semestralmente se hace un corte para establecer que comités no han sesionado o cuales están inactivos.
Para casos de inactividad se requiere a la autoridad municipal y se ofrece asesoría.
Semestralmente se programa reunión de seguimiento a los Comités.
Fin
Base

62
SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS COORDINADORES DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-03
1. OBJETIVO.
Garantizar el funcionamiento del Comité Coordinador de Casa de Justicia.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para los funcionarios y contratistas de la Casa de Justicia.
4. RESPONSABLE.
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Solicitar al Coordinador de la Casa de Justicia el cronograma de reuniones para el año en curso. Este comité debe sesionar 1 vez al mes o de manera extraordinaria.
Oficio
2
Consolidar una base de datos con las fechas de convocatoria para facilitar el seguimiento.
Base.
3
Habilitar un expediente por Comité y archivar la respectiva documentación (actas, informes de soporte).
Archivo
4
Apoyar la convocatoria reforzándola con comunicaciones directas e insistiendo en caso de que no se logre el Quórum.
Oficio
5
Las actas deben ser enviadas a la Dirección dentro de los 5 días siguientes de la última sesión. Se deberán analizar y considerar las recomendaciones que se hagan.
6
Analizar los informes trimestrales que la entidades de la Casa presentan a la
Coordinador regional de Casa de Justicia

63
Coordinación, teniendo especial consideración con los siguientes temas:
Tipos de conflictividad.
Demanda del servicio en función del número de casos consultados y resueltos.
La eficiencia de cada entidad en cuanto al grado de cumplimiento de las decisiones que se han tomado.
La percepción de la comunidad en cuanto al servicio.
(funcionario designado).
7
Semestralmente se deberá hacer un corte y establecer que Comités no han sesionado y cuales están inactivos.
Documento.
8
Para los casos de inactividad, se deberá entablar comunicación directa con los Coordinadores e indagar las razones de tal situación, ofreciendo asesoría y apoyo a la gestión para su convocatoria.
9
Semestralmente se deberá hacer una reunión de seguimiento al Comité, en la cual se presentarán las principales recomendaciones realizadas y las novedades advertidas.
Formato interno.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

64
SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COORDINADORES DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-03
Inicio
Consolidar una base de datos de las convocatorias y consolidar un archivo por Comité.
Cronograma.
Solicitar cronograma de convocatorias anual.
Archivo
Apoyar la convocatoria a través de comunicaciones.
Actas.
Documento de Análisis
Recibir el acta de sesión dentro de los 5 días posteriores a la última sesión. Se analizan los resultados de acuerdo a los antecedentes y las últimas reuniones.
Semestralmente se hace un corte para establecer que comités no han sesionado o cuales están inactivos.
Para casos de inactividad se requiere al coordinador y se ofrece asesoría.
Semestralmente se programa reunión de seguimiento a los Comités.
Fin
Base

65
EVALUACIONES INTEGRALES DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-04
1. OBJETIVO.
Evaluar la gestión técnica, administrativa y financiera de las Casas de Justicia para determinar acciones de control.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para todas las Casas de Justicia.
4. RESPONSABLE.

66
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Definir lineamientos preliminares para la Evaluación Integral con los funcionarios del Programa Nacional de Casas de Justicia:
Definir el alcance de las Evaluaciones Integrales a realizar en la vigencia (número de Casa a las que se les va a realizar la evaluación integral).
Establecer los aspectos importantes a analizar en la evaluación.
Definir la prioridad de evaluación.
Establecer lineamientos de publicación y envío de las Evaluaciones.
Los informes de Evaluación Integral se realizan anualmente.
Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
2
Comunicar a los funcionarios o Coordinadores cuales fueron las Casas asignadas, lineamientos de evaluación definidos y fechas de entrega.
Director
Coordinador General
Formatos internos.
3
Consultar y analizar la información reportada por las Casas, visitas técnicas y otro tipo de documentos o informes; insumos para la evaluación.
Coordinador regional de Casas de Justicia.
4
Elaborar o ajustar Evaluación Integral de Casas de Justicia. En caso de estar definido en los lineamientos, revisión por parte de un Coordinador o Asesor enviar Evaluación y pasar a la actividad 5, en caso contrario pasar a actividad 6.
Informe Ejecutivo de Gestión.
5
Revisar, aprobar y pasar a actividad 6.
En caso contrario devolver a la actividad 4.
Coordinador General.
Director.
6
Revisar y aprobar Evaluación Integral y pasar a actividad 10. En caso contrario devolver 4 o 5 según el caso.
Director.
7
En caso de estar definido en los lineamientos el envío de una comunicación al Coordinador proyectar oficio y pasar a actividad 8. Si no está definido el envío de comunicación al Coordinador pasar a la actividad 10.
Oficio específico.
8
Revisar el oficio para el Coordinador de la Casa de Justicia.
Coordinador General
Oficio específico.
9
Firma del oficio. Según lineamientos, plantear alternativas para los casos críticos (Acuerdos de Mejoramiento), suspensión del
Director
Oficio específico.

67
Programa. En casos positivos enviar comunicación de estimulo al ente territorial.
10
Archivar en el expediente y publicar evaluación en página Web.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

68
EVALUACIONES INTEGRALES DE CASAS DE JUSTICIA
Código PR-SP-04
Inicio
Se informa a los Coordinadores las Casas seleccionadas y los tiempos de entrega.
Definir lineamientos para la evaluación integral.
Se consulta y recopila la información requerida para la evaluación.
Una vez concluida, se pasa para la revisión del coordinador general y el Director.
Negativo/ Según lineamientos, se definen los casos críticos y se considera la suscripción de un acuerdo de mejoramiento o en su defecto otro tipo de medidas, entre estas, la suspensión del Programa.
Resultado final
Positivo/ Se envía comunicación de felicitación al ente territorial.
Se archiva la evaluación en el expediente virtual y se pública en página Web.
Fin
Oficio.
Acto administrativo.

