El documento describe el sistema de información del Programa Ampliado de Inmunizaciones en Colombia. Explica que el sistema permite la interacción y retroalimentación de información entre las entidades involucradas. También describe los principales instrumentos empleados como el registro diario de vacunación, el resumen mensual, el carné de vacunación e historia de inmunización, así como los formatos relacionados con los insumos como pedidos, recepción, control de temperatura y kardex. El objetivo es estandarizar la información, garantizar su calidad y consolidarla

1. Manual Técnico Administrativo del Programa Ampliado de Inmunizaciones - PAI
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15. Sistema de información
Sistema de información
El sistema de información es un mecanismo que
les permite interactuar y retroalimentarse con
la información que generan, a todas las entida-
des del sector, de acuerdo con la naturaleza y
las necesidades específicas de cada una. Tiene
ventajas para sus integrantes a quienes les
facilita el desarrollo de políticas en beneficio de
toda la sociedad, actuando en forma coordinada,
subsidiaria y concurrente; concomitantemente,
exige de todos un aporte confiable, oportuno y
pertinente para el sistema de información.
Para alcanzar estos objetivos se requiere que,
inmerso en la cultura de la organización, se
valore la importancia de la información y su ade-
cuado manejo, reflejado en el aporte permanente
de la información estadística generada por parte
de los integrantes. Sobre estos temas debe haber
acuerdo entre quienes forman parte del sistema
de información, y debe ser propósito prioritario
de cada uno para avanzar en la recolección y
el mantenimiento de la información con ciertos
criterios comunes.
En el marco de este sistema de información, el
Ministerio de la Protección Social es el encarga-
do de dirigir y coordinar las actividades con el
fin de promover el intercambio de información
entre las diferentes entidades que participan en
el proceso de vacunación del país.
Así mismo, le corresponde difundir la informa-
ción disponible a las diferentes entidades y a
la sociedad en general. Para cumplir con este
propósito, el Ministerio formuló el desarrollo
del Sistema Integral de Información en Salud y,
dentro de él, el módulo de salud pública y, por lo
tanto, el componente de PAI.
A partir de estos procesos, se determinaron los
pasos que se deben tener en cuenta desde la
captura de la información, hasta el procesamien-
to, el análisis y la difusión de los resultados.
Objetivos
• Estandarizar y unificar las estructuras de
datos para el manejo de la información del pro-
grama
• Garantizar la calidad del dato tendiendo a
que éste sea registrado en un sistema automa-
tizado desde la fuente primaria
• Consolidar la información que se genera en
las acciones de vacunación
• Obtener automáticamente los indicadores
básicos de gestión del PAI, de modo que se dis-
ponga de información oportuna que sustente la
toma de decisiones.
Premisas básicas
• La información procedente de las fuentes
primarias hacia las direcciones locales, depar-
tamentales y al nivel nacional debe ser comple-
ta, precisa y oportuna.
• Es importante que en cada punto de aten-
ción exista un equipo de cómputo exclusivo
para el PAI y personal entrenado en el registro
en línea.
• Las instituciones deben tener mecanismos
de capacitación continua en el manejo de los
registros del sistema de información, tanto
manuales como automatizados, para garantizar
la continuidad de los procesos a pesar de los
cambios de personal.

