Exposición de Gestión por procesos.pdfXX

GESTIÓN POR PROCESOS EN LA ACFFAA
Coronel FAP (r) Francisco Javier Reyes Malaverri
SecretarioGeneral
francisco.reyes@acffaa.gob.pe

SUMARIO
1. NORMATIVIDAD
2. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
3. GESTIÓN PARA RESULTADOS
4. GESTIÓN POR PROCESOS
5. GESTIÓN POR PROCESOS EN LA ACFFAA

1.- Normatividad
D.S. N° 004-2013-PCM con fecha 09/01/2013, aprueba la Política
Nacional de Modernización de la Gestión Pública
Ley N° 27658 con fecha 29/01/2002 aprueba la Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado.
Ley N° 29158, LOPE con fecha 20/12/2007, incluye a la
Modernización de la Gestión Pública como uno de los Sistemas
Administrativos de aplicación nacional, a fin de promover la
eficacia y eficiencia en el uso de los recursos en las entidades
de la administración pública.
.
D.S. N° 030-2002-PCM con fecha 02/05/2002, aprueba el
Reglamento de la Ley N° 27658 - Ley Marco de Modernización
de la Gestión del Estado.

1.- Normatividad
D.S. Nº 103-2022-PCM con fecha 21/08/2022, aprueba la Política
Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2030.
Resolución de SGP N° 006-2018-PCM/SGP con fecha
27/12/2018, aprueba la Norma Técnica Nº 001-2018-SGP para
la implementación de la gestión por procesos en las
entidades de la administración pública.
D.S. N° 123-2018-PCM con fecha 19/12/2018, aprueba el
Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la
Gestión Pública.

1.- Normatividad
Modernización del Estado
Visión:
Un Estado
moderno al
servicio de las
personas.
ESTADO
MODERNO
Gestión Pública en la que
los funcionarios públicos
calificados y motivados se
preocupan por entender y
responder a las necesidades
de los ciudadanos
Orientado al
Ciudadano
Uso racional de los recursos,
buscando provee lo que los
ciudadanos necesitan al
menor costo, con estándar
de calidad adecuado y en
las cantidades que
maximicen el bienestar
social
Eficiente
Satisface las
necesidades de la
población de manera
integral adecuándose a
la heterogeneidad de los
mismos
Unitario y
Descentralizado
Transparente y accesible
a los ciudadanos,
fomenta la participación
ciudadana, la integridad
pública y rinde cuenta
de su desempeño
Abierto
Garantiza los derechos
y la igualdad de
oportunidades para
todos los ciudadanos
Inclusivo
2
Política 24 del Acuerdo Nacional, la cual establece
el compromiso por “construir y mantener un
Estado eficiente, eficaz, moderno y transparente al
servicio de las personas y de sus derechos, y que
promueva el desarrollo y buen funcionamiento del
mercado y de los servicios públicos”

1.- Normatividad
Pilares y ejes transversales
Objetivo Específico - 4
Implementar la gestión por procesos y
promover la simplificación administrativa en
todas las entidades públicas a fin de generar
resultados positivos en la mejora de los
procedimientos y servicios orientados a los
ciudadanos y empresas
El PROCESO DE
MODERNIZACIÓN de la
gestión pública se basa
en el modelo de
gestión para resultados
al servicio de los
ciudadanos, para lo
cual la Política de
Modernización
desarrolla cinco pilares,
tres ejes transversales
y un proceso de gestión
del cambio, como se
muestra en el siguiente
gráfico:
Estado que “atienda las demandas de la población y asegure su participación en la gestión de políticas públicas y sociales, así como en la regulación de los servicios públicos en los tres niveles de gobierno”

1.- Normatividad
“Al 2030 contaremos con bienes, servicios y
regulaciones de calidad que logren resultados de
política pública, basados en evidencia y que atiendan
las necesidades de las personas de manera oportuna
y eficiente”.

1.- Normatividad
ENTIDADES
RESPONSABLES

1.- Normatividad
EFICIENTE
RENDICIÓN
DE CUENTAS
A LOS
CIUDADANOS
ENFOCADA
EN
RESULTADOS
Finalidad del
Proceso de
Modernización

1.- Normatividad
El problema
público “Bienes, servicios
y regulaciones que
no responden a
las expectativas y
necesidades de las
personas y a la creación
de valor público”
La variable central del
enunciado del problema público
se refleja en los bienes,
servicios y regulaciones, toda
vez que estos constituyen la
“bisagra” entre las personas
(naturales y jurídicas) y la
administración pública y, por
su posición estratégica en la
generación de resultados
para las personas; ejercen un
elevado impacto, no solo en la
satisfacción de sus
necesidades, sino en la
valoración de las personas
con relación a la actuación del
Estado en su conjunto.