69
EVALUACION DE IMPACTO DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-05
1. OBJETIVO.
Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos trazados por el Programa Nacional de Casas de Justicia y sus efectos en las líneas de base establecidas.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para todos los componentes del Programa Nacional de Casas de Justicia.
Metodología de Medición, Instituto de Estudios Urbanos de la Universidad Nacional de Colombia.
4. RESPONSABLE.
Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
Coordinador General del Programa Nacional de Casas de Justicia.

70
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Definir lineamientos preliminares para la Evaluación de Impacto del Programa Nacional de Casas de Justicia:
Temporalidad (idealmente cada 5 años)
Prioridad de casos (muestra representativa)
Financiación
Director
Coordinador General
2
Conformar equipos regionales para la medición en coordinación con los entes territoriales, vinculando a las Universidades o centros de estudio de la zona.
3
Establecer un esquema compartido de financiación con los entes territoriales y que se plasmes en los convenios interadministrativos.
Director
Coordinador General
Coordinadores Regionales.
4
Capacitar los equipos conformados en la metodología adquirida para la medición por parte de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.
Director
Coordinador General
5
Organizar eventos académicos para optimizar la herramienta y socializar el Programa.
Director
Coordinador General
6
Fomentar en las universidades el interés por el tema.
Director
Coordinador General
7
Establecer el plan de trabajo y cronograma de investigación.
Coordinador General
Proyectos
8
Desarrollo de la investigación con supervisión técnica de los funcionarios del Programa.
Equipos regionales
Coordinadores Regionales
Informes de avance.
9
Consolidación nacional de resultados.
Equipos regionales
Documento
10
Presentación
Equipos regionales
Documento
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

71
EVALUACION DE IMPACTO DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-SP-05
Inicio
Conformar equipos regionales de investigación en coordinación con los enteste territoriales.
Definir lineamientos para el desarrollo de la Evaluación
Consolidación de Información.
Establecer un esquema compartido de financiación que se incluya en los convenios interadministrativos.
Socializar la metodología de medición adquirida por el Programa y procurar espacios de discusión académica para su perfección.
Establecer el plan de trabajo y el cronograma regionales.
Documento
Ajustar el Programa de acuerdo a los resultados y recomendaciones.
Desarrollo de la investigación.
Presentación
Fin

72
PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTOS: PR-FI-01Capacitación de funcionarios de casas de justicia. PR-FI-02 Dotación de equipos y asistencia técnica. PR-FI-03 Promoción y divulgación Casas de Justicia. PR-FI-04 Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento.

73
CAPACITACION DE FUNCIONARIOS DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PC-FI-01
1. OBJETIVO.
Mantener el personal de Casas de Justicia actualizado en cada uno de los temas de las líneas estratégicas.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica para todos los funcionarios y contratistas de las Casas de Justicia.
4. RESPONSABLE.

74
PASO
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Analizar los diagnósticos base de los Planes de Acción de las Casas de Justicia e identificar necesidades comunes.
Documento
2
Identificar aspectos a mejorar derivados de las evaluaciones integrales, evaluaciones mensuales, evaluaciones de impacto, acuerdos de mejoramiento.
Documento
3
Revisar la normatividad vigente relacionada con las funciones de las Casas e identificar los casos que requieran actualización de personal.
4
Se evalúan los recursos necesarios para la realización de capacitación y se fija el presupuesto y los términos de referencia para la contratación.
Director
5
Se da comienzo al proceso de licitación y adjudicación.
Director
6
Se define el cronograma de capacitaciones y se difunde en las Casas de Justicia.
Coordinadores regionales de Casa de Justicia.
Cronograma
7
Se establece con las administraciones de los entes territoriales el compromiso de garantizar la continuidad del personal participante so pena de suspender la asistencia por parte del Ministerio.
Director
Actas
8
Se ejecuta el cronograma.
Contratista
Coordinador Regional de Casa de Justicia.
9
Se realiza el seguimiento continuo.
Coordinador Regional de Casa de Justicia.
Actas de asistencia.
Formatos de evaluación.
6. ANEXOS.
Diagrama de Flujo.

75
CAPACITACION DE FUNCIONARIOS DE CASAS DE JUSTICIA.
Código PR-FI-01
Inicio
Analizar los diagnósticos base de los Planes de Acción de las Casas de Justicia e identificar necesidades comunes.
Se hace seguimiento continuo
Revisar la normatividad vigente relacionada con las funciones de las Casas e identificar los casos que requieran actualización de personal.
Se evalúan los recursos necesarios para la realización de capacitación y se fija el presupuesto y los términos de referencia para la contratación.
Se da comienzo al proceso de licitación y adjudicación.
Acta.
Se ejecuta el cronograma.
Se define el cronograma de capacitaciones se difunde en las Casas de Justicia.
Se establece con las administraciones de los entes territoriales el compromiso de garantizar la continuidad del personal participante so pena de suspender la asistencia por parte del Ministerio.
Fin

76
DOTACIÓN DE EQUIPOS Y ASISTENCIA TECNICA
Código PR-FI-02
1. OBJETIVO.
Apoyar a las Casas de Justicia con equipamiento y asistencia técnica que permita la ejecución adecuada y oportuna de todos los procesos para prestar un mejor servicio a la comunidad.
2. ALCANCE.
El presente documento aplica a todas las Casas de Justicia que requieran solicitar la asistencia del Ministerio de la Justicia y el Derecho para mejorar la prestación de los servicios dentro del marco de competencias establecido.
4. RESPONSABLE.
Director de Métodos Alternativos de Resolución de Conflictos.

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