2. Introducción
Al realizar el abordaje de las funciones del proceso administrativo la ultima
de dicho proceso es el CONTROL, al igual que las demás funciones
administrativas mantiene interdependencia y aplicándose permanentemente,
esto con el fin de tomar medidas para corregir o rectificar y mejorar las
acciones, con el fin de brindar un servicio de calidad, eficiencia y eficacia en
la atención.
LA EVALUACIÓN como una etapa del proceso de planificación nos va permitir
racionalizar la toma de decisiones debido a que nos sirve para medir si los
objetivos han sido logrados.
3. Objetivos.
GENERAL
Que los participantes conozcan los diferentes métodos de Evaluación y de control en el área
hospitalaria para profesionales de enfermería.-
Al finalizar la temática los participantes puedan:
► Interpretar los principios del control.
► Describir la importancia del control en el ámbito de enfermería.
► Identificar los tipos de evaluación y los pasos del proceso de evaluación.
5. Definiciones de control por expertos en
la administración:
Henry Fayol: Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzca nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacion con
los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo,
valorización, y si es necesario, aplicando las medidas correctivas, de manera que
la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Stoner: El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.
6. El CONTROL se define como la apreciación del resultado en cuanto al logro de objetivos
organizacionales.
También dentro del proceso administrativo esta inmerso dentro de sus fases, siendo el
CONTROL el proceso mediante el cual el profesional de enfermería que ejerce la función
de supervisión VERIFICA el cumplimiento de los procedimientos establecidos, de lo
contrario será necesario hacer ajustes o correcciones oportunas, que ASEGUREN el logro
de los propósitos del control.
Propósitos del control:
1. Optimizar la utilización de los recursos.
2. Proponer y sugerir alternativas administrativas.
3. Promover la creatividad y la innovación.
4. Evaluar el logro de objetivos.
7. 5. Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas.
6. Establecer diagnósticos continuos.
7. Tiene la finalidad de SEÑALAR las faltas o errores.
SISTEMAS DE CONTROL
Es la etapa final del proceso administrativo en el cual se aprecia el resultado de la
ejecución de los planes, comparando ese resultado con los objetivos y estrategias
planteados.
El profesional que ejerce un rol de supervisión debe facilitar una comunicación
abierta y una conducta aceptable, así como ser capaz de controlar un conflicto
inmediatamente antes de que este consuma más tiempo y energía.
8. LA IMPORTANCIA DEL CONTROL.
Establece medida para corregir las actividades, para que se alcancen los
planes exitosamente.
Se aplica a TODO: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se presenten a futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento
en que se establece medidas correctivas.
Proporciona información acerca sobre la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitarse errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente en el logro de la productividad de todos sus recursos.
9. Para la ejecución racional del control deberá fundamentarse en
PRINCIPIOS:
EQUILIBRIO A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el
grado de control correspondiente. De la misma manera en que la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. Esto quiere decir
que toda autoridad que es delegada se deben establecer mecanismos
suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad
conferida y que la autoridad delegada esta siendo debidamente
ejercida.
OBJETIVOS. El control no es un fin sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Importante establecer medidas especificas de
actuación y estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo
establecido.
10. OPORTUNIDAD. El control para que sea eficaz es necesario que sea
oportuno, debe explicarse antes de caer en un error, para tomar medidas
correctivas. Un control cuando no es oportuno carece de validez.
DESVIACIONES : Son todas las variaciones que se presentan en relacion con los
planes, deberán ser analizados detalladamente y conocer las causas que lo
originan a fin de tomar medidas y evitar en el futuro.
ESTANDARES: El control es imposible si no se establecen estándares prefijados
los cuales deberán ser precisos y cuantificables.
11. ¿Por qué se hace indispensable el
control?
MEDIANTE EL CONTROL LOS JEFES PUEDEN DETECTAR los cambios que están
afectando los servicios y entonces pueden anticiparse a prever riesgos y
aprovechar las oportunidades que brindan esos cambios.
Ejemplo : Mediante el control se detecta en una unidad, que no proporcionan
alimentación asistida a los pacientes encamados y que los bañan a los anciano a
las 4 am con el agua fría de un barril.
Ejemplo: Cuando la jefe asigna a un subalterno como responsable del servicio ,
ella aplica mecanismos de control tales como: revisión de inventarios, revisión de
expedientes y elaboración de tarjetas de cuidados, recorrido por el servicio,
observación e interrogación de los usuarios.
12. ETAPAS DEL PROCESO DEL CONTROL
1. Establecimiento de
estándares
2. Verificación de
desempeño
3. Comparación y medición
del desempeño
4.
Acciones correctivas
13. 1. ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES: Son indicadores que representan el
desempeño. Se expresan en unidades de cantidad, calidad, tiempo y costos.
