Gestión Documental

1. PATRICIA CORTAZAR GARCÍA
CLAUDIA PATRICIA ZAPATA ZAPATA
TUTORA:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
GESTIÓN DOCUMENTAL I
CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
2013

2. El presente trabajo tiene 3 partes:
1. informe de visita a entidad pública
2. informe visita entidad privada
3. normatividad

3. ENTIDAD
PÚBLICA
GOBERNACIÓN DE
ANTIOQUIA

4. 
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

Dirección: Calle 42 Número 52- 106 Centro Administrativo
Departamental "José María Córdova" - La Alpujarra.
Nombre del Servidor que ofrece la información: Marino
Gutiérrez Márquez
Teléfono: 3836395
Comentario: La documentación se encuentra organizada por
series y sub series conservando las dependencias la produjeron. Se
ve además reflejado la estructura organizacional en el archivo
donde cada estante está debidamente identificado con la secretaria
o gerencia. Se observa además que las carpetas están rotuladas
con: Fondo, sección, serie, subserie, folios, fechas extremas y
también pude observar que las carpetas están ubicadas en cajas.

5. 


Cuentan con inventario documental? Si. Hay inventario documental
FUID según lo estable la ley 594 de 2000.
Quien asigna el presupuesto para el archivo? Lo asigna la Secretaria
General y esta contemplado por vigencias.
De que secretaria depende el archivo? Secretaria General de la
Gobernación de Antioquia.

6. 


Cuenta con manual de archivo? Si, el archivo cuenta con un buen
manual y fue avalado mediante acto administrativo decreto
departamental 3217 de 2012
Cuantas personas laboran en el Archivo? 45 personas entre
técnicos, auxiliares administrativos, profesionales, mensajeros y un
director.
Existen tablas de retención Documental? Si, desde el año 2010 y en
el momento se adelanta un proceso de actualización.

7. Que tipos de usuarios tiene el archivo? Funcionarios de la Gobernación,
publico en general, abogados, entidades públicas y privadas, municipios
entre otros.
•
Como reciben las transferencias documentales? Las transferencias
documentales se reciben cada año de los archivos de gestión y están
programadas según cronograma previamente establecido y llegan con su
inventario documental, además los documentos llegan en carpetas y cajas.
•
Cuentan con equipos para medir temperatura y humedad de los
espacios? Si, reciente se adquirieron termohigrometros, luxómetros y
deshumidificadores para medir y controlar humedad la luz de los depósitos de
archivo.


8. • Como se controla el préstamo de documentos?. Cuando un usuario
interno requiere el préstamo de una carpeta se elabora un documento “tarjeta
de afuera” donde se consigna nombre de la persona, fecha, teléfono, numero
de folios, dependencia hacia donde va la carpeta y firma, permitiendo controlar
así el préstamo de los documentos.

9. 
Fases del ciclo vital: en esta institución se evidencia con claridad que se
da el ciclo vital de los documentos debido a que se cuenta con archivos de
gestión, un gran archivo central y un archivo histórico. En el archivo central
se dan procesos técnicos como descripción, organización, digitalización y
se custodia la documentación en promedio 20 años y si reúne requisitos
como documento histórico se envía a dicho archivo.

10. Archivo •Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos
Total
Principio
de orden
original:
Principio
de
proceden
cia
Ciclo vital
de los
document
os
•Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que
tuvo durante el servicio activo.
•Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen (dependencia donde se produjeron)
•etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción,
o recepción en la oficina, hasta su disposición final.
•Hoja de libro, cuaderno o expediente, al que corresponden dos paginas
Folio

11. •Conjunto de documentos que forman una unidad documental
Legajo
Fondo
Subfondo
Serie
Subserie
•es la totalidad de documentos (series) producidos y recibidos por una persona
natural o jurídica en cumplimiento de sus funciones.
•es una subdivisión del fondo y corresponde a una dependencia de menor categoría
en razón de su subdivisión orgánico – funcional.
•Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo producidos
por un mismo órgano o sujeto productor
•Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen
documentos de estructura y contenido homogéneo conformando los expedientes

12. Tipo
documental
Tablas de
retención
Tablas de
Valoración
Valor
primario
Valor
secundario
•hace referencia a todos y a cada uno de los documentos que conforman el
expediente, donde se revela el contenido del documento
•Listado de series o tipos documentales a los cuales se les asigna tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital
•Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de
permanencia en el Archivo Central, como su disposición final.
•es el valor de los documentos mientras sirven a la institución productora,
destinatario o beneficiario es decir a los involucrados en el tema o asunto.
•es el que tienen los documentos de conservación permanente e interesa a los
investigadores

13. 



