Gfiprf02 apertura y rendicion de caja chica

SERVICIO CON CALIDAD PARA UNA SOCIEDAD SALUDABLE
Nuestra Visión: "Ser una empresa reconocida por la eficiencia de su gestión y la excelencia en la provisión de agua potable
y alcantarillado sanitario, como mejora de la calidad de vida de la población, preservando el medio ambiente",
GERENCIA FINANCIERA
UNIDAD DE TESORERIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
"APERTURA y RENDICION DE CAJA CHICA"
AGOSTO-2011
Nuestra Misión: /1(i;.Jj~t!:istraraSJUlpotable y realizar la recp)et;J.;i/JJI'y disposición final de las aguas residuales de manera
continua Y. ~p, cP'{ltribuyemlo fll mejoramiento de la ca~Ae vida de la población preservando el medio ambiente",

"'~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: GFI-PRF-02-00
" > •• i 11 Fecha de Emisión: 16/08/11. :.:..1.. .,
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EItI!JJ Jf fiUJtJl.S mrrum lfJ mil", $.'.
APERTUR.; y RENDICIÓN DE CAJA CHICA
Página: 1 de 18
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Área Responsable: Unidad de Tesorería
INDICE PÁG.
1. OBJETIVO DEL MANUAL ,02
2. PROCEDIMIENTOS ,02
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO 02
2.2 AREAS INVOLUCRADAS 02
2.2.1 Internas 02
2.2.2 Externas 02
2.3 DEFINICIONES 02-03
2.4 DOCUMENTOS UTILIZADOS 03
2.5 LEYES Y REGL~NTOS, 03
2.5.1 Leyes 03
2.5.2 Reglamentos 03
2.5.2.1 Reglamento de Caja Chica ~3
2.6 NORMAS INHERENTES ALPROCEDIMIENTO' 03
2.6.1 Disposiciones Generales 03-04
2.6.2 Responsabilidades 04
2.7 l.1ETODO DE TRABAJO 04
2.7.1 Descripción de actividades 04
2.7.1.1 Aprobación de habilitación o reasignación de Caja Chica 05-06
2.7.1.2 Habilitación o reasignación de Caja Chica 07-09
2.7.1.3 Rendición de Caja Chica .1O-12
2.7.2 Diagrama de Flujo 13
2.7.2.1 Aprobación de habilitación o reasignación de Caja Chica, .13-14
2.7.1.2 Habilitación o reasignación de Caja Chica 15-16
2.7.1.3 Rendición de Caja Chica. .17
3. REVISIÓN Y APROBACIÓN, 18
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Proc
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Pr
VALIDADO POR:
Ing. F élix Yegros
Asesor de Planeamiento y Gestión
UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN & MÉTODOS

.-
~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Fecha de Emisión: 16/08/11
V~'
EJlWJJ n mmln SlrtT,tJJfJm m4UJrU
APERTURA y RENDICIÓN DE CAJA CHICA
Página: 2 de 18
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
1. OBJETIVO DEL MANUAL.
Establecer procedimientos para la asignación y utilización de la Caja Chica, que será administrada
por los responsables de distintas áreas de la empresa, asignados por el Presidente del Directorio de
la ESSAP S.A y su posterior rendición.
2. PROCEDIMIENTOS.
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO.
Establecer el procedimiento para organizar las gestiones administrativos de compra, y deberá
ser utilizado únicamente cuando se trate de erogaciones que por su cuantía y naturaleza no
necesiten ajustarse a los procedimientos previstos en la Ley 2051/03 De Contrataciones
Públicas (Compra Directa, Concurso de Precios y Licitaciones Públicas), de tal forma que el
funcionamiento normal de cada sector no se vea obstaculizado; estableciendo así los canales
y tiempos tanto para su rendición como su reposición.
2.2 AREAS INVOLUCRADAS- ALCANCE.
2.2.1 INTERNAS
• Presidencia.
• Secretaria General
• Gerencia Solicitante
• Gerencia Financiera
- Unidad de Tesorería
- Unidad de Control de Documentos.
- Unidad de Contabilidad.
- Unidad de Presupuesto
2.2.2 EXTERNAS
• No aplicable
2.3 DEFINICIONES.
Caja Chica: Se entiende por CAJA CmCA al monto asignado a las dependencias de la
ESSAP S.A. a fin de que cuenten con recursos financieros institucionales, destinados a
cubrir gastos corrientes menores, básicos, de carácter urgente, sean éstos administrativos y/o
operativo s, se lo conoce también como Fondo Fijo
Sistema Financiero: Se refiere al programa informático diseñado para la carga y control de
documentos, que cuenta con diferentes módulos, que tiene como fin la integración de los
procesos Financieros desarrollados en la ESSAP S.A.
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de P
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de P
VALIDADO POR:
Ing. F élix Yegros
Asesor de Planeamiento y

