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1. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
La organización como un sistema
¿Qué es una organización?...
Una organización es una colectividad con límites relativamente identificables, un
orden normativo, rangos de autoridad, sistemas de comunicación y sistemas de
pertenencia coordinados; esta colectividad existe de manera relativamente
continua en el medio y se dedica a actividades que están relacionadas, por lo
general, con el alcanzar un conjunto de objetivos. Ejemplos de organizaciones
son: una empresa, un colegio, una universidad, un club deportivo, la Fundación
DUOC UC, un hospital, un equipo de fútbol, etc. Todas estas son organizaciones
porque tienen tres características comunes:
La organización como un sistema.pdf 1 20-12-2013 21:59:38

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Por tanto, el término organización se refiere a una entidad que tiene un propósito
Distintivo, incluye gente o integrantes, y tiene una estructura definida.
La organización como sistema social
Las organizaciones como sistemas sociales poseen importantes características,
tales como:
 Componente histórico: es decir, las decisiones que se adoptan están
mediatizadas por la historia. Los acontecimientos históricos, tales como una
crisis política o económica, ciertos avances tecnológicos o la incorporación de
un nuevo proceso productivo, no dejan indemne la organización.
1. Tienen un propósito distintivo. Generalmente, este propósito se expresa en
términos de una meta o conjunto de metas.
2. Están integradas por personas.
3. Desarrollan una estructura sistemática que define y limita la conducta de sus
miembros. Por ejemplo, esto incluye la creación de reglas y normas, la
identificación de algunos miembros como "jefes", y el conferir autoridad sobre
otros miembros, o establecer por escrito las descripciones de puestos para
que los integrantes sepan qué deben hacer.

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 Lenguaje: entendido como un sistema de signos y de símbolos. Cada
organización construye, elabora un lenguaje que le es distintivo y propio, el
cual, a su vez, articula determinados significados. Estos significados guían en
gran parte la conducta de los miembros de la organización, determinando la
identidad de la misma. Debemos resaltar que éste sentido no es algo dado,
sino muy por el contrario, algo constantemente construido y reconstruido al
interior de los departamentos o equipos de trabajo. Son lo que en definitiva
constituyen la organización.
 Memoria organizacional:las decisiones que surgen en la organización
responden en cierta medida a aquellas experiencias que han quedado
registradas como significativas. Este conocimiento no es fácil de ignorar, pues,
supone todo el bagaje de experiencias acumuladas que marcan el "saber
hacer" o “KnowHow” de la empresa.
 Estructura de poder:la cual no es estática, sino que constantemente se ve
reafirmada o reestructurada por medio de las decisiones. De esta forma, una
decisión nefasta para la organización seguramente implicará una
restructuración de la estructura de poder.
 Vínculos: en toda organización se establecen tipos de relación, no sólo de
carácter contractual sino psicológico. Existe, pues, un aspecto afectivo que
condiciona y está presente en las decisiones y acciones que se toman y
emprenden en toda organización.
Finalmente, el hecho de que la organización, como sistema social, esté inserta en
un entorno, en el cual debe competir, nos lleva a considerar dos aspectos:
 En primer lugar, la organización debe estar constantemente adaptándose a
las condiciones del entorno, elaborando sus propias estrategias y
modificando su comportamiento, de tal forma, que pueda dar respuesta a
las exigencias del mismo.
 En segundo lugar, la organización no es un ente abstracto, aislado de lo
que acontece con otras organizaciones. Muy por el contrario, la
organización debe competir en un medio en que los recursos son escasos y

