El documento describe las fases para el desarrollo de eventos sociales. Estas incluyen 1) planificación, 2) organización e integración del equipo, 3) dirección, y 4) control y evaluación. Cada fase involucra actividades clave como definir objetivos, programar tareas, coordinar al equipo, verificar el progreso, y evaluar resultados.

1. U.C. Protocolo Oficial y Privado
UGMA
Competencia Específica IV
UNIDAD IV
Cultura, contexto y reglas protocolares.
Por: Luisa Ysaccis
Escuela de Derecho
El Protocolo según el tipo de evento
Aplica normas de protocolo y las demás relacionadas con la cultura,
usos y costumbres en los ceremoniales de eventos oficiales, sociales,
empresariales, académicos, religiosos, deportivos; para poner en
práctica las pautas de urbanidad, educación y modales, con la
presentación e imagen adecuada

2. Caracterizar o describir el evento social, incluye responder las siguientes interrogantes.
a- ¿Qué vas a hacer? El nombre o motivo.
b- ¿Cómo lo quiere hacer? Estilo, tendencia, forma…
c- ¿Cuándo lo realizaras? Fecha, hora, duración
d- ¿Dónde será el evento social?--- Lugar y especificación del espacio
e- ¿Quiénes participarán en el evento como invitados? Son personas del área social, laboral, empresarial,
familiar,…?
f- ¿Por qué desarrollar este evento social? … El Objetivo General, lo que quieres lograr o el alcance de la celebración.
FASES PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS SOCIALES
En la fase previa a la organización es muy importante delimitar y describir el evento que se desea realizar. Los datos
previos permiten tener claridad sobre el alcance y la exigencia de recursos, para desarrollar dicho evento dentro
de las normas que garanticen la atención a todos los invitados en el ambiente adecuado , a fin de que que se cumpla
el objetivo propuesto.
Caracterizar el Acto o Evento

3. Estas fases son: Planificación, organización, dirección , control /evaluación. De forma general se describe y expone en
qué consiste cada fase.
FASES PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS SOCIALES
Primero, el organizador debe preguntarse con qué recursos cuenta,
cuáles necesita adicionalmente, a dónde quiere llegar, cómo se organizará para
lograr los objetivos que se ha propuesto.
Si ya se sabe cuáles son sus recursos y se ha definido bien el evento
que se quiere desarrollar, ahora se debe ser muy concreto al plantear con qué
objetivo (s) se desarrollará el evento: Debe tenerse un objetivo General y luego
unos específicos relacionados con las actividades que apoyan a que se logre el
objetivo general.
Es decir, los objetivos pueden ser de carácter general, pero deben ir
acompañados de otros más específicos. Además de esto los objetivos específicos
deben estar de acuerdo con los recursos, con las oportunidades y -sobre todo-
no deben ser inalcanzables ni tan rígidos que no puedan modificarse en un
momento dado. Lo más importante es que todo el equipo que estará
trabajando conozcan los objetivos de su trabajo y del evento en general..
El siguiente paso es programar el
trabajo para llegar a sus objetivos. Delegar
responsabilidades, programar el tiempo y sobre
todo definir las TAREAS- ACTIVIDADES y acciones a
seguir. En pocas palabras: organice las actividades,
el tiempo, los responsables y la disponibilidad de
espacio, equipos, sonidos, maquinaria y cualquier
otro recurso. Incluso, usted puede conformar
comisiones de trabajo por tareas o actividades.
Los grupos o comisiones tendrán actividades que
podrán incluirse en pequeños planes o programas
para conseguir sus objetivos específicos
asignados. Para cada actividad hay recursos
específicos que deben gestionarse y
administrarse.
1. Planear

4. Para lograr una buena organización e integración del equipo involucrado debe tener en cuenta
lo siguiente: tener en claro cuántas personas conformarán el o los equipo, así como cuáles son las
tareas, responsabilidades o actividades a realizar por cada grupo o persona.
Es necesario que evalúen los requerimientos cualidades y conocimientos que exige cada
actividad o tarea, para que procurar asignarla a la(s) personas apropiadas. Mantenerse en constante
comunicación será la base para lograr la integración, llevar el seguimiento y control a los planes de
actividades en desarrollo; y para la toma de decisiones oportunas o pertinentes. En este sentido, es
prioridad establecer los medios o mecanismos para comunicarse.
FASES PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS SOCIALES
2. Organizar e integrar al equipo

5. En este paso se logra que la planeación y la organización entren en acción. Ahora, al dirigir, se estará
dedicado a coordinar que lo planificado se desarrolle de acuerdo a lo convenido, para lograr los objetivos pautados.
Se trata de motivar y movilizar la voluntad, capacidad de acción y potencialidades de todos, a la
consecución de los objetivos que se han propuesto.
Tomar conciencia de que la comunicación y el trabajo en equipo son principales herramientas para la
delegación correcta de responsabilidades, para desarrollar un plan y tomar buenas decisiones.
3. Dirección
FASES PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS SOCIALES

6. Aunque es el último paso, su éxito depende de la calidad de los primeros. Es decir que, si se tuvo una buena
planeación, una buena organización y una buena dirección, lo más seguro es que el control y evaluación sean positivos.
Controlar es comprobar que lo que se está haciendo está de acuerdo con lo planeado, y está dirigido a los
objetivos establecidos en los programas o cronogramas de actividades.
Es de gran importancia, llevar el control financiero o manejo de recursos. Se debe controlar el manejo del dinero o
presupuesto, de los recursos, del tiempo en procura de la puntualidad, la calidad y el desempeño de todos los
involucrados, etc.
Se deben tener previstas decisiones a tomar para reconducir tareas o procesos que se desvíen de lo planificado
y reorientarlos a los objetivos propuestos, sin mayores afectaciones.
Finalmente, la evaluación permite conocer cuáles fueron los puntos débiles y las fortalezas, para verificar si se
cumplieron los objetivos y si se llegó a las metas.
4. Control y la Evaluación
FASES PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS SOCIALES

7. U.C. PROTOCOLO OFICIAL Y PRIVADO
Régimen de estudios: Semestral
Modalidad: B-learning.
Ambiente Virtual de Aprendizaje
(AVA-Moodle).
Aclara tus dudas:
Mensajes en el buzón del AVA
Foro “Acarando dudas” del AVA.
M- Learning:
Grupo Telegram del curso .
Enlace publicado en el AVA de cada curso o sección
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