DEFINICIÓN.- El concepto actual conlleva tres acepciones:
Conjunto de documentos producidos y conservados por personas o entidades.
La institución que administra una documentación.
El lugar donde se conservan los documentos.
2. ARCHIVOARCHIVO
ARCHIVO = DOCUMENTACION + ORGANIZACIÓN + SERVICIO
1.DEFINICIÓN.- El concepto actual
conlleva tres acepciones:
Conjunto de documentos producidos y
conservados por personas o entidades.
La institución que administra una
documentación.
El lugar donde se conservan los
documentos.
6. 5. PRINCIPIOS5. PRINCIPIOS
FUNDAMENTALESFUNDAMENTALES
Principio de procedenciaPrincipio de procedencia.- Establece.- Establece
que los documentos producidos porque los documentos producidos por
una institución u organismo no debenuna institución u organismo no deben
mezclarse con los de otro.mezclarse con los de otro.
Principio de orden originalPrincipio de orden original.-.-
Establece que no se debe alterar laEstablece que no se debe alterar la
organización dada a un fondo por unaorganización dada a un fondo por una
unidad productora, cualquiera sea ésta.unidad productora, cualquiera sea ésta.
8. DOCUMENTODOCUMENTO
ARCHIVÍSTICOARCHIVÍSTICO
1.1. DEFINICIÓN.-DEFINICIÓN.-
Es aquel que contiene unaEs aquel que contiene una
información de cualquier fecha,información de cualquier fecha,
forma y soporte, producido oforma y soporte, producido o
recibido por persona natural orecibido por persona natural o
jurídica, institución pública ojurídica, institución pública o
privada en el ejercicio de suprivada en el ejercicio de su
actividad y cualquier otro que seactividad y cualquier otro que se
genere como resultado delgenere como resultado del
avance tecnológico.avance tecnológico.
9. 2.- CARACTERÍSTICAS2.- CARACTERÍSTICAS
2.1.2.1. Génesis u origenGénesis u origen.- Nace del proceso.- Nace del proceso
natural de las actividades y funciones de sunatural de las actividades y funciones de su
productor.productor.
2.2.2.2. Carácter seriadoCarácter seriado.- Documentación.- Documentación
constituida por series. No se les puedeconstituida por series. No se les puede
considerar como piezas aisladas o sueltas.considerar como piezas aisladas o sueltas.
2.3.2.3. Condición de exclusivosCondición de exclusivos.- La información.- La información
de cada uno nunca es idéntica a otro.de cada uno nunca es idéntica a otro.
10. 2.- CARACTERÍSTICAS2.- CARACTERÍSTICAS
2.4.2.4. Unicidad o condición de originalesUnicidad o condición de originales.- Son.- Son
ejemplares únicos y originales.ejemplares únicos y originales.
2.4.1.2.4.1. IntegridadIntegridad.- Completo, no le.- Completo, no le
debe faltar ninguna de sus partes.debe faltar ninguna de sus partes.
2.4.2.2.4.2. AutenticidadAutenticidad.- Constancia.- Constancia
fehaciente del autor .fehaciente del autor .
2.4.3.2.4.3. FormaForma.- Puede ser borrador,.- Puede ser borrador,
copia u original.copia u original.
11. 3.- CARACTERES3.- CARACTERES
EXTERNOS E INTERNOSEXTERNOS E INTERNOS
3.1.3.1. ExternosExternos.-.-
Materialidad oMaterialidad o
estructura física.estructura física.
12. 3.1.1.- CLASE3.1.1.- CLASE
Medio empleado para transmitir la información.Medio empleado para transmitir la información.
-
TextualesTextuales.- Texto escrito, puede ser a puño y letra o.- Texto escrito, puede ser a puño y letra o
mecanografiado.mecanografiado.
-
GráficosGráficos.- Signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc..- Signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc.
-
FotográficosFotográficos.- Emplean imagen fija, fotografías,.- Emplean imagen fija, fotografías,
diapositivas, microformas.diapositivas, microformas.