Sirven como parámetros para comparar y evaluar en que medida se alcanzan
los resultados. Evalúa el desempeño organizacional, táctico, operativo y
funcionan como alarmas que dirigen la atención para tomar decisiones
correctivas.
2. VERIFICACION DEL DESEMPEÑO. Busca obtener información precisa sobre
resultados de las diversas operaciones que están sujetas al control y hacer las
comparaciones con los estándares fijados. Es un paso vital para la efectividad
del control que depende de la oportunidad, precisión, confiabilidad y validez
de los datos que se reciben.
3. COMPARACION Y MEDICION DEL DESEMPEÑO. Recopilados los datos se
comparan con los estándares establecidos para identificar las variaciones y
medir el desempeño.
4. ACCIONES CORRECTIVAS. Es la aplicación de acciones especificas que ayuden
a superar las variaciones que fueron identificadas con el propósito de
normalizar y mantenerlo dentro de los estándares establecidos.
14. Métodos de control
Para el control se aceptan como mas adecuados dos métodos :
EL ARCHIVO
LA AUDITORIA
Se define el ARCHIVO como el conjunto de documentos debidamente clasificados
y ordenados, que integran los datos históricos y la información esencial de una
organización social. Se clasifica según destino y el sistema de acceso.
Destino = a- Pasivo o en almacén b- activo o en ejercicio
Según sistema de acceso = a- Publico b- Privado c- Secreto.
AUDITORIA es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un
trabajo. Su objetivo es descubrir deficiencias e irregularidades y plantear
soluciones.
La auditoria puede ser:
externa ( fiscal y contable)
Interna ( administrativa, contable y profesional )
15. TECNICAS DE CONTROL MAS UTILIZADAS
► Los informes : Reflejan el aprovechamiento de los recursos en relación con el
logro de los objetivos.
► Observación : Fija parámetros de medición para evitar la subjetividad.
► Datos estadísticos : Permite la medición y la comparación en términos de
precisión.
► Control de cantidad: Indica la mayor y menor demanda. ( Cantidad de
pacientes atendidos, ingresos, egresos y fallecidos.)
► Control de calidad: Calidad de la atención que se proporciona por enfermería:
usuarios satisfechos del servicio, embarazadas con sus controles prenatales,
pacientes sin ulceras por presión, ausencia de flebitis, cero caídas,
infecciones asociadas a la atención sanitaria, hoja de cirugía segura entre
otros.
► Control de inventario: Medir las existencias previstas y los suministros
necesarios.
► Control de tiempo: Programación de actividades y el máximo
aprovechamiento de los recursos. Ejemplo tiempo asignado a cuidado directo,
investigación entre otros.
16. ¿ Que sistemas de control se dispone en el campo de la
enfermería?
1. La supervisión
2. La evaluación
La supervisión :
Es un sistema importante de control en las organizaciones,
además es considerada la forma de control por excelencia.
La supervisión es una dirección democrática , cuyo principal
interés es el hombre y sus realización va en consonancia con
los objetivos organizacionales.
17. OBJETIVO DE LA SUPERVISIÓN:
Desarrollo del personal subordinado, hacia el logro de la eficiencia.
Promover la calidad del servicio para los usuarios.
Proteger y apoyar el logro de objetivos organizacionales.
Aplicar medidas correctivas en las desviaciones.
PRINCIPIOS DE LA SUPERVISION :
Principio de la planeación ( la supervisión planeada logra sus objetivos)
¿ Que vamos a supervisar? .....
Principio de liderazgo ( promueve conductas positivas ...) el
conocimiento de las motivaciones conductuales facilita la supervisión.
Principio de enseñanza ( supervisar requiere de conocimiento del
proceso enseñanza- aprendizaje )
Principio de la comunicación ( una comunicación adecuada simplifica la
supervisión )
18. “LA SUPERVISIÓN ES FUNCIÓN DE PERSONAL ALTAMENTE CALIFICADO,
CONOCEDOR DEL TRABAJO QUE SE REALIZA , RESPONSABLE EN APLICAR
MEDIDAS DISCIPLINARIAS SIN DETRIMENTO DEL LOGRO DE OBJETIVOS,
CAPACITADO EN EL LIDERAZGO Y MANEJO DE CONFLICTOS Y ALTAMENTE
CREATIVO”
19. ► Requisitos de los planes de supervisión.
1. El plan de supervisión exige ser global.
2. Amplia difusión para asegurar la participación del supervisado.
3. No rebasar los 6 meses planeados, puesto que por fundamentarse en
diagnostico situacionales después de ese tiempo resultarían
inoperantes.
4. Fundamentarse en documentos normativos para los aspectos
disciplinarios.
5. Establecer medidas disciplinarias y acciones correctivas de tipo
CONSTRUCTIVO.
