El documento presenta una guía para establecer acuerdos de equipo que permitan a los miembros que trabajan de forma remota estar alineados. Se propone el uso del marco ICC (Información, Comunicación, Colaboración) para definir los acuerdos clave en cada una de estas áreas. Además, se detalla un proceso que incluye la facilitación de un workshop para generar los acuerdos de forma colaborativa.

1. Acuerdos De Equipo
En Tiempos Remotos
Workshop
Marco Avendaño

2. Marco Avendaño
Agile - Lean Practitioner
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3. ● Las personas deben administrar su autonomía para cumplir con los
objetivos organizacionales
● La ausencia o falta de transparencia de guías puede desembocar en
suposiciones y malos entendidos
● Los equipos pueden sentirse desconectados lo cual disminuye el
trabajo en equipo
● Cada equipo tiene una identidad propia, por lo que las propuestas de
mejora deben ser específicas para el equipo
● La tecnología es relevante, pero no lo es todo
Retos del trabajo remoto

4. ● Directrices que permitan a los miembro del equipo estar “en la misma
página”
● Pautas para eliminar malos entendidos que pueden traer
consecuencias costosas
● Permiten que el equipo conozca el tipo de información que se
comparte, cómo se comunican, y cómo se conoce qué están haciendo
los demás
● Artefacto vivo para ser revisado de manera periódica
Acuerdos de equipo

5. ● Es un sistema que está diseñado para crear acuerdos de equipo
● Creado por Phil Montero, fundador de The Anywhere Office
● ICC, es acrónimo de:
○ Información: ¿Qué tipo de información necesita el equipo para
cumplir con los objetivos?
○ Comunicación: ¿Cuales son los protocolos de comunicación
necesarios para que el equipo cumpla con los objetivos?
○ Colaboración: ¿Cómo se puede conocer en que están trabajando
los miembros del equipo para colaborarles?
ICC Workflow

6. Generación Uso Actualización
● Realizar un
workshop para que
todo el equipo
participe en la
co-creación
● Enseñar a los nuevos
miembros del equipo para
que conozcan cómo se
trabaja
● Usar par arreglar
disputas y aclarar
malentendidos
● Mantener los acuerdos
documentados y
actualizados
● Revisarlos frecuentemente,
por lo menos 1 vez cada 6
meses
● Considerar su revisión
cuando se contemple
nuevas herramientas de
colaboración
● Analizar su revisión cuando
el equipo sufre modificación
de integrantes
Gestión de acuerdos

7. P
Purpose
¿Por qué es necesario la sesión? Ayudar a que el equipo remoto se pueda alinear
O
Outcomes
¿Qué queremos lograr?
¿Cuál es el valor de la sesión?
Documento con los acuerdos ICC
W
What’s in it for them
¿Por qué los interesados deberían
asistir a la sesión?
Definirán las reglas del juego para evitar los malos
entendidos
E
Engagement
¿Cómo se asegurará de que los
asistentes participen?
Considerar la “Facilitación del workshop de
generación”
R
Roles and
responsibilities
¿Quién hace qué?
Facilitador: Facilita actividades antes, durante y
después del workshop
Miembros del equipo: Proveen información y
opciones de acuerdos
Planificación del workshop de generación

8. Antes Durante Después
● - Difundir el propósito de
la sesión al equipo
● Solicitar al equipo que
ideen acuerdos
● Enviar invitación y
recordatorios para la
sesión
● Especificar las
herramientas y
configuraciones que se
utilizaran en la sesión
● Desarrollar la “Agenda
workshop - ICC
Workflow” para definir
los acuerdos de equipo
● Difundir los acuerdos al
equipo, incluso a los que
no pudieron asistir a la
sesión
● Gestionar los
mecanismos necesarios
para que el equipo
respete los acuerdos
Facilitación del workshop de generación

9. ● Duración: 75 minutos (aproximadamente)
● Número de participantes: 2 a 12
● Categorías de soluciones: equipos remotos
● Herramientas
○ Videoconferencias: https://zoom.us/
○ Pizarra colaborativa: https://jamboard.google.com/
○ Involucrar a los participantes: https://app-sorteos.com/
○ Solicitar feedback: https://www.mentimeter.com/
Propuesta workshop - ICC Workflow

10. Sección Actividades Tiempo
Introducción
● Dar la bienvenida a los participantes
● Describir las reglas de convivencia de la reunión
● Describir el objetivo de la sesión
● Mostrar el contenido de la agenda
5 min.
Conexión ● Realizar ice-breaker 10 min.
Definir el reto
● Conocer la necesidad
● Mostrar preguntas de referencia
10 min.
Generar ideas ● Usar herramienta colaborativa para captar ideas 15 min.
Buscar consenso
● Discutir
● Votar
● Seleccionar las ideas más populares
20 min.
Resumen
● Resumir los resultados obtenidos
● Anunciar las siguientes actividades
5 min.
Feedback ● Recopilar información para mejorar la sesión 8 min.
Cierre ● Agradecer la asistencia y participación 2 min.
Agenda workshop - ICC Workflow