1.- Normatividad
Estructuración operativa del problema
El modelo del problema público se representa a través de un árbol
de problemas. Utilizando la relación causa – efecto, éste se explica en
función de cinco (05) causas directas (CD) y veinticuatro (24) causas
indirectas (CI), las cuales están sustentadas por la evidencia.
CD1:
Inadecuado
diseño de
políticas
públicas
C 1.1. Definición
del problema de
políticas públicas
no basado en
evidencia.
C 1.2. Ausencia
de criterios de
priorización en el
diseño de
políticas públicas.
C 1.3. Incorrecta
identificación
deobjetivos,
indicadores y
lineamientos en el
diseño de políticas
públicas.
C 1.4. Formulación
de normas e
instrumentos que no
se sustentan
en un análisis de
impacto regulatorio.
CD2: Inadecuada
estrategia de
intervención para
lograr los
objetivos de
política pública
C 2.1. Inadecuada
gobernanza sectorial e
intersectorial con
enfoque territorial para
intervenciones
articuladas en el
territorio.
C 2.2. Débil ejercicio
de rectoría para la
obtención de
resultados de política.
C 2.3. Poca claridad
sobre las
competencias,
funciones y roles que
tienen las entidades en
las intervenciones
públicas.
CD4: Limitados
procesos de
seguimiento,
evaluación & mejora
continua orientada
hacia resultados
C 4.1. Escasa cultura
de seguimiento y
evaluación para el
logro de resultados.
C 4.2. Limitada
gestión de la
información para el
seguimiento y la
evaluación.
C 4.3. Limitada
gestión del
conocimiento para la
innovación y la
mejora continua en
las intervenciones
públicas.
CD5: Insuficiente
apertura del Estado
hacia las personas en
las intervenciones
públicas
C 5.1. Información
inadecuada que
brinda el Estado a las
personas.
C 5.2. Deficientes
mecanismos e incentivos
para promover la
participación y rendición
de cuentas.
C 5.3. Deficientes
mecanismos e
incentivos para
promover la
transparencia.
C 5.4. Limitado alcance
de los mecanismos de
integridad pública.
CD3: Limitada capacidad de gestión interna para
generar bienes y servicios de calidad
C 3.1. Desarticulación entre los objetivos de política
pública y la planificación estratégica institucional.
C 3.2. Desarticulación entre el sistema de planeamiento
y el sistema de presupuesto.
C 3.3. Limitada ejecución y calidad de gasto público por
parte de las entidades públicas.
C 3.4. Deficiente gestión de bienes muebles e inmuebles
para la operación de las intervenciones.
C 3.5. Diseño organizacional dificulta cumplir la misión
(prestacional, regulador,etc)de la entidad.
C 3.6. Limitada integración entre las entidades para
atender los eventos de vida de la ciudanía y empresas.
C 3.7. Sistemas administrativos generan cargas
innecesarias en las entidades.
C 3.8. Inadecuada gestión de los recursos humanos.
C 3.9. Inadecuado desempeño de los servidores civiles.
C 3.10. Insuficiente aprovechamiento del uso estratégico
de las TIC.
Las personasno acceden
deforma oportuna a
serviciosbásicos.
Las personasenfrentanbarreras
burocráticas queafecta el
ejerciciodesus derechos.
“Bienes, serviciosyregulaciones queno responden
a lasexpectativas y necesidadesdelaspersonasy a
lacreación devalorpúblico”
Efectos
Enunciado
Causas directas
Causas indirectas
El problema
público

