1. GESTIÓN
DE
COMPRAS
Para Pymes

2. GESTION DE COMPRAS
PROVEEDOR
$ Producto servido
EMPRESA
$ Producto servido
CLIENTE

3. GESTIÓN DE COMPRAS
El beneficio de una empresa está
en gran parte, en la diferencia
entre sus ventas y sus compras.
PRÁCTICAMENTE ES EL
PRIMER BENEFICIO.

4. GESTION DE COMPRAS
REPERCUSIÓN DEL AHORRO EN COMPRA
Concepto Miles € % Miles € % Variación
Material (compra) 52,2 60 51,678 59 -1 punto
M.O. directa 8,7 10 8,7 10
G.G. variables 10,4 12 10,4 12
G. Fijos 11,3 13 11,3 13
Beneficios 4,4 5 4,922 6 +1 punto
VALOR VENTA 87.- 100 87.- 100
El ahorro de un 1% en las COMPRAS da lugar al aumento del % en los
BENEFICIOS.
Un 1% de 52,200 = 522
522 sobre 4,400 = 12% (incremento sobre el beneficio)

5. GESTION DE COMPRAS
SI LOS VENDEDORES DE NUESTRA EMPRESA
ENCUENTRAN MUCHA Y FUERTE
COMPETENCIA……….
NUESTROS PROVEEDORES TAMBIÉN LA TIENEN
(en definitiva ellos no dejan de ser vendedores), LA
FUNCIÓN DEL COMPRADOR ES CONOCERLA Y
EXPLOTAR LA SITUACIÓN (nunca caer en
fatalismo).

6. GESTION DE COMPRAS
CAMINO A SEGUIR
* Profundizar en ABC
* Homologar proveedores >>> “ Parque”
* Pedir y comparar ofertas
* Detección de anomalías en precios >>> no relajarse

7. GESTION DE COMPRAS
FORMA DE HACER UN ANÁLISIS ABC
se hace a través de 3 listados:
1º: Listado de códigos (¿qué compramos?)
se puede utilizar el listado del año anterior,
y de cada código, cuánto se ha gastado.
2º: Listado ordenado por cifra de gasto (de mayor a menor).
3º: De cada código que representa el gasto, respecto del total.
… /…

8. GESTION DE COMPRAS
…/…
Generalmente por la ley de Paretó, se cumple que:
Zona A: 80% del valor económico ………….. 20% de artículos
Zona B: 15% del valor económico ………….. 20% de artículos
Zona C: 5% del valor económico ………….. 60% de artículos
RESUMEN
Producto Zona Valor
20% A 80%
20% B 15%
60% C 5%
En caso de que la zona A, nos pudiera resultar demasiado amplia, se puede
tomar una AA, que sería el 20% de A (siempre nos moveremos con el 20-80 )

9. GESTION DE COMPRAS
REPERCUSIÓN QUE PUEDE TENER UN ANÁLISIS ABC
Zona Producto Valor Ahorro por Significa
compra zona (supuesto) en %
-----------------------------------------------------------------------------------------------
-----
A 20% 80% nos dedicamos a 3,20% del
total
(pocos) fondo y logramos
un 4% de ahorro
B 20% 15% sólo lo vigilamos, no varía
(pocos) ahorro 0%
C 60% 5% no se cuida y se 0,5% del total
(multitud) encarece un 10%
----------------------------
En conjunto:

10. GESTION DE COMPRAS
COSTE DE UNA COMPRA
Es la SUMA de:
-Coste del Producto (factura)
-Costes Asociados (transportes, seguros, embalages, etc.)
-Coste del STOCK (valor del dinero inmovilizado)
-Coste de Funcionamiento (equipamientos, salario
compradores, etc.)
-Costes Ocultos (fallos en calidad, plazos, etc.)
-Coste de oportunidad
Debe hacerse mínima la suma.
No es bueno polarizarse en un solo punto.
Tener en cuenta que todo no puede ser mínimo, hay elementos
antagónicos, en estos hay que buscar el equilibrio.

11. GESTION DE COMPRAS
PETICIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS
Pedir y comparar: Proveedores
X Y Z
-----------------------------------------------------------------------------------
Precio x x x
Plazo x x x
Garantía x x x
Embalajes x x x
Portes x x x
Etc, etc. X x x
-Pedir varias Ofertas.
-Elegir 2 ó 3.
-Llamarlos a negociar (al posible elegido llamarle el último, con los
otros vas aprendiendo).
-Contestar las rechazadas, indicando el motivo (cortesía, la próxima vez
lo tendrán en cuenta).
-Archivar correctamente las ofertas (por producto, NO por proveedor).

12. GESTION DE COMPRAS
NEGOCIACIÓN

13. GESTION DE COMPRAS
¡¡¡ LAS URGENCIAS VAN
CONTRA LA NEGOCIACIÓN !!!

14. GESTION DE COMPRAS
NEGOCIACIÓN: Comunicar, con el
objetivo de obtener una decisión común,
que pueda ser aceptada por las dos
partes.
Es una lucha selvática: COMES O TE COMEN

15. GESTION DE COMPRAS
-Hay que autoimponerse unos límites en la negociación antes de
empezar.
-Es contraproducente “negociar con uno mismo” cuando de lo que se
trata es de negociar con otras personas.
-Buscar una zona común:
nosotros
ellos
zona a negociar
y buscar lo mejor
para nosotros
-Convertir a los otros en ALIADOS, no enemigos
-Unir objetivos
-Asegurarse que los otros también obtienen su objetivo. No debe existir
un vencedor y un vencido, todos han sido beneficiados.

