PPT-UNIDAD-DE-ADMINISTRACION-2019.pptx

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
Unidad responsable de conducir y supervisar los procesos de los
sistemas administrativos de Abastecimiento, Contabilidad y
Tesorería, así como del Patrimonio, Administración documentaria y
Liquidación de Convenios del Programa. Ésta depende
jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
a) Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y supervisar la aplicación de la
normatividad que rige para las actividades de los Sistemas
Administrativos de Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería en
concordancia con las normas técnicas y legales vigentes, así como las
acciones relativas al control patrimonial.
b) Conducir y desarrollar los procesos de formulación, análisis,
interpretación y presentación de los Estados Financieros, así como de la
información contable, en cumplimiento de las Normas técnicas contables
y disposiciones legales vigentes.
c) Planificar, organizar, conducir y controlar los procesos de almacenamiento
y distribución de bienes, los bienes patrimoniales y los Inmuebles.
d) Dirigir la gestión y operación del Sistema Integrado de Administración
Financiera del Sector Público (SIAF-SP) del Programa, así como el
Sistema de Información de Gestión Administrativa (SIGA).
e) Proponer a la Dirección Ejecutiva el Plan Anual de Contrataciones del
Programa y sus modificatorias, así como supervisar, conducir y evaluar su
ejecución.

e) Informar a la Dirección Ejecutiva, Unidades del Programa y órganos del
MIDIS sobre la situación presupuestal y financiera de la Unidad Ejecutora
cuando le sea requerido, así como del estado situacional relacionado con
los sistemas administrativos, a su cargo.
f) Programar, coordinar, ejecutar y supervisar los procedimientos de
contratación de bienes, servicios y ejecución de obras que requieran las
unidades del Programa, y el cumplimiento de los respectivos contratos y
convenios, en el ámbito de su competencia.
h) Recibir, registrar, archivar y remitir a la Contraloría General de la
República, las Declaraciones Juradas de Ingresos, y de Bienes y Rentas
de los servidores civiles, conforme al marco legal vigente.
i) Brindar información de acceso público solicitado en el marco de lo
dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información y sus
normas complementarias.
j) Adoptar las medidas de seguridad necesarias para la custodia y el
traslado del dinero en efectivo y para la custodia de los cheques o valores
en poder del Programa, asimismo realizar arqueos inopinados de fondos
y valores del Programa.

Organigrama
Practicante
Coordinación
de
Contabilidad
Coordinación
de
Tesorería
Coordinación
de
Logística
Coordinación de
Liquidaciones y
Transferencias
Secretaría
Asesor en
Sistemas
Administrativos
Técnico
Administrativo
Asesor en
Gestión
Gubernamental
Jefe de Unidad
de
Administración

BASE LEGAL
Compras mayores a 08 UIT:
• TUO de la Ley N° 30225 – Ley de Contrataciones del Estado
• Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado con
el Decreto Supremo N° 344-2018-EF
• Directivas del OSCE
• Directivas de Perú Compras
• Otras que le sean aplicables
Compras menores o iguales a 08 UIT:
• Procedimiento N° 021-2017- FONCODES/UA-CL

GESTIÓN LOGÍSTICA - Foncodes
La gestión logística tiene por finalidad el abastecimiento interno de
bienes, servicios y obras de forma oportuna y bajo las mejores
condiciones de precio y calidad, que permitan el cumplimiento de los
objetivos institucionales y tengan una repercusión positiva en la vida de
lo ciudadanos, maximizando los recursos públicos que se invierten
bajo un enfoque de gestión por resultados.
FASE DE PROGRAMACIÓN Y DE
ACTOS PREPARATORIOS
FASE DE SELECCIÓN FASE DE EJECUCIÓN
CONTRACTUAL
Comprende todas aquellas
actuaciones que debe realizar una
Entidad, teniendo por finalidad la
definición de la necesidad, la
determinación de su costo, la
verificación de existencia de
recursos, entre otros aspectos.
Actuaciones dentro de la esfera
interna de la Entidad.
Existe una comunicación al público
en general de que determinada
Entidad pública desea contratar un
bien, servicio y/u obra a fin de
satisfacer un requerimiento formulado
por una oficina o “área usuaria”. Su
objetivo es que, sobre la base de una
competencia, se seleccione al
eventual contratista.
Cumplimiento de lo pactado. Se
plasma y se efectúa la prestación a
cargo del contratista; luego de lo cual
y previa emisión de la conformidad, la
Entidad reconocerá al contratista el
monto correspondiente por los
servicios prestados al proveedor a
cargo de atender la necesidad.
PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

RESPONSABILIDAD
• Todas aquellas personas que intervengan en los procesos de
contratación por o a nombre de la Entidad, con independencia del
régimen jurídico que los vincule con esta, son responsables en el
ámbito de las actuaciones que realicen de efectuar contrataciones
de manera eficiente, maximizando los recursos públicos invertidos
y bajo el enfoque de gestión por resultados.
• Cumplimento de la Ley y su Reglamento.
• Cumplimiento de los principios.
• Sin perjuicio de los márgenes de discrecionalidad para optar por la
decisión administrativa debidamente sustentada que se considere
mas conveniente, dentro del marco que establece la Ley.
• Responsabilidad se determina de acuerdo al régimen jurídico, sin
perjuicio de las responsabilidades civiles y penales.

ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN
• Realiza actividades relativas a la
gestión del abastecimiento al
interior de la Entidad, incluida la
gestión administrativa de los
contratos .
•Órgano colegiado encargado de
seleccionar al proveedor que brinde
bienes, servicios y obras requeridos
•Requiere bienes, servicios y obras. Canaliza
requerimientos formulados por otras áreas, por
especialidad y funciones.
•Es responsable de la adecuada
formulación del requerimiento, debiendo
asegurar la calidad técnica y reducir la necesidad de
su reformulación por errores o deficiencias técnicas
que repercutan en el proceso de
contratación.
•Colabora y participa en la
•planificación de las contrataciones
•Verifica las contrataciones
efectuadas a su requerimiento,
previas a su conformidad.
•Organiza los procesos como
destinatario de los fondos públicos
asignados a la contratación.
•Mediante convenio se puede
encargar a otra entidad las
actuaciones preparatorias y/o el
procedimiento de selección.
•Entidad supervisa en todos sus
niveles, directamente o a través
de terceros, todo el proceso
de contratación.
Entidad Área usuaria
Órgano
Encargado
de las
Contratacion
es-OEC
Comité de
Selección

INTRODUCCIÓN FASE DE PROGRAMACIÓN
Y DE ACTOS PREPARATORIOS
Plan anual de Contrataciones (PAC):
El Plan Anual de Contrataciones comprende todas las
contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirán
durante el año fiscal, con independencia del régimen que las regule
o fuente de financiamiento; así como de los montos estimados y
tipos de procesos de selección previstos.
Etapas:
1° Etapa 2da Etapa
Es la Programación
(consolidación de cuadros de
necesidades) y Formulación
Presupuestal
Resultado: Proyecto de PAC
Aprobado el Presupuesto
Institucional el OEC revisará,
evaluará y actualizará el
proyecto del PAC, de acuerdo
a montos del Presupuesto
Institucional

EL PAC EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
El Plan Anual de Contrataciones
(PAC) comprende todas las
contrataciones de bienes,
servicios y obras que se
requerirán durante el año fiscal.

SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PAC
•El Titular de la Entidad es responsable de supervisar y efectuar el
seguimiento al proceso de planificación, formulación, aprobación y
ejecución oportuna del PAC.
•Podrá adoptar medidas correctivas para alcanzar objetivos y metas del POI
y, también disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.

REQUERIMIENTO
• Es responsabilidad del área usuaria.
• Las especificaciones técnicas, los términos de referencia o el expediente
técnico, según corresponda, que integran el requerimiento, contienen la
descripción de las características y/o requisitos funcionales relevantes para
cumplir la finalidad pública de la contratación, y las condiciones en las que
debe ejecutarse la contratación.
• Las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico,
deben formularse de manera objetiva y precisa. Buscar acceso en
condiciones de igualdad en el proceso de contratación y no la creación de
obstáculos que perjudiquen competencia del mismo.
• 222

ÓRGANO ENCARGADO DEL PROCEDIMIENTO
DE SELECCIÓN
Son dos:
a) Comité de selección.
b) El órgano encargado de las contrataciones.
Designación
En licitación pública, concurso público y selección de consultores individuales,
la Entidad designa un comité de selección para cada procedimiento de
selección.
El Órgano encargado de las contrataciones tiene a su cago la subasta inversa
electrónica, la adjudicación simplificada, la comparación de precios y la
contratación directa.

