Este documento trata sobre el proceso de almacenamiento y gestión de inventarios físicos. Explica los conceptos clave como recepción, verificación, registro, custodia y distribución de bienes. También describe los métodos de valorización de existencias como costo promedio, FIFO y LIFO. Finalmente, ofrece recomendaciones sobre la clasificación ABC de artículos, el movimiento y control de stocks.

1. INVENTARIO
Y
VALUACIONES
DE EXISTENCIAS
FISICAS DE ALMACEN
Expositor:
Lic. Adm. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ

2. ALMACEN
Origen Etimológico del Árabe AL-MAKZEN
que quiere decir “tesoro”. Es un área física
selección bajo criterios y técnicas adecuadas;
que van a emplearse para la producción de
servicios o de bienes económicos. Las
actividades que en el se realizan esencialmente
son las que corresponden a los procesos
técnicos.

3. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
Recepción.
Verificación de Control.
Internamiento.
Registro y Control.
Custodia.
Distribución.

8. RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE ALMACEN
a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad
sobre el ingreso de bienes a la entidad.
b. Proteger y controlar las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y
equipos de almacén.
d. Efectuar la distribución de bienes conforme al programa
establecido.
e. Coordinar la oportuna reposición de stock.
f. Emitir los reportes de movimiento de bienes en
almacén.

9. En almacenes cuyo tamaño no permite una fácil
ubicación del lugar en que se encuentran los
bienes, se colocara en una parte visible del
mismo, el plano de la distribución de espacios de
la zona de almacenaje. Cada sección o ambiente
tendrá un numero o símbolo que identifique su
ubicación y el material en que ellos se encuentran
almacenados.
Los bienes permanecen en almacén en forma
temporal, aquellos que se encuentren almacenados
por un periodo superior a los 12 meses y que
definitivamente no van a ser utilizados, por la
entidad, deben ser transferidos y/o dados de baja.

10. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso técnico de
abastecimiento, las actividades concernientes a
este proceso están referidas a la ubicación
temporal de bienes en un espacio físico
determinado con fines de custodia como vía
para trasladarlos físicamente (temporal o
definitivo) a quienes lo necesitan.
Consta de las fases siguientes: Recepción,
Verificación y Control de Calidad,
Internamiento, Registro y Control, Custodia y
Proceso de Distribución.

11. INVENTARIO FISICO DE ALMACEN
Es una forma de verificación física que consiste en
constatar la existencia o presencia real de los bienes
almacenados, apreciar su estado de conservación o
deterioro y condiciones de seguridad.
Inventario Masivo.- Incluye a todos los bienes
almacenados cerrando las operaciones del almacén por
uno o varios días una vez al año.
Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de
bienes previamente seleccionados, se realiza para
comprobar que los registros de stock se mantienen al
día completo y exactos.

12. SOBRANTES DE INVENTARIO
Si en el proceso de verificación se establece
bienes sobrantes se procederá en la forma
siguiente:
- Documentos – fuente no registrados en la
Tarjeta de Existencias Valoradas de
Almacén..
- Bienes entregados en menor cantidad a la
autorizada en el respectivo Pedido
Comprobante de Salida.
- Entrega de un bien similar en lugar del que
figura como sobrante.

13. FALTANTES DE ALMACEN
Faltante por Robo o Sustracción.
Faltante por merma.
Faltante por negligencia.

14. BAJA DE BIENES
Se dará de baja a los bienes que como resultado del
Inventario Físico General estén considerados para
tal proceso. Son objeto de baja:
a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren
en completo estado de inutilidad.
b. La merma producida en las existencias por efecto
de volatilización o por acción de animales
depredadores.
c. Los bienes perdidos por robo o sustracción.
d. Bienes que por vencimiento su estado de
descomposición no son recomendables para
consumo.

15. REPOSICION DE STOCK
Comprende un conjunto de acciones de
naturaleza técnico - administrativa,
inherentes a la función de almacén que
tiene por finalidad el mantener la
continuidad del abastecimiento,
reemplazando las existencias distribuidas,
a fin de que se encuentren disponibles en
cualquier momento y asegurarse así que
lleguen a los usuarios.

16. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
• Tarjeta de Control Visible de Almacén.-Controlar
en unidades físicas el movimiento y saldo de cada
bien almacenado.
• Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén.-
Suministrar información sobre el movimiento de
entradas y salidas de bienes así como determinar sus
existencias en cantidades totales y unitarias
debidamente valorizadas.
• Resumen de Movimientos de Almacén.- Resumir
el resultado de las operaciones de entradas y salidas
de bines del almacén. Este documento será
elaborado mensualmente o con la periodicidad que
establezca la entidad de acuerdo al real movimiento
diario de entradas y salidas. Sirve para conciliar los
saldos elaborados por contabilidad.

