Este documento describe varias estrategias y métodos para la preservación y conservación de documentos digitales, incluyendo la migración, emulación y conversión de formatos. También discute los desafíos de la conservación digital como la dependencia de la tecnología, la facilidad de modificación y la obsolescencia tecnológica.
1. Por una Universidad
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Programa Ciencia de la Información, la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Sandra Marcela Olarte Vallejo
Liliana Rodríguez Franco
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
DOCUMENTOS DIGITALES
UNIDAD 2 – PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES
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CONSERVACIONDIGITAL
Conjunto de métodos, normas y técnicas destinadas a garantizar que la
información digital almacenada, sea cual sea el formato, programa,
máquina o sistema que se utilizó para su creación, pueda permanecer y
seguir usándose en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u
otras causas que puedan alterar la información que contienen.
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OBJETIVOSDE LAPRESERVACIONY CONSERVACION
DIGITAL
Para conservar los objetos digitales es necesario que su comprensión y gestión
se realice desde su singularidad, que combina el fenómeno físico con las
codificaciones lógicas de cada documento.
Asegurar la accesibilidad de los documentos electrónicos de archivos.
Asegurar la legibilidad, es decir, la facilidad de lectura y compresión del archivo
digital y la integridad de los objetos digitales conservados.
Conservar la autenticad e integridad de los mismos, que la información
preservada y conservada sea la que inicialmente se guardó y no halla cabida a
modificaciones en su contenido.
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ESTRATEGIAS DE PRESERVACION Y CONSERVACION
Existen múltiples métodos de preservación digital, aunque no todas ellas son
apropiadas, para lo cual se debe tener en cuenta en el momento de hacer una
selección, factores como el económico, el tipo de dato que se va a almacenar,
y el estado del material.
Para lo cual tenemos estrategias a corto plazo como:
1. Conservar el entorno tecnológico
2. Conversión (busca dar solución a la gran variedad de paquetes de software
y formatos de almacenamiento)
3. Renovación del soporte
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Estrategias a medio plazo:
1. Migración: es la transferencia del documento creado en un determinado
entorno y codificado en un determinado formato, a otro formato para que
funcione en nueva plataforma informática mas actual o más estandarizada.
2. Emulación: poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un
objeto digital mediante la utilización de aplicaciones que emulen (emulador)
el funcionamiento de los programas (software) originales con los que fueron
creados cuando estos están ya obsoletos, es decir, que asegura su uso
independiente del constante cambio de tecnología. Esta estrategia de
conservación es una de las más caras.
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Estrategias alternativas o
enfoque no digitales :
1. Impresión en papel.
2.Sistema hibrido:
combinación de
digitalización y
microfilmación.
3.Conservación de los
contenidos de la red
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PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACION
DIGITAL
La problemática en la conservación digital se da principalmente por las
características de los documentos digitales:
1. Dependencia de elementos tecnológicos para su consulta
2. Facilidad para modificarlos
3. Virtualidad debido a su independencia del soporte físico.
Dentro de las principales amenazas se encuentran: medio ambiente,
desastres naturales, el hombre y la obsolescencia tecnológica
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Políticas de seguridad
• Aspectos a considerar como lo son:
• Autenticidad
• Posibilidad de auditoria
• Protección a la duplicación
• No repudio
• Legalidad
• Confiabilidad de la información
• La seguridad de la información es un aspecto
fundamental en la gestión y preservación de documentos
digitales de toda organización.
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DIGITALIZACIONDE
DOCUMENTOS
La digitalización de documentos es
uno de los procesos más
importantes dentro del desarrollo
de la gestión documental, en el
que se lleva a cabo la
transformación de los formatos de
todo lo concerniente a los
documentos físicos que se
manejan al interior de una
empresa. De igual modo la
digitalización ayuda a realizar la
administración de una manera más
eficiente, ya que se reducen los
tiempos de búsqueda, clasificación
y acceso.
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PATRIMONIO DIGITAL
El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber
o la expresión de los seres humanos. Comprende recursos de carácter
cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica,
jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en
formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya
existente. Los productos “de origen digital” no existen en otro formato
que el electrónico
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PATRIMONIO DIGITAL
Los objetos digitales pueden ser:
Textos
Bases de datos
Imágenes fijas o en movimiento
Grabaciones sonoras
Material grafico
Programas informáticos o paginas web
Cada vez crece la importancia y la difusión de este patrimonio digital con la
utilización de tecnologías digitales donde el internet es el ejemplo mas claro.
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Glosario
SGML: Es un acrónimo de Standard Generalized Markup Language o
Lenguaje de Señalización General Normalizado. permite que la
estructura de un documento pueda ser definida en base a la relación
lógica de sus partes.
XML: Lenguaje de Marcas Extensible, utilizado para almacenar datos en
forma legible.
ASCII: Es un código de caracteres basado en el alfabeto latino, fue
creado en 1963 como una refundición o evolución de los conjuntos de
códigos utilizados entonces en telegrafía
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Glosario
La resolución de una imagen: indica la cantidad de detalles que puede
observarse en esta, pero también se utiliza para describir cuán nítida es
una imagen de fotografía convencional.
OCR (Optical Character Recognition): Reconocimiento Óptico de
caracteres, la noción se utiliza en la informática para nombrar a un
procedimiento que permite digitalizar un texto a través de un escáner
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS Y WEB
Castro, L., Giraldo, L., & Hernández, F. (2016). Gestión de Documentos
Electrónicos.
EcuRed. (s.f). Conservación de documentos. Recuperado el 24 de
Febrero 2018,desde
https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos.
PÁEZ, Fabio Enrique: Guía para la conservación preventiva en archivos,
Colombia: Archivo general de la nación, 1997.
Seguridad de la Información en Colombia. ISO 27001 e ISO 27002:
dominio 5 – Política de Seguridad. Recuperado de
http://seguridadinformacioncolombia.blogspot.com.co/2010/03/iso-
27001-e-iso- 27002-politica-de_02.html.
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