Pimisys union p&g

PIMISYS UNION P&G
Sistema de Información Contable
Manual de Usuario
Edición 2007

Tabla de Contenido
ii
TABLA DE CONTENIDO
COPYRIGHT ___________________________________________________ 1
PIMISYS UNION P&G ____________________________________________ 2
Licencia _______________________________________________________ 3
Ventana Principal PIMISYS UNION P&G _____________________________ 5
Acerca de______________________________________________________ 6
Convenciones Utilizadas _________________________________________ 7
Windows _______________________________________________________ 7
Notación ______________________________________________________ 13
Convenciones de procedimiento __________________________________ 14
Convenciones sobre el ratón (Mouse) ________________________ 16
Cuentas ______________________________________________________ 17
Plan de Cuentas Contables _________________________________ 17
Plan Único de Cuentas (P.U.C.)____________________________________ 17
Búsqueda de Cuentas Contables __________________________________ 22
Modificación de un Plan de Cuentas _______________________________ 25
Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas _____________________ 26
Resumen de las Cuentas _________________________________________ 27
Recodificación Cuenta___________________________________________ 29
Plan de Cuentas Básico Predefinido _______________________________ 31

Tabla de Contenido
iii
Documentos ___________________________________________________ 33
Documentos ___________________________________________________ 33
Modificación de un Documento ___________________________________ 38
Eliminación de un Documento ____________________________________ 39
Eliminar Movimiento Contable ____________________________________ 40
Conexión/Desconexión Base de Datos _____________________________ 41
Conexión/Desconexion de la Base de Datos ________________________ 41
Reportes _____________________________________________________ 42
Listados Generales _____________________________________________ 42
Libros ________________________________________________________ 44
Diario Mayor ___________________________________________________ 44
Comprobante de Resumen _______________________________________ 46
Mayor y Balances _______________________________________________ 48
Balance de Prueba ______________________________________________ 51
Balance General ________________________________________________ 54
Inventarios y Balance____________________________________________ 56
Numeración de Libros ___________________________________________ 58
Auxiliares _____________________________________________________ 60
Auxiliar de Documentos _________________________________________ 60
Libro Auxiliar___________________________________________________ 63
Libro Auxiliar por Tercero ________________________________________ 66
Libro Auxiliar por Centro de Costos________________________________ 69
Auxiliar Comparativo ____________________________________________ 72

Tabla de Contenido
iv
Numeración de Documentos Faltantes _____________________________ 75
Informes Entidades de Control____________________________________ 79
Ingresos y Retenciones __________________________________________ 79
Retenciones de IVA _____________________________________________ 83
Retenciones de ICA _____________________________________________ 86
CGN – Operaciones Reciprocas ___________________________________ 89
CGN - Catalogo de Cuentas_______________________________________ 92
Información Exógena____________________________________________ 95
Reportes Configurables_________________________________________ 102
Reportes Configurables_________________________________________ 102
Ejecutar Reportes Configurables _________________________________ 104
Buscar Reportes Configurables __________________________________ 107
CRAC________________________________________________________ 110
CRAC ________________________________________________________ 110
Utilizar Consultas CRAC ________________________________________ 123
Administración _______________________________________________ 125
Datos Básicos_________________________________________________ 125
Datos Básicos Simples _________________________________________ 125
Modificar un dato básico ________________________________________ 127
Eliminar un dato básico_________________________________________ 129
Datos básicos estructurados ____________________________________ 131
Datos básicos estructurados ____________________________________ 131
Terceros _____________________________________________________ 133

Tabla de Contenido
v
Terceros______________________________________________________ 133
Buscar Terceros _______________________________________________ 138
Modificación de los datos de un Tercero___________________________ 142
Eliminación de un Tercero_______________________________________ 144
Anexo a Terceros ______________________________________________ 145
Anexo a Terceros ______________________________________________ 145
Buscar Anexo a Terceros________________________________________ 150
Tasas de Cambio ______________________________________________ 153
Tasas de Cambio ______________________________________________ 153
Modificación y Eliminación de una Tasa de Cambio _________________ 155
Índices de Ajustes por Inflación __________________________________ 156
Índices de Ajustes por Inflación __________________________________ 156
Compañía ____________________________________________________ 158
Compañía ____________________________________________________ 158
Buscar Compañía ______________________________________________ 160
Modificación de una Compañía___________________________________ 163
Eliminación de una Compañía ___________________________________ 164
Errores en Compañía ___________________________________________ 165
Parámetros Exógena___________________________________________ 166
Parámetros Generales __________________________________________ 166
Grupos Exógena_______________________________________________ 168
Parámetros del trabajo del usuario _______________________________ 174
Parámetros del trabajo del usuario _______________________________ 174

Tabla de Contenido
vi
Configuración_________________________________________________ 176
Configuración _________________________________________________ 176
Documentación base de datos ___________________________________ 178
Documentación de los objetos de la base de datos__________________ 178
Seguridad ____________________________________________________ 180
Usuarios _____________________________________________________ 180
Usuarios_____________________________________________________ 180
Búsqueda de un Usuario _______________________________________ 185
Modificación de un Usuario _____________________________________ 188
Borrado de un Usuario _________________________________________ 189
Grupos de Usuarios ____________________________________________ 190
Grupos de usuarios ___________________________________________ 190
Modificación de un Grupo de Usuarios ___________________________ 192
Borrado de un Grupo de Usuarios _______________________________ 193
Cambio de Clave_______________________________________________ 196
Cambio de Clave ______________________________________________ 196
Auditoria _____________________________________________________ 198
Procesos ____________________________________________________ 201
Ajuste por Inflación ____________________________________________ 201
Ajustes por Inflación ___________________________________________ 201
Eliminación o modificación de un Indice de Ajuste por Inflación_______ 202
Ajustes por Moneda Extranjera __________________________________ 203
Ajustes por Moneda Extranjera __________________________________ 203
Cierres Anuales _______________________________________________ 204

Tabla de Contenido
vii
Cierres Anuales _______________________________________________ 204
Reconstrucción de Acumulados__________________________________ 207
Reconstrucción de Acumulados__________________________________ 207
Errores______________________________________________________ 208
Listado de Mensajes de Errores __________________________________ 208
Errores en Menú_______________________________________________ 209
Errores de Conexión ___________________________________________ 210
Errores en configuración________________________________________ 211
Errores Generales______________________________________________212
Errores en Reportes____________________________________________ 214
Varios _____________________________________________________________ 218
Emisión de reporte_____________________________________________ 218
Formato de Fecha______________________________________________220
Glosario _____________________________________________________ 221
Índice _______________________________________________________ 233

1
COPYRIGHT
© 2007 PIMISYS E.U
Todos los derechos reservados.
Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma.
Esta obra es propiedad intelectual de PIMISYS

PIMISYS UNION P&G 2007
2
PIMISYS UNION P&G
Sistema de Información Contable
PIMISYS UNION P&G tiene como objetivo principal mantener la uniformidad,
centralización y consolidación de la información en una gran base de datos, donde se
registre las actividades contables desarrolladas por las entidades privadas o públicas en
cuanto a los procesos de gestión y control, permitiendo realizar una evaluación de
manera permanente y confiable que servirá de base para mejorar la eficiencia en la
administración.
Permite a los administradores mantener una información confiable y oportuna que
puede ser utilizada en cualquier momento del proceso para evaluar la situación
financiera del ente. De igual forma la información estará centralizada y podrá manejarse
en una gran base de datos la cual será integrada con otros módulos, permitiendo de
esta forma interpretar la realidad financiera de la entidad la que servirá de apoyo a los
planes, programas y decisiones a tomar.

3
Licencia
La Versión de Demostración de PIMISYS tiene algunas limitaciones, las cuales se
podrán solucionar licenciando el producto.
Para licenciarlo debe llamar a los teléfonos de soporte de PIMISYS o hacer el
respectivo Registro en Línea.
Cómo Licenciar el producto?
En caso de que el sistema le pida el número de la Licencia del Sistema, realice los
siguientes pasos:
1. Seleccione Licencia del menú Ayuda
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Licencia

4
3. Digite el Nombre de la Entidad y el NIT
4. Puede realizar una de las siguientes opciones:
Registro en línea: con esta opción la aplicación se conecta a la página de
PIMISYS y hace el registro automáticamente.
Grabar: con esta opción puede realizar una llamada a los teléfonos de soporte
que ofrece PIMISYS.
5. Si hace clic en el botón Grabar, aparecerá el siguiente cuadro de Diálogo
6. El número que aparece en el cuadro Clave debe dictárselo al personal de soporte
de PIMISYS, para que le proporcionen el Número de Autorización en caso de que
no lo tenga.
7. En la Caja de Texto Nº de Autorización digite el número de Autorización que fue
suministrado por el personal de soporte.
8. Haga clic en el botón Aceptar.

