Este documento describe los procedimientos para el control de entrada y salida de almacén. Incluye diagramas de flujo para el control de entrada de productos comprados, salidas de almacén, y entrada de equipos de renovación. También incluye formatos como el registro de entrada y salida de almacén, y resguardo de herramientas y equipos. El objetivo es establecer controles para asegurar que los productos cumplen con las especificaciones durante las actividades de construcción y operación.

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Revisión 5
Código IGEAL-01
TITULO
ENTRADA Y SALIDAS
DE
ALMACÉN
Fecha 30-JUNIO-2004
1. OBJETIVOS.
• Describe el control de entrada y salidas al almacén de refacciones para las actividades de construcción y/u
operación.
2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.
• No Conformidad. NC.
• Compras de Renovación. El concepto de renovación supone el cambio de equipos o modificaciones / renovación
de obra civil con el objeto de entregar la planta en estado “normal” de uso.
Ejemplo: Cambio de Equipo o de una función de una instalación de más de $ 5,000.00 (motor, bomba, equipo
completo, reductor, cabinete eléctrico...) pero no de una pieza (rodamiento, flecha,...)
3. ESPECIFICACIONES Y REFERENCIAS.
• PGECO-01. Compras.
• PGECO-02. Inspección.
• PGEAC-03. Servicio No Conforme.
4. DESARROLLO.
Elaborado por:
Ing. Miguel Angel Juárez
Aseguramiento De Calidad
Revisado por:
Ing. Gabriel Toffani
Presidente – Director General
Aprobado por:
Ing. Gabriel Toffani
Presidente – Director General

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Código IGEAL-01
TITULO
ENTRADA Y SALIDAS
DE
ALMACÉN
Fecha 30-JUNIO-2004
DIAGRAMA DE FLUJO PARA CONTROL DE ENTRADAS DE PRODUCTOS COMPRADOS.
Actividad por. Desarrollo
• Proveedor
(1)
Presenta en planta productos a entregar: refacciones,
equipos, material.
Para equipos de renovación para el “Servico de
Operación y/o Mantenimiento” ver Diagrama de Flujo
“Control de entradas de equipo de renovación” (pag. 4 de
8).
• Proveedor
(2)
El almacenista recibe: Factura y/o remisión y/o copia de
pedido.
Según sea requerido se hace entrega “Acta de
Inspección” (ver PGECO-02).
• Almacenista
(3)
Con la información recibida se corrobora contra el pedido
proporcionado por el Jefe de Administración o Dirección
de Suministros y Logística.
• Almacenista
(4)
Verifica que el producto que cumpla con especificaciones,
señaladas en la requisición.
• Jefe Área
(5)
En el caso de equipos y refacciones para “operación”,
cuando sea requerido se informa al área responsable,
para que realice la inspección o designe al personal, para
liberar el producto, firma de inspección en el formato
“Entrada de almacén” (ver FGEAL-01).
Nota: En el caso de los materiales y equipos para
construcción la “aprovación técnica”, la realiza el personal
de inspección (ver PGECO-02).
• Almacenista
(6)
En caso de que el producto no cumpla con
especificaciones informa:
- Para Operación: Al Responsable de Planeación de
Mantenimiento o Jefe de Administración y sigue los
lineamientos del procedimiento PGEAC-03.
- Para Construcción: Al Residente de Obra,
Supervisor de montaje y sigue los lineamientos del
procedimiento PGEAC-03
• Almacenista
(7)
Con el producto liberado se registra su entrada (ver
FGEAL-01).
Resguarda los registros durante 1 años y posteriormente
son destruidos.
• Almacenista
(8)
El almacenista identifica (cuando sea practico) y da
localización al producto de tal forma que se evite su
deterioro hasta su salida de almacén (ver PGEAL-01).
Llegada de productos adquirido a
Planta u obra
Entrega de Documentación
Revisión de Documentos
Verificación
Inspección
Personal TécnicoSi
No
No
Registro
Reportar NC
Localización en Almacén
1
2
3
¿Aprobación
Técnica?
5
4
5
¿NC?
6 6
7
8

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TITULO
ENTRADA Y SALIDAS
DE
ALMACÉN
Fecha 30-JUNIO-2004
DIAGRAMA DE FLUJO PARA CONTROL DE SALIDAS DE ALMACÉN.
Actividad por: Desarrollo
•Usuarios
(1)
Solicita a almacén, sus necesidades de materiales,
refacciones, equipos o herramientas, ya sea para
resguardo o para préstamo.
•Almacenista
(2)
Verifica en la lista de inventarios, cual es la existencia.
En caso de que no se encuentre con el producto en
stock, o la cantidad se encuentre en el mínimo, se
solicita de acuerdo a PGECO-01.
•Almacenista
(3)
Cuando el producto sea entregado en planta, se
recepciona (ver pag. 2 de 8).
•Almacenista
•Usuario
(4)
Elabora la solicitud en el Formato de “Salida de Material”
(FGEAL-02) o “Resguardo de Herramientas y/o Equipos”
(FGEAL-03), según corresponda.
•Almacenista
El producto se le entrega al solicitante quien firma de
recibido, registra su salida en el sistema.
•Almacenista
Resguarda los registros durante 1 año, posteriormente
pueden ser destruidos.
Se requiere material de almacén
Salida de Almacén
CompraNo
Si
Entrada a
Almacén
Entrega
¿Inventario?
Conservación de Registros
1
2
3
2
4
5
6

