Este documento define una bodega y describe sus funciones principales. Una bodega es un área de almacenamiento temporal para mercancías. Sus objetivos incluyen mantener registros, procedimientos para entrada y salida de materiales, y conocimientos sobre seguridad. La gestión de una bodega busca aprovechar el espacio, agilizar operaciones, y controlar materiales para reducir costos.

1. ¿Qué es una bodega?
Lic. Maximiliana Caballero Ferrúa
https://www.youtube.com/watch?v=IPAJgKin54c

2. ¿Qué es una bodega?
Una bodega es un área o depósito temporal
de las mercaderías que allí se guardan.
Devoluciones
Retroalimentación
introducción Inventario
Mercado
Información
Estudios

3. ¿Qué es una bodega?
bodega es un área o depósito
temporal de las mercaderías
que allí se guardan.
Satisfacción
Misión
Prevención de Riesgos y Control

4. OBJETIVOS DE LA BODEGA
Tener registros establecidos (Sistemas)
Procedimientos de ingreso y salida
Métodos de distribución
Conocimientos técnicos
Conocimientos de Prevención de riesgos y
Seguridad Industrial
Conciencia de la responsabilidad del
trabajo

5. Funciones de la Bodega
Recibir para custodiar y proteger los materiales
Proporcionar materiales y suministros mediante
formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura,
Guía de Despacho, Ordenes de Requisiciones)
Llevar los registros necesarios
Controlar los materiales fabricados
Mantener la bodega limpia y ordenada
Destinar los espacios dependiendo de las tareas
a realizar

6. 6
Organización de la Bodega
Información de los artículos que hay que
almacenar
Dimensión y peso de los materiales a
almacenar
Cantidad a solicitar mensualmente y
frecuencia de las solicitudes (Just in Time)
Sector de recepción y puntos de entrega
Numero máximo de unidades que se
almacenan al mismo tiempo
Espacio necesario para la manipulación
Precaución de transporte y manipulación.

7. Información sobre los espacios
Áreas disponibles y adecuadas (1º - 2º pisos), altura
techos
Carga admisible de los pisos
Dimensiones y formas de las superficies versus
dimensiones y formas de los artículos o materiales.
Disposición de los equipos para que no entorpezcan
los elementos de seguridad, grifos extintores, cañerías
secas, etc.

8. GESTIÓN DEL
ALMACENAMIENTO
“Las Bodegas deben ser
proyectos de inversión
orientados a apoyar la gestión
de la empresa.”

9. DEFINICION
La Gestión de Bodega se define como:
“Proceso integrado a la función logística que trata de la recepción,
almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de
materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el
punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende
además, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos
manipulados.”
La Gestión indica:
Dónde y cómo deben ser almacenados los productos.
Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los
procesos internos.

10. GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION
DE ALMACENES
¿QUÉ?
¿CUÁNTO?
¿CUANDO?
¿DÓNDE?
¿CÓMO?
Gestión de
Existencias
Gestión de
Almacenes
DEBE SER ALMACENADO?

11. OBJETIVOS DE LA GESTION DE
ALMACENES
Aprovechamiento
adecuado del espacio físico
Mayor rapidez de
operación en los procesos
de entrega
Control eficiente y expedito
del manejo de materiales
Reducción de costos de
almacenamiento

12. PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES
Planificación y
Organización
Recepción de
materiales
Almacenamiento
Movimientos internos
Despacho de
materiales

13. PLANIFICACION Y ORGANIZACION
Planificar: Se refiere a generar
un curso de acción anticipado para
la ejecución de actividades y
tareas que se esperan realizar en
el futuro cercano. Implica
cuantificar los recursos
anticipadamente.
Organizar: Es asignar personas
y recursos a las actividades
planificadas. Implica también definir
responsabilidades.
En nuestro caso implica planificar y
organizar las actividades de
recepción, almacenamiento y
despacho.

14. HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN
Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se
deben realizar, la planificación cuenta con dos herramientas
fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert
Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar
y controlar la secuencia de acciones programadas
PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES
Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6

15. EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT
Detalle de Actividades y Tiempos Bodega Ovalle Días
Verificar las recepciones de proveedores 1/2 día
Preparar los pedidos de las obras 1 día
Almacenar los materiales 2 días
Realizar inventario de materiales 3 días
Ordenar zona de despacho 1/2 día
Colocar ódenes de compra por faltantes 1/2 día
Despachar pedidos de obras 1 día
Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día

16. RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA OVALLE
Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6
Realizar inventario materiales
Colocar órdenes de compra
Ordenar zona de despacho
Verificar recepciones proveed.
Almacenar los materiales
Preparar pedidos de las obras
Despachar pedidos de obras
Actualizar inventario

