2. CONCEPTOS DE ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
Eficiencia
Eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para alcanzar los objetivos deseados. Por lo tanto, una empresa,
producto, organización o persona es
“eficiente”
cuando es capaz de obtener resultados deseados aprovechando al máximo los recursos a su disposición. La eficacia tiene que
ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de
la mejor manera posible. Pero, ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a
ambas interrogantes es afirmativa. Para llegar a ser productivos, lo mejor es procurar ser siempre eficientes y eficaces. Así
tenemos a aquellos que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien
y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.
3. Eficiencia + Eficacia = Productividad
Quien es eficiente y eficaz, es efectivo y es, por tanto, un elemento muy valioso para cualquier empresa u organización.
Por lo que eficacia es el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir,
cuánto de los resultados esperados se alcanzó. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de un grupo en las actividades y procesos
imprescindibles para llevar a término el cumplimiento de los objetivos formulados
4. EFECTIVIDAD
Involucra la eficiencia y eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más
razonables posibles. Supone hacer lo correcto con exactitud y sin ningún desperdicio de tiempo y recursos
son herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa y realista, objetivos o metas. Son medidas (de carácter
cualitativo) verificables de resultados en términos de desempeño y están diseñadas para poder contar con un estándar
contra el cuál evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas y así poder utilizar, facilitar,
agilizar los recursos disponibles y lograr un alto índice de efectividad en alcanzar nuestros objetivos en tiempo, forma y
calidad.
5. ¿Qué es urgente?
El otro aspecto a integrar es la atención a lo urgente Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención
inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los
desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida
diaria. Para comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", describe una serie de
principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y propone para ello
una “Matriz de Administración del Tiempo”, que esta dividida en cuatro cuadrantes
6.
7. Enemigos del tiempo
Internos :
No saber decir no
No saber delegar ,tención y
preocupaciones.
Subestimar capacidades propias
Aplazar las cosas ,indisciplina
Confusión y desorden en el lugar de
trabajo
Indiferencia y falta de motivación
Realizar actividades sin ningún propósito
,indecisión .
Externos:
Telefono,exeso de reuniones.
Visitas inesperadas
Urgencias, distracciones visibles .
Incapacidad de las personas que nos
rodean.
Falta de comunicación, liderazgo
deficiente ,tramites excesivos y ruidos.
8. MITOS
MITO DEL LA ACTIVIDAD LLENARSE DE TRABAJO
EL MITO DEL HOMBRE EN EQUIPO EL PUTAS ……
EL MITO DE LA DECISION APLAZADA AUN NO PODEMOS HACER ESO…
EL MITO DEL INDISPENSABLE SE CENTRA EL INTERES EN TRABAJAR MAS,EN VEZ
DE TRABAJAR MEJOR
EL MITO DE AHORRAR TIEMPO NOS LLEVA A REPETIR COSAS QUE NOS
SALIERON MAL
EL MITO DE TRABAJAR CONTRA EL TIEMPO LA PRESION ES BUENA …
9. PLANEACION DEL TIEMPO
La planificación del tiempo siempre ha sido dada a través de un horario que nos permita conocer qué actividades debemos de
llevar a cabo durante el día pero, ¿somos capaces de cumplir dicho horario? ¿Lo seguimos al pie de la letra? ¿Somos capaces
de no distraernos para no perder el tiempo?
Una correcta distribución de tiempo nos permite desarrollar capacidades como la constancia y esfuerzo, puesto que nada que
consideremos importantes lo podremos conseguir sin ninguna de estas dos capacidades debido a que son las que te permiten
actuar con el pleno rendimiento en cualquier ámbito de tu vida. Además, los horarios nos permiten controlar estas dos
capacidades, ya sea de manera diaria o semanal pero nunca olvidando que lo importante es no rendirse y sentirse preparado
para realizar y llevar a cabo todo lo que nos propongamos
10. HERRAMIENTAS
Las técnicas o herramientas de planeación, ayudan al administrador o ejecutivo a tomar las decisiones más adecuadas de
acuerdo al proyecto en el que se esté trabajando, aumentando su desempeño.
Las herramientas de planeación llamadas también técnicas de planeación, son aquellas que auxilian al ejecutivo,
administrador o empresario para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales (Münch
Galindo, 1999).
Son las que permiten al pequeño empresario a tomar las decisiones de una forma más racional, ayudándolo en lo posible
a hacer más efectiva su planeación (Anzola Rojas, 2001).
11. AGENDA EJECUTIVA
La agenda ejecutiva, te ayuda a priorizar tus citas Imagina que comienzas tu día y
tienes 2 citas, una con un cliente a las 10:00 am para realizar una presentación de
tus servicios y otra con un proveedor a las 12:30 pm para ultimar detalles de un
evento que tendrá lugar la próxima semana. Llegas a tu oficina, te instalas, sirves un
café, revisas correo y te das cuenta que te han citado a las 12:00 pm para firmar un
contrato de prestación de servicios, que llevas más de 6 meses dándole
seguimiento. Apenas comienzas a tratar de digerir la noticia, cuando entra tu
asistente y te dice: “Hablo el Sr. Gutiérrez (cliente), quiere ver si lo recibe lo antes
posible, dice que es urgente, no ha podido iniciar con las modificaciones que usted le
planteó”. Y aquí entra el dilema ¿Qué hago primero? O bien ¿Cómo le hago?,
comúnmente tendemos a tomar decisiones sin visualizar las consecuencias, por eso
la importancia de comprender la agenda ejecutiva, que te ayuda en estos casos para
poder tomar la decisión correcta..
12. MATRIZ DE ATMINISTRACION DEL TIEMPO
Consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas
específicas en niveles de urgencia e importancia, determinados a
través de una serie de criterios. Fue creado por Dwight D.
Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. El
experto indicó que con esta herramienta ya no se trata solo de
gestionar el tiempo, sino de manejar la atención que se le pone a
cada actividad. El gráfico se desarrolla con cuatro cuadrantes:
13. PRINCIPIO 10 % 90%
El 10% esta relacionado con lo que te pasa
El 90% esta relacionado con tu reacción
14. NOSOTROS NO TENDREMOS EL CONTROL DEL 10% DE LO QUE SUCEDE PERO
PODEMOS DETERMINAR EL 90%
FORMAS DE APLICAR EL 10% -90%
¿SI ALGUIEN DICE ALGO NEGATIVO SOBRE TU PERSONA ?
PERDER EL EMPLEO
O EL TRAFICO
15. Ley de Parkinson
1° LEY
El trabajo se expande hasta llenar el tiempo para el que se dispone su realización
2° LEY
Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos
3° LEY
el tiempo dedicado a cualquier tema es inversamente a su importancia
16. COMO ORGANIZAR EL TRABAJO DÁNDOLE LA VUELTA ALA LEY DE PARKINSON
DIVIDIR EL PROYECTO EN PARTES Y ESTABLECER PLAZOS PARA ELLOS
DEFINIR DE FORMA PRECISA LA SALIDA DE CADA TAREA
PONER LIMITES PRECISO PARA LA TAREA
CREAR INCINTIVOS PARA ACABAR ANTES UNA TAREA
TENER CLARO CUAL ES LA SIGUIENTE TAREA
CICLO DE PRODUCTIVIDAD
17. Ciclo de productividad
El ciclo de productividad: medición, evaluación, planeación y mejoramiento de la productividad, que forma un proceso continuo; se abrevia MEPI
(Sumanth, 1979).Para valorar el grado en el que las mejoras tendrían que llevarse a cabo el siguiente periodo, se debe medir la productividad de
nuevo., Así continúa el ciclo durante el tiempo que opere el programa de productividad en la empresa. El concepto del ciclo de productividad nos
muestra que el mejoramiento de la misma debe estar precedido por la medición, la evaluación y la planeación. Las cuatro etapas son importantes,
no sólo una de ellas. Además, este ciclo pone de manifiesto la naturaleza de “proceso” de la productividad. Un programa de productividad no es un
proyecto de una sola vez, más bien es un programa continuo, una vez que se pone en marcha.
18. Delegación: La delegación es la herramienta más importante de la gestión del tiempo, pero pocas personas saben delegar con
eficacia. Algunos confunden la delegación con asignación de tareas y otros consideran que delegar es desentenderse de la tarea
delegada.
Manejo de interrupciones :Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo. Como: Llamadas telefónicas,
visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas.
Asertividad :es la capacidad de expresar opiniones y sentimientos de manera honesta y adecuada ,en el momento oportuno y
respetando tanto os derechos personales como el de los otros
Gestión del estrés :La gestión del estrés es exactamente aprender a gestionar algo que forma parte de nuestra vida, pero que si
no se gestiona bien, se puede complicar mucho, tanto a nivel de salud como relacional.
Solución de problemas : Una de las capacidades más importantes en la resolución de problemas es la de hacer preguntas que
permitan surgir de un conflicto y sortear la dificultad, algunas preguntas pueden servir para identificar el problema, otras para
buscar alternativas, etc.
Desensibilización sistemática: es un método utilizado en la psicoterapia dentro del paradigma teórico-clínico de las terapias
cognitivo-conductuales, cuya característica principal es la aproximación sucesiva del sujeto a situaciones similares a las que le
producen una exacerbación desfasada de conductas (emocionales, cognitivas o de motricidad).
19. Sensibilización en cubierta :se utiliza para tratar los hábitos destructivos “se
denomina encubierta “por que el tratamiento básico se basa en la mente
Visualización :a la conversión de información abstracta en imágenes. De este
modo, mediante esta visualización es posible lograr una representación de la
realidad.
Características: una cualidad que permite identificar a algo o alguien,
distinguiéndolo de sus semejantes.
20. REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS.
Reuniones de trabajo efectivas :Las reuniones de trabajo puede definirse como grupos de personas
convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo específico. ...
Normalmente, una reunión se lleva a cabo con el fin de facilitar o recoger información
1. son reuniones estructuradas donde se entiende cual es el propósito y los objetivos de la misma
2. comienzan y terminan a tiempo
3. los participantes sienten (al término de la reunión) que se lograron las metas de la reunión
4. se documenta la discusión y las acciones a seguir
5. dichas acciones han sido asignadas y tienen un tiempo finito para concluirlas
21. Horario :el cual debemos establecer para ordenas las tareas a realizar durante todos los días para una mejor organización.
Objetivos: depende de reuniones para informar y reuniones para informarse o para debates o para algún desarrollo del
personal o para resolver u problema.
Participantes: se dice que entre mayor son los participantes aumenta la solución de problemas roles los que saben, los que
están interesados, los que pueden .
Agenda: saber administrarnos por medio de agendas para una mejor organización de actividades
Requerimientos: establecer reglas para las reuniones
Horarios :puntualidad métodos para decidir ,yo ,confidencialidad
Minuta de acuerdos : su significado es “borrador”, o sea un escrito que antecede al definitivo, en especial, de tipo jurídico, por
ejemplo un contrato, donde le faltan los detalles formales, que se prepara y se acerca a las partes para ver si se hallan
de acuerdo antes de darle la versión
formación previa: toda la formación, tanto académica como profesional, que acredite el alumno y que haya realizado antes de
acceder al programa oficial de postgrado. ... Serán susceptibles de convalidación las asignaturas cursadas en otros programas
oficiales de postgrado, tanto nacionales como extranjeros.