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en donde el entorno selecciona y elimina aquellas organizaciones menos
eficientes en la consecución de dichos recursos.
Lo anterior queda reflejado en la enorme cantidad de organizaciones que fracasan
y desaparecen al poco de comenzar su ciclo de vida. La constante adaptación de
la organización a su entorno y el hecho de que la organización deba competir con
otras organizaciones, es un aspecto de especial relevancia a la hora de entender
la importancia de la administración de empresas en la organización.
Contexto actual de las organizaciones
Durante las últimas décadas se ha resaltado el papel que juega el cambio en las
organizaciones. La turbulencia del entorno, caracterizada por cambios
discontinuos e impredecibles.
Son muchos los factores que han contribuido a la turbulencia del entorno y la
consiguiente incertidumbre organizacional. La liberalización de los mercados, el
creciente número de fusiones y adquisiciones, el surgimiento de bloques de libre
comercio, los cambios tecnológicos, la flexibilización laboral, entre otros, son
factores desestabilizadores del entorno organizacional. El incremento del
conocimiento científico y tecnológico, por ejemplo, faculta a las organizaciones a
identificar y explotar diversas tecnologías y diversos mercados o "nichos" en los
cuales desarrollar sus actividades, por lo que la competencia es algo que está
presente en todas las organizaciones.
Este constante cambio del entorno impone a la organización determinados
requerimientos de información y de acción con el fin de lograr una mejor
adaptación.
Por otro lado el principal desafío para las empresas y organizaciones hoy en día,
es la creación de una cultura y un clima que facilite el aprendizaje organizacional y
la gestión del conocimiento.

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Esto, debido a que la habilidad para aprender más rápido que las otras
organizaciones (los competidores) aparece como la única ventaja competitiva
sustentable en el tiempo.
Debido a esta creciente rapidez e impredecibilidad de los cambios en el entorno,
es que surge la necesidad de un constante aprendizaje organizacional y un uso
intensivo de los conocimientos que posee la organización, que es lo que en
definitiva hace que cada día se necesiten Administradores más eficientes.
Teoría de Sistemas
Un suprasistema o supersistema, es el sistema que integra a los sistemas desde
el punto de vista de pertenencia. En otras palabras, es un sistema mayor que
contiene sistemas menores.
Jerarquía de los sistemas según tamaño:
subsistema, sistema y suprasistema
En teoría de sistemas, los niveles de organización (o jerarquías) se refieren al
orden en distintos niveles de organización de los sistemas más simples a los más
complejos; por ejemplo, la identificación de un subsistema, dentro de un sistema,
dentro de un suprasistema.
Un ejemplo práctico en informática:
el subsistema "memoria RAM", contenido en el sistema "placa madre", contenido
en el supersistema "computadora".
Para esta distinción es fundamental establecer los límites o fronteras precisos de
los sistemas de cada nivel. Sin fronteras, difícilmente se puedan establecer los
subsistemas, sistemas y suprasistemas.

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Los Sistemas Abiertos y sus elementos
Los sistemas y subsistemas, en la medida que interactúan o transan con su medio
o entorno, como la empresa, se denominan abiertos, para diferenciarlos de
aquellos que no satisfacen tal condición, los que pasan a ser cerrados. La
diferencia entre ambos no es muy precisa, como pudiera pensarse. En general, los
sistemas abiertos se asocian con los seres vivos (hombres, animales, plantas),
mientras que los cerrados con sistemas físicos o materiales (un motor, una
máquina, un instrumento).
Por ahora nos quedamos con que la empresa, en tanto transa con su medio, es
un sistema abierto: obtiene o importa del medio los recursos que necesita
(insumos, trabajo, capital, información), los combina o transforma (proceso
productivo) y eso permite generar o exportar al medio los bienes y servicios que
llegan al consumidor. Ello posibilita que ciertos recursos tangibles, provenientes de
la comercialización de los bienes y servicios y otros intangibles, como la
información, reingresen al sistema a través de nuevos insumos, nueva
información, etc. Conforme a esto se puede perpetuar el ciclo productivo,
haciéndose viable el sistema.
A la importación de recursos del medio la llamaremos corrientes de entrada; la
combinación de esos recursos será el proceso de conversión o transformación;
la explotación de recursos distintos al medio, constituirá la corriente de salida;
por último, el reingreso de estos recursos al sistema, como nueva corriente de
entrada, es la retroalimentación o feed back.
En la siguiente figura se ha representado esquemáticamente estos elementos
componentes de un sistema abierto.

