Mnual de contratación personeria caramanta ok

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE CARAMANTA
PERSONERIA MUNICIPAL
“Con humanismo defendemos tus DERECHOS”
Carrera 21 Bolívar 19-55. Piso 1. Personería Municipal.
Teléfono: 8 55 33 98.
RESOLUCIÓN No. 015 – 14
Caramanta, Antioquia, y uno (31) de Julio de dos mil catorce (2014)
POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE
LA PERSONERÍA DE CARAMANTA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
LA PERSONERA MUNICIPAL DE CARAMANTA, ANTIOQUIA, EN USO DE
SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES Y EN ESPECIAL LAS
CONFERIDAS POR EL DECRETO 1510 DE 2013 LAS LEYES 136 DE 1994 Y
617 DE 2000,
RESUELVE
1 GENERALIDADES
1.1 PRESENTACIÓN
El presente Manual de Contratación, servirá como herramienta de consulta para el
Ordenador del Gasto en La Personería municipal de Caramanta, en cuyo
contenido se encuentran los principios básicos del proceso contractual e incluyen
los modelos guías del mismo, entendido éste, como los procesos
precontractuales, contractuales y post-contractuales de los contratos celebrados
por la Personera o quien esta delegue, dentro de la órbita de la delegación que se
les confiera, para los procesos de Licitación o Contratación Directa.
También en el presente manual se encontrarán las de consulta concordantes con
la Ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública”, modificada y adicionada por la Ley 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011, la
ley 1551 de 2012, el Decreto 1510 de 2013; el Decreto 777 de 1992,
Reglamentación a la celebración de los contratos a que se refiere el inciso
segundo del artículo 355 de la Constitución Nacional, en concordancia con el
decreto 2459 de 1993, decreto 393 de 1992, Celebración de contratos con
entidades privadas sin ánimo de lucro, ley 734 de 2002, Código Disciplinario
Único, ley 1437 de 2011, y sus decretos reglamentarios, así como doctrina y
jurisprudencia de aquellos temas comunes que se consideran de gran importancia
en el desarrollo del proceso contractual.
El contenido del presente Manual se dividirá en cinco capítulos así: 1.
generalidades, 2. etapa precontractual, 3. etapa contractual o de ejecución, 4.

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etapa post-contractual o de liquidación de los contratos, 5. contratación de
urgencia manifiesta y 6 anexos, como las minutas guías.
1.2 OBJETIVOS DEL MANUAL
Obtener el mejoramiento y la optimización del proceso contractual desarrollado en
la Administración, estableciendo una guía práctica de los pasos a seguir en
cualquier proceso de contratación, regulado dentro del marco legal.
Servir como documento de consulta y herramienta útil para los Ordenadores del
Gasto, en el desarrollo del proceso contractual, en cumplimiento de la visión y
misión de la Administración.
1.3 MARCO LEGAL
El presente Manual de Contratación tiene como marco legal la Ley 80 de 1993,
Decreto 111 de 1996, ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Ley 1150 de 2007,
decretos 1510 de 2013, ley 1551 de 2011, Decreto 777 de 1992, Reglamentación
a la celebración de los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355
de la Constitución Nacional, en concordancia con el decreto 2459 de 1993,
Decreto 393 de 1992, Celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo
de lucro, Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, y demás leyes y decretos
concordantes vigentes.
1.4 RESOLUCIÓN DE DELEGACIÓN
Para el caso de la Personería CARAMANTA, por medio de resolución municipal se
delegarán funciones y competencias relacionadas con la contratación de obras,
bienes y servicios con destino a la entidad cuando el Personero así lo estime
conveniente y en concordancia con el Comité de Contratación.
1.5 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
 Interés general: Punto de partida de los demás principios, el cual se
contrapone al principio de la autonomía de la voluntad. Este principio se refiere
a la protección de bienes jurídicos imputables a la colectividad, cuya protección
corresponde a los entes públicos como gestores de los mismos y no a la esfera
de los funcionarios. El artículo 3 de la ley 80 de 1993 lo establece en el sentido
de que los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar
contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el
cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los

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servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los
administrados que colaboran con ellos en la consecución de dichos fines.
 Legalidad: Tiene su fundamento en el artículo 13 de la ley 80 de 1993 que
establece que los contratos que celebren las entidades estatales se regirán por
las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias
reguladas por la ley 80/93, respetando siempre el interés general.
 Planeación: Es el complemento del interés general, en la medida en que los
contratos no pueden ser producto de la improvisación. En el siguiente capítulo
se expondrá ampliamente este principio regulador de la actividad contractual.
 Selección objetiva: Este principio consiste en que se debe escoger a quien
mejor pueda cumplir con la prestación, el que otorga mayor garantía, es decir,
el mejor contratista. La ley 80 en su artículo 29 establece para garantizar la
selección objetiva en primer lugar, la obligación de comparar ofertas entre sí
teniendo en cuenta el pliego de condiciones o término de referencia; en
segundo lugar, la comparación de propuestas con los estudios previos y
finalmente comparar las ofertas con los precios del mercado. En el evento de
presentarse una sola oferta, esta debe ser comparada con los estudios previos
y los precios del mercado.
 Transparencia: Es un principio que invita a que se pueda ver al interior de la
administración. Tiene relación con el proceso de escogencia del contratista en
donde hay pluralidad de procedimientos. Es de carácter general porque debe
aplicarse a todo proceso contractual. Debe así mismo, ser aplicado cuando no
existen procedimientos especiales para escoger contratistas.
 Igualdad: Este principio opera de forma excepcional ya que hay cláusulas
excepcionales (caducidad, modificación, terminación e interpretación
unilateral), es decir, el contrato del estado en cuanto a relación entre las partes
se rige por la igualdad, salvo los casos en que operan las cláusulas de
excepción por mandato expreso de la ley.
 Conmutatividad: Los contratos deben hacerse, con base en la
conmutatividad, es decir, que lo que se da sea igual a lo que se recibe
especialmente en el precio del contrato. En la Ley 80 de 1993 encuentra su
fundamento en el equilibrio económico del contrato.
 Autonomía de la voluntad: Consiste en la posibilidad de negociar cláusulas
de forma discrecional. Tiene su fundamento en el artículo 40 de la ley 80 de
1993, en el sentido de que las entidades podrán celebrar los contratos y

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acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento
de los fines estatales. Este principio encuentra su límite en el interés general.
 Principios generales del derecho administrativo: Los postulados del interés
general, la eficacia, la economía y celeridad se incorporan como normas
rectoras de los procesos contractuales.
 Consecuencias del desconocimiento de principios: Cuando se desconocen
principios que son innegociables y que impidan adoptar correctivos, tales como
la transparencia y la selección objetiva, generan como efecto la nulidad
absoluta. Cuando se desconocen otros principios tales como el de planeación
se está frente a nulidad relativa, por ser objeto de corrección.
1.6 VEEDURIAS CIUDADANAS
En cumplimiento de la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, Ley 850 de 2003, la
ley 1474 de 2011, y demás normas que las adicionen, sustituyan o deroguen, las
veedurías ciudadanas podrán desarrollar su actividad durante la etapa
precontractual, contractual y post-contractual haciendo recomendaciones escritas
y oportunas antes las entidades que administran y ejecutan el contrato y ante
órganos de control para buscar eficiencia en actuaciones de los funcionarios.
Podrán adicionalmente intervenir en las audiencias que se realicen.
La Personería CARAMANTA debe convocar veedurías ciudadanas para realizar
el control social a cualquier proceso de contratación y suministrará información y
documentación pertinente que no esté publicada en la página web de la
Personería ni en el Portal Único de Contratación.
2 ETAPA PRECONTRACTUAL
Para poder iniciar un proceso de contratación ya sea por la vía de licitación o
contratación directa es obligatorio cumplir con una serie de requisitos que su
inobservancia son constitutivos en algunos casos de nulidad y en otros generan
responsabilidad personal de quien los ordena.
Uno de los principios que rigen la actividad contractual es el principio de
planeación, el cual está ligado a los principios de interés general y legalidad, que
se traduce en que la escogencia de contratistas, la celebración de contratos, la
ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser producto de la
improvisación, según ha manifestado el Consejo de Estado en sentencia del 1 de
junio de 1995.

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2.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Con una periodicidad anual, las dependencias de la Personería Municipal
elaboran el Plan Anual de Adquisiciones, en el cual registran los proyectos de
inversión a ejecutar en coherencia con el Plan de Desarrollo y con el presupuesto
de la vigencia, para la ejecución de dichos proyectos en algunos casos se requiere
la contratación de obras, bienes y servicios, el cual debe ser publicado por la
Personería encargada de consolidarlo a más tardar el 30 de enero de cada año,
según lo dispone la ley 1474 de 2011, y debe ser publicado en el SECOP y en la
web de la entidad.
2.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PREVIOS y análisis del sector
La primera de las exigencias que el legislador establece en virtud del principio de
la planeación es el cumplimiento de exigencias técnicas previas que se consagra
en la ley 80 de 1993 artículo 25, numeral 12, inciso 1 que consagra que “con la
debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del
contrato, según el caso deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos
requeridos y los pliegos de condiciones...”. De ahí que“...las entidades y los
servidores públicos responderán cuando hubieren abierto licitaciones o concursos
sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones,
diseños estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, así como el
análisis del Sector, en cumplimiento del Decreto 1510 de 2013, o cuando los
pliegos de condiciones o hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o
confusa que conduzca a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por
parte de aquellos...”. Así las cosas debe cumplirse con las exigencias técnicas
previas que se traducen en la elaboración del proyecto completo que comprende
los estudios, diseños, especificaciones técnicas que permitan suministrar
elementos objetivos para elaborar el pliego de condiciones o según el caso, al
igual que fijar los parámetros sobre los cuales se irán a comparar o evaluar las
propuestas. Esa planeación técnica define el objeto a contratar y determina que
ese proyecto completo sea posteriormente susceptible de ser entregado al uso
general o al servicio correspondiente.
2.3 NOMBRAMIENTO DE LOS RESPONSABLES DE LA CONTRATACIÓN
Deben nombrarse los integrantes del comité de contratación, así como los
responsables de cada proyecto y a los supervisores que van a participar en cada
proceso de contratación para efectuar un seguimiento al proyecto y realizar una
división del trabajo para determinar la forma en que se va a satisfacer la
necesidad. Para dar cumplimiento a éste requisito, en cada contrato habrá un
supervisor quien está obligado a elaborar los informes respectivos; para los
contratos que sean iguales o inferiores a doscientos (280) salarios mínimos

