Gestión Oficina

1. FORMADOR: Elisa Bilbao Robledo
CURSO: Operaciones Auxiliares de servicios administrativo
generales

2.  La organización del trabajo
 La organización de las
empresas
 Los procedimientos
administrativos

3.  Criterios de organización: La
gran actividad de las empresas
hoy en día, hacen necesario
planificar y organizar el trabajo
de forma óptima y eficiente
para sacar el máximo partido a
cada uno de nuestros recursos.
Factores que determinan la
organización:
 El tiempo: Administrar y
gestionar correctamente el
tiempo es una de las tareas
más importantes a tener cuenta
por el profesional.

4.  Para gestionar correctamente el
tiempo, se debe evitar los
denominados “tiempos muertos”
que son aquellos que se pierde en
buscar algo que no está
debidamente colocado, mala
gestión de llamadas telefónicas,
etc.
 Será necesario establecer distintas
prioridades a las tareas a realizar
(prioridad alta o urgente, normal o
baja)
 La agenda: Una gestión de la
agenda de forma eficiente, es sin
duda, el mejor aliado para la
optimización del tiempo.

5.  Organización y planificación del
tiempo en la jornada laboral.
 Reloj biológico: Es el fenómeno de
adaptación de nuestro cuerpo a
determinadas tareas en tiempos
claves. Curva de actividad
 Momento 0: Comienza la tarea
 Momento A: Finaliza el período de
calentamiento
 Momento B: Aparece la fatiga,
disminuyendo el rendimiento
 Momento C: marca el estado
máximo agotamiento y mínima
actividad
 Momento D: finaliza el descanso y
vuelve a comenzar el ciclo

6.  ¿Qué significa horas de alto y
bajo rendimiento?
 Horas de alto rendimiento es
el momento en el que las
personas desarrollan su
máxima actividad.
 Horas de bajo rendimiento es
el momento en el que las
personas están menos
activas.
 Es necesario conocer su
existencia para saber cuando
debemos realizar las tareas
que necesitan más
rendimiento y concentración,
y para tareas de tipos
rutinario que no necesita
esfuerzo mental ni
concentración.

9.  El orden: El despacho, mobiliario, equipos informáticos
deberán estar perfectamente distribuidos de manera
funcional y práctica y así crear un ambiente de trabajo
confortable.
 El archivo: Existen diversos criterios de clasificación
del archivo para localizar la información en el menor
tiempo posible.

10.  La distribución del espacio
de trabajo: Está demostrado
que un espacio de trabajo
bien distribuido, con un
entorno agradable, buena
iluminación, elementos
funcionales y ergonómicos,
hacen disminuir la fatiga, y
por lo tanto hace aumentar el
rendimiento del trabajador.

11.  La racionalización del trabajo: Se puede estructurar en los
siguientes principios:
 Debe existir correspondencia entre trabajador y tarea
encomendada: Seleccionar y capacitar adecuadamente
 División técnica del trabajo: No es eficaz dedicar a un operario
todas las fases del proceso productivo, es más eficaz la
especialización del trabajador.
 Delegación y establecimiento de responsabilidades
 Estudio científico del trabajo
 Crear ambiente de equipo entre administración y trabajadores
 Establecer las previsiones de tiempo
 Diseñar el control y supervisión adecuados.

12.  La estructura organizativa: Los
organigramas: Permite reflejar
gráficamente la estructura
organizativa de una empresa.
 Deberá reflejar los diferentes
niveles o departamentos que
formarán parte de la misma.
 Deberá fijar los distintos niveles
de autoridad o responsabilidad
 Deberá mostrar las distintas
relaciones entre departamentos
o niveles (líneas de mando)
 Deberá mostrar las diferentes
funciones asignadas a cada
departamento
 Deberá ser fácil su interpretación

13.  Estructuras: Distintos modelos organizativos
 JERÁRQUICA: Están basada en la autoridad que ejerce el
mando superior sobre el resto de las personas que
componen la organización.
DIRECTOR
GENERAL
DIRECTOR
COMERCIAL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
DIRECTOR
PERSONAL
COMERCIALES
ADMINISTRATIV
OS
ESPECIALISTAS

14. DIRECTOR
GENERAL
DIRECTOR
COMERCIAL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO DIRECTOR
PERSONAL
EMPLEADOS
 FUNCIONAL: Este tipo de estructuras basan su organización en la
especialización que cada persona posee. Estos reciben órdenes de
sus superiores en base a la especialidad adquirida.

15.  Mixta: Combina ambas con el fin de paliar
posibles desventajas que presentaban a las dos
anteriores y así optimizar al máximo los recursos
en la empresa.