16. GESTION DE COMPRAS
PERFIL DEL NEGOCIADOR
-El negociador debe ser ante todo un buen COMUNICADOR
-Con capacidad para CONOCER y DARSE A CONOCER
-Planificar QUÉ va a decir
-Preparar CÓMO lo va a decir
Así pues es imprescindible una PREPARACIÓN,
será bueno preparar un guión (con notas)
y deberá preparar varias posibilidades,
como si jugara al ajedrez: si él dice esto, yo contestaré …
NEGOCIAR ES LA VERDADERA MISIÓN DEL COMPRADOR, debe ser
su razón de existir profesionalmente

17. GESTION DE COMPRAS
FASES DE UNA NEGOCIACIÓN
-Conocimiento
-Forma
-Ejecución

18. GESTION DE COMPRAS
Conocimiento:
-Qué se quiere (producto)
-Precio sano (para que mi Empresa no pierda dinero)
-Con quién negociar
-Qué se negociará (precio, plazo,…)
-Objetivo a alcanzar
-Argumentación propia (ser vendedor del pedido)

19. GESTION DE COMPRAS
Forma:
-Concretar “tu” hora.
-Duración (máx. 2 horas).
-NO a las interrupciones (salvo estrategia).
-Lugar. Nunca en nuestro lugar de trabajo.
- ¡No hacerlo esperar! . El vendedor refresca, o empieza a conocer los
datos, muchas veces justo antes de la entrevista. No darle tiempo.

20. GESTION DE COMPRAS
Ejecución:
-Negociar es VENDER nuestras IDEAS.
-Escuchar con atención.
-Pensar y Argumentar en las ventajas del proveedor, NO en las nuestras
(ya las conocemos y no hay porque informarle).
-No decir NO y no dejarse decir NO,
del NO es muy difícil pasar al SÍ (amor propio)
del SÍ es más fácil pasar al NO

21. GESTION DE COMPRAS
TÁCTICA PARA UNA NEGOCIACIÓN
-Hacer decir SÍ en los puntos de partida.
-Presentar tú las primeras Proposiciones (si te presenta las suyas,
es posible que necesites que cambie y puede entrar el tema del
amor propio).
-Presentar ventajas para el proveedor (vendemos nuestro pedido).
-Escuchar al contrario.
-Evitar el rechazo y fin. Hacer contraofertas (sí, pero …).
-Hacerse arrastrar: Cuando dice algo que te interesa, no decir que
SÍ; “bien, … quizá pensándolo, … sería interesante … “, que no
piensen que estas totalmente satisfecho.
-Después de concesión > “ataque”; cuando aceptas algo, pedir un
“a cambio”.
-Resumir el acuerdo obtenido.
-Despedir “rápido”.

22. GESTION DE COMPRAS
IDEAS GENERALES PARA LA NEGOCIACIÓN
Discusión
evitar procurar
Interrumpir Escuchar
Marcar goles Pedir aclaraciones
Atacar, acusar Resumir neutralmente
los temas
Ser “demasiado listos” Exigir a la otra parte que
aclare su postura
Hablar excesivamente No comprometernos
Dominar a gritos Ser firmes
Los sarcasmos y lasObtener y dar información
amenazas

23. GESTION DE COMPRAS
IDEAS GENERALES PARA LA NEGOCIACIÓN
Cierre
-Llegar a un acuerdo.
-Si el cierre nos ha sido exitoso, hagamos una lista detallada
de los acuerdos.

24. GESTION DE COMPRAS
REGLA DE ORO:
Resumir lo acordado y conseguir que la otra
parte acepte que el resumen coincide con lo
acordado.
Debe quedar por escrito

25. GESTION DE COMPRAS
REGATEO
Será aconsejable que se haga una sola vez. De lo
contrario “te ven venir” y te hinchan los precios
de entrada.

26. GESTION DE COMPRAS
ESTRATEGIAS PARA EL REGATEO
-Magnificar un accesorio prescindible y después que el
proveedor lo sobrevalore, quitarlo.
-Descubrir un defecto en la oferta.
-Pedir precio de una cantidad y luego pedir otra.
-Ilusionar con futura compra importante
(enseñar la zanahoria).
-Táctica del “paso atrás”.

27. GESTION DE COMPRAS
IMPULSIÓN
Misión de Compras: Conseguir que el plazo se cumpla.
Reclamación:
Preventiva: Antes
Debe hacerla un administrativo
Correctiva: Después
Debe hacerla Compras
OJO CON LA CAPACIDAD DE LOS PROVEEDORES
NO INVENTAR PLAZOS DE ENTREGA
Muchas veces:
LO DESEADO LO POSIBLE