Gfcm001 proce

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE CAJA
CHICA
Aspectos Generales del
Proceso
GFC-M-001
Versión 1.4
Caracas, Febrero 2017

MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Caja Chica
Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 3 de 99
CONTENIDO
1. OBJETIVO GENERAL 5
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5
3. ALCANCE DEL MANUAL 6
4. UNIDAD RESPONSABLE 6
5. UNIDADES INVOLUCRADAS 6
6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS
PROCEDIMIENTOS. 7
7. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS 7
8. GLOSARIO 8
9. BASE LEGAL Y NORMATIVA 12
10. NORMAS GENERALES 15
11. DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA 19
1. NORMAS ESPECÍFICAS 19
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA
CHICA. 21
12. DEL MANEJO DE LOS FONDOS/ COMPRAS 27
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO DE CAJA
CHICA/ COMPRAS 33
13. DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS 39
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA
CHICA 42
14. CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA 50
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA
52
15. ARQUEO DE CAJA 55

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 4 de 99
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA 57
16. CONTROL INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA 62
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE LIBRO Y
CONCILIACIÓN BANCARIA. 64
17. CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS 68
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL INTERNO DE REGISTRO
DE PAGOS EFECTUADOS 69
18. FORMULARIOS DEL PROCESO DE CAJA CHICA 71

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 5 de 99
1. OBJETIVO GENERAL
Establecer las normas y estandarizar las actividades de los procesos de gestión (apertura,
manejo, reposición y cierre) y control (arqueo, control de libros, registro y conciliación
bancaria) de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Instituto
Nacional de Estadística (INE), bajo los parámetros establecidos en las presentes normas.
Sirviendo a los interesados como guía en la realización de los trámites administrativos al
hacer explícito el procedimiento para su gestión estableciendo los procedimientos internos
para la ejecución del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad, transparencia y
rendición de cuenta en el uso de los mismos.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.1 Establecer los mecanismos necesarios para la correcta administración,
seguimiento y control de los procesos relativos la gestión y control de la caja chica.
2.2. Servir como instrumento normativo de apoyo y consulta, a todas las unidades
administrativas del Instituto Nacional de Estadística, que requieran hacer uso de
este procedimiento; así como en la toma de decisiones.
2.3. Establecer las responsabilidades operativas en los procedimientos de apertura,
manejo, reposición, arqueo, control interno de la caja chica, así como brindar las
orientaciones requeridas para una correcta aplicación del mismo.
2.4. Ofrecer los lineamientos necesarios como instrumento de control, a los fines de
optimizar los procesos de revisión objetiva, metódica y completa a ser realizadas
por las unidades correspondientes.

MANUAL DE PROCESOS
Aspectos Generales del Proceso
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
3. ALCANCE DEL MANUAL
El Manual de Fondos de Caja Chica, es de observancia general y obligatoria para todas las
Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Estadística (INE), siendo sus titulares los
responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que
regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en el presente documento.
La no aplicación del mismo podrá generar las sanciones correspondientes a las y los
funcionarios responsables, según lo establecido en los distintos instrumentos legales que
regulan la materia.
4. UNIDAD RESPONSABLE
La Unidad Administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de
Administración y Finanzas.
5. UNIDADES INVOLUCRADAS
Internas:
- Presidencia del INE
- Unidades solicitantes
- Oficina de Administración y Finanzas
- Oficina de Planificación y Presupuesto
Externas:
- Oficina Nacional del Tesoro
- Oficina Nacional de Contabilidad Pública e
- Instituciones Bancarias.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 7 de 99
6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS
PROCEDIMIENTOS.
El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Planificación y
Presupuesto de los procedimientos y sus respectivas normas es el (la) Gerente (a) de la
Oficina de Administración y Finanzas conjuntamente con el responsable del proceso.
7. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS
El procedimiento deberá revisarse por la Oficina de Planificación y Presupuesto al menos
una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el
sistema administrativo y operativo del Instituto Nacional de Estadística.

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
8. GLOSARIO
CAJA CHICA
Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores,
exclusivamente para fines institucionales; que por su naturaleza no ameritan la elaboración
de una Orden de Compra u Orden de Servicio.
RESPONSABLE Y/O CUSTODIO DEL FONDO DE CAJA CHICA:
El (la) Gerente(a), Gerentes Generales y/o Gerentes de Línea de la unidad administrativa
a nivel Central y nivel Estadal; con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan
responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de erogaciones en
efectivo.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS:
En el presente manual de normas y procedimientos, se refiere a la Coordinación Ejecutiva
del Despacho, Gerencias Generales, Gerencias Estadales y Oficinas que conforman al
Instituto Nacional de Estadística
UNIDAD TRIBUTARIA:
Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al
1º de enero del respectivo ejercicio económico financiero.
ALÍCUOTA IMPOSITIVA:
Porcentaje (%) que se aplica a la base imponible (monto facturado) para obtener la
cuantificación de la deuda tributaria por cada operación gravada.
APERTURA FONDO DE CAJA CHICA:
Acto por el cual una unidad administrativa recibe por primera vez fondos de caja chica,
dentro de las normativas establecidas en el presente manual.
ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA:
Conteo que se realiza en un momento determinado tanto del efectivo como de las facturas
y/o recibos originales existentes en el fondo objeto del arqueo, debiendo ser la sumatoria de
los mismos coincidente con el monto asignado al fondo de caja chica.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 9 de 99
BANCO:
Institución que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de
crédito; recibe y concentra en forma de depósitos los capitales captados para ponerlos a
disposición de quienes puedan hacerlos fructificar.
CIERRE FONDO DE CAJA CHICA:
Es la acción mediante la cual se da por terminada la asignación del fondo de caja chica y se
efectúa:
 en caso de renuncia o cambio del titular de la caja chica.
 al término de cada Ejercicio Fiscal.
EVENTOS ESPECIALES:
Comprende una actividad eventual o especial que se ejecuta en una fecha determinada.
FACTURA:
Documento que cumple con las normativas establecidas por el SENIAT y el cual es
expedido por el proveedor a la contraparte, cuando se realiza la transacción de compra. En
la misma se detalla con la debida especificación, la clase y cantidad de mercancía vendida,
así como su precio unitario y valor total.
FONDO DE CAJA CHICA:
Representa el monto fijo en bolívares asignado a las diferentes unidades organizativas del
INE, para adquirir bienes, materiales y/o servicios en forma ágil y expedita, los cuales
reúnen como características especiales lo siguiente:
- son de carácter urgente.
- son por bajo monto (gastos menores)
- son por conceptos contemplados en las partidas presupuestarias autorizadas a
ejecutar a través de fondos de caja chica.
FRACCIONAMIENTO:
Dividir en varios contratos la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el
objeto de disminuir la cuantía del mismo.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 10 de 99
OFERTA:
Es aquella propuesta para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra, que
ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los requisitos
exigidos por el Contratante.
ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO: documento que emite la organización para adquirir
un bien y/o servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a
las prácticas de negocio establecidas.
PAGO:
Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación contraída para con terceras
personas, tanto naturales como jurídicas, mediante el abono en cuenta o la entrega de un
cheque o efectivo.
PASAJE:
Valor o precio que se paga por el servicio de traslado de un lugar a otro, por intermedio de
algún tipo de transporte.
PRESUPUESTO:
Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras.
PROCESO:
Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas
en salida.
PROCEDIMIENTO:
Es una serie de pasos o tareas sistemáticas ejecutadas en una sucesión cronológica para
consolidar algún proceso.
PROVEEDOR:
Persona natural o jurídica que tenga por objeto la venta de bienes muebles o que presten
servicios ya sean en carácter de mayorista o minorista.
REGISTRO CONTABLE:
Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con
el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 11 de 99
RENDICIÓN DE CUENTA:
Constituye la presentación de las relaciones y soportes correspondientes de los gastos
pagados a través de los fondos de caja chica en el desarrollo o ejecución de un evento y/o
proyecto especial, específicamente asignado a una unidad.
REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA:
Es la solicitud de efectivo para reponer los fondos utilizados, durante un período
determinado, con el objeto de mantener un flujo permanente de efectivo en la misma.
RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA:
Es el funcionario titular y responsable de los fondos de la caja chica, ante las autoridades
administrativas del Instituto Nacional de Estadística. Está representado por un funcionario
de la unidad a la cual está asignado el fondo.
SENIAT:
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.
SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO:
Es un documento de erogación realizado por la unidad de ordenación de pago.
UNIDAD ADMINISTRADORA:
La Oficina de Administración y Finanzas, es la responsable de conformar la documentación
del fondo de caja chica, previa aprobación por parte del Presidente del Instituto.
Corresponde a esta Oficina velar por el cumplimiento de la correcta aplicación del proceso
de administración de fondos de caja chica.
UNIDAD EJECUTORA:
Son las unidades cuyos titulares tienen asignados fondos de caja chica, responsables de
aplicar las normas y procedimientos para la administración de los mismos, así como
también las unidades que intervienen en algunos de los procesos inherentes a los fondos
de caja chica.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
9. BASE LEGAL Y NORMATIVA
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela, Nº 5.908 Extraordinaria del 19-02-09, cuya
primera reforma o enmienda a los Artículos 160, 162 174 192 y 230 que permiten la
reelección inmediata de cualquier cargo de manera continua o indefinida, fue publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.453 Extraordinaria del 24-
03-00.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
6.154 Extraordinaria del 19-11-14.
Reglamento N.° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
sobre el Sistema Presupuestario publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N.° 5.781 Extraordinaria del 12-08-05.
sobre el Sistema de Crédito Público publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N.° 38.117 del 28-01-05.
sobre el Sistema de Tesorería publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela N.° 38.433 del 10-05-06.
Reglamento Parcial N.° 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema de Contabilidad publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N.° 38.333 del 12-12-05
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública,
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.147 del 17-11-
14.
Normas Generales de Control Interno publicadas en la Gaceta Oficial de la República
Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las
Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus
Entes Descentralizados publicadas en la Gaceta Oficial N.° 40.492 del 08-09-14.