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legales mensuales vigentes, independientemente de su naturaleza, corresponde al
Personero; cuando no disponga otra cosa; cuando el proceso a contratar sea
mayor a ese valor la Interventoría será contratada externamente.
2.4 ELABORACIÓN DEL ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
Debe elaborarse un estudio de conveniencia y oportunidad que debe contener
obligatoriamente la determinación de la necesidad que se pretende satisfacer, la
definición técnica de la forma en que se satisface la necesidad a través del
proyecto, estudio, diseño, pre diseño; las condiciones del contrato a realizar tales
como el objeto, el plazo, el lugar de ejecución, el valor y las obligaciones para las
partes; el soporte técnico y económico del valor y finalmente el análisis de riesgos,
su nivel, extensión del riesgo que debe ser amparado por el contratista. Siendo
este análisis del riesgo muy importante porque evita incurrir en errores de
contratos pasados y el cual se deberá ceñir al manual que ha implementado
Colombia Compra Eficiente. La conveniencia o inconveniencia del objeto a
contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán
con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del
contrato según el caso, tal y como consta en el artículo 25, numeral 7 de la Ley 80
de 1993 y el Decreto 1510 de 2013. Estos juicios por mandato de la ley debe
hacerlos el funcionario que está al frente del respectivo proceso, de la entidad
estatal, basado en criterios de conveniencia y no arbitrariedad. Es así como el
numeral 1 del artículo 30 de la ley 80 de 1993 establece que constituye parte de la
legalidad del acto de apertura de la licitación expresar la conveniencia u
oportunidad del contrato que se aspira a celebrar, basado en razones sustentadas
en juicios de carácter técnico y con sujeción a planes y programas desarrollados
por las entidades correspondientes.
2.5 ANÁLISIS DEL SECTOR Y PRECIOS DEL MERCADO
Debe efectuarse el análisis del sector, y estudio de precios del mercado que debe
hacerse con base en el mercado real, para determinar la cuantía del proceso y del
contrato y como consecuencia evitar que la administración no pague más ni
menos de lo que verdaderamente cuestan dichos bienes y servicios. Se trata pues
de un procedimiento obligatorio, unilateral donde se deben aplicar principios y
reglas propias del mercadeo para tener certeza sobre los precios reales del objeto
a contratar, los cuales servirán de base para fijar el precio del contrato, cuando el
proceso sea de mínima cuantía, el estudio de precios de mercado bastará una
cotización, que puede ser verbal o escrito; cuando el proceso de contratación sea
de menor cuantía y licitaciones públicas, será el Estudio de Variables, el que
determina la ocurrencia de los precios del mercado.

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2.6 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Debe sujetarse al cumplimiento de mandatos legales del Estatuto Orgánico de
Presupuesto que exige la existencia de la respectiva partida o disponibilidad
presupuestal que ampare ese proceso de contratación, es decir, que las entidades
estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciarán procesos de suscripción de
contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades
presupuestales. Se trata de una disposición que establece que todos los actos
administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con
certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de
apropiaciones suficientes para atender estos gastos. En consecuencia, ninguna
autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en
exceso de saldo disponible. Cualquier compromiso que se adquiera con violación
de éstos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien
asuma estas obligaciones, según consta en el artículo 71 del Estatuto Orgánico de
Presupuesto. Es así como la apertura de procesos de selección e incluso la misma
celebración del contrato, está precedida de una regla de ejecución presupuestal,
que hace parte integrante de los principios de planeación y legalidad, según la
cual no puede iniciarse proceso de selección o celebrarse contrato si previamente
no se ha verificado la existencia del rubro para sustentar el gasto que el contrato
implica, y no se ha expedido así mismo disponibilidad presupuestal.
2.7 PERMISOS Y LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN Y AMBIENTALES
En casos específicos se requiere la satisfacción plena de las exigencias jurídicas
para el contrato, tales como obtención previa de permisos, licencias y demás
exigencias normativas para el normal desarrollo del correspondiente contrato. A
través de ésta exigencia se pretende preservar el principio de legalidad, de tal
suerte que las autorizaciones o aprobaciones para desarrollar el objeto contractual
deberán impartirse con antelación al inicio de los procesos de selección o a la
firma del contrato. En el evento de que se inicie el desarrollo de un objeto
contractual sin la obtención de los correspondientes permisos y licencias puede
acarrearle a la entidad contratante sanciones de carácter pecuniarios y graves
detrimentos patrimoniales cuando con ocasión de la ausencia de éstas licencias,
la ejecución de los objetos contractuales deba paralizarse. Así mismo la diligencia
oportuna de este requisito preserva el principio de economía.
2.8 INTEGRACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR
Mediante Resolución, la Personera Municipal nombrará los integrantes del Comité
Único de Contratación de los procesos que se aprueben, que podrá coincidir con
las personas que ejercerán los ROLES en el SECOP, cuando inicie a funcionar.
En todo caso, el ordenador del gasto mediante acto administrativo (oficio,

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directiva, señal o circular) o mediante el acta, podrá conformar el Comité
encargado de las verificaciones de la capacidad jurídica, operacional,
administrativa y financiera y condiciones de experiencia y las evaluaciones técnica
y económica, con funcionarios orgánicos de la misma Personería, que deberán ser
idóneos en las áreas correspondientes. Cualquiera que sea la modalidad de
conformación de los mencionados comités, en el respectivo acto deberá
expresarse las funciones de los comités, el término en que deben ser rendidos los
informes y ante quien deben ser presentados los mismos.
2.9 PLIEGOS DE CONDICIONES
Para el caso de la licitación pública de Obra Pública, deberá utilizarse el modelo
de pliego de condiciones elaborado por Colombia Compra Eficiente. Debe
cumplirse con el requisito de la elaboración previa de las condiciones normativas o
disposiciones a las cuales deba someterse la administración y los proponentes
para la escogencia, celebración, ejecución y liquidación del contrato y que no se
encuentran en la normatividad legal y reglamentaria. Es la principal y más
importante consecuencia del principio de planeación, puesto que es la
consolidación de las disposiciones técnicas, financiera, administrativas, jurídicas,
ambientales, etc.
Es así como los pliegos, o solicitudes de oferta constituyen verdaderos actos
administrativos de carácter general, de obligatorio cumplimiento para la
administración y los proponentes, dentro de los procedimientos de escogencia
correspondientes. Una vez escogido el contratista, su contenido normativo será el
marco de condiciones básico para la interpretación y aplicación del contrato y son
las disposiciones que determinan la escogencia, celebración, ejecución y
liquidación del contrato.
De acuerdo artículo 23 de la ley 80 de 1993 y los principios de prevalencia del
interés general, legalidad, planeación, igualdad, transparencia, economía,
responsabilidad, selección objetiva, celeridad, moralidad, eficiencia, imparcialidad,
publicidad, contradicción, eficiencia y equilibrio contractual, y de acuerdo con el
artículo 24, numeral 5 de la Ley 80 de 1993, y el Decreto 1510 de 2013, se deben
tener en cuenta los aspectos relacionados a continuación para la elaboración de
los pliegos de condiciones:
a) Los requisitos objetivos necesarios de los oferentes para participar en la
correspondiente licitación o contratación directa.
b) Reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de
ofrecimientos de la misma índole, que aseguren una escogencia objetiva y
eviten la declaratoria de desierta de la licitación de la contratación directa.

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c) Precisión del objeto, especificaciones, presupuesto, calidad de los bienes,
obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto a contratar.
d) Determinación de reglas que no induzcan a error a los proponentes y
contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión
ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.
e) Determinación del plazo para la liquidación del contrato, cuando a ello haya
lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía.
f) La determinación de los factores de evaluación de los ofrecimientos.
2.10 LICITACIÓN PÚBLICA
La licitación pública constituye la regla general de los procedimientos de selección
de los contratistas de conformidad con la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, la
ley 1474 de 2011, el Decreto 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013. Es a través
de éste proceso que se pretende que todos los sujetos que ofrezcan en el
mercado bienes, servicios y demás objetos puedan ofrecerlos en condiciones de
igualdad y bajo criterios de objetividad, con el fin de que se seleccione al que
mejores condiciones ofrezca, con sujeción a los precios del mercado. De ahí que
la licitación debe ser abierta y debe brindar las garantías necesarias para que todo
aquel que tenga la posibilidad de ofrecer a la administración pueda hacerlos sin
discriminación, sujetándose a reglas objetivas, claras, imparciales, justas y
completas fijados en los pliegos de condiciones; mediante esta modalidad se
llevarán a cabo todos los procesos de contratación que adelante la Administración
cuando el valor del contrato a celebrar sea superior a 280 salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
2.11 Procedimiento para adelantar una LICITACIÓN PÚBLICA
ETAPA PRECONTACTUAL, RESPONSABLES
Para poder iniciar un proceso licitatorio se requiere del cumplimiento de unos
requisitos obligatorios, los cuales se relacionan a continuación:
 Estudios previos. (dependencia que tiene la necesidad)
 Análisis del Sector, Personero municipal
 Aviso de Convocatoria Pública (Oficina de Contratación) se publica en el Portal
Único de Contratación www.contratos.gov.co y en la Web de la entidad.
 Disponibilidad presupuestal. (dependencia que tiene la necesidad)
 Elaboración del prepliego de condiciones. (Oficina de Contratación)
 Publicación proyecto de pliegos de condiciones (10 días hábiles) en el Portal
Único de Contratación www.contratos.gov.co (Oficina de Contratación), incluye
cronograma del proceso.

