SEMANA 15 -AUDITORIA ADMINISTRATIVA.pptx

SEMANA 15: AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CURSO: ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS
INSTRUCTOR: LIC. KARIN RODRIGUEZ

GIDE
CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría?
Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las
demostraciones y registros administrativos. El Auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales
demostraciones, registros y documentos."

GIDE
CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría?
“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse
formalmente a toda empresa, independientemente de su
magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicación
debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia”.

GIDE
CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría Administrativa?
“Es el examen metódico y sistemático que permite
evaluar en forma integral o parcial a una organización
con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o
desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales
de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente
(Entorno)”.

GIDE
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
EM PRESA
PROCESO
A
PROCESO
B
PROCESO
C
RETROALIMENTACIÓN
APLICACIÓN
Auditoría Administrativa en Empresas
que operan en base a función/proceso

GIDE
AUDITORÍA
AD M IN IS T R AT IV A
APLICACIÓN
E M P R E S A
PROCESO
A
PROCESO
B
PROCESO
C
RETRO ALIMENTACIÓN
Auditoría Administrativa en Empresas
que operan basadas en procesos

GIDE
Polígono de Tendencias
Cultura
Estrategia
Valores
Liderazgo Tecnología
Estructura
Rentabilidad
Capital
intelectual
Competencias
centrales

GIDE
CONCEPTOS INICIALES
Según William Leonard La Evaluación puede definirse como “un
examen completo y constructivo de la estructura organizativa de
una empresa, institución o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de
operación y empleo que dé a sus recursos (Talento) humanos y
materiales”.

GIDE
AUDITORÍA
Áreasa Revisar
2.- Departamento o Grupos de Departamentos.
3.- División o Grupo de Divisiones.
4.- Empresa como un todo.
Resumen:
1.-Una o más funciones especificas.
Proceso de
Evaluación
1.- Estudiar los elementos.
2.- Indagar problemas
3.- Hacer un diagnóstico detallado.
4.- Determinar finalidades y relaciones.
5.- Buscardeficiencias.
6.- Balance Analítico.
7.- Comprobareficiencia.
8.- Determinar Alternativas.
9.- Precisar Soluciones.
10.-Aplicar el Método de Mejoramiento
Presentación
Vigilancia
Discusión Verbal de
Aspectos
Importantes
Informe Escrito
de Hallazgos y
Recomendaciones
Informe Final
CONCEPTOS INICIALES
Elementosa
Evaluar
1.-Visión y Misión.
2.- Objetivos y Planes.
3.- Estructura de la Organización.
4.- Políticas, Sistemas y Procedimientos.
5.- Normas de Ejecución
6.-Talento Humanos y Recursos Físicos
7.- Métodos de Control.
8.- Medición de Resultados.

CURSO: AUDITORÍAADMINISTRATIVA
GIDE
CONCEPTOS INICIALES
Una Auditoría Administrativa es la
revisión analítica total o parcial de una
organización con el propósito de
conocer su nivel de desempeño y
perfilar oportunidades de mejora para
innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable

GIDE
ADMINISTRACIÓN
FASE I
Mecánica o
Estructural
Organización
Planificación
FASE II
Dinámica o
Operativa
Dirección
Control
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a ser?
¿Cómo se va a hacer?
V
er que se haga
¿Cómo se ha realizado?
ELPROCESOADMINISTRATIVO