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 13 de 99
Normas Generales de Auditoría de Estado publicadas en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela N.° 40.172 del 22-05-13.
Normas para la Ejecución de los Trabajos y Presentación de Resultados por Auditores,
Consultores, Profesionales Independientes y Firmas de Auditores que presten Servicios
en Materia de Control publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N.° 39.827 del 23-12-11
Modelo Genérico de Reglamento Interno de Unidades de Auditoría Interna publicado en
la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 39.827 del 23-12-11.
Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoría
Interna publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.°
39.408 del 22-04-2010.
Normas para Regular la entrega de los Órganos de la Administración Pública y de sus
respectivas Oficinas y Dependencias publicadas en la Gaceta Oficial de la República
Normas para Fomentar la Participación Ciudadana publicadas en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela N.° 38.750 del 20-08-07.
Normas para la Verificación de la Declaración Jurada de Patrimonio publicadas en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N.° 38.715 del 28-06-07.
Normas Generales para el Funcionamiento Coordinado de los Sistemas de Control
Externo e Interno publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N.° 36.229 del 17-06-97.
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público publicadas en la Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela N.° 36.100 del 04-12-96.

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 14 de 99
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013
Extraordinaria del 23-12-10.
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 39.420 del 12-08-09.
Decreto Nº 1.423 con Rango y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
6.149 Extraordinaria del 18-11-14.
Decreto Nº 1.399, mediante el cual se dicta el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial Nº 6.154 Extraordinaria, del 19-
11-14.
Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente (2017).
Decreto Nº 6.649. Instructivo Presidencial para la Eliminación del Gasto Suntuario o
Superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 39.146 del 25-03-09.
Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se establece las
Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.795 del 09-08-13.
Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designa a los Órganos y
Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.170 del 20-05-13.
Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE). Vigente en el ejercicio económico financiero 2017.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Contra la
Corrupción, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº
6.155 extraordinaria del 19-11-14.
Ley del Estatuto de la Función Pública publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 37.522 del 06-09-02.

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 15 de 99
10. NORMAS GENERALES
1. El (la) funcionario (a) responsable de la Oficina de Administración y Finanzas podrá
autorizar el funcionamiento de un Fondo de Caja Chica, previa aprobación del
Presidente del Instituto. El Fondo de Caja Chica será abierto a nombre de la Unidad
Organizativa al cual esté asignado el mismo.
2. Cuando un funcionario responsable de la unidad administrativa tenga asignado un
fondo de anticipo podrá crear uno o más Fondos de Caja Chica, según lo establecido
en la normativa legal vigente.
3. El responsable del Fondo de Caja Chica, será el Jefe de la Unidad a la cual está
asignado el Fondo, no obstante, el Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas
podrá asignar como responsable del mismo a un funcionario distinto al Jefe de la
Unidad, cuando en consideración de la fluidez de operatividad del Instituto, así lo
considere conveniente. Generalmente es el caso de Fondos de Caja Chica asignados
para un fin o concepto en específico.
4. El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS
UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.) calculadas al valor que esté vigente a la fecha
de aprobación de la apertura del fondo.
5. La Oficina de Administración y Finanzas designará el monto del Fondo de Caja Chica
para el ejercicio fiscal, tanto a las Gerencias y Unidades del nivel central, como a la
Gerencias Estadales, con base en una comparación de los montos de los recursos
presupuestarios asignados a cada unidad administrativa, el promedio mensual que
resulte del monto de utilización (reposiciones y rendición de cuenta) de los Fondos de
Caja Chica, realizadas por las citadas Unidades en el ejercicio anterior.
6. El monto del Fondo de Caja Chica para el caso de las Gerencias y/o unidades
administrativas que no hayan tenido Fondos de Caja Chica en el año anterior, será
establecido por la Oficina de Administración y Finanzas, con base en la evaluación
que realice de la exposición de motivos planteada por la respectiva Unidad.
7. El monto máximo de cada gasto a ser cancelado con cargo a los Fondos de Caja
Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.).
8. En la fecha en la cual entre en vigencia, para el ejercicio en curso, un nuevo valor para
la Unidad Tributaria (U.T.), la Oficina de Administración y Finanzas, podrá tramitar los
ajustes necesarios de los Fondos de Caja Chica asignados, para equiparar los
mismos al nuevo valor de la U.T.; tanto para su apertura como para el gasto, previa
aprobación del Presidente del Instituto, mediante la presentación del respectivo punto
de cuenta.
9. El nuevo valor de la Unidad Tributaria y la autorización de aplicación de la misma debe
ser notificada por la Oficina de Administración y Finanzas, a través de memorando-

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 16 de 99
circular, dirigido a todas las unidades involucradas en el manejo y /o proceso de
Fondos de Caja Chica.
10. El Fondo de Caja Chica, sólo podrá utilizarse para la adquisición y cancelación en
instrumentos financieros de bienes y servicios indispensables para garantizar el
funcionamiento de las unidades administrativas del INE, que en razón a su inmediatez
deban realizarse y no justifiquen la elaboración de una Orden de Compra o de
Servicio.
11. Los gastos a realizarse con cargo al Fondo de Caja Chica, deben corresponderse
estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el Presupuesto de Gastos
del INE, correspondientes a la 4.02. Materiales, Suministros y Mercancías; y a la 4.03.
Servicios no Personales.
12. No podrá cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, ninguno de los conceptos
de viático, por cuanto los mismos deben regirse por lo establecido en el Manual de
Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes aprobado por el INE.
13. No podrán ser adquiridos con cargo a los Fondos de Caja Chica, ningún tipo de
artículo y/o equipo, tipificado o que califique como Bien Nacional, cuya imputación
presupuestaria se corresponda con la partida 4.04 Activos Reales, en dichos casos, la
adquisición debe ser canalizada a través de la Oficina de Administración y Finanzas,
mediante una orden de compra.
14. El Fondo de Caja Chica no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o
servicios mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes normas.
15. Podrán realizarse gastos de funcionamiento de manera excepcional por la vía de los
Fondos de Caja Chica, para atender conceptos de gastos específicos, como: pasajes,
mantenimiento de vehículos, compra de repuestos para mantenimiento de servicios
generales, etc.; en cuyo caso la autorización del gasto estará debidamente justificado.
16. En aquellas circunstancias excepcionales se podrá utilizar como instrumento
financiero, la tarjeta de débito de la cuenta correspondiente a la Caja Chica, siempre y
cuando se solicite autorización a la Oficina de Administración y Finanzas, previa
justificación.
17. Las Gerencias Estadales están autorizadas a efectuar compras de los materiales que
requieran, a través del Fondo de Caja Chica. Solamente en aquellos casos en que el
tipo de material (Ejemplo tóner para impresoras, etc.) por sus características
especiales no se consiga en el mercado local, lo solicitará al almacén del Instituto.
18. Cuando las necesidades de manejo de Caja Chica así lo requieran, los funcionarios
responsables de Fondos de Cajas Chicas depositarán los fondos en una cuenta
bancaria a nombre del Instituto Nacional de Estadística (INE), la cual se abrirá previa
autorización de la Oficina Nacional del Tesoro.

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 17 de 99
19. Los conceptos de gasto relacionados en la apertura como en la reposición del Fondo
de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el
Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE) vigente en cada ejercicio económico financiero.
20. A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica, debe llevar un expediente que contenga copia de todo el
movimiento del Fondo, desde su constitución y manejo hasta su cierre.
21. El Responsable del Fondo de Caja Chica podrá a su vez designar, por escrito, a un
funcionario en calidad de Custodio del Fondo, quien tendrá a su cargo el manejo
operativo del proceso de control y custodia de la documentación (facturas, relaciones)
pagado a través del Fondo de Caja Chica. El nombramiento del Custodio del Fondo,
en ninguna circunstancia, exime o libera al Responsable del Fondo de Caja Chica de
su responsabilidad exclusiva ante el INE por la integridad y manejo del fondo
financiero asignado.
22. Todo funcionario responsable del Fondo de Caja Chica debe contar con la respectiva
caución, de conformidad con lo que establece el Manual de Caución del INE.
23. Los Titulares o Responsables de los Fondos de Caja Chica deben cumplir con los
siguientes deberes:
o Manejar los Fondos de Caja Chica en forma ordenada y adecuadamente
respaldada.
o Gestionar y obtener el estado de cuenta de la cuenta corriente bancaria,
correspondiente al mes y realizar mensualmente la conciliación bancaria,
efectuando el seguimiento y solución de las partidas de conciliación bancaria
que puedan surgir.
o Utilizar de manera correcta los Fondos asignados y puestos bajo su
responsabilidad y cumplir con todas las normas y procedimientos
establecidos en el presente Manual.
o Mantener la correspondencia exacta (cuadre) del monto asignado, con el
efectivo en custodia y/o disponibilidad bancaria y los justificantes originales
de los egresos (pagos) efectuados.
o Custodiar los Fondos de Caja Chica bajo adecuadas medidas de seguridad.
o Entregar dinero en adelanto únicamente previa aprobación del egreso o
compra a realizar y previamente elaborado, aprobado y firmado el formulario
de “Efectivo en Tránsito”.
o No entregar dinero en adelanto a funcionarios que tengan pendientes por
rendir cuenta de otro adelanto de dinero (formulario de “Efectivo en
Tránsito”).