Acta de equipo de reunión
Contrato
Informe de Comisión
Petición

14. Decreto
 Resolución
Expediente minero
 Actas de comité



15. EJEMPLO Nº 1
EJEMPLO Nº2
EJEMPLO Nº 3
SERIE
SERIE
Historias
SERIE
Actas
SUBSERIE
SUBSERIE
actas de comité primario
Contratos
SUBSERIE
Contratos de prestación
de Servicios
TIPO DOCUMENTAL
Reserva presupuestal
Historia laboral
TIPO DOCUMENTAL
Hoja de vida
TIPO DOCUMENTAL
listado de asistencia.

16. 




Borradores de trabajo
Copias
Invitaciones
Cotizaciones
Fotocopias

17. la foliación se realiza siguiendo el instructivo del Archivo General
de la Nación y los pasos son los siguientes:

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




Organización de la documentación de las carpetas
Verificación de documentos con copias, hojas en blanco para retirarlos.
Documentos en papel fax les sacan fotocopia.
Foliación de los documentos en la parte superior derecha (esquina)
Las carpetas como máximo deberán tener 200 folios y sin sobrepasan se deberá iniciar otra
carpeta con el folio 201.
Los folletos o manuales se colocan como un folio dentro del expediente.
A las fotografías se les hace la foliación por la parte anverso para no deteriorarla.

18. 
Clasificación de los documentos en el Archivo Central de la
Gobernación: Esta la realizan teniendo en cuenta la identificación de las
distintas secretarias y demás dependencias estableciendo para cada una
de ellas las series y la subseries.

Ordenación de los documentos en el Archivo Central de la
Gobernación: La ordenación de la documentación se hace ubicando
físicamente los documentos dentro de las series en el orden previamente
acordado ( numérico, cronológico entre otros)

Descripción de los documentos en el Archivo Central de la
Gobernación: este proceso se realiza mediante el inventario único
documental FUID según lo establecido en el la ley general de archivos (594
de 2000) y el acuerdo 038 de 2002 (inventarios documentales)


21. 
El Manual de Procedimiento es un documento de gestión que describe en
forma pormenorizada y secuencial las operaciones que se sigue en la
ejecución de los procedimientos en cada órgano funcional de una Entidad.
Es un instrumento de información y orientación al personal que interviene
directa o indirectamente en la ejecución de los procedimientos.

22. 
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal, que se desee emprender
tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de
autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteración arbitraria.

24. 

La ley 594 de 2000 en su artículo 22 establece que la gestión
documental dentro del concepto de archivo total comprende los
procesos de gestión documental que están interrelacionados
entre si y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del
documento.
La gestión documental se define como el conjunto de
actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

25. Distribución:
Recepción:
Producción:
Actividades
tendientes a
garantizar que los
documentos
lleguen a su
destinatario y esta
relacionada con el
flujo de los
documentos al
interior y al
exterior de
entidad, sin
interesar el medio
de distribución de
los documentos y
se debe contar
con un control.
Conjunto de
operaciones de
verificación y
control que una
institución debe
realizar para la
admisión de los
documentos que
son remitidos por
una persona
natural o jurídica.
(recepción ,
radicación,
registro de
documentos)
Generación de
documentos en las
instituciones en
cumplimiento de
sus funciones y
comprende
aspectos de
origen, creación y
diseño de
formatos y
documentos
conforme a las
funciones de cada
dependencia.
Tramite:
Organización:
Curso del
documento
desde su
producción o
recepción hasta
el cumplimiento
de su función
administrativa.(re
cepción de
solicitud o
tramite y
respuesta
Conjunto de
acciones
orientadas a la
clasificación,
ordenación, y
descripción de los
documentos de
una institución,
como parte
integral de los
procesos
archivísticos
Consulta:
Acceso a un
documento o
grupo de
documentos con
el fin de conocer la
información que
contienen
(formulación de la
consulta,
estrategia de
búsqueda,
respuesta a
consulta)

26. Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen
(formulación de la consulta, estrategia de búsqueda,
respuesta a consulta)
Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas
para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido. (diagnostico integral, prevención y
atención de desastres, limpieza de áreas y documentos, control de plagas,
control de condiciones ambientales, entre otros)
Disposición Final: Selección de los documentos en cualquier
etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación con forme a lo dispuesto en las
tablas de retención o valoración documental.
Descripción: proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, materializado en
representaciones que permitan su identificación, localización y
recuperación de su información para la gestión o la
investigación

27. En el la Gobernación de Antioquia si hay archivo histórico y data desde el año
de 1562, es un archivo organizado por fondos documentales (9 en total ) y en
el se dan los siguientes procesos:
Conservación:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar
la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
(diagnostico integral, prevención y atención de desastres, limpieza de áreas y documentos,
control de plagas, control de condiciones ambientales, entre otros)
Disposición Final: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo
vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
con forme a lo dispuesto en las tablas de retención o valoración documental.
Descripción: proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su
identificación, localización y recuperación de su información para la gestión
o la investigación..

