Fonseca caronery gdii_unidad4_g04

SISTEMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Tema No 4
TEMA:Generalidades de unSGD

2
LA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA,
DOCUMENTACIÓN.
TEMA 4 – SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NERY FONSECA CARO
TUTOR
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD, CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA ARCHIVÍSTICA
2015

3
CONTENIDO
Tema No 4........................................................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN................................................................................................................... 4
CONCLUSIONES ................................................................................................................... 7
BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................... 18

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INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene comofindara conocerla importanciaque tiene lainformaciónenlos
archivosy la importanciaque havenidodesencadenandoalolargode la humanidad,puesla
informaciónesahoramás que unaacumulaciónde expresionesydatos:esuna verdadera
industriacuyoscomienzosse remontanamediadosdel siglodiecinueve, tantoque la
necesidadde expresiónycomunicaciónesinnataal hombre comosersocial y por elloesuna
manifestaciónde carácteruniversal,esacapacidadde comunicaciónes laque nospermite una
interrelación connuestrossemejantesyfacilita asímismolatransmisiónde nuestros
pensamientosyvivenciascomomediode transcendenciaparael futuro.
La informaciónsininteresarsusoporte,tiene un trámite normal dentrode este procesode
gestión,esporestoque losarchivosse constituyenenunelementolegítimo,necesarioyútil
de la gestiónadministrativaydebencumplirunafunciónesencialmente informadora,
desafortunadamente,conpocasexcepciones,nose lesdalaimportanciaque merecenyse les
consideracomoalmacenesde papelesinútiles,sabiendoque sonel eje principalde una
organizaciónenel momentode tomarunadeterminadadecisión.

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JUSTIFICACIÓN
La depresiónyladebilidadque hastaahoraha tenido laestructuraarchivísticaenlas
organizaciones,nosllevaaconcientizaralaalta direcciónde laimportanciade unaestructura
sólidaque permitanosoloracionalizarlaproducciónde lainformación sinoidentificarcon
claridadloscanales,suflujoyel control mismo,adaptaday ajustadaa la realidadactual enlo
que se refiere alosmediosde producción,conservación,recuperaciónyprestaciónde
servicios.Esmuyclaro que lainformaciónysu manejoconstituyen,repetimos,aspectos
esencialesenlagestiónde todaorganización.Losproblemasde losarchivosobedecenmása
probablesde tipoadministrativode laorganizaciónque afallastécnicas.

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OBJETIVOS
OBJETIVOGENERAL
Conocerla importanciade lossistemasde gestióndocumentalmediante laexperiencia
extraidaatravés de diferentesempresasanalizandocadaunode susprocesosdocumentalesy
archivísticos
OBJETIVOSESPECIFICOS
Identificarlosrequisitosque debe tenerunsistemade gestióndocumental
Conocerlasgeneralidadesycaracterísticasde un sistemade gestióndocumental

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. DEFINICIÓN

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GESTIÓNDOCUMENTAL sonprograms de gestionde base de datosque disponende
una tecnologiaidonea,parael tratamientode documentos
cientificos, culturalesy tecnicos
permite obtenereficienciaenel manejodocumental,brindar
confiabilidad,oportunidadydisponibilidadde losdocumentos;
agilizarprocesosde investigacionyjuiciosfiscales,yapoyarel
desarrollode losprocesosmisionalesyadministrativos.
esel conjuntode normas tecnicasypracticas usadaspara
administrarel flujode documentosde todotipoenuna
organizacion,permitirlarecuperacionde informaciondesde
ellos,determinarel tiempoque losdocumentosdeben
guardarse,eliminarlosque yano sirvenyasegurarla
conservacionindefinidade losdocumentosmasvaliosos,
aplicandoprincipiosde racionalizacionyeconomia.
el objetivode unsistemade gestiondocumentalesalmacenar
y gestionardocumentoselectronicos,que puedenser
originalesocopiasdigitalesde documentosenformatopapel
esuna actividadcasi tan antiguacomo laescritura,que nacio
debidoala necesidadde documentarofijaractos
administrativos,permite hacerbusquedasde documentosde
formarapida y sencilla,alavezque habilitalaconsultade
investigacionesde losusuariosparacada documento.

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1.1 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
De acuerdocon el decreto2609 de 2012 enel articulo19, dice respectoaloscriteriospara la
selecciónde lossistemasde gestiónde documentosque ademásde lanormatividadque
expidael ArchivoGeneral de laNacionJorge PalaciosPreciado,se debentener muyclaraslas
necesidadesde laentidad,laestructuraorganizacional,el modelode gestióndocumental yla
capacidadfinancieraytecnológicaparasu implementaciónymantenimiento.
El ArchivoJorge PalaciosPreciadoreglamentaráencoordinaciónconel Ministeriode
tecnologíasde lainformaciónyde las comunicacioneslosrequisitosfuncionalesyno
funcionalesque debentenerseencuentaparadesarrollar,seleccionaryadquirir.
 El diseñoydesarrollode unprogramade gestióndocumental,obedece aun plande
acción de líneasconcretasque facilite suimplementaciónde maneraefectiva,
contemplalaidentificaciónde problemas,oportunidadesyobjetivos,análisisy
determinaciónde losrequerimientosde información,mantenimiento,evaluacióny
documentacióndel programa,planesde mejoramientoyplanesde contingencia.
 Es importante el manejode lascondicionesoinstrumentostécnicosprevioscomo:
contar con manualesde procesosyprocedimientos,concompilaciónde formaso
formatosregulados,manual de funcionesytablasde retencióndocumental,tablasde
valoracióndocumental,adopciónde normastécnicasynormatividadengeneral,
existenciade archivosenlasdiferentesfasesdel ciclovital yde unidadde
correspondencia
 Promueve lanecesidadde integrarel sistemade gestióndocumental contodaslas
funcionesadministrativasde laentidad,asi comoconlossistemasde información,con
losaplicativosydemásherramientasde lasque hagausola entidad.