5
Ventana Principal PIMISYS UNION P&G
Para que los usuarios tengan mayor accesibilidad, PIMISYS UNION P&G maneja una
ventana principal que le brinda comodidad al usuario.
La ventana principal se encuentra dividida en las siguientes partes:
Barra de título: contiene el nombre de la aplicación, el Sistema Manejador de
Bases de Datos que se utiliza y el nombre del usuario que ha iniciado sesión.
Barra de Menús: los diferentes menús que contiene la aplicación.
Barra de herramientas: iconos de acceso rápido a las funciones más
importantes de la aplicación.
Área de trabajo: área donde se mostrarán los diferentes formularios.
Barra de estado: en donde se muestran mensajes dependiendo de las
operaciones que realice, el nombre de la compañía que esta utilizando el
software y el año en que esta trabajando.

6
Acerca de
Muestra la información del producto PIMISYS como el nombre del producto, nombre de
la compañía dueña del producto, el nombre de la compañía que se encuentra
autorizada para utilizar la aplicación, la versión, la fecha de actualización y los derechos
de autor.
Para observar esta información realice los siguientes pasos:
1. Elija Acerca de... del menú Ayuda.
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acerca de PIMISYS (NOMBRE APLICACIÓN)
3. A continuación se explica la descripción de esta ventana

7
Convenciones Utilizadas___________________________
Windows
Breve descripción de Microsoft® Windows
Para los nuevos usuarios de Windows, esta sección ofrece una descripción general de
las operaciones que se pueden realizar dentro de este entorno gráfico. Windows está
diseñado para facilitar el uso de su computadora. Este entorno nos ayuda a tratar todo
el trabajo cotidiano que se lleva a cabo con un computador. Microsoft® Windows
proporciona una interfaz que tiene elementos en común para diferentes programas de
aplicación, tanto en la forma de compartir los datos como en la forma en que se controla
su operación.
Uso de las ventanas en las Aplicaciones PIMISYS
Al igual que cualquier otra aplicación basada en Windows, Las Aplicaciones PIMISYS
tienen una ventana principal del programa que visualiza el nombre de las aplicaciones
"PIMISYS", en la barra de título. Esta ventana puede ser maximizada para que ocupe
toda la pantalla, restaurada para que ocupe parte de la pantalla, o minimizada a un
icono que se sitúa en la parte inferior de la pantalla.
Para ampliar una ventana y hacer que ocupe toda la pantalla debe dar doble clic
en la barra de título o hacer clic en el botón Maximizar.
Para reducir una ventana a un icono debe hacer clic en el botón Minimizar.
Para restaurar una ventana a su tamaño anterior, debe hacer doble clic en la barra
de título o hacer clic en el botón Restaurar.
Para cerrar una ventana debe hacer clic en el botón
Uso de los menús
En las Aplicaciones PIMISYS, los menús y las opciones funcionan de acuerdo con los
convenios en Microsoft® Windows. Los nombres de los menús aparecen en la barra de
menús que se muestra en la parte superior de la pantalla. Para elegir un menú debe
hacer clic sobre él, de esta forma se expandirá y seguidamente puede hacer clic en la
opción deseada.

8
La siguiente ilustración muestra el menú Ventana abierto desde la barra de menús de la
Aplicación PIMISYS
Algunas opciones disponen de una combinación de tecla rápida listada a la derecha del
nombre de la orden. Después de que se haya familiarizado con los menús y submenús,
estas teclas rápidas pueden ahorrarle mucho tiempo.
Todos los menús tienen sus equivalentes de teclado. Para seleccionar un elemento de
un menú, debe pulsar la tecla Alt y la tecla correspondiente al carácter subrayado en el
nombre del menú (p.e. Administración).
Cuando el nombre de un elemento del menú aparece atenuado, no es aplicable a la
situación actual, y por tanto, no está disponible.
Cuando el nombre de un menú va seguido por una flecha, indica que es un submenú y
cuando se elija aparecerá otro menú de opciones. Por ejemplo, cuando se selecciona el
submenú Seguridad del menú Administración, aparecerá una lista con más opciones.
Para definir la Seguridad es posible elegir entre Grupos, Usuarios y Cambio de Clave.
Para cerrar un menú sin elegir ninguna elemento, haga clic en el nombre del menú de
nuevo, o pulse Esc.

9
Uso de los Cuadros de diálogo
Un cuadro de diálogo es una ventana que ofrece con frecuencia información y que
siempre requiere una respuesta del usuario. Un cuadro de diálogo puede mostrar en
pantalla solo un mensaje de estado, esperando hasta que seleccione Aceptar, o puede
pedirle que especifique algún tipo de información.
Los cuadros de diálogo pueden contener varios campos de información, tal como se
describe a continuación. Para seleccionar un campo dentro de un cuadro de diálogo,
siga estos pasos:
1. Haga clic sobre el campo deseado.
2. Pulse Alt+X donde X es la letra subrayada en el nombre del campo. Utilice el
tabulador para pasar de un campo del cuadro de diálogo a otro. Utilice Shift +Tab
para volver al campo anterior.
Botones de Comando. Un botón de comando indica al cuadro de diálogo que realice
una acción concreta. Nos referiremos a los botones de comando de la siguiente
manera: Aceptar.
Cuadro de Texto. Un cuadro de texto le permite escribir una línea de texto, como por
ejemplo una fecha. En determinadas ocasiones un cuadro de texto contiene texto por
defecto (que puede aparecer resaltado). Para introducir un texto diferente, simplemente
escriba el nuevo texto, el cual reemplazará al anterior de forma automática. Para
realizar cambios menores en un texto por defecto, pulse la tecla de flecha izquierda y
corrija el texto utilizando la Barra Espaciadora o Suprimir y las teclas de Flecha.
Casilla de lista. Una casilla de lista le ofrece una lista de opciones. Si la lista contiene
más opciones de las que puede mostrar en pantalla, la casilla tendrá una barra de
desplazamiento. Para seleccionar una opción, siga estos pasos:

10
1. Haga doble clic sobre la opción.
2. Utilice las teclas de Flecha para seleccionar la opción, y luego, pulse Enter.
Casilla de lista editable: Una casilla de lista editable le ofrece la posibilidad de ingresar
datos dentro de ella o de buscar la información que desea ingresar haciendo clic en el
botón que aparece al lado derecho de la casilla.
Para ingresar información en una casilla de lista editable, siga estos pasos:
1. Haga clic sobre la casilla.
2. Utilice la tecla Tab para desplazarse entre casillas, y luego, pulse Enter para
editar.
Lista desplegable. Los cuadros de diálogo utilizan listas desplegables cuando no
disponen de espacio suficiente para mostrar una casilla de lista. La figura muestra un
ejemplo de un cuadro de Diálogo con una lista desplegable. Para desplegar una lista
debe proceder de la siguiente manera:
1. Haga clic sobre la flecha con la punta hacia abajo en el lado izquierdo de la lista.
2. Seleccione la lista desplegable y luego pulse las teclas Alt+Flecha hacia abajo.

11
Botón de opciones. Cuando las opciones de las que dispone se excluyen mutuamente,
es decir, cuando solo puede seleccionar una opción, éstas se agrupan en botones de
opciones. Los botones de opciones aparecen como círculos seguidos de texto. Una
opción en cada grupo (la opción seleccionada en ese momento) posee un círculo
oscuro. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación actual y no
se pueden seleccionar.
Para seleccionar un botón de opciones:
1. Haga clic sobre el botón de opciones.
2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada con el nombre de la opción. Si el
nombre de la opción no posee una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que
una de las opciones se encuentre rodeada por una línea de puntos. Utilice las
teclas de flechas para desplazar el círculo oscuro a la opción deseada.
Casilla de activación. Las opciones que se pueden activar y desactivar de forma
individual aparecen en pantalla como casillas de activación. Si la casilla de activación
está vacía, la opción está desactivada; mientras que una X en la casilla de activación
indica que está seleccionada. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la
situación y, por lo tanto, no se pueden seleccionar.

12
Para seleccionar o cancelar una casilla de activación:
1. Haga clic sobre la casilla de activación.
2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada del nombre de la casilla de activación.
Si esta no tiene una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que la opción esté
rodeada de una línea de puntos y, luego, pulse la Barra Espaciadora.

13
Notación
Los términos importantes (donde fueron definidos por primera vez) aparecen
escritos en Negrita - cursiva.
Los nombres de los recuadros aparecerán en Negrita.
Los botones se encuentran ilustrados con un gráfico alusivo a la orden seguido de
su nombre respectivo en negrita. Por ejemplo, para referirnos al botón Aceptar se
hará de la siguiente manera: Aceptar
Algunos formularios contienen carpetas, folders o pestañas para su mejor manejo y
entendimiento. Para trasladarse de una Carpeta a otra dentro del mismo
formulario, basta con hacer clic en un separador que se encuentre desactivado.
Nota: Un separador que se encuentre activado, tendrá su nombre en Negrita, y un
separador que se encuentre desactivado, tendrá su nombre en letra normal.