1.- Normatividad
ENFOCADA
EN
RESULTADOS
La PNMGP al 2030 plantea
un modelo conceptual
basado en la lógica de la
cadena de valor público
Modelo conceptual de la PNMGP al 2030
3 niveles de gobierno tengan
claridad sobre sus roles,
competencias,y funciones
para la ejecución de las
intervencionespúblicas con
enfoque territorial.
 El diseño de políticas públicas con criterios de priorización, basadas en
evidencia que sustente la TD y que establezcan las entidades que deben
participar para la solución del problema público identificado,y
 La formulación de normas basadas en el análisis de impacto regulatorio. La
evidencia debe estar sustentada en datos ciertos, en donde la primera fuente
de información es la personamisma y las brechas por cubrir.
Se definen y diseñan los B y S a ser
entregados a las personas para la
atención de sus necesidades y el cierre
de brechas, para considerando, entre
otros, la diversidad cultural, geográfica,
socioeconómica,de género y de
sostenibilidad ambiental.
Capacidad de las entidades, así como el
funcionamientoarticulado de todos los sistemas
administrativos para la provisión de bienes,
servicios y regulacionesde calidad; comprende la
ejecución de todas las actividadesy procesos
(estratégicos, de apoyo y los operativos) de las
entidades.
Mide los resultados e impactos logrados a través de la entrega
de bienes, servicios y regulaciones, comprende la evaluación de
todos los componentes, a través de indicadores que reflejen:
I. Los resultados y el impacto logrado, el alcance de
objetivos y el grado en el que se han solucionado los
problemas públicos.
II. La cobertura y efectividad en la provisión.
III. Y midan principalmente si los B y S son los indicados para
solucionar el problema público (por ejemplo, plan lector
para mejorar la posición del Perú en puntuación media
PISA, o el desayuno escolar para reducir el % de niños con
anemia), y también la satisfacción de las personas (índice
de satisfacción), en el caso de procedimientos
administrativos.
IV. Y midan el desempeño de las entidades bajo un enfoque
de eficiencia

Finalidad Pública de las Contrataciones Públicas
Apoyo
Logístico
1.- Normatividad
El diseño de políticas públicas con criterios de
priorización, basadas en evidencia que sustente
la toma de decisiones y que establezcan qué
entidades deben participar para la solución del
problema público identificado.
La formulación de normas basadas en el
análisis de impacto regulatorio. La evidencia
debe estar sustentada en datos ciertos, en
donde la primera fuente de información es la
Orientado a la solución de los problemas públicos para lo cual
requiere:
persona misma y las brechas por cubrir.
Como política pública, debe comprenderse a las
políticas nacionales, las normas de creación
de una entidad y cualquier otro mecanismo o
instrumento que determine una decisión
orientada a solucionar un problema público
identificado.
PRIMERCOMPONENTE:
POLÍTICA PÚBLICA Y REGULACIÓN
Orientado a establecer la estrategia de
intervención para lograr los objetivos de
política pública, a través de una óptima
gobernanza sectorial, intersectorial e
intergubernamental, en la que las entidades de los
SEGUNDO COMPONENTE:
ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN
tres niveles de gobierno tengan claridad sobre
sus roles, competencias, y funciones para la
ejecución de las intervenciones públicas en el
territorio.

Apoyo
Logístico
1.- Normatividad
En este componente se definen y diseñan los
bienes y servicios a ser entregados a las
personas para la atención de sus necesidades y
el cierre de brechas, para lo cual se debe
considerar la diversidad cultural, geográfica,
socioeconómica, de género y de sostenibilidad
ambiental. Los bienes y servicios definidos
deben responder a los criterios de
priorización establecidos en el componente de
Política Pública y Regulación, sus atributos y
cantidad deben estar basados en la
evidencia de necesidades y de brechas a
superar según el territorio; también deben
considerar los recursos disponibles por
sector y nivel de gobierno a ser destinados bajo
un enfoque de eficiencia, eficacia y de
sostenibilidad ambiental que significa
contemplar en el diseño de servicios el uso
racional y sostenible de los recursos naturales,
por cada región.
TERCERCOMPONENTE:
BIENES Y SERVICIOS
En este componente se debe abordar la
capacidad de la gestión interna de las
entidades, así como el funcionamiento
articulado de todos los sistemas
administrativos para la provisión de bienes,
servicios y regulaciones de calidad; comprende
la ejecución de todas las actividades y
procesos, tanto estratégicos y de apoyo, como
los operativos o misionales.
Aquí se implementan las decisiones adoptadas
en los componentes de Políticas Públicas y
Regulación, Estrategia y de Bienes y
Servicios; y se asignan los recursos
necesarios para la generación de bienes y
servicios, de acuerdo con lo planificado, y se
ejecutan los procesos.
CUARTO COMPONENTE:
GESTIÓN INTERNA