28. Dependencia: Despacho del Gobernador
Secretaria de despacho busca formato (plantilla) en el sistema ISOLUSION.
Secretaria de despacho diligencia la plantilla en original y dos copias, con todos los datos del funcionario
a nombrar(nombre, documento de identidad, cargo, dependencia para donde va nombrado, condición si
es temporal, entre otros)
Secretaria de despacho envía decreto ya terminado a dirección Jurídica
Dirección Jurídica verifica si hay inconsistencias en el decreto.
Dirección jurídica devuelve documento a Despacho del Gobernador.
Gobernador firma decreto.
Secretaria de despacho envía con un mensajero a la Dirección de Gestión Documental (archivo) el
decreto para que sea radicado.
Gestión Documental radica el decreto asignándole un número (consecutivo) y fecha.
Gestión documental devuelve al mensajero las dos copias de decreto radicado.
Mensajero lleva a la dirección de personal copia del decreto radicado para notificar al funcionario
nombrado.
Gestión documental digitaliza decreto y envía copia digital a la imprenta para su publicación en la
Gaceta Departamental.
Gestión Documental archiva decreto original.
Gestión documental verifica custodia del documento en la tabla de Retención Documental.
Gestión documental custodia por 20 años el decreto de nombramiento.
Cumplidos 20 años se trasfiere al archivo Histórico la serie decretos del despacho del Gobernador
según lo establecido en la T.R.D. por ser de conservación permanente.
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29. ENTIDAD PRIVADA
UNIVERSIDAD INCCA

30. 
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
Dirección: Carrera 13 No. 24-15 .
Nombre del Servidor que ofrece la información:
Samuel Lozano
Teléfono: 4442000.
Comentario:
El archivo especializado de
historias laborales de la universidad Incca de
Colombia,
se
encuentra
organizado
alfabéticamente, al interior de cada historia
laboral
se
encuentra
organizada
cronológicamente. La custodia esta cargo de la
oficina de recursos humanos la directora, Lucy
Caicedo, tiene un control restringido para la
consulta o préstamo de las historias laborales.

31. 


La persona encargada del archivo de historias laborales tiene
estudios en archivística?
La persona encargada para el manejo de las historias laborales no
tiene estudios en archivística.
Cuentan con tablas de retención documental?
No la entidad no tiene tablas de retención documenta.
Como es la recepción de los documentos?
llegan a la oficina de recurso humanos, y se le da un numero
consecutivo y fecha de recibido.

32. 
Cuál es el préstamo de los documentos?
La consulta de las historias laborales se hace al interior del
archivo.

La entidad cuenta con Archivo Histórico?
No la universidad no tiene archivo histórico.

Que tipo de documentos se producen?
constancias laborales, certificado de seguridad social, circulares
, memorando, entre otros.

Que herramientas sistematizadas utilizan?
No hay proceso de sistematización implementado

33. 
Cuentan con archivo de gestión?
Si se cuenta con archivo de gestión, donde reposan las historias laborales
de los empleados activos, y dos años si están retirados .

Como se realizan las transferencias de los documento?
La transferencia del las historia laborales del archivo de gestión al central,
se realiza cuando el empleado retirado ha cumplido dos años.

Qué tipo de ordenación utilizan?
El archivo se encuentra organizado alfabéticamente.

34. 
Fases del ciclo vital: la universidad Incca da a conocer el ciclo
vital de los documentos desde su producción hasta su
disposición final, cuenta con su archivo de gestión y central,
aun no cuenta con un archivo histórico la documentación se
deposita en el archivo central.

38. 
Cartas

Circulares

Nominas

Invitaciones

39. 


Acta de creación de la entidad
Escritura
Planos arquitectónicos

42. 
La foliación de los documentos consiste: en la
parte superior derecha de cada documento se
escribe el número que debe ser consecutivo
ascendentemente con lápiz de mina negra legible

43. 
La organización de los expedientes, la
documentación al interior de la unidad de
conservación,
carpetas
se
realiza
cronológicamente por fechas de la más
antigua al más reciente.