14
Convenciones de procedimiento
Los procedimientos que debe seguir se ofrecen en listas numeradas (1,2, etc.)
La palabra elegir se emplea para indicar que se debe ejecutar una orden de un
menú o de un cuadro de diálogo.
La palabra seleccionar se emplea para destacar los campos o el texto en una lista,
para seleccionar las opciones y barras de menú, y para seleccionar las opciones
de un cuadro de diálogo.
El botón Limpiar, limpia todas las cajas de texto, cuadros de lista, cuadriculas de
datos, etc., con el fin de permitir realizar otra operación. Al hacer clic sobre este
botón no borrará la información de la base de datos, únicamente la limpia de la
pantalla.
En todos los cuadros de diálogo, podrá utilizar la tecla Tab para desplazarse a
través de los diferentes cuadros de texto o las diferentes opciones que se
encuentren en el cuadro de diálogo.

15
Convenciones sobre el teclado
Los nombres de las teclas se encuentran en Negrita - Cursiva, por ejemplo, Tab y
Mayús.
El signo más (+) existente entre los nombres de las teclas significa que se debe
pulsar las teclas simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Mayús+Barra Espaciadora"
significa que debe mantener pulsada la tecla Mayús y pulsar la tecla Barra
Espaciadora.
Una coma entre dos teclas significa que deben pulsarse consecutivamente, no
simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Alt, T, X significa que se debe pulsar y soltar
cada tecla consecutivamente y en ese orden. "Pulse Alt+W,L significa que se debe
pulsar al mismo tiempo las teclas Alt y W y luego la tecla L.
Puede elegir las órdenes de un menú con el teclado. Pulse la tecla Alt para activar
la barra de menús y seguidamente pulse las teclas que correspondan a la letra
subrayada del nombre del menú y del nombre de la orden. Para algunas órdenes
también puede pulsar la combinación de teclas indicada junto a ellas.
Para más aclaración de estos conceptos refiérase al manual de Microsoft ® Windows
ver. 95 o posterior.

16
Convenciones sobre el ratón (Mouse)
Si dispone de un ratón o Mouse con varios botones, revise que este configurado el
botón izquierdo del ratón como botón principal.
Hacer clic significa señalar un objeto y a continuación pulsar y soltar rápidamente
el botón del ratón. Por ejemplo, "Haga clic en el botón Aceptar".
Hacer doble clic significa pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón dos veces.
Por ejemplo "Haga doble clic en el cuadro del menú control del formulario
Compañías".
Uso del ratón (Mouse)
El ratón controla un símbolo que se visualiza en la pantalla denominado el puntero. El
puntero se mueve deslizando el ratón sobre una superficie lisa en la dirección en la que
se desea desplazarlo. Si se encuentra fuera de la superficie de desplazamiento del
ratón, puede levantarlo y ponerlo sobre la superficie de nuevo. El puntero se desplaza
mejor cuando el ratón está colocado sobre la superficie plana.
El desplazamiento del puntero del ratón sobre la pantalla no afecta al documento;
simplemente indica una posición en la pantalla. Cuando se pulsa el botón del ratón,
ocurre una acción en la posición del puntero.
Cuando el puntero del ratón pasa por diferentes partes de las ventanas de las
Aplicaciones PIMISYS, cambia su apariencia indicando la acción que se puede realizar
con él en ese punto.
Este puntero Aparece cuando señala
La barra de menús y la barra de herramientas para elegir una
orden o un botón, la barra de título para desplazar la ventana, o
las barras de desplazamiento para desplazarse a través de un
documento
I El texto en un cuadro de texto o el texto en una celda en
presentación Hoja de datos. Cuando se hace clic en el texto,
aparece una barra intermitente vertical denominada punto de
inserción o cursor.
El límite de una fila o columna para cambiar la anchura de la
columna o la altura de la fila.
Las casillas del grillado sobre las cuales se puede ejecutar una
acción

17
Cuentas_________________________________________
Plan de Cuentas Contables
Plan Único de Cuentas (P.U.C.)
El Plan Único de Cuentas, es la herramienta más necesaria y esencial para llevar una
Contabilidad de manera organizada. El PUC, busca uniformidad en el registro de
Operaciones económicas, con el fin de permitir la transparencia de la información
contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.
Elaboración de un Plan de Cuentas
1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan
de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl+ P.
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas
Aquí encontrará cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Grupos y Ajustes por
Inflación.
Datos Generales: Corresponde a la información básica acerca de la nueva
cuenta. Se encuentran datos como código, código rápido, nombre, naturaleza,
moneda, cuenta de ajuste y código alterno.

18
Dinámica: Permite describir ampliamente la dinámica o comportamiento de la
clase, grupo o cuenta que este señalada en el árbol de expansión.
Grupos: Corresponde a la Información acerca del grupo al cual es miembro la
cuenta.
Ajustes por inflación: Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto
de la inflación.
Por defecto quedara ubicado en la carpeta Datos Generales.
3. En el cuadro Identificación, digite el código de la Cuenta, tenga en cuenta que la
mascara para definir los niveles del código de la cuenta es creados a través del
cuadro de diálogo Configuración.
Pej: se va a crear la cuenta auxiliar 11050501; previamente se ha configurado el
sistema con la siguiente mascara para las cuentas.
Nombre del Nivel Cantidad de dígitos
Clase 1
Grupo 1
Cuenta 2
Subcuenta 2
Auxiliar 2
Subauxiliar 3
Entonces,
1 es el código de ACTIVO
11 es el código de DISPONIBLE
1105 es el código de CAJA
110505 es el código de CAJA GENERAL
11050501 es el código de CAJA
Nota: El formato especificado anteriormente, varia, según el tipo de Plan de
Cuentas que usted utilice. Recuerde que para crear Cuentas de nivel auxiliar,
primero debe crear cuentas de nivel superior.
4. Asígnele un Código Rápido a la Cuenta que esta creando.
5. Digite el nombre de la Cuenta en el cuadro de texto Nombre.
6. Seleccione la naturaleza de la Cuenta (Débito o Crédito).
7. Si la cuenta maneja Terceros, active el cuadro de Selección Terceros.

19
8. Si la cuenta maneja Centros de Costos, active el cuadro de Selección Centros de
Costos.
9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable; En caso de que la opción
seleccionada sea distinta de pesos es necesario insertar el código de la Cuenta
de Ajuste teniendo como referencia el formato de dicha Cuenta; si no se
acuerda lo puede buscar haciendo clic en el botón Buscar.
10. Si lo desea, puede Insertar el código alterno.
Nota Cuando este creando una nueva cuenta, en la parte inferior del cuadro de diálogo,
usted encontrará un árbol de expansión de las cuentas, el cual le ayudará como guía en
la ubicación de las mismas.
Haciendo clic derecho sobre el árbol de expansión puede realizar algunas operaciones
básicas.
11. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la
Cuenta si lo desea.

20
12. Trasládese a la pestaña Grupos, donde puede seleccionar los grupos a los
cuales pertenece la Cuenta, haciendo uso del cuadro de selección .

21
13. Trasládese a la pestaña Ajustes por Inflación, donde puede especificar si la
cuenta maneja o no ajustes por inflación activando o desactivando la casilla que
lo indica; luego proceda a ingresar los códigos de la cuenta de cruce y la cuenta
de aplicación. Si no se acuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón
Buscar.
14. Haga clic en el botón Grabar.
NOTA:
1. El Plan de Cuentas se puede modificar o eliminar.
2. Usted también puede usar el Plan de Cuentas Básico Predefinido por el sistema,
sin necesidad de que se ponga a la tarea de digitar todas las cuentas.
3. Puede recodificar una cuenta o mover la información a otra.
4. Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen anual sobre su
manejo general.
5. Puede limpiar el formulario haciendo clic en el botón Limpiar.

22
Búsqueda de Cuentas Contables
Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se
encuentre.
Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos
que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información.
Los datos que puede suministrar son los siguientes:
Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda.
Código o Codigo Rápido de la Cuenta.
La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:
Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras
seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS*
Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1
Si usted digita la primera letra del Nombre de la Cuenta o el Primer Número del
Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de las Cuentas que
empiecen por esa letra o número.

23
Una vez digitado al menos uno de los datos , ejecute la orden de buscar oprimiendo
el botón Buscar Ahora.
En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la
búsqueda.

24
Con los resultados que se muestran puede:
Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas Contables, haciendo clic en el
botón Seleccionar.
Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar.
Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón
Limpiar.

25
Modificación de un Plan de Cuentas
Una vez haya creado una o varias Cuentas, usted puede modificar la información
referente a cada Cuenta.
Para modificar una Cuenta debe proceder de la siguiente manera:
de Cuentas
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos
Generales.
3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta que desea modificar, o
elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario, haciendo doble
clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted
desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.
4. Efectúe los cambios en cada una de las carpetas.
5. Haga clic en el botón Grabar correspondiente a cada carpeta.

26
Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas
Para eliminar una Cuenta siga los siguientes pasos:
de Cuentas.
Generales.
3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta siguiendo el formato
especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario,
haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la
cuenta que usted desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el botón Borrar.

27
Resumen de las Cuentas
Para obtener un resumen de una cuenta debe proceder de la siguiente manera:
de Cuentas.
Generales.
3. Sitúese en el Árbol de Expansión.
4. Seleccione la Cuenta de la cual quiere obtener un resumen.
5. Haga clic derecho del Mouse, y elija del menú emergente desplegado la opción
Resumen.

