2. ¿Qué es la gestión Documental?
La gestión documental es el conjunto de tecnologías,
normas y técnicas que ayudan a la empresa a manejar los
flujos de documentación existentes en ella.
La misión principal de la gestión documental es la
organización de documentos electrónicos o imágenes en
papel y rastreo de almacenamiento.
Pueden ofrecer medios de seguridad, almacenamiento,
capacidad de recuperación e indexación.
3. ARCHIVOS DE GESTIÓN.
Son aquellos que se encuentran en una
oficina mientras se encuentra en proceso
de trámite, pueden llegar a estar en la
oficina en un tiempo estimado de 1 a 5
años.
4. Los archivos de gestión tienen varias
etapas, las cuales son la siguientes.
• Producción.
• Recepción.
• Distribución.
• Trámite.
• Organización.
• Consulta.
• Conservación.
• Disposición final.
5. Archivo central.
• Es en el que se agrupan documentos transferidos
por los archivos distintos de gestión de la empresa
respectiva, las cuales no tienen muchas visitas pero
que siguen siendo validas y son objeto de consulta
por las oficinas y personas en general.
6. En el archivo central se desarrollan
las siguientes etapas
• Organización
• Consulta
• Conservación
• Disposición final
7. Archivo histórico.
• El archivo histórico es en el cual se transfiere la
documentación del archivo central o del archivo de
gestión por decisión del correspondiente comité de
archivo, debe cuidarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para una investigación, la ciencia
y la cultura. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o por expropiación.
8. En esta fase se desarrollan los
siguientes procesos.
• Consulta
• Conservación
• Disposición final
• Organización