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2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE
2012
Establece que lasEntidadesPúblicasdebencontarconunsistemade gestióndocumentalque
permita:

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GENERALIDADES
mediante cuadros de clasificacion documental
organizar los documentos fisicos y
electronicos, incluyendo sus metadatos.
a traves de Tablas de Retencion documental y
Tablas de Valoracion Documental determinar
plazos de conservacion y eliminacion para la
informacion y los documentos electrónicos de
archivo
establecer procesos de eliminacion parcial o
completa de acuerdo con los tiempos
determinados en las TRD Y TVD
a lo largo del ciclo vital del documento
garantizarla autenticidad de los documentos
de archivo y la inforamcion conexa
(metadatos)
mantener la integridad de los documentos
mediante agrupaciones documentales en
series y subseries
facilitar el acceso y disponibilidad de los
doucmentos de archivo cuando estos sean
requeridos
preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales en series y subseries a largo
plazo, independientemente de los
procedimientos tecnologicos utilizados para su
creación.

12
3. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

13
CARACTERÍSTICAS DE UN SGD
INDEXACIÓÓN Y BÚSQUEDA
Permite una búsqueda y
recuperación rápida y efectiva
de dichos documentos
ALMACENAJE DE
METADATOS EN EL GESTOR
DOCUMENTAL
almacenan informacion
identificativa del documento
que se ha guardado
INTEGRACIÓN DEL GESTOR
DOCUMENTAL EN
PROGRAMAS DE GESTIÓN
se puede enlazar a programas
o software de gestion para
esta forma poder recuperar o
almacenar los documentos
CONTROL DE VERSIONES DE
DOCUMENTOS EN EL GESTOR
DOCUMENTAL
guarda distintas copias o
versiones de los documentos
permitiendo recuperar
versiones anteriores.

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CARACTERÍSTICAS
DE ACUERDO AL
DECRETO 2609 DE
2012
CONFORMIDAD
Los sistemas de
información
deben respaldar la
gestion de la
informacion a
partir de los
procesos
administrativos de
las entidades.
INTEROPERABILID
AD
deben permitir la
interoperabilidad
con los otros
sistemas de
informacion, a lo
largo del tiempo
SEGURIDAD
los sistemas de
gestion
documental deben
mantener la
informacion
administrativa en
un entorno seguro
METADESCRIPCIÓ
N
generación de
metadatos
normalizados,
sean manuales o
automatizados
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
permitir que sean
agregados nuevos
contenidos alos
documentos que
se altere la
autenticidad
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENT
O
la creación y
captura de
documentos en el
sistema
GESTIÓN
DISTRIBUIDA
capacidades para
importar y
exportar
masivamente los
documentos
series, subseries, y
expedientes y
métodos
asociados
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
debe asegurar la
autenticidad, la
integridad, la
inalterabilidad,
accesibilidad,
interpretación y
comprensión de
los documentos
electrónicos
NEUTRALIDAD
TECNOLÓGICA
libre adopcion de
tecnologías
La gestion
adecuada de los
documentos debe
basarse en el
desarrollo de las
funciones de las
Entidades
Públicas, sus
dependencias y
funcionarios

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4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
CORMAGDALENA
5.CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE SU SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
5.1 INTEGRIDADDE LA INFORMACIÓN

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CONCLUSIONES
La gestiónde documentosesunconjuntode criteriosytécnicasnuevas,relacionadasconel
manejode los archivosadministrativos,paralograreficienciayracionalizaciónde la
información,basadaenel principiode conservarinformación,masnopapeles.
La planeación,laorganizaciónycontrol de trabajoinformativoylaactuaciónde quieneslo
desempeñan, loselementosque jueganel papel masimportante,puestoque unserviciode
ifnoramcioneficiente,ayudaaotro a hacer su trabajoen formamas eficaz
Para lograr unabuenaadministracionde lainformaciónesnecesariodefinirnormasmuy
concretassobre su producción(creación),reproducción,circulación,depuraciónyuso.

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BIBLIOGRAFÍA
 MEJÍA, MYRIAM.; CAÑÓN, JEANNETTE.; BARRERA, AMANDA.;
MELO, C. ALEXANDER.; PARADA A. HERNÁN O.; TRIANA T.
JORGE W: Guía para la implementación de un programa
de gestión documental.; ed. L.l Barcaz, Ed.
AGRINFOR, t. 1, Archivo General de la Nación,
Bogotá, 2005.
 Enlaces- hipervínculos
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%2
0Documental.pdf

19
http://grupo1aai.blogspot.com/2011/06/unidad-iv-
gestion-documental.html

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