Microsoft Access Clasificación Arancelaria II Trimestre Sección 10-1 Prof. Esteban Chaves

2. Administrar toda la
información desde
un único archivo
de base de datos.

3. •Usar tablas para almacenar datos
•Hacer consultas para buscar y recuperar
datos
•Usar formularios para ver, agregar y
actualizar datos
•Hacer informes para analizar e imprimir
los datos
•Actualizar los datos en un solo lugar
•….
Dentro
del
archivo de
base de
datos se
pueden:

4.  Al abrir Access podremos crear una base
datos nueva dando el nombre que deseemos.
 Eso crea un archivo denominado “base de
datos” donde residirán las tablas y archivos
que definimos en adelante.
 Procedamos abrir y dar nombre a una base de
datos.

7. Colección de datos
sobre un tema
específico como:
•productos
•proveedores
•estudiantes
•Empleados
Se organizan en:
•Columnas (campos)
•Filas (registros)

8. Los datos se
actualizan una
sola vez
Base de
datos es mas
eficaz
Se comenten
menos
errores de
ingreso

9.  Antes de crear tablas, se debe examinar
cuidadosamente sus requisitos y diseñar la
base de datos para determinar las tablas que
necesita.
 Puede ser una sola tabla o un conjunto de
Tablas
 Ejemplos: ……

10.  Todos los campos de una tabla tienen
propiedades
 Un campo es:
◦ Elemento de una tabla que contienen elementos de
información específica:
 un nombre
 un apellidos
 un número de cédula
 un número de teléfono…

11.  Cuando se crea un nuevo campo se especifica
su tipo de datos y sus propiedades
◦ Texto
◦ Numérico
◦ Cantidad de Caracteres
◦ …
◦ …

14.  Datos adjuntos :
◦ Fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este
tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access.
 Autonumérico:
◦ Números que se generan automáticamente para cada registro.
 Moneda:
◦ Valores monetarios.
 Fecha/Hora
 Hipervínculo
◦ Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.
 Memo
◦ Bloques de texto largos
 Número
◦ Valores numéricos, como distancias.
 Objeto OLE
◦ Documentos de Word.
 Texto
◦ Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.
 Sí/No

16.  Antes de guardar la tabla tendremos que
asignar una clave principal.
 La clave principal proporciona un valor único
para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica.

17.  Crear una tabla con el nombre Clientes con
los siguientes campos:
La clave principal será el campo Codigo cliente.
Nombre del Campo Tipo de dato
Código Cliente Numérico
Nombre Cliente Texto
Apellidos Cliente Texto
Código Postal Numérico
Provincia Texto
Fecha Nacimiento Fecha/Hora

18.  Una vez definida la tabla y la clave principal,
la tabla debe guardarse.
 De la misma manera pueden definirse las
demás tablas
 Para ingresar los datos se debe cambiar la
modalidad a la vista: Hoja de Datos

19.  Crear otra tabla con el nombre Servicios, con
los siguientes datos
 Guardar y Cerrar la tabla
 Los campos de las tablas se puede
correlacionar
Nombre del Campo Tipo de dato
Código Cliente Numérico
Tipo de servicio Texto
Fecha de ingreso
documentos
Fecha/hora
Pago Anticipado Si/No
Costo cotizado Moneda

21. Código Nombre Apellidos Código
Postal
Provincia Fecha de
nacimient
o
100 Ernesto Aguilar 1000 San José 25-1-
1983
101 Augusto Cespedes 1000 San José 18-06-
1977
102 José Jiménez 2035 Alajuela 21-10-
1978
110 Ana Zamora 4000 Heredia 1-4-1980
115 Jimena Esquivel 5001 Limón 3-9-1968
•Modifique el nombre de Ana por María
•Borre el último registro

22. Nombre del campo Propiedades
Codigo Cliente
No se puede introducir clientes
cuyo código no esté comprendido
entre los valores 1 y 3000.
Nombre Cliente Tamaño:15
Apellidos cliente Tamaño: 30
Codigo postal
Tamaño: 5 sólo admite números
de 5 cifras e inferiores a 53000
Provincia
Tamaño: 15
Por defecto el valor será: San José
ya que la mayoría de nuestros
clientes están en esta provincia.
Telefono
Tamaño: 10 con máscara de
teléfono
Fecha nacimiento Formato: Fecha corta

