Guia de aprendizaje #3 de Access partes de la aplicacion ofimatica

1. Trabajo Taller
Guía De Aprendizaje # 3
Partes De Access
Realizado por:
Rock Anderson Pastor Herreño
John Alexander Narvaez García
CENTRO DE MATERIALES Y ENSAYOS
TECNICO EN SISTEMAS
FICHA: 1752611 R2
BOGOTÁ DC
2018

2. Actividades de Reflexión inicial.
¿Sabe que es una base de datos, para qué sirve? ¿Conoce para que sirve un manejador de
base de
datos?
Rta/: Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de
información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.
A continuación, te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de
las bases de datos.
En una versión electrónica una base de datos tiene las siguientes características:
 Almacena información, cualquiera que necesites guardar.
 Esta información se encuentra indexada y se mantienen los datos almacenados en un
orden tal que permita su búsqueda rápida.
 Además, incluye un sistema de recuperación rápida, esta recuperación se llama
“Consulta”. Tú haces la consulta y el computador hará la parte difícil de buscar lo
que estás necesitando.
 Cada cierto tiempo tu base de datos necesitará una limpieza, tal como la agenda de
la que hablábamos. En el caso de la base de datos, esta se desordena con borrones o
cambios, por lo que te será necesario hacerle una rápida y fácil limpieza.
Un sistema manejador de bases de datos (SGBD, por sus siglas en inglés) o DataBase
Management System (DBMS) es una colección de software muy específico, cuya función
es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las distintas aplicaciones utilizadas.
Como su propio nombre indica, el objetivo de los sistemas manejadores de base de datos es
precisamente el de manejar un conjunto de datos para convertirlos en información relevante
para la organización, ya sea a nivel operativo o estratégico.
Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Consultar en internet y en diferentes fuentes bibliográficas acerca de:
a) Conceptos de Base de datos, manejador de base de datos y base de datos relacional.
Rta/:
Dato
Mínima unidad de información. Es un valor (numérico, alfabético, algorítmico, espacial, etc)
que por sí sólo no dice mucho.
Información
Conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de
conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

3. Base de Datos
Son bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados
de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca
ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
Lógica de Negocio
Es la parte de un sistema que se encarga de codificar las reglas de funcionamiento del mundo
real que determinan como la información puede ser creada,mostrada, cambiada y eliminada.
Son rutinas que realizan entradas de datos, consultas a los datos, generación de informes y más
específicamente todo el procesamiento que se realiza detrás de la aplicación visible para el
usuario (Backend).
Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD)
Son las herramientas (en su mayoría software) que nos ayudan a gestionar bancos de
información, es decir, bases de datos.
Tablas y campos
4D permite crear desde 1 hasta 32 767 tablas por base de datos. Esto quiere decir que
puede crear una estructura que se adapte exactamente a sus necesidades
Estructuras con una tabla única
Algunas bases de datos tienen una tabla única. Puede utilizar una tabla única para
categorías como empleados, empresas, inventario, etc. Puede definir hasta 32 767
campos por tabla.
Estructuras multitablas
Una base de datos que utiliza más de una tabla puede almacenar muchos más datos y
acceder a la información de forma más eficiente. Una buena regla para tener en cuenta
es que los diferentes tipos de información deben almacenarse en diferentes tablas.
Relacionar tablas
Generalmente las tablas tienen en común algunos datos. Por ejemplo, imagine que crea
una base para almacenar información sobre los empleados y las empresas que los
emplean.
Campos relacionados
Gracias a los campos relacionados, los campos que conectan dos tablas en una relación,
usted puede mostrar la información de las tablas relacionadas. El objetivo principal de
las relaciones entre los campos es indicar a 4D cuáles son los registros actuales de una
tabla
base de datos relacional
Una base de datos relacional es una colección de elementos de datos organizados en un
conjunto de tablas formalmente descritas desde la que se puede acceder a los datos o