6. Determinar acciones de reforzamiento de conductas deseables,
conformes a las teorías de la motivación .
20. ► INTRUMENTOS QUE FACILITAN LA SUPERVISION EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE LAS RIISS:
❖ Hoja de entrevista.
❖ Informe de trabajo de supervisión
❖ Informe de pacientes delicados.
❖ Récord anecdótico.
❖ Agenda mensual de actividades.
❖ Planeación de supervisiones.
❖ Plan de mejora.
❖ Las diferentes guías de supervisión para los diferentes niveles la gestión administrativa.
21. LA EVALUACIÓN.
Es un proceso sistemático de medición y comparación de resultados en relacion
con los objetivos.
Se evalúan: logros, objetivos, recursos y necesidades. La evaluación es constante,
dinámica, objetiva, oportuna y permanente.
TIPOS DE EVALUACIÓN:
A. DIRECTA. Se aplica por medio de la investigación en el campo especifico del trabajo. Como métodos se utilizan:
la entrevista, las reuniones, la observación, el recorrido y la enseñanza.
B. INDIRECTA. Se aplica por medio de la consulta de documentos, estadísticas y el propio plan de la empresa.
22. La evaluación constituye una parte esencial del proceso de planificación, que
tiene como objetivo medir, controlar y dar seguimiento a los resultados
obtenidos con las actividades desarrollados en un periodo definido y analizar los
factores que condicionaron el éxito total o parcial de los mismos.
PASOS PARA EL PROCESO DE EVALUACION.
1. Definición de objetivos
2. Determinación del método
3. Ejecución de la evaluación.
4. Interpretación de resultados.
5. Delineamiento de planes para implementar los resultados.
23. ► Una evaluación efectiva de un programa, depende de la participación de todo
el personal.
► Los métodos para evaluar dependen de su aptitud, factibilidad y flexibilidad.
Algunas veces para evaluar adecuadamente se requieren dos o mas métodos.
► Al realizar una evaluación periódica permite identificar los puntos débiles y
fuertes para no establecer un barrera en su progreso continuo.
► El costo y la efectividad de las evaluaciones serán inútiles si sus recursos se
archivan, para sacarlos en la siguiente evaluación.
24. METODOS Y MEDIOS
Dentro de ellos pueden emplearse: los cuestionarios, las entrevistas, estudios de
tiempo, inventarios, calificaciones, observaciones, listas de confrontación o
chequeo; estos métodos pueden alternarse o cambiarse.
Cuando el personal de una institución conoce los objetivos que se persiguen,
colabora en el proceso de evaluación y aporta ideas para mejorar los procesos en
busca de lograr la excelencia de su servicio y le da satisfaccioness en su
progreso.
En base lo explicado existen programas de evaluación en el departamento de
enfermería. Deberá partir desde la definición de objetivos que se desean
alcanzar y que orienten las actividades que se realizaran para luego evaluar.
El cuidado de enfermería implica el desarrollo de destrezas y genera información
sobre eventos que lo componen.
25. ► Evaluación del cuidado de enfermería.
Determinar que clase de cuidado debe darse, examinándose objetivos, filosofía
del hospital.
Determinar los métodos que se van aplicar. Dentro de ellos se tiene:
Informes, observación directa o indirecta, cuestionarios y otros.
► La evaluación del personal.
Se concibe la valoración formal periódica de lo bien que el profesional ha
cumplido con obligaciones durante un periodo especifico.
La evaluación consiste en la recopilación y combinación de datos relacionados al
desempeño en el que se aplican escalas de puntuación para el logro de metas a
fin de obtener apreciaciones comparativa o numérica.
26. Propósitos de la evaluación del personal:
► Determinar la competencia laboral.
► Contribuye al desarrollo y motivación del personal
► Descubrir las aspiraciones del personal .
► Determinar las necesidades de formación y de desarrollo del personal.
TIPOS DE EVALUACIÓN:
► Formativa (determina el grado de perfección alcanzado en una tarea dada
relacionada con atención al usuario)
► Sumativa ( Se usa al final de un periodo para juzgar su progreso)
► Normativa ( se usa para comparar desempeño de un individuo con el del
grupo establecido)
27. ► El jefe logra los objetivos y cumple con las metas del equipo de trabajo de la mano
con sus subalternos, los cuales deben ser evaluados periódicamente en su desempeño .
Es importante considerar normas y plazos , el marco de la cultura y valores de la
institución , con el fin de realizar una evaluación aplicando criterios de objetividad,
imparcialidad y equidad, sobre parámetros y compromisos laborales previamente
establecidos.
► No basta en celebrar acuerdos de desempeño, es necesario realizar un seguimiento
permanente, formular los correctivos y recomendaciones requeridas para el
mejoramiento del personal, generando las evidencias requeridas sobre logros y fallas
del empleado.