En la subasta inversa electrónica y en la adjudicación simplificada, la Entidad
puede designar comité de selección, cuando lo considere necesario.
Conformación del comité de selección
• Tres (3) miembros, de los cuales uno (1) debe pertenecer al OEC y por lo
menos (1) debe tener conocimiento en el objeto de la contratación.
• En procedimientos de selección para la contratación de ejecución de obras,
consultoría en general y consultoría de obras, por lo menos dos (2) deben
contar con conocimiento técnico en el objeto de la contratación.
• Cuando la Entidad no cuente con dichos especialistas, puede contratar
expertos independientes o gestionar apoyo de expertos de otras entidades.

IMPEDIMENTOS PARA CONFORMAR EL COMITÉ DE SELECCIÓN
• Titular de la Entidad.
• Todos los servidores públicos que tengan atribuciones de control o
fiscalización, tales como regidores, consejeros regionales, directores de
empresas, auditores, entre otros, salvo cuando el servidor del OCI de la
Entidad sea el miembro con conocimiento técnico en el objeto de la
contratación.
• Los servidores que por disposición normativa o delegación hayan
aprobado el expediente, designado el comité de selección, aprobado
documentos del procedimiento de selección o tengan facultades para
resolver el recurso de apelación. Se circunscribe al proceso de
contratación a que se refieren las delegaciones señaladas.

ETAPAS DE LA ADJUDICACION SIMPLIFICADA
La Adjudicación Simplificada para contratar bienes, servicios,
consultoría en general, consultorías de obras y ejecución de obras se
realiza conforme a las reglas previstas en para la licitación pública y
para el concurso público.
Contempla las siguientes etapas:
a) Convocatoria.
b) Registro de participantes.
c) Formulación de consultas y observaciones.
d) Absolución de consultas, observaciones e integración de bases.
e) Presentación de ofertas.
f) Evaluación y calificación.
g) Otorgamiento de la buena pro.

En la adjudicación Simplificada casos se observa lo siguiente:
a) El plazo mínimo para formular consultas y observaciones es de dos (2)
días hábiles y el plazo máximo para su absolución e integración de bases
es de dos (2) días hábiles. Para el caso de ejecución de obras, el plazo
mínimo para formularlas es de tres (3) días hábiles y el plazo máximo
para su absolución e integración de bases es de tres (3) días.
b) No puede solicitarse la elevación de los cuestionamientos al pliego de
absolución de consultas, observaciones e integración de bases.
c) La presentación de ofertas se efectúa en un plazo mínimo de tres (3) días
hábiles, contados desde la publicación del pliego de absolución de
consultas y observaciones e integración de las bases.

USO DE LA COMPARACIÓN DE PRECIOS
• Para aplicar el procedimiento de selección de Comparación de Precios, la
Entidad verifica que los bienes y/o servicios en general objeto de la
contratación sean de disponibilidad inmediata, fáciles de obtener en el
mercado, se comercialicen bajo una oferta estándar establecida por el
mercado y que no se fabrican, producen, suministran o prestan siguiendo la
descripción particular o instrucciones dadas por la Entidad contratante.
• El valor referencial de las contrataciones que se realicen aplicando este
procedimiento de selección es igual o menor a quince (15) UIT.

COMPRAS CORPORATIVAS
Las Compras Corporativas pueden ser facultativas, para lo cual las Entidades
celebran un convenio interinstitucional, u obligatorias, cuando se establezca
mediante decreto supremo emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas,
con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros. Las Compras Corporativas
Obligatorias están a cargo de PERÚ COMPRAS.

COMPRAS CORPORATIVAS FACULTATIVAS
El OSCE aprueba mediante directiva el formato estándar de convenio, el
cual es de uso obligatorio para las Entidades participantes.
El convenio permite la adhesión de cualquier otra Entidad siempre y cuando
ésta se efectúe antes de la aprobación del Expediente de Contratación.

CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS DEL ACUERDO MARCO
De conformidad con lo previsto en el artículo 31 de la Ley, la
contratación a través de Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco se
realiza sin mediar procedimiento de selección, siempre y cuando los
bienes y/o servicios formen parte de dichos catálogos. El acceso a los
Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco se realiza en forma
electrónica, a través del SEACE.
La contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdo
Marco resulta obligatoria desde el día de su entrada en vigencia, para
lo cual el órgano encargado de las contrataciones verifica que dichos
Catálogos contengan el bien y/o servicio que permita la atención del
requerimiento y que se cuente con la disponibilidad de recursos.

Obligación de contratar
Una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme, tanto la Entidad como
el o los postores ganadores, están obligados a contratar.
Contenido del Contrato
El contrato está conformado por el documento que lo contiene, los documentos del procedimiento de
selección que establezcan reglas definitivas, la oferta ganadora, así como los documentos derivados
del procedimiento de selección que establezcan obligaciones para las partes.
Requisitos para perfeccionar el Contrato
Para perfeccionar el contrato, el postor ganador de la buena pro presenta, además de los documentos
previstos en los documentos del procedimiento de selección, lo siguiente:
a) Garantías, salvo casos de excepción.
b) Contrato de consorcio, de ser el caso.
c) Código de cuenta interbancaria (CCI).
d) Documento que acredite que cuenta con facultades para perfeccionar el contrato, cuando
corresponda.
e) Los documentos que acrediten el requisito de calificación referidos a la capacidad técnica y
profesional en el caso de obras y consultoría de obras.
INTRODUCCIÓN FASE DE EJECUCIÓN
CONTRACTUAL

COMPRAS IGUALES O MENORES A 08 UIT
Son las contrataciones que realiza FONCODES que se encuentran excluidos
del ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado, pero sujetos
a supervisión del OSCE, en este tipo de contrataciones el mecanismo de
adquisición de bienes y servicios se encuentra establecido en el Procedimiento
N° 021-2017- FONCODES/UA-CL, aprobado con la Resolución de la Unidad
de Administración N° 037-2017-FONCODES/UA de fecha 08 de setiembre del
2017.
Artículo 5. Supuestos excluidos del ámbito de aplicación sujetos a
supervisión del OSCE – Ley N° 30225.
a) Las contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (8)
Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transacción. Lo
señalado en el presente literal no es aplicable a las contrataciones de bienes y
servicios incluidos en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco.

CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACION DE COMPRAS MENORES O
IGUALES A 08 UIT Y BAJO EL AMBITO DE APLICACIÓN DE LA LEY
• Orden de Servicio / Orden de Compra
• Comprobante de Pago (Autorizado por la SUNAT)
• Número de cuenta de Detracción del Proveedor (servicios > a S/ 700.00 u s/ 400.00)
• Recibo por Honorarios Electrónicos (por importes mayores a S/ 1,500 considerar si adjuntan la suspensión de
Renta de Cuarta Categoría - Formulario 1609)
• Consulta RUC del proveedor (actual, actividad económica de acuerdo al servicio u compra)
• Código de Cuenta Interbancaria del proveedor (CCI)
• Conformidad de Servicio o Conformidad de Recepción de Bienes
(detalle, firma y sello de quien da la conformidad, periodo, fecha, importe, proveedor,
número de o/s u o/c o contrato))
• Informe de Actividades (de acuerdo al TDR)
• Certificación Presupuestal
• Requerimiento del Servicio o de la Compra
• Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas (memorandos de requerimiento, declaraciones juradas
originales)
• Currículo Vitae (en servicios de terceros)
• Cotizaciones y cuadro comparativo (salvo excepciones)
• Registro Nacional de Proveedores RNP (servicios u compras > a 1UIT 4,200)
• En Publicaciones en medios escritos (adjuntar la publicación)
• En Alquileres, pago de impuestos de 1era Categoría (periodo de pago)
• Otra documentación necesaria exigible por la naturaleza de la contratación.

Administración de la Caja
Chica
Directiva N°17-2018-FONCODES/UA
Unidad de Administración - Coordinación de Contabilidad

BASE LEGAL
 Ley N°30879, Ley de presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2019.
 Decreto Legislativo N°1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector
Publico.
 Decreto Legislativo N°1440, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto Publico.
 Decreto Legislativo N°1441, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Tesorería.
 Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva N°001-2007-EF/77.15,
Directiva de tesorería y modificatorias.
 Resolución de Superintendencia N°007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes
de Pago y sus modificatoria Resolución de Superintendencia N°058-2000-SUNAT.
 Resolución Directoral N°026-80-EF/77.15 que aprueba las Normas Generales del Sistema de
Tesorería.
 Resolución Ministerial N°228-2017-MIDIS que aprueba el Manual de Operaciones del Fondo de
Cooperación para el Desarrollo Social (FONCODES).
 Resolución de Contraloría N°320-2006-CG, que aprueba Normas de Control.
 Norma XV del Titulo Preliminar del Texto Único Ordenado del Código Tributario, aprobado por el
Decreto Supremo N°133-2013-EF que establece el uso de la Unidad Impositiva Tributaria-UIT.
 Resolución de Dirección Ejecutiva N°150-2018-FONCODES/DE que aprueba la Directiva N°86-
2018-FONCODES/UPPM-CROM: Control de Documentos Normativos.
 Directiva N°17-2018-FONCODES/UA y modificatorias (RUA N°010-2019-FONCODES/UA
01.03.2019 y RUA N°021-2019-FONCODES/UA 01.04.2019)

DEFINICIÓN
 La caja chica es un fondo en efectivo que puede ser constituido
con Recursos Provenientes de cualquier fuente que financie el
presupuesto institucional para ser destinados únicamente a
gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que,
por su finalidad y característica, no puedan ser debidamente
programados.
 Dicho fondo debe ser autorizado por la Unidad de Administración
y los Jefes de las Unidades Territoriales.