4. volver a montarlos de muchas maneras diferentes sin tener que reorganizar las tablas de
la base.
b) Funcionalidad de una base de datos y del manejador de base de datos.
Rta/:
Funcionalidades de una base de datos
Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de
base de datos son las siguientes:
a.API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder
a algunos recursos internos del programa, para configurarlo.
b. Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemas
gestores de bases de datos.
c. Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas y
consultas en la base de datos.
d. Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, para
establecer parámetros personalizados.
Funcionalidades del manejador de base de datos.
Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos tienen tres funciones principales:
definición, manipulación y utilización:
• Función de definición: da la posibilidad de describir los elementos de los datos, sus
interrelaciones, sus estructuras y sus validaciones a nivel interno y externo. Esta
función la lleva a cabo una parte del sistema llamada Lenguaje de Definición de Datos.
• Función de manipulación: permite buscar, modificar, añadir y borrar los datos. La
parte del sistema que realiza esta función se llama Lenguaje de Manipulación de Datos.
• Función de utilización: permite cargar archivos, modificar la capacidad de los
registros, hacer copias de seguridad, proteger de accesos no autorizados…

5. c) Descripción del entorno del manejador de base de datos Access, especificando cada
una de las opciones, para entregar en medio magnético digital.
Rta/: existen tres niveles de entornos que son:
Nivel Externo: Esta compuesto por una serie de diferentes vistas externas de la BD, las
vistas externas incluyen aquellas entidades, atributos y relaciones.
Nivel Conceptual: Describe datos que están almacenados en BD y las elaciones
existentes entra los mismos este nivel contiene la estructura lógica de toda la BD.
Nivel Interno: Como están almacenados los datos en la BD es decir cubre la
implementación física de la BD que se necesita para conseguir prestación optima en
tiempo de ejecución u una utilización del espacio de almacenamiento.
MICROSOFT ACCESS
Barra de herramientas de acceso rápido
Guardar: (Ctrl + G) Deshacer: (Ctrl + Z) Repetir:(Ctrl + Y)
Personalizarbarra de acceso rápido
Nombre del
Documento
Nombre del
administrador
OpcionesDe PresentaciónDe Cinta, Minimizar, Maximizar,Cerrar
Pestañas Cinta De Opciones
Funcionque encontramosentodoslosotroscomplementosdelpaquetede office de
loscualesnosda las opcionesde generardocumentosnuevos,abriroguardar entre otras.
Nosmuestrainformacino
adicional si queremosasegurarnuestros
trasbajoo repararlo.
Se utilizaparacompactar y
reparar problemasconbasesde datos.
Se utilizaparacolocar una
contraseñade acceso a la base de datos.

6. Podremosgenerarunarchivonuevo
de acuerdoa la necesidady opcion.
Crear unabase de datospara
aplicaciónWeb.
Crear unabase de datosde
escritorioenblanco.
Crear unbase de datospara
gestionde proyectos.
Crear base de datos para canal de
Ventas.
Podremosabrirunarchivoque
tengamosalamacenado enel cual hayamos
trabajadoanteriormente.
Abrirarchivosrecienabiertos.
Abrirarchivosdesde lanube
OneDrive.
Abrirarchivoslocalmente de
un computador.
Abrirarchivosdesde unsitio
webcomo sharepointoonedrive.
Nospermite guardarel nombre de
la tabla. nos permite guardarel
nombre a la tabladel documento.
Permite daropcionesde
guardadodel documento.
Nospermite
seleccionarcualquierformatode accesspara
guardar.
permite darotras
opcionesdiferentesde guardadocomoPDF

7. Permite daropcionesde
impresiones.
Permite enviarunaimpresionrapida
de un objeto.
Permite imprimirnormalmenteauna
impresoraconfigurada.
Permite realizarunavistapreliminar
antesde imprimir.
Permite cerrarla tablasi ya ha sido guardada.
Permite darinformacionacercadel Microsfotoffice ylicencia
Permite configuraropcionesavanzadasde agregaroquitarcomplementos,
permisos,etc.
Permite mostrarherramientasbásicasparatrabajarenla creaciónde basesde datos.
Permite mostrartiposde Vistas.
Nosdejaverla hoja de datos,vistade
diseñoovistade SQL.
Pegarrealizarvarias
opcionesde pegado,cortary copiaren el
documento.
Agregacontenidodel portapapelesal
documento.
Quitala selecciónylacoloca en el
portapapelesparaque se puedapegarenotro
sitio.
Colocauna copiade laselecciónen
el portapapelesparaque se puedapegaren
otro sitio.
Puede aplicarese diseñoa
otros contenidosdel documento.
Permite organizarel archivo
de acuerdoa lostiposde filtroque se apliquen
enel documento.
Permite filtrarel listadode archivos