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 18 de 99
o Elaborar oportuna y correctamente la relación y solicitud de reposición de los
Fondos de Caja Chica de conformidad con lo establecido en el presente
Manual.
o Efectuar el cierre del Fondo de Caja Chica, a la fecha de cierre del año fiscal
y el reintegro del saldo no utilizado, si lo hubiese, en la fecha establecida en
el cronograma de actividades del cierre del ejercicio económico.
24. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de Tesorería y
Finanzas, deberá llevar el control de las cuentas corrientes bancarias abierta para el
manejo de los Fondos de Caja Chica y exigirá la presentación mensual de la
respectiva conciliación bancaria de la misma.
25. En el caso de las Gerencias Estadales, Gerencia General y/o Oficinas de Apoyo, la
respectiva cuenta corriente bancaria abierta, deberán ser destinada únicamente al
manejo del Fondo de Caja Chica, esto en beneficio de la fluidez en la oportuna
disponibilidad de los recursos financieros requeridos y transferidos a las citadas
Gerencias.
26. Los cheques y/o transferencias bancarias, correspondientes tanto a la apertura, como
a la cancelación de las solicitudes de reposición serán emitidas a nombre del INE
específicamente bajo el nombre con el cual está registrada la cuenta corriente
bancaria abierta en el Banco.
27. En el caso de ausencias temporales (vacaciones, reposos por enfermedad) del
Responsable del Fondo de Caja Chica, se debe designar un funcionario responsable
debidamente caucionado, con carácter temporal para el período de la ausencia y
realizar un arqueo físico del Fondo, para dejar constancia de la situación del mismo y
de la entrega al responsable temporal.
28. Las modificaciones requeridas del presente Manual, serán determinadas por la Oficina
de Administración y Finanzas, como unidad usuaria y dueña del proceso, para su
trámite ante la Oficina de Planificación y Presupuesto, quien tendrá la responsabilidad
de emitirlas siguiendo el esquema de conceptualización del Manual.

MANUAL DE PROCESOS
Manual de Normas y Procedimientos
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
11 DE LA APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA
1. NORMAS ESPECÍFICAS
1.1. El funcionario facultado para formalizar la apertura de los Fondos de Caja Chica,
para las unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Gerente(a) de la
Oficina de Administración y Finanzas, por solicitud del responsable de la unidad
administrativa.
1.2. Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deberá constituirse
caución, de acuerdo a lo establecido en Manual de Caución que rige dicho
procedimiento en el Instituto.
1.3. Las unidades administrativas del INE que requieran la apertura de un Fondo de
Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y
Finanzas, utilizando el Formulario “ Apertura de Fondo de Caja Chica”, en el cual
se debe indicar:
 Justificación
 Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica
1.4. La Oficina de Administración y Finanzas, procederá al análisis de la solicitud para
su autorización y remitirá a la Presidencia del Instituto para la aprobación del
Fondo, mediante punto de cuenta, cuadro de determinación de Fondos de Caja
Chica y los documentos señalados en la norma 1.1.3.
1.5. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Tesorería
y Finanzas, será la responsable de efectuar ante la Oficina Nacional del Tesoro,
los trámites pertinentes para solicitar la autorización de apertura de las
respectivas cuentas corrientes bancarias cuando las circunstancias del caso lo
ameriten.
1.6. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de
Tesorería y Finanzas, tramitará en forma centralizada ante la o las Instituciones
bancarias, la apertura de las cuentas corrientes en las respectivas agencias
ubicadas en las localidades sedes de las Gerencias Estadales, indicando la
instrucción de que los estados de cuenta correspondientes sean remitidos a la
dirección de la respectiva Gerencia Estadal.
1.7. La Coordinación de Contabilidad Fiscal, dentro del lapso de 5 días hábiles del
ejercicio que se inicia, elaborará un cuadro demostrativo del movimiento
registrado en el ejercicio que finaliza, correspondiente a la utilización
(reposiciones y cierre) de cada uno de los Fondos de Caja Chica asignados, a los
efectos de determinar el monto promedio de su utilización mensual.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 20 de 99
1.8. Las Gerencias Generales y/o unidades administrativas del nivel central del
Instituto, que requieran de la asignación de Fondos de Caja Chica, para atender
las necesidades de las diferentes unidades centrales, justificarán mediante
Informe de exposición de motivos, dirigido a la Oficina de Administración y
Finanzas, la creación del mismo. En la exposición de motivos, deben indicar en
forma general los conceptos a ser atendidos a través del fondo.
1.9. Las solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica deberán contar con copia de
la consignación de la Certificación de Caución del funcionario responsable del
fondo.

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DEL FONDO DE CAJA
CHICA.
Entradas del Proceso: Solicitud de Apertura del Fondo
Salidas del Proceso: Fondo de Caja Chica constituido.
Responsable PASO A PASO
Unidad
Administrativa
Solicitante (Gerencias
Estadales, Unidades
administrativas del
nivel central)
1. Designa el funcionario que manejará el Fondo.
2. Realiza solicitud de apertura de Fondos de Caja Chica
(GTF-F-201), debidamente soportada con la
exposición de motivos que justifica la creación del
mismo.
3. Remite solicitud suscrita a la Oficina de Administración
y Finanzas.
Oficina de
Administración y
Finanzas
4. Recibe el formulario y firma copia a la unidad
administrativa solicitante a los efectos de su control y
seguimiento.
5. Revisa documentación anexa y determina la pertinencia
de la creación del Fondo de Caja Chica solicitado, :
1.1. En caso de reparos, prepara comunicación
explicativa de la no pertinencia de la apertura del
Fondo y devuelve a la Unidad Solicitante para su
corrección. (Regresa paso 1)
1.2. En caso de conformidad, suscribe el monto de cada
uno de los Fondos de Caja Chica a ser asignados y
elabora dos cuadros de los montos asignados: a nivel
global de las Gerencias Estadales, y a nivel de las
Gerencias y/o unidades del nivel central. Va a la paso
6.
Oficina de
Administración y
Finanzas
6. Elabora punto de cuenta para aprobación por parte del
Presidente para la apertura del fondo de Caja Chica.
7. Remite a presidencia punto (s) de cuenta (s) con
documentos anexos.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 22 de 99
Presidencia Recibe los puntos de cuenta correspondiente a las
solicitudes de apertura de Fondos de Caja Chica, con
sus respectivos anexos, verifica y decide al respecto.
8 En caso de no conformidad, devuelve la
documentación a la Oficina de Administración y
Finanzas, con la indicación de las acciones a
seguir. Regresa al paso 5.
1.1. En caso de conformidad, firma y sella el punto de
cuenta, en señal de aprobación y envía a la Oficina de
Administración y Finanzas para su trámite
correspondiente.
Oficina de
Administración y
Finanzas
9 Abre expediente y asigna a cada Solicitud de
Apertura de Fondo, el respectivo número de
Control.
10 Envía a la Oficina de Planificación y Presupuesto,
una copia del punto de cuenta aprobado
acompañado con copia de los cuadros de
asignación y/o copia de las solicitudes de apertura
de Fondos de Caja Chica aprobados, según
corresponda.
11 Remite a la Coordinación de Contabilidad,
expediente y copia de punto de cuenta aprobado.
Coordinación de
Contabilidad
12 Recibe expediente de solicitud de Apertura de
Fondos de Caja Chica y verifica en el sistema los
datos de los documentos físicos con respecto a los
transcritos en el sistema.
1.1. En caso de no conformidad, contacta a la Oficina de
Administración y Finanzas para solventar reparos.
Regresa a la Actividad 9.
1.2. En caso de conformidad, efectúa el registro contable
de cada uno de los expedientes de las solicitudes de

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 23 de 99
Apertura de Fondos.
13 Envía registro contables de expedientes en físico y
electrónicamente a la Coordinación de Tesorería y
Finanzas.
Coordinación de
Tesorería y Finanzas
14 Recibe expediente de solicitud de Apertura de los
Fondos de Caja Chica y verifica en el sistema los
datos de los documentos físicos con respecto a los
transcritos en el sistema y el registro contable.
1.1. En caso de no conformidad, devuelve a la
Coordinación de Contabilidad Fiscal para su
corrección correspondiente. Regresa a la Actividad 12.
1.2. En caso de conformidad, efectúa en el sistema el
proceso correspondiente de recepción, codificación y
verificación.
Coordinación de
15 Tramita el pago de las solicitudes de apertura de
Fondos de Caja Chica vía electrónica o emisión de
cheque.
16 Imprime el reporte bancario correspondiente a la
transferencia bancaria electrónica efectuada y la envía
por Fax o entrega física, a la Gerencia/Unidad
beneficiaria, según sea la ubicación de la misma.
Unidad administrativa
solicitante
17 Recibe monto de Fondo de Caja Chica (por cheque o
transferencia).
18 Archiva soportes de documentación (copia del cheque
o recibo de transferencia electrónica) al expediente de
control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la)
responsable del Fondo