11. ● Icebreakers For Remote Teams
○ https://www.collaborationsuperpowers.com/44-icebreakers-for-virtual-teams/
● Energizers and Ice Breaker Games
○ https://www.sessionlab.com/library/energiser
● 5 Carefully Selected Ice Breaking- Games for Remote Teams
○ https://miro.com/blog/wp-content/uploads/2017/06/Chapter_4.pdf
Conexión - Icebreakers

12. ● ¿Qué información necesitamos compartir?
● ¿Dónde se almacena la información?
● ¿Qué herramientas vamos a utilizar para
comunicarnos?
● ¿Cuáles son los tiempos de respuesta
esperados?
● ¿Cómo sabemos lo que están haciendo los
demás?
● ¿Necesitamos algún horario fijo para
actividades de coordinación?
● ¿Hay algún protocolo de reunión que
queramos usar?
● ¿Cómo nos vamos a dar feedback?
● ¿Cómo resaltaremos nuestros logros?
● ¿Cómo reconoceremos el esfuerzo de los
miembros del equipo?
● ¿Cómo lidiamos con el conflicto?
● ¿Qué tipo de jerarquía existe en la
organización?
● ¿Quién tiene la autoridad para tomar
decisiones?
● ¿Todos tienen el mismo entendimiento de
decir "sí" o "no"?
● ¿Cómo medimos el éxito?
Definir el reto - preguntas de referencia

13. Generar ideas

14. Buscar consenso

15. Resumen
Acuerdo de equipo “AppMakers”
Fecha: junio 2020
Información:
- Drive con documentos del sistema
Comunicación:
- Reunión de equipo
- Cafés virtuales
- Comunicación continua
Colaboración:
- Un único decisor
- Feedback frecuente

16. Feedback

17. Información
¿Qué tipo de información necesita el equipo para cumplir con los objetivos?
● Disponer de una Wiki donde explique procesos, filosofía y reglas (acceso público)
● Los archivos y documentos se almacenan en Google Drive (acceso exclusivo del equipo)
Ejemplo de acuerdos - Información

18. Comunicación
¿Cuales son los protocolos de comunicación necesarios para que el equipo cumpla con los objetivos?
Se tiene como referencia la zona horaria CET:
● Reunión del equipo: jueves 4pm en Zoom (temas en Trello)
● Cafés virtuales continuos: lunes a las 10:00 CET
● Nos actualizamos con iDoneThis en función del nivel de compromiso (CL3 = 3 veces por semana)
● La comunicación continua se realiza en Slack (chat del equipo)
● Las cosas a corto plazo entran en Trello
● ¿Tiempo de respuesta? (Slack es la plataforma principal)
○ Nivel 3 o 4: respuesta en 24 horas
○ Nivel 2: respuesta de 48 horas
○ Déjanos saber cuando no estés disponible en #random
○ No asumir que las personas están en línea cuando su estado se vea como activo
● Reuniones:
○ Los temas de la agenda se agregan a Trello
○ Conversación continúa en #hmo_meetings
Ejemplo de acuerdos - Comunicación

19. Colaboración
¿Cómo se puede conocer en que están trabajando los miembros del equipo para colaborarles?
● Cada equipo tiene un Product Owner (PO) del tablero Trello. Ese PO decide va en la columna “Priorizado” y
decide la prioridad
○ Cuando agregue cosas, se deben agregar a la columna “Ideas” (sin prioridad), o te enfrentas la ira
del PO
○ Agreguese y retírese de las tarjetas en las que está trabajando regularmente
○ Cuando esté esperando algo, agrégalo a la columna “En espera”
○ Si algo está “roto”, no tiene que esperar a que el PO mueva una tarjeta a “Priorizado” y “Planificado”
● Enviamos feedback por pares cada mes, puede ser durante el mes o al final dependiendo de su elección
(utilizando el sistema Merit Money y Bonus.ly)
○ No es obligatorio participar en el sistema Merit Money. Sin embargo, es posible que no reciba
Merit Money de sus colegas si no das Merit Money a sus colegas
● Revisiones periódicas del acuerdo de equipo y retrospectivas
Ejemplo de acuerdos - Colaboración

20. ● Building Our Remote Team's Working Agreement
○ https://blog.lucidmeetings.com/blog/remote-team-working-agreement-example
● Create A Team Agreement For Your Remote Team
○ https://www.collaborationsuperpowers.com/42-how-to-create-a-team-agreement-for-
your-remote-team/
● Creating agreements with your remote team
○ https://management30.com/blog/creating-team-agreements-for-your-remote-team/
● How to Create a Team Working Agreement
○ https://www.lucidmeetings.com/templates/how-create-team-working-agreement
Recursos consultados