44. Producción: en la oficina de recursos
humanos, se lleva un consecutivo de
correspondencia enviada, que lo
genera la secretaria de recursos
Humanos, las dependencias se
comunican con ella y cada una solicita
su consecutivo.
Recepción: en la oficina de recursos
humanos, se lleva un consecutivo de
correspondencia enviada, que lo
genera la secretaria de recursos
Humanos, las dependencias se
comunican con ella y cada una solicita
su consecutivo.
Distribución: al llegar a la
dependencia de recurso humanos, se
clasifica las comunicaciones para
entregarlas a las diferentes personas
que laboran en esta dependencia:
directora de recursos humanos, a la
psicóloga de la entidad o a la persona
encargada de nomina.

45. Tramite: cada persona se hace
responsable de dar trámite a las
comunicaciones que le han sido
entregadas.
Organización: la organización de las
historias laborales, se clasifica toda la
documentación que llega al archivo
alfabéticamente, luego cada paquete
con la letra del alfabeto
correspondiente, se organiza al interior
por el primer apellido. Y luego se
archiva en cada carpeta
cronológicamente.
Consulta: en esta dependencia es
restringido las historias laborales, solo
se le prestan a las personas autorizadas
por la directora de recursos humanos.
Y no salen de la oficina.

46. 
Organización: se clasifican los documentos que se
encuentran en el archivo central, y un día en la semana
en horas de la tarde se archivan en cada historia laboral
cronológicamente.

Consulta: muy poca la consulta de las historias
laborales, algunas veces se necesitan para realizar las
constancias laborales o para personas para solicitar su
pensión.

Disposición final: aun no se ha implementado depurar
las historias laborales que ya han cumplido su
permanencia en el archivo central.

47. 
Recepción: el usuario solita en la oficina de recursos
humanos la certificación laboral.

Distribución: la secretaria de la oficina de recursos
humanos se la direcciona a la persona encargada de
realizar las constancias laborales.
Trámite: la persona se hace la responsable de elaborar
la constancia.


48. 


Organización: luego de estar elaboradas y firmadas
por el vicerrector académico, se archivan el original y
copia en un fuelle organizado alfabéticamente.
Consulta: el usuario al cabo de tres días hábiles se
acerca a la oficina encargada de elaborar las
constancias laborales para reclamar su certificado, se
hace entrega del original y la copia se le hace un
recibido.
Disposición final: la copia con el recibido se archive en
la respectiva historia laboral cronológicamente.

50. 
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
Establece por los principios por cuales se debe regir gestión documental
en las entidades públicas.
Contempla los componentes de la política de gestión documental.
Estableció etapas para asegurar la gestión documental.
Creo instrumentos archivísticos aplican para la gestión documental.
Introduce nuevos procesos en la gestión Documental como planeación y
valoración.
Obliga a la publicación del Programa de Gestión Documental.
Indica cuales son las características de los sistemas de Gestión
Documental.
Da las pautas para el tratamiento a los documentos en formato electrónico.

51. 
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




Reglamenta el decreto 2578 de 2012
Comité evaluador de documentos: Le da responsabilidades claras y
concretas.
Funciones: son claras y definidas (antes no se tenían)
Integrantes: Establece cuales son los integrantes y en algunos casos su
tiempo en el comité.
Deroga el articulo 18 del acuerdo 07 del AGN de 1994
Deroga el acuerdo AGN 06 de 1996.
Deroga acuerdo AGN 011 de 2008.

52. 
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
Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica
el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación
e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental.
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN:
Idoneidad
Análisis contextual
Trazabilidad y control

53. Establece los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos
en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones
Esta norma trae unos cambios importantes en lo siguiente:
Obligatoriedad de la descripción de los documentos
Descripción colectiva de fondos.
Consulta en línea de los instrumentos de descripción.
Descripción de los actos administrativos
Pautas generales para la descripción.
.

54. El acuerdo 05 de 2013 plantea en cuanto a la
organización de los archivos que esta se debe
hacer basada en los principios de :
Procedencia
Orden original
Integridad de los fondos.

55. En lo que a clasificación de documentos hace énfasis en que el proceso de
clasificación debe ser tener resultado un cuadro de clasificación donde se vea
claramente los niveles de fondo, subfondo, sección, subsección, serie,
subserie, unidad documental simple o compuesta.