Presentado por: Mariana Isabel Muñoz Ordoñez, Grupo: 05.

1. UNIDAD 2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES – DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
MARIANA ISABEL MUÑOZ ORDOÑEZ
GRUPO 5
DOCENTE
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
INGENIERO DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES.
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA YARCHIVÍSTICA
DOCUMENTOS DIGITALES
SEPTEIMBRE 2017

2. Construcción
y Gestión de
Documentos
Digitales
Principios de
la Gestión de
Documentos
Digitales
¿Qué es la
Gestión
Documental
Digital?
Software de
Gestión
Documental
Cero Papel –
Gobierno en
Línea
Normatividad
y Legislación
Colombiana

3. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?
la gestión documental digital es el proceso por el cual se digitalizan los
documentos físicos para una mejor conservación y preservación de la
información, este proceso lleva a cabo una serie de principios que
permiten almacenar, clasificar y reproducir la información por medios
electrónicos, los cuales son claramente entendibles fácil de acceder y
manipular.

4. Es el procedimiento por el cual se diseñan y crean programas digitales
que permiten el almacenamiento y distribución de la información, eso
se hace basado en la digitalización de documentos que se van creando
en la organización.
este proceso permite acceder a la
información más ágil evitando el
acumulo de documentos. Este
programa debe contener partes
claves y principales para esta
función.

5. Identificable Identificado desde otros programas
Soportado en políticas Deben estar documentadas y autorizadas
Planeado Un plan de dos niveles: estratégico y operativo.
Asignado a un responsable
Que tenga la función específica de planearlos,
desarrollarlo y monitorearlo.
Localizado Dentro de las estructuras de la organización.
Organizado
De acuerdo a las necesidades y estructura de la
organización.
Manejado
Por personas con habilidades y conocimientos
adecuados en el campo de la información.
Implementado En toda la organización de manera sistemática
Mesurable regularmente
Por procedimientos de auditoria de información.
PRINCIPIOSDELAGDD

6. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un software de gestión documental
es una aplicación que permite el
tratamiento, conservación,
publicación y trabajo sobre
documentos electrónicos (ya sean
documentos escaneados o que se
haya creado originalmente en
digital).
RECOMENDACIONES
Flexibilidad y
escalabilidad
Potente buscador
Facilidad de uso
Integración con
terceros
Movilidad
Avisos y alarmas
Soporte técnico y
formación
seguridad
Versiones

8. Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la
creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en
soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.

10. • Ley 527 de 1999 aborda la reglamentación de los documentos
informáticos.
• CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012 Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión Documental.
• CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012 Recomendaciones para
llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
• Ley 1437 de 2011 Expediente Electrónico

11. Los documentos digitales forman parte de las nuevas tendencias
tecnológicas que se desarrollan hoy en día, buscando un mejor
procedimiento para conservar y prevalecer la información, la gestión de
documentos electrónicos permiten llevar a cabo una serie de principios
y procesos para almacenar, reproducir, clasificar la información por
medios electrónicos, garantizando que estos sean sistemas seguros y
eficientes. Cero papel – gobierno en línea es una estrategia del
gobierno para poder implementar esto satisfactoriamente.

12. • Guía Unidad N. 2: Gestión Documental digital y legislación.
• ¿Qué es un sistema de gestión documental?. (2017). TIC Portal.
Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-
sistema-gestion-documental
• Conceptos Técnicos. (2017). Archivo General de la Nación - Colombia.
Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde
http://www.archivogeneral.gov.co/conceptos-tecnicos