8. Permite organizarlosarchivos
de formar ascendente.
Permite organizarlosarchivos
de formar descendente.
Borra todoslos criteriosde
ordenación
Selección
opcionesde filtroavanzadas
alternarfiltro
Permite revisarlosdocumentos
para actualizar,corregirla ortografíay validar
camposy/o elementos.
actualizartodo
Crear unnuevoelemento
Guardar elemento
Eliminareste documento
Totales
Revisalaortografiade
todoel documento.
Opcionesde Campos.
Permite buscar,reemplazaro
seleccionartextooimágenes.
Busca y reemplazatextoconopciones
de busquedaavanzadaz.
Reemplazarel texto
Desplazamientoporbusquedade
texto.
Seleccionarobjetoso
imágenes.
Permite realizar
modificacionesenel textoparadarmejor
visualizacióncoloruordenpara una buena
presentación.
Permite elegirel tipo
de letraen el texto.
Permite colocarlaletragrande o
pequeña.
Iniciaruna listaconviñetas.

9. aumentao disminuyeel nivel de la
sangria.
establece ladirecciondel texto,sea
derechao izquierda.
Colocarla letraenNegrita
Colocarla letraencursiva
Colocarla letraSubrayada
Aplicarcolora el texto
Resaltarel texto
Colocarcolor al fondoa elementos
seleccionados
AlinearcontenidoalaIzquierda
Alinearcontenidoal centro
AlinearcontenidoalaDerecha
Lineasde Cuadricula
Alternarcolorde fila.
Permite crear,diseñarlostiposparauna base de datosen una tabla.
Plantillasparacrearformularioso
de iniciorápido.
Insertao crea partesde una base
de datos o una aplicaciónde base de datos
completa.
Permite crearvariasformasde tablas
para una base de datos.
Crea unanuevatablavacia
Crea unanuevatablaen blancoenla
vistadiseño.
Listar ensharepoint

10. Permite Consultarlabase de datos
internamenteymodificarla.
Muestra el asistente para
consultas
crea una nuevaconsultaenblancoo
enla vistade diseño
Permite creardiferentestiposde
formularios,explorarlos,solicitarayudayver
más tiposde ellos. Crea unformularioque le permite
introducirinformacionde unregistrocadavez.
Crea unnuevo formularioenla
blancoenla vistadiseño
Crea unformatosin controlesni
formato.
muestrael
asistente paraformulariosque le ayudaa
crear formulariossencilosypersonalizables.
Crea unformularioque
permite explorardistintosformulariose
informes.
mas tiposde
formularios.
Permite creartiposde informes
tantospredeterminadoscomovacíosy cuenta
con asistente de ayuda. Crea uninforme basicode losdatos
enla consultao tablaactual
crea un nuevoinforme enblancoen
la vistadiseño

11. Crea uninforme vaciopara que
puedainsertarcampos.
Muestra el asistente
para informes
Muestra el asistente para
etiquetas
Permite abrirel códigocreado
envisual Basic.
Agregalogicaa la base de datos para
automatizartareasrepetitivas.
Modulo
Modulode Clase
Permite abrirel editorde Visual Basic
El origende latabla que se va a vincularo importara la base de datos actual,o destino
de una tablaque se puedenexportar.
Importe datos
desde un
archivo,una
base de datos o
un servicioen
líneao cree
vínculospara
teneraccesoa
ellos.
Importaa unahoja
de cálculode Excel.
Importaro
vinculara
un documentoHTML
Importar
archivoXML
Importarde una
base de datos de
Access