Apoyo
Logístico
1.- Normatividad
Orientado a medir los resultados e impactos logrados a través de la entrega de
bienes, servicios y regulaciones, comprende la evaluación de todos los componentes:
En el componente de Políticas Públicas
y Regulación, a través de indicadores
que reflejen los resultados y el
impacto logrado, el alcance de
objetivos y el grado en el que se han
solucionado los problemas públicos.
En el componente de Bienes y
Servicios, a través de indicadores que
midan principalmente si los bienes y
servicios son los adecuados para
solucionar el problema público.
En el componente de Estrategia, a través
de indicadores que reflejen cobertura
y efectividad en la provisión.
En el componente de Gestión Interna,
a través de indicadores que midan el
desempeño de las entidades bajo un
enfoque de eficiencia.
QUINTO COMPONENTE:
RESULTADOS

1.- Normatividad
EFICIENTE
ENFOCADA
EN
RESULTADOS
✔ Comprende un proceso continuo de mejora con el fin de
que las acciones del Estado respondan a las necesidades
y expectativas de la ciudadanía.
✔ Implica mejorar la forma en la que el Estado hace las
cosas, introducir mecanismos más transparentes y
eficientes, enfocarse en mejorar los procesos de
provisión de bienes y servicios, entre otros aspectos.
✔ Asimismo, llevar a cabo acciones de monitoreo y
evaluación para introducir los cambios y ajustes
necesarios y con ello mejorar las intervenciones públicas.
¿Qué es la Modernización de la Gestión Pública?

1.- Normatividad
EFICIENTE
ENFOCADA
EN
RESULTADOS
¿Qué es la Modernización de la Gestión Pública?
Alcanza a todas las entidades públicas, sin afectar la
autonomía que les confiere la ley.
Compromete al Poder Ejecutivo, organismos autónomos,
gobiernos descentralizados, instituciones políticas y a la
sociedad civil, a través de sus distintas organizaciones, a
realizar acciones orientadas a incrementar los niveles de
eficiencia y eficacia en la gestión pública, de modo que
puedan cumplir con sus funciones a favor de los
ciudadanos.

1.- Normatividad
EFICIENTE
ENFOCADA
EN
RESULTADOS
La Gestión por Procesos en el marco de la Modernización de la Gestión Pública
 Es una herramienta orientada a identificar y suministrar
información;
 Para el análisis de la entidad con un enfoque en sus procesos,
 Con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas
de los ciudadanos, en el marco de los objetivos
institucionales;
 Lo que requiere del compromiso de la Alta Dirección y del
involucramiento de las unidades de organización que
participan en los procesos.

Proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan,
analizan información interna y externa, con el fin de evaluar la situación de la empresa, anticipar
los cambios del entorno y decidir su dirección hacia el futuro.
Fuente: Humberto Serna Gómez
Plan de acción que tiene la administración para posicionar a la compañía en la arena de su
mercado, competir con éxito, satisfacer a los clientes y lograr un buen desempeño del negocio.
Fuente: T. Strickland
Arte y ciencia de formular, implantar y evaluar las decisiones y acciones que permiten que una
organización logre sus objetivos.
Conjunto de decisiones y acciones administrativas que determinan el rendimiento a largo plazo
de una corporación.
Incluye: (modelo básico)
o Análisis ambiental (externo e interno)
o Formulación de la estrategia (planificación estratégica a largo plazo)
o Implementación de la estrategia
o Evaluación y el Control Fuente: Gómez
2.- Gestión Estratégica de la Gestión Pública

Un aspecto
importante es la
relación entre el
concepto de
política pública,
estrategia y
gestión pública.

Las Políticas Públicas:
Responden al qué
hacer, es decir, qué
piensa lograr el
Gobierno en cada
uno de los temas
demandados por los
ciudadanos.
Son el conjunto de ideas que buscan responder a la demanda de los ciudadanos por
soluciones a los problemas que los aquejan, requieren de una estrategia para ser
convertidas en una realidad para el ciudadano de a pie.

Las estrategias:
«Cómo piensa» el Gobierno
convertir las ideas que tiene
para solucionar los problemas
de los ciudadanos en una
realidad.
La transformación de la
estrategia en acción en sus
tres niveles de Gobierno se
denomina gestión pública; la
que responde al Cómo
hacerlo es decir, «Cómo
piensa» el Gobierno convertir
las Políticas Públicas en
Acción gubernamental
La estrategia es convertida en acción
gubernamental a partir de los planes,
programas, proyectos y actividades que
ejecutan las organizaciones públicas.

