El documento proporciona consejos sobre la gestión del tiempo y las prioridades. Indica que la mayoría de las personas dedican demasiado tiempo a asuntos urgentes pero no importantes, y poco tiempo a asuntos importantes pero no urgentes. Recomienda definir objetivos a corto, mediano y largo plazo, evaluar las prioridades en función de su relevancia, beneficios y riesgos, y administrar mejor el tiempo en reuniones y comunicaciones.

1. Profesor: Tomás Atauje Calderón
Metodología del Trabajo Universitario
Obstetricia UPSB – Ciclo I

2.  La base de nuestras decisiones son nuestras
responsabilidades.
 Una tarea dentro de nuestra responsabilidades es
más importante que una tarea fuera de ellas.
 Importantes son las tareas que desde el inicio
tienen relevancia y se pueden volver urgentes si
no las tratamos.
 Las tareas importantes son las que generan
beneficios o costos. Las tareas urgentes se
caracterizan por tener fecha límite, que a veces
no es real.

4.  Algunos estudios indican que la mayoría de las
personas gasta 80% de su tiempo en asuntos
urgentes; siendo 40% en asuntos importantes y
40% en no importantes. La mayoría solo dedica
20% de su tiempo a los asuntos sin urgencia;
siendo 15% para asuntos importantes y 5% en no
importantes.
 Se necesita disminuir el porcentaje de tiempo
dedicado a asuntos urgentes pero sin
importancia. Asimismo, debemos aumentar el
porcentaje de tiempo dedicado a asuntos
importantes y a la vez urgentes.

5.  Define tus objetivos a largo plazo: ¿Qué
metas debes cumplir para el próximo año?
 Define tus objetivos a mediano plazo: ¿Qué
metas vas a cumplir para el siguiente mes?
 Define tus objetivos a corto plazo: ¿Qué
quieres lograr en esta semana?

6.  Los objetivos mencionados anteriormente, ¿están
relacionados?
 Nuestras prioridades determinan como
planificamos nuestros objetivos a mediano y
corto plazo, dentro del marco de los objetivos a
largo plazo.
 Las prioridades depende de la evaluación de
nuestros objetivos en base a:
◦ Relevancia (relación con nuestras responsabilidades)
◦ Ganancia prevista – pérdida evitada
◦ Riesgo de volver urgente la tarea
◦ Coordinación con las tareas de los colegas
◦ Expectativas de los involucrados

7.  Tenemos que empezar nuestros días por las grandes
prioridades que hayan sido planificadas.
 Después nos ocupamos de asuntos menos importantes;
para que al final queden los asuntos no importantes ni
urgentes.

8. Tratar de ser más claros sobre nuestras decisiones
hacia los demás.
Delegar tareas:
 Se debe explicar claramente cuál es el objetivo de
la tarea. Y si la persona encargada no lo conoce,
se le debe enseñar cuál es el camino para lograr
ese objetivo.
Decir “no”:
 Hacerlo de la manera adecuada. Aclarar que esa
negación se dirige a la propuesta planteada, mas
no a la persona que te hizo la propuesta.

9. Muchas reuniones de coordinación resultan en
pérdida de tiempo por no considerar 3 factores:
 Preparación: Empaparse del tema a tratar.
 Puntualidad: Cada minuto de tardanza tuyo
perjudica a las demás personas del grupo.
 Propósito: Las reuniones se realizan para tomar
decisiones en conjunto. También sirven para usar
la creatividad de todos o para capacitar e
informar a los integrantes.

10.  Los dos medios mas usados para comunicarse a distancia
son el teléfono y el correo electrónico.
 Las diferencias entre los dos, radican en el tipo de
contacto:
 Generalmente se usa el correo electrónico para informar,
mientras que el teléfono se usa para motivar.
Teléfono Correo electrónico
Más personal Menos personal
Directo Pospuesto
Mayormente individual Potencialmente grupal
Más impactante Menos impactante

11. Teléfono:
 Instrumento de comunicación muy impactante.
 Las llamadas interrumpen las actividades planificadas.
 Quien llama debe empezar comunicando el asunto y si no está
interrumpiendo algo importante.
 Si suena tu teléfono, pregúntate ¿Me conviene contestar el teléfono?
 Utilizar el contestador para que te dejen mensajes.
Correo electrónico:
 Instrumento de comunicación rápido, poderoso y útil.
 El reenvío de mensajes masivos (cadenas) ha devaluado el uso de
este medio.
 Al enviar correos se requiere de mensajes cortos y la acción
solicitada debe ser puesta en el asunto.
 Evitar responder inmediatamente los correos recibidos.
 Lo recomendable es responder los correos en una hora determinada
y cercana al final del día.

12.  Crea un espacio para ti, libre de distracciones y
comprométete a trabajar 1 a 2 horas al día.
 Reconoce que tus obligaciones son tan
importantes como las de los demás.
 Diseña un horario personal de trabajo y utiliza un
calendario visible.
◦ Considera las fechas de trabajos y exámenes.
◦ Prioriza tus actividades.
◦ Identifica tus horas de mayor energía.
◦ Planifica tu tiempo hora por hora.
◦ Sé razonable en lo que esperas de ti mismo.

13.  Mal cálculo del tiempo y sobrecarga de tu agenda.
 Estar “demasiado disponible”.
 La tiranía de lo “urgente”.
 Distractibilidad.
 El hábito de la postergación.
 Miedo al fracaso.
 Perfeccionismo.

14.  Prepárate antes de las reuniones y evita distraerte
mientras se realiza.
 Reuniones preferiblemente en las noches, para evitar
duraciones prolongadas.
 Al recibir los correos toma una decisión; eliminar o
responder.
 El 85% de la información guardada no se volverá a
usar. ¿Vale la pena conservarla?
 Crea espacios vacíos en tu agenda y separa citas
contigo mismo.

15.  Todos tenemos la misma cantidad de tiempo en
un día.
 No se trata de manejar nuestro tiempo, sino de
manejar nuestra vida a través de nuestras
decisiones.
 Analiza tu día:
◦ ¿Cuántas llamadas contestaste hoy? ¿Interrumpiste algo
más importante?
◦ ¿A qué hora saliste de tu casa y cómo llegaste a la
universidad? ¿Pudiste salir más temprano o tomar una
ruta más corta?
◦ ¿Tuviste una conversación o una comida extra? ¿Eran
realmente importantes?