GIDE
OR G A N I Z A CI ÓN
Estructura organizacional
División y distribución
de funciones
Cultura organizacional
Recursos h u mano s
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos técnicos
P L A N E A CI ÓN
Visión
Misión
O bjetivo s
Metas
Estrategias / tácticas
Procesos
Políticas
P ro cedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizontes
Adquisiciones
Almacenes e inventarios
Asesoría externa
Asesoría interna
Coordinación
Distribución del espacio
Exportaciones
Globalización
Importaciones
Informática
Investigación y desarrollo
Marketing
Operaciones
P ro veedo res
Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Servicio a clientes
Servicios generales
Sistemas
D I R ECCIÓN
Liderazgo
Co m u n icación
Motivación
Grupos y equipos de trabajo
Manejo del estrés, el conflicto y
la crisis
Tecnología de la información
T o m a de decisiones
Creatividad e innovación
C O N T R O L
N aturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
Áreas de aplicación
H erramientas
Calidad
ELEM EN TOS ESPECÍFICOS
P R O C E S O AD M IN IS TR ATIV O
Áreas d e aplicación
Facilitador:Msc (pa)- Esp. Jesús R. MonascalL.
CONCEPTOS INICIALES

GIDE
CONCEPTOS INICIALES
Clasificación de la Auditorías
La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado
hecho por una persona o firma independiente de capacidad
profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento.
¿Porqué una Auditoría Externa? Cuando se tiene la intención de
publicar un producto con el fin de acompañar al mismo una
opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los
usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las
declaraciones del Auditor.

GIDE
CONCEPTOS INICIALES
Clasificación de la Auditorías
La Auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado
de un sistema de información de una unidad económica, realizado
por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la Organización.
¿Porqué una Auditoría Interna? Las auditorías internas son
hechas por personal de la empresa para que redunden en una
operación más eficiente y eficaz . Un auditor interno debe parecer
imparcial e independiente, aunque no siempre sea posible, puesto
que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
Gerencia.

GIDE
METODOLOGÍADE LAAUDITORÍA
1.- Preparación de un Programa AuditoríaAdministrativa

GIDE
1.1.- Ejemplo de un Programa AuditoríaAdministrativa

GIDE
Las técnicas deAuditoría más utilizadas para reunir evidencia son:

GIDE
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes, relevantes y pertinentes que sustentan las
conclusiones del auditor.
Suficiente: Basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones de los auditores.
Competente: En la medida que sea consistente, convincente,
confiable y validada por elAuditor.
Relevante: Cuando exista relación en su uso para demostrar o
refutar un hecho en forma lógica y patente.
Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

GIDE
Los Papeles de Trabajo: Son el conjunto de Cédulas y Documentos
que contienen datos e información obtenida por el Auditor en su
revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los
procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan
las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y
conclusiones incluidas en el informe correspondiente.
Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la
elaboración, ordenamiento y consulta de las Cédulas de Trabajo y
la documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar,
debidamente los trabajos desarrollados en cada revisión.

GIDE
Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los
procedimientos de auditoría efectuados durante la revisión, así
como los resultados obtenidos.
Documentación Soporte: Son los documentos generados por las
operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se
anexan a las Cédulas de Trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos,
etc.).

GIDE
Marcas de Auditoría: Son signos que al auditor anota en sus
cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo alcance de la misma y su significado.

GIDE
2.- Desarrollo de la Administrativa
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Planificar:
Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar
planes secundarios para coordinar las actividades.
Según Stoner:
“Planificar indica que los Administradores piensen con
antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en
algún método, plan o lógica, y no en corazonadas”.

GIDE
JERARQUÍA
ORGANIZACIONAL
ALINEACIÓN DE
OBJETIVOS DE NEGOCIO
Y DESEMPEÑO
1.
Propó-
sitosocioe-
conómico
2.Misión
3.Objetivosgeneralesdela
organización(alargoplazo,
estratégicos)
4.Objetivosgeneralesmásespecíficos
(porejemplo,enáreasclavesderesultados)
Casa Matriz
Accionistas
Presidencia
Vicepresidencias
7. Objetivosindividuales
•Desempeño
•ObjetivosdeDesarrolloPersonal
JERARQUÍADE
OBJETIVOS
Nivel Supervisorio
y Operativo
5. ObjetivosdeGerencia
6. Objetivosdedepartamentos
Gerencias

GIDE
2.- Desarrollo de la AuditoríaAdministrativa
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Evidencia 1: Una de las mayores deficiencias en las empresas es
que la administración de las mismas no da pleno cumplimiento de
los principios de la organización.
Evidencia 2: Los planes pueden ser muy acertados, pero la
organización falla en cuanto a alcanzar sus objetivos debido a un
cambio radical en su campo de actividades.
Evidencia 3: No se determinaron eficientemente los programas a
largo plazo en función a los horizontes que tenga la empresa o no se
informa adecuadamente sobre los cambios de los planes y objetivos
a la organización por temor a posibles fugas de información.

