Presentación; que son procedimientos, normas y manuales...

1. Bachiller:
Oriana Mendoza
C.I: 25.576.660

2. ¿Qué es un Procedimiento?
 Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de
actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones
requeridas.
 Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta
en que deben realizarse ciertas actividades.

3. ¿Qué es una Norma?
 Una norma también es una regla o un conjunto de estas, una ley, una pauta o un
principio que se impone, se adopta y se debe seguir para realizar correctamente
una acción o también para guiar, dirigir o ajustar la conducta o el
comportamiento de los individuos. Las normas están en todas partes y nos
protegen a todos:
 Las normas protegen el medioambiente.
 Las normas representan resultados probados de investigación tecnológica y
desarrollo.
 Las normas permiten innovar, anticipar y mejorar productos.

4. Necesidad de los manuales dentro
de una Empresa.
 La existencia de una organización implica la necesidad de planificar y organizar
todos los procesos (interno y externos) en los que interviene la empresa. Un
manual es de gran ayuda, incluso para una adecuada evolución del negocio.
 Lógicamente la elaboración de estos documentos permite una optimización del
cumplimiento de las atribuciones de cada miembro de la organización, de manera
particular, y de cada una de las unidades que forman la empresa, en general. Sirve
para dar conocimiento a todos de cuáles son las pautas a seguir; de las
obligaciones, derechos y responsabilidades de cada uno. Se pone de manifiesto y
se comunica de forma clara todos los aspectos necesarios para que cada persona
pueda desempeñar de manera adecuada su labor.

5. Estructura de los Manuales
Por lo tanto, una de las primera medidas que debemos tomar para subsanar estos
problemas, es el diseño de una estructura apropiada, que implementaremos,
estableciendo una serie de hitos que nos permitan, en primer lugar, evaluar y
controlar el proceso, y posteriormente corregir las incidencias anticipadamente.
En primera instancia este proceso consiste básicamente en:
 Dividir la información en partes individuales o “módulos”.
 Establecer las relaciones entre los diferentes módulos.
Podemos realizar posteriormente agrupaciones de información siguiendo unos
determinados criterios, cómo enumero a continuación:
 Por localización o idioma: Podemos agrupar la información por aquellas zonas
que se tengan un mismo idioma o afecte a una determinada zona de ventas, por
ejemplo.
 Por criterios de producción o servicio: Podemos ordenar en función del
modelo, sus diferentes versiones, o dependiendo de sus funcionalidades.
 Por criterio de procesos: Utilizando este criterio ordenaremos en función de los
intervinientes en la construcción del producto, o de la información.

6. Cada organización debe establecer su forma de tratar la información,
estableciendo un proceso de gestión documental que le proporcione control
sobre la información, y a su vez le sea sencillo, ágil y eficaz.
 El uso de la gestión documental, estableciendo normas y prácticas de uso,
permitirá establecer entre todos los elementos participantes en la
construcción de un manual, una base y estructura, obteniendo diversas
ventajas, como son:
 La flexibilidad.
 Ajustes de costes.
 Ajustes en tiempos de producción.
 Favorece la coordinación.
 Favorece la especialización.

7. Los manuales son un instrumento
de comunicación en las empresas.
 Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la
administración concernientes a políticas, organización y procedimientos,
actualmente se pone especial interés en el uso de los manuales como
herramienta de comunicaciones, respecto a su legibilidad, sencillez y
flexibilidad.
 La actividad de elaboración de los manuales se considera como el tener
informado al personal clave de los cambios en las actitudes de la dirección y
asignar políticas y procedimientos en forma de documento permanente.

8. FIN