Este documento explica cómo dar formato personalizado a celdas en Excel para cambiar el color y apariencia de valores. Los formatos personalizados permiten especificar códigos para valores positivos, negativos, cero y de texto. Se proveen ejemplos de cómo crear formatos para colorear valores y agregar símbolos. El documento también cubre partes de un formato personalizado y cómo omitir códigos.

1. 2014
FORMATO DE CELDAS
MELISA BONILLA SILVA
Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia
particular al valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta
4 códigos diferentes dentro de la misma cadena de texto.
ESPOCH
01/01/2014

2. FORMATO DE CELDAS 2014
Tabla de contenido
FORMATO DE CELDAS ...................................................................................................... 2
El formato personalizado en Excel ..................................................................................... 2
Ejemplo de formato personalizado de una celda ................................................................ 3
Códigos de formato personalizado ..................................................................................... 3
Formato personalizado a texto ............................................................................................ 4
Crear formatos personalizados en Excel ............................................................................. 5
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................... 8
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3. FORMATO DE CELDAS 2014
FORMATO DE CELDAS
Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic
derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opción Formato de celdas. Al mostrarse el
cuadro de diálogo debes asegurarte de estar en la sección Número y elegir la opción
Personalizada:
El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo.
Un formato personalizado es una cadena de texto que indicará a Excel la manera en cómo
debe mostrarse el valor contenido en una celda.
El formato personalizado en Excel
En términos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4
posibles valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato
personalizado nos permite especificar un código para cada uno de ellos dentro de la misma
cadena de texto con la condición de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente
orden:
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4. FORMATO DE CELDAS 2014
Cada uno de los recuadros de la imagen representa un código, de manera que podemos
indicar a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de
valor que tenga.
Ejemplo de formato personalizado de una celda
Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda
crearemos el siguiente formato:
[Azul]Estándar;[Rojo]-Estándar;[Negro]Estándar;[Verde]Estándar
La palabra Estándar significa que Excel dará un trato “normal” al valor de la celda, es decir,
no modificará su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color
diferente de acuerdo al valor de la celda.
Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de color azul, si es negativo de color rojo
y además he colocado el símbolo “-“ de manera que Excel coloque el símbolo negativo
precediendo el valor de la celda. Si el valor es cero entonces se mostrará de color negro y si
es de tipo texto será de color verde. En la siguiente animación podrás observar cómo se
comporta una celda que tiene este formato personalizado:
Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8
nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul,
Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo.
Existe otra opción que nos permite elegir un color por su código y tendremos disponibles
hasta 56 colores diferentes. Este código lo podemos especificar de la siguiente manera:
[Color5]Estándar;[Color20]-Estándar;[Color40]Estándar;[Color50]Estándar
A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en
este ejemplo debemos indicar el número del color que deseamos aplicar.
Códigos de formato personalizado
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5. FORMATO DE CELDAS 2014
Ya hemos visto cómo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero también
podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos
mostrar. En el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que hará que
siempre se muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado:
El código # nos ayuda a representar la posición de un número y hemos indicado que
deseamos tener 3 posiciones después del punto decimal. Para conocer más sobre el código
# así como otros códigos te sugiero consultar el articulo código de formatos personalizados
Formato personalizado a texto
Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un
formato personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados
para dar formato a números y por consecuencia también a las fechas ya que las fechas en
Excel son también números.
Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como
hacer que se despliegue un carácter en cierta posición cuando acompaña a un número. En el
siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocará el signo de
exclamación al final del valor de la celda.
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6. FORMATO DE CELDAS 2014
Observa cómo la barra de fórmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato
personalizado indica a Excel que se agregue el símbolo “!” al final del valor. Así como
agregamos un solo carácter también podemos agregar una palabra completa al final de un
número. El formato personalizado que utilizaré será el siguiente: #.## “pesos”
De nueva cuenta observa la barra de fórmulas y observa que el valor de la celda no
considera la palabra “pesos” sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los
caracteres como las palabras se pueden colocar en cualquier posición que queramos,
solamente debemos indicarlo correctamente dentro del formato personalizado.
Recuerda que el formato personalizado de celdas en Excel no es una manera de
manipular cadenas de texto sino que fue creado primordialmente para ayudarnos a dar
formato a datos numéricos. Puedes leer un artículo complementario que escribí sobre el
tema de formatos personalizados de números.
Crear formatos personalizados en Excel
Muchos usuarios de Excel, incluso algunos que llevan años de utilizar la herramienta,
evitan crearformatos personalizados porque creen que es una tarea muy complicada. En
realidad los formatos personalizados de números se ven más complejos de lo que en
realidad son.
La manera más fácil de crear un formato personalizado es pulsando la combinación de
teclas Ctrl + 1 para desplegar el cuadro de diálogo Formato de celdas y asegurarnos de que
estamos en la sección Número. Es entonces cuando seleccionamos la categoría
Personalizada.
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7. FORMATO DE CELDAS 2014
Un formato personalizado se compone de una serie de códigos los cuales se especifican
en la caja de texto Tipo de manera que el valor de una celda adopte el nuevo formato.
Partes de un formato personalizado
Un formato personalizado nos permite especificar 4 códigos dentro de la misma cadena de
texto: valores positivos, valores negativos, valores cero y texto. Cada código debe ser
separado por un punto y coma. Considera el siguiente ejemplo de un formato
personalizado:
[Verde]Estándar;[Rojo]Estándar;[Negro]Estándar;[Azul]Estándar
En primer lugar observa que los 4 códigos están separados por un punto y coma. El primero
código indica que los valores positivos serán de color verde. El segundo código nos dice
que los valores negativos serán de color rojo. El tercer código hará que los valores que sean
cero tengan un color negro y el último código hace que todas las celdas que sean de tipo
texto deberán ser de color azul. Observa cómo se comporta este formato personalizado al
aplicarlo a celdas con diferentes valores:
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8. FORMATO DE CELDAS 2014
La palabra Estándar que aparece dentro del formato personalizado que acabamos de crear
significa que el número se mostrará en un formato estándar y solamente le aplicaremos un
color. Es importante notar que el ejemplo mostrado hace uso de los nombres de colores los
cuales podemos utilizar en nuestros formatos personalizados.
Omitir un código en el formato personalizado
Aunque en el ejemplo mostrado especifiqué los 4 códigos, no siempre es necesario hacerlo.
Podemos omitir algunos de los códigos del formato personalizado tomando en
consideración lo siguiente:
Si solamente especificamos un solo código entonces se aplicará para todos los valores
(positivo, negativo, cero y texto)
Si especificamos dos códigos, el primero aplicará para los valores positivos, los ceros y el
texto, mientras que el segundo código será para los valores negativos.
Si especificamos tres códigos, el primero será para los valores positivos y el texto, el
segundo código para los valores negativos y el tercer código para los ceros.
Observa el resultado de aplicar un formato personalizado con tres secciones solamente:
[Verde]Estándar;[Rojo]Estándar;[Negro]Estándar
Por último debo decirte que cuando creas un formato personalizado frecuentemente
hacemos varios intentos hasta llegar al formato que deseamos. Cada vez que editamos la
cadena de texto del formato personalizado, Excel la agrega a la lista como un nuevo
formato disponible. Así que cuando hayas logrado el formato personalizado que
necesitas asegúrate de eliminar aquellos formatos que solamente fueron pruebas y que no
necesitarás de nuevo.
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9. FORMATO DE CELDAS 2014
BIBLIOGRAFIA
http://exceltotal.com/formato-personalizado-de-celdas-en-excel/
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