23.  Para el campo Codigo Cliente hay que asignar una regla de
validación:
 1 Hacer clic sobre el nombre del campo.
 2 Hacer clic sobre la propiedad Regla de validación en la
parte inferior de la ventana.
 3 Escribir >0 Y <3001 para que únicamente nos permita
introducir códigos comprendidos entre 1 y 3000 (mayores
que cero y menores que 3001.
 Para mejorar la regla de validación:
 4 Hacer clic sobre la propiedad Texto de validación para
especificar el mensaje que deberá aparecer en pantalla si
introducimos un valor que no cumple la condición
anterior.
 5 Escribir Introducir Códigos comprendidos entre 1 y
3000.

24.  Para que el código postal esté compuesto siempre de
cinco cifras le tenemos que asignar una máscara de
entrada:
 1 Hacer clic sobre el nombre del campo Codigo postal.
 2 Hacer clic sobre la propiedad Máscara de entrada,
teclear la máscara 00000 (el 0 representa un dígito
numérico obligatorio y que si se introduce un valor, este
deberá contener obligatoriamente cinco cifras.

 Para que el código postal sea siempre menor que 53000:
 1 Haz clic sobre la propiedad Regla de validación y teclea
< 53000.
 Para mejorar esta regla de validación:
 2 Haz clic sobre la propiedad Texto de validación y teclea
El código postal debe ser inferior a 53000.

25.  Ahora vamos a especificar el valor
predeterminado de la provincia de forma que
aparezca San José automáticamente en el
campo sin tener que escribirlo.
 1 Hacer clic sobre el campo Provincia.
 2 Hacer clic sobre la propiedad Valor
predeterminado en la parte inferior de la
ventana.
 3 Escribir San José

26.  Para que el teléfono se introduzca con máscara
de teléfono:
 1 Hacer clic sobre el campo Telefono.
 2 Haz clic sobre la propiedad Máscara de
entrada.
 3 Haz clic sobre el botón que aparecerá a la
derecha de la propiedad.
 4 Sigue el asistente y elige la máscara de teléfono
que tiene predefinida.
 Nota: Si en el asistente no aparece, puedes
añadirla usando la máscara (000) 0000-0000;

27.  Nos queda cambiar el formato de la fecha de
nacimiento.
 1 Haz clic sobre el campo Fecha de
nacimiento.
 2 Haz clic sobre la propiedad Formato en la
parte inferior de la ventana.
 3 Haz clic sobre la flecha que aparece a la
derecha de la propiedad.
 Se abrirá una lista desplegable.
 4 Haz clic sobre Fecha corta.

28. Código de
cliente
Tipo de
Servicio
Fecha
entrega
documento
¿Pago
anticipado?
Monto
cotizado
100 Importación 20-3-2012 Si 25000
101 Exportación 22-3-2012 No 20000
102 Importación 21-3-2012 No 45000
110 Tránsito 24-3-2012 No 12500

29.  1 Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña
Crear.
 A continuación se abrirá el cuadro Mostrar tabla.
 2 Hacer clic en la tabla Servicios.
 3 Hacer clic en el botón Agregar.
 4 Pulsar el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
 5 Hacer clic doble clic sobre el campo Tipo de Servicio.
 6 Hacer clic doble clic sobre el campo Pago Anticipado.
 7 Hacer clic doble clic sobre el campo Monto Cotizado.
 8 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la
pestaña Diseño.
 Observa como únicamente nos enseña los tres campos
solicitados de la tabla.
 También se guarda y luego se puede editar la consulta

30.  Abrir la base de datos
 2 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al
desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear.
 3 Elegir la tabla Clientes como origen del formulario.
 4 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
 5 Hacer clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario.
 6 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del
asistente.
 7 Dejar activada la opción En columnas como distribución del
formulario.
 8 Haz clic sobre el botón Siguiente.
 9 Elegir el estilo del formulario que más te guste.
 10 Hacer clic sobre el botón Siguiente.
 11 Escribir como título Mantenimiento de Clientes.
 12 Hacer clic sobre el botón Finalizar.
 13 Cerrar el formulario.
También se pueden crear formularios que combinan información de dos
tablas