17. PROCESO DE RECEPCIÓN
Es el registro de materiales que ingresan a Bodega
procedente de zonas externas (proveedores) como
internas (empresa)
Es necesario:
Recepcionar y verificar materiales
Revisión técnica con el solicitante de la compra
Generar los documentos pertinentes (guías internas)
Generar nuevos códigos cuando sea necesario
Rechazar inconsistencias
Informar del proceso
Ajustarse al calendario de recepciones
La calidad del producto final depende en gran medida
del proceso de recepción

18. FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION
Tender hacia un proceso automatizado de recepción a
fin de evitar errores y burocracia
Reducir las inspecciones o verificaciones a las
estrictamente necesarias. Las inspecciones no añaden
valor al producto
Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora)
que indique además tipo de artículos y procedencia
Distinguir entre mercancías internas y externas; las
primeras deben contar con un procedimiento más
sencillo
Contar con la documentación de respaldo que permita
verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar
Proceder al almacenamiento definitivo lo más
rápidamente posible, después del proceso de recepción
Registrar e informar del proceso

19. ¿QUE HARÍA UD….?
Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material
solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es
“muy similar” “casi igual” al especificado en la O.C. y
que si existe una diferencia “inmediatamente lo
solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un proveedor
frecuente que no ha presentado problemas y por tanto,
recepciona OK el producto.
Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la
O.C. indica 150 kg. El transportista le dice “es que Uds
siempre solicitan 200 kg” lo que es verdad según sus
registros. Para no devolverse con el sobrante, el
transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la
siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud.
deja constancia en la Guía de Recepción de la
diferencia y procede a ingresar los 200 kg

20. Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen
desde hace tiempo y han establecido una relación
de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el
transportista le solicita que le guarde unos pallets
hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la
empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una
zona al aire libre. Por la noche, los guardias están
autorizados a encender fogatas en los tambores,
usando las maderas existentes en los patios, por lo
tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el
transportista indignado por lo ocurrido, solicitó
hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no
existía documento alguno de recepción y por lo
tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y
que lamentaba profundamente el hecho.
¿QUE HARÍA UD….?

21. COSTEO Y CONTROL
MATERIALES
SON LOS ELEMENTOS BASICOS QUE SE TRANSFORMAN EN
PRODUCTOS TERMINADOS A TRAVES DEL USO DE LA MANO DE OBRA
Y LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION EN UN PROCESO DE
PRODUCCION O INSUMOS PARA EL CONSUMO CORRIENTE
MATERIALES
DIRECTOS
MATERIALES
INDIRECTOS
SE PUEDEN IDENTIFICAR
DIRECTAMENTE CON LA
PRODUCCION DE UN
PRODUCTO ACABADO
NO SON DIRECTOS
AUNQUE ESTEN
INVOLUCRADOS EN LA
FABRICACION DE UN
PRODUCTO O EN UN USO
CORRIENTE

22. ACTIVIDADES EN EL REGISTRO Y CONTABILIZACION
DE LOS MATERIALES
COMPRA DE
MATERIALES
USO DE LOS
MATERIALES
DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES
BODEGA

23. COMPRA DE
MATERIALES
REQUISICION DE
COMPRAS (Interno)
ORDEN DE
COMPRAS (Externo)
INFORME DE
RECEPCION (Interno)
SALIDA DE
MATERIALES
ORDEN DE REQUISICION
DE MATERIALES
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION U OTRO
QUE SOLICITE
Los montos de
esta Orden deben ser
Cargados a los Costos
de Materiales
Utilizados o Gasto
Corriente

24. DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION
Departamento
o unidad
solicitante
Requisición
de
compra
Departamento
de
compras
Orden
de
compra
Departamento
de
Contabilidad
Proveedor
Factura
Guía
de
despacho
Encargado
de
bodega
Informe
de
recepción
Requisición
de
materiales

25. ALMACENAMIENTO
Definición: Es el proceso operativo que
corresponde a la guarda y conservación de los
materiales con los mínimos riesgos para el
producto, las personas y la empresa.
OJETIVOS:
Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
Mayor rapidez de operación.
Control más eficiente y expedito en el manejo de
materiales

26. TIPOS DE ALMACENAMIENTO
Por Racking: Permite el uso eficiente del
espacio vertical, almacenando en grandes
racks. Sin embargo, la requisición requiere del
uso de sistemas automatizados.
Por Zonas: Agrupa productos de
características comunes juntos, en lugares de
fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se
gana en tiempo y facilidad de acceso.
Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al
tamaño de los lotes y el espacio disponible sin
relacionar las características de los productos.
Se utiliza eficientemente el espacio de la
bodega, pero no ayuda a la requisición.