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 Respuestas a las Observaciones al proyecto de pliego de condiciones y
publicación de las mismas en el Portal Único de Contratación
www.contratos.gov.co (Oficina de Contratación)
 Resolución de apertura de Licitación. (acto administrativo debidamente
motivado, incluye cronograma del proceso contractual)
 Audiencia Aclaración de Pliegos, Estimación, Tipificación y Asignación de
riesgos, (Dependencia encargada) y Visita a las obras cuando a ello haya
lugar, dentro de los tres días hábiles a la publicación de la Resolución de
Apertura
 Publicación pliegos definitivos en el portal único de contratación. (oficina de
Contratación), incluye cronograma del proceso
 Cierre licitación y apertura de propuestas.
 Máxima prórroga del plazo de la licitación. (máximo la mitad del inicialmente
fijado)
 Elaboración del Informe de evaluación Comité Único de Contratación (plazo
razonable, responsable dependencia)
 Traslado informe de evaluación (5 días),
 Audiencia pública de adjudicación. (máximo en dos etapas diferentes, en caso
de existir observaciones a la adjudicación).
 Acto de adjudicación.
 Firma contrato.
 Trámite de las garantías
 Aprobación de las garantías
 Inicio ejecución del contrato.
ETAPA CONTRACTUAL
 Actas parciales de obra
 Acta de terminación del Contrato
ETAPA POSCONTRACTUAL
 Acta de liquidación (puede ser bilateral, dentro de los 4 meses siguientes, o
unilateral dentro de los 2 meses siguientes), si no hay acuerdo, dos años
para liquidar a solicitud de cualquiera de las partes, artículo 11 de la ley
1150 de 2007.
2.12 PUBLICACIONES
El objetivo de estas publicaciones (pre-pliegos de condiciones y publicación
pliegos definitivos página en el portal único de contratación), de conformidad con
el Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 es suministrar al público información

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que permita formular observaciones al contenido de los pliegos o términos. La
oportunidad depende del proceso de selección así: en la LICITACIÓN,
CONCURSO PÚBLICO Y SELECCIÓN ABREVIADA y CONTRATACIÓN
DIRECTA se publicarán de acuerdo con lo preceptuado por la ley y sus decretos
reglamentarios, para efectos de publicidad en el SECOP.
Podrán presentarse observaciones a los proyectos de pliego de condiciones
dentro del término establecido por la ley.
La publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la
entidad contratante de dar apertura al proceso de selección, deberá publicar un
aviso en el que se indique el lugar donde puede ser consultado gratuitamente el
proyecto. Aviso que se publicará en el SECOP y en la Web de la entidad. Dicho
aviso no se requerirá en la modalidad de contratación directa y mínima cuantía,
según lo indica el Decreto 1510 de 2013.
Posterior a la publicación de los pre-pliegos, las entidades estatales publicarán los
pliegos o términos definitivos, los cuales se publicarán en el Portal Único de
Contratación al momento de la apertura.
2.13 RESOLUCIÓN DE APERTURA DE LA LICITACIÓN
El Personero o el Secretario respectivo, ordenarán la apertura de la licitación por
medio de acto administrativo motivado.
La resolución de apertura debe estar precedida de un estudio realizado por La
Personería en el cual se analice la conveniencia y oportunidad del contrato y su
adecuación a los planes de inversión, adquisición o compras, al presupuesto y ley
de apropiaciones.
2.14 ACTO DE APERTURA DE LICITACIÓN
El acto de apertura constituye otro requisito legal esencial dentro del proceso de
licitación pública por cuanto concreta los términos bajo los cuales se inicia el
proceso licitatorio. Es un acto motivado que parte de la realidad resultante del
proceso de planeación del contrato, acompañada de juicios de conveniencia y
oportunidad, estudios, diseños, planos etc. Su motivación no puede estar dada por
argumentaciones genéricas o invocadas de simple cumplimiento de la ley, sino
todo un acervo cierto, verificable y real de los hechos antecedentes y actuaciones
previas de la administración que hicieron posible abrir un proceso de licitación.

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2.15 AUDICENCIA ACLARATORIA DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y DE
ASIGNACIÓN DE RIESGOS
El artículo 30 en su numeral 4 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1510 de 2013
establecen una instancia de garantía del debido proceso dentro del trámite de la
licitación pública, con el fin de que se aclaren o precisen los pliegos de
condiciones y se produzcan las adendas necesarias para ajustar técnica, jurídica y
económica los mencionados pliegos. Una vez efectuada la solicitud de aclaración
ésta debe atenderse so pena de incurrir en falta disciplinaria o incluso en interés
indebido en la celebración de contratos. Dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, y a solicitud de
cualquier persona que haya retirado los pliegos se celebrará una audiencia con el
objeto de precisar el contenido y alcance de los mismos, de lo cual se debe
levantar un acta. Si fuere necesario se deberá prorrogar la licitación hasta por seis
(6) días hábiles.
La audiencia de aclaración de pliegos deberá ser precedida por el ordenador del
gasto y deberá asistir a esta, los miembros que integran los diferentes comités
evaluadores, de lo cual se deberá levantar un acta que contenga, el número de
asistentes, todas las intervenciones de los oferentes y las aclaraciones que
realicen los diferentes miembros asistentes a la audiencia, sin embargo es
recomendable que aquellas intervenciones que necesiten determinado estudio por
parte de la Unidad para la respectiva aclaración o modificación de los pliegos de
condiciones, deberá solicitarse por escrito y así mismo deberá responderse por
escrito y comunicarse a todos los intervinientes en la audiencia.
En virtud del principio de transparencia, quedará a criterio del Ordenador del gasto
si admite las intervenciones de solo de aquellos que retiraron los pliegos de
condiciones o de todos los asistentes a la audiencia de aclaración de pliegos.
En los casos de contratación de obra pública, se podrá realizar la visita de obra y
la audiencia de aclaración de pliegos en el mismo momento, y la Audiencia de
Asignación de Riesgos, éstos últimos deben corresponder al Manual de Riesgos
elaborado por Colombia Compra Eficiente; pero igualmente se levantará acta de
acuerdo a lo comentado en los párrafos anteriores.
Igualmente, se procederá para la Audiencia de Asignación de riesgos, los cuales
deben ser los mismos que se encuentran en el Manual de Riesgos de Colombia
Compra Eficiente, si los posibles oferentes no asisten a esta Audiencia, deberán
asumir los riesgos, tal y como los estableció la entidad en los estudios previos y en
el Pliego de Condiciones.

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2.16 PLAZO DE LA LICITACIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS
El numeral 5 del artículo 30 de la mencionada ley, establece que el plazo de la
licitación, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de
la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre, se señalará en los
pliegos de condiciones o, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del
contrato. Una vez se establezcan, los mismos obligan y son vinculantes. No
obstante lo anterior, la ley permite que cuando lo estime conveniente la entidad
interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan
retirado los pliegos, dicho plazo se pueda prorrogar, antes de su vencimiento, por
un término no superior a la mitad del inicialmente fijado.
Llegado el día y la hora de cierre de la licitación establecida en los pliegos de
condiciones para efectuar la apertura de propuestas, el funcionario responsable
del proceso levantará un Acta de recepción de ofertas la cual deberá contener la
siguiente información: el nombre de los oferentes, el valor de la propuesta, el
número de folios de la propuesta, los retiros de propuestas si los hubiere y las
observaciones correspondientes.
En relación con la garantía de seriedad de la propuesta, se debe señalar el
número de la póliza, la vigencia, el valor asegurado y el nombre de la compañía
aseguradora.
2.17 SISTEMA DE CONFORMACIÓN DINÁMICA DE LA OFERTA
De acuerdo con el Decreto 1510 de 2013, se regula lo relativo al sistema de
conformación dinámica de la oferta.
En la oportunidad de presentación de ofertas en la audiencia pública se utilizará el
sistema de conformación dinámica la cual se realizará de forma presencial. Su
tiempo y condiciones deberán señalarse en los pliegos de condiciones.
Consiste en que los proponentes presentarán el proyecto de oferta inicial, el cual
podrá ser mejorado por medio de la realización de posturas sucesivas de forma
pública y concurrencial hasta la conformación de la oferta definitiva que es la
última presentada por cada variable. Concluido el tiempo se tomará como
definitiva la inicial del oferente que no utilizó su derecho de presentar posturas.
Las ofertas que resulten de la conformación dinámica se tomarán en cuenta una
vez se haya verificado la capacidad jurídica, experiencia, capacidad administrativa,
operacional y financiera exigida en los pliegos y las ofertas se ajustarán a la
consulta de precios del mercado y dicha información se haya publicado en el
SECOP.

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2.18 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
En esta etapa, el artículo 05 de la Ley 1150 de 2007 establece unos requisitos
tendientes a la escogencia de la oferta más favorable para la Personería, la cual
permita escoger a quien mejor cumpla con la prestación.
El pliego de condiciones constituye el marco jurídico en que se debe circunscribir
el oferente al momento de presentar su propuesta. Es así como a la entidad
estatal le corresponde evaluar cada uno de los aspectos puestos en consideración
por el oferente conforme a los parámetros establecidos en el pliego de
condiciones, rechazando aquellos que desborden sus requerimientos o que no se
adecuen al mismo.
La Personería, a través del Comité de Contratación, evaluará las propuestas con
arreglo a los principios de prevalencia del interés general, legalidad, planeación,
igualdad, transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, celeridad,
moralidad, eficiencia, imparcialidad, publicidad, contradicción, eficiencia, equilibrio
y conmutatividad.
El Comité de Contratación, procederá a verificar la capacidad jurídica que consiste
en la verificación y análisis de los documentos presentados por el proponente,
verificar la capacidad administrativa que consiste en al análisis de la
infraestructura y organización del oferente y la verificación de la capacidad
operacional y financiera la cual consiste en verificar el índice de liquidez y
endeudamiento dicha información únicamente valdrá la que el proponente en
cualquier caso, acredite en el RUP. Una vez verificados éstos, se determinarán
que propuestas serán evaluadas desde el punto de vista económico y técnico. Se
podrá solicitar por escrito dentro del término de evaluación, las aclaraciones y
explicaciones sobre puntos dudosos en las propuestas.
Al momento de evaluar propuestas presentadas por Cooperativas o Pre
cooperativas de Trabajo asociado se debe tener en cuenta lo dispuesto por el
artículo 10 de la Ley 1150 de 2007.
2.18.1 Criterios de escogencia y calificación.
 Capacidad jurídica.
 Condiciones de experiencia (objeto de verificación y no de calificación)
 Capacidad administrativa, operacional y financiera. Se tomará del RUP.