28
6. Inmediatamente aparecerá un cuadro de diálogo denominado RESUMEN DE LA
CUENTA: XXX (XXX se refiere al nombre de la cuenta que eligió para obtener el
resumen), en donde se mostrará el movimiento de la cuenta mensualmente, junto
con el saldo inicial, Cierre Contable y Totales.
Nota: En el ejemplo anterior se toma como base la cuenta del activo, pero este proceso
se podrá realizar con cualquier cuenta Contable.

29
Recodificación Cuenta
Es posible que en alguna ocasión necesite trasladar la información existente de una
cuenta a otra. Para realizar estos ajustes debe proceder de la siguiente manera:
de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl + P.
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas
3. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta.
4. Haga clic en el icono .
5. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta contable

30
6. En el cuadro información Actual aparece el nombre de la Cuenta, a la cual le
va a modificar el Número que la identifica.
7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo código que le va a asignar
a la cuenta.
Para finalizar debe hacer clic en el botón grabar si desea Guardar los cambios
realizados.

31
Plan de Cuentas Básico Predefinido
Para establecer un Plan de cuentas debe seguir los siguientes pasos:
de Cuentas.
Generales.
3. Sitúese en el árbol de expansión de Cuentas.
4. Haga clic derecho en el botón del Mouse, le aparecerá un menú en donde
encontrará la opción Plan de Cuentas Básico... (Así como se muestra en la
imagen)
5. Luego de Seleccionar Plan de Cuentas Básico aparecerá un cuadro de diálogo
llamado Plan Único de Cuentas (PUC)

32
6. Si desea agregar una cuenta debe seleccionarla y hacer clic en el botón
Agregar.
7. Aparecerá una ventana que anuncia que se está copiando las Cuentas
8. Luego de que termina de copiar las cuentas, aparecerá un cuadro de diálogo, en
donde le anuncia el número total de cuentas que se copiaron.
9. Si desea agregar otras cuentas, debe seguir los pasos explicados anteriormente.
10. Si desea buscar una cuenta, la cual desea agregar haga clic en el botón
Buscar.
11. Si desea salir de la ventana haga clic en el botón Salir.

33
Documentos
Documentos
Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de crear todos los documentos
contables conocidos, como por ejemplo una Nota Débito, Comprobantes de Egreso,
Notas Contables, Balance Inicial, Causaciones, Recibos de Caja, etc.
Elaboración de un Documento
1. Elija Documentos del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón
Documentos, o presione las teclas Ctrl + D.
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentos.
3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable el tipo de Documento que
desea elaborar.

34
4. En el cuadro Número, aparece el número del documento en forma secuencial
automáticamente. Si desea puede poner otro número, borrando el actual e
insertando el nuevo.
5. Digite la fecha en que se elabora el documento, el sistema automáticamente
muestra la fecha actual, pero si usted desea puede cambiarla borrando la fecha
actual y colocando la nueva fecha. Ver Formato Fecha
6. En el cuadro de texto Concepto ingrese el concepto de creación del documento
7. Proceda a generar el asiento contable haciendo clic en la primera casilla de la
tabla.
8. Ingrese el número de la cuenta o el código rápido de la cuenta en la columna
correspondiente; si no recuerda ninguno de los dos, puede buscar cualquiera de
ellos haciendo clic en el botón Buscar. Cuando ingresa la cuenta contable, en
la parte inferior izquierda del formulario se muestra la ubicación de la cuenta
contable en el movimiento actual.
9. Si la cuenta que selecciono maneja Centros de Costos, digite el Centro de
Costos, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. Cuando ingresa el
centro de costos, en la parte inferior derecha del formulario se muestra la
ubicación del centro de costos en el movimiento actual.
10. Si lo requiere, ingrese el NIT/CC y el Nombre del Tercero con el cual tiene que
ver la elaboración del documento, si no lo recuerda haga clic en el botón
Buscar.
11. Digite la Referencia y el Detalle del Movimiento.
12. Elija de la lista desplegable el Documento de Cruce.
13. Ingrese el número que identifica el Documento de Cruce, por omisión se
encuentra sin asignar.
14. Ingrese el valor base del Movimiento.
15. Genere el asiento Contable.
16. Repita los pasos 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 cuantas veces sea necesario para
generar el asiento contable.
17. Ahora haga clic en el botón Grabar.
18. Si desea Imprimir el documento, haga clic en el botón Imprimir.
19. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Usted puede escoger el
destino del Documento: Por pantalla, Impresora, Página en Internet o hacia un
Archivo. El documento se verá de la siguiente manera:

35
EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES
Notas:
1. Si los valores que el sistema muestra en los totales, no dan sumas iguales, es
importante revisar de nuevo el movimiento Contable del Documento ya que la
aplicación no dejará guardar los datos.
2. Si en el momento de hacer un movimiento, se equivoca, usted podrá eliminar el
movimiento
3. Puede modificar la vista de la cuadrícula, haciendo clic derecho en cualquier parte
de ella.

36
Las opciones se encuentran enmarcadas con un √√√√ visto, están activadas. Para
desactivarlas simplemente haga clic en cada opción.
4. Los documentos también se podrán Modificar o Eliminar.
5. En el momento en que usted este trabajando en el Sistema y ocurre un percance
(Por ejemplo, se va la luz, o por algún Motivo se apaga el Computador), el
documento, o la tarea que usted este realizando en ese momento no se va a
perder. Cuando usted encienda de nuevo su computador, y entre a la aplicación
PIMISYS UNION P&G, aparecerá un cuadro de diálogo de Recuperación.

37
6. Si desea crear otro documento o limpiar los datos que se encuentran en el
formulario haga clic en el botón Limpiar.
7. Si desea grabar el documento actual con otra identificación, haga clic en el
botón Grabar como…

38
Modificación de un Documento
Para modificar un documento, debe proceder de la siguiente manera:
Documentos.
3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable Tipo el tipo de Documento
a modificar.
4. Digite el número del documento que desea modificar, e inmediatamente aparecerá
toda la información referente a este documento.
5. Proceda a cambiar la información haciendo clic en cada casilla de la tabla que
desea modificar.
6. Ahora haga clic en el botón Grabar.

39
Eliminación de un Documento
Documentos.
3. En el cuadro Identificación, elija de la lista desplegable Tipo el tipo de Documento
que desea eliminar.
4. Digite el número del documento que desea eliminar, e inmediatamente aparecerá
toda la información referente a este documento.

40
Eliminar Movimiento Contable
Para eliminar un movimiento contable proceda de la siguiente manera:
a. Seleccione el movimiento a eliminar, haga clic derecho sobre él, y elija la opción
Eliminar Movimiento, así como se muestra a continuación:
b. Luego de elegir la opción aparecerá un cuadro de diálogo el cuál le preguntará si
desea borrar el registro.

41
Conexión/Desconexión Base de Datos_______________
Conexión/Desconexión de la Base de Datos
Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con las diferentes bases
de datos que posea en la Red, o cambiar el usuario con que se esté trabajando. Para
conectarse a una base de datos:
1. Haga clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Si
usted ya se encuentra conectado a una Base de Datos, elija el botón Si del
Cuadro de diálogo de desconexión en el que se pregunta si se desea
desconectar de la base de datos actual.
2. Vuelva a hacer clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de
Datos. Aparecerá la ventana de Conexión a la Base de Datos.
3. Haga clic en el cuadro de texto Servidor y a continuación digite el nombre del
nuevo servidor.
4. Haga clic en el cuadro de texto Usuario y a continuación digite el nombre del
nuevo usuario o cuenta.
5. Haga clic en el cuadro de texto Clave y a continuación digite la clave de usuario.
6. Haga clic en el botón Aceptar.
Nota: Si está utilizando como base de datos Microsoft Access, puede hacer doble clic
en el gráfico de este cuadro para reparar y comprimir la base de datos.

42
Reportes________________________________________
Listados Generales
Reporte del Plan de Cuentas
Para elaborar un listado de Plan de Cuentas debe proceder de la siguiente manera:
1. Elija Listados Generales del menú Reportes.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Plan de Cuentas.
3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Plan de Cuentas.
4. Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable Nivel.
5. Digite el código de la cuenta inicial y el código de la cuenta final; si no los recuerda
los puede buscar haciendo clic en el botón Buscar.
6. La fecha aparecerá automáticamente; si desea que el reporte sea de otra fecha,
borre la actual y escriba la nueva.
7. Haga clic en el botón Imprimir.

43
8. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes Usted puede escoger el
destino del reporte: por pantalla, impresora o hacia un archivo.
9. Haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:

44
Libros
Diario Mayor
Este Libro refleja un resumen general de todos los movimientos realizados en un
periodo de tiempo según los documentos efectuados.
Para generar un Reporte del Libro Diario Mayor debe seguir los siguientes pasos:
1. Elija Libros del menú Reportes.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Diario Mayor.
3. Si hace clic en el botón Diario Mayor, se evitará los dos primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Diario Mayor.

