Manual

1. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 05/07/04
IT-DRM-02 Versión 02

2. © Derechos Reservados 2003
Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Subdirección General de Administración
Dirección de Recursos Materiales
Viaducto Miguel Alemán No. 105, .2° piso, Col. Escandón,
México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00
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expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de
México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente.
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3. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
CONTENIDO
Número Tema Página
1 Objetivo 2
2 Alcance 2
3 Referencias 2
4 Políticas 2
5 Responsabilidades 3
6 Definiciones 4
7 Método de Trabajo 5
7.1 Diagramas de Flujo 5
7.2 Descripción de Actividades 6
8. Registros 8
9. Anexos 8
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4. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
1. OBJETIVO
Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacén, así
como su distribución eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor
aprovechamiento de los bienes.
2. ALCANCE
Esta instrucción de Trabajo aplica desde la recepción de los bienes de consumo y activo fijo,
su registro y su distribución.
3. REFERENCIAS
3.1 Manual de Organización.
3.2 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración, sección 7,
Realización del Servicio.
3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos.
4. POLITICAS
• Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada de
artículos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para
el desarrollo de sus funciones.
• Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y bienes
de consumo.
• Anualmente se deberá realizar el levantamiento del padrón inventarial de activo fijo en
oficinas centrales con el propósito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo
al resultado del inventario.
• Anualmente se deberán actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.
• Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones,
cantidad y fecha de entrega estipulada.
• Se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico de existencias de artículos y
materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Dirección de Recursos
Materiales el resultado de los mismos.
• No se surtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo
comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la
Institución.
• No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de
entrada de almacén.
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5. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
• Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la fecha
de entrega establecida se deberán reportar a el área de adquisiciones para que se
proceda a la penalización correspondiente.
• La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá reportar la
adquisición de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el
alta correspondiente y elaboración del resguardo.
• La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquier movimiento de
personal o cambio en la estructura del CPTM
5. RESPONSABILIDADES
Director de Recursos Materiales
5.1 Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.
5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén apegados a la normatividad
Vigente.
5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes.
5.5 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de
capacitación que se requieran por el personal a su cargo.
5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo
5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.
5.8 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta
Instrucción de Trabajo.
Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).
5.9 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.
5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.
5.12 Controlar el padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.
5.13 Controlar la existencia de los materiales y artículos de oficina y bienes de consumo.
5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.
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6. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
6 DEFINICIONES
6.1 Almacén. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institución.
6.2 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales,
artículos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.
6.3 DRM. Director de Recursos Materiales.
6.4 AA. Asistente Administrativo.
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7. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
7 METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de
Bienes de Consumo y de Activo Fijo.
7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO
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Reporte
Oficio
Reporte
Reporte
4. Captura en sistema
Información de
Inventarios
5. Revisa reporte de
evaluación de
Inventario
2. Elabora etiquetas
de identificación
para inventarios
Asistente Administrativo
1. Elabora Programa
para Inventarios Físicos
INICIO
Etiquetas de
Identificación de
Inventario y marbetes
Director de Recursos
Materiales
6. Recibe ajustes y
recomendaciones
FIN
Programa para
Inventario
7. Instruye a
Asistente para
realizar ajustes.
Resguardo de
Activos
3. Lleva a cabo el
levantamiento de
Inventarios

8. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
Asistente
Administrativo
1. Elabora programa para inventarios físicos.
1.1 Elabora el programa para el levantamiento de
inventarios físicos de bienes de consumo y activo
fijo.
Programa de Inventario
1.2 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las
áreas de la Institución los días en que se llevará
a cabo la toma del padrón inventarial de activo
fijo.
Correo Electrónico
y/o Circular
1.3 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las
áreas de la Institución los días que el Almacén no
surtirá artículos y materiales.
1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la
impresión de artículos y materiales. Listado de Materiales
2. Elabora etiquetas de identificación para
inventarios.
Etiquetas de
Identificación de
Inventario
2.1 Elabora las etiquetas de identificación de
inventario físico de activo fijo,
2.2 Elabora marbetes de identificación de artículos y
materiales de oficina contenidos en el almacén.
Marbetes
3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios
Hoja de Control
3.1 Para el activo fijo
Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario
y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo
y coloca etiqueta de identificación.
3.2 Localiza la ubicación y el nombre del usuario
responsable del bien.
3.3 Para bienes de consumo
Efectúa el conteo de artículos del almacén y
anota en listado el resultado del conteo por
artículo.
Listado de Materiales
4. Captura en Sistema Información del
Inventario Base de datos
electrónica
Resguardo de Activos
Anexo 14.1
Para el activo fijo
Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza
el resguardo correspondiente.
4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al
usuario un tanto del mismo.
Base de datos
electrónica
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9. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
Reporte4.3
Para bienes de consumo
Captura en el Sistema de Control de Almacén el
resultado del Inventario.
4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el
reporte de evaluación del inventario.
Director de
Recursos
Materiales
5. Revisa reporte de evaluación de inventario.
Reporte
5.1 Revisa que el reporte de evaluación del
inventario no presente diferencia mayor al 10%
del valor total en existencias del Almacén
General contra las cifras del Sistema de
Almacén.
5.2 Informa al Órgano Interno de Control el resultado
del inventario.
6. Recibe ajustes y recomendación
6.1 Recibir ajustes y recomendación por parte del
área de auditoria.
7. Instruye al Asistente para realizar ajustes.
Reporte
7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y
emita un nuevo reporte de evaluación del
inventario.
7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte
7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10%
del valor total en existencias del Almacén
General contra las cifras del Sistema de
Almacén.
7.4 Emitir un reporte definitivo.
8 REGISTROS
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10. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
No. de Control Nombre
Responsable de
Conservarlo
Tiempo de
Conservación /
Disposición
FO-DRM-GS-02 Resguardo de Activos
Encargada de
almacenes e
inventarios
3 Años/Archivo
muerto
S/N Reporte
Encargada de
almacenes e
inventarios
3 Años/Archivo
muerto
9 ANEXOS
Anexo Nombre No. De Control
1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-02
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