Este documento presenta los resultados de una investigación preliminar realizada sobre la ferretería Tituana Espinoza. La ferretería se dedica a la venta de materiales de construcción y actualmente realiza sus procesos de forma manual, lo que genera problemas como la pérdida de registros de ventas, falta de control de inventario y flujo de caja. El objetivo del proyecto es implementar un sistema informático que permita automatizar los procesos de ventas y control de inventario para resolver estos problemas.

1. 139065-175895Ferretería Tituana EspinozaAvda. Montgomery Sánchez Km 1/2 Vía Machala - El CambioTeléfono: 099982687Ferretería Tituana EspinozaAvda. Montgomery Sánchez Km 1/2 Vía Machala - El CambioTeléfono: 099982687<br />S.I.G.V.F.T.E 1.0<br />Sistema informático de gestión de ventas para la ferretería Tituana Espinoza<br />Investigación preliminar<br />HISTORIAL DE REVISIONESFECHAVERSIÓNDESCRIPCIÓNRESPONSABLE<br />CONTROL DE CAMBIOSFECHAVERSIÓNDESCRIPCIÓNRESPONSABLE<br />Introducción<br />La investigación preliminar o también conocida como planificación, es la primera aproximación que tenemos nosotros como investigadores a la realidad del estudio de la empresa, la cual nos permite reunir datos de primera mano para contextualizar y delimitar el problema de investigación y así reunir suficiente información para hacer del mismo un adecuado planteamiento.<br />La investigación preliminar consiste por lo general en la elaboración de entrevistas informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de estudio, así como consulta a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del problema detectado y que piensa abordar a través de la investigación para darle solución.<br />Propósito <br />El propósito de la investigación preliminar es recolectar toda la información necesaria acerca de la empresa con el fin de conocer la verdadera situación de la empresa y determinar cuáles son los diferentes problemas que aquejan a dicha organización. <br />La investigación preliminar durante la recopilación de datos nos puede ayudar revelar los espacios vacíos en el orden y en el contexto del estudio de la empresa e indicar dónde se deberían recoger más datos para completar los vacíos de información. <br />Definición, Siglas y Abreviaturas<br />S.I.G.V.F.T.E: Sistema Informático de Gestión de Ventas de la Ferretería Tituana Espinoza es el nombre que le hemos decidido darle a nuestro sistema.<br />Software: Considerado como el producto que se compone de programas, datos y documentos.<br />Ámbito: Espacio comprendido dentro de límites determinados definido como un pre-requisito para la estimación.<br />Análisis: Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos.<br />Referencias<br />Los estándares, metodología, documentación que sirven de base para la elaboración de la presente Investigación Preliminar se hacen referencia a continuación: <br />solicitud de servicios del sistema<br />-5943602603500<br />Cometido de la empresa<br />Nombre de la empresa<br />Ferretería Tituana Espinoza.<br />Gerente: Mercy Espinoza.<br />Razón de la Empresa<br />Esta empresa se dedica a la venta de materiales de construcción, cuenta con todos los permisos necesarios para su libre funcionamiento.<br />Antecedentes<br />El nombre de la empresa surgió con la ayuda de sus hijos, esta empresa se creó con la finalidad de ayudar a solventar gastos económicos en el hogar. El negocio comenzó a producir hace 3 años en la avenida Montgomery Sánchez. La Gerente General de esta empresa es la Sra. Mercy Espinosa.<br />Esta empresa se dedica a la venta de materiales para la construcción, la idea de la creación de esta empresa que actualmente es una de las más grandes de este sector empezó , desde un comercial pequeño con productos básicos, hoy en día contamos con un surtido amplio en lo que es materiales para la construcción.<br />El espacio geográfico comprende la avda. Montgomery Sánchez, ubicado en la ciudad de Machala, en la dirección vía al cambio.<br />Se dedica a la venta de materiales para la construcción. Se origino a partir de la necesidad en el medio no había en este sector de la ciudad de Machala un negocio de materiales para la construcción y había alguien que ofrecía materiales pero lo era muy pequeño el negocio y nosotros gracias a los compradores hemos salido adelante y lo hemos hecho grande la empresa.