EL CONTROL DE SISTEMAS DE ARCHIVO MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE LA HOJA DE CALCULO DE EXCEL, IMPLEMENTADO PANTALLA DE CAPTURA Y FICHAS DE REGISTRO MEDIANTE LA CARGA DINAMICA
Proyecto Control de Sistemas de Archivo MIGUEL HERNÁNDEZ DELGADILLO
1. COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN
PROFESIONAL TÉCNICA
CONTROL DE SISTEMAS DE ARCHIVOS
ASISTENTE DIRECTIVO
GPO : 302
PROFESOR: MIGUEL HERNÁNDEZ DELGADILLO
OCTUBRE 2017
2. PROPOSITO DEL MÓDULO
• CLASIFICAR, ORGANIZAR Y CONSERVAR LA INFORMACIÓN QUE SE GENERA O SE RECIBE DENTRO DE UNA OFICINA DE
ACUERDO A TÉCNICAS ESPECIALIZADAS DE ARCHIVO PARA LOCALIZARLA , MODIFICARLA O CONSULTARLA.
INTRODUCCIÓN
• DENTRO DE LA GESTIÓN OPTIMAS DE OFICINAS, EMPRESAS Y ORGANIZACIONES ES
PRIMORDIAL CONTAR CON UN SISTEMA CONFIABLE EXPEDITO Y EFICIENTE DE LAS
CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, CONSCRIPCIÓN Y CONSULTA DE EXPEDIENTES Y DATOS
CONTENIDOS CON ELLOS
• EN LA ACTUALIDAD LOS CONTROLES DE ARCHIVOS SON DE FORMA ELECTRÓNICA , EXISTEN
SOFTWARE.
•
SIN EMBARGO NO TODAS LAS EMPRESAS PUEDEN ADQUIRIR ESTE TIPO DE SISTEMAS, POR LO
QUE EN EL PRESENTE PROYECTO PRESENTAMOS UNA ALTERNATIVA AL ALCANCE DE LAS
MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS
• ESTA SOLUCIÓN DE CONTROL, ALIMENTACIÓN Y CONSULTA SE PRESENTA CON LA
ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE HOJA DE CALCULO DE EXCEL
3. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE
ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
SE DOCUMENT ES UN SOFTWARE QUE PERMITE QUE LAS
ORGANIZACIONES AUTOMATICEN DE FORMA EFICAZ Y EFICIENTE LA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y EN PAPEL A LO
LARGO DE TODO SU CICLO DE VIDA – CAPTURAR, CREAR,
CLASIFICAR, PUBLICAR Y ALMACENAR, ARCHIVAR Y DESTRUIR.
CUALQUIER PERSONA AUTORIZADA – FUNCIONARIOS, CLIENTES,
PROVEEDORES O ALIADOS COMERCIALES – PUEDE ADMINISTRAR Y
TRABAJAR EN SUS DOCUMENTOS DE FORMA SEGURA A CUALQUIER
HORA Y EN CUALQUIER LUGAR DEL MUNDO.
4. IMPLEMENTA ARCHIVOS ALFABÉTICOS APLICANDO
LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA
ASCENDIENTES(
(MENOR A MAYOR)
• A
• B ABURTO
• C ALANÍS
• D ALCALÁ
• E ARAMBURO
• F
DESCENDIENTES
(MAYOR A MENOR)
• Z
• Y ARAMBURO
• X ALCALÁ
• W ALANÍS
• V ABURTO
LOS ARCHIVOS SON ORGANIZADOS ALFABETICAMENTE
PUDIENDO SER EN FORMA ASCENDIENTE Y DESCENDIENTE.
5. IMPLEMENTA ARCHIVOS NÚMERICO APLICANDO LOS
LINEAMIENTOS REQUERIDOS POR LA EMPRESA.
• ASCENDIENTES DESCENDIENTES
( MENOR A MAYOR ) ( MAYOR A
MENOR)
• 1 -100
• 2 -99
• 3 -98
• 4 - 97
• 5 -96
ALFANÚMERICO
A1- ABURTO
A2- ALANÍS
A3- ALCALÁ
A4- ARAMBULO
6. QUE HERRAMIENTAS DE EXCEL
UTILIZO.
• 1. SELECCIONAR EL ÁREA DE DATOS A ORDENAR.
• 2. IR AL ICONO ORDENAR.
• 3. SELECCIONAR EL CUADRO DE DIALOGO ORDEN PERSONALIZADO.