45
5. Elija el tipo de documento de la lista desplegable que aparece en el cuadro
Parámetros del Reporte.
6. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte en el cuadro Rango de Fechas
Tenga en cuenta que el formato de fecha.
7. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas ,
haciendo clic en las casillas de activación.
8. Digite la fecha de la impresión
9. Después de esta elección haga clic en el botón Imprimir.
10. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino
(pantalla, archivo, impresora o página en Internet) y haga clic en el botón
Ejecutar. El reporte se verá así:
Nota: si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario, haga clic en el botón
Limpiar.

46
Comprobante de Resumen
Es un resumen del ejercicio Contable en un periodo de tiempo. Permite traer los saldos
debito y crédito de todas las cuentas o subcuentas o auxiliares en las que se
realizaron movimientos en el rango de fechas establecido en los parámetros del reporte.
Para generar un Reporte del Comprobante de Resumen debe seguir los siguientes
pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Comprobante de
Resumen
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Comprobante de Resumen.
4. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte en el cuadro Rango de Fechas.
Tenga en cuenta el formato de la fecha.
5. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato Fecha
6. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas
haciendo clic en la casilla de activación

47
(pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se
verá así:
Limpiar.

48
Mayor y Balances
Este libro contiene el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para
extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.
Para generar un reporte de Libro Mayor y Balance debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Mayor y Balance.
3. Si Hace clic en el botón Mayor y Balances o presiona la combinación de
teclas Ctrl + M, se evitará los dos primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Mayor y Balance.
5. Elija el mes inicial, el mes final y el nivel de cuenta de las listas desplegables que
aparecen en el cuadro Parámetros para el reporte.
6. Digite los códigos de las cuentas inicial y final, si no los recuerda haga clic en el
botón Buscar. Si no digite o busque las cuentas, el reporte se mostrará sobre
todas las cuentas.
7. Digite la fecha de la impresión. Ver Formato de Fecha

49
8. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar las casillas incluir Cierre
Contable, Mostrar Firmas, impresión de Terceros y elegir el Tipo de moneda si
desea modificarla.
verá así:

50
Limpiar.

51
Balance de Prueba
Es un Informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como
de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, que se muestran para determinar
que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes
registros de los hechos económicos.
Para generar un reporte de Balance de Prueba debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Balance de Prueba.
3. Si Hace clic en el botón Balance de Prueba o presiona la combinación de
teclas Ctrl + B, se evitará los dos primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Balance de Prueba.
5. Elija el mes y el nivel de cuenta para el reporte, de las listas desplegables que
aparecen en el cuadro Parámetros del reporte.
6. Digite los códigos de las cuentas inicial y final, si no los recuerda haga clic en el
botón Buscar. Si no digita o busca las cuentas, el reporte se mostrará sobre
todas las cuentas.
7. Digite la fecha de la impresión.
8. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar la impresión de Terceros, reporte
comparativo (se debe elegir el mes y año a comparar ya que compara el mes
actual con el anterior) y elegir el Tipo de moneda si desea modificarla. Como
opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas haciendo
clic en la casillas de activación

52
verá así:

53
A continuación se muestra un balance de prueba comparativo.
Limpiar.

54
Balance General
Es un estado financiero que permite reflejar la situación Financiera de la Empresa en
un Periodo determinado de Tiempo.
Para generar un reporte de Balance General debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Balance general
3. Utilice la combinación de teclas Ctrl + G, se evitará los dos primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Balance General.
5. Elija el mes y el nivel de cuenta para el reporte, de las listas desplegables que
aparecen en el cuadro Parámetros del reporte.
7. En el cuadro Opciones Adicionales podrá activar la impresión de terceros, reporte
comparativo (se debe elegir el mes y el año a comparar) y elegir el Tipo de
moneda y la Tasa, si desea modificarla. Como opciones adicionales puede incluir el
Cierre Contable y Mostrar Firmas, haciendo clic en la casilla de activación.

55
verá así:
Limpiar.

56
Inventarios y Balance
Este libro refleja el inventario de iniciación y los balances generales de los ejercicios
siguientes que la empresa realice.
Para generar un reporte de inventario y balance debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Inventario y Balance.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Inventario y Balance.
4. Elija el mes para el reporte, de la lista desplegable que aparece en el cuadro
Parámetros para el reporte.
6. Como opciones adicionales puede incluir el Cierre Contable y Mostrar Firmas
haciendo clic en la casilla de activación

57
Limpiar.

58
Numeración de Libros
Es la numeración de un libro totalmente en blanco para fines contables.
Para generar un reporte de numeración de libros debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Numeración de
Libros.
3. Utilice la combinación de teclas Ctrl + N, se evitará los dos primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Numeración de Libros.
5. Digite la página inicial y la página final para el reporte en el cuadro Rango de
Páginas.
6. Digite el nombre del Libro.

59
verá así:
Limpiar.

60
Auxiliares
Auxiliar de Documentos
Esta herramienta sirve para emitir reportes o informes referentes a los documentos que
se han elaborado.
Para generar un Reporte Auxiliar de Documentos debe seguir los siguientes pasos:
1. Elija Auxiliares del menú Reportes.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Documentos.
3. Si hace clic en el botón Reporte de Documentos se evitará los dos primeros
pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte de Documentos.
Parámetros del reporte.
6. Haga clic en el botón de opciones correspondiente al tipo de búsqueda que desea
realizar (Por fecha o por número).
7. Si escogió por fechas, en el cuadro Rango de fechas digite la fecha inicial y la
fecha final dentro de las cuales desea que se busque. Ver Formato Fecha

61
8. Si escogió por números, en el cuadro Rango de números digite el número inicial y
el número final dentro de los cuales desea que se busque.
9. Como opción adicional puede incluir el Cierre Contable, haciendo clic en la casilla
de activación
1. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha
verá así:

62
Limpiar.

63
Libro Auxiliar
Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el
control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o
en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Plan de
Cuentas. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de
subcuentas los registros efectuados en cada uno de los conceptos que lo integran.
En las aplicaciones PIMISYS, usted podrá ejecutar reportes de las cuentas que desee.
Para generar un Reporte de Libro Auxiliar debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro Auxiliar.
3. Si hace clic en el botón Libro Auxiliar o presione la combinación de teclas
Ctrl + A se evitará los dos primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar.
5. En el cuadro Rango de Cuentas digite la cuenta inicial y la cuenta final o ingrese
los códigos rápidos asignados a cada cuenta; si no los recuerda, puede buscarlos
haciendo clic en el botón Buscar.
6. Digite la fecha inicial y la fecha final para el reporte, en el cuadro Rango de fechas.
Ver Formato Fecha

64
de activación
9. Si desea modificar el Tipo de Moneda, haga clic en la lista desplegable Moneda y
si lo requiere ingrese la Tasa de Cambio.
10. Seleccione el Tipo de Documento del cual quiere que se genere el Reporte, si no
selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generara el Reporte tomando
todos los documentos. Haga clic en el botón Imprimir.
verá así:

65
Limpiar.

66
Libro Auxiliar por Tercero
En este libro se podrán reflejar todas las transacciones referentes a cada tercero. Por
ejemplo si solo necesitamos el Auxiliar de la cuenta Clientes referentes a un tercero X,
esta herramienta nos permitirá trabajar más rápidamente, y encontrar la información que
necesitamos.
Para generar un reporte de Libro Auxiliar por Tercero debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro Auxiliar por
tercero.
3. Si hace clic en el botón Libro Auxiliar por Tercero o presiona la
combinación de teclas Ctrl + O se evitará los dos primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar por Tercero.

67
Ver Formato Fecha
de activación
9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda si desea modificarlo y si es
necesario ingrese la Tasa de Cambio.
10. Seleccione la Prioridad con que quiere que se genere el Reporte: Puede ser por
Cuenta o por Nit.
selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generara el Reporte tomando
todos los documentos.

68
12. En el cuadro Datos del tercero, digite el NIT/CC del tercero, o búsquelo haciendo
clic en el botón Buscar.
verá así:
Limpiar.

69
Libro Auxiliar por Centro de Costos
En este libro se podrán reflejar todas las transacciones realizadas con referencia a
cada Centro de Costo.
Para generar un Reporte Auxiliar por Centro de Costos debe seguir los siguientes
pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Libro auxiliar por
Centro de Costos.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Libro Auxiliar por Centro de Costos.

70
de activación
8. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda si desea modificarla y si es
9. Seleccione la Prioridad con que quiere que se genere el Reporte: Puede ser por
Cuenta o por Centro de Costos.
selecciona ninguno, el Sistema automáticamente generará el Reporte tomando
todos los documentos.
11. En el cuadro Datos del Centro de Costos, digite el código del Centro, o búsquelo
haciendo clic en el botón Buscar. En el cuadro adjunto aparecerá la estructura
del Centro de costos para que usted verifique si es el correcto.
verá así:

71
Limpiar.

72
Auxiliar Comparativo
Este libro permite hacer una comparación de las transacciones u operaciones
realizadas en un período de tiempo con otras hechas en meses anteriores.
Para generar un reporte auxiliar comparativo debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Comparativo.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Auxiliar Comparativo.