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 25 de 99

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
12. DEL MANEJO DE LOS FONDOS/ COMPRAS
1.1. El monto máximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de Caja Chica
no podrá ser superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T).
1.2. Los Fondos de Caja Chica no podrán ser utilizados para:
 • Abrir algún tipo de cuenta bancaria a nombre personal.
 • Efectuar compras fraccionadas.
 • Cambiar cheques.
 Otorgar préstamos.
 Comprar regalos y obsequios.
 Cancelar compromisos contraídos en ejercicios anteriores al cual
corresponde el Fondo asignado.
 Pago de Servicios básicos
1.3. En el caso que la atención de un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica
requiera de adelanto de fondos a funcionarios (as), deberá utilizarse el Formulario
“ Efectivo en tránsito”, el cual no podrá ser usado para efectuar la reposición del
Fondo de Caja Chica; a tal efecto, el gasto deberá justificarse con las facturas y
comprobantes respectivos, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la
entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a quien se le hizo el
efectivo en tránsito, ante el Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de
Caja Chica. Se exceptúa los casos en los que las compras deban realizarse fuera
de la localidad de la sede de la respectiva Unidad, por ejemplo las compras
relacionadas con la realización de encuestas, en cuyo caso el lapso se establece
en un máximo de seis (6) días hábiles.
1.4. La rendición de cuenta del efectivo en tránsito consistirá en la entrega de la o las
facturas correspondientes a la compra efectuada, y el reintegro del remanente del
efectivo, si se diese el caso, lo cual se hará constar llenando el segundo cuerpo
del formulario “Efectivo en Tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del
efectivo. Si se diese el caso de reintegro del efectivo recibido, por no haberse
efectuado la compra, se debe dejar constancia de los motivos por las cuales no
se efectuó la compra, mediante explicación en el segundo cuerpo del Formulario
“Efectivo en tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo.
1.5. Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar amparados
por los documentos originales que soportan los correspondientes gastos.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 28 de 99
1.6. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilización del
Fondo de Caja Chica deben estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra
legible y en tinta de un solo color, sin tachaduras o enmiendas que puedan poner
en duda su contenido o legitimidad; emitidos a nombre del INE y su respectivo
Rif, debiendo tener especificado en forma clara el concepto que lo origina, la
cantidad y precio total.
Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soporten un gasto con cargo al
Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la
Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se establecen las
Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.795 del 09-08-13 , a saber:
a) Requisitos de las Facturas elaboradas en Formatos o Formas Libres por los
contribuyentes ordinarios al impuesto al valor agregado:
 Contener la denominación de "Factura".
 Numeración consecutiva y única.
 Número de Control pre impreso.
 Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente
manera "desde el N°. hasta el N°.".
 Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro
Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.
 Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos.
 Nombre y Apellido o razón social y número de Registro Único de
Información Fiscal (RIF), del adquirente del bien o receptor del servicio.
Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal
(RIF), cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a
efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el
número de cédula de identidad o pasaporte, del adquirente o receptor.
 Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con
indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas
prestaciones de servicio que por sus características ésta no pueda
expresarse. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no
gravado con el impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de la
descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco
y entre paréntesis según el siguiente formato: (E).

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 29 de 99
 En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o
remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones,
anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la
descripción y valor de los mismos.
 Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor
agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable,
así como la especificación del monto total exento o exonerado.
 Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado
según la alícuota indicando el porcentaje aplicable.
 Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del
servicio o de la suma de ambos, si corresponde.
 Contener la frase "sin derecho a crédito fiscal", cuando se trate de las
copias de las facturas.
 En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado,
cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera,
equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán
constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del
tipo de cambio aplicable.
 Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), de
la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la Providencia
Administrativa de autorización.
 Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8)
dígitos.
b) Requisitos de la Factura emitida a través de Máquinas Fiscales:
 La denominación "Factura".
 Nombre y Apellido o razón social, número de Registro Único de Información
Fiscal (RIF) y domicilio fiscal del emisor.
 Número consecutivo y único.
 La hora y fecha de emisión.
 Descripción, cantidad y monto del bien o servicio. Podrá omitirse la cantidad
en las prestaciones de servicio que por sus características no pueda
expresarse. En los casos en que las características técnicas de la Máquina
Fiscal limiten la impresión de la descripción específica del bien o servicio,
deben identificarse los mismos genéricamente. Si se tratare de productos o
servicios exentos o exonerados o no sujetos del impuesto al valor agregado,

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 30 de 99
debe aparecer junto con de la descripción de los mismos o de su precio, el
carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el
siguiente formato: (E).
La descripción del bien o servicio debe estar separada, al menos, por un
carácter en blanco de su precio. En caso de que la longitud de la descripción
supere una línea el texto puede continuar en las líneas siguientes
imprimiéndose el correspondiente precio en la última línea ocupada.
 En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o
anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción
y valor de los mismos.
 Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor
agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable,
así como la especificación del monto total exento o exonerado.
 Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado
según la alícuota indicando el porcentaje aplicable.
 En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado,
cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera,
equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben
constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del
tipo de cambio aplicable.
 Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del
servicio o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra
"TOTAL" y, al menos, un espacio en blanco.
 Logotipo Fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal, los
cuales deben aparecer en ese orden al final de la factura, en una misma
línea, con al menos tres (3) espacios de separación.
Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales darán derecho a crédito
fiscal o al desembolso, cuando, además de cumplir con todos los requisitos
establecidos en este artículo, la misma imprima el nombre o razón social y el
número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquirente o
receptor de los bienes o servicios en la propia factura.
c)Las facturas emitidas sobre los formatos o formas libres, por los sujetos que no
califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben
contener la siguiente información:
 La denominación “Factura”.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 31 de 99
 Numeración consecutiva y única.
 Número de control preimpreso.
 Total de los números de control asignados, expresado de la siguiente
manera desde el N°… hasta el N°…”.
 Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro
Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.
 La expresión “Contribuyente Formal” o “no sujeto al impuesto al valor
agregado”, de ser el caso.
 Fecha de emisión, constituida por ocho (8) dígitos.
 Nombre y Apellido o razón social y el número de registro Único de
Información Fiscal (RIF) del adquiriente del bien o receptor del servicio.
Podrá prescindirse del número de RIF cuando se trate de personas
naturales que no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso
deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o
pasaporte, del adquiriente o receptor.
 Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con
indicación de la cantidad y monto.
 En los casos que se carguen cobren conceptos en adición al precio o
anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la
descripción y valor de los mismos.
 En los casos de operaciones cuya contraprestación haya sido expresada
en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente a moneda
nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación
del monto total y del tipo de cambio aplicable.
d) Con respecto a la norma que antecede, se establecen las excepciones que
se detallan a continuación:
 Servicios prestados por terceros: como es el caso de la limpieza de oficinas
y/o locales, por parte de personas naturales, el INE habilitará la emisión de
un recibo, tipo factura, contentivo de los datos básicos de identificación del
proveedor del servicio, el cual numerará en forma consecutiva. Formulario
RECIBO. Estos gastos se ubicarán en la sub-partida
 Estacionamiento, Fotocopias: el soporte estará constituido por el respectivo
ticket expedido por la máquina fiscal.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 32 de 99
 Comisión bancaria: nota de débito bancaria, bien sea obtenida
directamente de la agencia bancaria, u obtenida vía Internet.
2 No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea “Varios” o alguna
palabra genérica; ya que ello impide determinar la imputación presupuestaria a la
cual se cargará el monto respectivo.
3 En caso de presentar facturas por concepto de comidas elaboradas, deben venir
acompañadas de una justificación avalada por el Responsable del Fondo de Caja
Chica.
4 En los casos que el “objeto de la compra” no refleje con claridad la utilidad que se
le dará al mismo en función de los intereses institucionales, deberá expresarse en
hoja anexa, la explicación de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y
estampar la firma del Gerente del área correspondiente.
5 Toda factura, recibo o comprobante deberá estar conformado por el funcionario
responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, tener asentado el sello de la
correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO; los mismos
se mantendrán archivados temporalmente hasta la fecha de la reposición del
Fondo.
6 Cuando se reintegre a un (a) Funcionario (a) el monto de un gasto causado para
atender intereses institucionales, éste deberá consignar ante el responsable del
Fondo de Caja Chica la factura respectiva, ajustada a los términos expresados en
las presentes normas; y deberá firmar el Formulario “Reintegro a Funcionarios con
cargo al Fondo de Caja Chica”, como constancia de habérsele reintegrado el
monto respectivo.
7 El (la) beneficiario (a) del reintegro, según lo señalado en el numeral anterior,
podrá autorizar por escrito a otro (a) Funcionario (a), para hacer el retiro del monto
en efectivo solicitado, ante el (la) Funcionario (a) responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica.
8 Cuando una Unidad, por causas justificadas, no pueda ajustarse a las partidas
presupuestarias autorizadas en la constitución de su Fondo de Caja Chica, deberá
tramitar ante la Oficina de Administración y Finanzas las facturas
correspondientes, para que sean cancelados dichos gastos a través de la Caja
Chica de la citada Oficina o solicitar el reintegro de los mismos.
9 Las movilizaciones de los Fondos de Caja Chica deberán relacionarse en el
formulario “Ejecución de Fondos de Caja Chica” debidamente firmado por el
Servidor(a) responsable de su manejo.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 33 de 99
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO DE CAJA
CHICA
Entradas del Proceso: Solicitud de bien o servicio.
Salidas del Proceso: Adquisición de bien o servicio.
RESPONSABLE PASOS
Funcionario (a) solicitante 1. Detecta la necesidad de realizar la compra de
Bienes, Materiales o Servicios.
2. Aporta al Custodio del Fondo los datos relativos al
concepto y justificación de la compra.
Custodio del Fondo
3 Recibe y verifica los datos relativos al
concepto, justificación de la compra.
3.1 Si hay reparos, solicita aclaratorias al
Solicitante. El procedimiento finaliza.
3.2 Si no hay reparos, emite en el Sistema
(Sistema Integrado de Caja Chica) el
formulario GTF-F-202 “Efectivo en Tránsito”,
indicando los datos y justificación de la
compra, de conformidad con lo establecido
en el Manual de Usuario. Va al paso 4.
4. Entrega al Responsable del Fondo el original
y copia del formulario “Efectivo en Tránsito”,
para su aprobación.
Responsable del Fondo
5 Evalúa la necesidad real de la compra, decide al
respecto.
a. Si es aprobada, firma y sella el
formulario. Va al paso 5.
b. Si no es aprobada, devuelve al custodio
del Fondo. Va al paso 3
6 Entrega al solicitante el efectivo y le hace firmar
el formulario “Efectivo en Tránsito”, entrega