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 Oferta más favorable: Es la más ventajosa para la entidad, la cual está sujeta a
factores de calificación de los pliegos y coherente con los precios del mercado.
Contratos de adquisición o suministro de bienes con características uniformes:
los únicos factores de evaluación son el menor precio ofertado y la mayor
garantía de calidad de los bienes ofrecidos.
 Contratos de prestación de servicios profesionales: Los factores de calificación
valorarán aspectos técnicos de la oferta y experiencia en el campo que se trate
y con la idoneidad del contratista.
 Contratos de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión; los factores de
calificación, se valoraran con experiencia en el área de que se trate y con la
idoneidad del contratista
2.18.2 Disposición en secretaría de las evaluaciones
De conformidad con el numeral 8º del artículo 30 de la ley 80 de 1993, se deberá
dejar a disposición de los oferentes los resultados de las evaluaciones por un
término de cinco (5) días hábiles, en el caso de la Licitación Pública, y de tres (3)
días hábiles en el caso de las selecciones abreviadas y concurso de Méritos; se
publicarán en el SECOP; para que los oferentes realicen las observaciones que
estimen convenientes, sin embargo los oferentes no podrán completar, adicionar,
modificar o mejorar sus propuestas.
Si de las observaciones presentadas por los oferentes, se hace necesario por
parte de la Personería, efectuar una nueva reevaluación a las calificaciones
hechas inicialmente por los comités evaluadores, estos la podrán efectuar,
teniendo en cuenta aquellas que no impliquen modificación o adición de las ofertas
y para ello, incluso, podrán solicitar ampliación de los términos de adjudicación
estipulados en los pliegos de condiciones hasta por un término no mayor a la
mitad del inicialmente fijado, de acuerdo numeral 9º del artículo 30 de la ley 80 de
1993.
2.18.3 Audiencia de adjudicación y resolución de adjudicación
No obstante el Artículo 273 Constitución Política, las entidades deben hacer las
adjudicaciones en audiencia pública, la cual tendrá en cuenta el pliego y las
siguientes reglas:
 La audiencia se podrá celebrar en dos etapas con días diferentes.
 Tendrá como propósito presentar el proyecto de respuesta a las
observaciones presentadas por los oferentes en la oportunidad (5 días) del
art 30 numeral 8 Ley 80 de 1993, de las respuestas incompletas o cuando
falte respuesta de las observaciones.

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 Se resolverán todas las observaciones efectuadas durante los 5 días del
art. 30 numeral 8 ley 80 de 1993. Cuando la adjudicación no se realice en
audiencia pública, se deberá comunicar a través de un mensaje de datos a
los oferentes cuando la infraestructura tecnológica sea segura. De dicha
audiencia se debe levantar un Acta en la cual se deberá dejar constancia
de todos los asistentes y de todas las deliberaciones y decisiones que se
hayan tomado en el desarrollo de la misma de acuerdo a lo establecido en
el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.
2.18.4 Resolución de declaratoria de desierta de licitación o concurso.
En los casos de declaratoria de desierta de una licitación o concurso público
consagrados en el literal g, numeral 1 del artículo 24 de la ley 80 de 1993, y el
Decreto 1510 de 2013, si persiste la necesidad de contratar, la entidad estatal
debe adelantar un proceso de selección abreviada de menor cuantía,
prescindiendo del borrador del pliego, de las manifestaciones de interés y se
publicará el proceso desde la Resolución de Apertura.
 La convocatoria será pública y el pliego de condiciones o definitivos se
publicarán en el Portal Único de Contratación.
 No se modificarán los elementos esenciales de los pliegos de condiciones o
utilizados en el proceso de licitación o concurso.
 La adjudicación se hará mediante audiencia pública.
2.19 CONTRATACIÓN DIRECTA
2.19.1 Contratación directa
de conformidad con el Decreto 1510 de 2013, cualquier contrato que se celebre
bajo la modalidad de contratación directa, requiere el respectivo estudio previo, la
presentación de la propuesta por parte del futuro contratista y la Justificación de la
modalidad de contratación, con excepción de los contratos de servicios
profesionales y de apoyo a la Gestión, así como los de Créditos, requieren de
dicha Resolución, las personas que se contraten directamente, deberán contar con
experiencia mínima en el área de que se trate y deberán contar con idoneidad
para realizar las actividades que se encomiendan en el contrato., en todo caso se
deberán cumplir las reglas establecidas en el Decreto 1510 de 2013, en cada
modalidad de contratación directa.
2.19.2 Publicaciones
El objetivo de la publicación del estudio de conveniencia y oportunidad, de
conformidad con la Ley 1150 de 2007, es suministrar al público información que

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permita conocer los procesos de contratación de la Administración. En la
CONTRATACIÓN DIRECTA se publica con el contrato, una vez suscrito en la web
www.contratos.gov.co
2.19.3 Selección objetiva en la contratación directa
La Personería, a través del Comité de Contratación, evaluará las propuestas con
arreglo a los principios de prevalencia del interés general, legalidad, planeación,
igualdad, transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, celeridad,
moralidad, eficiencia, imparcialidad, eficiencia, equilibrio y conmutatividad.
2.19.4 Contenido mínimo de los estudios de conveniencia y oportunidad
 Descripción de la necesidad.
 Descripción del objeto a contratar.
 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
 Características técnicas de bienes, obras o servicios.
 Presupuesto oficial.
 Criterios de escogencia.
 Plazo
 Valor estimado del contrato.
 Análisis que sustenta la exigencia de garantías.
2.19.5 Menor cuantía. Criterios para celebrar contratos de menor cuantía.
Literal A numeral 1 artículo 24 Ley 80 1993:
 Los proyectos de pliegos o se publicarán en el Portal Único de Contratación.
 Se hará mediante convocatoria pública.
 Los oferentes interesados manifestarán su interés de participar haciendo uso
del medio que indique la entidad para que se conforme la lista de posibles
oferentes.
 Cuando el proceso de contratación sea igual o inferior a 125.000 Dólares de
Estados Unidos de Norte América, en la etapa de prepleigos se hará la
convocatoria limitada a mipymes, si no se presentan por lo menos tres (3) de
ellas que cumplan con todos los requisitos, de ser mipymes, se hará la
convocatoria con el pliego definitivo abierto para que cualquier persona natural
o jurídica, que pueda participar en dicho proceso, presente propuesta para
participar.
Si son superiores a 10 mediante audiencia, a discreción de la Administración se
decide en el mismo pliego si se va a limitar a 10, o por el contrario se hará el
proceso con todos los que se presenten a participar.

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Si es inferior a 10, se adelantará con todos.
Si no se acude a éste sistema, la adjudicación se hará de forma motivada al
oferente que haya presentado la oferta que satisfaga la necesidad. Comunicará
ésta decisión a los oferentes que participen en el proceso.
2.19.6 Sistema de conformación dinámica de la oferta y su adjudicación
 En la fecha señalada en los pliegos los oferentes seleccionados presentarán la
documentación que acredite la capacidad jurídica y el cumplimiento de
condiciones exigidas relacionadas con experiencia, la capacidad
administrativa, operacional y financiera.
 Dentro del plazo previsto en los pliegos se verificará el cumplimiento de
requisitos y condiciones con el fin de determinar que oferentes continúan con
procesos de selección.
 Los oferentes presentarán oferta respecto de los aspectos no susceptibles de
conformación dinámica. La Personería evaluará dichos aspectos dentro del
plazo estipulado para tal fin.
 Una vez evaluados, se realizará audiencia para la conformación dinámica de la
oferta.
 La Personería consolidará la información resultante para determinar la oferta
más favorable y se adjudicará de forma pública.
Todo lo anterior se publicará en el Portal Único de Contratación.
2.19.7 Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes
Se puede contratar de forma directa sin necesidad de procedimiento alguno en los
casos en que no haya pluralidad de oferentes:
a) Cuando no existiere más de una persona inscrita en el REGISTRO UNICO DE
PRECIOS, en aquellos contratos respecto de los cuales se requiera dicha
inscripción conforme al Decreto 1510 de 2013.
b) Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser
titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por
ser, su proveedor exclusivo.
Estas circunstancias deberán constar en el estudio de conveniencia y oportunidad.
2.20 INFORMACIÓN CONTRACTUAL QUE DEBE PUBLICARSE EN EL
PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN

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Se debe publicar en el Portal Único de Contratación la información que se
relaciona a continuación en relación con los procesos de contratación y de
acuerdo con los plazos que se dispone:
 Pliegos de condiciones o en procesos de licitación, concurso público, durante
10 y 5 días respectivamente.
 Observaciones y sugerencias a los proyectos de estos documentos durante 10
y 5 días según el procedimiento.
 Acto de apertura al proceso de selección, a partir de la fecha de su expedición
durante 10 y 5 días dependiendo del proceso.
 Pliegos de condiciones o definitivos, los cuales se mantendrán publicados
hasta por 2 años más de acuerdo con lo establecido en la ley 1150 de 2007.
 El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones o y los
documentos relacionados con las preguntas formuladas por los oferentes
dentro del plazo de contratación sobre el contenido y alcance de los pliegos de
condiciones o; la comunicación escrita de respuesta o; y las adendas o
aclaraciones a los pliegos de condiciones o, a partir del momento en que se
produzcan y hasta la suscripción del contrato, además, se publicarán en el
SECOP; los riesgos asignados, si hubieren cambiado respecto de los que se
colocaron inicialmente en el Estudio Previo y en el Pliego de Condiciones. .
 El informe de evaluación durante 5 días, para la licitación y tres para la
selección abreviada y el Concurso de Méritos.
 El acta de la audiencia de adjudicación, por 5 días contados a partir del mismo
día en que se suscriba.
 El acta de la audiencia pública realizada para la conformación dinámica de la
oferta, se publicará por un término de 5 días contados a partir del mismo día en
que se suscriba.
 La información sobre los contratos firmados, sus adiciones, modificaciones,
liquidación y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran
en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta, por un
término de dos (2) años.
 Todos los demás actos mencionados en el artículo 3 del Decreto 2434 de 2006
y no incluidos en esta lista.
Se exceptúan los procesos de contratación directa de empréstitos; bienes y
servicios que se requieran para la defensa de la seguridad nacional y los actos y
contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales
propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las sociedades
de economía mixta, de que tratan los artículos 92 y siguientes de la ley 1474 de
2011, con excepción de los contratos del artículo 32 Ley 80 de 1993.