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Estos elementos son:
a) Corriente de entrada: corresponde a los recursos que la empresa importa o
extrae del medio, tales como insumos materiales, esfuerzo humano, capacidad
administrativa, información, capital, etc., cuya utilización permitirá efectuar el
proceso de transformación. En suma, es la energía necesaria para la producción
de bienes y servicios, la que puede tomar diversas formas, según la empresa que
se trate, pero en todo caso, incluye elementos tangibles e intangibles. Estos
últimos los hemos caratulado bajo el término genérico de información.
b) Proceso de transformación: es la combinación dosificada y eficiente de los
elementos anteriores, destinada a producir los bienes y servicios que constituyen
el giro o actividad de la empresa. La mayor parte de estos recursos son fungibles,
es decir, se gastan o consumen en el proceso; otros, como la información, en
cambio, no sólo no se consumen, sino que pueden verse enriquecidos o
incrementados en el proceso, originando una corriente de salida adicional.
Los primeros están afectos a la llamada ley de conservación, según la cual lo que
queda en el sistema es igual a las entradas menos las salidas. Por el contrario, la
información se rige por la ley de incrementos, es decir, la salida de información
puede aumentar (y no disminuir) la información total del sistema. El ejemplo
clásico de este fenómeno es el de un profesor (sistema): cuando dicta su clase

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(salida), la información que exporta al medio (alumnos) no reduce sus
conocimientos, sino que puede aumentarlos, incrementando así la información que
permanece dentro de él (el profesor, al enseñar, no olvida lo que sabía; al revés,
aprende aún más).
c) Corriente de salida: Probablemente los bienes y servicios constituyen la
corriente de salida principal de la empresa; pero suele haber otros flujos de
exportación al medio que también son importantes tal es el caso de la información,
como ya habíamos mencionado. Podríamos citar también el prestigio, que es una
forma de corriente de salida intangible. En general, estos son ejemplos de
corrientes de salida positivas. Si la empresa produce contaminación, que daña la
ecología y amenaza otras actividades económicas y sociales y la propia vida del
ser humano, estamos en presencia de corrientes de salida negativa. Cuando las
corrientes de salida positivas superan a las negativas, se dice que el sistema ha
sido legalizado por el medio o la sociedad, pudiendo hacerse viable.
d) Retroalimentación: En tal caso, una parte de la energía exportada al medio
servirá para provocar una nueva corriente de entrada al sistema, permitiendo su
supervivencia.
Cuando las corrientes de salida permiten una retroalimentación suficiente para
asegurar la supervivencia del sistema, se dice que éste es viable y ello sólo ocurre
en sistemas legalizados por el medio. Si la corriente de salida no es suficiente
para provocar la autogeneración de energía capaz de mantener vivo el sistema,
entonces la retroalimentación actúa como señal de inviabilidad.
Bajo esta concepción, la empresa entendida como una estructura destinada a
permanecer en el tiempo, adquiere la particularidad de un sistema abierto viable,
tal como el que se muestra en la siguiente imagen.

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Economía
Empresa
Marketing
Finanzas
RR.HH.
Producción
Producto
Terminado
Materias
Primas

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Viabilidad de un Sistema
Es el hombre un sistema viable?
Ya establecimos qué es un sistema abierto, porque interactúa con su medio la
naturaleza, el ambiente, otros hombres, la sociedad, pero la viabilidad del género
humano no radica en el hombre mismo, sino en la pareja humana: ésta es la
unidad que permite regenerar el sistema, a través de la procreación.
¿Es una planta un sistema viable?