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 34 de 99
RESPONSABLE PASOS
copia al Solicitante y el original al Custodio del
Fondo.
Custodio del Fondo 7 Recibe del Responsable del Fondo el formulario
de “Efectivo en Tránsito”, y verifica si fue negada
o aprobada:
a) Si fue negada, anula original y copia del
Formulario. El procedimiento finaliza.
b) Si fue aprobada, archiva original del
Formulario para establecer el control
sobre la rendición de cuenta del Fondo.
Va al paso 7.
Funcionario(a) solicitante 8 Recibe el efectivo solicitado y firma el formulario
“Efectivo en Tránsito” en señal de conformidad.
9 Gestiona de inmediato la compra del bien,
material y/o servicio para el cual fue solicitado el
efectivo correspondiente.
10 Obtiene del proveedor la factura legal de la
compra efectuada, verifica de que la misma
cumpla con los requisitos establecidos por el
SENIAT. En el caso de servicios prestados por
personas naturales, tales como limpieza de
oficinas o locales, pintura, etc., les emite el
formulario “Recibo”.
11 Rinde cuenta al Custodio del Fondo de la
Unidad, mediante la presentación de los
documentos (Facturas y Recibos) que amparan
la compra realizada.
Custodio del Fondo 12 Recibe y verifica la suficiencia de los
documentos entregados.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 35 de 99
RESPONSABLE PASOS
a) En caso de inconformidad, devuelve
documentos al solicitante para su
corrección. Va al paso 10.
b) Si todo está conforme, efectúa
manualmente el llenado del segundo
cuerpo del Formulario “Efectivo en
Tránsito”, para dejar constancia de la
rendición de cuenta.
13 Firma el segundo cuerpo del formulario “Efectivo
en Tránsito” y lo hace firmar por el solicitante
que rinde cuenta del mismo, en señal de
conformidad.
14 Entrega al Responsable del Fondo el efectivo
reintegrado por el solicitante, de quien demanda
su firma sobre el original y copia del formulario
Efectivo en Tránsito.
15 Devuelve al solicitante, el original del formulario
“Efectivo en Tránsito” y archiva en forma
permanente la copia del formulario Solicitante,
de quien demanda su firma sobre el original y
copia del formulario Efectivo en Tránsito.
16 Codifica los documentos recibidos (Facturas y
Recibos) como rendición de cuenta del efectivo
entregado, utilizando el formulario GTF-F-203
Codificación de Factura Pagada.
17 Anexa al formulario la factura correspondiente al
gasto efectuado y llena los datos requeridos.
18 Registra en el Sistema de Caja Chica los
documentos soportes de la compra efectuada,
de conformidad con lo establecido en el manual
de usuario.
19 Mantiene en archivo temporal y organizado a
nivel de cada Proyecto, la documentación
correspondiente a los desembolsos efectuados

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 36 de 99
RESPONSABLE PASOS
por las compras realizadas.

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
13 DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS
1.1 La reposición del Fondo de Caja Chica será tramitada por el funcionario
responsable de su manejo, una vez que se haya utilizado, al menos, el 75% del monto
total autorizado.
1.2 Para proceder a la reposición de los Fondos de Caja Chica la unidad
administrativa autorizada para el manejo del Fondo deberá solicitar ante la Oficina de
Administración y Finanzas la reposición del mismo a nombre del funcionario (a)
responsable del manejo del Fondo de Caja Chica; y a la misma se anexará expediente
con diferentes formularios que emite el Sistema Integrado de Caja Chica.
1.3 La organización del expediente, correspondiente a la solicitud de reposición, debe
guardar el siguiente orden ascendente:
1.3.1 En primer orden: Los respectivos lotes de facturas originales (insertadas,
en el formulario OAF-CFP-F207 Codificación factura pagada), debidamente
codificadas desde un punto de vista presupuestario, numeradas comenzando en
cada período de reposición, desde el número 1. Cada lote de facturas y/o relaciones
de servicio será archivado como anexo del respectivo Formulario OAF-RGXPCCH-
F203, Relación de Gastos por Proyecto Caja Chica.
1.3.2 En segundo orden: El grupo de formularios cuya información resumen la
reposición, así como también el Memorando de remisión de la solicitud de
reposición, dirigido a la Oficina de Administración y Finanzas, detallados en
siguiente orden:
 Formulario OAF-RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyecto y Sub-
Partida.
 Formulario OAF-ESF-F205 Estado de Situación del Fondo de Caja
Chica.
 Formulario OAF-LB-F209 Estado del Movimiento Bancario (Libro de
Banco).
 Formulario OAF-CB-F210 Conciliación bancaria del o los meses
comprendidos dentro del período o lapso de la reposición.
 Formulario OAF-DDB-F211 Demostración disponibilidad bancaria.
 Formulario OAF-SRFCCH-F206 Solicitud Reposición Fondos de Caja
Chica.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 40 de 99
1.3.3 Memorando de remisión. (podemos cambiar los nombres y números
correlativos a los formatos)
1.4 Las Facturas, recibos y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, con
las cuales se solicite la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar
debidamente ordenadas; colocada la justificación respectiva en los casos que lo
requieran; firmadas por el funcionario responsable del Fondo; y colocada la
imputación presupuestaria a la cual se cargó el gasto.
1.5 Las reposiciones de Fondos de Caja Chica deben realizarse estrictamente en un
lapso no mayor de dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se
haya gastado como mínimo el 75% del fondo asignado.Las reposiciones de
Fondos de Caja Chica deben estar soportadas por los documentos (facturas)
originales correspondientes a los pagos efectuados a través del Fondo.
1.7. Si se requiere la adquisición de bienes y/o servicios de diferentes naturalezas,
en un mismo día y para un mismo proveedor, se aceptarán diferentes facturas
siempre que el monto total de las mismas sea menor o igual al monto permitido.
1.8. Las Unidades involucradas en la recepción, revisión y en general todos los
trámites administrativos y financieros de las solicitudes de Reposición de
Fondos de Caja Chica, darán prioridad y agilización a dichos trámites a los
efectos de la cancelación de las mismas dentro de un lapso razonable, a partir
de la fecha de su recepción en la Oficina de Administración y Finanzas.
1.9. La cancelación de las solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica,
serán realizadas, preferiblemente, mediante transferencias bancarias
(electrónicas) en aquellos casos en que la tecnología de las conexiones
bancarias, así lo permita y serán respaldadas mediante reporte denominado
“Transferencias entre cuentas de grupo en línea- Verificación” que se obtiene
de la ejecución de dicha operación y el mismo será firmado por el Coordinador
de Tesorería y Finanzas, como funcionario autorizado para la realización de
este tipo de operación.
1.10. Se podrán realizar cancelaciones de solicitudes de reposición de Fondo de
Caja Chica mediante cheque, en aquellos casos en los cuales el Responsable
del mismo, no maneje cuenta corriente del INE, asignada.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 41 de 99
1.11. Si durante la evaluación de la reposición con sus soportes se identifican
anexos con reparos, se le notificará oportunamente a la unidad solicitante el
motivo de los mismos devolviéndole el referido soporte. Con la corrección del
reparo, la unidad solicitante podrá incluir el monto respectivo con su soporte
en la próxima reposición de fondos, siempre y cuando sea corregido el reparo
y cumpla con lo estipulado en el presente manual.
1.12. Durante el análisis de las solicitudes de Reposición de Fondos de Caja Chica
debe considerarse la racionalidad de los gastos en los cuales se incurre,
cuando se tiene conocimiento de que las unidades ejecutoras cuentan con los
bienes, materiales o pueden cubrir los servicios que reportan

MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA
CHICA
Entradas del Proceso: Solicitud de Reposición de Fondos.
Salidas del Proceso: Transferencia o Cheque de Reposición de Fondos.
RESPONSABLE PASOS
Funcionario custodio del
Fondo.
1. Extrae del archivo temporal los respectivos lotes de
formulario OAF-CFP-F207 “Codificación Factura
Pagada”.
2. Agrupa las Facturas y Recibos según el
Clasificador Presupuestario.
3. Accede al archivo “Fondos de Caja Chica”, e
imprime los Formularios: OAF-RGXPCCH-F203
Relación de gastos por Proyectos, Caja Chica; OAF-
RGXPS-F204 Resumen de Gastos por Proyectos y
Partida y OAF-ESF-F205 Estado de Situación del
4. Obtiene el estado de cuenta del respectivo Banco.
5. Realiza la verificación de los movimientos
registrados en el “Libro de Banco” Formulario OAF-
LB-F209, con respecto a los reflejados en el Estado
de Cuenta bancario.
6. Efectúa la conciliación bancaria en el Formulario
OAF-CB-F210 del o los meses comprendidos dentro
del período o lapso de la reposición.
7. Imprime los Formularios: Formulario OAF-LB-F209 y
Formulario OAF-CB-F210.
8. Elabora en el Sistema el Formulario OAF-SRFCCH-
F206 Solicitud de Reposición de Fondos de Caja
Chica, de conformidad con lo establecido en el
Manual de Usuario, y el memorando de remisión