73
4. En el cuadro Parámetros para el Reporte, seleccione la opción, con la cual quiere
que se genere el reporte, que son: Buscar por Rango de Cuentas o Buscar por una
Lista especifica de Cuentas.
5. Si selecciona la Opción Buscar por Rango de Cuentas, el Cuadro de diálogo se
verá como la gráfica anterior:
a. En el cuadro Rango de Cuentas, digite la cuenta inicial y la cuenta final, o
ingrese los códigos rápidos asignados; si no los recuerda, puede buscarlos
b. En el cuadro Opciones Adicionales, haga clic en el botón de opciones que sea
necesario para su Reporte (saldos o movimientos).
c. Si desea Listar Terceros y Mostrar Cuentas en Cero, haga clic en las casillas
de activación correspondientes.
d. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha
e. Haga clic en el botón Imprimir.
6. Si selecciona la Opción Buscar por una Lista Especifica de Cuentas, el Cuadro
de diálogo se verá de la siguiente manera:

74
a. En el cuadro Lista de Cuentas, digite la cuenta de la cual de la cual quiere
generar el reporte, si no la recuerda haga clic en el botón Buscar y haga clic en
el botón Agregar, si desea agregar otra cuenta, siga el mismo
procedimiento y así sucesivamente hasta seleccionar la lista de Cuentas, de las
cuales quiere que se genere el reporte. Si por algún motivo se equivoca
seleccionando una cuenta y la agrega, puede quitarla, seleccionándola y
haciendo clic en el botón Quitar.
b. En el cuadro Opciones Adicionales, haga clic en el botón de opciones que sea
necesario para su Reporte y haga clic en las casillas de activación
correspondientes.
c. Si desea Listar Terceros y Mostrar Cuentas en Cero, haga clic en las casillas
de activación correspondientes
d. Digite la fecha de impresión. Ver Formato Fecha
e. Haga clic en el botón Imprimir.
7. Luego de hacer clic en el botón Imprimir aparecerá el cuadro de diálogo
Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora) y haga
clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así:
Limpiar.

75
Numeración de Documentos Faltantes
Este informe muestra los documentos que no se utilizaron en un rango de fecha
determinado.
Para generar un reporte auxiliar de numeración de documentos faltantes debe seguir los
siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Numeración de
documentos faltantes.
3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Numeración de
Documentos Faltantes.
Parámetros del Reporte.
Ver Formato Fecha

76
verá así:
Limpiar.

77
Documentos por Referencia
Este ítem sirve para generar Reportes dependiendo las Referencias utilizadas en cada
documento.
Para generar un reporte de documentos por referencia debe seguir los siguientes
pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Documentos por
Referencia.
3. Si hace clic en el botón Documentos por Referencia se evitará los dos
primeros pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Documentos por Referencia.

78
5. Digite la referencia.
6. Digite la cuenta o ingrese el código rápido asignado a la cuenta; si no los recuerda,
puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar.
Ver Formato Fecha
de activación
9. Elija el tipo de moneda de la lista desplegable Moneda, si desea modificarla y si es
10. Digite la fecha de impresión.
Limpiar.

79
Informes Entidades de Control
Ingresos y Retenciones
PIMISYS le ofrece la posibilidad de emitir reportes de certificados.
Para generar un reporte de Certificados de ingresos y retenciones, debe seguir
los siguientes pasos:
1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Ingresos y
Retenciones.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes- Certificado de Ingresos y
Retenciones.

80
4. Marque Un tercero si desea imprimir el certificado de un tercero.
5. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en especifico.
6. Marque Todos los terceros si desea imprimir los certificados existentes de todos
los terceros.
7. Si marcó Un tercero, en el cuadro NIT/CC digite la identificación del tercero al que
le desea ver los certificados de ingresos y retenciones, si no lo recuerda puede
buscarlo haciendo clic en el botón Buscar Terceros.
8. Si marcó Un certificado, en el cuadro Número digite el número del certificado que
desea imprimir.
9. Si marcó Todos los terceros el aspecto del cuadro de diálogo será el siguiente:

81
10. En el cuadro Periodo, digite las fechas inicial y final para el reporte. Ver Formato
Fecha
11. En el cuadro Opciones de Expedición, digite la fecha y seleccione la ciudad en la
que se expedirá el reporte.
verá así:
Nota:
Si marcó la opción un tercero o un certificado puede buscar un certificado de
retención haciendo clic en el botón Buscar.

82
Si desea eliminar un certificado de retención creado con anterioridad haga clic en
el botón Borrar.
Haga clic en el botón Limpiar si desea cambiar la configuración para emitir el
reporte.

83
Retenciones de IVA
Para generar un reporte de Certificados de retenciones de IVA, debe seguir los
siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Retenciones de IVA.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes - Certificado de Retenciones de IVA.

84
1. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en especifico.
los terceros.
le desea ver los certificados, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el
botón Buscar Terceros.
desea imprimir.
Fecha
verá así:

85
Nota:
el botón Borrar.
reporte.

86
Retenciones de ICA
Para generar un reporte de Certificados de Retenciones de ICA (Impuesto Municipal
de Industria y Comercio de Avisos), debe seguir los siguientes pasos:
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Retenciones de ICA.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes- Certificado de Retenciones de ICA.

87
5. Marque Un certificado si desea imprimir un número de certificado en específico.
los terceros.
le desea ver los certificados, si no lo recuerda puede buscarlo haciendo clic en el
botón Buscar Terceros.
desea imprimir.
Fecha
verá así:

88
Nota:
el botón Borrar.
reporte.

89
CGN – Operaciones Reciprocas
Este informe muestra las transacciones financieras realizadas entre diferentes entes
públicos.
Para generar un Reporte de Operaciones Reciprocas debe seguir los siguientes pasos:
1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes, Luego aparecerá un
sub menú del cual debe elegir CGN – Operaciones Reciprocas
2. Aparecerá el cuadro de diálogo CGN – Operaciones Reciprocas.
3. En el cuadro Parámetros del Reporte en la casilla de lista Mes escoja el mes del
cual quiere hacer el reporte.
4. Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable Nivel.
6. En el cuadro Opciones Adicionales seleccione el Tipo de Moneda, el Mes y Año a
Comparar (Puede comparar las operaciones reciprocas con un mes anterior), la
Tasa, y aparecerán otras opciones, las cuales puede elegir haciendo clic en la
casilla de selección cuando estas estén activas.

90
7. Haga clic en el botón Ejecutar. A continuación aparecerá la ventana Estado de
Consulta, donde se informa el tiempo restante para finalizar el reporte.
8. El reporte se verá así:

91
Limpiar.

92
CGN - Catalogo de Cuentas
PIMISYS le ofrece la posibilidad de crear y ejecutar reportes especiales los cuales se
deben presentar a Entidades de Control, uno de ellos es el Catalogo de Cuentas, el cual
se debe presentar a La Contaduría General de la Nación.
Este informe muestra el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y
ambientales, de la compañía.
Para generar un reporte del Catalogo de Cuentas debe seguir los siguientes pasos:
1. Elija Informes Entidades de Control del menú Reportes, Luego aparecerá un
sub menú del cual debe elegir CGN – Catalogo de Cuentas
2. Aparecerá el cuadro de diálogo CGN – Catálogo de Cuentas.
3. En el cuadro Parámetros del Reporte puede configurar los siguientes parámetros:
- Mes: En esta casilla de lista escoja el mes del cual quiere hacer el reporte.
- Nivel: Elija el nivel de la cuenta de la lista desplegable.
- Fecha de impresión: Digite la fecha de acuerdo al formato de fecha.
4. En el cuadro Opciones Adicionales seleccione el Tipo de Moneda, el Mes y Año a
Comparar y la Tasa. Aparecerán otras opciones, las cuales puede elegir haciendo
clic en la casilla de selección cuando estén activas.

93
5. Haga clic en el botón Ejecutar. A continuación aparecerá la ventana Estado de
Consulta, donde se informa el tiempo restante para finalizar el reporte.

94
Para exportar el documento a formato Excel, haga clic en el botón
Exportar.
Para copiar los datos en el portapapeles y pegarlos en otro programa, haga clic
en el botón Copiar.
Nota: Si desea borrar los datos que se encuentran en el formulario CGN- Catálogo de
Cuentas, haga clic en el botón Limpiar.

95
Información Exógena
Para generar el reporte de Información Exógena previamente debe realizar la
parametrización de los formularios Grupos Exógena y Parámetros Generales.
Nota: Recuerde que la parametrización se realiza con el encargado de la información
contable de su empresa y con el personal de soporte de PIMISYS, siguiendo la(s)
resolucion(es) emitida(s) por la DIAN.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Información Exógena.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte – Información Exógena.
4. En el cuadro Parámetros del Reporte digite el rango de fechas inicial y final del
reporte que desea generar.
5. Haga clic en el botón Exportar.
6. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabando Información del reporte, digite el
nombre del archivo, seleccione la carpeta donde desea guardarlo y luego haga clic
en el botón Guardar.