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Su corriente de salida o de exportación al medio es el oxígeno que produce a
partir de la energía solar (corriente de entrada), por medio del fenómeno de la
fotosíntesis (proceso de conversión). Pero hay otras corrientes de salida, tal vez
secundarias: alimentos, frutos, aroma, belleza, etc. Y quizás la planta requiera de
ciertos cuidados especiales (abonos, podas, riego), como otras corrientes de
entrada, además de la luz solar. Una vez más, sólo si la planta es capaz de
batírselas por sí misma, podremos considerarla viable. Para ponerlo fácil, el jardín
de una casa es probablemente inviable; un bosque nativo o una selva son viables.
Al definir la empresa como una estructura, supusimos en ella un cierto orden
interno que no es producto de la casualidad. Por el contrario, es fruto de un
esfuerzo colectivo de tipo consciente, que llamaremos principio de organicidad.
Gracias a él es factible combatir una fuerza destructiva, amenaza constante que
está presente en todos los ámbitos de la humanidad y que impulsa a demoler el

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orden establecido a través de una tendencia hacia los estados más probables de
todo sistema, cuyo extremo es el caos. Esta fuerza es la denominada Entropía.
La entropía casi siempre es efectiva y suficiente para destruir los sistemas
cerrados. Sin embargo, en los sistemas vivos o abiertos, es posible que dicho
principio de organicidad se encuentre expresado en una fuerza opuesta a la
entropía, tal es el caso de la Neguentropía o entropía negativa, alimentando con
los ahorros de energía del sistema, sus corrientes de salida positiva y su corriente
retroalimentadora, logrando con esto combatir y contrarrestar la entropía y
consiguiendo mantener la viabilidad del sistema.
Lo anterior significa, que aun cuando la empresa sea viable, ello no garantiza que
lo sea por siempre. La entropía puede, en cualquier momento, hacer mella en la
generación de defensas del sistema y hacerlo pasar de un sistema viable a uno
inviable. Por eso es importante que la capacidad de adaptación o innovación de la
empresa respecto de su entorno, produzca una renovación de estas defensas
neguentrópicas en la cantidad y calidad suficientes para asegurar su sobrevivencia
o viabilidad.
En el fondo, son el talento del hombre y su esfuerzo colectivo los ingredientes
principales para combatir y vencer la entropía que afecta la empresa, la que puede
tomar diferentes formas, desde factores que provienen del medio externo, hasta
aquellos propios del medio interno.
El principio de organicidad (agente neguentropía) es el instinto de conservación de
los seres vivos, una especie de mecanismo de autocontrol o termostato, que
compensa los cambios bruscos: estamos hablando de la tendencia espontánea
hacia un equilibrio homeostático. Cuando se presenta una enfermedad, el propio
organismo actúa en la dirección contraria al mal, generando defensas que
procuren neutralizarlo. Sólo si el organismo falla en su autodefensa, recurrimos a
un tratamiento médico: aquí nos referimos a mecanismos de excepción.

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En los sistemas sociales viables, como la empresa, deben concurrir dos tipos de
energía para regenerarse: la necesaria para perpetuar el proceso de
transformación y aquélla para mantener y mejorar la organización interna y su
relación con el medio. Ello se logra con la administración y con la información.
La información es esencialmente neguentrópica, en cuanto combate la ignorancia
y la oscuridad (entropía).
La empresa bajo el enfoque de sistemas.
Se ha venido estudiando la empresa descomponiéndola en sus partes
elementales y abordándolas por separado en un estudio detallado, esto a través
del enfoque analítico o reduccionista.
En los enfoques complejos y abiertos, los elementos son heterogéneos, las
relaciones no son sólo lineales, pues existe interacción con el entorno.
Los sistemas complejos, como lo es la empresa, suelen tener dos propiedades
características:
 La sinergia: dos piensan mejor que uno.
 La homeostasis dinámica: resistencia al cambio, tendencia al
mantenimiento del estado de equilibrio.