En el Perú es usual que en muchas entidades del Estado se
confunda a la gestión estratégica con uno de sus
componentes: el planeamiento estratégico.
Dicha confusión llevó a que muchas entidades estatales no
logren resultados tangibles, pese a desarrollar procesos
adecuados de planeamiento estratégico.
Esta situación, en general, se presenta en todas las
entidades públicas que no cuentan con objetivos
estratégicos claros.

ARTICULACIÓN DE POLÍTICAS Y PLANES EN EL SINAPLAN

CIRCUITO DE ARTICULACIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TRANSVERSALES

3.- Gestión para Resultados
¿ Qué es la Gestión para Resultados en el Desarrollo
(GpRD) ?
La GpRD es un
modelo de
gestión que
orienta la
función de las
instituciones
públicas hacia
la generación
de valor
público.
Su énfasis es por
tanto lograr
resultados
correspondientes
a prioridades de
política,
entendidos como
efectos
positivos de la
gestión sobre el
bienestar.
Una estrategia de gestión que orienta la acción de los actores públicos del desarrollo
para generar el mayor valor público posible a través del uso de instrumentos de gestión
que, en forma colectiva, coordinada y complementaria, debe implementar las
instituciones públicas para generar los cambios sociales con equidad, y en forma
sostenible, en beneficio de la población de un país.

La GpRD y la Cadena de Resultados
«La gestión basada en resultados se centra en una clara noción de la causalidad. La teoría es que diversos insumos y
actividades conducen lógicamente a órdenes mayores de resultados (productos, efectos e impacto).
Estos cambios generalmente se muestran en una “cadena de resultados” o “marco de resultados” que ilustra
claramente las relaciones de causa y efecto.
Los resultados de desarrollo por lo general se comprenden como secuenciales y restringidos por el tiempo, y los
cambios se vinculan a una serie de pasos de gestión dentro del ciclo de programación de cualquier iniciativa de
desarrollo (proyecto o programa).
La gestión basada en resultados les pide a los gerentes que analicen de forma regular el grado en que sus actividades de
implementación y resultados tienen una probabilidad razonable de lograr los resultados deseados y hacer ajustes
continuos según sea necesario para asegurar el logro de los resultados».
Fuente: Banco Mundial y OCDE (2005)
CADENA DE RESULTADOS

Pilar 1:
Planificación
orientada a
resultados
Pilar 2:
Presupuesto
por Resultados
Pilar 3: Gestión
financiera
pública,
auditoría y
adquisiciones
Pilar 4: Gestión
de programas y
proyectos
Pilar 5:
Sistemas de
seguimiento y
evaluación
Pilares del
Ciclo de
Gestión
Hay 5 pilares en
el ciclo de
gestión
orientados a
examinar los
elementos
indispensables
para la creación
de valor público
orientado a
RESULTADOS
CICLO DE GESTIÓN PARA RESULTADOS - GpR

Pilar 1: Planificación orientada a resultados
• Define el horizonte plurianual de
desarrollo y las prioridades de
política respectivas
• Emplea una estructura
pragmática y un marco de
resultados que observa la lógica
vertical necesaria para alcanzar
los objetivos de política.
• Carácter participativo

Pilar 1: Planificación orientada a resultados

Pilar 2: Presupuesto por resultados
• Proceso presupuestal que
enfatiza el logro de resultados
correspondientes a prioridades de
política
• Emplea información de
desempeño para la toma de
decisiones presupuestales bajo
una perspectiva de mediano plazo

$
Actividades
Proyectos
Programas
Estrategias
Objetivos de la Política
Insumos y
bienes
Intermedios
Productos
Resultados
Impactos
Planeación
Presupuesto Pto.
Financiero
PPR y
Plan
Articulación pilares 1 y 2

Articulación
pilares 1 y 2
Impactos
Resultados
Productos
Actividades
Insumos
• Efectos largo plazo (cambios
permanentes en bienestar)
• Efectos (cambios en bienestar o
comportamiento) mediano-corto plazo
• Bienes y servicios entregados a
beneficiarios
• Gestión para transformar los insumos
en productos
• Recursos financieros, materiales y
humanos

Forma en la que se hace el trabajo.
Fuente: Carr y Littman, 1993, p, 46
4.- Gestión por procesos
Serie de actividades secuenciales, que a partir de unos insumos buscan un resultado
concreto en un tiempo determinado para un cliente o un grupo de valor.
Serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución
de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de
una necesidad.
Conjunto de actividades interrelacionadas mediante las cuales unas entradas se
transforman en unas salidas o resultados.