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 43 de 99
RESPONSABLE PASOS
que lo complementa.
9. Organiza Expediente físico, en original y copia, en el
orden establecido en la Norma específica que así lo
indica en el presente Manual.
10. Presenta el expediente al responsable del Fondo
para su revisión y autorización.
Responsable del Fondo 11 Recibe y revisa el original del Expediente.
a) En caso de observación, informa al Custodio
del Fondo para su corrección. Regresa a la
actividad 3.
b) Si no hay observación, firma y sella el
formulario solicitud de Reposición de Fondos
de Caja Chica en señal de aprobación.
12 Envía expediente de Reposición a la Oficina de
13 Mantiene en archivo la copia del expediente de
la solicitud de Reposición de Fondos, para su
control interno.
Oficina de Administración
y Finanzas
14 Revisa documentación del Expediente para verificar
conformidad:
a) Si no está conforme, se comunica con el
Responsable del Fondo de la Gerencia o
Unidad solicitante notificándole el motivo
de los reparos, y le remite los anexos
con error mediante memorando. Va al
paso 11.
b) Si está conforme, elabora el formulario
GTF-F-212 Aprobación Solicitud de
Reposición de Fondos de Caja Chica y

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 44 de 99
RESPONSABLE PASOS
anexa al expediente, tramita la firma y
sello del Gerente de la Oficina de
Administración y Finanzas, y envía
original a la Coordinación de
Presupuesto.
Coordinación de
Presupuesto
15 Recibe y revisa que los soportes estén debidamente
elaborados y que las cifras estén perfectas.
a) En caso de no conformidad, devuelve el
expediente a la Oficina de Administración y
Finanzas para que gestione su corrección.
b) En caso de conformidad, realiza la codificación
presupuestaria, accede al Módulo de
Presupuesto del Sistema automatizado y carga
la información.
16 Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal
el expediente original en físico y la información
del Sistema de la Solicitud de reposición del
fondo de Caja Chica.
Coordinación de
Contabilidad Fiscal
17 Recibe original en físico del Expediente de la
Solicitud de Reposición del Fondo de Caja
Chica, accede al Sistema administrativo y
efectúa la revisión de los datos básicos del
documento, con respecto a lo transcrito recibido
de la Coordinación de Presupuesto.
a. En caso de no conformidad, devuelve los
documentos recibidos a la Coordinación de
Presupuesto, a los fines de su corrección.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 45 de 99
RESPONSABLE PASOS
b. Si está conforme, realiza el registro contable
aplicando para ello las normas y
procedimientos establecidos en el Manual de
Contabilidad. Envía a la Coordinación de
Tesorería y Finanzas, el expediente original en
físico y la información del Sistema de la
Solicitud de reposición del fondo de Caja Chica
Coordinación de Tesorería
y Finanzas
18 Recibe el expediente y chequea que la
información esté debidamente cargada en el
sistema.
19 Autoriza la solicitud de Reposición del Fondo de
Caja Chica y procede según sea el medio de
pago de la misma.
a) Si el pago se va a efectuar por
transferencia en línea:
i. Accede a la conexión con el respectivo
Banco y efectúa el proceso del pago en
línea e imprime el reporte correspondiente a
la operación, el cual sella y firma.
ii. Anexa al expediente el reporte de la
transferencia efectuada y lo envía a la
Coordinación de Contabilidad Fiscal.
iii. Notifica, por la vía más expedita (Fax,
Internet, teléfono), al titular del Fondo la
cancelación efectuada por transferencia
bancaria de la respectiva solicitud de
reposición del Fondo de Caja Chica.
b) Si el pago se va a efectuar mediante
cheque:
i. El funcionario autorizado efectúa el
proceso de emisión del cheque y sigue

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 46 de 99
RESPONSABLE PASOS
el procedimiento administrativo
establecido al respecto
Unidad administrativa
solicitante
20 Recibe cheque o comprobante de transferencia.
21 Hace efectivo el cheque o transferencia.
22 Incorpora copia del cheque al expediente de
control y seguimiento del Fondo que debe llevar
el (la) responsable del Fondo.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 48 de 99

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 49 de 99

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
14. CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA
 Los responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar el
cierre de los Fondos que le fueron asignados al finalizar cada
ejercicio fiscal.
 Durante el mes de diciembre los responsables de los Fondos de
Caja Chica deben efectuar todos los trámites y ejercer los controles
necesarios que aseguren la atención y realización de todas las
compras y desembolsos autorizados, con el objeto de evitar que
queden pagos pendientes por atender en el ejercicio en cierre.
 Se establece como fecha de corte administrativo, para el cierre de
los Fondos de Caja Chica el antepenúltimo día hábil (3 días) del
mes de diciembre de cada año. Esto con excepción de los gastos
por concepto de gasolina los cuales requieren ser atendidos hasta
el último día hábil inclusive.
 Los responsables de los Fondos de Caja Chica deben efectuar el
depósito bancario, el último día hábil laborable del mes de
diciembre. Se realizará en la cuenta corriente de operaciones del
Instituto que le indique la Coordinación de Tesorería y Finanzas
correspondiente al reintegro de las disponibilidades no utilizadas del
 Los responsables de los Fondos de Caja Chica, deben insertar en la
respectiva planilla bancaria del reintegro del Fondo no utilizado la
leyenda siguiente: “Reintegro Cierre Caja Chica-Nombre de la
Gerencia/Nombre de la Unidad en caso de ser necesario”.
 Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, de inmediato a la
realización del depósito bancario, correspondiente al reintegro del
Fondo no utilizado harán entrega, remitirán vía Fax o por correo
electrónico (según sea la ubicación de su sede) a la Coordinación
de Tesorería y Finanzas, de una copia de la planilla bancaria
correspondiente al reintegro efectuado.
 La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe exigir a todas las
Gerencia y/o Unidades poseedoras de Fondos de Caja Chica, la
oportuna entrega de la copia de la planilla bancaria correspondiente
al depósito del reintegro del Fondo de Caja Chica no utilizado, por
cualquiera de las vías señaladas en la norma anterior.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 51 de 99
 El registro de la planilla bancaria correspondiente al reintegro del
Fondo no utilizado, debe realizarlo la Coordinación de Tesorería y
Finanzas inmediatamente después de su recepción bajo la misma
fecha en que se efectúo el depósito.
 Los Responsables de los Fondos de Caja Chica, deben elaborar y
remitir a la Coordinación de Presupuesto, dentro de los primeros
cinco (5) días hábiles del mes de enero del año siguiente la relación
de cierre de los Fondos de Caja Chica asignados, la cual constituirá
la rendición de cuenta del cierre de los Fondos.
 La Rendición de Cuenta de cierre debe ser elaborada en los
formularios previstos para la solicitud de reposición de Fondos de
Caja Chica, insertando en los mismos la leyenda siguiente:
“Rendición de Cuenta de Cierre”.
 Las relaciones de rendición de cuenta de cierre, constituyen el
cierre del fondo asignado para el año fiscal y por lo tanto no son
susceptibles de ser reembolsadas.
 En el caso de las Gerencias Estadales, en cuyas localidades de sus
sedes no existan agencias bancarias de la cuenta del Instituto,
estas deben tomar las previsiones necesarias para adelantar,
razonablemente, las fechas de cierre y reintegro de los Fondos de
Caja Chica, de manera tal de emitir y enviar a la Coordinación de
Tesorería y Finanzas el cheque de reintegro de los fondos, por lo
menos con 3 días de anticipación al último día laborable del mes de
diciembre, a objeto de que la recepción del mismo permita efectuar
su depósito el último día hábil del mes de diciembre.

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 52 de 99
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FONDO DE CAJA CHICA
Unidad Responsable
Pasos
Responsable del
Fondo de Caja Chica
1. Determina la disponibilidad por no ejecución en el Fondo
de Caja Chica.
2. Elabora planilla bancaria por el monto del fondo a ser
reintegrado e inserta leyenda “Reintegro Cierre Caja
Chica Gerencia/Unidad.
3. Efectúa el depósito bancario correspondiente al reintegro
del fondo no utilizado.
Envía copia de la planilla bancaria a la Coordinación de
Tesorería y Finanzas por algún medio electrónico.
4. Mantiene copias de los soportes enviados.
Coordinación de
6 Recibe por algún medio los documentos que evidencian el
reintegro de Fondos efectuados.
7 Procesa en el sistema automatizado el registro de las
planillas bancarias correspondientes al reintegro de las
disponibilidades no utilizadas de los Fondos de Caja
Chica.
8 Envía a la Coordinación de Contabilidad Fiscal en físico y
electrónicamente los documentos correspondientes a los
depósitos bancarios procesados.
Coordinación de
Contabilidad Fiscal
9 Recibe física y electrónicamente los documentos
procesados y verifica los datos de los documentos
electrónicos con respecto al físico de las planillas
bancarias en el sistema.
10 Procesa en el sistema los documentos electrónicos en
sus fases de recepción, codificación y verificación,
aplicando para ello las normas y procedimientos
establecidos en el Manual de Contabilidad.
Gerencia y/o Unidades
del Nivel Central
11 Elabora Rendición de Cuenta de Cierre utilizando para
ello los formularios y procedimientos establecidos en el
presente Manual para la Solicitud de Reposición de
Fondos de Caja Chica
12 Anexa al expediente de Rendición de Cuenta de Cierre, la