96
7. Luego aparecerá un cuadro que muestra el estado de ejecución del proceso
8. Si usted desea abrir el archivo creado, entonces haga clic en la opción deseada ante
la pregunta del cuadro de diálogo presentado en pantalla ¿Desea abrir el archivo
Xxx.xls?

97
El usuario visualizará la información en Excel para realizar la verificación de datos y
confirmar que esta es correcta.
Nota: Recuerde que todos los grupos de información configurados en el cuadro de
diálogo Grupos Exógena salen en un solo archivo Xxx.xls; el usuario debe agrupar los
datos por formato y luego realizar la exportación a XML.
PIMISYS entregará un archivo con las plantillas para los diferentes formatos que usted
deberá utilizar para Exportar la información a XML.

98
PASOS PARA EXPORTAR LA INFORMACIÓN EXÓGENA QUE SE ENCUENTRA EN
LA HOJA DE EXCEL AL FORMATO XML.
1. Abra el archivo que contiene la información exportada. A continuación ubíquese
en la pestaña Hoja2, luego sitúese en la columna donde se encuentran
los diferentes formatos exportados y seleccione toda la información del primer
formato de la lista, elija la opción Copiar del menú Edición en Microsoft Excel.
2. Abra la plantilla correspondiente al Formato Exógena seleccionado en el punto
anterior. A continuación ubíquese en la pestaña PIMISYS, luego
sitúese en la Celda A2 y elija Pegar en el menú Edición.

99
3. Elija XML en el menú DATOS de Microsoft Excel, aparecerá un nuevo menú del
cual debe elegir la opción Exportar a XML…

100
4. Aparece un cuadro de diálogo donde debe ingresar el nombre del Archivo y luego
dar clic en Guardar. Recuerde que para establecer este nombre debe seguir las
especificaciones técnicas de la DIAN.
Formato del Archivo: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml
cc: Concepto (01= Inserción, 02=Reemplazo)
mmmmm: Formato (Formato exógena dependiendo del tipo de reporte
solicitado por la DIAN a la empresa)
vv: Versión de formato
aaaa: Año de envió
cccccccc: Consecutivo de envió por año.
Pej: Dmuisca_010104306200600000001.xml

101
5. Repita el paso 2,3 y4 para cada grupo de datos que pertenezca a cada uno de los
formatos de información solicitados por la DIAN a su empresa.

102
Reportes Configurables
Reportes Configurables
Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de configurar los reportes a su
agrado. Para crear un Reporte Configurable debe proceder de la siguiente manera:
1. Elija Configurables del menú Reportes.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Configurar Reportes.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de Reportes.

103
4. Ingrese el código y el nombre correspondiente al reporte en sus respectivos
cuadros de texto.
5. En la lista desplegable Tipo, usted podrá elegir tres diferentes tipos de reportes:
Saldos, Movimientos o Saldos comparativos.
6. En la lista desplegable Presentación, usted podrá elegir entre imprimir una
columna de saldos o imprimir dos columnas, una débito y otra crédito.
7. En el cuadro Datos a Solicitar, usted podrá activar o desactivar las casillas de
activación Nivel e Imprimir Terceros, si desea que estos datos aparezcan en el
reporte.
8. Ahora debe proceder a configurar el reporte. Se explicará como se configuró el
reporte de la ilustración:
I. En la columna nombre se definió la variable ING_OPERA; el título que debe
aparecer en el reporte es INGRESOS OPERACIONALES; el tipo de
variable se puede escoger entre: Saldos, Fórmulas, Constantes y Usuario.
En este caso se escogió Saldos el cual no aplica en la columna fórmula. A
continuación usted podrá elegir entre imprimir la variable en el reporte o
solamente cargarla antes de imprimirla, haciendo clic en las casillas para
que aparezca con el siguiente gráfico: . Debe proceder a digitar la cuenta
inicial y el grupo al que pertenece, si no los recuerda los puede buscar
II. Si el tipo de la variable es una fórmula debe ingresarla en la columna
fórmula. El botón Buscar de esta columna sirve para editar la fórmula.
9. Una vez terminado el informe, ingresar todas las variables que contendrá su
reporte y haga clic en el botón Grabar.

104
Ejecutar Reportes Configurables
Esta opción le permitirá ejecutar los reportes Configurados por usted mismo o los que
ya tenga el sistema.
Para ejecutar un reporte ya configurado debe proceder de la siguiente manera:
1. Elija Configurables del menú Reportes.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Ejecutar Reportes.
3. Puede omitir los pasos anteriores presionando la combinación de teclas Ctrl + E.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Reportes Configurables.

105
5. En el cuadro identificación elija el reporte que ha configurado de la lista
desplegable Reporte.
6. En el cuadro Parámetros del Reporte: elija la estructura de las cuentas contables
de la lista desplegable Nivel.
7. En el cuadro Rango de Fechas, digite la fecha o rango de fechas a reportar. Ver
Formato Fecha
8. Digite la fecha de impresión del reporte.
9. En el cuadro Opciones Adicionales active o desactive la casilla, si desea o no
imprimir lista de terceros en el reporte y Mostrar Firmas.
10. Seleccione el tipo de moneda, si desea modificarla.
(pantalla, archivo o impresora) y haga clic en el botón Ejecutar.

106
Nota: los parámetros del reporte varían de acuerdo al tipo de Reporte
Si desea ejecutar otro informe haga clic en el botón Limpiar.

107
Buscar Reportes Configurables
Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo de Configuración
de Reportes, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar
los datos que conoce acerca del Reporte sobre el cual esta buscando información.
Los datos que puede suministrar son los siguientes:
Nombre: digite el nombre del reporte si lo recuerda.
Código: digite el código del reporte
La sintaxis que debe utilizar es la siguiente:
Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba la palabra seguida por
un asterisco "*". p. e: MAQUINAS *
Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba simplemente el número. P
ej: 1

108
Si usted digita el Código el sistema buscará todo los códigos de reportes que empiecen
por ese número.
Una vez digitado al menos uno de los datos, ejecute la orden de buscar haciendo clic en
el botón Buscar Ahora.

109
En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la
búsqueda.
Con los resultados que se muestran puede:
Cargar los datos al cuadro de diálogo de Configuración de Reportes, haciendo clic
en el botón Seleccionar.
Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar.
Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón
Limpiar.

110
CRAC
CRAC
Las Aplicaciones PIMISYS están diseñadas de tal forma que se podrán realizar nuevos
Reportes/Consultas de acuerdo a los requerimientos, mediante herramientas que
accedan su base de datos (MS-ACCESS vía ODBC)
Consultas CRAC (Consultas y Reportes Asistidos por Computador)
Las Aplicaciones PIMISYS le permiten consultar toda la información que se encuentra
en las tablas de su sistema.
Para hacer una consulta CRAC debe seguir los siguientes pasos:
1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes,
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Edición
y Administración
3. Si hace clic en el botón Consultas CRAC, se evitará los dos primeros
pasos.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Consultas CRAC. Este tiene seis pestañas:
Datos Generales, Diseño, Criterio, Avanzadas, Seguridad, Automatización. Por
defecto, el formulario se carga con la pestaña Datos Generales.

111
5. Digite el nombre que utilizará para identificar la consulta en el campo de texto
indicada para realizar esta acción.
6. Digite el título que utilizará en el momento de obtener los resultados de la
consulta en el campo de texto indicado para realizar esta acción.
7. Elija la carpeta dentro de la base de datos en la cual ubicará la consulta. Por
defecto las consultas se ubicarán en la carpeta `raíz ().Utilice el botón
Abrir Carpeta del lado derecho del campo de texto para buscar una carpeta
ya existente o crear una nueva.
8. Trasládese a la pestaña Diseño, encontrará en la parte superior el campo
donde se incluirá la lista de elementos disponibles para la consulta CRAC.

112
9. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de diálogo Selección
de Tablas y Objetos, Marque la casilla de verificación de las tablas y/o
objetos que desea incluir dentro de la consulta CRAC y luego haga clic en el
botón Aceptar. Marque la casilla de verificación Ver las tablas y objetos
de todas las aplicaciones, si desea que la columna agrupe los resultados de la
consulta de acuerdo a la lista de la consulta actual.

113
10. A continuación aparecerá la pestaña Diseño con los objetos seleccionados.
11. En la pestaña Diseño marque la casilla de verificación de las tablas o campos
de tablas que desea agregar a la lista de las columnas de la consulta.

114
Si desea ver los valores almacenados en la base de datos del elemento
seleccionado haga clic en el botón Ver datos. Aparecerá el cuadro de
diálogo Visualización de información del Campo
Si desea eliminar una tabla de la lista de elementos disponibles, seleccione la
casilla de verificación del elemento y haga clic en el botón Quitar.