-
SonorosSonoros.- Reproducen y graban sonidos: discos, cintas.- Reproducen y graban sonidos: discos, cintas
magnéticas, discos compactos, etc.magnéticas, discos compactos, etc.
-
AudiovisualesAudiovisuales.- Imagen en movimiento y sonido: filmes,.- Imagen en movimiento y sonido: filmes,
cintas de video, video discos, etc.cintas de video, video discos, etc.
-
InformáticosInformáticos.- Creados mediante ordenadores, fichas.- Creados mediante ordenadores, fichas
perforadas, cintas y diskettes magnéticos, discos ópticos,perforadas, cintas y diskettes magnéticos, discos ópticos,
CD-ROM, etc.CD-ROM, etc.
-
Táctiles.-Táctiles.- Escritura en relieve para lectura de ciegos:Escritura en relieve para lectura de ciegos:
13. 3.1.2. SOPORTE3.1.2. SOPORTE
Configuración física del documentoConfiguración física del documento
- PapelPapel (Artesanal o industrial).(Artesanal o industrial).
- FotográficoFotográfico (Filmes,(Filmes,
fotografías, microformas, etc.).fotografías, microformas, etc.).
- MagnéticosMagnéticos (Cintas de video,(Cintas de video,
cintas de casete, diskettes).cintas de casete, diskettes).
- ÓpticosÓpticos (CD-ROM).(CD-ROM).
14.
3.1.3.3.1.3. FormatoFormato.- Forma, presentación del.- Forma, presentación del
documento, tamaño y dimensiones. En soportedocumento, tamaño y dimensiones. En soporte
papel tenemos: tamaño carta, A4, oficio;papel tenemos: tamaño carta, A4, oficio;
volúmenes como libros, actas o registrosvolúmenes como libros, actas o registros
auxiliares, etc.auxiliares, etc.
3.1.4.3.1.4. CantidadCantidad.- Número de unidades que.- Número de unidades que
ocupan en metros lineales y metros cúbicosocupan en metros lineales y metros cúbicos
(volúmenes, legajos, cajas).(volúmenes, legajos, cajas).
3.1.5.3.1.5. FormaForma.- Condición de borrador, original o.- Condición de borrador, original o
copia.copia.
3.1.6.3.1.6. Tipo.-Tipo.- Elementos de información queElementos de información que
contiene el documento, de acuerdo a lacontiene el documento, de acuerdo a la
actividad administrativa representada. Ejem:actividad administrativa representada. Ejem:
15. 3.2.- INTERNOS3.2.- INTERNOS
Contenido sustantivo o fondo.Contenido sustantivo o fondo.
3.2.1.3.2.1. Entidad productoraEntidad productora.-.-
Persona o institución quePersona o institución que
produce el documento.produce el documento.
3.2.2.3.2.2. Origen funcionalOrigen funcional.-.-
Razón por la cual se producenRazón por la cual se producen
los documentos.los documentos.
3.2.3.3.2.3. Fecha y lugar deFecha y lugar de
producciónproducción..
3.2.4.3.2.4. ContenidoContenido.- Asunto o.- Asunto o
tema de que trata.tema de que trata.
16. 4.-4.- VALORES DEL DOCUMENTO DEVALORES DEL DOCUMENTO DE
ARCHIVOARCHIVO
4.1.4.1. VALOR PRIMARIOVALOR PRIMARIO.- Finalidad inmediata de.- Finalidad inmediata de
producción del documento, testimonio de la gestiónproducción del documento, testimonio de la gestión
administrativa. Valor administrativo.administrativa. Valor administrativo.
JurídicoJurídico.- Derechos y obligaciones: escritura de.- Derechos y obligaciones: escritura de
propiedad, grado académico, etc.propiedad, grado académico, etc.
Legal.-Legal.- Valor probatorio, prueba ante los tribunales.Valor probatorio, prueba ante los tribunales.