16. Director General
Director Comercial
Director Administrativo
Director
Contabilidad
Director de Personal
Comerciales
Expertos en
selección,
contratación y
formación.
Contables

17.  Los grupos en la empresa: Existen
departamentos en los que se estructura una
empresa en mayor o menor medida de los
elementos vistos con anterioridad, pero lo más
importante es el tamaño de la empresa. El
número de departamentos, las funciones que
desempeñan, como el número de personas,
serán distintos en empresas grandes que en las
pequeñas y la disgregación de las tareas en los
distintos departamentos dependerá del tipo de
empresa.

19.  El departamento comercial:
Se encarga de gestionar las
compras Ventas productos o
servicios y control del
almacén, aunque este último
puede quedar como
departamento independiente
(departamento de logística).
Director
comercial
Dpto. Compras Dpto. Ventas Almacén
-Gestión de
clientes.
-Descuentos,
promociones.
-Análisis de las
distintas formas
de cobro.
-Gestión de
proveedores
-Análisis de las
distintas
formas de
pago.
-Necesidades
de artículos.
-Gestión y
control de
las
mercaderías,
materias
primas y
productos
terminados.
-Criterios de
valoración
de
existencias.
-Gestión de
clientes.
-Descuentos,
promociones.
-Análisis de las
distintas formas
de cobro.
-Gestión de
proveedores
-Análisis de las
distintas
formas de
pago.
-Necesidades
de artículos.
-Gestión y
control de
las
mercaderías,
materias
primas y
productos
terminados.
-Criterios de
valoración
de
existencias.

20.  El Departamento financiero:
Se encarga de gestionar todo
aquello relacionado con los
recursos financieros. Puede
estar constituido por diversas
sesiones: Control
presupuestario, Análisis de
inversiones, Financiación y
Tesorería.
Dpto.
Financiero
Control
presupuestario
Análisis
inversiones
Financiación Tesorería

21.  El departamento administrativo: Se encarga de llevar
a cabo cuentas tareas administrativas se produzcan en
la empresa, se dividirá en las siguientes secciones:
 Contabilidad, Archivos y Correspondencia y Secretaría.
Dpto.
Administrativo
CONTABILIDAD
Archivo y
correspondencia Secretaría

22.  El Departamento de Producción: Se encargará de
gestionar y controlar toda la producción de la empresa.
Dpto. Producción
Sección 1 Sección 2 Sección 3

23.  El Departamento de Recursos Humanos:
 Captación y selección de personal
 Gestión laboral
 Relaciones laborales
Dpto.
Recursos
humanos
Captación y selección
de personal Gestión Laboral
Relaciones
Laborales

24.  DOCUMENTOS MERCANTILES: Objetivos, conocer
los distintos documentos mercantiles que toda empresa
maneja en la práctica mercantil, así como, saber
cumplimentarlos de forma correcta.
 En la actividad normal de una empresa, existen una
serie de operaciones tanto de compra como de venta
que darán lugar a relaciones comerciales con
proveedores y clientes; éstas, también denominadas
operaciones de tráfico, necesitan unos documentos
que reflejen los movimientos de mercaderías
producidos, así como los diferentes formas de pago que
puedan dar lugar. Su clasificación es la siguiente:

26.  DOCUMENTOS MERCANTILES
 DOCUMENTOS DE COMPRA-VENTA:
 Pedido
 Albarán
 Factura
 DOCUMENTOS DE PAGO-COBRO
 Recibo
 Cheque
 Letra de cambio

27.  DOCUMENTOS COMPRA-VENTA
 Pedido: Cuando una empresa necesita llevar a cabo
una determinada compra por estar carentes de
mercaderías, entonces tendrá que realizar su
correspondiente pedido a la empresa suministradora
para reflejar la demanda
 Diversas maneras de formularse los pedidos:
 Por teléfono, por carta, por impresos y a través del
agente comercial.

28.  MODELOS PEDIDOS
 Impresos: Formato de
carácter general de un
impreso

30.  CONTROL DE PEDIDOS: Con la finalidad de llevar
un control sobre los pedidos efectuados, es
conveniente tener un libro de registro para hacer su
seguimiento.

31.  Albarán o nota de entrega:
Cumple una doble finalidad,
por una parte sirve de
comprobante, y por otro lado,
el albarán es el documento
que acompaña a las
mercancías para justificar su
entrega al destinatario.
 La recepción de las
mercancías, es la aceptación
condicionada o no, que se
realiza al proveedor para que
esta pueda enviar la factura

33.  MODELO DE ALBARÁN DE TRANSPORTE

34.  Una vez que se encuentre
el pedido en el almacén
se procederá a su análisis
por lo cual se deberá
comparar el albarán y el
pedido e identificar la
mercancía, dando lugar
los siguientes pasos:
 La recepción cualitativa
por los técnicos de la
empresa
 La recepción cuantitativa
por los encargados del
almacén.