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Manual Técnico Administrativo del Programa Ampliado de Inmunizaciones - PAI
15. Sistema de información
• Todas las acciones del componente se
encuentran debidamente sustentadas en la
normatividad vigente, referida en el marco nor-
mativo de esta guía
El Programa Ampliado de Inmunizaciones consti-
tuye una prioridad nacional y constituye un pro-
yecto de alto impacto social por su comprobada
efectividad en la prevención de enfermedades.
Esta dimensión posibilita que, además de las
estructuras de datos planteadas en los registros
individuales de prestación de servicios de salud,
el PAI maneje algunas variables específicas que
complementan a las anteriores con lo cual es
posible dar respuesta adecuada a las necesida-
des de información de los diferentes actores del
sistema.
Desde los inicios del PAI en Colombia se esta-
blecieron las normas y los modelos básicos para
el registro individual de las vacunas definidas
en los esquemas aprobados para el país, así
como los modelos colectivos para el registro,
procesamiento y análisis de la información de
las coberturas y demás variables que genera;
igualmente, los modelos para el movimiento de
productos inmunobiológicos, seguimiento de los
equipos de conservación de los mismos (neve-
ras, congeladores, cavas) y para la captación de
información en terreno, de acuerdo con la estra-
tegia utilizado y el fin que se pretende.
A la fecha se cuenta con programas validados
para el procesamiento de la información y con
personal entrenado. Sin embargo, aún existen
algunas falencias que generan pérdida de infor-
mación en la ruta crítica, desde el registro indivi-
dual de las dosis de vacuna hasta la consolida-
ción en los diferentes niveles, lo cual hace que
el gerente del PAI deba hacer ingentes esfuerzos
para responder a las exigencias del sistema.
Instrumentos e instructivos
Para el manejo del Programa Ampliado de
Inmunizaciones se consideran seis tipos de ins-
trumentos, a saber:
• Instrumentos operativos de vacunación
• Instrumentos relativos a los insumos del PAI
• Instrumentos de vigilancia
• Instrumentos de apoyo a las estrategias
• Instrumento de habilitación a prestadores
• Instrumentos de evaluación
Para cada uno de estos grupos se hace una des-
cripción de cada instrumento y se remite a los
anexos en donde se presentan el formulario y su
instructivo de diligenciamiento correspondiente.
Instrumentos operativos de vacunación
Registro diario: tiene como fin identificar porRegistro diario: tiene como fin identificar porRegistro diario:
producto biológico, administradora, localidad y
grupo objeto a las personas que hayan recibido
cada uno de los diferentes esquemas en el PAI
y se constituye en el insumo básico, en medio
físico o magnético, para la obtención de los indi-
cadores de coberturas, concentración y cumpli-
miento requeridos por el programa.
Toda institución que preste servicios de vacuna-
ción tiene la obligación de llevar los registros del
PAI y emitir dentro de los tiempos estipulados la
información de dosis aplicadas, el movimiento de
los productos inmunobiológicos y demás indica-
dores que mensualmente se soliciten.

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15. Sistema de información
Desde el punto de vista logístico, cada entidad
territorial se organiza de forma tal para que pueda
mantener la información por regímenes de afilia-
ción al sistema y no afiliados, y por área urbana y
rural.Ver en el anexo el instrumento y el instructi-
vo de diligenciamiento correspondientes.
Resumen mensual: su objeto es consolidar
mensualmente el número de dosis aplicadas
por cada producto biológico contemplado en el
actual esquema de PAI, aprobado para Colombia.
Se pueden obtener los indicadores de cober-
tura, rendimiento, cumplimiento, disponibilidad
y utilización de los recursos. Permite hacer el
seguimiento al cumplimiento de las metas pro-
gramáticas, con el fin de detrminar la eficiencia
administrativa y técnica del programa.
De igual manera, facilita el seguimiento al movi-
miento de los productos inmunobiológicos y
jeringas de cada una de las entidades prestado-
ras de servicios de salud, el nivel local, departa-
mental y nacional, lo que permite establecer las
coberturas de las entidades prestadoras que del
servicio de vacunación que cumplen con el insu-
mo básico de la información.
Para el envío al nivel nacional de la información
mensual en lo referente a las dosis aplicadas por
biológico y por departamento, se tiene diseñada
una plantilla estandarizada que debe ser diligen-
ciada teniendo en cuenta lo siguiente:
1. Hoja 1. Los departamentos que tienen
PAIDSA deben diligenciar únicamente las casi-
llas que se encuentran en blanco, es decir,
la información por cada municipio que no se
encuentra registrada en el programa de com-
putador.
2. Hoja 2. Los departamentos que no tienen
PAIDSA deben diligenciar la plantilla en su
totalidad por cada municipio.
3. Hoja 3. PAIDSA (por favor, no la modifique);
esta hoja únicamente se diligencia a nivel
nacional, con el total de la información enviada
por cada departamento
(ver anexo)
Carné de vacunación: tiene por objeto proveerCarné de vacunación: tiene por objeto proveerCarné de vacunación:
a la persona vacunada, a los padres de familia y
al personal de salud, un instrumento con la infor-
mación específica sobre las vacunas recibidas,
las fechas de aplicación y las fechas para el
cumplimiento de las próximas citas y sirve como
mecanismo para certificar el estado de vacu-
nación de colegios, guarderías y aeropuertos,
entre otros, con el fin de cumplir con las normas
establecidas y garantizar el cubrimiento del 100%
de la población objeto del plan de vacunación
del país. Es un documento muy importante para
el usuario; por lo tanto, debe recomendarse que
sea conservado y que se presente en cada visita
a las instituciones de salud.
Existen tres clases de carnés oficiales en
Colombia:
• infantil (ver anexo),
• del adulto (ver anexo)
• internacional (ver anexo).
Cada uno de estos carné permite el registro de
las vacunas aplicadas según el esquema de
vacunación establecido para el grupo determi-
nado, además de los lotes de cada vacuna y la
persona que realizó la vacunación.

