Administraccion documental en el entorno laboral - Evidencia actividad 1

1. SENA - SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
ACTIVIDAD 1
ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”
15/07/2022

2. INTRODUCCION
El presente ensayo tiene como principal objetivo dar a conocer al lector la importancia de los
archivos y su correcto uso, por lo tanto, es necesario que comprenda como a través de los años
el ser humano ha desarrollo la manera de documentar los sucesos vividos conforme surgió la
necesidad de plasmar de alguna u otra forma la información obtenida. Así mismo, se le ilustrara
acerca de su evolución y como la humanidad perfecciono dicha utilidad.
En la actualidad es imprescindible ejecutar adecuadamente un sistema de organización
documental. En vista de ello, se mostrará como este conjunto de documentos son categorizados,
las características beneficiosas que representan, sus distintas clasificaciones y como es aplicado
por las personas contextualizándolo en el ámbito laboral.

3. DESARROLLO
La historia de los archivos se remonta a los inicios de la escritura. Con las experiencias que a
través de su vida el hombre va adquiriendo empieza a surgir la necesidad de documentar sus
vivencias y conocimientos; es así como se manifiestan importantes aportes a registrar todos
estos saberes, los cuales fueron realizados por los primeros imperios. En Egipto y Mesopotamia
el desarrollo de la vida social impulso el surgimiento de la escritura facilitándoles las
actividades agrícolas y económicas de la época, ellos plasmaban sus escritos en tablillas de
arcillas llevando un registro de todo. Los romanos y griegos le dieron una utilidad más
administrativa y jurídica permitiendo el surgimiento de los documentos escritos, se llevó a cabo
la aparición de los archiveros dada la importancia que se les dio a los archivos en ese tiempo.
Durante la edad media se producen fundamentales sucesos para la gestión archivística, en
occidente aparece el papel, se fortalecen las ciudades, se recupera el derecho romano y el
procedimiento administrativo; en consecuencia, los documentos recuperan su valor como
prueba jurídica y toman poder para imponer derechos, privilegios e inmunidades. Aquí nacen
los primeros concejos, archivos municipales, cancillerías reales, los archivos nobiliarios y
eclesiásticos. En la época del renacimiento surge un favorable invento; se crea la imprenta
permitiendo que existan varias copias de un solo documento, posibilitando la preservación de
la información plasmada. Además, aparece el concepto de estado moderno y los archivos de
estado; que a su vez con la revolución francesa serán considerados como archivos públicos
pertenecientes a la nación y ya no propiedad del rey. Los documentos que ya no cuentan con
valor administrativos y su permanencia para ser conservados está en duda reciben el nombre
de archivos intermedios en el siglo XX. Con todos estos avances la archivista entra en duda si
dejarse llevar por los progresos surgentes del mundo moderno o seguir con el razonamiento
perteneciente del siglo XIX.
En nuestra época actual podemos ver reflejado la evolución del archivo y como la tecnología
ha impacto positivamente en la labor de la organización documental, siendo una actividad
sostenible con el medio ambiente y las generaciones venideras. Los seres humanos diariamente
estamos almacenando información convirtiéndose esta en una función importante en nuestra
vida social como laboral; a la larga las empresas le han dado su debida importancia a la gestión
de archivos ya que los documentos que almacenan son fundamentales a la hora de tomar
decisiones y primordiales para la conservación de la documentación requerida por la empresa.
Por lo tanto, representa grandes ventajas al implementarlos correctamente como herramienta
sustentable en la empresa ya que posee numerosas cualidades; los archivos son económicos ya

4. que ahorran tiempo al buscar la documentación solicitada, Permiten archivar y consultar los
documentos eficientemente al ser funcionales, son simples ya que de manera sencilla se
identifica el contenido de la información, es necesario que al ser clasificados se realice de
manera minuciosa porque son exactos y técnicos al registrar las situaciones en la toma de
decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Cada documento tiene un clico de vida por eso es funcional conocer claramente que tan
necesario y primordial son estos archivos para clasificarlos según su utilidad temporal. Si los
documentos están sujeto a continua utilización administrativa por toda la organización es
necesario que se encuentre en los archivos de gestión, en cambio en el archivo central se
encuentran los archivos de gestión los cuales siguen vigentes pero su consulta no es tan
frecuente, estos archivos han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada
dependencia. Los archivos históricos son aquellos documentos transferidos desde el archivo
central para su conservación permanente.
Otra forma de clasificación del archivo es de acuerdo con el tiempo que se determina de uso,
la duración depende de lo establecido por cada empresa y sus etapas documentales, se establece
como archivo activo a aquellos documentos en proceso de tramitación del año actual o anterior.
Cuando los documentos son retirados del archivo activo y han finalizado su vigencia son
considerado archivos semiactivos. Por último, están los archivos inactivos los cuales ya no
están en funcionamiento, pero conservan su valor legal, comercial o histórico.
Según su naturaleza se tiene en cuenta la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura. Teniendo en cuenta esto los
documentos pertenecientes a las entidades del estado son considerados archivo público. Los
archivos privados de interés público son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público. Los documentos generados por
persona naturales o jurídicas son considerados Archivos privados.
Adentrándonos más a como son gestionados los documentos por las empresas podemos
observar que existen cuatro tipos de archivos de acuerdo con las necesidades y funcionamientos
de las organizaciones. Como primera opción encontramos un modelo de organización sencillo
llamado archivo centralizado, el cual consiste en que una sola dependencia controle toda la
documentación de la organización. Creando un modelo más autónomo, estas los documentos
que llevan cada una de las dependencias de la organización llamados archivos descentralizados.
Hay almacenamientos de información los cuales llevan cada dependencia y la responsabilidad
es del jefe de cada oficina, esta metodología es llamada archivo descentralizado con control

5. descentralizado. Por último, podemos implementar que los archivos se manejen de acuerdo con
las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controle
desde el archivo central; esto se cataloga como archivo descentralizado con control
centralizado.
Conclusión
Finalmente podemos analizar que los archivos son fundamentales en nuestro día a día, su uso
no se limita a un ambiente laboral si no también está presente en nuestra cotidianidad. En
nuestras casas hacemos uso de carpetas o muebles archivadores para conservar aquellos
documentos que consideramos valiosos y necesitan ser preservados.
Es importante conocer y destacar como a través del tiempo esta herramienta se fue adaptando
a los diferentes usos que se le dio en todas estas épocas pasadas, considerando que actualmente
con ayuda de la tecnología ha avanzado e implementado novedosos métodos de archivos
digitales.
Bibliografía
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archivo. Historia del archivo
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