.1Jl~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
~ .. ->,. ... _ n. Fecha de Emisión: 16/08/11
V~~
Página: 3 de 18flfl!1J JlJlIf/CllJ'H".lJlitlfl mmJ7'.'.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Visto Bueno (VOBO): Es la aprobación o conformidad de un documento mediante la firma de
la persona responsable.
Comprobante de Gastos: Es el documento utilizado para comprobar el desembolso de
dinero de Caja Chica.
2.4 DOCUMENTOS UTILIZADOS
01 FRCC: "Formulario de Rendición de Caja Chica- GFIN-FR-06-00" (Anexo 01)
020P " Orden de Pago - GFIN-FR-03-00" (Anexo 02)
03 "Facturas y/o otros Comprobantes de Gastos Legales"
2.5 LEYES Y REGLAMENTOS
2.5.1 Leyes
LEY 2051/03 de Contrataciones Públicas
Art. 16. "Tipos de Procedimientos"
Art. 35. "Contrataciones con Fondos Fijos"
Decreto 21909/03 por la cual se reglamenta la Ley N° 2051/03 de
Contrataciones Públicas
Decreto 5174/05 por el cual se modifican artículos del Decreto N° 21909/03
Decreto 1381/09 por la cual se reglamenta la Ley N° 3.692/2009 que aprueba el
Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2009
2.5.2 Reglamentos
2.5.2.1 Reglamento de Caja Chica aprobado por Resolución N° 259/2011
2.6 NORMAS INHERENTES AL PROCEDIMIENTO
2.6.1 Disposiciones Generales
1) Es potestad del Presidente del Directorio de ESSAP S.A., designar las dependencias
que pueden recibir y administrar fondos de Caja Chica como asimismo tendrá la
facultad de asignar montos de acuerdo a los requerimientos de cada dependencia, no
debiendo exceder el equivalente a 20 (veinte) salarios mínimos mensuales por cada
repartición, según lo expuesto en el Decreto 1381/09 PGN 2009. Asimismo, podrá
determinar el aumento de los montos asignados para Caja Chica a aquellas
dependencias que ante alguna emergencia así lo requieran, mediante solicitud
debidamente fundamentada.
Al término de esa emergencia deberá realizarse indefectiblemente la rendición de los
gastos, en las mismas condiciones y en los plazos señalados en esta normativa.
ELABORADO POR:
Lic. MarceJo Cuevas
Jefe de Unidad de Proc
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas ILAdIflbl"'J-.f&.j1MN
VALIDADa POR:
Ing. Félix Yegros
Asesor de Planeamiento
UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACiÓN & MÉTODOS