ALCANCE
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todos los
trabajadores de FONCODES que en el ejercicio de sus funciones autoricen o
ejecuten gastos con fondo de Caja Chica, así como los responsables de la
administración, custodia, control y fiscalización de los citados recursos.
APERTURA
 La Unidad de Administración, con el visto bueno de la Unidad de
Asesoría Jurídica, formula y suscribe según corresponda, la Resolución
de la Unidad de Administración que autoriza la apertura. Y designa al
responsable titular y suplente del manejo del fondo de Caja Chica de la
Sede Central y las Unidades Territoriales.
 El monto máximo para cada pago no deberá exceder del 20% de la UIT
(S/ 840.00)

PROCESO DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA

Verificar que los documen-
tos que sustentan los
gastos efectuados deben
cumplir con los requisitos
exigidos por el Reglamento
de Comprobantes de Pago
establecidos por la SUNAT
o los formatos internos
establecidos en la
Directiva.
Dichos Comprobantes de
Pago deben ser legibles, y
no presentar
enmendaduras, borrones,
correcciones ni
mutilaciones.
Los gastos de alimentación
deberán especificar el
detalle de lo consumido.
Cuando se realicen gastos
por servicio mayores a
S/700.00, deberán tener
en cuenta que se
encuentran afectos a la
detracción, de acuerdo a
los porcentajes de
detracción considerados
en la RUA N°002-2019-
FONCODES/UA
Los gastos pueden darse por la modalidad de adelanto
(con vale de egreso provisional) o reembolso en ambos
casos se tiene que tener las siguientes consideraciones :
DE LA UTILIZACION DEL FONDO

Al reverso de cada comprobante pago deberá contener lo
siguiente:
- Conformidad del gasto realizado.
- Debe consignarse la firma, nombre y N° de DNI de
quien recibe el bien o servicio del usuario final en
señal de conformidad.
En el anverso de cada comprobante de pago que
sustentan el gasto realizado, debe contener lo siguiente:
•Unidades Territoriales
•Sello de Pagado en Efectivo y V°B° del responsable de la Caja
Chica
•Sello y V°B° del Jefe de la Unidad Territorial.
•Sede Central
•V°B° y sello de Pagado en Efectivo del responsable de la CCH.
•V°B° y sello del jefe de la Coordinación de Tesorería
•V°B° y sello del jefe de la Unidad de Administración

Los Comprobantes de Pago que sustenten el gasto deben ser emitidos a nombre:
• - Unidad Ejecutora 004-Fondo de Cooperación para el Desarrollo Social
• - RUC: 20509139700
Todos los Comprobantes de Pago que sustentan el gasto realizado deben contar, en el
caso de las Unidades Territoriales con el V°B° del responsable de la CCH. y del jefe de la
Unidad Territorial y en caso de la Sede Central con el V°B° del responsable de la CCH, la
Coordinadora de Tesorería y el jefe de la Unidad de Administración
El monto máximo para cada pago con cargo a la CCH. no debe exceder del 20% de una
Unidad Impositiva tributaria - UIT vigente, salvo el pago de viáticos por comisiones de
servicio no programadas, de los servicios básicos y otros contemplados por la Directiva.
Los Recibos Provisionales, deben ser rendidos con los documentos sustentatorios de gasto,
establecidos en la Directiva de Caja chica, dentro de la 48 horas de haber recibido el efectivo
y mantenerse debidamente archivados.

•Los pagos con cargo a la CCH, deben de ser
clasificados de acuerdo con la genérica de
Gastos 2.3 “Bienes y Servicios“ siguiente:
•a) 2.3.1 Compra de Bienes Gastos por la
adquisición de Bienes, para el
funcionamiento Institucional y
cumplimiento de funciones
•b) 2.3.2 Contratación de Servicios Gastos
por Servicios prestados, para el
funcionamiento de la entidad publica y
cumplimiento de funciones.
•Movilidad Local se debe
utilizar, para el
desplazamiento en comisión
de servicio dentro de la
localidad.
•Las especificas del gasto, que
deben afectarse con cargo a la
CCH, se detallan en los
clasificadores de Gasto,
aprobados por la DGPP del
MEF.

 El responsable de la Caja Chica debe asegurarse que los gastos y las
rendiciones que realice con cargo a la Caja Chica se encuentre en el marco de
lo establecido en la Directiva.
 Custodiar y salvaguardar los fondos asignados, tomando las medidas de
seguridad y precauciones indispensables que impidan la sustracción o deterioro
del dinero en efectivo y de la documentación sustentatoria de gasto, para ello
debe de disponer una caja fuerte con clave, lo cual debe ser de su
conocimiento exclusivo.
 Mantener actualizado el registro electrónico denominado Auxiliar Estándar de
Control de Apertura, Reembolsos y Rendiciones (Anexo 1) y el Reporte Diario
de Saldos (Anexo 2), donde se deben de registrar los ingresos por apertura,
reembolsos y modificaciones de la CCH y los egresos por los pagos
efectuados, lo que determinara un saldo disponible.
RESPONSABILIDAD

Comprobantes de Pago
Rendición de Viáticos
Gastos Varios

COMPROBANTE
S
DE
PAGO
8.
Errores en la
razón social y en
el RUC de la
Institución
1.
No consignan la
siguiente
información: importe
total en letras,
cantidad y precio
unitario.
2.
Cálculo errado del
valor de venta e
I.G.V.
3.
Comprobantes no
autorizados ante la
SUNAT.
4.
Sustentan con
Boletas de Venta
cuando
corresponde
FACTURA
5.
Condición del
contribuyente: no
habido y/o no
hallado
6.
No consignan sellos
y V°B° de las
personas
responsables

Rendición
de Viáticos
En el detalle de la rendición
de gastos (F4) no coinciden
los montos del c/p con el
sustento
Las fechas de Los
comprobantes de pago y el
formato de la D.J no guardan
relación con las fechas de la
comisión de servicio que
indica la solicitud de viáticos.
Los montos recibidos que
indican los formatos de
solicitud de viáticos (F2) y los
formatos de rendición de
cuentas por gastos de viáticos
(F4) a veces no guardan
relación hay error en los
importe a rendir.
Al generar la solicitud de
viáticos se les otorga el
gasto en dos partidas a
rendir por viáticos y por
pasajes y al llenar el (F3)
Rendición de cuentas por
gastos de viáticos rinden a
una sola partida que es la de
viáticos, teniendo gastos de
pasajes.
la D.J. se presenta en forma
excepcional cuando los gastos se
realizan en aquellas zonas que por
su naturaleza y accesibilidad no es
posible obtener c/p, pero se
presentan estas observaciones
cuando las comisiones de servicio
se realizan en las capitales del
dpto., e inclusive usan la D.J.
cuando están de comisión de
servicio en la oficina principal
Utilizan la D.J. para sustentar gastos
por movilidad local en exceso, en un
solo día se rinde hasta seis (06)
servicios de taxis entre local del taller-
al hotel y al restaurant bajo ese
pretexto sustentan sus gastos que
llegan a veces a s/.100.00 diarios por
movilidad local poniendo tarifas de taxi
en provincia y muy altas
Se detecta en la solicitud de
viáticos (F2) errores en la
identificación del destino
aplicando una escala de viáticos
que no corresponde, cuando es
dentro del ámbito de la U.T. es
s/.120.00 y s/.240.00 cuándo la
comisión de servicio se realiza
entre U.T. o a la Principal
No adjuntan el ticket de
embarque del avión cuando la
comisión de servicio es por
vía área.

Gastos Notariales
• No adjuntan como sustento copias de los documentos legalizados o notariados.
Compra de Alimentos
• Para el caso de talleres no sustentan la relación de participantes en original.
Rendición de Cuentas
• No coinciden el importe del monto total gastado (F3) con el detalle de gastos del (F4)
• los responsables de la CCH. de las UT- a veces envían sus rendiciones con más del 30% de su
apertura de la CCH. Ocasionado muchas observaciones al revisar sus rendición tiende a
equivocarse más, casos de la UT- Chachapoyas 90%), Puno 80%, y Huaraz (70 %).
Adquisiciones de bienes y/o servicios
• No justifican el gasto realizado.