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Se debe crear una dirección de correo electrónico y un formulario electrónico en la
página web de la Personería para el envío de consultas y aclaraciones, esto a fin
de facilitar la comunicación entre la entidad y el oferente.
Las entidades no impondrán restricciones para el acceso a la información de los
procesos de contratación. En consecuencia no se requerirá el uso de claves que
dificulten el acceso.
La formulación de observaciones a los proyectos de pliegos y las efectuadas
durante el proceso de selección se llevarán a cabo empleando el mensaje de
datos, el cual está reglamentado por la ley 527 de 1999: “Mensaje de datos:
Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos ópticos o similares tales como intercambio electrónico de datos,
Internet, correo electrónico, telegrama, télex o telefax entre otros”.
Vencidos los plazos de permanencia en el Portal Único de Contratación, la entidad
estatal debe hacer parte del archivo electrónico de la entidad y constituirá parte del
expediente del proceso de contratación.
2.21 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA
Cuando se trate de contratos de mínima cuantía se utilizará el procedimiento
descrito en el Decreto 1520 de 2013, y en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011, se
elaborará el respectivo estudio previo, el análisis del Sector, así mismo se hará la
publicidad en el SECOP, como lo ordena el Decreto 1510 de 2013.
Se publicará la invitación por un día hábil y el informe de evaluación también será
por un día hábil.
2.22 CONTRATOS DE BIENES EN GRANDES SUPERFICIES
Cuando se trate de adquirir bienes para la entidad estatal, que su valor no supere
el 10% de la menor cuantía, es decir, 28 smlmv, dichas adquisiciones podrán
comprarse en Grandes Superficies, y en este caso el procedimiento es el
siguiente:
 Se deben invitar por lo menos a 2 grandes superficies a cotizar, se les
concede un día hábil para que presenten la cotización.
 La Invitación a cotizar debe contener lo siguiente.
 Detalle de los bienes que se requieren, con indicación del ítem, cantidad y
calidades del bien, es decir, se debe detallar el bien que se va a adquirir, el
presupuesto estimado, el nombre y rubro de la disponibilidad presupuestal y

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la forma de pago, así como la forma en que recibirá los bienes, si es de
ejecución instantánea o si es de tracto sucesivo.
 El lugar de entrega de los bienes que se adquieren en la Grande Superficie.
Toda esa información y todos los documentos que se produzcan serán
responsabilidad del funcionario de la Dependencia encargado de suplir la
necesidad.
3 ETAPA CONTRACTUAL
3.1 FORMA Y CONTENIDO DEL CONTRATO ESTATAL
El contrato estatal debe cumplir con unas solemnidades y formalidades
preestablecidas, las cuales deben cumplirse so pena de inexistencia del contrato.
Cuando se cumplen requisitos de existencia se da el perfeccionamiento.
La regla general es que el contrato estatal debe ser escrito y se celebra con el
mero consentimiento que debe manifestarse con las firmas de las partes.
3.1.1 Requisitos de perfeccionamiento y ejecución
Los contratos se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la
contraprestación y se eleva a escrito, de conformidad con el artículo 41 de la ley
80 de 1993. Adicionalmente la Ley Orgánica de Presupuesto establece que se
perfeccionará con la expedición del registro presupuestal.
Para la ejecución, se requiere de la aprobación de la Garantía Única de
Cumplimiento, cuando aplique y de la existencia de las disponibilidades
presupuestales, así la publicación del contrato en el Portal Único de Contratación,
en la web www.contratos.gov.co
3.1.1.1 Disponibilidad presupuestal
La disponibilidad presupuestal es la manifestación escrita que hace el Jefe de
Presupuesto o el competente en el sentido de que con cargo a una vigencia, hay
un rubro para soportar un gasto. Indica que un gasto está presupuestado, en todo
proceso de contratación o contratación directa, siempre deberá existir la
Disponibilidad Presupuestal para poder iniciar el proceso o celebrar el respectivo
contrato.

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3.1.1.2 Registro presupuestal
La entidad estatal a través del registro presupuestal deja constancia que ese
presupuesto va a ser destinado a un contrato específico. Una vez suscrito el
contrato se registra. Para el Consejo de Estado el registro presupuestal es un
requisito de existencia de los Contratos, por lo tanto una vez se tenga certeza de
con quien se va a suscribir el contrato, se debe realizar el registro presupuestal a
nombre de ese contratista para garantizar que esos dineros serán para ese
contrato y no para otro.
3.1.1.3 Garantía única de cumplimiento
La Garantía Única debe prestarse en todos los contratos, salvo los
interadministrativos, y los que son inferiores a 28 smlmv, que será discrecional del
Personero si las exige o no; los de empréstito y los de seguro. Contempla los
siguientes amparos:
3.1.1.3.1 Anticipo o pago anticipado
En el anticipo la entidad le entrega al contratista los dineros en calidad de
préstamo para que cumpla con las obligaciones del contrato. El contratista va
amortizando paulatinamente el monto recibido y en la proporción en que vaya
ejecutando el contrato.
En el pago anticipado, el contratista es dueño de la suma que le ha sido
entregada, es un verdadero pago en su favor, al cual se le hacen las retenciones
que ordene la ley por concepto de los impuestos que graven dicho ingreso. El
contratista no tiene que reintegrarlo a medida que ejecute el contrato.
En ambos casos no puede excederse la entrega del 50% del valor del contrato.
Este amparo se establece por el 100% del valor dado como anticipo o pago
anticipado con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro meses más
entendido este como el plazo de liquidación, pero si se trata de obra pública, la
garantía del Anticipo o pago Anticipado, debe cubrir 30 meses, que es el tiempo
para liquidar realmente el contrato, en todo caso deberá consultarse en cada
contrato, que se cumpla con la suficiencia de las garantías, contenidas en el
Decreto 1510 de 2013, o las normas que lo adicionen, complementen, sustituyan o
deroguen.
Este amparo de anticipo protege a las entidades estatales contratantes contra el
uso o apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que se

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le hayan anticipado para la ejecución del contrato, y en el evento del pago
anticipado protege la devolución de los bienes, obras o servicios que no haya
ejecutado.
3.1.1.3.2 Cumplimiento del contrato
El amparo de incumplimiento del contrato cubre a las entidades estatales
contratantes contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al
contratista de las obligaciones emanadas del contrato garantizado. Comprende el
pago de multas y el valor de la penal pecuniaria que se haga efectiva. El pago de
la cláusula penal pecuniaria será considerado como parcial pero definitivo de los
perjuicios causados a la entidad contratante.
El valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula penal
pecuniaria ni al 10% del valor del contrato. Su vigencia será igual al plazo del
contrato y 30 meses más. Que es hasta la liquidación del contrato.
Ese siniestro se hace efectivo cuando el contratista reconoce el incumplimiento y
liquida el contrato o cuando la entidad estatal declara la caducidad, y deberá cubrir
todo lo establecido en el Decreto 1510 de 2013.
3.1.1.3.3 Salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones
El decreto 1510 de 2013 establece que cuando de conformidad con la propuesta o
el contrato, el contratista deba utilizar a terceros para el cumplimiento de la
prestación, es obligatorio constituir el amparo de pago de salarios y prestaciones
sociales para esos trabajadores y su vigencia se establecerá en el pliego de
condiciones o en el contrato, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1510 de
2013.
El amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá
a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como
consecuencia del cumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado
el contratista, derivadas de la contratación de personal utilizado para la ejecución
del contrato amparado.
El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor
total del contrato y deberá atenderse por el plazo del contrato y tres años más.

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3.1.1.3.4 Estabilidad de la obra
El amparo de estabilidad de la obra cubre a las entidades estatales contratantes
durante el tiempo estipulado y en condiciones normales de uso, contra los
deterioros de la obra imputables al contratista, que impidan el servicio para el cual
se ejecutó. Cuando se trate de edificaciones, la estabilidad se determinará de
acuerdo con el estudio de suelos, planos, proyectos, seguridad y firmeza de la
estructura.
El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el
valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no
será inferior a cinco años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente
la necesidad de una vigencia inferior de acuerdo con lo establecido en el Decreto
1510 de 2013.
3.1.1.3.5 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos
suministrados
El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos
suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables
al contratista, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes
o equipos por el suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas
establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o
normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.
El valor se determinará de acuerdo con el objeto, valor, la naturaleza y las
obligaciones contenidas en cada contrato.
Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá
cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial,
el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.
3.1.1.3.6 Correcto funcionamiento de los equipos
El amparo de correcto funcionamiento de los equipos cubre a las entidades contra
los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista de las
especificaciones técnicas contractuales de los equipos que deba suministrar o
instalar el mismo. Su vigencia comienza a partir de la expedición del acta de
entrega de los elementos recibidos a satisfacción.