• 4. SELECCIONAR CON ENCABEZADO
• 5. SELECCIONAR LA COLUMNA MANDATARIA PARA ORDENAR
• 6. SELECCIONAR TANTAS COLUMNAS SEAN NECESARIAS.
• 7. GENERAR UNA MACRO GRABADA PARA AUTOMATIZAR.
7. MANEJO Y CONTROL
DE ARCHIVOS POR
MEDIOS DIGITALES.
CONCEPTUALIZACIÓN DEL MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS.
SELECCIÓN DEL MEDIO DIGITAL ES: HOJA DE CALCULO DE EXCEL.
DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
GENERAR EL CÓDIGO FUENTE ( ES DECIR EL FOLIO )
DISEÑAR Y DESCRIBIR LAS FUNCIONES DE LA BASE DE DATOS ( IGUAL
CONOCIDO COMO BD)
DISEÑAR LA FICHA DE PRESENTACIÓN DE DATOS ( SEGÚN SU DISEÑO ELEGIDO )
8. ANTECEDENTES DEL MANEJO DE ARCHIVOS.
• EN NUESTRO AMBIENTE LABORAR CON EL QUE CONTAMOS ACTUALMENTE EXISTE CADA VEZ MÁS LA INFLUENCIA Y
UTILIZACIÓN DE LOS MEDIOS DIGITALES Y SISTEMAS AUTOMATIZADOS PARA EFICIENTAR LAS OPERACIONES EN GENERAL,
GENERANDO ÁREAS DE TRABAJO CON MAYOR PARTICIPACIÓN EN NUESTRA PRODUCTIVIDAD.
• LAS ETAPAS DE AUTOMATIZACIÓN PARA EFICIENTAR LA PRACTICA Y OPERACIÓN DE CONTROL DE ARCHIVOS EN LA
ACTUALIDAD COMPRENDE LO SIGUIENTE:
• GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
• RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
• ALIMENTACIÓN DINÁMICA DEL ARCHIVO EN BASE DE DATOS
• LA AUDITORIA FÍSICA VS SISTEMA INFORMÁTICO
DE IGUALDAD DE CONTENIDO.
• CUADROS DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
• RETENCIÓN DE DOCUMENTOS.
• DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
• DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES
9. NOMBRE: AUTOMATIZACIÓN DEL CONTROL DE
SISTEMAS DE ARCHIVO
OBJETIVO : ALCANZAR LOS PRIMEROS EN LA AUTOMATIZACIÓN DEL CONTROL DE SISTEMAS DE
ARCHIVOS LOS CUALES SON :
- GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVOS
- REPARACIÓN DE INFORMACIÓN
- AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS DE BASE DE DATOS
10. DISEÑO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
• NUESTRO DISEÑO Y ESTRUCTURA DEL FROMATO DE LA HOJA DE CALCULO DE EXCEL DEBERA
SATISFACER LAS NECESIDADES DE CONTROL, ALIMENTACIÓN Y CONSULTA DE DATOS
REQUERIDOS EN LA OFICINA, EMPRESA O INSTITUCIÓN QUE SE LE IMPLANTARA.
• ES DECIR DEBE RESPONDER LA FORMA AUTOMÁTICA A CONSULTAS DE CONTENIDOS,
UBICACIÓN, FECHAS, COMUNICACIÓN, GESTIÓN DE DOCUMENTOS CONTENIDOS.
• POR LO QUE DISEÑAMOS UNA ESTRUCTURA BÁSICA DE DATOS PERSONALES Y FUNCIONALES
DE UN DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
12. ÁREAS DE TRABAJO
CADA AREA SERA IDENTIFICADA POR LAS PRIMERAS 3 LETRAS , SEGÚN
EL AREA DE TRABAJO
✓ DIRECCIÓN – DIR
✓ FINANZAS – FIN
✓ CONTABILIDAD – CONT
✓ ADMINISTRACIÓN – ADM
✓ PRODUCCIÓN – PRO
✓ CALIDAD – CAL
✓ VENTAS – VEN
✓ LOGÍSTICA – LOG
13. GENERACIÓN DE UN CÓDIGO
• HEMOS CREADO NUESTRA CÓDIGO , IGUAL CONOCIDO COMO FOLIO, ES DISEÑADO PRINCIPALMENTE CON
EL ÁREA DE TRABAJO , SEGÚN SU ÁREA ( CAL), FECHA DE NACIMIENTO , ÚLTIMOS DOS NÚMEROS ( 98) , LAS
PRIMERAS 4 LETRAS INICIALES DE LA CLAVE CURP ( PERALTA MARTINEZ MIGUEL; PEMM), POR ULTIMO SE
AGREGAN 4 NÚMEROS SEGÚN SE VAYAN REGISTRANDO ( 0001…….0025).
