1. Diego Gómez
diegog@productivitycenter.org

8. # Correos Electrónicos
Diarios:
•Menos de 50
•Entre 50 y 100
•Entre 100 y 150
•Más de 150

9. Tiempo incurrido para contestar los correos electrónicos

10. ¿Son importantes todos los correos electrónicos?

11. ¿Necesidad de viajar?

12. ¿Tiempo en convocar
una reunión?

13. 99,6%

14. 80%

15.  33% de los trabajadores estresados
por la cantidad de correo electrónico
recibido
 28% cree que el volumen de correo
electrónico es fuente de presión
 Solamente el 38% se manifestó
despreocupado (1)
(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley

16.  Un 50% de los empleados lo
revisa una vez cada hora
 Otro 35% cada cuarto de hora
 Algunos trabajadores entre 40 –
60 veces cada hora (1)
□ 4 de cada diez empleados consultan el correo
electrónico corporativo durante sus vacaciones (2)
(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley
(2) Estudio Visto Corporation

18. Barra Tareas Pendientes:
-Calendario que marca en negrita los días con citas
-Próximas citas en el calendario
-Tareas y mensajes marcados como tareas

19. Haciendo clic sobre la ‘bandera’
de un mensaje lo convierte en
tarea y se muestra en la Barra de
Tareas Pendientes.
Opciones de Fecha de
Vencimiento realizando
clic con el botón derecho

20. Arrastrando el correo hacia el calendario de la Barra
de Tareas Pendientes se generará una cita para ese
día con el texto del correo electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho aparecerán
opciones para generar la cita.

21. Arrastrando el correo hacia la cinta de Tareas
se generará una nueva tarea con el texto del
correo electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho aparecerán
opciones para generar la tarea.

22. Permite visualizar las tareas
con su fecha de finalización
en los días de las semana.

23. Arrastrando desde la lista de
tareas hacia el calendario
se genera una cita en el calendario
con la misma información que
tenía la tarea.

24. Clic con el botón derecho sobre la
zona horaria del calendario.

25. Visualización de las mejores horas
para mantener una cita con todos
los asistentes.

26. Clic con el botón derecho sobre el
calendario.
Se indica el grado de información a
enviar.
Se genera automáticamente un
correo electrónico formateado con
la información seleccionada.

27. Clic con el botón derecho en el
correo electrónico a partir del cual
queremos generar la regla para
mover correos de la misma fuente
a una carpeta.

28. Se selecciona el correo de la
persona a partir de la cual se
desean ver sus correos de un color
determinado y en el menú
Herramientas se selecciona
Organizar
En la cabecera que
aparece se selecciona
Mediante Colores.

29. Escribe las palabras que
desees buscar
Se remarcan las
palabras de búsqueda
en todos los elementos d
el correo

30. Criterios de búsqueda
avanzada para filtrar
más resultados
Expandir la búsqueda
avanzada

31. Arrastrando las carpetas al área de “Carpetas
favoritas” te permitirá tener a mano las
carpetas que más utilices.

32. Las carpetas de búsqueda permiten tener
previamente los filtros que más utilices.
Haciendo ‘clic’ con el botón derecho sobre
“Carpetas de Búsqueda” se abre el asistente.
Aunque ya existen filtros preestablecidos
podrás especificar los criterios y las fuentes de
correo electrónico a mostrar en la “Carpeta de
Búsqueda”

33. Puedes indicar el
intervalo de fechas
entre las que se
enviará el mensaje de
fuera de la oficina.
Tienes la posibilidad
de enviar mensajes
diferentes a personas
de dentro de tu
organización y fuera
de tu organización.

35.  Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los
más antiguos
 De esta forma
habrá correos
que no tendrás
que leer de
nuevo al estar
enlazados.

36. Si puedes procesar una acción en menos de 2 minutos
hazlo. Si no, priorízalo.
Regla de los minutos.

37. 4 D’s 

Bórralo
Házlo (2 min)
 Delégalo
 Planifícalo

38. ¿Necesitan estar en copia todos estos contactos?
Ellos también gestionan muchos correos.

39. El “Para:” es lo último
que hay que escribir
El título es
importante, ayudará
a la persona que lo
recibe a saber el
tema del mensaje y
Intenta dar información de la podrá priorizarlo.
acción que debe realizar el
contacto que reciba el correo
electrónico:
- FYI
- URGENT
- READ ONLY

40. No utilices emoticonos en tus mensajes corporativos.

41. Pregunta antes
de enviar un
archivo adjunto
pesado

42. Revisa el correo electrónico antes de enviarlo

43. Sé breve en tus correos
electrónicos: ten en
cuenta que el destinatario
no podrá dedicar mucho
tiempo a leerlo.

44. No utilices acrónimos si
no estás seguro de que
todos los destinatarios
son capaces de
entenderlos.

46. No olvides poner un texto ‘fuera de la oficina’

47. Deja que el gestor de correo te ayuda a organizar

48. No olvides el teléfono

49. No escribas nada que no dirías cara a cara

50. Relee lo que… …has escrito

51.  Reducción de un 32% del tiempo en el
correo electrónico
 Reducción de un 33% buscando
información
 Reducción del número de interrupciones
de hasta un 61%

53.  Skydrive: http://skydrive.live.com
 Yousendit: http://www.yousendit.com
 Office Labs: http://www.officelabs.com
“Organízate con eficacia”, David Allen
Ediciones Urano, ISBN: 8495787164

54. Diego Gómez
diegog@productivitycenter.org