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Manual Técnico Administrativo del Programa Ampliado de Inmunizaciones - PAI
15. Sistema de información
Historia individual de inmunización: permite
mantener la información específica sobre las
vacunas aplicadas y como mecanismo para cer-
tificar el estado de vacunación de los usuarios
en una institución de salud, con el fin de cum-
plir con las normas establecidas y garantizar el
cubrimiento del 100% de la población objeto del
plan de vacunación del país. Igualmente, le sirve
al ente territorial para evaluar en el campo las
coberturas reales de vacunación en una vereda,
barrio, área, zona, localidad o municipio.
Debe ser diligenciado completamente por todo
prestador de servicios de salud que brinde servi-
cios de vacunación, por el funcionario responsa-
ble de ejecutar la actividad (ver anexo).
Instrumentos relativos a los insumos del PAI
Pedido y suministro de insumos: sirve paraPedido y suministro de insumos: sirve paraPedido y suministro de insumos:
realizar los pedidos de productos inmunobio-
lógicos y jeringas a las instancias superiores,
previo análisis de los insumos existentes en la
institución. El mismo formulario nos permite su
aprobación por la institución responsable y su
posterior despacho en el almacén de vacunas
correspondiente o quien haga sus veces en la
dirección local de salud, Departamento, distrito o
entidad nacional. Por todo lo anterior se requiere
la presentación de los movimientos de biológicos
previos a la nueva orden de pedido (ver anexo).
Recepción de insumos: es un formulario queRecepción de insumos: es un formulario queRecepción de insumos:
sirve para corroborar el estado y la cantidad de
productos inmunobiológicos recibidos por parte
del almacén nacional en los distritos y depar-
tamentos, con el fin de llevar un control sobre
el transporte, el envío y la calidad de éstos en
cuanto a la cadena de frío (ver anexo).
Control de temperatura: permite llevar un
control tanto visual (gráfico) como contable de la
temperatura a la cual han mantenido los equipos
de la cadena de frío que almacenan los produc-
tos inmunobiológicos del Programa Ampliado
de Inmunizaciones. Es de obligatoria utilización
en cada una de las IPS y entes territoriales que
manejen productos inmunobiológicos del PAI.
Se discriminan dos formatos para el registro dia-
rio de la temperatura de las condiciones internas
dependiendo del tipo de refrigerador disponible.
Hoja de control de temperatura de refrige-
rancion: si se cuenta con una nevera o refrige-
rador vertical, el rango de temperaturas va de –3
°C a +15 °C y el margen de seguridad entre +2 ° y
+8 °C; si se tiene refrigerador horizontal diseñado
y certificado para conservar vacunas, se emplea
el formato que tiene el rango de temperaturas de
0°C a 9°C, y el margen de seguridad es el mismo,
entre 2 °C y 8 °C, con mayor amplitud para el
registro gráfico porque las temperaturas leídas
en este tipo de equipos son muy similares. Este
último formato para refrigeradores horizontales
se acopló para sistematizarlo usando el progra-
ma Excel de Office (ver anexo).
Hoja de control de temperatura de conge-
lación: el formato del congelador se diseñó para
registrar el comportamiento del equipo, mas
no para controlar las vacunas porque, como se
explicó anteriormente, en el nivel departamental
y municipal todas las vacunas se deben conser-
var entre 2 °C y 8 °C (ver anexo).
Ficha técnica: este formato recoge los datos que
deben conservarse en la carpeta junto con la hoja
de vida de cada equipo en un sitio de fácil acceso