Clientes
Procesos
Conjunto de
actividades que
interactúan, las
cuales
transforman
elementos de
entrada en
resultados.
Bienes / Servicios (resultados)
Insumos (entradas)
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Procesos
Usted requiere
duplicado del DNI
Requerimiento, información, plataforma web, materiales para el
DNI, procedimientos, personal calificado, etc.
Necesidad
del Cliente
RENIEC
Usted feliz con su
DNI

«El conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto»
ISO 9001:2015
• Secuencia de actividades
relacionadas entre sí, que emplean
ENTRADAS (INPUTS), le agregan valor
a éstas, transformándolas en SALIDAS
(OUTPUTS) que se suministran a
clientes (internos o externos).
• Los procesos utilizan los recursos y
controles para poder transformar las
entradas en salidas y alcanzar los
objetivos de la organización.
• Conjunto de los
recursos y de las
actividades,
interrelacionadas,
repetitivas y
sistemáticas las
cuales unas
entradas se
convierten en unas
salidas o resultados

PROCESOS
PRECEDENTES
Por ejemplo, en
proveedores, en
clientes,en otras
partes
interesadas
(clientes internos
o externos)
MATERIA,
ENERGÍA,
INFORMACIÓN
Por ejemplo en
la forma de los
materiales,
recursos,
requisitos
MATERIA,
ENERGÍA,
INFORMA
CIÓN
Por
ejemplo
en la
forma de
producto,
servicio,
decisión
Posibles controles y
punto de control para
hacer el seguimiento del
desempeño y medirlo
PROCESOS
POSTERIORES
Por ejemplo, en clientes
( internos o externos ),
en otras partes
interesadas
FUENTES DE
ENTRADAS
RECEPTORES DE
LAS SALIDAS
ENTRADAS ACTIVIDADES
PUNTO DE
INICIO
PUNTO
FINAL
SALIDAS
Fuente: Iso 9001-2015

Liderazgo
Apoyo,
Operación
Evaluación
de
Desempeño
Mejora
Planificación
Organización y
su contexto
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
pertinentes
Requisitos del cliente Resultados del SGC
Satisfacción del cliente
Productos y servicios
Sistema de Gestión de Calidad
Fuente: Iso 9001-2015
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
ACTUAR

4.- Gestión por procesos CICLO PHVA
Puede describirse:
• Planificar: establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y
los recursos necesarios para generar y proporcionar resultados
de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la
organización, e identificar y abordar los riesgos y las
oportunidades
• Hacer: implementar lo planificado
• Verificar: realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la
medición de los procesos y los productos y servicios resultantes
respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las
actividades planificadas, e informar sobre los resultados
• Actuar PARA MEJORAR: tomar acciones para mejorar el
desempeño, cuando sea necesario MEJORA DE PROCESOS

1. Enfoque Tradicional
2. Transición
Los procesos deben estar alineados
con los objetivos de la organización
y diseñarse para aportar valor.
La orientación a los procesos
introduce la gestión horizontal,
cruzando las barreras entre diferentes
unidades funcionales y unificando
sus enfoques hacia los objetivos de
la organización.
3. Enfoque por Procesos
El flujo de actividades en las
estructuras funcionales genera
demoras en los procesos de toma de
decisiones
El flujo de actividades secuenciales en una gestión por procesos
mejora los tiempo de respuesta y enfoca a la organización en
producir resultados concretos y medibles

Organización basada en procesos

Las personas son la esencia de la organización

Forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de
trabajo de manera transversal y secuencia a las diferentes unidades de
organización, para contribuir con el propósito de satisfacer las
necesidades y expectativas de los ciudadanos, así como con el logro
de los objetivos institucionales.
Los procesos se gestionan como un sistema definido por la red de
procesos, sus productos y sus interacciones, creando así un mejor
entendimiento de lo que aporta valor a la entidad.
GESTIÓN POR PROCESOS:

BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA GESTIÓN POR PROCESOS:
• Integra los procesos para permitir el logro de los objetivos de la entidad.
• Aumenta la probabilidad de obtener mejores resultados, coherentes y
predecibles, lo que proporciona confianza a las personas respecto al
desempeño de la entidad.
• Estimula la participación del personal y la clarificación de sus
responsabilidades.
• Promueve la transparencia de las operaciones dentro de la entidad.
• Reduce tiempos de ciclo de procesos y costos, lo que resulta en un uso
eficiente de los recursos.
• Permite enfocar y priorizar las iniciativas de mejora, centrando los
esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.
• Tiene un impacto positivo (Valor Público) en el bienestar de los
ciudadanos, al mejorar la ejecución y prestación de los bienes y
servicios públicos.