PROCEDIMIENTOS PARA
OTORGAMIENTO Y RENDICIÓN
DE VIÁTICOS EN COMISIÓN DE
SERVICIO
Directiva Nº 011-2017-FONCODES/UA

Directiva de Viáticos Nº 011-2017-FONCODES/UA
Comisión de Servicio : Se refiere
al desplazamiento temporal del
comisionado fuera de su sede
habitual de trabajo, en el territorio
nacional, con indicación de fecha
de inicio y de término.
VIATICOS
Alimentación
Hospedaje
Movilidad
Viático : Es la suma de dinero de
monto razonable y prudente que
los empleadores pagan a sus
trabajadores a fin de que estos
solventen los gastos de
alojamiento, alimento y movilidad
local.

SOBRE LA COMISIÓN..
Duración de la
Comisión de
Servicios
Mayor a 4 hrs
Menor o igual
24 hrs
1 día
Menor a 4 hrs
Se calcula x las
horas de la
comisión
Montos para el
Otorgamiento de
Viáticos
Dentro de una
Unidad Territorial
S/.120.00
Sede Central, en
el ámbito de su
jurisdicción
Entre Unidades
Territoriales
S/.240.00
En las UTT Selva S/.200.00

CLASIFICADORES DEL GASTO PARA VIAJES EN COMISION DE SERVICIO
Específica de
Gasto
Nombre Específica de Gasto Descripción del Bien o Servicio
23.21.22 Viáticos y Asignaciones por
Comisión de Servicio
Sirve para realizar los gastos de alimentación,
hospedaje y movilidad local (hacia y desde el
lugar de embarque)
23.21.21 Pasajes y Gastos Transporte Gastos para adquisición de pasajes (aéreos,
terrestres, marítimos, fluviales o lacustres)
donde se efectuará la comisión de servicios
23.13.11 Combustible y Lubricantes Para uso de la unidad móvil asignada por el
FONCODES/UA

Unidad Usuaria
•Certificación Presupuestal
•Formato 1 «Plan de Viajes»
•Formato 2 «Solicitud de Viáticos»
•Informe de Actividades
•Copia de Pasaje
•Autorización de la UA (excepciones)
Compromiso
•La Coordinación de Tesorería, recepciona
la documentación para el respectivo
registro y compromiso a través del SIAF-SP,
la cual debe estar visada por el jefe
inmediato del comisionado.
Devengado
•La Coordinación de Contabilidad, verifica
en el SIAF-SP que el compromiso esté
aprobado , realiza el control previo y
procede a registrar el devengado de la
solicitud de viáticos.
Giro
•La Coordinación de Tesorería, Registra en
el SIAF-SP la fase de giro y elabora el
comprobante de pago y mediante carta
orden electrónica o cheque aprobado
procede a entregar al comisionado el
importe de los viáticos a usar.
Procedimiento de Viáticos

Documentos que sustentan la Solicitud de Viáticos

En el caso que la comisión se
cancele y los viáticos fueron
abonados al comisionado se
realizará la devolución(T-6) el
siguiente día útil de ocurrido el
hecho y se comunicará a la Oficina
de Contabilidad.
ANULACIÓN DE VIÁTICOS

ERRORES FRECUENTES EN LA SOLICITUD Y TRAMITE DE
PLANILLAS DE VIATICOS
 No consignar los datos del beneficiario en el Formato de Solicitud
de Seguro.
 Enviar Planillas de Viáticos que no cuentan con el presupuesto en la
partida del gasto.
 No envían las planillas con la debida anticipación según la Directiva
de Viáticos (05 días hábiles).

 La rendición de cuentas deberá presentarse dentro de los diez (10)
días hábiles contados desde la culminación de la comisión de
servicios.
 No se tramitará viáticos, ni pasajes cuando el comisionado no haya
presentado la rendición de cuentas, salvo en casos excepcionales
autorizados por el Jefe de Unidad y la Unidad de Administración.
Rendición de Viáticos
Con documentos :
No menor a 70%
del monto
otorgado
Sin documentos:
30% Declaración
Jurada

Los comprobantes de pago que sustenta los gastos deben estar autorizados por la
SUNAT, y emitido a nombre de:
UNIDAD EJECUTORA N°004 : FONDO DE
COOPERACION PARA EL DESARROLLO
SOCIAL
FONCODES
RUC: 20509139700
DIRECCIÓN: AV. PASEO DE LA REPUBLICA N°3101 – SAN ISIDRO
• El comisionado, visará cada uno
de los comprobantes de pago
que sustente el gasto.
SOBRE LA RENDICION..
• Los comprobantes de pago no
deben tener borrones y
enmendaduras.
• Los comprobantes de pago deben
contener el concepto detallado y no
por CONSUMO, preferentemente.
• Los documentos de sustento deben
guardar RAZONABILIDAD con el
gasto realizado.

En el caso que el comisionado por razones del servicio deba viajar
urgentemente sin adecuarse al procedimiento establecido en la presente
Directiva y que utilice sus recursos propios, procede el reembolso de los
viáticos, el que se realizará mediante Resolución Administrativa.
El incumplimiento de lo dispuesto en la Directiva N°011-2017-
FONCODES/UA genera responsabilidad administrativa, civil y/o penal.

Unidad Usuaria
•Copia del Formato N°2 Solicitud
de Viáticos
•Formato N° 3: Rendición de
Ctas. por Gastos de Viáticos
•Formato N° 4: Detalle de la
Rendición de Ctas. sustentado
con comprobantes de pago
autorizados por la SUNAT
(facturas, boletas de venta)
•Formato N°5: Declaración
Jurada - Viáticos, de ser
necesario.
•Formato N° 6: Declaración
Jurada-Pasajes y Otros , de ser
necesario.
•Formato N°7: Informe de
Actividades Realizadas
•Recibo de Ingresos en caso de
existir devolución
•Ticket s de embarque si viajó
con pasaje aéreo.
Coordinación de
Contabilidad
•La documentación
deberá ser presentada
hasta 10 días hábiles de
terminada la comisión
de servicio para el
respectivo control
previo de encontrarse
conforme se procede
con el registro en el
modulo SGAZ-Viáticos
y en el SIAF-SP.
Coordinación de
Tesorería
•Procede a realizar el
archivo de la rendición
en su respectivo
comprobante de pago
que dio origen a la
comisión.
Unidad de Recursos
Humanos
•Procede con aplicar el
descuento correspon-
diente a través de las
planillas en caso de
incumplimiento en la
presentación, según el
numeral 8.5.6.
•De ser el caso se
iniciará el procedi-
miento administrativo
disciplinario para la
sanción que corres-
ponda, según lo
indicado en el numeral
8.5.9 .
Procedimiento para Rendición de Cuentas
Devolución T6
24 horas
Regularización 3 días
Nota de Observación

Documentos que sustentan la Rendición de Cuentas

Caso 1) De acuerdo al numeral 8.5.3 de la directiva vigente indica que de manera preferente se deberá detallar el consumo
realizado por el comisionado.
Caso 2) De acuerdo al numeral 8.5.3 de la directiva vigente los comprobantes de pago que sustentan los gastos realizados deberán
ser emitidos a nombre de la Unidad Ejecutora N°004: Fondo de Cooperación para el Desarrollo Social, con el RUC
N°20509139700.

CONTROL PREVIO
DEVENGADO Y
REGISTRO CONTABLE

ETAPAS DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL

PRESUPUESTO
PIM
C. CONTABILIDAD C. TESORERIA
C. LOGISTICA
OS
OC
UNIDADES
ORGANICAS
REQUERIMIENTOS
C. TESORERIA
Viaticos
Convenios
Encargos
Caja Chica
C. RR HH
Planillas de
CAS y CAP
L.B.S.
CERTIFICACIONES
PRESUPUESTALES
COMPROMISO
CONTROL PREVIO
DEVEN
GADO
GIRO
PAGO
SIAF
FLUJO DEL GASTO

 Requerimiento del Servicio/Compra – Unidad Solicitante
 Certificación – Unidad Solicitante (meta)
 Elaboración de la Orden – C. Logística
 Compromiso en el SIAF – C. Logística
 Servicio - Proveedor
 Comprobante de pago, conformidad – C. Logística / Unidad
Solicitante
 Devengado en SIAF(después del control previo) – C. Contabilidad
 Giro en SIAF(Elaboración del comprobante de pago) – C. Tesorería
 Pago en SIAF – C. Tesorería
 Custodia de los Comprobantes de Pagos con toda la documentación
que la sustenta – C. Tesorería
FLUJO DE LA ORDEN DE SERVICIO / COMPRA

El control previo es parte de la gestión
administrativa de la entidad y comprende la
revisión de la documentación sustentatoria de
las operaciones.
La documentación sustentatoria comprende
todos aquellos documentos que respaldan las
operaciones y permite realizar acciones de
registro, seguimiento, evaluación y control de
las mismas.
El control previo se realiza antes de efectuar el
Registro Administrativo de la Fase Devengado
en el SIAF.
¿QUE ES CONTROL PREVIO?