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3.1.1.3.7 Calidad del servicio
El amparo de calidad del servicio cubre a las entidades estatales contratantes
contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista sobre
las especificaciones y requisitos mínimos del servicio contratado.
3.1.1.3.8 Provisión de repuestos y accesorios
Este amparo cubre a las entidades contratantes contra el incumplimiento
imputable al contratista de las obligaciones de suministro de repuestos y
accesorios previstos durante el tiempo estipulado en el contrato.
3.1.1.3.9 Seriedad de los ofrecimientos o de seriedad de la propuesta
El amparo de seriedad de los ofrecimientos cubre a las entidades estatales
contratantes contra el riesgo de incumplimiento por parte del proponente, de las
obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y especialmente la de
celebrar el contrato objeto de la licitación, en los términos y condiciones que dieron
base a la adjudicación.
El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto
de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en los
pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la
presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los
riesgos propios de la etapa contractual.
La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al
momento de la evaluación de las propuestas.
La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta
será causal de rechazo de esta última.
3.1.1.3.10 Publicación del contrato
El Decreto 1510 de 2013 establece que la entidad debe garantizar la publicidad de
todos los actos de la contratación y establece la publicación de los contratos en el
Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co, por lo tanto será
responsabilidad de la Oficina de Contratación la publicación dentro de los términos
legales de todos los documentos que se produzcan con ocasión de un proceso de
contratación o de un contrato bajo la modalidad de contratación directa.

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3.1.2 Multas
Es una sanción por retardo en el cumplimiento de las obligaciones del contrato.
Tienen como finalidad forzar al contratista para que cumpla el contrato. Debe
aplicarse por incumplimiento parcial de las obligaciones del contratista. Su
imposición se hace a través de resolución debidamente motivada, las multas se
establecerán en cada pliego de condiciones y las que se establezcan allí serán las
que en el caso que se ocurra le serán aplicadas al contratista.
3.1.3 Administración contractual
Son el conjunto de actividades o procedimientos que deben llevar a cabo las
partes en un contrato estatal para lograr la satisfacción del objeto contractual, para
dar cumplimiento a la totalidad de las obligaciones y responsabilidades dentro del
contrato. La ejecución organizada de esas actividades y procedimientos es lo que
comprende la administración contractual.
En los contratos de ejecución instantánea, la administración contractual y la
ejecución misma del contrato son cortos en el tiempo, por cuanto se cumple o se
ejecuta en forma inmediata o instantánea.
Mientras que en los contratos de tracto sucesivo o en aquellos contratos de
ejecución instantánea por instalamentos, cada vez que se satisface una parte del
objeto contratado se cumple y sus efectos se van prolongando en el tiempo.
El cumplimiento del objeto contractual debe ser plenamente satisfactorio, es decir,
que cumpla la finalidad del contrato estatal, que cumpla las condiciones pactadas
y cuyas especificaciones y calidades sean las requeridas. Adicionalmente debe
cumplirse con el pago del valor del contrato en las condiciones y oportunidad
pactadas, así como el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de
cada una de las partes.
En la entidad estatal, el ordenador del gasto y el interventor designado deberán
realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones adquiridas por parte del
contratista y por parte de la misma unidad estatal.
3.1.3.1 Vicisitudes que se presentan durante la ejecución del
contrato

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Del objeto se derivan varios aspectos que se regulan en el contrato, como las
características, cantidades, especificaciones que se traducen en el alcance del
objeto contractual, que es la determinación de las características de los bienes,
obras o servicios contratados.
3.1.3.1.1 Modificación, cambios y variaciones del alcance del objeto
contratado
La primera vicisitud que se presenta es saber si el objeto es modificado o
cambiado. Vale decir que el objeto del contrato es inmodificable e invariable.
Existen aspectos que no son propiamente el objeto en sí como son las
características, especificaciones y cantidades contratadas que hacen parte del
alcance pero no son el objeto en sí. El objeto comprende el servicio, la obra o el
bien que se quiere contratar. Las características no deben ser separables para
incluirlas en el objeto del contrato. Si se pueden separar hacen parte del alcance y
no del objeto.
Si la modificación es solicitada por el contratista, la entidad debe verificar que la
modificación atienda mejor la satisfacción del objeto contratado y si implica un
mayor costo puede rechazarse, a menos que el contratista demuestre que no se
va a satisfacer el objeto del contrato sin la respectiva modificación. Si la
modificación es sugerida por la entidad contratante y genera una mayor
onerosidad para el contratista, se tendrá que mirar si hay o no un rompimiento del
equilibrio contractual.
3.1.3.1.2 Plazo de ejecución
La segunda vicisitud que se presenta es la relacionada con el plazo de ejecución,
toda vez que si el contratista solicita una ampliación del plazo y la entidad
considera que efectivamente ocurrieron hechos que ameritan esa ampliación, el
contratista de obra o de prestación de servicios podría presentar una reclamación
denominada mayor permanencia en la obra o en la prestación del servicio, que en
el caso de obra será por mayores costos de administración y no costos directos.
En el evento de que la entidad considere que los plazos no se van a cumplir por
responsabilidad del contratista, debe ordenar la aceleración de los trabajos por
cuenta del contratista, esta aceleración es entendida como el incremento de
recursos directos para la ejecución de los trabajos o servicios.

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3.1.3.1.3 Reducción del plazo
En este caso, la administración presiona y ordena la aceleración. Es la
denominada aceleración forzada. La Personería debe reconocer los costos, que
serán de mano de obra, jornada de trabajo y equipos, nunca por materiales. No se
reconocen gastos de administración indirectos sino sólo directos.
3.1.3.1.4 Precio del contrato
Se presenta cuando hay variaciones en las cantidades y valores contratados, así
como en las especificaciones. Puede presentarse con ocasión de la forma de pago
y la oportunidad para la realización de los pago.
3.1.3.2 Contrato adicional
El artículo 40 de la ley 80 de 1993 infiere la posibilidad de adicionar o reformar, de
común acuerdo, los contratos principales en cuanto a trabajos (agregación o extra,
supresión o disminución), al plazo (tiempo) y al precio (valor). Las reformas
pueden hacerse mediante contrato adicional, o mediante otrosí (correcciones), que
será parte integrante del contrato principal, porque aquel no es contrato autónomo
sino accesorio.
La agregación, supresión o disminución de obra, trabajo, bienes o servicios,
delimitan la procedencia de la adición en términos generales. Se sobreentiende
que las cantidades en el objeto contratado son aproximadas; por consiguiente,
pueden aumentar o disminuir durante la ejecución del contrato original o inicial.
Todo lo cual puede generar prórroga del término o plazo del contrato, o
variaciones en el valor de éste, que deben reconocerse y pagarse para no alterar
la ecuación financiera. Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta
por ciento (50%) de su valor inicial, expresado en salarios mínimos mensuales.
Para verificar si se quebrantó dicho porcentaje, se tomarán en su sumatoria, todos
los contratos adicionales suscritos como complemento del principal.
Suspensión del contrato
La suspensión estatal la puede originar la ocurrencia de circunstancias de fuerza
mayor o caso fortuito, u otros supuestos de alteración, debidamente comprobados,
que por imprevistos o hechos inevitables (v.gr. la incapacidad médica del
contratante, dificultades de importación, etc.), de manera temporal imposibilitan la
normal ejecución del contrato por parte del contratista; casos en los cuales se

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suscribirá un acta, donde consten los hechos que la originaron y los acuerdos y
constancias a que hubiere lugar, fecha de reiniciación del contrato, etc. El
contratista tendrá derecho a que se liquiden y paguen, hasta el momento de la
suspensión, conforme al contrato, los trabajos ejecutados.
En casos de contratos de obra, deberá tenerse en cuenta el informe de
justificación de la suspensión del contrato suscrito por la interventoría. Superados
los imprevistos que motivaron la suspensión del contrato, para efectos de la
reiniciación de las obras, trabajos, suministro de bienes o prestación del servicio,
deberá levantarse la correspondiente acta de reinicio, contentiva de los aspectos y
observaciones que las partes suscribientes estimen conveniente y con la
ampliación respectiva de la póliza.
3.1.3.3 Cesión del contrato
Dentro de los compromisos que adquiere el contratista se encuentra la obligación
de ejecución personal del objeto contratado (intuitu personae). Por consiguiente,
una vez celebrados los contratos, la sustitución de la persona del contratista sólo
podrá hacerse conforme a las disposiciones legales y reglamentarias que regulan,
esto es, previa autorización expresa y por escrito de la entidad estatal contratante,
como condición necesaria para que pueda producir efectos jurídicos (a título
contractual) la cesión del contrato. La cesión debe hacerse en las mismas
condiciones en que fue pactado inicialmente (no se puede modificar en su objeto
ni en su naturaleza, ni variarse en sus términos, salvo lo inherente al ajuste de
precios y plazo contractual, si a ello hubiere lugar)
La cesión del contrato puede darse por la ocurrencia de una cualquiera de las
siguientes hipótesis:
 Por transferencia del contratista a otra persona que reúna las calidades,
condiciones y requisitos exigidos.
 Por inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente (en la persona natural o
jurídica), caso en el cual el contratista debe ceder el contrato o renunciar a su
ejecución; si sobreviniere en uno de los miembros de un consorcio o unión
temporal, dicha cesión producirá en un tercero ajeno a aquellos, el que entrará
a ser parte como nuevo miembro de dichas formas de asociación; por ello, se
prohíbe la cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión
temporal.
En caso de incompatibilidades o inhabilidades sobrevinientes la cesión del
contrato se realizará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 de la ley 80
de 1993.

