Ficha 662056

2. Por la cual se crea la ley General de Archivos en
Colombia y se dictan otras disposiciones.

3. La Gestión de documentos es un conjunto de
actividades administrativas y técnicas para el
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final.

4. SU OBJETO ES
Facilitar su utilización y conservación.
Se promueve la conservación y acceso a los
documentos.

5. 1) Producción y recepción
2) Trámite
3) Distribución
4) Consulta
5) Retención
6) Almacenamiento
7) Recuperación
8) Protección
9) Preservación Temporal
10) Disposición final « Eliminación, transferencia primaria
o secundaria»

6. 1) Archivo de Gestión: Es el de las oficinas
productoras de documentos en el que se reúne
los documentos en tramite y buscan soluciones
a los asuntos iniciados
2) Archivo central: Unidad administrativa donde
se agrupan documentos, transferidos y
trasladados
3) Archivo Histórico: Aquel en el cual se
transfiere la documentación del archivo central
al de Gestión, debe conservarse
permanentemente.

7. Hay tres formas de organizar el Archivo
 Numérico
 Alfabético
 Cronológico
Por carpetas en promedio se puede ingresar 200
folios

8. La foliación consiste en dar un número consecutivo
desde uno a todos escritos de cada unidad de
conservación, la documentación debe numerarse
consecutiva y cronológicamente al interior de la
misma

9. ARCHIVO CLÍNICO: Instrumento que sirve
para conservar los estudios que se realizan los
pacientes, también es el lugar donde se
resguardan los expedientes clínicos de los
pacientes que han tenido alguna atención
médica en el hospital. “ El resguardo de .los
expedientes es de 5 años”.
ARCHIVO DE OFICINA: Conjunto de
documentos que se forman en la oficina como
punto de gestión y que permanecen en ella
mientras dura su tramite o la necesidad de su uso
constante.
Los documentos cuando ya no se usen, NO podrán
ser destruidos, sino que pasaran al archivo central.

10. Es muy importante cumplir la norma al momento de
archivar por organización y lograr un estándar de
calidad. Así mismo ser el ejemplo para muchas
instituciones.
“Organización = Calidad”