BORRADOR
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Página 53 de 99
Unidad Responsable
Pasos
copia original de la planilla bancaria, o copia del cheque
emitido, según sea el caso, correspondiente al reintegro
de fondos realizada.
13 Envía el expediente a la Oficina de Administración y
Finanzas.
Oficina de
Administración y
Finanzas
14 Recibe de las respectivas Gerencias y/o Unidades, los
expedientes de Rendición de Cuenta de Cierre de Fondos
de Caja Chica.
15 Efectúa en el sistema administrativo el proceso de la
documentación aplicando los procedimientos establecidos
en el presente Manual para el proceso de Reposición de
fondos de Caja Chica.
16 Envía en físico y electrónicamente a la Coordinación de
Contabilidad Fiscal el expediente de Rendición de Cuenta
de Cierre Fondos Caja Chica.
Coordinación de
Contabilidad Fiscal
17 Recibe física y electrónicamente los documentos
correspondientes a la Rendición de Cuenta Cierre de
Fondos de Caja Chica.
18 Procesa en el sistema automatizado los documentos
aplicando las normas y procedimientos establecidos para el
proceso de Cierre del ejercicio fiscal en el Manual de
Contabilidad. Fin del procedimiento.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
15 ARQUEO DE CAJA
1.1. El Responsable del Fondo de Caja Chica, en forma periódica y contando con la
participación del custodio del Fondo, está en la obligación de realizar arqueos
físicos del Fondo, que le permita comprobar la integridad del mismo, mediante el
conteo y/o verificación de las disponibilidades del efectivo o saldo de la cuenta
bancaria y los documentos pagados que soportan los movimientos de egresos.
1.2. La Oficina de Administración y Finanzas, a través de su Coordinación de
Tesorería y Finanzas y/o la Coordinación de Contabilidad Fiscal, podrá realizar
arqueos a los Fondos de Caja Chica, cuando lo determine pertinente,
independientemente de los que realice la Unidad de Auditoría Interna en el
ejercicio de sus funciones de control posterior. Para ello designará dos
funcionarios comisionados quienes serán responsables del arqueo.
1.3. Los resultados obtenidos en los arqueos realizados se harán constar en Acta que
se levantará al efecto y la cual debe ser firmada por los funcionarios participantes
en la realización del arqueo.
1.4. Los Comisionados, para la realización del arqueo, deberá verificar el
cumplimiento de las normas y procedimientos que para cada proceso establece el
presente Manual.
1.5. De los arqueos realizados por la Oficina de Administración y Finanzas, a través
de su Coordinación de Tesorería y Finanzas, o la Coordinación de Contabilidad
Fiscal, así como también los realizados por la Unidad de Auditoría Interna, dichas
unidades deberán emitir un Informe exponiendo los resultados, observaciones y
recomendaciones a que haya lugar.
1.6. Es conveniente a los efectos del adecuado funcionamiento del control interno, que
a los Fondos de Caja Chica, les sean practicado, durante el año fiscal, por lo
menos un arqueo físico, por parte de la Oficina de Administración y Finanzas.
1.7. En caso de observaciones determinadas en el cumplimiento del Manual de
Fondos de Caja Chica. Documenta las observaciones y anexa copias de los
documentos que evidencien los casos, indicando en el Informe las
recomendaciones que considera necesarias.
1.8. Efectúa revisión de la documentación correspondiente tanto a reposiciones
anteriores, como la que está en su período de ejecución, verificando el
cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente
Manual.
1.9. Revisa que la documentación de pago que se mantiene en archivo temporal
pendiente de tramitar la respectiva Solicitud de Reposición para comprobar, en

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 56 de 99
presencia del Responsable del Fondo, la integridad o cuadre del Fondo asignado,
representado por los valores (efectivo, disponibilidad bancaria) y los documentos
de los pagos realizados.
1.10. Si determina observaciones, toma nota de las observaciones identificadas,
formula verbalmente las recomendaciones que considere necesarias al
Responsable del Fondo de Caja Chica y le notifica que las observaciones serán
expuestas detalladamente en el Informe que emitirá al respecto.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 57 de 99
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ARQUEO DE CAJA
Responsable Paso
y Finanzas
1. Autoriza a funcionarios como comisionados para
realizar el arqueo de caja chica.
Funcionario Comisionado
2. Presenta al Responsable del Fondo de Caja Chica la
credencial que lo identifica y autoriza para la
realización del arqueo del Fondo de Caja Chica.
3. Solicita del Responsable del Fondo la entrega de los
valores y documentación soporte de los movimientos
del Fondo de Caja Chica.
de Caja Chica
4. Verifica la credencial para satisfacerse de la correcta
procedencia de la misma.
5. Presenta al Comisionado la documentación y
valores (efectivo, chequera, Libro de Banco,
facturas, conciliaciones bancarias anteriores y
reposiciones de fondos).
6. Organiza los valores. En el caso del efectivo, efectúa
el conteo del mismo en presencia del Responsable
del Fondo.
7. Devuelve al Responsable del Fondo, una vez
efectuado el conteo del efectivo.
8. Revisa la cuenta corriente y los movimientos
asentados en el Libro de Banco, con respecto a lo
indicado en el talón de la chequera.
9. Gestiona, a través del Responsable del Fondo, la
solicitud de un corte de la cuenta corriente bancaria,
a los efectos de su conciliación con respecto al Libro
de Banco.
10. Revisa que la documentación de pago que se
mantiene en archivo temporal, valores y documentos

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 58 de 99
Responsable Paso
de pago realizados.
11. Levanta Acta.
12. Firma el Acta para dejar constancia de la
conformidad de su contenido y tramita la firma del
Responsable del Fondo.
de Caja Chica
13. Firma el Acta de Resultados del Arqueo elaborada
por el Comisionado, en señal de conformidad con
los resultados expuestos en la misma.
14. Efectúa revisión de la documentación
correspondiente tanto a reposiciones anteriores,
como la que está en su período de ejecución,
verificando el cumplimiento de las normas y
procedimientos establecidos en el presente Manual.
15. Devuelve al Responsable del Fondo toda la
documentación que le fuera entregada.
de Caja Chica
16. Recibe y revisa la documentación
17. Entrega la documentación al custodio del Fondo.
18. Elabora Informe, dirigido a la Oficina de
Administración y Finanzas, sobre el resultado
integral del Arqueo realizado y revisiones
efectuadas.
19. Presenta el Informe al Coordinador y/o Auditor
Interno, según sea el caso, para su revisión,
aprobación, firma y trámite de envío a la Oficina de
10 Recibe el Informe correspondiente al Arqueo y
Revisión de los Fondos de Caja Chica, toma nota

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 59 de 99
Responsable Paso
y Finanzas de las observaciones planteadas.
11 Gira instrucciones al Responsable del Fondo de
Caja Chica para que se apliquen los correctivos
necesarios.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 60 de 99

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 61 de 99

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 62 de 99
CONTROL

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 63 de 99
INTERNO DE LIBRO Y CONCILIACIÓN BANCARIA
1.1. Los Responsables de los Fondos deben efectuar el registro de los
movimientos que se realicen en la cuenta bancaria del Fondo de Caja
Chica, en el Formulario GTF-F- 204 – LIBRO DE BANCO, establecido al
efecto en el presente Manual, independientemente de las anotaciones que
se efectúen en el talón de la respectiva chequera.
1.2. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben obtener el Estado
de cuenta mensual, emitido por el Banco correspondiente a la cuenta en
la cual está depositado el Fondo de Caja Chica.
1.3. El Estado de Cuenta del Banco debe ser conciliado mensualmente con
respecto a los movimientos registrados en el respectivo Libro de Banco.
1.4. Los responsables de los Fondos de Caja chica, independientemente de la
gestión y recepción de los estados de cuenta mensuales, deberán obtener
del Banco un corte del movimiento de la cuenta corriente, en la
oportunidad en que así se requiera. Dicho corte debe ser conciliado con
respecto a los registros del Libro de Banco.
1.5. Las partidas de conciliación determinadas en el Libro de Bancos deben
ser registradas, antes de efectuar la emisión definitiva de la conciliación
bancaria.
1.6. Para el archivo de las conciliaciones bancarias y la demostración de la
disponibilidad bancaria se debe contener los siguientes documentos:
1.6.1. Original: archivo temporal para ser anexada a la Solicitud de
Reposición y/o Rendición de cuenta, por cierre del Fondo de Caja
Chica.
1.6.2. Copia: para su archivo permanente, a los efectos de cualquier
revisión futura.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 64 de 99
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL INTERNO DE LIBRO Y
CONCILIACIÓN BANCARIA
Responsable Pasos
de Caja Chica
1. Obtiene el respectivo documento, en la oportunidad de
efectuar o conocer algún movimiento en la Cuenta del
Fondo de Caja Chica (emisión de Cheque, depósito
bancario, recepción transferencia bancaria).
2. Obtiene del Banco, por la vía de recepción y/o Internet,
el estado de cuenta del mes.
3. Entrega al Custodio del Fondo el documento que
respalda el movimiento efectuado en el Banco (talón
chequera, planilla depósito, nota de débito y/o nota de
crédito) y Estado de cuenta del mes
Custodio del Fondo de
Caja Chica
4. Recibe el documento que respalda el movimiento
bancario efectuado y estado de cuenta del mes.
5. Imprime el Formulario GTF-F–204 Libro de Banco.
6. Procesa el registro del movimiento en el Formulario
GTF-F–204 Libro de Banco.
7. Efectúa la conciliación bancaria, mediante la
comparación de los registros del estado de cuenta, con
respecto a los registros asentados en el Libro de
Banco y determina las partidas de conciliación
correspondiente.
8. Llena el Formulario GTF-F–205 Conciliación Bancaria
y lo imprime.
9. Firma el Formulario GTF-F-205 Conciliación Bancaria y
lo organiza anexándole el Estado de Cuenta del banco.
10. Envía la conciliación bancaria al Responsable del
Fondo de Caja Chica, a los efectos de su
conocimiento y firma.
Responsable del Fondo 11. Recibe el Formulario correspondiente a la conciliación