<br />Localización<br />La ubicación de la Empresa es en la Avda. Montgomery Sánchez Km ½ via Machala – El Cambio<br />Croquis<br />Misión<br />Es la de brindar a sus clientes una atención muy amena, espera además suplir las necesidades de todos las personas que actualmente acuden a demandar sus productos, y pues que más que con una tecnología de punta.<br />Visión<br />Su visión es contribuir a la venta de materiales de construcción a esa zona y a toda la ciudad de Machala ya q es una de las ferreterías más grandes que tiene dicha ciudad.<br />El visón a futuro de su propietaria es que su empresa siga creciendo y abarque más mercado tanto en dicha ciudad cono en el resto de partes de la provincia y de esta manera siga siendo una de las ferreterías más exitosas de la ciudad.<br />Objetivos<br />Es seguir creciendo como empresa y también mejorar la atención al cliente por eso desea q todas las ventas y ganancias sean controladas de manera automatizada.<br />Además que toda su mercadería sea controlada para sabes que materiales no más hay en stop y saber lo q no tenemos para poder hacer pedidos.<br />Organigrama<br />Análisis de Áreas de Empresas<br />Actualmente la ferretería Tituana Espinoza cuenta con dos departamentos, el departamento de ventas y el de administración, además de ello encontramos también una bodega, equipos de mostrador para exhibir la mercadería, vehículos para poder transportar los materiales e insumos.<br />El departamento de ventas actualmente está compuesto así:<br />Actualmente la empresa no cuenta con un sistema de facturación, este proceso es manual, el principal inconveniente en este departamento es que se pierden los datos, al no mantener un registro de sus clientes e inventario, no pueden controlar el flujo de productos de entrada y salida de sus productos, además de que pierden tiempo al realizar la misma, por lo cual se hace menester la adquisición de un sistema automatizado que ayude a agilitar todos estos procesos.<br />Matriz de Estudio de Problemas/Oportunidades<br />Problemas/OportunidadesUrgenciaVisibilidadBeneficio actualPrioridadSoluciónPerdida del registro de ventasSeis mesesAltaNinguno2Desarrollo aplicativoNo hay control de inventarioArreglo inmediatoaltaNinguno1Desarrollo aplicativoNo hay control de flujo de cajaTres mesesAltaNinguno1Luego del desarrollo del inventario<br />Definición del Problema<br />Problema: Perdida del registro de ventas.<br />Causa: Control de las ventas diarias de manera manual.<br />Efecto: Pérdida de tiempo que afecta a los empleados y por ende a la empresa.<br />Pérdida de dinero para los empleados y a la empresa misma.<br />Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control adecuado de las ventas realizadas día a día.<br />Problema: No hay control del inventario.<br />Causa: Control del stock de mercadería en bodega, por la pérdida de información.<br />Efecto: No hay control de stock, no se sabe la cantidad de productos existentes en bodega<br />Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control adecuado de las ventas realizadas día a día.<br />Problema: No hay control de flujo de caja.<br />Causa: Por el problema anterior, al no haber control del inventario no se puede establecer un balance.<br />Efecto: no hay control de ingresos y egresos, no sabemos si está ganando o perdiendo la empresa<br />Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control adecuado de las ventas realizadas día a día.<br />Ámbito del Proyecto<br />El sistema a implementarse deberá ser capaz de suplir esta necesidad la cual es la de mantener sus productos ordenados, controlando el stock, y el inventario así mismo lo registros de las ventas (facturas).<br />El sistema estará enfocado al área de ventas, en la plataforma de WINDOWS XP, ya que con este sistema el usuario está totalmente familiarizado y de esta manera evitar posibles inconvenientes en el uso del sistema.<br />Además la persona autorizada en manejar los procesos de ventas, será un usuario y el encargado de la parte administrativa como contabilidad será la persona encargada del negocio en este caso “La gerente”.<br />