Es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un
gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documental ante
el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. El
reconocimiento de la obligación debe afectarse al Presupuesto institucional, en forma
definitiva.
Para efectos del registro presupuestal del devengado, el área usuaria, bajo
responsabilidad, deberá verificar el ingreso real de los bienes, la efectiva
prestación de los servicios o la ejecución de obra, como acción previa a la
conformidad correspondiente.
El reconocimiento de devengados que no cumplan con los criterios señalados en el
párrafo precedente, dará lugar a responsabilidad administrativa, civil o penal, según
corresponda, del Titular de la Entidad y del responsable del área usuaria y de la
Oficina de Administración o la que haga sus veces en la Entidad.
(Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto Publico Art. 43.)
QUE ES EL DEVENGADO

Directiva de Tesorería (Art. 9°)
El gasto devengado se formaliza cuando el área responsable otorga su conformidad con
alguno de los documentos establecidos en la Directiva de Tesorería, luego de haberse
verificado una de las condiciones:
 La recepción satisfactoria de los bienes.
 La prestación satisfactoria del servicios.
 Cumplimiento de los términos Contractuales, en los casos de adelantos pagos contra
entrega o entregas periódicas.
El gasto devengado es registrado (SIAF-SP) afectando en forma definitiva la Especifica
de Gasto Comprometido (de acuerdo a la Certificación de Crédito Presupuestario), con
lo cual queda reconocida la obligación de pago.
FORMALIZACIÓN DEL GASTO DEVENGADO

DOCUMENTOS NECESARIOS
PARA EL DEVENGADO

 Orden de Servicio / Orden de Compra
 Comprobante de Pago (Autorizado por la SUNAT)
 Numero de cuenta de Detracción del Proveedor (servicios > a S/ 700.00 u s/ 400.00)
 Recibo por Honorarios Electrónicos (por importes mayores a S/ 1,500 considerar si adjuntan la
suspensión de Renta de Cuarta Categoría - Formulario 1609)
 Consulta RUC del proveedor (actual, actividad económica de acuerdo al servicio u compra)
 Código de Cuenta Interbancaria del proveedor (CCI)
 Conformidad de Servicio ó Conformidad de Recepción de Bienes
(detalle, firma y sello de quien da la conformidad, periodo, fecha, importe, proveedor,
numero de o/s u o/c o contrato))
 Informe de Actividades (de acuerdo al TDR)
 Certificación Presupuestal
 Requerimiento del Servicio o de la Compra
 Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas (memorandos de requerimiento,
declaraciones juradas originales)
 Currículo Vitae (en servicios de terceros)
 Cotizaciones (en ordenes de compra)
 Registro Nacional de Proveedores RNP (servicios u compras > a 1UIT 3,950)
 En Publicaciones en medios escritos (adjuntar la publicación)
 En Alquileres, pago de impuestos de 1era Categoría (periodo de pago)
ORDEN SE SERVICIO / ORDEN DE COMPRA

REGISTRO CONTABLE
 El registro contable es el acto que consiste en reconocer, medir y
registrar los hechos de una transacción, de acuerdo a su naturaleza
de una forma oportuna, en las cuentas del plan contable que
corresponda, sustentado con la respectiva documentación física.
 Posterior al devengado y el giro de cada hecho económico (ordenes
de servicio, ordenes de compra, planillas CAS, CAP, convenios de
inversión, encargos, viáticos, caja chica, ordenes de pago) efectúa el
registro contable.
 Los hechos económicos, para
luego de los respectivos
análisis de cuentas de los
registros contables van a
generar los Estados
Financieros y presupuestarios
de la Institución.

CONTROL
PREVIO
DEVENGADO
• o/s, o/c, planillas,
convenios de inversión,
(hechos económicos)
CONTABILIZACION
(REGISTRO
CONTABLE)
• De cada
Devengado y
cada Girado, del
Fideicomiso
ANALISIS DE
CUENTAS
ELABORACION DE
LOS ESTADOS
FINANCIEROS Y
PRESUPUESTALES
TRANSFERENCIA
CONTABLE DE OBRAS
INVNETARIO DE
OBRAS
(CONVENIOS DE INVERSION)
REGISTRO CONTABLE

 Clasificador de gastos y metas en las certificaciones de crédito presupuestal
que no corresponden al servicio o a la compra a realizar
 Comprobante de Pago (SUNAT); con la razón social de FONCODES incorrecta
o incompleta, sin fecha de emisión, sin el detalle del servicio o de la compra
 EL CIIU (Actividad Económica) del proveedor debe estar en relación con el
servicio o la venta que realiza
 Estado del Contribuyente NO HABIDO, en la consulta RUC
 Conformidad, sin fecha, firma y sello, sin detalle de periodo del servicio del cual
se da la conformidad
 Concepto del servicio, no es igual en todos los documentos
 Las condiciones detallas en los TDR o ET, no están de acorde en las O/S – O/C
 No adjuntan todos los requisitos solicitados en los TDR o ET
 No adjuntan Carta de Autorización para el pago al proveedor con CCI
 Detracción (sello en el comprobante de pago, de operación afecta )
 Documentos con borrones y enmendaduras
 Sustento de la variación de precios en la adquisición de combustible de
acuerdo al contrato
OBSERVACIONES

o Decreto Legislativo Nº 1441, Decreto Legislativo del Sistema
Nacional de Tesoreria Publicado el 16 Septiembre 2018.
o Decreto Legislativo Nº 1441 Decreto Legislativo Marco de la
Administración Financiera del Sector Público Publicado el 16
Septiembre 2018.
o Directiva de Tesorería – Directiva Nº 001-2007-EF/77.15 y sus
modificatorias.
o Directivas, Procedimientos, Guías y otros documentos aprobadas
por la entidad, referentes a manejo de fondos.
Normatividad

El Sistema Nacional de Tesorería es el conjunto de principios,
procesos, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos
mediante los cuales se ejecuta la gestión del flujo financiero, que
incluye la estructuración del financiamiento del presupuesto del
Sector Público, la gestión de activos financieros del Sector Público
No Financiero y los riesgos fiscales del Sector Público. La Dirección
General del Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas es
el ente rector.
La Gestión de Tesorería, como parte del proceso de Gestión de
Recursos Públicos de la Administración Financiera del Sector Público,
es el manejo eficiente de los Fondos Públicos a través de la gestión
de ingresos, de liquidez y de pagos, sobre la base del flujo de caja.
Sistema Nacional de Tesorería

La Coordinación de Tesorería, área dependiente de la Unidad de Administración,
encargada de ejecutar los recursos financieros de la Entidad en concordancia
con las normas del Sistema Administrativo de Tesorería y lo que disponga su
ente rector la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.
Como función efectúa el registro y conciliación de la recaudación de los
Recursos Directamente Recaudados, que son mínimos (venta de bases, venta de
bienes en desuso en subastas pública y restringida (chatarra) y cobro de
penalidades, entre otros. También recepciona las Transferencias Financieras y
de Donaciones.
Además, efectúa el registro de la ejecución financiera del gasto en su fase de
giro, a través del SIAF - SP, para efectos del pago de obligaciones a los
proveedores, personal, transferencias a Núcleos Ejecutores entre otros; las
mismas que son continuas.
Coordinación de Tesorería

Organigrama de la Coordinación de
Tesorería

Procesos de gastos
PROCESO DE EJECUCION FINANCIERA DEL GASTO
PROVEEDORES ENTRADAS (INPUT) TRANSFORMACION SALIDAS (OUTPUT) CLIENTES
Ejecución Financiera de los Gastos
. Unidades Territoriales
. Unidad de Administración
. Unidad de Planeamiento,
Presupuesto y
Modernización
. Expedientes de pago a
Núcleos Ejecutores, con los
Convenios.
. Certificación Presupuestal.
. Calendario de pagos.
. Solicitudes de apertura de
Caja Chica y reembolsos
. RUA de Caja Chica
. Apertura de cuentas para
Núcleos Ejecutores - NN.EE.
. Registro de las Fases de
Compromiso y de Giro.
. Emisión de Comprobantes de
Pago, Cartas Órdenes, Giro de
cheques a responsables de las
Cajas Chicas.
. Financiamiento a Núcleos Ejecutores,
mediante depósitos a sus cuentas
. Apertura y Reembolsos de Caja Chica.
. Núcleos Ejecutores
. Unidades Territoriales
Unidades orgánicas Sede
Central
RUA de Caja Chica de la Sede
Central
Pago, Giro de cheque al
responsable de la Caja Chica.
. Pagos de gastos menores que demanden su
cancelación inmediata o que, por su finalidad
y características, no pueden ser
debidamente programados.
Unidades orgánicas
SC
Coordinación de Recursos
Humanos
Coordinación de
Contabilidad
Planilla de remuneraciones y de
contraprestaciones (CAS),
practicantes, de CTS,
vacaciones truncas,
Liquidaciones de Beneficios
Sociales
Compromiso y de Giro,
Pago, Cartas Órdenes, Giro de
cheques
. Sueldos abonados en cuentas individuales
de trabajadores (Reg. 728 y CAS)
. Pago de obligaciones y retenciones a Sunat,
AFP, retenciones judiciales , entre otros. Personal de la institución
Unidades orgánicas Sede
Central
. Planillas de viáticos
. RUA de Encargo
Emisión de Comprobantes de
Pago
Giro de cheques,
Depósitos en cuentas de comisionados o
encargados
Personal de las Unidades
orgánicas
Coordinación de Logística
Coordinación de
Contabilidad
Expedientes de pago de bienes
y servicios.
. Transferencia de fondos vía CCI
al proveedor y a la Sunat para
el pago de impuestos.
. Emisión de cheques para el pago
de las Detracciones, entre otros . Pago a proveedores de bienes y servicios
. Proveedores de bienes y
servicios y Sunat
Documentos de Apoyo
Decreto Legislativo Nº
1441 DL del Sistema
Nacional de Tesoreria
Directiva de Tesorería
aprobada por la R.D. N° 002-
2007-EF/77.15 y sus
modificatorias,
Ley de Contrataciones
Directivas, Procedimientos, Guías
y otros documentos aprobadas
por la entidad, referentes a
manejo de fondos
Ley Anual de Presupuesto Ley D.L. 728

