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  1. 1. Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
  2. 2. Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. 1 Roles de Aprobación 2 Verificación de Requisitos 3 Aprobación de actualización de las TRD 5 Contenido temático Verificación documentos adjuntos aprobación TRD. 4 CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental
  3. 3. Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.1.14. Del Comité Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias. (...) Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. 1 CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental <a href='https://www.freepik.es/vectores/negocios'>Vector de Negocios creado por pikisuperstar - www.freepik.es</a>
  4. 4. Decreto 1083 de 2015 ARTÍCULO 2.2.22.3.8 Comités Institucionales de Gestión y Desempeño. En cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Acta de comité CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental <a href='https://www.freepik.es/vectores/negocios'>Vector de Negocios creado por pikisuperstar - www.freepik.es</a>
  5. 5. ● Solicitar ante la instancia archivística correspondiente, una asistencia técnica (antes del proceso de Convalidación) ● Realizar la evaluación y aprobación de las TRD. Las entidades del orden nacional deben solicitar la Asistencia Técnica al Archivo General de la Nación. Las entidades del orden territorial deben solicitarla ante los Consejos Territoriales de Archivo de cada jurisdicción. Roles del Comité Institucional de Gestión y Desempeño CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental Roles de Aprobación 2 <div>Icons made by <a href="https://www.freepik.com" title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.com/" title="Flaticon">www.flaticon.com</a></div>
  6. 6. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental Verificación de Requisitos 3 <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/surang" title="surang">surang</a> from <a href="https://www.flaticon.es/" title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div> Nota: Verificar glosario de términos de series y subseries misionales.
  7. 7. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental Verificación documentos adjuntos aprobación TRD 4 <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.freepik.com" title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.es/" title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>
  8. 8. Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes casos: 1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. 2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo. 3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad. 4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad. 5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión. 6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental de la entidad. 7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. 8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales. 9. Cuando se generen nuevos tipos documentales. 10. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental Aprobación de actualización de las TRD 5 <div>Icons made by <a href="https://www.freepik.com" title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.com/" title="Flaticon">www.flaticon.com</a></div>
  9. 9. Todas las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser estudiadas y aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental <div>Icons made by <a href="https://www.freepik.com" title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.com/" title="Flaticon">www.flaticon.com</a></div>
  10. 10. ● Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. ● Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad. ● Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión. ● Cuando se generen nuevas series y subseries documentales. ● Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se reduzcan los tiempos de retención documental y se modifique la disposición final de las series y subseries. Las instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico sobre las Tablas de Retención Documental – TRD La convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD se efectuará por parte de la instancia competente cuando haya sido motivada únicamente por las siguientes situaciones: CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental
  11. 11. Las actualizaciones y modificaciones de las Tablas de Retención Documental — TRD, que no requieren evaluación y convalidación, se implementarán una vez hayan sido aprobadas por la entidad, conforme lo establecido en el Artículo 24. Aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD del Acuerdo 04 de 2019. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/icongeek26" title="Icongeek26">Icongeek26</a> from <a href="https://www.flaticon.es/" title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>
  12. 12. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental Bibliografía <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/mangsaabguru" title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/" title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div> • Ministerio de Cultura de Colombia (2015). Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Bogotá D.C.: Ministerio de Cultura de Colombia. Disponible en: http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019898 • Congreso de la República de Colombia (2015). Ley 1712 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C.: Congreso de la República de Colombia. Disponible en: http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1687091 • Colombia. Archivo General de la Nación. Disponible en: https://normativa.archivogeneral.gov.co

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