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Finalmente, suscrito el acto jurídico negocial de la cesión, se efectiviza la
sustitución de la persona del contratista (principal), y adquiere el cesionario la
obligación de responderle a la unidad estatal por la ejecución (continuación y
terminación) del objeto contratado.
4 ETAPA POS-CONTRACTUAL
4.1 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
4.1.1 Concepto
La liquidación del contrato es el balance del estado en que quedan los derechos,
obligaciones y responsabilidades de las partes una vez se ha finalizado la
ejecución del contrato. Es el balance de la forma como se ejecutó el objeto
contractual y de cómo quedan las obligaciones de las partes al término de esa
ejecución. Esa liquidación se surte mediante un acta de liquidación, la cual es
importante porque hay una relación jurídica en el tiempo que se ha terminado y
que debe finiquitarse a través de la liquidación.
La liquidación debe abarcar el balance no sólo del deber y haber, sino que
comprende el balance de la totalidad de las obligaciones a cargo de las partes,
como fueron ejecutadas y el estado en que las mismas quedan. La liquidación
debe indicar claramente cuál es el contrato que se está liquidando, el monto del
mismo, cuál era su objeto y que fue lo que se recibió, en cuanto tiempo se ejecutó
el contrato, por qué valor se ejecutó, que obligaciones entre las partes quedan
pendientes, cuales quedan a cargo del contratista y de la entidad contratante, que
responsabilidades subsisten después, por cuanto tiempo y el balance económico y
financiero del contrato.
En el acta de liquidación se contemplan responsabilidades en cuanto a la
ampliación de las pólizas tales como responsabilidad civil extracontractual o pago
de salarios, indemnizaciones y prestaciones sociales. El acta de liquidación es
importante porque es el instrumento jurídico a través del cual puede hacer valer lo
que las partes deben, el pago de multas, sanciones por incumplimiento, es decir,
que lo que no quede en el acta de liquidación no puede reclamarse sino por vías
judiciales. Igualmente es importante para determinar los plazos de caducidad de
las acciones contractuales, además, presta mérito ejecutivo.
4.1.2 Cuales contratos deben liquidarse
La obligación de liquidar los contratos estatales está definida en el artículo 60 de la
ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, el cual consagra que deben

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liquidarse todos los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución
tenga un plazo en el tiempo y los de ejecución instantánea que hayan sido
ejecutados por instalamentos.
En sentido contrario, los contratos de simple ejecución instantánea no hay que
liquidarlos.
La liquidación del contrato es una obligación legal por lo tanto en los casos en los
cuales la ley establece tal obligación, debe procederse a liquidar el contrato.
4.1.3 Oportunidad para liquidar un contrato
El contrato debe liquidarse en el plazo establecido para la liquidación, el cual se
cuenta a partir de la terminación, es decir, que el contrato debe liquidarse cuando
se vence el plazo establecido para su ejecución. Si el contrato no establece plazo
para la liquidación se aplicarán los 4 meses que otorga la ley para liquidar de
común acuerdo el contrato.
Existe la obligación legal de que la administración elabore el borrador
correspondiente y lo envíe al contratista para negociar el texto del acta de
liquidación. La entidad debe demostrar que oportunamente se buscó el acuerdo
sobre el acta de liquidación y que el contratista se negó al acuerdo.
4.1.4 Formas de terminación de los contratos
Los contratos tienen 3 formas de terminación:
 Por la ejecución satisfactoria del objeto.
 Por vencimiento del plazo.
 Por terminación anormal del contrato.
4.1.4.1 Por la ejecución satisfactoria del objeto
En primer lugar, el contrato se termina cuando se ha ejecutado o satisfecho la
totalidad del objeto contratado. Si el contrato cumple el objeto antes del
vencimiento del plazo, en el momento de la ejecución total debe liquidarse.
4.1.4.2 Por vencimiento del plazo
Una vez vencido el plazo del contrato no hay más ejecución o posibilidad de que
las partes puedan ejecutar el mismo. Si el plazo no es ampliado antes del

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vencimiento del contrato, cualquier prorroga posterior no tendrá validez por
haberse extinguido, es decir, que cualquier acuerdo debe hacerse dentro de la
vigencia del contrato estatal.
4.1.4.3 Terminación anormal del contrato
La tercera forma de terminación de un contrato es la terminación anormal del
mismo. Existen tres eventos en los que se termina anticipadamente el contrato. En
primer lugar está la declaratoria de caducidad, en segundo lugar la terminación
unilateral y en tercer lugar la terminación anticipada.
La declaratoria de caducidad sólo procede por incumplimiento grave del
contratista. Cuando se produce la declaratoria de caducidad del contrato, la
administración para evitar que se paralice el servicio o haya afectación grave del
servicio, puede tomar medidas como intervenir en la obra o en los bienes.
Necesariamente después de declarar la caducidad por terminarse el contrato debe
proceder a su liquidación.
La terminación unilateral está referida a la ocurrencia de las causales previstas en
la ley 80 de 1993, las cuales deben estar debidamente demostradas. En la
resolución de terminación unilateral una vez esté en firme se ordenará la
compensación del contratista y la liquidación del contrato. La terminación
anticipada se presenta cuando ha habido declaratoria de nulidad del contrato por
parte del juez contencioso administrativo.
Se presenta también cuando ocurra una causal de inhabilidad o incompatibilidad
sobreviniente. En este caso la administración constata la presencia de la
inhabilidad o incompatibilidad y procede a dar por terminado el contrato en forma
anticipada. La terminación anticipada también ocurre por el mutuo acuerdo de las
partes.
4.1.5 Contenido del acta de liquidación bilateral
En el acta de liquidación debe aparecer claramente el contrato que se liquida, el
objeto, las partes que celebraron el contrato, las que lo ejecutaron y las que
liquidan el contrato. Debe aparecer cual es el valor del contrato y cuál es el plazo
establecido o pactado; las garantías con su vigencia, el registro presupuestal del
contrato y la cuantía del mismo, cual fue la publicación y el impuesto de timbre.
Debe hacerse una relación al cumplimiento y desarrollo del objeto dependiendo
del tipo de contrato. El acta de recibo final, cual fue el valor del anticipo y como se
amortizó. Si hubo manejo conjunto en cuenta corriente. Luego vendrá el balance

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financiero del contrato que indica que valor, que se pagó y que saldo hay, que
debe el contratista y que debe la entidad contratante.
Así mismo, debe expresarse como quedan las garantías, si hay que ampliarlas y
durante que tiempo. Que contratos adicionales existieron en plazo y en cuantía,
como se ejecutaron los mismos y si se liquidan conjuntamente. Que
transacciones, conciliaciones o arbitramentos existieron durante la ejecución del
contrato, que multas se impusieron y como se cobraron, que incumplimientos
registro el contratista, que reclamos realizó y cómo se le resolvieron. Si hubo
desequilibrio económico, cómo se cuantificó y como se compensó, que
obligaciones quedan a cargo de las partes y la declaratoria de paz y salvo,
excepto las obligaciones que quedaron pendientes. En el acta finalmente debe
aparecer constancia sobre lo que las partes se reservan reclamar. (VER ANEXO
O)
4.1.6 Liquidación unilateral
La ley establece como mecanismo normal la liquidación bilateral. Sin embargo,
puede ocurrir que el contratista no esté de acuerdo con los términos de la
liquidación puesta en su conocimiento en la etapa de liquidación por mutuo
acuerdo. Esas diferencias deben ser de fondo y no pueden ser superadas.
Una vez transcurrido el término de 4 meses y habiéndose negado a suscribir el
acta habiendo cumplido la administración en tiempo su negociación, la
administración procederá a realizar la liquidación unilateral para lo cual se dispone
de 2 meses.
Un requisito fundamental para que proceda la liquidación unilateral es que haya
fracasado la bilateral, esto es, cuando el contratista tuvo la oportunidad de conocer
el borrador del acta y no llegó a un acuerdo sobre ella.
La liquidación unilateral se hace mediante resolución motivada en la que se
expresará los motivos o razones por las cuales se llega a una liquidación
unilateral. Esta acta tiene el mismo contenido del acta bilateral, excepto que aquí
las partes no se declaran a paz y salvo sino que en firme ese acto, el contrato se
encontrará liquidado.
La resolución de liquidación una vez establecida deberá establecer los recursos
que proceden contra el acta de liquidación, el cual es el recurso de reposición.
El funcionario público que no liquide oportunamente un contrato será responsable
disciplinaria y fiscalmente por ese hecho. (VER ANEXO P).

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5 CONTRATACION DE URGENCIA MANIFIESTA
5.1 DEFINICIÓN DE URGENCIA MANIFIESTA
Existe urgencia manifiesta: cuando la continuidad de la gestión administrativa
exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras
en el inmediato futuro; o cuando se presenten situaciones relacionadas con los
estados de excepción; o se trate de conjurar situaciones excepcionales
relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre
que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de
situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o
concurso públicos, según el artículo 42 de la Ley 80 de 1993.
5.2 CONSTITUCIONALIDAD DE LA URGENCIA MANIFIESTA
En la sentencia C-949/01 la Corte Constitucional desestimó los cargos contra los
artículos 42 y 43 de la Ley 80 de 1993, los cuales habían sido demandados
arguyendo que la utilización de dicha figura se hacía esencialmente para obviar
las reglas contractuales propias del Estatuto Negocial Público, en especial la
licitación pública que es la regla general, violando con ello el principio
constitucional de la moralidad administrativa, de la prevalencia del interés general
y de la dignidad humana. Para la Corte, por el contrario, aunque tal institución
efectivamente excepcional las reglas procesales generales de la contratación
pública, su consagración legal se justifica porque es herramienta apta para
afrontar circunstancias de calamidad pública o desastre que afecten de manera
inminente la prestación de un servicio, es decir, hechos que por su propia entidad
hacen imposible aplicar la regla general de la selección reglada del contratista. De
otra parte, el potencial abuso que pueda hacerse de la figura, hipótesis esta que
por sí misma no puede ser objeto de control de constitucionalidad, puede
perfectamente evitarse y controlarse, entre otras vías, mediante exigencias tales
como su declaratoria mediante acto administrativo motivado, su remisión al órgano
de control de la respectiva entidad, lo mismo que los contratos suscritos como
consecuencia de esa declaratoria, al igual que el respaldo de los antecedentes, las
pruebas y los hechos que ameritaron su adopción, inmediatamente después de
celebrados dichos contratos, sin perjuicio de otros mecanismos de control que
señale el reglamento. En lo que dice relación con la autorización concedida por el
parágrafo único del artículo 42 para la realización de traslados presupuestales
internos (Sobre la contratación de urgencia manifiesta, consúltese la sentencia C-
772/98 de la Corte Constitucional), para afrontar el pago de los contratos
celebrados como consecuencia de la urgencia, la misma fue declarada exequible
mediante sentencia C-772 de 1998, entendiendo “que los traslados
presupuestales internos a que se refiere dicha norma, se efectúen afectando
exclusivamente el anexo del decreto de liquidación del Presupuesto”. Para tal fin,