PROCESOS
A
C
B
D
E F
INSUMOS
PROVEEDOR ORGANIZACIÓN CLIENTE
Producto
o servicio
ROL Calendario / Programación
RECURSOS MÉTODO /TÉCNICA
SALIDA
ENTRADA
¿Qué?
¿Cómo?
¿Con qué?
¿Quién? ¿Cuándo?
TRANSFORMACIÓN

Están alineados a:
 Visión institucional
 Metas estratégicas
 Objetivos
Dinámico:
 Decisiones estratégicas
 Mejoras realizadas en los procesos
 Metas estratégicas
 Factores externos
Ejemplo:

Ejemplo proceso: Producción de camisetas

Ejemplo proceso:
ACFFAA
Requerimiento
Expedientes
de
inicio
Resultado
Expedientes
de
contratación
consentida
con buena
pro
Alta Dirección Ambiente para
las operaciones
Personas Infraestructura
y materiales c

NIVELES DE PROCESOS
• PROCESO DE NIVEL 0
Grupo de procesos unidos por especialidad, es el nivel más
agregado. Se le conoce también como MACROPROCESO.
Primer nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.
Segundo nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0
• PROCESO DE NIVEL N
Último nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0
• ACTIVIDAD
Conjunto de tareas afines y coordinadas requeridas para lograr
un resultado, los cuales normalmente se desarrollan dentro de
un Proceso de nivel N.
• TAREA
Pasos a seguir para la ejecución de una actividad.

ETAPAS DE LA
METODOLOGÍA DE
GXP ORIENTADO A
RESULTADOS

Manual de procesos
• Contenido:
• Mapa de Procesos (Procesos Nivel 0)
• Organigrama
• Diagrama de Procesos – Diagrama SIPOC (Procesos Nivel
1 a n)
• Flujo del Proceso
• Procedimientos
• Fichas de los procesos
• Fichas de Indicadores

Nombre Debe permitir identificar claramente al proceso y diferenciarlo de losdemás.
Objetivo
Finalidad que se persigue, lo que se espera alcanzar en beneficio delciudadano o destinatario de los bienes y servicios.
Los objetivos deben ser medibles con los indicadores que se definan.
Alcance Cobertura del proceso. ¿A qué áreas aplica?, ¿con qué actividad se inicia?
y ¿con qué actividad finaliza?
Responsable
Director / Jefe o Gerente del órgano o área quién ejecuta y tiene laresponsabilidad directa del proceso. También se le conoce como dueño
o propietario del proceso.
Requisitos Leyes, reglamentos, códigos, normas que aplican y que deben cumplirsepara la correcta ejecución del proceso.
Clasificación Indicar si es estratégico, misional o de soporte.
Proveedores Proporcionan los insumos necesarios para el proceso. Pueden serproveedores externos o proveedores internos (otro proceso).
Entradas Insumos necesarios para llevar a cabo las actividades del proceso:
recursos materiales, humanos, información, etc.
Actividades Tareas principales que se realizan dentro de cada proceso. Deben
detallarse en orden de ejecución.
Salidas Resultados del proceso (bienes y servicios, información, documentación,
etc.).
Ciudadano o destinatario
de los
bienes y servicios
Es el cliente, el cual puede ser externo o interno (otro proceso).
Controles o
Inspecciones
Controles, verificaciones, revisiones, inspecciones, ensayos o pruebasque se realizan a las entradas o insumos principales del proceso, a las
actividades del proceso y a las salidas principales del proceso.
Recursos
Capacidades (competencias) del dueño del proceso.
Infraestructura necesaria y características del ambiente de trabajo para
el adecuado desarrollo del proceso.
Documentos y
formatos
Documentos de referencia, aparte de los legislativos o reglamentarios, que se requieren durante el desarrollo de las actividades y los controles del proceso.
Formatos que se utilizan para dejar registro o evidencia de las actividades
o controles.
Registros
Documentos que proporcionan evidencia objetiva de la realización de
actividades o controles críticos. Se mantienen en archivos físicos oinformáticos.
Indicadores Sirven para evaluar la eficacia y eficiencia del proceso. Deben demostrar
en qué grado se está cumpliendo con los objetivos del proceso.
Elementos de la Ficha
Técnica del Proceso