35.  Que el material recibido tenga
grabado en sí o en su
envoltura la referencia
solicitada.
 Que sea igual al existente con
ese mismo código
 Que sea correcto el plano,
para que el recepcionista
sepa o pueda interpretarlo.
 Palés Comprobar que viene
lo suficientemente protegida

37.  La Factura: Documento que
justifica legalmente una
operación de compra y venta
y se confecciona ajustándose
a los datos de los albaranes,
nota de pedido.
 Concepto incluidos en las
facturas: Todos los gastos
ocasionados por la
adquisición de la compra.
 Los portes, los seguros,
descuentos, descuentos
comerciales, financieros, por
cantidad

38.  Facturas
rectificativas: Cuando
una factura se ha
cometido un error en la
realización, bien por
equivocación o porque
se hayan producido
devoluciones de
mercaderías o
cualquier otra causa
anómala.

39.  Registro de las facturas; Es
de carácter obligatorio que
todo empresario cuya
actividad esté sujeta IVA
tenga que llevar a cabo el
registro de dos libros:
 Libros de facturas emitidas
 Libros de facturas recibidas
 Es decir dos libros donde se
mostrarán las facturas que la
empresa realiza (emitidas)
por las ventas de productos o
servicios prestados a
terceros, y la empresa recibe
(recibidas) por las compras o
adquisiciones de productos o
servicios que realizan.

40.  El coste unitarios se han obtenido al dividir
el coste total de cada factura entre el
número de unidades recibidas.

41.  DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO
 Cuando una persona cobra una determinada cantidad de
dinero de otra (la que realiza el pago), entonces el primero
extiende al segundo un documento denominado recibo,
éste servirá como justificante de que se ha recibido un
importe económico por un concepto determinado.

42.  El cheque: Es un documento
mercantil regulado por la Ley
Cambiaria del Cheque por el
que un banco o entidad de
crédito se obliga al pago de
cierta cantidad económica por
orden de un determinado
cliente y con cargo a su
cuenta bancaria.
 Tipos de cheques: Al
portador, A persona
determinada, Nominativo.

43. Cheque a persona determinada

44.  Cheque nominativo

45.  Tipos de cheques, por sus
características especiales:
 Cheques cruzado, cheque
conformado y cheque de
viaje.

46.  Cheque Conformado

47.  Cheque de viaje

48.  Partes que intervienen el cheque:
 Librado: La figura del librado será la del banco o entidad de
crédito cuyo cargo se hará a la cuenta corriente a fondos del
librador, ya que es el encargado de realizar el pago al tenedor o
persona que cobra el cheque.
 Librador: Es la persona que posee fondos depositados en el
banco y por lo tanto podrá expedir cheques.
 Tomador: También denominado tenedor, es la persona que
tiene el derecho a cobrar el importe que se refleja en el cheque.

49.  Avalista: El pago de un cheque podrá ser garantizado
mediante un aval, bien sea el total de su importe o una parte
del mismo, esto lo establece la Ley Cambiaria. El aval se
efectuará en el reverso del cheque mediante la expresión” por
aval”, también se consignará la firma del avalista.
 Endosante: El tenedor o tomador de un cheque podrá cederlo
por endoso a terceras personas y éstas a su vez podrán
endosarlo de nuevo siguiendo un nuevo ciclo. El endoso
deberá figurar en el dorso del cheque

50.  Letra de cambio: Una letra de cambio es un documento
regulado por ley por el cual la persona que lo expide,
denominada librador, ordena otra persona denominada
librado, que haga efectivo el paga de una cierta cantidad
de dinero en la fecha que se refleja, a una persona
designada como tomador, tenedor, orden o beneficiario.
 Partes que intervienen en una letra de cambio:
 El librado: Es el encargado de pagar el importe que
figura en la letra de cambio

51.  El librador: Representa la figura de la persona que
extiende la letra dando la orden de pago al librado.
 El tenedor: Es la persona que cobrará la letra el día y
en el lugar reflejado en la misma, y el librado el que
debe abonar el importe de la letra, que normalmente es
un banco.
 El avalista: Persona que garantiza el importe de la
letra.
 En endosante y el endosatario. Representa a la
persona que posee la letra, y la transmite a otra que
será el endosatario

53.  Pagaré: Con éste documento
una persona establece
formalmente que promete el
pago de una deuda
determinada en una fecha
posterior, que será acordada
entre las partes y figurará en
el documento. Al igual que los
cheques, los pagaré pueden
ser “al portador” o
“endosables” y pueden ser
emitidos por empresas, por el
Estado o por particulares.