~ MANUALDEPROCED~NTOS
-. . _ .... Fecha de Emisión: 16/08/11
•. ·•.•... ..A...A.--Á • ....:'~
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----,.¡-fMlB!UGEJ.lIfIt/IJ$JftrJ,lJHmIWm1',4.
Página: 4 de 18
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Área Responsable: Unidad de Tesoreria
2) Todas las compras o desembolsos realizados a través de Caja Chica deberán estar
sustentados en documentos formales, establecidos en las leyes respectivas vigentes.
3) Las Facturas u otro tipo de Comprobante de Gastos deben ser firmadas por el titular de
la Gerencia o de la Unidad Administrativa a la que corresponde el gasto conforme a los
requisitos exigidos por Contabilidad en cuanto a contenido y forma.
4) La entrega inicial y/o reposición del importe de CAJA CmCA será entregada a los
responsables por la Unidad de Tesorería en cheque una vez al mes.
Igualmente, podrá será entregada a través de crédito en cuenta de ahorro a ser
habilitada a nombre y orden del responsable afectado en el Banco comercial de plaza
con quien opera la ESSAP S.A en los casos de las Administraciones del Interior o en
los que considere necesario.
No podrán depositarse fondos de ninguna otra naturaleza ni origen que difieran con el
fin para la cual fue creada dicha cuenta de ahorro.
5) El concepto GASTOS se refiere a la nomenclatura del Clasificador Presupuestario
del Presupuesto General de la Nación .. por lo cual la Gerencia Financiera de la
ESSAP S.A queda autorizada en entender y /0 ampliar debidamente los conceptos
analíticos de cada gasto autorizado, en el momento que lo considere oportuno, y
principalmente a inicio de cada año, revisando para ello el Clasificador Presupuestario
vigente para el año por la concordancia que pueda tener con dicho documento en
relación con la Ley 2051/03, el Decreto Reglamentario 21909/03, el decreto 5174/05 y
sus eventuales modificaciones y/o ampliaciones.
2.6.2 Responsabilidades
Del responsable de la Caja Chica:
• Las rendiciones deberán ser realizadas dentro del plazo estipulado por la
Gerencia Financiera, de tal forma a coordinar las verificaciones, imputaciones
presupuestarias y contables con los pagos de los impuestos abonados
mensualmente.
• Al cierre de ejercicio las cajas chicas deberán ser rendidas íntegramente y
depositados los saldos pendientes, caso contrario se procederá al descuento del
salario del funcionario responsable.
• El funcionario responsable de la caja chica debe solicitar a la Unidad de
Contabilidad, dependiente de la Gerencia Financiera, cualquier modificación o
habilitación que pueda ser necesaria para la correcta imputación de los
Comprobantes de Gastos. Así también realizar las correcciones en caso de
inconvenientes, que pueda sufrir en el proceso su documentación, dentro del
sistema informático
2.7 :METODO DE TRABAJO.
2.7.1 Descripción de Actividades.
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas ~ .~IV~
Jefe de Unidad de Pr imientos fl(¡&J¡¡r ,
VALIDADO POR:
Ing, F élix Yegros

t~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
/ ~ ... ft Fecha de Emisión: 16/08/11
V~
Página: 5 de 18fIf,!JJjflflflti$J!JIl{tJmmmulUu
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Paso Responsab/~
01
Gerente Solicitante
o Secretario
General
02 Gerente Financiero
03
Jefe de Unidad de
Control de
Documentos
04 Gerente Financíero
05 Secretario General
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Pro
2.7.1.1 Proceso de aprobación de habilitación o reasignación de Caja Chica
Procedimiento
. Elabora Comunicación Interna (CI) solicitando la asignación o ampliación deCaja Chica
para su Gerencia y/o dependencias bajo su cargo conforme a su presupuesto asignado y
respetando el monto mayor autorizado para la dependencia en cuestión, Especifica en la CI
el monto a asignar y el motivo por el cual se le asigna.
Remite a Gerencia Financiera.
- Comunicación Interna Solicitud de habilitación y/o reasignación de Caja Chica.
Recibe de la Gerencia oDependencia Solicitante los sgtes. documentos.
- Comunicación Interna Solicitud de habilitación y/o reasignación de Caja Chica
Toma conocimiento y solicita informe sobre la apertura y/o reasignación a la Unidad de
Control de Documentos.
Remite.
- Comunicación Interna Solicitud de habilitación y/o reasignación de Caja Chica, en el que
consta la Solicitud de informe para apertura y/o reasignación de Caja Chica a la Unidad de
Control de Documentos
Recibe dela Gerencia Financiera los sgtes. documentos.
consta la Solicitud de informe para apertura y/o reasignación de Caja Chica.
Deja registro del importe asignado en la planilla Excel, de asignaciones de Caja Chica.
Consigna en la de CI de Solicitud de habilitación y/o reasignación un informe con los
sgtes. datos:
- Si cuenta o no con Caja Chica.
- Si fuera un pedido de reasignación, el monto actual de la Caja Chica.
- Notificaciones u observaciones de la Caja Chica.
Realiza copia de los documentos.
Archiva copias en su Unidad.
Remite a la Gerencia Financiera
consta la Solicitud de informe para apertura y/o reasignación de Caja Chica; más el
informe de la Unidad Control de Documentos.
-- ...
Recibe informe con otros documentos de la Unidad de Control de Documentos.
consta la Solicitud de informe para apertura y/o reasignación de Caja C!lica; más el
Toma conocimiento y remite a Presidente vía Secretaria General.
Recibe de Gerencia Financiera
Entrega a la Presidencia
REVISADO POR:
Lic. Maroelo Cuevas
VALIDADO POR:
Ing, Félix Yegros