GIDE
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
3.2) ESTRUCTURAORGANIZATIVA:
Organizar:
Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará.
Según Stoner:
“Es el Proceso para comprender a dos más personas para
que trabajen juntas de manera estructurada con el propósito
de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”.

GIDE
Definición:
Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su
departamentalización, la descripción de las funciones de
cada unidad organizativa y como producto el diseño y
elaboración del Organigrama.
Definición de Organigramas:
Es un armazón, un esqueleto, una integración particular
especial y armónica de unidades estructurales de la
organización, las cuales mantienen una disposición de
interdependencia.

GIDE
6
________________
7
_______________
Mes, Año
1
2
3
5
Organigrama:_ Estructural
Unidad Organizativa
Línea de Mando
4 Apoyo Externo
6Unidad deApoyo
Comités
Mesas de
Trabajo
7Unidad Estratégi
_
cas 8
Nivel Jerárquico
10
Relación Funcional
9
Descentralización

GIDE
PRESIDENCIA
Gerencia
General
Área
de Producción
Área
de Finanzas
Área
de Recursos
Otros
Servicios.
(Estudios
de mercado, etc
T
ecnología de
La Información
Servicios
Jurídicos
Auditoria,
Contabilidad
Y Asesoramiento
fiscal
y cooperación.
(INTERDEPENDENCIA)
Organigrama
1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS
Organigrama de Racimo
Existes una relación Reciproca,
constituida por competencia

GIDE
Caso Venezolano:
DBACCESS

GIDE
Evidencia: En esta sección los casos más comunes de vigilancia son
los Niveles Gerenciales ya que no delegan la “Autoridad Suficiente”
a los individuos calificados para ello,

GIDE
3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Definición de Políticas:
Según Stoner, Freeman y Gilbert: “Es un plan permanente que
establece lineamientos generales para la toma de decisiones”.
Definición de Sistemas:
“Es un conjunto de Funciones dinámicamente relacionados
formando una actividad para alcanzar un objetivo operando
sobre datos, energía y/o materia para proveer información, el
cual puede estar integrado con y por otros sistemas”.

GIDE
Definición de Procedimientos:
Son secuencias de trámites que pueden establecerse para el
desenvolvimiento de las operaciones de la Empresa.
Definición de Manuales:
En esencia los manuales representan un medio de comunicar las
decisiones de la Alta gerencia, concernientes a organización,
políticas y procedimientos.

GIDE
3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Sección: Normas y Procedimientos
o Objetivo.
o Alcance (Unidades Organizativas / A quién va dirigido)
o Normas Específicas del procedimiento.
o Descripción de Acciones (Instrucciones).
o Diagramas de Flujo.
o Instructivo de Formularios y/o Pantallas de Sistemas.
o Formularios / Pantallas.
o Glosario de Términos Específicos

GIDE
Modelo Mejoramiento de procesos
PDCA:siglas (en Inglés) del ciclo DEMING,
Plan / Do / Check / Action
En Español: Planifique,Haga, Verifique,Actúe
P
1
Estudiar el Proceso:
• Que cambios son deseables?
• Con qué datos se cuenta?
H
2 • Obtener respuestas al paso 1.
• Efectuar el cambio o la prueba
V
3
Observar efectos
A
4
• Estudiar resultados
• Revelar nuevo aprendizaje
• Reiniciar la secuencia 1-2-3-4,
Basándose en los nuevos
Conocimientos.

