Este documento presenta información sobre la aprobación de las Tablas de Retención Documental. Explica que deben ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Detalla los pasos para la verificación de requisitos, los roles en la aprobación y la necesidad de aprobar las actualizaciones cuando haya cambios en la estructura o funciones de la entidad.

1. Módulo 3: Aprobación, evaluación y
convalidación de las Tablas de
Retención Documental
Unidad 1: Aprobación de las Tablas de
Retención Documental
CURSO VIRTUAL:
ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN
Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

2. Comité Interno de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño.
1
Roles de Aprobación
2
Verificación de Requisitos
3
Aprobación de actualización de las TRD
5
Contenido temático
Verificación documentos adjuntos
aprobación TRD.
4
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DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Módulo 3: Aprobación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental
Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental

3. Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.1.14. Del Comité
Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los
departamentos, distritos y municipios establecerán
mediante acto administrativo, un Comité Interno de
Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la
entidad en materia archivística y de gestión documental,
definir las políticas, los programas de trabajo y los planes
relativos a la función archivística institucional, de
conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias.
(...)
Comité Interno de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño.
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DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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4. Decreto 1083 de 2015 ARTÍCULO
2.2.22.3.8 Comités Institucionales de
Gestión y Desempeño. En cada una de
las entidades se integrará un Comité
Institucional de Gestión y Desempeño
encargado de orientar la implementación
y operación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión - MIPG, el cual
sustituirá los demás comités que
tengan relación con el Modelo y que
no sean obligatorios por mandato legal.
Acta de comité
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5. ● Solicitar ante la instancia archivística
correspondiente, una asistencia técnica (antes del
proceso de Convalidación)
● Realizar la evaluación y aprobación de las TRD.
Las entidades del orden nacional deben solicitar la
Asistencia Técnica al Archivo General de la Nación.
Las entidades del orden territorial deben solicitarla ante
los Consejos Territoriales de Archivo de cada jurisdicción.
Roles del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño
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Roles de Aprobación
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6. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS
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Verificación de Requisitos
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Nota: Verificar glosario de
términos de series y
subseries misionales.

7. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS
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Verificación documentos adjuntos
aprobación TRD
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8. Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse
en los siguientes casos:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo.
3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas
de la entidad.
5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental
de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
10. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo
tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición
final de las series y subseries
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Aprobación de actualización de las TRD
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9. Todas las actualizaciones de las Tablas
de Retención Documental – TRD
deberán ser estudiadas y aprobadas por
el Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o
quien haga sus veces, cuyo sustento
deberá quedar consignado en el acta del
respectivo comité.
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10. ● Cuando existan cambios en la estructura orgánica de
la entidad.
● Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
● Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
● Cuando se generen nuevas series y subseries
documentales.
● Cuando se hagan cambios en los criterios de
valoración y, por lo tanto, se reduzcan los tiempos de
retención documental y se modifique la disposición
final de las series y subseries.
Las instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta
noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico
sobre las Tablas de Retención Documental – TRD
La convalidación de la
actualización de las Tablas de
Retención Documental — TRD se
efectuará por parte de la instancia
competente cuando haya sido
motivada únicamente por las
siguientes situaciones:
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DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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Unidad 1: Aprobación de las Tablas de Retención Documental

11. Las actualizaciones y modificaciones de las
Tablas de Retención Documental — TRD,
que no requieren evaluación y
convalidación, se implementarán una vez
hayan sido aprobadas por la entidad,
conforme lo establecido en el Artículo 24.
Aprobación de la actualización de las Tablas
de Retención Documental – TRD del
Acuerdo 04 de 2019.
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12. CURSO VIRTUAL: ELABORACIÓN, APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS
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Bibliografía
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• Ministerio de Cultura de Colombia (2015). Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Bogotá D.C.: Ministerio de Cultura de Colombia. Disponible
en: http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019898
• Congreso de la República de Colombia (2015). Ley 1712 por medio de la cual se
crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C.: Congreso de la República
de Colombia. Disponible en:
http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1687091
• Colombia. Archivo General de la Nación. Disponible en:
https://normativa.archivogeneral.gov.co