 La coordinación de Tesoreria cuenta con 10 trabajadores del Reg. Laboral 728.
 La Institución cuenta con 11 cuentas: 06 cuentas aperturadas en el Banco de la
Nación, 02 cuentas en el BCP, 02 cuentas en el BBVA y 01 en el Interbank.
 La caja chica que administra la institución proviene de la fuente de financiamiento
Recursos Ordinarios, incluye a la sede central y las Unidades territoriales,
distribuidos en 05 metas presupuestales.
 Los ingresos que captamos son mínimos (venta de bases, de chatarra y cobro de
penalidades). Los pagos son básicamente al personal, proveedores y Núcleos
Ejecutores.
 Se tiene en custodia cartas fianza emitidas por diferentes instituciones financieras,
según la normativa de la Ley de Contrataciones.
Situación actual

COORDINACIÓN DE
LIQUIDACIONES Y
TRANSFERENCIAS

Transferencias de Obras
Ley N°27171 Ley de Saneamiento y
Transferencia de Infraestructura Social
financiada por FONCODES
Unidad de Administración - Coordinación de
Liquidaciones y Transferencias

BASE LEGAL
a) Ley N° 27171 Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social
financiada por FONCODES
b) Decreto Supremo N° 005-2000-PRES – Reglamento de la Ley de
Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social financiada por
FONCODES y modificatorias.
c) Guía de Transferencia aprobado con Resolución de Dirección Ejecutiva N°
114-2000 del 11/09/2000 y modificatorias.
d) Resolución de Dirección Ejecutiva N° 80-2013-FONCODES/DE – aprueba el
Plan de Trabajo para la Transferencia de Obras Financiadas por FONCODES-
MIDIS.

DEFINICION
 El proceso de transferencia se da para las obras registradas contablemente en las
Cuentas de Orden de FONCODES. En esta categoría no se considera, por ejemplo, los
proyectos de desarrollo de capacidades productivas o las letrinas.
 El proceso se inicia una vez que la obra está liquidada y se publica en el diario Oficial El
Peruano. Se espera mínimo 15 días por si hay oposición a la transferencia, período en el
cual se va conformando un expediente de transferencia.
 Si no hay oposición, continua el proceso de transferencia, emitiendo el procurador público
del MIDIS un informe que sustente una declaración jurada del Director Ejecutivo de
FONCODES que señale que sobre los bienes materia de transferencia no existe
gravamen o proceso judicial alguno.
 Finalmente, la Coordinación de Contabilidad emite el acta de Transferencia Contable, la
cual es suscrita por la Entidad Receptora conjuntamente con el Acta de Transferencia
Contable..

ALCANCE
Las unidades orgánicas involucradas en el proceso de transferencia son:
La Unidad de Administración (UA) a través de la Coordinación de Liquidación y
Transferencia, de Logística y de Contabilidad, y la Unidad de Planeamiento y
Presupuesto (UPP) a través de la Coordinación de Presupuesto. Por otro lado
la Direccion Ejecutiva participa suscribiendo las Declaraciones Juradas que
sustentan el proceso
PROGRAMACIÓN
 En todos los inicios de los ejercicios, la Coordinación de Liquidación y
Transferencia de la UA conjuntamente con las Unidades Territoriales,
desarrolla el Plan de Transferencia de Obras, en el cual se fórmula la
programación anual, considerando los recursos presupuestales con que
se cuenta.
 Para cumplir la programación se contrata promotores de transferencia,
se publican obras, en base a la carga de obras pendientes de transferir
en cada unidad territorial

PROGRAMACIÓN DE TRANSFERENCIAS
AÑO 2019
N° UT Obras a
Transferir
Ene Feb Mar Abr Ma
y
Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
1 ABANCAY 24 - 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3
2 AREQUIPA 14 - 3 0 0 0 4 0 1 0 0 0 6
3 AYACUCHO 40 - 2 2 2 2 2 4 4 4 6 6 6
4 CAJAMARCA 46 10 5 5 4 8 6 8
5 CERRO DE PASCO 4 1 1 1 1
6 CHACHAPOYAS 15 - 0 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1
7 CHICLAYO 33 1 4 5 7 5 4 5 2
8 CHIMBOTE 7 2 1 4
9 CUSCO 34 - 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 5
10 HUANCAVELICA 56 3 7 4 6 5 6 4 4 4 4 4 5
11 HUANCAYO 20 - 10 0 0 0 2 2 2 2 2 0 0
12 HUANUCO 24 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 6
13 HUARAZ 60 9 7 5 4 5 5 5 4 4 6 6 0
14 ICA 12 - 0 1 3 3 1 1 1 1 1 0 0
15 IQUITOS 9 2 5 2
16 LA MERCED 40 - 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 23
17 LIMA 90 2 5 9 9 8 8 7 9 6 9 9 9
18 MOQUEGUA 2 1 1
19 PIURA 25 2 4 3 3 2 3 3 3 2
20 PUCALLPA 9 2 1 1 1 2 1 1
21 PUERTO MALDONADO 7 0 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0
22 PUNO 75 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 10
23 TACNA 15 2 2 1 1 1 1 1 2 2 2
24 TARAPOTO 30 - 1 1 1 1 1 4 4 4 5 4 4
25 TRUJILLO 9 - 0 1 1 1 0 1 1 2 1 1 0
700 15 56 49 57 64 65 62 59 58 63 68 84
TOTAL

FASES PARA DESARROLLAR EL PROCESO
Reuniones de capacitación y coordinación con las entidades receptoras que correspondan
(Gobiernos locales, Direcciones Regionales de Salud y Educación, Concesionarias Eléctricas,
etc.), esto fin de que se otorguen las facilidades durante el desarrollo del proceso.
Publicación de las obras a transferir en el diario Oficial El Peruano, del mismo modo se
publicación en el diario de mayor circulación de la zona del proyecto.
Elaboración de los expediente de transferencia, para lo cual se debe considerar los
requisitos señalados en el Reglamento e la Ley de Transferencias.
Contratación e Promotores de Transferencia para el desarrollo de actividades tales como:
Regularizar documentos técnicos de los expedientes de transferencia, reuniones de
capacitación y coordinación con las entidades receptoras, coordinación y suscripción de actas
de transferencia.

RENUENCIA EN RECEPCIÓN DE OBRAS
• Las entidades receptoras, son renuentes ala recepción de las obras, considerando que
fueron ejecutadas por autoridades de otros periodos. En el caso de las concesionarias
eléctricas se agudiza la renuencia, dilatándose críticamente el proceso.
VERIFICACIÓN DEL ESTADO FISICO DE LAS OBRAS
• Las entidades receptoras verifican el estado físico de las obras antes de recibirlas, ello
dilata el proceso, supeditándose a la disponibilidad del receptor.
FORMALIZACIÓN DE LAS ENTIDADES RECEPTORAS
• En la mayoría de casos, para el caso de las obas tipo canales, sistema de agua potable y otros,
las entidades receptoras no se formalizan sus directivas ante los registros públicos, ello implica
identificar otra entidad formal que recepcionen definitivamente la obra.
ANTIGÜEDAD Y UBICACIÓN DISPERSA DE LAS OBRAS
• Se cuentan con obras que por su antigüedad debe ser objeto de rehabilitación, dicha
situación dilata el proceso, del mismo modo las obras mas dispersas generan mayores gastos
en su transferencia.

LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS
Unidad de Administración - Coordinación de Liquidación,
Transferencia y Cierre de Proyectos

BASE LEGAL
– Artículo 4° del Decreto Ley N° 26157
– Decreto Supremo N° 015-96-PCM – Precisan facultades de los Núcleos
Ejecutores que reciben financiamiento de FONCODES para la ejecución de sus
proyectos
– Decreto Supremo N° 020-96-PRES – Incluyen a los Núcleos Ejecutores de los
Programas o Proyectos Especiales financiados por FONCODES dentro de los
alcances del DS N° 015-96-PCM
– Resolución de Superintendencia N°007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento
de Comprobantes de Pago y sus modificatoria
– Ley N° 27171 – Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social
financiada por el Fondo Nacional de Compensación y Desarrollo Social –
FONCODES
– Decreto Supremo Nº 005-2000-PRESç – Reglamento de la Ley N° 27171; y
modificatorias.
– Resolución Ministerial N°228-2017-MIDIS que aprueba el Manual de Operaciones
del Fondo de Cooperación para el Desarrollo Social (FONCODES).

DEFINICION
Es el acto administrativo a través del cual FONCODES
determina formalmente el monto efectivamente gastado en
un proyecto concluido y operativo, ejecutado en
estricto cumplimiento del expediente técnico, Convenio de
Financiamiento y procedimientos de ejecución y
liquidación.
Modalidades de Liquidación:
• Regular
• De oficio
• Liquidación de Cuentas de Convenios Resueltos

ALCANCE
Los procedimientos y directivas de ejecución y liquidación
son de cumplimiento obligatorio para los miembros de los
Núcleos Ejecutores, Agentes externos, Supervisores y
Liquidadores de las Unidades Territoriales y Especialistas de
Liquidación en Sede.

MODALIDADES DE LIQUIDACIÓN
1. Regulares
Cuando a la conclusión de la ejecución de la obra, ésta se encuentre
terminada y operativa; y que la rendición final de cuentas completa
presentada a la Unidad Territorial por los miembros del Núcleo Ejecutor,
Residente/Coordinador y Supervisor de demuestre la correcta utilización
de los recursos recibidos
• La liquidación del convenio se sustenta en:
* La obra física ejecutada, reflejada en la valorización Final
(Infraestructura)
* Convenio concluido (Productivo)
* La Rendición Final de Cuentas

2, De Oficio:
Procedimiento administrativo para suplir la falta de documentación sustentatoria idónea
que acredite la culminación de la obra y para determinar el valor final de la liquidación,
regulada por la Directiva Nº 001-2000-FONCODES/GG aprobada por la Resolución de
la Dirección Ejecutiva Nº 110-2000-FONCODES/DE.
2.1 De Infraestructura: Al no existir documentación sustentatoria es
necesaria la verificación física de la obra
2.2 Con Observaciones Cursadas: con observaciones de tipo contable,
administrativo y con rendición completa. Sólo se agrega los informes
del Supervisor Zonal y Asesor Legal Zonal
2.3 Con Proceso Judicial : Con rendición y sin rendición
2.4 Proyectos Productivos y/o Asistencia Social
2.5 Otros Casos: * Terminado y No operativo
Para iniciar los procedimientos de liquidación de oficio se debe cumplir con las
notificaciones a los agentes ejecutores, de acuerdo a Ley.

3. Resuelto:
Es el acto a través del cual FONCODES deja sin efecto un convenio de financiamiento relativo a un
proyecto no concluido.
Las normas y procedimientos se encuentran contenidas en la Directiva N° 001-2004-
FONCODES/GPyS/GPI, aprobada por la Resolución Gerencial N° 073-FONCODES/GG de fecha
17/08/2004
Liquidación de cuentas
Es el acto administrativo por el que se determina formalmente el monto efectivamente gastado en un
proyecto no concluido reflejado en la valorización final o en un proyecto no iniciado, a efectos de
liquidarlo con dicho monto, sin perjuicio del inicio de las acciones legales que corresponda
• Proyectos No Concluidos por cinco causales
*Abandono de obra o incumplimiento de terceros
*Razones técnicas
*Cuando la inversión que se requiere no justifica los objetivos
*Deficiencias en proceso de gestión, elaboración y/o evaluación del
proyecto
*Imposibilidad de constatar el avance físico in situ

De acuerdo a las facultades que el MOP de FONCODES otorga a la Unidad de Administración ,
La Coordinación de Liquidación y Transferencia, organiza, regula y supervisa la liquidación de
proyectos productivos y de infraestructura, de los cuales tenemos:
 Proyectos Haku Wiñay y Noa Jayatai
 Proyectos de Infraestructura
 Proyectos de Agua Mas
 Proyectos de Cocinas Mejoradas a Leña – MEM
 Proyectos Mi abrigo
Los cuales se ejecutan y liquidan con los procedimientos y directivas propias, dado que cada una
de ellos tienen sus particularidades y periodos de ejecución.
PROGRAMACIÓN:
Para el presente año las metas de las liquidaciones se han establecido conjuntamente entre La
Coordinación de Liquidaciones y Transferencias y las Unidades Territoriales, formulándose 700
proyectos a liquidar, cuyo resumen se muestra en la siguiente diapositiva.
Para el cumplimiento de las 700 liquidaciones en el presente año, está supeditada a la
aprobación de la Demanda Adicional Presupuestal, ya que no se cuenta con recursos para la
contratación de liquidadores en las UUTT.

Con relación a dos Unidades Territoriales se tiene:
1-Las UUTT de Chimbote y Moquegua en el presente año solo desarrollarán labores
de revisión de rendiciones de cuenta mensual y pre liquidación anual (Dado que los
proyectos de Haku Wiñay se iniciaron en el año 2017 y 2018 respectivamente, los
cuales tienen un plazo de ejecución de 3 años)
2-La UT Tumbes no cuenta con carga de proyectos por liquidar.

UNIDAD
TERRITORIAL
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SETIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
PROYECTOS A
LIQUIDAR
ABANCAY 0 3 0 4 0 1 4 1 1 4 4 3 25
AREQUIPA 0 3 1 0 0 0 0 4 0 2 0 0 10
AYACUCHO 2 2 1 2 3 2 2 2 16
CAJAMARCA 0 9 8 5 7 8 8 3 3 2 2 2 57
CERRO DE PASCO 0 0 1 1 1 1 1 1 3 3 3 3 18
CHACHAPOYAS 0 0 2 3 2 3 3 2 2 4 4 3 28
CHICLAYO 0 0 0 4 5 4 0 2 2 2 2 1 22
CUSCO 1 16 8 12 8 4 0 10 0 0 0 0 59
HUANCAVELICA 0 4 5 6 10 8 5 6 6 5 8 6 69
HUANCAYO 2 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 35
HUANUCO 4 4 3 2 3 2 4 4 4 5 4 4 43
HUARAZ 0 0 0 4 0 0 0 0 4 3 4 3 18
ICA 2 7 2 11
IQUITOS 0 4 4 6 4 4 4 4 4 6 4 0 44
LA MERCED 0 4 4 4 0 8 8 8 0 8 0 8 52
LIMA 0 1 3 2 1 1 1 1 1 1 1 1 14
PIURA 2 2 2 8 7 9 0 30
PUCALLPA 0 8 5 5 8 0 3 4 0 4 4 3 44
PUERTO MALDONADO 0 0 1 2 6 1 1 0 0 0 0 0 11
PUNO 0 0 4 0 0 0 4 4 8 4 4 4 32
TACNA 1 1 1 1 1 1 2 3 2 13
TARAPOTO 0 3 3 2 3 3 3 0 3 5 6 3 34
TRUJILLO 0 0 0 3 1 2 2 5 2 0 0 0 15
TOTAL 5 65 65 70 65 58 60 65 58 71 66 52 700

FLUJOGRAMA DE LIQUIDACIÓN DE
PROYECTOS PRODUCTIVOS

ORNEC Y
COORDINADOR
FLUJOGRAMA DE PRELIQUIDACIÓN ANUAL DE PROYECTOS
PRODUCTIVOS
UNIDAD
TERRITORIAL
PRESENTAN A LA UT DENTRO
DE LOS 10 DÍAS ÚTILES
POSTERIORES AL
VENCIMIENTO DEL PRIMER Y
SEGUNDO AÑO U OTRA
CAUSAL SUSTENTADA, EL
INFORME TÉCNICO
ADJUNTANDO LA
DOCUMENTACIÓN
SUSTENTATORIA ORIGINAL
DEL GASTO REALIZADO
HASTA EL ÚLTIMO DÍA HÁBIL
DEL TRIMESTRE
ESPECIALISTA EN
PROYECTOS DE
DESARROLLO
PRODUCTIVO
- REGISTRA EN
SISTEMAS LA
PRESENTACIÓN,
PREVIA VERIFICACIÓN
CHECK LISTA
- DERIVA AL
ESPECIALISTA EN
PROYECTOS DE
DESARROLLO
PRODUCTIVO DE LA UT
- REGISTRA EN EL
SISTEMA
- REVISA LA
DOCUMENTACIÓN EN
UN PLAZO NO MAYOR A
7 DÍAS ÚTILES
CONFORME
NO
SI
OBSE
RVA
- EMITE INFORME
DE
CONFORMIDAD
- ELABORA ITE Y
GENERA FICHA
DE APROBACIÓN
DE LA
PRELIQUIDACIÓN
- EL JEFE DE LA UT
SUSCRIBE LA FICHA DE
APROBACIÓN DE PRELIQUIDACIÓN,
PREVIA SUSCRIPCIÓN DEL
ENCARGADO DE LIQUIDACIONES Y
ESPECIALISTA EN PROYECTOS DE
DESARROLLO PRODUCTIVO DE LA
UT
- REMITE LA FICHA EN VERSIÓN
DIGITAL A LA UGPP Y EN
FOTOCOPIA AUTENTICADA LA
COORDINACIÒN DE LIQUIDACIONES
DE SEDE CENTRAL Y NEC
– LA DOCUMENTACIÓN QUEDA EN
CUSTODIA EN LA UT
LIQUIDADOR DE
LA UT
- REGISTRA EN EL
SISTEMA
- REVISA QUE LA
DOCUMENTACIÓN
CUMPLA CON LAS
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS EN UN
PLAZO NO MAYOR A 7
DÍAS ÚTILES
– DERIVA EL
EXPEDIENTE AL
LIQUIDADOR DE LA UT
CONFORME
EMITE
INFOR
ME DE
CONFO
RMIDA
D
OBS
ERV
A
NOTIFICACIÓN
CONJUNTA SUSCRITA
POR EL JUT
SI
NO