115
Haga clic en el botón Incluir selección, para incluir los elementos
seleccionados a la lista de las columnas de la consulta.
Usted puede configurar la salida del reporte utilizando los campos Título, Ancho,
Justificación, Orden y Tipo de total que aparecen en la cuadrícula de datos
donde se encuentran incluidos en columnas los campos de la consulta CRAC;
para esto, debe hacer clic en cada una de las celdas que desea configurar.

116
Título: Digite el título que identificará a cada uno de los campos en el
reporte.
Ancho: Ingrese la amplitud de la columna para cada uno de los campos del
reporte (Debe tener en cuenta que la amplitud esta dada en posiciones de
carácter)
Justificación: Seleccione de la lista desplegable la posición en que desea
ubicar los datos con respecto a la columna, las opciones son: izquierda,
derecha, centrado.
Orden: Seleccione de la lista desplegable el orden en que desea que
aparezcan los datos (ascendente o descendente).
Tipo de total: Seleccione de la lista desplegable la opción que mas se
ajuste a la información de la columna, las opciones son: Ninguno, Suma,
Cantidad, Promedio, Máximo, Mínimo.
Para establecer el orden en que se presentarán los campos en el reporte, usted
debe ubicar el puntero del Mouse en el campo que desea mover y luego dar
clic en el botón que se ajuste a su necesidad Mover Izquierda, Mover
Derecha, Quitar.

117
12. En la pestaña Criterios, se deben establecer las condiciones de selección de la
consulta. Marque la casilla de verificación Mostrar todas las condiciones,
incluyendo las que relacionan las tablas entre si que fueron calculadas
automáticamente, si desea listar todas las condiciones.
Las condiciones de selección de consulta se establecen utilizando un grillado que
contiene las siguientes columnas: Primer Campo, Condición, Segundo Campo,
Valor(es) y Pregunta al usuario.
PASOS PARA ESTABLECER LAS CONDICIONES DE LA CONSULTA
CRAC
Elija en la columna Primer Campo el campo o los campos que desea condicionar
(uno a la vez), luego en la columna Condición elija la condición que desee de la lista
desplegable de condiciones (es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o
igual que, es menor que, es menor o igual que, es cómo, no es cómo, comienza por,
no comienza por, termina con, no termina con, contiene, no contiene), en la
siguiente columna Segundo Campo elija el campo, valor o el valor solicitado al
usuario, con el cual se establecerá la relación de condición con respecto al Primer
Campo. Si la selección en el Segundo Campo es `Valor´, entonces se activará la
columna Valor(es) en donde usted deberá ingresar el dato correspondiente; Si la
selección en el Segundo Campo es `Valor solicitado al usuario´, entonces se
activará la columna Pregunta al usuario en donde usted deberá ingresar el valor
con el cual quiere condicionar dicho campo.

118
Repita el proceso anterior para cada una de las condiciones a establecer en la
Consulta CRAC.
Elija deshacer del menú emergente de la cuadrícula de datos Condiciones de
selección de consulta para el caso en que se encuentre editando una fila de
condiciones y usted desee deshacer las condiciones seleccionadas.

119
Elija Eliminar del menú emergente de la cuadrícula de datos condiciones de
selección de consulta para el caso en se haya registrado el total de condiciones en
una fila y usted desee eliminar esta condición. Recuerde que si elije Eliminar
deberá seleccionar la fila haciendo clic en la primera columna que corresponde al
número de la condición y luego deberá dar clic derecho para que aparezca el menú
emergente con la condición Eliminar activa.
13. En la pestaña Avanzadas, usted tendrá la oportunidad de definir si desea que la
consulta aparezca como una opción en el menú Reportes/ Consultas CRAC de
las aplicaciones, si es así, marque la casilla de verificación que indica esta
acción y a continuación en el campo de texto indicado digite el texto que
aparecerá dentro del menú.

120
Determine en que aplicaciones estará disponible la consulta seleccionando en el
menú desplegable la opción deseada.
En algunas situaciones, la consulta podría tomar más tiempo del esperado. Por lo
tanto, podrá especificar el tiempo máximo (en segundos) que se debe esperar por
los resultados, ingresando el valor respectivo en el cuadro de texto indicado para
esta acción. Si desea asumir el valor por defecto, especifique cero `0´.
Usted podrá visualizar la sentencia SQL que se utilizará para la obtención de
resultados de la Consulta CRAC haciendo clic en el botón Ver SQL.

121
14. En la pestaña Seguridad usted define los grupos de usuarios que tendrán
acceso para utilizar la consulta. Para lo cual, usted tiene 2 opciones:
Opción 1: Todos los grupos de usuario
Opción 2: Sólo los grupos de usuarios seleccionados en la siguiente lista.
Si elije la segunda opción, a continuación marque la(s) casilla(s) de verificación
con el o los grupos de usuario(s) seleccionados.
15. En la pestaña Automatización usted especificará el destino por defecto para los
resultados de la consulta seleccionando de la lista desplegable destino una de
las siguientes opciones: Sin especificar, se solicitará al usuario el destino:
Pantalla, Impresora o Archivo.

122
16. Para terminar haga clic en el botón Grabar.
Notas:
Para Exportar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón
Exportar y luego seleccione la carpeta donde desea guardarla.
Para Importar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón
Importar y luego seleccione la carpeta donde se encuentra ubicado el
archivo *.cra.
Si usted tiene datos incompletos en Pestaña Criterios (Condiciones de
selección de la consulta) entonces el proceso Grabar no se realizará hasta
que no se complete la información.
Para ampliar el espacio de las columnas de una cuadrícula de datos y
visualizar mejor el contenido de las celdas, ubique el cursor en medio de los
campos y teniendo el clic sostenido arrastre hacia el lado que desea ampliar
la columna.
El botón Buscar permite listar en pantalla la lista de consultas CRAC que
se encuentren en el sistema.

123
Utilizar Consultas CRAC
Para utilizar una Consulta CRAC debe proceder de la siguiente manera:
1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes.
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Utilizar
una Consulta
3. En el cuadro de diálogo Búsqueda de la Consulta CRAC, elija la carpeta donde
se encuentra ubicada la consulta, luego dentro de las opciones listadas
seleccione la consulta que desea utilizar y haga clic en el botón Aceptar.
4. A continuación aparecerá el reporte seleccionado.

124
EXPLICACIÓN DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES
Nota:
Para ver la lista de las consultas CRAC existentes en el sistema de forma
detallada (Nombre de la consulta, Fecha de Modificación) haga clic en el
botón Detallado.
Para ver la lista de las consultas CRAC existentes en el sistema de forma
como iconos pequeños haga clic en el botón Iconos.

125
Administración___________________________________
Datos Básicos
Datos Básicos Simples
Este modulo permite crear, Modificar o Eliminar
1. Elija Datos Básicos del menú Administración.
2. Aparecerá un menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere haga
clic en el icono Datos Básicos
3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.
4. En el cuadro Selección, elija el tema que necesita de la lista desplegable Temas.
5. Haga clic en el botón limpiar para agregar un nuevo dato.
6. En el cuadro Información, elija el nombre, digite el código (en el caso de estar
disponible) y si lo desea ingrese alguna observación en la caja de texto Otros.

127
Modificar un dato básico
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere
haga clic en el icono Datos Básicos.
3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.
4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea modificar, de la lista desplegable
Temas.

128
5. En el cuadro información, modifique el nombre o las observaciones.

129
Eliminar un dato básico
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere
haga clic el icono Datos Básicos.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.
4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea eliminar, de la lista desplegable
Temas.

130
6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación de los
datos, haciendo clic en el botón Sí.
Nota: Debe verificar que el dato básico que desea eliminar no esté en uso, o que no
tenga referencias asociadas. De lo contrario, la aplicación PIMISYS no le permitirá
eliminar ese dato básico.

131
Datos básicos estructurados
Datos básicos estructurados
2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Estructurados, o
haga un clic en el icono Datos Básicos Estructurados.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica.
4. En el cuadro Selección, elija el tema de la lista desplegable Temas.
5. En el cuadro Información, digite el nombre, el código y si lo desea alguna
observación en la caja de texto Otros.

132
Nota: Para Modificar o Eliminar un Dato Básico estructurado debe proceder de la
misma forma que se sigue para modificar o eliminar un dato básico simple.
Puede seleccionar la información básica desde la rama de expansión que se
encuentra en la parte inferior del formulario.

Pimisys union p&g

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (9)

Destacado

Destacado (14)

Similar a Pimisys union p&g

Similar a Pimisys union p&g (20)

Más de Maribel Gaviria Castiblanco

Más de Maribel Gaviria Castiblanco (20)

Último

Último (20)

Pimisys union p&g

Pimisys union p&amp;g

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (9)

Destacado

Destacado (14)

Similar a Pimisys union p&amp;g

Similar a Pimisys union p&amp;g (20)

Más de Maribel Gaviria Castiblanco

Más de Maribel Gaviria Castiblanco (20)

Último

Último (20)

Pimisys union p&amp;g

Pimisys union p&g

Similar a Pimisys union p&g

Similar a Pimisys union p&g (20)

Pimisys union p&g