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 65 de 99
Responsable Pasos
de Caja Chica bancaria y elabora el formulario GTF-F-206
Demostración Disponibilidad Bancaria, la cual anexa al
formulario de Conciliación bancaria, como
complemento de la misma.
11.1. Si presenta partidas de conciliación, efectúa los
trámites necesarios para la solución de las
mismas. Regresa a la actividad 7.
11.2. Si no presenta partidas de conciliación, firma y
sella la conciliación, conjuntamente con la
demostración de la disponibilidad bancaria y la
devuelve al custodio del Fondo, para su archivo
correspondiente.
Custodio del Fondo de
Caja Chica
12. Archiva la conciliación bancaria y la demostración de la
disponibilidad bancaria.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4
Flujograma del Procedimiento de Control Interno de Libro y Conciliación Bancaria
Inicio
Obtiene el
documento para
conocer
movimiento de
cuenta del Fondo
Obtiene del Banco
el Estado de
cuenta del mes
Entrega el
documento que
respalda
movimiento del
Banco y Estado
de Cuenta
Recibe
documento de
respaldo y estado
de cuenta
bancaria
Procesa el
registro de
movimiento en
formulario
Efectúa
conciliación
bancaria y
determina las
partidas de
conciliación
Imprime
formulario GTF-F-
204
Llena formulario
GTF-F-205 Pág.2

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión: 1.4

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 68 de 99
17. CONTROL INTERNO DE REGISTRO DE PAGOS EFECTUADOS
1.1. Los Responsables de los Fondos de Caja Chica deben mantener el control permanente sobre el oportuno registro de la
utilización de los Fondos, para ello supervisarán el proceso continuo, por parte del Custodio del Fondo de Caja Chica, de
los siguientes aspectos:
 Actualización, a la fecha del día, del Libro de Banco.
 Registro de inmediato a su ocurrencia de los documentos (facturas y/o servicios) correspondientes a los pagos
efectuados a través del Fondo.
 Adecuada organización a nivel de Proyecto, en archivo temporal y custodia de la documentación (facturas y
recibos) correspondiente a los pagos efectuados.
 Realización mensual y/o por lapsos, si fuese necesario, de las conciliaciones bancarias, correspondientes a la
cuenta bancaria del Fondo de Caja chica.
1.2. Los responsables de los Fondos de Caja chica deben ejercer el adecuado control sobre la oportuna elaboración de las
respectivas solicitudes de reposición de los Fondos de Caja Chica, en los plazos establecidos en el presente Manual.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 69 de 99
Responsable Paso
Custodio del Fondo 1. Recibe del Solicitante, según procedimiento “Compras
por Caja Chica” los documentos de compra (Facturas y
Recibos) correspondientes al pago efectuado por la
compra de bienes, materiales o servicios.
Encargado del Fondo
2. Efectúa la liquidación del “Efectivo en Tránsito”,
aplicando para ello lo establecido en el procedimiento
“Compras por Caja Chica”, en cuanto a la codificación
de los documentos como soporte del formulario GTF-
F–203 Codificación Factura Pagada, a saber:
3. Indica en el documento pagado (factura) el número
correlativo que, a nivel del respectivo proyecto, le
corresponde en el orden de ocurrencia del pago del
gasto, en el período de utilización del Fondo de Caja
Chica.
Custodio del Fondo 4. Registra los documentos en sistema y emite relación
de Gastos por Proyecto.
5. Registra la factura pagada introduciendo todos los
datos requeridos en el Sistema, de conformidad a lo
establecido en el Manual de Usuario, y genera el
Formulario GTF-F–208 Relación de Gastos por
proyecto - Caja Chica.
6. Archiva temporalmente, los documentos pagados, en
archivo individual a nivel de cada proyecto, y mantiene
en custodia hasta la oportunidad de cierre del período
de reposición y elaboración de la “Solicitud de
Reposición de Fondos de Caja Chica”.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 70 de 99

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 71 de 99
18. FORMULARIOS DEL PROCESO DE CAJA CHICA
A continuación se muestran los Formularios que se utilizan en el Sistema de Caja Chica
con sus respectivos instructivos. Estos son:
1. Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica (F201).
2. Solicitud de Reposición de Fondos de Caja Chica (F202).
3. Relación de Gastos por Proyecto (F203).
4. Relación de Gastos por Partidas (F204).
5. Relación de Gastos por Proyectos y Partidas (F205).
6. Justificación de Gastos (F206).
7. Estado de Situación de Fondo de Caja Chica (F207).
8. Codificación de Facturas Pagadas (F208).
9. Libro de Banco (F209).
10. Conciliación Bancaria (F210).
11. Efectivo en Tránsito (F211).
Para los cierres de Caja Chica los Formularios desde el F202 hasta el F207 inclusive,
deben llevar la leyenda “Rendición de Cierre de Caja Chica”.

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 72 de 99
1. SOLICITUD DE APERTURA DE FONDO DE CAJA CHICA
1.1 PROPÓSITO
Servir de instrumento para recoger información relativa a la “Apertura de Fondos de Caja
Chica”, solicitada por las respectivas Oficinas, Gerencias y/o Unidades del Instituto
Nacional de Estadística.
1.2 MODELO
Fecha:
Documentos: Si No
* Constancia de haber presentado la Declaración Jurada del Patrimonio.
* Copia de la Certificación de Caución.
Observaciones:
Fecha: Monto Bs.:
Fecha Fecha
Firma y Sello
Autorizado
Oficina de Administración y Finanzas
Fondo Asignado
U.T.
Firma y Sello
Solicitado por:
Anexos
SOLICITUD DE APERTURA DE FONDOS DE CAJA CHICA
Gerencia / Unidad Solicitante Código de Proyecto
Titular del Fondo
N° Control: Punto de Cuenta N° :
FORMA: OAF - AFC - F201
Nombre:
Cedula de Identidad:
Justificación del Fondo
Cargo:

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 73 de 99
1.3 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS
Núm. Campo Descripción
1. Fecha Indique el día, mes y año de elaboración del
formulario
2. N° Control Indique el número de control asignado a la solicitud,
de acuerdo la Norma específica 10 y 11 (Solo para
Uso de la Oficina de Administración y Finanzas)
3. Punto de Cuenta N° Indique el Número del Punto de Cuenta mediante el
cual se aprueba el Fondo de Caja Chica. (Solo
para Uso de la Oficina de Administración y
Finanzas)
4. Gerencia Indique el nombre de la Unidad o Gerencia que
solicita la asignación del Fondo de Caja Chica
5. Código de Proyecto Indique el Código del Proyecto para el cual se
solicitó la apertura
6. Titular del Fondo 6.1 Nombre: Indique nombres y apellidos del
funcionario designado como Titular del Fondo.
6.2 Cédula de Identidad: Indique el número de la
cédula de identidad del Titular del Fondo.
6.3 Cargo: Indique la denominación del cargo del
funcionario Titular del Fondo
7. Justificación del Fondo Describa en forma detallada los motivos que
justifican la asignación del Fondo de Caja Chica
solicitado, haciendo mención inclusive de los
Proyectos a los cuales estará destinada la
utilización del mismo.
8. Anexos 8.1 Documentos:
a) Constancia de haber presentado... Marque con
una “X” en el recuadro correspondiente el
resultado de la verificación de la constancia de
presentación de la Declaración Jurada de
Patrimonio.
b) Copia de la Certificación de Caución: Marque
con una “X” en el recuadro correspondiente el
resultado de la verificación de la certificación de
caución.
8.2 Observaciones

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 74 de 99
Núm. Campo Descripción
9. Fondo Asignado 9.1 Fecha: Indique la fecha efectiva de
asignación del Fondo solicitado (Sólo para uso
de la Oficina de Administración y Finanzas).
9.2 Cant. U.T.: Indique la cantidad de unidades
tributarias (U.T.) asignadas.
9.3 Monto Bs.: Indique el monto en bolívares
asignado para la apertura del Fondo de Caja Chica.
10. Solicitado por 10.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la firma de
la Solicitud de Apertura del fondo de Caja Chica.
10.2 Firma y Sello: Firme y estampe sello de la
Unidad solicitante.
11. Autorizado por 11.1 Fecha: Indique el día, mes y año de la
aprobación de la Solicitud.
11.2 Firma y Sello: Firma y sello de la Oficina de

MANUAL DE PROCESOS
Contenido
Código: GFC-M-001
Fecha: Febrero 2017
Versión:1.4
Página 75 de 99
2. SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA
2.1 PROPÓSITOS
Servir de instrumento básico para presentar en forma consolidada la Solicitud de
Reposición de Fondo de Caja Chica.
2.2 MODELO
1. Fecha:
8. Saldo Inicial ……………………………………………………………………………….Bs.
9. Fondos Recibidos ……………………………………………………………………………….Bs.
10. Pagos Efectuados ……………………………………………………………………………....Bs.
11. Saldo Final ………………………………………………………………………..……..Bs.
C.I. C.I.
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA
4. Código Asignado a la Caja Chica
6. Monto Requerido Bs.
Hasta:
7. Monto Aprobado Bs.
Apellido y Nombre Apellido y Nombre
2. N° Control:
3. Gerencia / Unidad Solicitante:
Desde:
5. Período de Reposición:
12. Elaborado Por: 13. Titular de Fondo de Caja Chica
Firma Firma y Sello
15. Autorizado por
Oficina de Administración y Finanzas
Firma y Sello
FORMA: OAF-AFC-F202 Fecha de Emisión:
Estado de Situación del Fondo
14. Observación

Gfcm001 proce

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (19)

Similar a Gfcm001 proce

Similar a Gfcm001 proce (20)

Último

Último (20)

Gfcm001 proce