GIDE
Evidencia 1: Las políticas por muy buenas que sean, no surtirán
buenos efectos si no están apoyadas por sistemas y procedimientos
apropiados.
Evidencia 2: La Evaluación determinará las posibles diferencias e
irregularidades verificando acciones que son ejecutadas tal cual se
implementaron siempre con la idea de simplificar y/o automatizar
los procesos como medio para reducir los costos.

GIDE
3.4) El TALENTO HUMANO:
Dirigir:
Conducir y motivar a todas las partes involucradas y
resolver conflictos.
Según Stoner:
“Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de
los miembros de un grupo o una organización entera con
respecto a una tarea”.

GIDE
3.4) TALENTO HUMANO:
Evidencia 1: En toda empresa se hace necesario evaluar las
políticas y prácticas del personal para mantener una buena relación
Patrono-Trabajador a través de un sistema de clasificación de
méritos, servicios que le brindan la empresa cuidando que los
mismos sean eficaces.
En este sentido, la evaluación informará sobre la rotación interna y
externa de la empresa y causas de descontento, negligencias, etc.

GIDE
3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:

GIDE
Talento

GIDE
3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:
Evidencia: En este renglón son aplicados los Mantenimientos
Preventivos y Correctivos de la empresa para mantener en óptimo
funcionamiento los equipos, accesorios, herramientas, vehículos,
mobiliario, etc.
La Evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los
presupuestos, las partidas contables y los inventarios son los
adecuados.

GIDE
3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
Controlar:
Validar las actividades a fin de garantizar que se cumplan
de acuerdo a los planes.
Según Stoner:
“Es el proceso para asegurar que las actividades reales se
ajustan a las actividades planificadas”.

GIDE
¿Ha sido
Alcanzado el
estándar?
Es aceptable
la variación?
¿Es aceptable
El Estándar?
Planificación
TÉCNICAS DE CONTROL
Proceso de Control
Objetivos Estándares
si
no
no
no
No hacer
nada a
No hacer
nada
si a
Identificar
La causa
de variación
si b
Comparar
Desempeño
Real/ estándar
Revisar
El Estándar
Medir
Desempeño
Real
Corregir
El
Desempeño
a
Acción
b
a

GIDE
3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
Evidencia 1: Consiste en comparar el desempeño planificado en
cualquiera de las áreas de la empresa (Objetivos, Normas,
Procedimientos, Costos, etc).
La evaluación persigue en éste aspecto verificar si los controles son
los suficientemente estricto, el control deficiente puede ser por
procedimientos mal aplicados o fallas en la supervisión de los
mismos.

GIDE
en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y
3.- Presentación del Informe
El Informe de Auditoría es el producto final del trabajo del Auditor,
recomendaciones.
Por esta razón el informe de Auditoría tiene dos (2) funciones
básicas:
• Comunica los resultados de laAuditoría realizada.
• Persuade a la Gerencia para adoptar determinadas acciones y,
cuando es necesario llama su atención, respecto de algunos
problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y
operaciones.

GIDE

GIDE
CONSIDERACIONES FINALES:
El borrador del Informe de Auditoría, debe ser redactado por el Jefe
del equipo de Auditoría y revisado por el supervisor asignado para
su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.
Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito
efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las
actividades objeto de la auditoría.
El trabajo de la Auditoría Administrativa no sería de utilidad, si no
se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas
en el informe.

GIDE
CONSIDERACIONES FINALES:
El acto de implementación de recomendaciones
debe ser dirigido por la alta dirección de la
entidad auditada, con el apoyo de un consultor
externo, si fuera el caso, a fin de establecer
mecanismos de evaluación continua, metódica y
detalladadel aludido proceso.