:_~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V~¡
APERTURA y RENDICIÓN DE CAJA CmCA
Página: 6 de 18lVuJJ jf fElfItlH!Jf!(Uliflfl mAlJJT u
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Paso Responsable Procedimiento
06
Presidente
- - -
Recibe de Secretaria General
Toma conocimiento y solicita a Secretaria General la confección de la Resolución
conforme al informe de la Gerencia Financiera referida a la asignación de Caja Chica.
Remite a Secretaria General
07 Secretario General
Recibe de Presidencia la indicación para la confección de la Resolución
Elabora Resolución y gestiona la ftrma de Presidencia.
-Resolución de Caja Chica
Hace fotocopias de los sgtes documentos en 2 ejemplares:
- Comunicación Interna Solicitud de habilitación yo reasignación de Caja Chica, en el que
consta la Solicitud de informe para apertura y/o reasignación de Caja; más el informe de
la Unidad Control de Documentos.
- Resolución de Caja Chica
Archiva los originales.
Remite a Gerencia Financiera
informe de la Unidad Control de Documentos. (Fotocopia 1)
- Resolución de Caja Chica (Fotocopia 1)
Remite a Gerencia Solicitante
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
VALIDADa POR:
Ing, Félix Yegros

._~~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V~~'
Página: 7 de 18rllI!!JJf J!lf~'!HtuJJijlf1mjnJru.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
2.7.1.2 Proceso de habilitación o reasignación de Caja Chica
Paso Responsable
02
Jefe de Unidad de
Control de
Documentos
Procedimiento
- __ o
Recibe los sgtes. documentos de la Secretaria General
Verifica documentación para la gestión correspondiente y consigna su V"Bo.
Remite a la Unidad de Control de Documentos, solicitando el registro y el control de la
documentación, los sgtes. documentos
Recibe los sgtes. documentos de la Gerencia Financiera.
Verifica registro
Si hay error o variación o bien la Resolución no coincide con el pedido.
-Informa a Gerencia Financiera para proceder a la corrección en Secretaria General.
Si no hay error
- Realiza copias de la documentación y archiva en su sector.
En caso de ser una Habilitación de una nueva Caja Chica
-Habilita en el Sistema Financiero en la opción "Fondo Fijo" el responsable, y el límite del
monto asignado; graba en el sistema la asignación, e imprime el "Reporte de Asignación
de Caja Chica".
En caso de ser una reasignación de una Caja Chica
- Busca en el Sistema Financiero en la opción "Fondo Fijo" el usuario afectado y procede a
la modificación y graba los cambios realizados correctamente, e imprime el "Reporte de
Asignación de Caja Chica".
Verifica la imputación contable de la habilitación o reasignación de la caja chica
correspondiente, mediante el Sistema Financiero y confirma en el mismo para que sea
visualizable para la Unidad de Tesorería.
Remite la documentación a la Gerencia Financiera.
- Reporte de Asignación de Caja Chica.
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas ~~V.1<t.>lJ~~
VALIDADa POR:
Ing. Félix Yegros
Asesor de Planeamient y Gestió
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas w.am,oll4..;(¡.J.4h'WJ