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ENTRADA Y SALIDAS
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Fecha 30-JUNIO-2004
DIAGRAMA DE FLUJO PARA CONTROL DE ENTRADAS DE EQUIPOS DE RENOVACIÓN (PARA EL SERVICIO DE
OPERACIÓN DE PLANTAS DE TRATAMIENTO DE AGUA).
Actividad por. Desarrollo
• Proveedor
- (1)
Presenta en planta equipos de renovación: bombas,
motores, compresores, etc (ver IGECO-03).
• Proveedor
(2)
El almacenista recibe: Factura y/o remisión y copia de
pedido.
Corrobora contra copia de pedido, proporcionada por el
Jefe de Administración.
• Jefe Manto.
(3)
Inspecciona el equipo de renovación o designa al
personal para que realice la actividad.
Firma de inspección en el formato “Entrada de Almacén”
(ver FGEAL-01).
• Almacenista
(4)
En caso de que el producto no cumpla con
especificaciones informa al Responsable de Planeación
de Mantenimiento y sigue los lineamientos del
procedimiento PGEAC-03.
• Almacenista
(5)
Con el producto liberado se registra su entrada (ver
FGEAL-01).
• Almacenista
(6)
Elabora expediente con la siguiente información:
- Entrada.
- Pedido.
- Factura.
- Fotos.
- Requisición.
- Área destinado para renovar.
Estos expedientes son resguardados por todo el tiempo
de servicio.
• Almacenista
(7)
Identifica el equipo de renovación con el TAG y un
circulo rojo, que se encuentre a la vista del personal.
• Almacenista
(8)
Asigna localización al equipo de renovación de tal forma
que se evite su deterioro hasta su salida de almacén
(ver PGEAL-01) y sea de fácil acceso al equipo.
Llegada de Equipo de Renovación
Revisión de Documentos
Inspección
No
Registro de Entrada
Reportar NC
Ubicación en Almacén
1
2
3
¿NC?
4 4
5
8
Expediente
6
Identificación
7

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ENTRADA Y SALIDAS
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Fecha 30-JUNIO-2004
5. ANEXOS.
ENTRADA DE ALMACÉN. FGEAL-01.
FGEAL-01
Folio No.
FECHA: No. REM.
PROVEEDOR: No. FACTURA
DIRECCIÓN: No. ORDEN DE COMPRA
Código
Localización
Almacén
Cantidad
Solicitada
Unidad de
Medida
Descripción P.U. Total
FIRMA ALMACENISTA FIRMA DE APROBACIÓN TÉCNICA*
* Firma de aprobación técnica el personal técnico cuando realiza una inspección.
ENTRADA DE ALMACÉN
Observaciónes

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ENTRADA Y SALIDAS
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Fecha 30-JUNIO-2004
Salida de material. FGEAL-02
FGEAL-02
ALMACEN
FOLIO
SOLICITADA ENTREGADA
UNI.
MED.
ORIGINAL: ALMACÉN COPIA: SOLICITANTE
CÓDIGO
PLANTA: AREA: EQUIPO: FECHA: OBSERVACIONES:
UBICACIÓN
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
SALIDA DE MATERIAL
ENTREGÓ: RECIBIÓ: AUTORIZÓ:

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TITULO
ENTRADA Y SALIDAS
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Fecha 30-JUNIO-2004
RESGUARDO DE MATERIALES Y/O EQUIPOS FGEAL-03.
FGEAL-03
FOLIO
Entregado a: Carguese a:
Part. Cantidad Unidad Codigo
Costo
Unitario
Importe
ORIGINAL ALMACÉN COPIA SOLICITANTE
PLANTA: FECHA: OBSERVACIONES:
RESGUARDO DE HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS
Descripción del Artículo
ENTREGÓ: RECIBIÓ: AUTORIZO:

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ALMACÉN
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6. CONTROL DE CAMBIOS.
Nivel de
Revisión
Descripción de Cambios
0 - Emisión de procedimiento.
1 - La codificación, desarrollo y referencias se adecuaron de acuerdo a las modificaciones del
instructivo IGEAC-01.
- Se integra en un instructivo las entradas y salidas de almacén.
2 - Se incluyo el registro FSCAL-05, donde se registra cuando son aceptados los materiales o
equipos que inspecciona el personal técnico.
- El tiempo de conservación de los registros FSCAL-01, FSCAL-02 y FSCAL-05 se adecuó para
conservarse un año.
3 - Se estandarizó el procedimiento para todas las plantas.
- Se modificaron los formatos FSCAL-01, FSCAL-02, FSCAL-03, FSCAL-04.
- Se elimina el formato FSCAL-05.
4 - Se reagrupan en un solo formatos el FGEAL-03 y FGEAL-04.
5 - Se incluyen las actividades de construcción.