CON ESTOS CONTENIDOS SE FORMA NUESTRO FOLIO A CONTINUACIÓN SE MUESTRA COMO QUEDA:
• CAL98PEMM0001
AREA DE
TRABAJO FEC.
NAC
IMIE
NTO
4 INC,
CURP
SEGÚN SU
REGISTRO
14. MARCO TEÓRICO
LA AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO SERA SUSTENTADA BAJO LOS
CONCEPTOS Y HERRAMIENTAS DE LA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL, YA QUE
ESTA CUENTA CON PROCESOS Y HERRAMIENTAS PROPIAS QUE APLICADAS A
UNA BASE DE DATOS CAYO CONTENIDO ES EL NECESARIO PARA CONTESTAR
EL SIGUIENTE INFORME
o NÚMERO CONSECUTIVO
o FECHA DE INGRESO
o DATOS PERSONALES
o DATOS DE DOMICILIO Y CONTACTO
o ÁREA DE TRABAJO
o ANTIGÜEDAD
o UBICACIÓN FÍSICA.
15. OBTENCIÓN DE DATOS.
• SE UTILIZA UNA BASE DE DATOS INTEGRAL, ESTRUCTURADA CON LISTAS DESPLEGABLES
FORMATO DE EXTRACCIÓN DE DATOS, CÓDIGOS DE CREACIÓN AUTOMÁTICA Y TABLA DE
DATOS SOPORTE QUE SE ENCUENTRAN EN OTRAS HOJAS DEL LIBRO DE EXCEL.
• LA CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO ESTA REGIDO POR LOS CONCEPTOS
BÁSICOS TEÓRICOS DE LAS BUENAS PRACTICAS DEL CONTROL DEL SISTEMA DE ARCHIVO.
• EN CONJUNTO ESTAS HERRAMIENTAS Y CONCEPTOS NOS PERMITEN CREAR CONSULTAR,
LISTAS, ESTADOS DE ARCHIVO, DATOS PRECISOS Y TODO AQUELLO QUE NOS FACILITE LA
OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA SER PRODUCTIVO
16. MARCO PRÁCTICO
• DENTRO DE LA OPERACIÓN DE OFICINA MÁS AUN EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS, LA
ACTUALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL PERSONAL ES PRIMORDIAL PARA EL MEJOR
FUNCIONAMIENTO Y CONTROL DE ESA ÁREA Y DE OTRAS EN CONJUNTO.
• LAS LLEGADA DEL NUEVO PERSONAL QUE SE ENTREGA A LA EMPRESA ASÍ COMO LAS
ACTUALIZACIONES DE LOS DATOS DEL PERSONAL DEBEN SER RÁPIDOS, CONSISTENTES Y A TIEMPO.
• POR LO QUE PRESENTE PROYECTO CONSIDERA DE MANERA OPERATIVA CON EL LIBRO DE EXCEL LA
CAPTURA, ACTUALIZACIÓN Y ORDENAMIENTO DE FORMA ARMÓNICA Y AUTOMÁTICA, MEDIANTE
LA ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE CAPTURA Y ACTUALIZACIÓN QUE EXCEL PRESENTA.
17. CONCLUSIÓN
• COMO CONCLUSIÓN DE ESTE PROYECTO DAMOS A CONOCER QUE EN LA ACTUALIDAD
CONTAMOS CON CONTROLES DE ARCHIVOS QUE SON DE FORMA ELECTRÓNICA .
• DE TAL FORMA PRESENTAMOS DICHO SOFTWARE PARA PODER CONTAR CON UN SISTEMA
CONFIABLE Y EFICIENTE, EN LA ORGANIZACIÓN, PLANEACIÓN Y CONTROL DE UNA EMPRESA.
• EN DICHO PROYECTO DAMOS ALTERNATIVAS EFICIENTES PARA EL ALCANCE DE LAS EMPRESAS
MICRO Y PEQUEÑAS.
• COMO EGRESADO A NIVEL BACHILLERATO, ME PERMITE CONTAR CON EL DOMINIO DE UNA
HERRAMIENTA QUE ME DA MEJORES OPORTUNIDADES DE DESARROLLO EN ÁMBITO LABORAL.