ojo

1. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
INFORME DE DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS
INTRODUCCIÓN
El siguiente informe recoge los puntos establecidos en el análisis de requerimientos y en la
técnica de recolección de información, correspondiente a la definición del problema de la
empresa DRYWALL S.A.
DRYWALL S.A se dedica a la exportación de los componentes principales del sistema
liviano, como son la placa de yeso, SUPERPLACA, y la masilla, SUPERMASTICO,
conocida en el mercado con joint compound.
La empresa tiene 4 años de creada y está conformada como una empresa de construcción
En este momento la empresa cuenta con un terreno de 40.000 m2., dentro de los cuales la
planta tiene construidos más de 20.000 m2. Tiene sede administrativa y planta de
producción en la ciudad de Barranquilla En el departamento administrativo, hay un gerente
general, un coordinador administrativo, una persona encargada de recursos humanos, un
contador, un Tesorero y un aprendiz. En el departamento de operaciones, hay un
coordinador operativo, un coordinador de planta, un grupo de colaboradores y un
coordinador de producción
Se requiere un sistema de información integral de las áreas administrativa y operativa, que
incluya:
 cuentas por pagar y cuentas por cobrar
 inventarios
 facturación
 Manejo de compras
 Contabilidad

2. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
El problema radica en que, la empresa DRYWALL actualmente maneja toda su información
en hojas de cálculo Excel, donde en varias hojas de cálculo llevan la información de cuentas
por pagar, inventarios, cartera, cuentas por cobrar, facturación, compras, contabilidad, y todo
lo relacionado con los insumos y materias primas. Lo cual hace que el proceso de su
información sea demorado, tardando en todos sus procedimientos. Por eso la empresa desea
diseñar y desarrollar un sistema de información en el cual pueda almacenar de manera digital
y automatizada todo el flujo su información.
SITUACIÓN ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN
En la actualidad DRYWALL S.A. Se encuentra bien posicionada dentro del mercado de
las empresas de suministro de recurso humano y de elementos de aseo. Actualmente es la
primera planta productora de placas de yeso en Colombia, en la ciudad de Barranquilla por
su cercanía al puerto.
La empresa tiene 4 años de creada , En este momento la empresa cuenta con un terreno de
40.000 m2 , dentro de los cuales la planta tiene construidos más de 20.000 m 2 . Tiene sede
administrativa y planta de producción en la ciudad de Barranquilla y piensa colocar sedes
comerciales en los principales centros económicos del País (Bogotá, Medellín, Cúcuta y
Cali). De igual forma DRYWALL S.A. piensa distribuir a los mercados de exportación más
cercanos, como América y el Caribe, ofreciendo productos que cumplen con los estándares
de calidad y las normas internacionales. También cuenta con una junta directiva liderada por
un Gerente General, el cual se apoya de
Un Coordinador Administrativo quien maneja todo el proceso administrativo de la empresa
también cuenta con un jefe de planta para la parte operativa de la empresa, y este a su vez
con un grupo de colaboradores por sección de trabajo.

3. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
MISIÓN
Somos una empresa líder en la exportación de láminas de yeso y productos del sistema
constructivo lineal en Colombia, certificados con estándares de calidad,contribuimos en la
construcción de diseños innovadores con productos conocidos en el mercado como la placa
de yeso, SUPERPLACA, y la masilla, SUPERMASTICO (Joint compound); y a su vez
ampliando su portafolio con todos los productos y materiales complementarios, permitiendo
a los diseñadores y arquitectos desarrollar plenamente su creatividad. Ofrecemos nuestros
productos a todo el personal encargado en la construcción especialmente de fachadas,
remodelaciones de cielo raso y espacios modernos, llenos de formas, colores, texturas, luces
y decoración en general.
VISIÓN
En el año 2025 seremos la empresa líder en Colombia en exportación de láminas de yeso y
productos del sistema constructivo lineal, contando con sedes comerciales en los principales
centros económicos del país (Bogotá, Medellín, Cúcuta y Cali). Para empezar a distribuir en
Latinoamérica especialmente en los mercados de exportación más cercanos como América y
el Caribe, ofreciendo nuestros productos que cumplan con los estándares de calidad y las
normas internacionales.

4. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
ORGANIGRAMA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN
DRYWALL S.A cuenta con una junta directiva liderada por un Gerente General, el cual se
apoya de un Coordinador Administrativo quien maneja todo el proceso administrativo de la
empresa también cuenta con un jefe de planta para la parte operativa de la empresa, y este a
su vez con un grupo de colaboradores por sección de trabajo.
Gerente
General
Coordinador
Administrativo
Recursos
Humanos
Contador Tesorero
Coordinador
Operativo
Coordinador
Planta
grupo de
colaboradores
Coodinador
Producción

5. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
ORGANIGRAMA ESPECIFICO DEL ÁREA O ÁREAS EN LAS QUE SE VA A
GENERAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Gerente
General
Coordinador
Administrativo
Recursos
Humanos
Contador Tesorero
Coordinador
Operativo
Coordinador
Planta
grupo de
colaboradores
Coodinador
Producción

6. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES
GERENTE GENERAL:
 Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los
factores críticos de éxito, estableciendo objetivos y metas específicas de la empresa.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
 Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional
liderada por su gerente.
 Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
 Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para
potenciar sus capacidades.
 Ejercer liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias
determinados.
RECURSOS HUMANOS:
 Liquidar los sueldos periódicos de los empleados con base en sus horas ó días
trabajados.
 Mantener actualizados los datos de los empleados para la nómina
 Atender los reclamos del personal por causa de cualquier inconsistencia en su pago.
 Verificar la exactitud y veracidad de los datos suministrados por las áreas para el
cálculo de la nómina.
CONTADOR
 Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad
con el plan de cuentas establecido por la empresa.
 Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares
necesarios.

7. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
 Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa.
PAGADOR/TESORERO
 Recibir los consolidados de pagos por parte del área de nómina
 Autorizar ante la entidad bancaria los pagos a los empleados y a los proveedores
 Administrar y controlar los movimientos financieros y pagos realizados
 Recibir los pagos de los clientes
COORDINADOR DE PLANTA:
 Programar o planificar el trabajo. Establece prioridadesy el orden tomando en cuenta los
recursos y el tiempo para hacerlo.
 Medir el grado de efectividad de los Colaboradores, así como la forma de desarrollar el
trabajo dentro de la planta.
 Mantener comunicación con los clientes en razón del buen servicio y el desempeño de los
Colaboradores.
 Administrar el inventario de dotación y suministros de aseo.
GRUPODE COLABORADORES:
 Realizar el trabajo ya planificado por el jefe de planta. tomando en cuenta sus
recomendaciones.

8. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
MAPA DE ACTIVIDADES
DRYWALL
Procesar
Inventarios
realizar listado de
existencia
designar personal
encargado
realizar conteo por
areas
comparar con la
lista de existencia
Procesar Cartera
realizar listado de
cuentas por cobrar
realizar el pago y el
cobro dependiendo
de la rotacion
Procesar Facturas
elaborar facturas
revisar facturas
pasar facturas a
cartera

9. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
Cliente
Identificar
Productos
Productos a
comprar
des
Novedades
des
Novedades
Búsqueda
de
precios
Calcular
costo
total de
la orden
Transacción
y emisión
de recibo
Base de datos
des
Novedades
Cliente
ReciboPreciosID producto Pago

10. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
INVENTARIOS DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Y AMBIENTALES A
DISPOSICIÓN DE PROCESOS ACTUALES.
INVENTARIO TECNOLOGICO
DRYWALL cuenta con tecnología de punta en cuanto a su infraestructura de hardware,
computadores de última generación y con un sistema de conectividad certificado y
garantizado.
INVENTARIO AMBIENTALES
DRYWALL S.A. cuenta con un terreno de 40.000 m2., dentro de los cuales la planta tiene
construidos más de 20.000 m2.

11. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
TECNICA DE RECOLECCIÓN SELECCIONADA PARA EL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Con el finde realizarel análisisde losrequerimientos,se seleccionócomotécnicade recolección
de informaciónLaEntrevista.
La razónpor la cual se seleccionóestátécnicafrentealasotras esque esta facilitaunasituación
de interrelaciónenlacual se permite ladetecciónde lasnecesidadesdel cliente.
FORMATO DE ENTREVISTA TECNICA DE
ELICITACIÓN:
Entrevista
NOMBRE DE LA EMPRESA: DRYWALL S.A
NOMBRE DEL ENTREVISTADO Davidde la Hoz
CARGO Gerente
MECÁNICADE PREGUNTAS TipoEmbudo
DURACIÓN ENTREVISTA 15 minutos
LUGAR Oficinadel gerente
Fecha y hora 15 mayo 2015 a las 9:00 AM
ENFOQUE Down-Top
ENTREVISTADOR AlfonsoDiazRueda
DESARROLLO ENTREVISTA
1. ¿Qué cargo ocupa dentrode la organización?
Gerente General
2. ¿Cuántotiempotiene de estarenel cargo?
Tengoel cargo de GERENTE desde que nacióla Empresa,hace cuatro años
(2011)
3. Describaa grandesrasgos lasfuncionesque desempeñadentrode la
empresa.
Liderarel procesode produccióny exportación,hacernuevosclientes,
representarala empresaenloseventossociales.
4. Describabrevementecuálessonlasprincipalesáreasenlasque está
divididalaempresa.
Actualmente haydosgrandesáreaslaárea administrativalideradaporel
coordinadorAdministrativoyel áreade operacioneslideradaporel Coordinador
operativo

12. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
5. ¿Cuálessonlasprincipalesactividadesque se desarrollanenesasáreas?
En el área administrativase encargade procesos legales,cartera,pagos,
compras,Nomina.
En el áreaoperativase encargade latodo lorelacionadoconla produccióny
entregade mercancía
6. ¿Concuánta frecuenciase realizanestasactividades?
Estas actividadesse realizanadiario
7. ¿Cuántotiempotomacada actividad?
Nosestamosdedicandocomo6 horas diariasa estasactividades.
8. ¿Dónde se realizaestaactividad?
En la Zona Franca,Barranquilla
9. ¿Cuálesactividades,funcionesoprocesosdebenestarcontemplados
dentrodel alcance del sistemade información?
Cuentasporpagar, inventarios,cartera,cuentasporcobrar, facturación,
compras,contabilidad,ytodolorelacionadoconlosinsumosymateriasprimas.
10. Describalosproblemasexistentesenla(s)actividad(es) que se desean
automatizarenel alcance del sistemade información.
El problemaconsiste que tardamosmuchotiempodigitandoinformaciónenla
hojasde cálculo,deseamosaligerarlas cargasal personal encargadoypara estar
al tantode lasactividadesque sucedenenlaempresade maneradirectasin
esperaral día siguienteparatenerel informe general
11. ¿Qué personastienencontactodirectoconlasituaciónproblema?
Coordinadoradministrativo,Recursoshumanos,Contador,Tesorería,
Coordinadoroperativo, Coordinadorplanta,CoordinadorProducción ymi
persona(Gerente)
12. ¿Se cuenta con algúnsistemamanual osistematizadoactualmente en
uso para desarrollarestasactividadesrelacionadasconlasituación
problema?
Actualmente contamosque manejamosconhojasde cálculode Excel,pero
como nosdemoramos
13. ¿Se cuenta con sistemasde informaciónautomatizadosparadesarrollar
lasotras actividadesycuálesson?
Ademásde Excel nocontamoscon más sistemasautomatización

13. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
14. ¿ha tenidoalgúnproblemaal usar hojasde cálculode Excel?
Si bastante porque realmente alahora de digitarinmensascantidadesde
informaciónel archivose vuelvepesadoyde vezencuandose cierra
automáticamente haciéndonosempezardonde quedograbado
15. ¿qué motivostiene laempresaparaimplementarel sistemade
información?
Para agilizarlosprocesos,que nospermitantenerlainformaciónactual de la
empresade formarápiday segura
16. ¿Cuántasy cuálespersonasutilizaránel sistemade informacióna
desarrollar?
Todas el personal que tiene contactodirectoconel problema
Coordinadoradministrativo,Recursoshumanos,Contador,Tesorería,
Coordinadoroperativo,Coordinadorplanta,CoordinadorProducción ymi
persona(Gerente)
17. ¿Qué nivel de accesodebe tenercadapersonaque utilizaráel sistema
de información?
 Gerente:Consultar, generarinformesde gestión,cuentasporpagary
estadísticas
 Coordinadoradministrativo: correcciónygenerarinformes,inventario.
 Recursoshumanos:pagode nóminay cartera
 Contador:contabilidad
 Tesorería:facturación
 Coordinadoroperativo:consultarmateriasprimase insumosdisponibles
 Coordinadorplanta:ingresarcantidadmateriasprimase insumosque
entrana la planta
 CoordinadorProducción: descontarlacantidadde materiaprimaque se
utilizaenlaproducciónde losdiferentesproductos,anotarlacantidad
de productosfabricados
18. ¿Desde dónde podránlaspersonasutilizarel sistemade información
(sede principal de laempresa,sucursales,etc)? Actualmentedesdecada
área de la empresa(planta,áreaadministrativa)

14. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
19. ¿Qué funcionalidadesdebe manejarel sistemade informacióna
implementar?¿Debe serintegradoconlosotrossistemasde la
empresa?
Actualmente solodeseamosque el sistemaseaintegral que se puedemanejar
todaslas funcionesdeseadassinnecesidadde diversossistemas
20. ¿Qué informaciónesperaque produzcael sistemayenqué medio?
ÁreaOperativa
 Insumos
 Materiasprimas
ÁreaAdministrativa
 Cuentasporcobrar
 cuentaspor pagar
 Inventarios
 Cartera
 Facturación
 Contabilidad
 nomina
21. De qué maneraesperaque lasoluciónpropuestacontribuyaamejorar
la gestiónde suempresa.
Con el sistemaobtendremosmejorgestiónde laempresadebidoaque
tendremosaccesoala informaciónprecisayoportunamente,asímejoraremos
enlosdiferentes procesosde laempresa
22. ¿Tiene algunaotroaspectoque anotar y que searelevante parael
diseñodel sistemade información? Que seafácil de usar,para que sea
fácil lacapacitaciónal personal que vaa utilizarel programa,y que se
puedateneropción de guardarla informacióncreandocopiasde
seguridad

15. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
CONCLUSIÓNDE LA ENTREVISTA
CONCLUSIONESORIGINADASPOR LA ENTREVISTA ANTERIOR
Con base enla entrevistarealizadaalaempresa DRYWALL S.A,se han sacado lassiguientes
conclusiones:
1. La empresaDRYWALL S.A esuna empresaespecializadaen exportaciónde loscomponentes
principalesdel sistemalivianoespecialmente laplacade yeso,superplaca,masilla,supermastico
(jointcompound).Pertenece al sectorde losserviciosde construcción.
2. Mercado al que se dirige: personal encargadoenlaconstrucción:maestrosde obrae
ingenieros.
3. Tiempode creada: cuatro años
4. Áreasen lasque se divide laempresa:Administrativay Operativa.
5. Áreasque requierensistemade informaciónparaautomatizarsusprocesos:Administrativa,
Operativa
6. La situaciónproblemaradicaenque, actualmentese manejatodalainformaciónenhojasde
cálculoExcel,donde llevanlainformaciónde cuentaspor pagar,inventarios,cartera,cuentaspor
cobrar, facturación,compras,contabilidad,ytodolorelacionadoconlosinsumosymaterias
primas. Lo cual hace que el procesode su informaciónseademorado,tardandoentodossus
procedimientos.
7. La empresanoposee ningún sistemaautomatizadoque permitaregistraryademástener
informaciónprecisayoportuna.
8. La empresarequiereunsistemade información integral donde se puedarealizar losdiferentes
procesosy que incluyalassiguientesfuncionalidades:
ÁreaOperativa
 Insumos
 Materiasprimas
ÁreaAdministrativa
 Cuentasporcobrar
 cuentaspor pagar
 Inventarios
 Cartera
 Facturación
 Contabilidad
 nomina

16. Mastic S.I: ¡De la manocon la tecnología!
9. Las personasque usaránel sistemade informaciónson:Gerente, Coordinadoradministrativo,
Recursoshumanos,contador,tesorería,coordinadoroperativo,coordinadorplantaycoordinador
Producción.
10. Los nivelesde accesode cadauno de estosusuarios seráel siguiente:
 Gerente:Consultar,generarinformesde gestión,cuentasporpagar y estadísticas
 Coordinadoradministrativo: correcciónygenerarinformes,inventario.
 Recursoshumanos: pagode nóminay cartera
 Contador:contabilidad
 Tesorería:facturación
 Coordinadoroperativo: consultarmateriasprimase insumosdisponibles
 Coordinadorplanta:ingresarcantidadmateriasprimase insumosque entranalaplanta
 CoordinadorProducción: descontarlacantidadde materiaprimaque se utilizaenla
producciónde losdiferentesproductos,anotarlacantidadde productosfabricados
11. Requerimientosde hardware ysoftware:
 8 equiposconlas siguientescaracterísticas: 6GB memoriaRAM, 2 TB Disco duro.Con
conexiónde redyde internet
 Un servidorpara lared para guardar losdatos.
 Una Licenciade Base de datos Oracle para 10 usuarios.
 SistemaOperativo:Windows 8.1o 10
 Una red cableadaenla empresaparalo cual se necesitacableadoestructuradoyunswitch
de 16 puertos.
 8 estacionesde trabajoenlasoficinasde laempresa