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La concepción clásica de la empresa, como sistema cerrado y estático, en la que
los componentes del entorno se consideran identificados y se establece
claramente cuál es el elemento que influye sobre el otro, donde no se contemplan
los efectos sinérgicos, sólo es sostenible en momentos de estabilidad. Pero en un
ambiente complejo y turbulento como el actual, donde el comportamiento de las
empresas evoluciona constantemente, con la aparición de nuevos problemas, la
concepción clásica es inviable.
Si consideramos a la empresa como un sistema cerrado, no podría hacer planes ni
fijar objetivos. Es imposible subestimar la influencia de las condiciones externas
como las procedentes de los mercados, los competidores, las nuevas tecnologías,
etc.
El enfoque de sistemas concibe a la empresa, objeto material de la economía de
la empresa, como un organismo vivo y abierto que está influido e influye sobre su
medio ambiente.
Es decir, la empresa se contempla, desde un punto de vista realista, como un
sistema artificial, físico y abierto al entorno, con el que intercambia información,
materia y energía en un proceso de continua modificación y adaptación a los
diversos cambios acaecidos en el medio.
La empresa está integrada por los siguientes agentes sociales: accionistas,
trabajadores, proveedores, clientes, bancos, administraciones públicas, etc. Los
cuales también están relacionados.
Estos agentes, son a su vez, organizaciones con ciertas finalidades, que pueden
no coincidir con las de la empresa.
El sistema empresa se puede descomponer atendiendo al enfoque funcional. Los
distintos elementos se agrupan en subsistemas homogéneos, según el tipo de
función desarrollada de la empresa, los cuales pueden ser:

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- Subsistema de producción/inventarios: son el departamento encargado de
la fabricación de los productos dentro de una empresa, el área de
inventarios son quienes ordenan y guardan en bodegas las materias primas
necesarias para poder fabricar posteriormente el producto que comercializa
la empresa.
- Subsistema de inversión/financiación: son aquellos que se ocupan de
solicitar financiamiento para la empresa y de invertir el dinero que ésta
posee, con el fin de ganar intereses y obtener rentabilidad.
- Subsistema comercial: son los encargados de comercializar el producto y/o
servicio que la empresa ofrece.
- Subsistema de dirección y gestión, el cuál incide en los tres anteriores a
nivel táctico, estratégico y operativo.
- Subsistema de personal; proporciona los recursos humanos (R.R.H.H.). al
sistema total.
- Subsistema de información: tejido que relaciona los elementos del sistema
total entre sí y con el entorno.
- Subsistema de investigación y desarrollo; son los encargados de descubrir
nuevos productos y diseñar nuevos procesos que le permitan adquirir una
posición ventajosa en el mercado.
Ejemplos:
Si pusiéramos a DUOC UC como ejemplo de organización previamente visto en el
aprendizaje 1, podríamos visualizar de la siguiente forma el contenido:
Supersistema = Educación, representado por el Ministerio de Educación
Sistema = Duoc UC, Instituto Profesional y Centro de Formación Técnica
Subsistema = Departamento Académico
Subsistema = Departamento Administrativo

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Otro Ejemplo podría ser CHILECTRA S.A., la cual es una organización cuyo giro o
rubro es la distribución de energía eléctrica en la región metropolitana.
Supersistema = Grupo Enersis (en Chile reglamentado por la SEC,
superintendencia de electricidad y combustibles).
Sistema = Chilectra S.A.
Subsistema = Área Comercial
Subsistema = Área técnica
Subsistema = Área Financiera – Contable
Subsistema = Área Grandes Clientes
Luego de lo estudiado entonces, podrá reconocer la vinculación y conexión que
tienen las distintas organizaciones que existen en la actualidad con su entorno.
Saber por ejemplo que la gran mayoría de las empresas pertenecen al sistema
abierto, pues están en constante comunicación con el entorno que nos rodea.
Además, podrá reconocer que la empresa, al ser un sistema, tienen entradas y
salidas, las cuales tienen a su vez, resultantes que son fructíferos para nuestra
sociedad y que retroalimentan nuestro trabajo con resultados que nos sirven para
vivir y para poder realizar análisis de la situación que vivimos e inclusive
adelantarnos al futuro. También, ahora se sabe que existen subsistemas y que
estos son parte de los grandes sistemas (empresas u otras organizaciones), estos
colaboran y son parte del sistema principal.

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