Fiscal y contableFiscal y contable.- Testimonio de obligaciones tributarias.- Testimonio de obligaciones tributarias
y contables.y contables.
Informativo.-Informativo.- Proporciona datos a la institución.Proporciona datos a la institución.
4.2.4.2. VALOR SECUNDARIOVALOR SECUNDARIO.- Fuente primaria de.- Fuente primaria de
información y testimonio para la investigación yinformación y testimonio para la investigación y
17. 5.- CICLO VITAL DEL5.- CICLO VITAL DEL
DOCUMENTODOCUMENTO
Teoría de las tres edades, el valor de los documentosTeoría de las tres edades, el valor de los documentos
depende de la fase en que se encuentran:depende de la fase en que se encuentran:
- Primera EdadPrimera Edad.- Archivo de Gestión. El documento debe.- Archivo de Gestión. El documento debe
permanecer en el archivo de oficina mientras mientraspermanecer en el archivo de oficina mientras mientras
prevalezca su valor primario o administrativo.prevalezca su valor primario o administrativo.
- Segunda EdadSegunda Edad.- Archivos Centrales e Intermedios. El.- Archivos Centrales e Intermedios. El
documento va perdiendo su valor primario y comienza adocumento va perdiendo su valor primario y comienza a
adquirir un valor secundario.adquirir un valor secundario.
- Tercera EdadTercera Edad.- Archivo Histórico. El documento tiene.- Archivo Histórico. El documento tiene
valor secundario.valor secundario.
18. 6.- PATRIMONIO6.- PATRIMONIO
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Conjunto de documentos de valorConjunto de documentos de valor
permanente que forman parte delpermanente que forman parte del
Patrimonio Cultural de la Nación,Patrimonio Cultural de la Nación,
conservados en los archivos públicos yconservados en los archivos públicos y
privados del ámbito nacional que sirvenprivados del ámbito nacional que sirven
como fuente de información para lacomo fuente de información para la
investigación en los aspectos históricos,investigación en los aspectos históricos,
sociales, económicos, políticos y legales.sociales, económicos, políticos y legales.
19. 7.- SERIE DOCUMENTAL7.- SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos que poseenConjunto de documentos que poseen
características comunes, el mismo tipocaracterísticas comunes, el mismo tipo
documental (informes, memorandos,documental (informes, memorandos,
libros de contabilidad, etc.) o el mismolibros de contabilidad, etc.) o el mismo
asunto y que, por consiguiente, sonasunto y que, por consiguiente, son
archivados, usados y pueden serarchivados, usados y pueden ser
transferidos, conservados o eliminadostransferidos, conservados o eliminados
como unidad.como unidad.
21. ..El Archivo De GestiónEl Archivo De Gestión
El primer archivo queEl primer archivo que
corresponde a la gestióncorresponde a la gestión
realizada por una oficina,realizada por una oficina,
razón por el que lorazón por el que lo
denominamosdenominamos ARCHIVOARCHIVO
DE GESTIÓN.DE GESTIÓN.
22. ..ARCHIVO PERIFÉRICOARCHIVO PERIFÉRICO
SE CONSTITUYEN PORSE CONSTITUYEN POR
RAZONES PRÁCTICAS DERAZONES PRÁCTICAS DE
CONSERVACIÓN Y USO DE LOSCONSERVACIÓN Y USO DE LOS
DOCUMENTOS:DOCUMENTOS:
COMPLEJIDAD DE FUNCIONESCOMPLEJIDAD DE FUNCIONES
UBICACIÓN GEOGRÁFICAUBICACIÓN GEOGRÁFICA
NIVEL DE ESPECIALIZACIÓNNIVEL DE ESPECIALIZACIÓN
23. ARCHIVO CENTRAL
Es el responsable de planificar, organizar,
dirigir, normar, coordinar, ejecutar y
controlar las actividades archivísticas a
nivel institucional, así como de la
conservación y uso de la documentación
proveniente de los archivos de gestión y
periféricos, e intervenir en la transferencia
y eliminación de documentos en
coordinación con el AGN.