17. LOS DOCUMENTOS FUENTES
1. ORDEN DE COMPRA
1. NOTA DE ENTRADA A ALMACEN
Se utiliza para informar sobre los ingresos de bienes
al almacén por conceptos distintos a la adquisición
con orden de compra.
3. PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA
Es con el que se efectúa el pedido en el cual se
autoriza y registra la salida de bienes del almacén.

18. B) ANDAMIOS Y SU CODIFICACIÓN.
FIGURA Nº 01 – Forma de Codificar un Andamio,

19. FIGURA Nº 02 – Plano de
Localización de un Almacén.

20. CODIFICACIÓN DE UN ANDAMIO:
 A 01 03 b
 Zona : Área (A)
 Andamio: Número ( 01 )
 Columna: Número ( 03 )
 Nivel: Letra ( b )

23. VALORIZACION DE LAS EXISTENCIAS
FISICAS DE ALMACEN
• Costo Promedio
• FIFO
• LIFO
• NIFO

24. VALORIZACION DE EXISTENCIAS DE ALMACEN.-
Método del costo Promedio
 Del inventario semestral se recoje un saldo del ITEM
tornillos autorroscantes de 2,000 unidades al precio
de s/.600 N.S. (0.30c/u). Se han adquirido 4,000
unidades al precio de s/.1120 N.S, además se ha
recepcionado una donación de 3,000 unidades al
precio de s/. 900.00 N.S. Así mismo se requirieron
mediante las PECOSAS Nro 273-7,000 unidades y la
Nro 274-1,000 unidades. Se solicita determinar el
costo promedio correspondiente. Unidad Medida:
Millar

25. Método FIFO ó PEPS ó First In First Out ó
Primeras entradas Primeras salidas.
 En fecha 16 de Enero se adquieren 500
unidades de lapiceros a S/. 0.80 cada uno y
luego en fecha 18 de Enero se adquieren 1,500
unidades del mismo rubro al precio de S/. 0.60
cada uno. De estas 2,000 unidades, en fecha 17
de Enero se retiran 300 unidades, en fecha 19
de Enero 600 unidades, en fecha 20 de enero
800 unidades y en fecha 28 de enero 2009
unidades. Determinar el costo mediante el
sistema FIFO?

26. El método LIFO ó UEPS: Last In – First Out
o última en entrar primero en salir.
 Este método considera que los últimos artículos que
ingresan son los primeros que salen y por lo tanto las
primeras salidas se valorizan al precio más reciente.
 Ejemplo
 Se compra a un proveedor 100 unidades de unas
piezas determinadas a un precio unitario de s/. 10.00
y luego se compran 10 unidades al precio de s/.12.00
Como se valorizaría el stock de las 110 piezas? Y ¿ a
que precio se valorizaría cada pieza que salga?
 A las 10 primeras piezas que salen se las valorizaría
al precio de S/. 12.00 y a las 100 restantes al precio
de S/. 10.00.

27. El sistema NIFO Next in – First Out - PIPS
Próximo ingreso- Primero en Salir.
 En este método de valorización de unidades las
salidas de almacén se hace en función de los
costos de las próximas unidades que ingresarán
durante la reposición de existencias.
 Este método es el adecuado a usar durante las
épocas de inflación y así no caer en márgenes
ficticios.

28. B.- REPORTES PRODUCTO DEL INVENTARIO
DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACEN
 Inventario General Valorizado de Existencias
Físicas de Almacén, incluyendo ajustes por
corrección monetaria.
 Reporte de Existencias Físicas con fecha de
caducidad vencida.
 Reporte de Existencias Físicas Faltantes.
 Reporte de Existencias Físicas Sobrantes.
 Inventario de stock sin rotación.

29. ¿DONDE ESTAN LOS STOCKS?
La presente introducción tiene por objeto llegar a una
clara comprensión de la problemática de los stocks.
Para ello, es necesario responder algunas cuestiones.
La primera de las cuales se ha planteado ¿Dónde están
los Stocks?
Los stocks son generalmente de dos tipos:
a) Stocks en Curso: Situados dentro de la fase del
proceso, como por ejemplo stock
en curso de producción, en curso de
aprovisionamiento, en curso de distribución.
b) Stocks Temporalmente Inmovilizados: Situados
entre las distintas fases del proceso.