FICHA DEL INDICADOR
FICHA DE INDICADOR
Nombre del Proceso
Nombre Indicador
Descripción del Indicador
Objetivo del Indicador
Forma de Cálculo
Fuentes de Información
Periodicidad de Medición
Responsable de Medición
Meta

5.- Gestión por Procesos en la ACFFAA
Documentos internos y externos
Manual de Procesos – Resolución Jefatural N° 053-2015-ACFFAA del 17
de abril de 2015.
Mapa de Procesos – Resolución de Secretaría General N° 017-
2019-ACFFAA/SG del 05 de junio del 2019.
Norma Técnica Nº 001-2018-SGP, Norma Técnica para la
implementación de la gestión por procesos en las entidades de la
administración pública – RSGP Nº 006-2018-PCM/SGP

ACFFAA
Manual de
Procesos
17-04-
2015
ACFFAA
Consultoría
Alfredo
Paredes &
Asociados
Identificación
de Procesos
Misionales
Octubre 2018
SGP
Norma Técnica Nº
001-2018-SGP,
Norma Técnica
para la
implementación
de la gestión por
procesos
29-12-2018
ACFFAA
Resolución de
Secretaría
General N°
017-2019-
ACFFAA/Sg,
Mapa de
procesos
05-06-2019
ACFFAA
Inicio de
implementación
de la Gestión por
Procesos
Hasta julio 2019
LINEA DE TIEMPO – IMPLEMENTACIÓN G X P
5.- Gestión por procesos en la ACFFAA

MAPA DE
PROCESOS
VIGENTE
Aprobada con Resolución de Secretaría General N° 017-2019-ACFFAA/SG

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Procesos estratégicos Procesos operativos o misionales Procesos de apoyo o soporte
E.1. Gestión estratégica O.1. Gestión de requerimientos A.1. Recursos Humanos
O.2. Gestión y desarrollo del proceso de
contratación
A.2. Gestión Logística
O.3. Gestión de la ejecución contractual A.3. Contro Patrimonial
O.4. Gestión y soporte al proceso de
contratación
A.4. Gestión Administrativa
A.5. Asesoría Jurídica
A.6. Tecnología de la información

DUEÑOS DE PROCESO
Código Procesos de Nivel 0 Dueño del proceso
E.1. Gestión estratégica
Secretario General /Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto
/Jefe de la Oficina de Informática
O.1. Gestión de requerimientos Director de la Dirección de Estudios de Mercado
O.2. Gestión y desarrollo del proceso de contratación Director de la Dirección de Procesos de Compra
O.3. Gestión de la ejecución contractual Director de la Dirección de Ejecución de Contratos
O.4. Gestión y soporte al proceso de contratación Director de la Dirección de Catalogación
A.1. Recursos Humanos Jefe de la Oficina General de Administración
A.2. Gestión Logística Jefe de la Oficina General de Administración
A.3. Contro Patrimonial Jefe de la Oficina General de Administración
A.4. Gestión Administrativa Jefe de la Oficina General de Administración / Secretario General
A.5. Asesoría Jurídica Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica
A.6. Tecnología de la información Jefe de la Oficina de Informática

PROCESOS IDENTIFICADOS
Tipo de
proceso
N°/Código
Procesos de Nivel 0
Macroproceso
Procesos de
Nivel 1
Proceso
Procesos de
Nivel 2
Procedimiento
Estratégico E.1. Gestión estratégica 4 12
O.1. Gestión de requerimientos 2 7
O.2. Gestión y desarrollo del proceso de contratación 2 6
O.3. Gestión de la ejecución contractual 2 7
O.4. Gestión y soporte al proceso de contratación 2 6
A.1. Recursos Humanos 9
A.2. Gestión Logística 3 3
A.3. Contro Patrimonial 4
A.4. Gestión Administrativa 5
A.5. Asesoría Jurídica 4
A.6. Tecnología de la información 4
11 41 41
Total
Operativo
Apoyo

Apoyo
Logístico
Gracias
Coronel FAP (r) Francisco Javier Reyes Malaverri
SecretarioGeneral
francisco.reyes@acffaa.gob.pe

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