GIDE
ESTUDIO DE CASOS
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD COMO
HERRAMIENTA PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS
PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE TURISMO DE UNA
AGENCIA DE VIAJES

GIDE
SISTEMADE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
REQUISITOS
MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y
MEJORA
AUDITORÍA
INTERNA
1.- Planificar un Programa de
los
Auditoría (importancia de
procesos)
SEGUIMIENTO
YMEDICIÓN
DE LOS PROCESOS
MEJORA
CONTINUA
2.- Acción Correctiva (eliminan la causa)
1.-Acción Preventiva ( previene la causa)
1.- Seguimiento y medición del
Producto.
1 Requisitos de la Norma ISO 9000: 2008
a) Requisitos de la documentación (política de calidad)
b) Manual de la Calidad (Procedimientos documentados)
c) Control de los documentos (revisar y actualizar)
d) Gestión de los Recursos
(aumentar satisfación de los Clientes)
e) Recursos Humanos ( Formación del Personal)
f) Infraestructura (Espacio físico y equipos)
g)Ambiente de Trabajo ( confort)
h) Procesos relacionados con el Cliente
(retroalimentación)
i) Propiedad del Cliente (Proteger los bienes)
1- Planificar e Implementar procesos
2- Seguimiento y medición
2.- Control de producto no
conforme (no conformidad)
Describir cuales son los procesos que se realizan en el Departamento de Turismo de una Agencia de Viajes

GIDE
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina el propósito
de la organización
¿QUÉ HACER?
La organización debería identificar sus
clientes y otras partes interesadas, así
como sus requisitos, necesidades y
expectativas para definir los resultados
previstos por la organización.

GIDE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina las políticas y
objetivos de la
organización ¿QUÉ HACER?
Basándose en el análisis de los
requisitos, necesidades y expectativas,
establezca las políticas y objetivos de
la organización.

GIDE
ENFOQUE DE SISTEMAS PARALAGESTIÓN

GIDE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Determine los
procesos
en la organización ¿QUÉ HACER?
Determine los procesos necesarios
para alcanzar los resultados previstos.
Estos procesos incluyen gestión,
recursos, realización y medición y
mejora.

GIDE
REGISTRO DE PROVEEDORES:
Núm
erodeRegistrodeProveedor:
REGISTRODEPROVEEDORES
Favorllenarconlainformaciónlaslíneasdispuestasparacadadatorequerido.T
odosycadaunodeloscampossonobligatorios
RazónSocialdelaEmpresa:
NombredelaEmpresa:
(RazónComercial)
ObjetodelaCompañía:

GIDE
ActividadEconómica:
DirecciónFiscal:
(comoapareceenel comprobantedel RIF)
DirecciónComercial:
Núm
erodeT
eléfono:
Núm
erodeFax:
CorreoElectrónico:

GIDE
RIF/NIT
RepresentanteLegaldelaCompañía:
PersonaContactoyT
eléfono:
Núm
erodeCuentaBancaria:
(númerodecuentade20dígitos)
Sucursales delaCompañía:
Nota:todalainformacióndelaplanillae
srequeridaparalaaperturadelproveedorenelsistema.Losdatosbancariosson
solicitadosencasoparapoderefectuarlospagosmediantetransferenciasbancarias.

GIDE
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GIDE

GIDE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina los dueños
del proceso ¿QUÉ HACER?
Asigne la responsabilidad y autoridad
para cada proceso.
Establecer un “equipo de gestión del
proceso” que tenga una visión general
de todos los procesos, y que incluya a
representantes de cada uno de los
procesos que interactúan.

GIDE
Roles Responsabilidades Estimado de Horas
Hombre
Pronosticador
de Ventas
Obtener el pronóstico de ventas
mensual, revisar con el Gerente de
Ventas y generar un reporte a ser
entregado al área de compras
24 horas
Comprador Revisar los requerimientos del área de
ventas, obtener los presupuestos,
realizar la compra
72 horas
Almacenista Ingresar los productos al almacén de
acuerdo a la orden de compra e
informar al área de Ventas del ingreso
de los productos al almacén
3 horas
Roles Cargos Unidad de Adscripción
Pronosticador
de Ventas
Coordinador de
Procesos
Gerencia de Ventas / VP Ventas
Comprador Asesor de
Compras
Gerencia de Compras / VP Administración
Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración

GIDE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina la
documentación
Del proceso
¿QUÉ HACER?
El propósito principal de la
documentación es permitir la
operación coherente y estable de los
procesos.