ORNEC Y
COORDINADOR
FLUJOGRAMA DE LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS PRODUCTIVOS
UNIDAD
TERRITORIAL
-PRESENTAN
LA
DOCUMENTA
CIÒN
COMPLEMET
ARIA DENTRO
DEL PLAZO
MÁXIMO DE
10 DÍAS
UTILES
POSTERIORE
S A LA FECHA
DE
TERMINACIÓN
DEL
PROYECTO,
SEGÚN ACTA
ESPECIALISTA EN
PROYECTOS DE
DESARROLLO
PRODUCTIVO
SI
NO
- REGISTRA EN SISTEMAS LA
PRESENTACIÓN, PREVIA
VERIFICACIÓN CHECK LIST
- DERIVA AL ESPECIALISTA EN
PROYECTOS DE DESARROLLO
PRODUCTIVO
- REGISTRA EN EL
SISTEMA
- REVISA LA
DOCUMENTACIÓN
SUSTENTATORIA
EN 15 DÍAS UTILES
CONFOR
ME
NO
SI
OBS
ERV
A
- EMITE
INFORME DE
CONFORMIDA
D
- EMITE ITE
- SOLICITA
CONF
CONTAB
-- CON LA
CONFORMIDA
D CONTABLE
GENERA
FICHA DE
APROBACION
- EL JEFE DE LA UNIDAD
TERRITORIAL SUSCRIBE LA
FICHA DE APROBACIÓN DE
LIQUIDACIÓN PREVIA
SUSCRIPCIÓN DEL
LIQUIDADOR Y ESPECIALISTA
EN PROYECTOS DE
DESARROLLO PRODUCTIVO.
- EL PLAZO MÁXIMO PARA LA
LIQUIDACIÓN ES 25 DÍAS
UTILES SINO HUBIERA
OBSERVACIONES -
REMITE LA FICHA EN EL
TÉRMINO DE 48 HORAS DESDE
SU EXPEDICIÓN EN VERSIÓN
DIGITAL A LA UGPP, EN COPIA
AUTENTICADA A
LIQUIDACIONES SEDE
CENTRAL
- TODA LA DOCUMENTACIÓN
QUEDA EN CUSTODIA DEL
ARCHIVO DE LA UT
LIQUIDADOR DE
LA UT
-REGISTRA EN EL
SISTEMA
- REVISA LA
DOCUMENTACIÓN Y
VERIFICA EL
CUMPLIMIENTO DE
ACTIVIDADES Y
METAS, EN UN PLAZO
NO MAYOR DE 10 DÍAS
UTILES
CONFORME
- EMITE
INFORME DE
CONFORMIDA
D
-- DERIVA LA
DOCUMENTACI
ÓN AL
LIQUIDADOR
DE LA UT
OBS
ERV
A
NOTIFICACIÓN CONJUNTA
SUSCRITA POR EL JUT
COORD. DE
CONTABILIDAD
EMITE
CONFORMI
DAD
CONTABLE
EN UN
PLAZO DE
3 DÍAS
CALENDAR
IO

PROBLEMÁTICA
Las Limitaciones que se han identificado son:
GENERACIÓN DE UNA GRAN CARGA DE PROYECTOS PARA RENDICION DE CUENTA
MENSUAL Y LIQUIDAR, lo cual se generándose debido a dos aspectos:
-Se ha sobrecargado la labor de liquidador de planta de la Unidad Territorial con diversas
actividades referentes a los proyectos ROMAS, Agua +, Mi abrigo, Haku Wiñay, PP 118, entre
otros, el resultado es el embalse de rendiciones sin revisar.
-No se cuenta con recursos presupuestales para la contratación de liquidadores por orden de
servicio
UBICACIÓN FÍSICA DE LA COORDINACIÓN DE LIQUIDACIONES Y TRANSFERENCIAS,
reubicada desde el mes de febrero del año 2017, en el local de FONCODES del distrito de La
Molina, lo que se deriva a una Limitada Comunicación Inmediata de la Coordinación de
Liquidación y Transferencia con las otras Unidades Orgánicas, tales como la UA, Coordinación
de Contabilidad, UGPI y UGPP, tal es el caso de cuando se convoca a reuniones de trabajo en
la sede central, se pierde entre 2 o 3 horas de trabajo entre la ida y vuelta del trabajador que se
desplaza a Sede. De otro lado también se genera la dilación de la atención de los documentos
a las UUTT y más aún ahora que se ha comunicado que solo una vez por día acudirá la
movilidad a local de La Molina.

LOS ESPECIALISTAS DE LIQUIDACION DE LA COORDINACIÓN DE
LIQUIDACION Y TRANSFERENCIA DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN, NO
CUENTAN CON UN PRESUPUESTO ESPECÍFICO PARA REALIZAR
COMISIONES DE SERVICIO para las labores de supervisión, capacitación y
apoyo en la revisión de expedientes de rendición de cuentas mensual, pre
liquidación y liquidación final a las UUTT, lo cual limita el seguimiento y el apoyo in
situ del proceso.

RIESGOS
El no contar con recursos (humanos y económicos), esto es, un presupuesto oportuno y
adecuado, para atender óptimamente los procesos de liquidación conlleva a:
Incumplimiento de la programación anual de liquidaciones, registrado en el Plan Operativo
Institucional (POI), tal es el caso del año 2018 que, de 693 proyectos programados para
liquidar, se liquidó sólo 508 proyectos, lo cual representa el 73% de la programación.
Embalse de proyectos por liquidar, se precisa que a la fecha se cuenta con 1766 proyectos
(con preliquidaciones pendientes de proyectos en ejecución y liquidaciones finales
pendientes de proyectos culminados en su ejecución), que actualmente vienen siendo
ejecutados en las UT, bajo el monitoreo y seguimiento de 05 especialistas de liquidación de
Sede Central. Dicha situación genera sobrecarga de trabajo, imposibilitándose un control y
monitoreo adecuado.
Los proyectos que no logran liquidarse oportunamente, son pasibles de ser observados por
las Sociedades de Auditoría Externas, así como por la Contraloría General de la República
(CGR). Se precisa, que la situación señalada generó una serie de observaciones en las
diversas auditorías al FONCODES.

Para el caso de los proyectos de Infraestructura en tanto no se logre liquidar y luego
transferir las obras, los recursos monetarios que se invirtieron, continúan financieramente,
en las cuentas de orden de FONCODES. Esto también conlleva a observaciones de las
Sociedades de Auditoría Externas.
Ante la falta de recursos para la contratación de liquidadores en las UUTT, el riesgo
potencial de malversación de fondos institucionales por parte de los ejecutores de los
proyectos se torna más probable, ya que los liquidadores de planta tienen el rol de
fiscalizadores de las rendiciones de cuentas, verificando comprobantes de pago,
fomentando la transparencia en las adquisiciones, entre otros. En conclusión, la labor de los
liquidadores mitiga el riesgo de corrupción.
Adicionalmente a los aspectos institucionales, se debe tener en cuenta que dentro del
Sistema Nacional de Inversión Pública (Invierte.pe), las localidades intervenidas con los
proyectos de FONCODES, no podrán acceder a nuevos financiamientos, ya sea para
complementar, ampliar o mejorar los proyectos ejecutados o impulsar proyectos nuevos,
hasta que se haya cumplido con el proceso de Liquidación, Transferencia y Cierre.
En consecuencia, las limitaciones en el proceso de liquidación, ponen en riesgo a las
localidades intervenidas que solicitan el financiamiento de proyectos complementarios, ya
sea con recursos de los gobiernos locales, regionales o los pliegos sectoriales.

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