el texto habla sobre que es el archivo, sus fases y para que sirve en una entidad.

1. Procesos para la organización de archivo
Los archivos son los muebles donde se conservan los documentos clasificados y
ordenadamente, que produce la institución o entidad en el ejercicio de actividades
o funciones. Para la organización de un buen archivo, es muy importante tener
actitud positiva, y querer dedicarle el tiempo necesario.
Los archivos están conformados por un conjunto de documentos con fecha,
formatos, soportes o material, estos soportes o documentos pueden ser en forma
textual, fotográficos o gráficos, deben de estar conservados en buen estado; para
que puedan servir a los funcionarios administrativos.
Los documentos de los archivos son los que se producen en la oficina, pueden
tener un valor histórico, por eso algunos archivos pasan por distintos
procedimientos, depende el tipo de archivo.
El desempeño, de archivar, organizar debe ser llevado a cabo por alguien
profesional en el tema, para que los resultados a obtener sean de un sistema de
archivo satisfactoria que funcione positivamente y sea duradero.
La forma en que se deben organizar los documentos depende el tipo de empresa
y la manera en que soliciten archivarla, porque cada archivo tiene sus
necesidades y sus distintas formas de organizarlo.
La alfabetización de nombres se organiza de acuerdo; primero los apellidos y le
siguen los nombres, los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones
como aparecen registrados.
Procedimientos para un buen archivo
1. La producción de documentos, consta en diseñar los formatos de cada área
y según las funciones
2. Recepción de documentos, es radicar y registrar los documentos para
iniciar tramites de acuerdo a su proceso
3. Distribución de documentos, consiste en asegurar que los documentos
lleguen al destinatario
4. Tramites de documentos, consiste en entregar el documento en forma
oportuna hasta que finalice la cuestión administrativa

2. 5. Conservación de documentos, consiste en adecuar y crear mecanismos de
atención y prevención de desastres
Clasificación de archivo
Los archivos se clasifican en grupos:
1. Permanentes o maestros: la información varia un poco, se actualizan
paulatinamente
2. De movimientos: sus registros son de varios tipos; bajas, altas y
modificaciones.
Archivos de gestión de oficina
En este proceso recogen la documentación de las oficinas, distribuidas en las
direcciones, es decir en la etapa activa de los documentos, dura el proceso de
tramitación y de utilización por parte de los operarios que tramitan los expedientes.
Archivo central
Custodia la documentación de los archivos de oficina, al transcurrir el periodo de
permanencia en los mismos, después de haber sido tramitados los expedientes, la
consulta es menos frecuente, pasan a archivo con el fin de no acumular tantos
documentos en las oficinas.
Archivos intermedios e históricos
Es la última fase de tratamiento de los documentos, es decir el puesto definitivo de
los expedientes que iniciaron en la oficina, cuando pasa un determinado tiempo,
los documentos van perdiendo su vigencia administrativa y adquieren otros
valores.