GIDE
Término y definiciones:
Calidad:
Grado en que un conjunto de características inherentes cumple
con los requisitos.
Requisitos:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o
obligatoria.

GIDE
Trazabilidad:
Es la capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización
de todo aquello que está bajo consideración.
No Conformidad:
Incumplimiento de un requisito.

GIDE
Acción Preventiva:
Acción tomada con anticipación para eliminar la causa de una no
conformidad.
Acción Correctiva:
Acción tomada para prevenir que algo vuelva a producirse.

GIDE
Hallazgos de las Auditorías:
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría,
recopilada frente a los criterios establecidos.
Control de Cambio:
En caso de haber algún cambio por parte del cliente en un servicio
ya confirmado. Ejemplo: En caso que la transferencia haya sido
realizada, se comienza el proceso de reembolso o nota de crédito
al Proveedor.

GIDE
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina los requisitos
y seguimiento de
medición ¿QUÉ HACER?
Identifique los criterios de
seguimiento y medición para el
control y desempeño del proceso.
Especial atención en: Tasas de fallas
y frecuencia de incidentes.

GIDE
Documentación de Procesos
DOCUMENTO PARA DEFINICIÓN DE PROCESO
Proyecto:
Proceso:
Fecha de última
actualización:
Autores:
Nombre
Nombre
Nombre Apellido – Unidad de Adscripción

GIDE
Aprobaciones:
Nombre: Cargo: Firma: Fecha:
El documento deberá ser aprobado por el responsable del proceso y por un
representante de las áreas que intervienen en el mismo.

GIDE
1. OBJETIVO DEL PROCESO
Describa brevemente el objetivo o la razón de ser del proceso. El objetivo debe indicar
de forma resumida la misión y finalidad del proceso.
2. ALCANCE
Describa el ámbito funcional que abarca el proceso. Es recomendable definir el
alcance mencionando:
a. Ámbito territorial
b. Líneas de negocio
c. Áreas de la Organización
d. Productos o servicios a los que afecta el proceso
e. Tipos de clientes
f. Cualquier otro criterio que permita delimitar el proceso

GIDE
1. DE
F
I
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I
C
I
O
N
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S
Indiqueydefinalostérminospropiosdelprocesooaquellosrelacionadosconel
mismo.
2. R
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G
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A
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G
O
C
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EspecifiquelasReglasdeNegociooPolíticasGenerales,queregulanelprocesopara
quesedesarrolleefectivam
ente.

GIDE
1. EN
TR
A
D
A
SYSA
LID
A
S
EspecifiquelasEntradas(inputs)ylasSalidas (outputs)delProceso,talescomo:
Información,Formatos,Reportes,Recursos,MaterialesyProcesos,entreotros.
2. D
E
S
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C
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LPR
O
C
E
S
O
Describa la secuencia del proceso, mencionando las actividades a realizar, dando
respuestasalassiguientesinquietudes:¿Quésehace?,¿Cómolohace?,¿Endónde
lohace?,¿Q
uiénlohace?y¿P
orquélohace?

GIDE
Actividad Responsable Recursos
1 Sistema o
Aplicación
que está
involucrada
en la
actividad.
2
3
1. PERIODICIDAD Y DURACIÓN DEL PROCESO
Indique la periodicidad y duración del proceso. Por ejemplo: Se ejecuta mensualmente,
el último día hábil de cada mes y posee una duración total de 12 horas.