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la Corte señala que esa disposición es una norma de carácter presupuestal
incorporada en una norma ordinaria cuyo objeto específico es el régimen
contractual estatal, que por esa misma razón, debe respetar y subordinarse a las
disposiciones del Estatuto Orgánico de Presupuesto y a sus normas
reglamentarias, conforme lo manda el artículo 352 de la C.P. Así entonces, en el
régimen de la urgencia manifiesta, debe entenderse que la facultad que la ley 80
de 1993 otorga a las autoridades administrativas negociales para efectuar los
correspondientes traslados presupuestales, es idéntica a la concedida a dichas
autoridades por el artículo 34 del decreto 568 de 1996, sólo que en materia
negocial pública está referida a la “urgencia manifiesta”.
5.3 LA URGENCIA COMO RÉGIMEN CONTRACTUAL EXCEPCIONAL
Se trata de un régimen de excepción a la regla general de los procedimientos
contractuales previstos en los artículos 24 y 39 del Estatuto Contractual, los cuales
pueden obviarse cuando se está en presencia de circunstancias imprevistas,
urgentes, imprevisibles, de hechos calamitosos o constitutivos de fuerza mayor,
que por su misma entidad y naturaleza, deben atenderse con carácter prioritario e
inmediato, so pena de parálisis de la continuidad del servicio público.
 Facultad para hacer traslados presupuestales. Por idéntica razón, se
permite igualmente, bajo ese régimen, hacer los traslados presupuestales
internos que se requieran con el fin de atender las necesidades y gastos
propios de ella, y no requiere de registro, calificación y clasificación de
proponentes, de conformidad con el parágrafo del artículo 22 de la ley 80 de
1993 y subrogado por el artículo 06 de la ley 1150 de 2007.
 No se exige contrato escrito. En atención a las circunstancias que ameritan
la adopción de dicha figura jurídica, y por estar de por medio la continuidad de
la prestación de un servicio público, el artículo 41 de la ley 80 de 1993 habilita
para obviar el contrato escrito, (no obstante lo cual deberá dejarse constancia
escrita de la autorización otorgada al contratista por la entidad contratante), y
también el acuerdo sobre la remuneración del contratista, la cual podrá fijarse
con posterioridad al inicio de la ejecución de lo contratado. En el evento de no
lograrse acuerdo sobre la contraprestación, ésta podrá ser determinada por el
justiprecio objetivo de la entidad u organismo respectivo que tenga el carácter
de cuerpo consultivo del Gobierno y, a falta de éste, por un perito designado
por las partes, sin perjuicio de la utilización de los mecanismos de solución
directa de conflictos.
5.4 CONTROL DE LA CONTRATACIÓN DE URGENCIA

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Como la utilización indebida de la figura de la Urgencia manifiesta es constitutiva
de causal de mala conducta, el artículo 43 del Estatuto Contractual establece que
inmediatamente después de celebrados los contratos originados en ella, estos y el
acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los
antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos que
la sustentaron, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en
la respectiva entidad. El órgano de control deberá pronunciarse sobre los hechos
y circunstancias que determinaron tal declaración, dentro de los dos (2) meses
siguientes. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe
inmediato del servidor público que celebró los contratos o a la autoridad
competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación
disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el
conocimiento de las otras acciones. Es apenas razonable que se imponga como
exigencia legal, que la declaratoria de urgencia manifiesta deba producirse por
acto administrativo debidamente motivado, en el cual se detallarán las razones por
las cuales no es posible acudir al mecanismo de la invitación o la licitación pública.
Precisamente aquéllas que se invocaron en el acto, son la materia de la
indagación del órgano de control, y respecto de ellas ha de establecerse la
legalidad o no de la actuación, sin que puedan variarse posteriormente. El “tema
decidendum” para el órgano de control está indicado en el acto administrativo, y es
a éste, exclusivamente, al que debe contraer su estudio. Es un régimen de
congruencia entre lo aducido por la Administración y lo examinado por el órgano
de control. Ver anexo. Minuta para contratación de Urgencia.
6 PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTATAL VS. NTCGP 1000
Con el fin de garantizar el entendimiento de los servidores públicos y demás
partes interesadas acerca de la forma como la Personería Municipal de
Caramanta, Antioquia da respuesta al requisito 7.4 Adquisición de Bienes y
Servicios, se ha documentado el Anexo Contratación Estatal vs. NTCGP 1000, en
el cual se asocian los diferentes documentos del SIG que evidencian el
cumplimiento de los mismos, así:
Los requisitos para la adquisición de los bienes y servicios se especifican en los
pliegos de condiciones o en la licitación pública según la modalidad de
contratación aplicable.
Las relaciones contractuales con los diferentes contratistas de la Personería
Municipal de Caramanta, Antioquia que hayan sido seleccionados se formalizan
mediante contratos (Ver capítulo 3.1.1 Requisitos de Perfeccionamiento y
Ejecución), en los cuales se establecen explícitamente las obligaciones tanto del
contratista como de la Administración.

Teléfono: 8 55 33 98.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de los contratos surtidos por la
Administración se designan interventores competentes para que velen por el
cumpliendo de los mismos, en caso de que el interventor identifique cualquier
desviación al objeto del contrato y sus cláusulas hará uso de los recursos que
consideré necesarios para acordar con el contratista el cumplimiento de los
mismos, estas decisiones y acciones se deben dejar plasmadas en el acta o
informe de interventoría.
En los casos en que el interventor considere que se cumplió con el contrato, lo
reporta así en el informe final de interventoría y procede a realizar la liquidación
del mismo (re-evaluación). Ver capítulo 3.1.5.1 Vicisitudes que se presentan
durante la ejecución del contrato.
En caso de que se presente un incumplimiento del contrato por parte del
contratista, el interventor debe proceder a realizar la terminación del contrato de
acuerdo con las disposiciones legales vigentes (declaratoria de caducidad,
terminación unilateral o terminación anticipada)
6.1 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN
Los servidores públicos de la Personería municipal de CARAMANTA deberán
tener en cuenta tanto en la definición de los diferentes contratos como en el
seguimiento (Interventoría) a la ejecución de los mismos, los atributos esenciales
del servicio tales como: La atención, la oportunidad, la calidad, la infraestructura
empleada, entre otros.
Estos atributos deberán quedar registrados en los diferentes estudios de
conveniencia y oportunidad, pliegos de condiciones y contratos. Durante su
ejecución los interventores deben expresar explícitamente en los informes de
Interventoría, el cumplimiento de los mismos, a continuación presentamos una
matriz con los posibles mecanismos a emplear por el interventor para la
evaluación objetiva de éstos:
Atributo Mecanismo de Evaluación
Atención
Implementación de encuestas donde
los usuarios evalúen el desempeño del
proveedor, para ello pueden emplear
las encuestas disponibles en el SIG:
 Evaluación de la Formación.
 Evaluación de los trámites y
servicios Evaluación de la Vigilancia

Teléfono: 8 55 33 98.
Atributo Mecanismo de Evaluación
y Control Evaluación de la asesoría
y asistencia
Criterio de aceptabilidad 4 puntos de 5
posibles.
Oportunidad
Implementación por parte del
contratista de la Planilla para el Control
de Solicitudes de Trámites y Servicios o
de un sistema de información que
permita obtener estadísticas de
atención de solicitudes, oportunidad y
confiabilidad.
Criterio de aceptabilidad: Mínimo el
90% de oportunidad.
La implementación por parte del
interventor de la Planilla para el Control
de Solicitudes de Trámites y Servicios
para controlar el cumplimiento de los
tiempos de entrega de informes por
parte del contratista.
Criterio de aceptabilidad: Mínimo el
90% de oportunidad.
Calidad
La evaluación frente al cumplimiento de
normas técnicas o procedimientos
aplicables al objeto del contrato.
El seguimiento a las PQRS
presentadas respecto a los servicios
asociados al objeto del contrato.
Criterio de aceptabilidad mínimo el 95%
de oportunidad en la respuesta a las
PQRS.
Infraestructura empleada
La presentación por parte del
contratista de un plan de mantenimiento
de la infraestructura empleada para el
desarrollo del contrato.
Criterio de aceptabilidad cumplimiento
del 90% del plan de mantenimiento.

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7 ANEXOS
 Anexo A. Cuantías del Proceso de Contratación
 Anexo B. Estudio de conveniencia y oportunidad
Modelo pliego de condiciones
 Anexo C. Modelo contratación directa publicados en el PUC.
 Anexo D. Minuta resolución de apertura de la licitación.
 Anexo E. Acta de apertura de la licitación o contratación directa
 Anexo F. Minuta Acta Audiencia Aclaratoria
 Anexo G.Minuta resolución de adjudicación.
 Anexo H.Minuta resolución de declaratoria de desierta de la licitación pública
 Anexo I. Minuta cuantías artículo 24 Y 39 De La Ley 80 De 1993
 Anexo J. Minuta Contratos Con Formalidades Plenas
Minuta contrato de compraventa o suministro
Minuta contrato de obra precios unitarios.
 Anexo K. Minuta contrato sin formalidades plenas de prestación de servicios.
 Anexo L. Minuta contrato adicional, modificatorio, otrosí.
 Anexo M. Minuta suspensión del contrato.
 Anexo N. Minuta cesión del contrato.
 Anexo O. Minuta liquidación bilateral o de mutuo acuerdo del contrato.
 Anexo P: Minuta liquidación unilateral del contrato.
SILVIA PATRICIA MEDINA GUTIÉRREZ
Personera Municipal.
Caramanta

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