27. De Temporada o Promocionales: Los productos
sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de
fácil requisición y abastecimiento para minimizar los
costos de manipulación.
Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor,
tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren
condiciones especiales de almacenamiento,
incluyendo acceso restringido. Mucho control y
supervisión.
De Temperatura Controlada: Es necesario tener en
cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse
de los cambios bruscos de temperatura. La
manipulación puede ser también más lenta debido al
tiempo limitado que se puede pasar en estos
ambientes.
TIPOS DE ALMACENAMIENTO

28. COSTOS DEL ALMACENAMIENTO
A pesar de ser una función importante, el
almacenamiento no agrega valor al
producto, solo costos; éstos son:
Depreciación de equipos, instalaciones y
edificios
Supervisión, mano de obra, manejo
interno de materiales
Consumo de energía, combustible,
calefacción
Seguros
Deterioros, pérdidas y obsolescencia.
Intereses sobre el valor de los materiales
almacenados

29. FACTORES CRITICOS DEL
ALMACENAMIENTO
Contar con referencias únicas entre productos y
ubicaciones.
Contar con el Plano de Bodega actualizado.
Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO -
PMP)
Mantener los registros de existencias actualizados.
Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo
Vigilar la rotación de productos.
Mantener en óptimas condiciones los implementos de
seguridad.

30. ¿CÓMO ADMINISTRAR UNA BODEGA?
 APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO: Es vital, ya que este
condiciona el volumen de artículos, para ello debe existir un equilibrio
entre la recepción Vs despacho y de esta manera garantizar la correcta
utilización de los recursos. Donde se utilicen estanterías debe existir
una clasificación de artículos.
 ORGANIZACIÓN:
- El volumen
- Peso
- Forma
- Cantidad de unidad de consumo por unidad de carga.
- Fragilidad
- Necesidad de almacenamiento (humedad, refrigeración)
- Orden e salida (PEPS)
- Frecuencia de uso
- Tamaño de pedidos (demanda)
-capacidad de estibación

31. ¿CÓMO ADMINISTRAR UNA BODEGA?
 RECEPCIÓN DE BIENES
- Los proveedores no deben ingresar al área de almacenamiento al
momento de hacer la entrega de los bienes a la institución, por
medidas de seguridad, para evitar posibles robos, daños a la
propiedad de la institución
- Todos los documentos de registro deben llevar la firma del
proveedor para validar las condiciones físicas, tanto cualitativas
como cuantitativas de los bienes que se reciben
 DESPACHO DE BIENES
- Los clientes internos no deben ingresar al área de
almacenamiento al momento de hacer las solicitudes o pedidos
- El personal del almacén debe establecer las áreas restringidas
para poder brindar un servicio adecuado.

32. ¿CÓMO ADMINISTRAR UNA BODEGA?
 SEGURIDAD: Debe tomarse en cuenta que al momento de trabajar en un almacén se
corre riesgos de accidentes y para evitar debemos tomar las siguientes medidas:
- Los pasillos deben marcarse identificando la entrada y el área de recepción de bienes
- No se deben mantener cajas o materiales que estén colocados en el área de
almacenamiento
- Se debe evitar caminar sobre las cajas estibas o materiales que estén colocadas en el
área de almacenamiento
- Se debe reportar inmediatamente al supervisor del almacén cualquier conducta
peligrosa de personas dentro del almacén
 EMERGENCIAS: Se debe contar con un plan de emergencias para los casos donde
se presentan accidentes:
- Tener a la mano los números telefónicos de emergencia
- Conocer los procedimientos de evacuación
- La correcta utilización de extinguidores y su debida ubicación
- Las puertas de entrada y salida deben estar identificadas con el horario de atención
- Al momento de cerrar las puertas de salida y acceso del almacén, se debe colocar las
llaves en un lugar seguro y de fácil acceso.

33.  PERSONAL: Las personas que administran un almacén debe poseer el siguiente perfil
- Tener conocimiento de procesos de organización
- Tener conocimiento de las técnicas y herramientas de almacenamiento
- Tener conocimiento de la gestión de recursos humanos
- Tener conocimiento básicos del sistema de calidad
- Poseer conocimiento avanzado de herramientas, informáticas
- Poseer capacidad de generar acciones proactivas
 DOCUMENTOS Y REGISTRO: Debe generarse de manera que fluya en forma eficiente para
toda la organización. Algunos registros recomendados son los siguientes:
- Recepciones dentro del almacén
- Resumen de todas las recepciones de almacén
- Registro de rebaja de inventario (rotación)
- Despacho desde el almacén
- Toma de inventario
- Control de obsoletos
- Informe de despachos de almacén
- Custodia de bienes
¿CÓMO ADMINISTRAR UNA BODEGA?

34. ¿CÓMO ADMINISTRAR UNA BODEGA?
 INVENTARIO: Los conteos de los artículos deben
realizar periódicamente y es básico para el control de
inventarios se realizan en coordinación y participación
de auditorios y contadores que certifique los
correspondientes registros tanto teóricos como físicos

35. https://www.youtube.com/watch?v=7cBM_chGv0g