30. CLASES DE STOCKS
 Stock Normal.- Esta constituido por artículos nuevos
de cierto uso constante, cuyo aprovisionamiento se
efectúa en forma cíclica.
 Stock de Seguridad.- Comprende aquellos artículos de
consumo esporádico o raro, pero por su trascendencia
es preciso tenerlos para cubrir posibles eventualidades.
 Stock Sobrante.- Consiste en artículos nuevos que han
caído en desuso, pero que pueden utilizarse para un fin
distinto al original. Son materiales a extinguirse, pero
no es conveniente en algunos casos deshacerse de ellos,
dado que pueden tener algún uso.
 Stock de Recuperación.- Compuesto por material
usado y todavía utilizable, por lo que no es conveniente
su eliminación inmediata.

31. EL SISTEMA ABC
 La experiencia demuestra que la mayoría de las
organizaciones se ajustan a la siguiente situación:
 La mayor parte del dinero invertido corresponde a un
pequeño número de artículos diferentes
 La menor parte del dinero invertido corresponde a un
gran número de artículos diferentes.
 Por ejemplo, la siguiente es una composición
característica de los stocks de muchas organizaciones:
 15% de los artículos representan el 75% de la inversión
(ZONA A)
 25% de los artículos representan el 20% de la inversión
(ZONA B)
 60% de los artículos representan el 5% de la inversión
(ZONA C)

32. ILUSTRACION DEL CASO
Inversión Acumulada en X

33. CONSUMO ANUAL DE LOS ARTICULOS POR VALOR
Artículo Consumo Anual Costo Unitario Consumo en Porcentaje del
en Unidades Nuevos Soles Consumo total en
nuevos soles
1 5 000 1.50 7 500 2.9
2 1 500 8.00 12 000 4.7
3 10 000 10.50 105 000 41.2
4 6 000 2.00 12 000 4.7
5 7 500 0.50 3 750 1.5
6 6 000 13.60 81 600 32.0
7 5 000 0.75 3 750 1.5
8 4 500 1.25 5 625 2.2
9 7 000 2.50 17 500 6.9
10 3 000 2.00 6 000 2.4
Total S/. 254 725 100.0

34. CLASIFICACION ABC
Clase Numero de Artículos Porcentaje del Porcentaje del
total de consumo total
Artículos en dólares
A 3,6 20 73.20
B 2,49 30 16.30
C 1,5,7,8,10 50 10.50
Total 100 100.0
La ley de “lo significativo proviene de unas cuántas unidades”
puede aplicarse también en esos casos.

35. EL MOVIMIENTO DE LOS STOCKS

36. PROBLEMA ILUSTRATIVO
Una empresa utiliza un material determinado a razón de 300
unidades mensuales, realizando su adquisición por lotes de
900 unidades. Si el stock de protección fijado es de 500
unidades, y el proveedor habitual entrega el material al mes y
medio de formulado el pedido, responda:
¿Cuál es el número de pedidos anuales a realizar?
¿Cada cuanto tiempo se debe realizar un pedido?
Siendo el plazo de tramitación interno de un pedido de 15 días
(1/2 mes) ¿Cuál es el punto de pedido?
Por cuanto tiempo de retraso en la entrega por el proveedor
protege el stock de protección?
Si el proveedor acorta su tiempo de entrega de un mes ¿Cuál
será el nuevo punto de pedido?

37. SOLUCION
a) Nº pedidos = Consumo Anual = 300 x 12 = 4 pedidos /año
Lote 900
b) Si se efectúan 4 pedidos al año, entonces deberán hacerse cada 12/4
= cada 30 meses

38. d) Determinación del punto de pedido:
 El tiempo de espera de suministro es igual a 1 ½ + ½
= 2 meses
 El punto de pedido será igual a la suma del stock de
protección más el volumen correspondiente al
consumo de dos meses punto de pedido = 500 + 600
(2 x 300) = 1, 100 unidades
e) Siendo el consumo mensual de 300 unidades, las 500
unidades del stock de protección protegerán por:
 500
 ----- = 1 2/3 meses = 50 días
 300
f) Si el proveedor acorta su tiempo de entrega en un
mes, el nuevo tiempo de espera de suministro será
de ½ + ½ = 1 mes y el punto de pedido será a 500 +
300 = 800 unidades.

39. De este modo, pues, el problema del
mantenimiento de un nivel adecuado de stocks
queda reducido a determinar la forma como se
debe realizar las adquisiciones. Y en tal
sentido, de modo general y esquemático, se
puede recurrir a dos alternativas: +
1ª. Realizar pedidos de cantidades fijas,
determinadas arbitrariamente o por cálculo,
en fechas variables
2ª Emitir en fechas fijas, determinadas
arbitrariamente o no, pedidos de cantidades
variables.

40. CELAP
 Gracias por su atención…
celapp@gmail.com