12. Muestra y ejecutalasoperacionesde importanciaque
haya guardadoanteriormente.
Administralastablasvinculadas
Muestra y ejecutalasoperacionesde exportaciónguardadas
anteriormente.
Exporte A Una NuevaHoja De Excel:Exporte el objetoseleccionadoaunahoja
de cálculode Excel enunarchivoMicrosoft Excel
Exporte A Un Archivo De Texto: Exportar el objetoseleccionadoaunarchivo
de texto.
Exporta El ObjetoSeleccionadoAUn Archivo XML: Exporte el archivo
seleccionadoaunarchivoXML
Exportael objetoseleccionadoaunarchivode documentoPDFo XPS
Envía el archivopor correo electrónico
Exportael objetoseleccionadoaunabase de datosAccess
Vínculoscon Office:Especificaunatablao consultacomo
origende datospara el Asistente paracombinar
correspondenciaenMicrosoftWord.

13. Sirve para darle unnuevoestilode ala base de datos
Utilizaremos estaherramientapararevisarnuestra
base de datos. Al trabajar, insertar, modificary
eliminarobjetos ydatos, el archivodebasededatosse
vahaciendocadavezmásvoluminoso ytrabajarcon la
base de datos puede hacerse máslentoypesadoconel tiempo.
Abre el editorde Visual Basic(Alt+ F11)
Ejecutael macro
Define comose relacionalosdatosenlastablas,como
hacer coincidircamposde identificaciónocamposde
nombre endiferentestablas.
Muestra objetosenlabase de datos que utilizael objeto
selecciona,comoconsultasque se basanentablas
especificasotablasque se basan enotras tablas.
Divide unabase de datosen dos archivosuno que
contiene tablasyunoque tiene consultasyformularios.
Mueve las tablasa unalistaSharePointYcrea vínculosa
dichastablasa unabase de datos

14. Para abrir el sistemade ayudapuedeshacerclicenla interrogaciónque se encuentraen
la parte superiorderechaodirectamente pulsarF1.El archivode ayuda se abrirá enuna
nuevaventana
Ayuda De Access Permite obtenerayudausandoMicrosoft Office
Asociasuscomentariosa partesespecíficasde undocumento,suscomentariosmásclaro.
Si alguienestácomentariosdel documento,responderasuscomentariosle permite tener
una conversación,inclusocuandonoestáenel documentoal mismotiempo.
Algunascaracterísticasde Herramientasde aprendizajenose admitenentodoslosidiomas.
Para obtenermásinformación,veaCompatibilidadconidiomas
Access2016 para Windowsincluyetodaslasfuncionalidadesycaracterísticasa lasque
estásacostumbrado,ademásde algunasnuevas
En losresultadosde labúsqueda,puede obteneraccesoconrapideza
lasFuncionesque deseautilizaroa lasaccionesque desea realizar
Ventana de bases de datos
Esta parte de Accessincluye lasopcionesque se utilizanparacrearuna base de datos,estasson
lasherramientasque se necesitanparallevaracaboesta función
Las opcionesson:
Macros: Este objetodeterminade maneraestructuradalasaccionesque
el usuarioquiere que el programalleve acaboa manerade respuestade
un eventoenespecífico.
Módulos:Esta opciónincluye procedimientospersonalesque puedenser
codificadoshaciendousodel programaVisualBasic.
Informes:Los informesse utilizanparaproporcionarformato,resumir
informacionesseleccionadasde unatabla,calcularlase imprimirlas.Se
utilizatambiénparapresentarinformacionesde maneraimpresa.
Páginas: Es una páginade acceso a datos enla que se puede diseñaruna
páginawebcon la finalidadde trabajaryde verlas informacionesatravés
de la internet,odesde unaintranet.
Consultas:Esta funciónprovee unavisiónpersonal de lasinformaciones
que estánguardadasen lastablasque han sidocreadas.Se usan para
tomar datosespecíficosde lasmismastablas.
Formularios:Esta parte se utilizaparala introducción,modificaciónyvisualizaciónde las
informacionesde lastablas.Losmás frecuentesymásutilizadostienenlaaparienciade fichas
de datos.
Tablas: Se utilizaparaguardar lasinformacionessobre algúntemaenespecífico.Se caracterizan
por tenercamposque guardan losdistintosdatos.