La gestión documental se refiere al conjunto de normas para gestionar todos los documentos creados u obtenidos por una organización. Incluye la captura, organización y almacenamiento de documentos para facilitar su búsqueda e incluye el proceso de recepción de documentos físicos y electrónicos. La computación en la nube ofrece ventajas para la gestión documental como acceso desde cualquier lugar, copias de seguridad automáticas y bajos costos iniciales.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL

2. GESTIÓN DOCUMENTAL
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3. GESTIÓN DOCUMENTAL
¿QUÉ ES LA GESTIÓN
DOCUMENTAL?
La gestión documental tiene su
énfasis en la correcta
conservación y tratamiento de
los documentos, de esta
manera, el archivo es el
puente, el modo, para poder
garantizar dicha acción.
La gestión documental es el
conjunto de normas que se
aplican para gestionar los
documentos de todo tipo
que se crean y reciben en
una organización

4. ¿COMO SE TRABAJA CON LOS DOCUMENTOS
EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Según la definición de un sistema
de gestión documental, este realiza
la captura y organización de todos
los documentos para facilitar la
tarea de encontrar la información
en la empresa.

5. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE
La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la
gestión documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad
y escalabilidad.
VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE
• No necesitas un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.
• No hay grandes costes iniciales.
• El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube.

6. EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Dentro de los distintos Planes de Gestión Documental (PGD),
el Proceso de Recepción de Documentos puede ser
considerado como la fase inicial del ingreso de un documento
al Archivo de una Institución, así como el momento en donde
se disponen y aplican las distintas operaciones relacionadas
con la verificación y control, que permitirán que los
documentos externos sean consignados, recibidos y
clasificados correctamente.

7. RECEPCIÓN
Físicos y directos:
 Categoría constituida por todos los
materiales que llegan de forma
física hasta la institución.
Magnéticos e indirectos:
 grupo conformado por todas las
comunicaciones que son dirigidas
a la institución por medios
electrónicos.

8. ORGANIZACIÓN FÍSICA Y ELECTRÓNICA
• ARCHIVO FÍSICO
Son aquellos que permanentemente van almacenando información
en forma física. Cada archivo físico contiene únicamente un formato de
registro fijo.
ARCHIVO ELECTRONICO
• Otro recurso informático útil para la gestión documental es la
digitalización, que consiste en la captura de la información y su
transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde
un ordenador