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15. Sistema de información
por el personal a cargo del refrigerador; los últi-
mos dos recuadros sólo aplican para los cuartos
fríos, no para los refrigeradores (ver anexo).
Formato de hoja de vida del equipo: el for-
mato de hoja de vida indica inicialmente las acti-
vidades periódicas que se deben efectuar sobre
el refrigerador y la competencia de su ejecución.
Las últimas dos filas de este formato correspon-
den a los equipos que funcionan por radiación
solar, por planta eléctrica o por fuente térmica,
como el gas o el querosene. En la parte final
de este formato aparecen los recuadros que se
deben diligenciar cada vez que se efectúe algu-
na actividad sobre el refrigerador, resaltando la
fecha y el funcionario responsable (ver anexo).
Inventario de red de frío: este formato nos
permite conocer el estado actual en un momento
específico del tiempo de los componentes de
la cadena de frío de cada centro vacunador (ver
anexo).
Kardex: el registro de control de insumos
(kardex) nos permite tener un control diario del
movimiento de cada uno de los insumos del PAI,
además del inventario de los productos inmuno-
biológicos por laboratorio productor, lote y fecha
de vencimiento diferentes en cualquier momento.
También nos permite tener a la mano un inventa-
rio oportuno de inmunobiológicos para evitar su
manipulación innecesaria.
Este formulario es el soporte más importante
que se tiene del manejo de los insumos en
cada una de las IPS que aplican vacunas y
puede ser requerido por cualquier ente de
control para su verificación; por tal motivo,
debe diligenciarse muy bien, con letra clara,
sin tachones ni enmendaduras y con tinta (ver
anexo).
Acta de baja: es el instrumento utilizado para
informar de aquellos productos inmunobiologi-
cos o insumos que se excluyen del inventario
por algún motivo diferente a la utilización normal
en el proceso de vacunación, tales como robo,
pérdida, vencimiento, daño o congelamiento,
entre otros.
Debe ser diligenciado por cada una de las IPS
que manejan vacunas en el momento de dar de
baja algún insumo por los motivos anotados.
Requiere la firma y conocimiento de cada uno
de los responsables del manejo de los insumos
y se debe remitir al nivel superior para su cono-
cimiento. Es muy importante que se registren allí
la forma de desecho y las acciones correctivas
que se tomaron para que estas situaciones no
vuelvan a ocurrir (ver anexo).
Instrumentos de vigilancia
Se pueden ver en cada uno de los protocolos de
la vigilancia en salud pública establecidos por el
Instituto Nacional de Salud.
Búsqueda activa institucional
De poliomielitis
De sarampión y rubéola
De tétanos
Búsqueda activa comunitaria
Instrumentos de apoyo a estrategias
Censo y consolidado de canalización: como
se estableció anteriormente, esta estrategia per-

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15. Sistema de información
mite establecer una relación permanente entre la
comunidad y el sector salud, gracias a la ayuda y
cooperación de los líderes comunitarios, quienes
colaboran en la orientación de los usuarios para
que exijan los servicios en los organismos de
salud o en los puestos móviles que se ponen a
su disposición (ver anexo).
Instrumento guía de habilitación a prestadores
Instrumento guía para la verificación de la
habilitación de servicios de vacunación en
una institución prestadora de servicios de
salud: este instrumento le facilita al programasalud: este instrumento le facilita al programasalud:
ampliado de inmunizaciones el seguimiento al
cumplimiento de las condiciones de habilitación
requeridas para prestar el servicio.
Instrumentos de evaluación
Gerencial del PAI: es un instrumentoGerencial del PAI: es un instrumentoGerencial del PAI:
que permite en una rápida visión, enterarse
de la situación del Programa Ampliado de
Inmunizaciones (ver anexo).
Guía de supervisión: permite evaluar los
diferentes componentes del programa utilizando
una sistematización clara y preguntas objetivas y
directas. (ver anexo)
Encuestas de cobertura (30 por 7) (ver elEncuestas de cobertura (30 por 7) (ver elEncuestas de cobertura (30 por 7)
capítulo de supervisión, seguimiento y evalua-
ción, evaluacion de la cobertura, encuesta por
muestreo)
Evaluación rápida de la cobertura (ver el
capítulo de supervisión, seguimiento y evalua-
ción, evaluacion de la cobertura, evaluación
rápida de cobertura )
Flujo de la información
Debe fluir en los 5 primeros días de cada mes, de
las entidades prestadoras de servicios de salud
a la dirección local de salud; ésta, a su vez, tiene
hasta el 10 de cada mes para hacer la consoli-
dación y enviar a la coordinación departamental,
quien a más tardar los días 15 de cada mes debe
estar enviando al nivel nacional la información
consolidada por departamento y municipio por
el medio técnico y la tecnología disponible. Los
tiempos de reporte podrán ser ajustados por las
entidades territoriales para poder cumplir con
las fechas límite de notificación que indique el
Instituto Nacional de Salud y el Ministerio de la
Protección Social.
Estructuras de archivos planos
Para garantizar el traslado correcto de la infor-
mación entre los diferentes actores del sistema,
sin importar la herramienta de programa de com-
putador que se emplee para la consolidación, se
define un estándar de datos representado en la
estructura de archivos planos que se aprecia en
el anexo 16.

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