GIDE
1 . R O L E S , C A R G O S Y R E S P O N S A B I L I D A D E S
E s p e c i f i q u e l a s R o l e s y R e s p o n s a b i l i d a d e s d e n t r o d e l p r o c e s o , a s í c o m o l a a s o c i a c i ó n
d e R o l e s a l o s C a r g o s . P o r e j e m p l o :
R o l e s R e s p o n s a b i l i d a d e s E s t i m a d o d e H o r a s
H o m b r e
Pronosticador d e
V e n t a s
O b t e n e r e l p r o n ó s t i c o d e v e n t a s
m e n s u a l , r e v i s a r c o n e l G e r e n t e d e
V e n t a s y g e n e r a r u n r e p o r t e a s e r
e n t r e g a d o a l á r e a d e c o m p r a s
2 4 h o r a s
C o m p r a d o r R e v i s a r l o s r e q u e r i m i e n t o s d e l á r e a d e
v e n t a s , o b t e n e r l o s p r e s u p u e s t o s ,
r e a l i z a r l a c o m p r a
7 2 h o r a s
A l m a c e n i s t a I n g r e s a r l o s p r o d u c t o s a l a l m a c é n d e
a c u e r d o a l a o r d e n d e c o m p r a e
i n f o r m a r a l á r e a d e V e n t a s d e l i n g r e s o
d e l o s p r o d u c t o s a l a l m a c é n
3 h o r a s
R o l e s C a r g o s U n i d a d d e A d s c r i p c i ó n
Pronosticador d e
V e n t a s
C o o r d i n a d o r d e
P r o c e s o s
G e r e n c i a d e V e n t a s / V P V e n t a s
C o m p r a d o r A s e s o r d e
C o m p r a s
G e r e n c i a d e C o m p r a s / V P A d m i n i s t r a c i ó n
A l m a c e n i s t a A l m a c e n i s t a G e r e n c i a d e A l m a c é n / V P A d m i n i s t r a c i ó n

GIDE
1. ACTIVIDADES DE CONTROL
Especifique las Actividades de Control, entendiéndose a éstas como toda tarea que
contribuya a la disminución de riesgos y errores dentro del proceso, tales como:
Verificaciones y Aprobaciones, Controles de Acceso en Sistemas y Conciliaciones,
entre otros.
Actividad Periodicidad Responsable Tipo de Control
Autom Manual
Autom Manual
2. SISTEMAS DE APOYO
Mencione los sistemas de información involucrados en el proceso, así como
herramientas o aplicaciones de apoyo.

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1. I M P A C T O FU N C I O N A L
Indique los impactos de mayor relevancia e n el proceso
C a m b i o s Sustanciales Impacto Áreas Impactada s
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo

GIDE
1. IMPACTO EN SISTEMAS DE APOYO
Mencione y detalle los cambios requeridos en los Sistemas de Apoyo, considerando
los siguientes aspectos, dependiendo de su aplicabilidad al proceso:
11.1.
11.2.
11.3.
11.4.
11.5.
Configuraciones o Nuevos Parámetros en los Sistemas
Conversión de Archivos o Carga de Datos
Interfaces Requeridas
Reportes generados y/o requeridos dentro del nuevo proceso
Deficiencias funcionales (GAP o Brechas). Mencione y explique las
deficiencias funcionales que no serán cubiertas por los sistemas de apoyo en
el nuevo proceso definido. Así como las acciones sugeridas para cubrir dichas
deficiencias.

GIDE

GIDE
Matriz de Responsabilidades:
LEYENDA: Responsabilidad directa
Responsabilidad indirecta
XX
X

GIDE
Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.
Dejar de juzgar los resultados y comenzar
a concentrarse en el mejoramiento de los
los procedimientos que causaron dichos
resultados.

GIDE
Enrique Benjamín Franklin:
“El gran reto acerca de crear el futuro no es
predecirlo. La meta es tratar de imaginar un futuro
que sea verosímil: el futuro que podemos crear.
Para ese efecto, las nuevas herramientas de
estrategia tienen que echar raíces porque
no se puede crear el futuro utilizando las viejas
herramientas de estrategia.
El esfuerzo que realiza para crear un punto de vista
sobre el futuro y una estrategia para manejar el
cambio, representa la capacidad de desarrollar
un sentido profundo de discontinuidades para
crear una jerarquía de imaginación”.

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