Manejo del Sistema Único del Trabajo

1. INS-GDA-01-01 Instructivo Página 1 de 31
Instructivo
Fecha: 2015-07-11
Versión: 01
Página: 1 de 25
REGISTRO DE ORGANISMOS
PARITARIOS Y APROBACIÓN
DE REGLAMENTOS DE
HIGIENE Y SEGURIDAD
Código:
INS-GRT-01-02-01
MANUAL DE USUARIO:
REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y
APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE
Y SEGURIDAD

2. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 2 de 31
Tabla de contenido
1. Control del Documento ..............................................................................................................3
2. Datos generales..........................................................................................................................4
2.1. Identificación del instructivo......................................................................................................4
2.2. Objetivo .......................................................................................................................................4
2.3. Alcance........................................................................................................................................4
2.4. Base legal....................................................................................................................................4
2.5. Glosario de términos..................................................................................................................4
3. Perfiles y niveles de responsabilidad........................................................................................5
3. Descripción .................................................................................................................................5
3.1 Introducción................................................................................................................................5
3.2 Acceso de empresas a la aplicación. ........................................................................................6
3.3 Registro de Organismos Paritarios .........................................................................................15
3.4 Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad............................................................22
4. Archivo y conservación............................................................................................................31

3. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 3 de 31
1. Control del Documento
REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA NOMBRE CARGO FIRMA
01 Creación 11/07/2015
ELABORADO POR:
Ligia Moreno
Asistente
Dirección de
Procesos

4. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 4 de 31
2. Datos generales
2.1. Identificación del instructivo
PROCESO NIVEL 0: Gestión de Regulación del Trabajo
PROCESO NIVEL 1: Gestión de Registro y Autorización de Trabajo
PROCESO NIVEL 2: Gestión de Registro y Autorización de Trabajo Sector Privado
RESPONSABLE: Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo
2.2. Objetivo
Dar una guía de apoyo a los usuarios que realizan el registro de Organismos Paritarios y
solicitan la aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad, mediante la descripción
paso a paso del uso del sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.
2.3. Alcance
El instructivo inicia desde el registro de sucursales de la empresa hasta la emisión de la
certificación del registro de organismo paritario y aprobación de reglamentos de higiene y
seguridad.
2.4. Base legal
 Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del 11 de junio de 2015, Instructivo para el
Registro de Reglamentos y Comités de Higiene y Seguridad en el Trabajo.
2.5. Glosario de términos
 Organismo Paritario. Organización técnica de trabajo conjunto entre la empresa y
los trabajadores, que sirve para detectar y evaluar los riesgos de accidentes y
enfermedades profesionales que pudieran sufrir los trabajadores.
 Reglamento de Higiene y Seguridad. Tiene por objeto establecer las medidas
necesarias de prevención de los accidentes y enfermedades de trabajo, tendientes a
lograr que la prestación del trabajo se desarrolle en condiciones de seguridad, higiene
y medio ambiente adecuados para los trabajadores.

5. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 5 de 31
 Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de
representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se
desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.
 SAITE. Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo.
3. Perfiles y niveles de responsabilidad
ROL O CARGO DEL
RESPONSABLE
NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES
Director de Seguridad y
Salud en el Trabajo
 Responsable del seguimiento de la información publicada
para insumo interno (estadística) y observación externa.
 Responsable de socializar y capacitar a los usuarios
externos e internos respectivamente.
Director de Tecnologías
de Información y
Comunicación
 Dar soporte técnico al sistema únicamente a pedido de la
Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Usuario
 Acceso al Sistema en línea de Registro de Organismos
Paritarios y aprobación de Reglamentos de Higiene y
Seguridad
 Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de
Contratos y Actas de Finiquito.
 Imprimir certificado de registro de Organismo Paritario o
aprobación de Reglamento de Higiene y Seguridad, de
manera inmediata previa validación de campos completos
requeridos.
3. Descripción
3.1 Introducción
Estimado usuario para la perfecta utilización del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.

6. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 6 de 31
2. Diríjase a la Barra de Menú, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no
se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.
3. Recuerde que para el correo electrónico que solicita el sistema, debe contener
exclusivamente letras minúsculas.
A continuación se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicación para realizar
el Registro de Organismos Paritarios y Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad
3.2 Acceso de empresas a la aplicación.
1. Ingresar a la página web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de
Administración Integral de Trabajo y Empleo).
2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la información.

7. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 7 de 31
3. En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA
4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario.
Paso 1. Datos del empleador
En el primer ítem de TIPO DE IDENTIFICACIÓN, se puede seleccionar CÉDULA,
RUC o PASAPORTE.

8. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 8 de 31
Paso 2. Dirección del Empleador

9. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 9 de 31
Paso 3. Datos del representante legal
5. Una vez ingresada la información el sistema le notificará su registro al correo
electrónico ingresado.
6. Para la activación de la cuenta realizar la confirmación, seleccionar INGRESAR AL
SISTEMA, en la parte inferior luego de la activación del usuario, para retornar a la
página principal.

10. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 10 de 31
7. Ingresar usuario y contraseña.
8. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.

11. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 11 de 31
9. El sistema desplegará la pantalla principal de este aplicativo.
10.En caso de olvido de contraseña el sistema nos da la opción de RECUPERAR
CONTRASEÑA.
11.El sistema emitirá el siguiente mensaje, para recuperar la contraseña, en el cual se
debe colocar el Usuario con el que se registró (Cédula, RUC o Pasaporte)

12. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 12 de 31
12.El sistema enviará la nueva contraseña al correo electrónico registrado.
13.La información para una nueva clave le llegará a su correo electrónico.

13. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 13 de 31
14.Seleccionar INGRESAR y será direccionado al sistema para su ingreso
15.Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEÑA proporcionada por el sistema
16.Al seleccionar INGRESAR el sistema emitirá el siguiente cuadro de diálogo, para el
cambio de la contraseña.

14. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 14 de 31
17.Una vez ingresada la información solicitada seleccionar GUARDAR
18.Al guardar el sistema regresa a la página principal donde debe ingresar la contraseña
que se registró.

15. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 15 de 31
3.3 Registro de Organismos Paritarios
1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitirá el siguiente
mensaje.
2. Cambiar de sistema para poder registrar las sucursales solicitadas.

16. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 16 de 31
3. Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO
4. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO
SUCURSAL.
5. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los
datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ
6. Seleccionar GUARDAR y se detallará la siguiente información.

17. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 17 de 31
7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIÓN, llenar los datos requeridos.
8. GUARDAR información, y se visualizará de la siguiente manera.

18. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 18 de 31
9. De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la información
se visualizará de la siguiente manera.
10. Una vez registrada la información de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegará la siguiente pantalla.
11. Este formulario presentará las obligaciones que debe cumplir el empleador para
poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una selección en
los recuadros derechos para proceder a guardar la información.

19. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 19 de 31
12. En la parte de inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de
Organizaciones Paritarios.
13. Seleccionar el botón el cual permitirá agregar los empleados y empleadores que
conformarán el Comité.
14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegará la siguiente pantalla.

20. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 20 de 31
15. Seleccionar el empleado que será Titular, el botón de lado derecho nos permite
elegirlo.
16. Se desplegará el siguiente recuadro, donde aparecerá el nombre del empleado
seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones.
Este proceso se debe realizar para la selección de empleados y empleadores,
titulares y suplentes.
17. Al seleccionar ACEPTAR la información se guardará.

21. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 21 de 31
18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarán el comité se
visualizará de esta manera.
19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la información de la
organización paritaria no está completa, el sistema emitirá el siguiente mensaje.
20. Una vez GUARDADA está información el sistema habilitará automáticamente el
botón para generar el certificado de registro del organismo paritario.

22. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 22 de 31
21. Seleccionar el botón para la impresión del certificado, el documento se abrirá en
formato PDF., mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su
impresión.
3.4 Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad
1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIÓN DEL
REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.
2. Se desplegará el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los
recuadros en cada uno de los siguientes ítems.

23. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 23 de 31
Técnico de Seguridad, ingresar el número de cédula de la persona quien será
Técnico de Seguridad, y el sistema validará los nombres y apellidos, y los estudios
automáticamente.
Centro de Trabajo de la Empresa, en está pantalla se visualizará la información
ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario.
De los Empleadores.

24. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 24 de 31
De los trabajadores.

25. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 25 de 31
Planes de emergencia y contingencia.
Sanciones.

26. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 26 de 31
Riesgos laborales, en este ítem se deben llenar los riegos más importantes que
sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningún
límite de cantidad.
 Metodología para identificación de riesgos, el sistema desplegará un catálogo
de metodologías a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de
igual forma de no existir le permite la opción de agregar “OTRAS
METODOLOGÍAS”
Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGÍAS, el sistema habilitará un
recuadro para ingresar el nombre.

27. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 27 de 31
 Factores de Riesgo, en este ítem se deben agregar los factores de riesgos
identificados por la empresa.
RIESGOS.
FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones,
se tiene la disponibilidad de agregar otros.
PROCESOS, área física donde se encuentra el riesgo declarado.
Seleccionar AGREGAR, antes de guardar toda la información solicitada el
sistema permite ELIMINAR los riesgos.

28. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 28 de 31
3. Una vez ingresada toda la información del formulario para la aprobación del
reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR.
4. El sistema emitirá un mensaje emergente el cual debe ser leído detenidamente ya
que una vez ACEPTADO usted no podrá realizar ninguna modificación.
5. Seleccionar certificados generados.
6. El sistema desplegará la información que ha sido guardada para el certificado,
seleccionando el botón

29. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 29 de 31
7. Seleccionar el botón CERTIFICADO.

30. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 30 de 31
8. Se generará el siguiente recuadro para abrir el certificado.
22. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrirá en formato PDF., mismo que puede
ser guardado o directamente abierto para su impresión.

31. INS-GRT-01-02-01 Instructivo Página 31 de 31
IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un
año y la aprobación del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos años, se
le enviará un correo electrónico 15 días antes para que efectúe la renovación.
4. Archivo y conservación.

CÓDIGO
NOMBRE
DOCUMENTO
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
TIEMPO
RETENCIÓN
INS-GRT-01-02-01 Instructivo
Asistente de la Dirección de
Administración de Procesos
2 años