1~~'
APERTURA Y RENDICIÓN DE CAJA CmCA
Página: 8 de 18rlro!J lEJU(ltl" $HI~UJnlfl mum u
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Paso Responsable
04
Jefe de Unidad de
Tesorería
05 Solicitante
06
Jefe de Unidad de
Tesorería
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Procedimiento
Recibe el legajo de documentación de la Unidad de Control de Documentos.
la Unidad Control de Documentos. (Fotocopia 1)
Verifica los controles realizados.
Si observa desviaciones indicadas por estas Unidades,
- Rechaza el pedido de Apertura, e informa a la Gerencia de la Unidad Solicitante.
Si no observa desviaciones,
-Aprueba con su VOBoel legajo de la documentación, y lo remite a la Unidad de Tesorería.
"", ...- -
Recibe de la Gerencia Financiera los sgtes. documentos
la Unidad Control de Documentos. (Fotocopia 1)
Verifica aprobación de la apertura de Caja Chica y que se encuentre disponible en el
Sistema Financiero.
Verifica que, la Comunicación Interna Solicitud de habilitación y/o reasignación de Caja
Chica, tenga la firma de aprobación del Gerente Financiero, para efectuar el desembolso
del Fondo de Caja Chica.
Genera la Orden de Pago (OP) vía Sistema Financiero. Crea o asigna si ya existe cuenta
contable del responsable de Caja Chica asignado y la cuenta Bancaria con la que se realiza
el pago del cheque, consignando los datos de las cuentas mencionadas en el Informe de la
OP del Sistema Financiero.
-Orden de Pago
Define la imputación contable a realizar y ejecuta el procedimiento para la confección de
cheque
Comunica la disponibilidad del Fondo de Caja Chica al Responsable Solicitante.
Recibe la confirmación de la Unidad de Tesorería de la disponibilidad del monto para Caja
Chica.
Se presenta en Tesorería para el retiro del monto y para firma de conformidad.
En caso de solicitudes correspondientes a sectores del interior.
-Informa a la Unidad de Tesorería el número de cuenta bancaria para el depósito del
Cheque.
Recibe al funcionario solicitante, que se presenta aretirar el dinero correspondiente para la
apertura de la Caja Chica y comprueba su identificación mediante la presentación de su
Cedula de Identidad.
Genera en el Sistema Financiero
- Comprobante de entrega de cheque el cual deberá ser firmado por el funcionario
solicitante antes de la entrega del cheque.
Entrega posteriormente el cheque.
- Realiza copia Orden de Pago (Copial)
Archiva Comprobante de entrega de cheque junto a Orden de Pago (Copia 1) en su Unidad.
REVISADO POR:
Lic. Maroelo Cuevas

.. ".~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V~'
Página: 9 de 18fMII!JI Jl $lUJeJJSUIn:ASlfl m mAnAr u.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Paso Responsable
06
Jefe de Unidad de
Tesorería
07
Funcionario
asignado del
Departamento de
Imputación /
Unidad de
Contabilidad
Procedimiento
- .-
Remite a la Unidad de Contabilidad la sgte. documentación.
- Orden de Pago
Procede al depósito del Cheque en la cuenta y Banco indicado por el responsable asignado
de Caja Chica
- Comprobante de entrega de Cheque.
Adjunta el comprobante de Depósito bancario al Comprobante de entrega de Cheque
consta la Solicitud de informe para apertura ylo reasignación de Caja Chica; más el
- Orden de Pago
- Boleta de depósito bancario, a la cuenta indicada por el responsable asignado de Caja
Chica.
Recibe de la Unidad de Tesorería la sgte. documentación
consta la Solicitud de informe para apertura y/o reasignación de Caja Chica a Control de
Documentos; más el informe de la Unidad Control de Documentos. (Fotocopia 1)
- Orden de Pago
En caso de solicitudes de sectores del interior
- Boleta de depósito, a la cuenta indicada por el responsable asignado de Caja Chica
Procede al archivo de la documentación en el Departamento.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas; ~~~:t;J~li!Jefe de Unidad de Pro
VALIDADO POR:
Ing. Félix Yegros
Asesor de Planeamienl
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas

~ALDEPROCEDThUENTOS
Página: 10 de 18
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
APERTURA Y RENDICIÓN DE CAJA CHICA
2.7.1.3 Proceso de Rendición de Gastos de Caja Chica.
Paso nesponsable
01
Responsable de
Rendición
02
Funcionario
asignado de
Unidad de Control
de Documentos
03
Jefe de Unidad de
Control de
Documentos
Procedimiento
Verifica la conformidad de los datos en los comprobantes de gastos conforme a los
requisitos legales establecidos en cuanto a contenido y forma.
Vencimiento del timbrado de la factura; Ruc de la Essap; Fecha correspondiente; Etc.
Imputa los Comprobantes de Gastos en forma individual en el Sistema Financiero
conforme a los campos exigidos hasta completar la rendición.
Imprime Formulario de Rendición de Caja Chica del Sistema Financiero.
- Formulario de Rendición de Caja Chica.
Firma el Formulario de Rendición de Caja Chica
Remite a la Unidad de Control de Documentos.
- Comprobantes de Gastos verificados.
Obs: En los casos de dependencias que poseen un importante volumen de documentación
respaldatoria de su caja chica, podrán adelantarse y realizar una rendición provisoria antes
de la fecha 15 de cada mes.
El adelanto de la rendición de documentos (o rendición anticipada), será permitido a fin de
facilitar la verificación en las unidades de control correspondiente y así poder agilizar los
trámites de reposición conforme a lo establecido en el reglamento de Caja Chica y solo en
una sola oportunidad dentro del mes.
Recibe del Responsable de Rendición.
- Comprobantes de Gastos.
Verifica la integridad de la documentación, atendiendo los siguientes puntos:
• V'BO en las facturas del responsable solicitante que realiza la rendición.
• Documentación adecuada que evidencie la ejecución de las compras pagadas con caja
chica, las cuales deben cumplir con lo establecido en la normativa legal y tributaria referida
a adquisiciones y pagos así también deben estar correctamente ingresados en el "Sistema
Financiero".
Si la documentación no cumple con la normativa o reglamentación de Caja Chica o
presenta incoherencias de tipo aritmético.
-Rechaza el Formulario de rendición de Caja Chica y remite al responsable de la rendición
para la corrección correspondiente.
Si no se observan dificultades en la documentación,
- Firma en el Formulario de Rendición de Caja Chica y presenta al Jefe de la Unidad de
Control de Documentos el Formulario de Rendición de Caja Chica con la documentación
correspondiente.
Verifica la imputación contable de cada documento conforme a la planilla (Si los
Comprobantes de Gastos que indican en la planilla están fisicamente adjuntos).
En caso de errores, realizan las correcciones en el Sistema Financiero e imprime un nuevo
Formulario de Rendición de Caja Chica y firma.
Confirma en el "Sistema Financiero" la correcta imputación contable en forma definitiva,
lo cual será visible en Tesoreria, mediante el Sistema Financiero.
Remite la Documentación al Jefe de la Unidad de Presupuesto.
- Comprobantes de Gastos correspondientes.
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
VALIDADO POR:
Ing. F éJix Yegros
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas

J~', .,- ~
[It'IWtiJ!UJt~'UfiT)¡mlf1mtwrn
APERTUR- y RENDICIÓN DE CAJA CHICA
Página: 11 de 18
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Paso ResponSable
04 Jefe de Unidad de
Presupuesto
06
Jefe de Unidad de
Tesorería
Procedimiento
Recibe de la Unidad de Control de Documentos
Verifica el estado de disponibilidad presupuestaria de acuerdo al rubro al que se aplico el
comprobante de gastos.
Imputa, conforme a los comprobantes de gastos, los rubros presupuestarios afectados y los
sectores correspondientes en forma coordinada con la Unidad de Control de Documentos y
registra la imputación.
Se imprime una copia de la imputación y firma
Adjunta al legajo.
- Imputación Presupuestaria
Remite la documentación a la Gerencia Financiera los sgtes. documentos.
- Imputación Presupuestaria.
Recibe de la Unidad de Presupuesto
Verifica los controles y las observaciones realizadas por la Unidad de Presupuesto y la
Unidad de Control de Documentos.
Firma el Formulario de Rendición de Caja Chica, y lo remite a la Unidad de Tesorería
autorizando el pago.
Recibe del Gerente Financiero
. - Formulario de Rendición de Caja Chica
- Comprobantes de Gastos
Verifica que el Formulario de Rendición de Caja Chica cuente con las firmas del Gerente
Financiero y los jefes de las Unidades de Control de Documentos y de Presupuesto
respectivamente, y que este se encuentre disponible en el Sistema Financiero.
Genera la Orden de pago (OP) vía Sistema Financiero, asigna cuenta contable del
responsable de Caja Chica asignado y la cuenta Bancaria con la que se realiza el pago del
cheque, consignando los datos de las cuentas mencionadas en el Informe de la OP del
Sistema Financiero.
-Orden de Pago (OP)
Define la imputación contable a realizar y ejecuta el procedimiento para la confección de
cheque para el reembolso del Fondo de Caja Chica
- Comprobante de entrega de Cheque Administrativo.
Comunica la aprobación del reembolso del Fondo de Caja Chica, al Responsable
Solicitante.
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
VALIDADO POR:
Ing. F élix Yegros
REVISADO POR:
Lic. MarceJo Cuevas
Jefe de Unidad de Pr e'

::".~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V~~
Página: 12 de 18f.n!SJ Jl smJmJ !H"mn nt IJIJ$Jl1 H.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Paso Responsable
07 Solicitante
08
Jefe de Unidad de
Tesorería
09
Funcionarío
asignado del
Departamento de
Imputación I
Unidad de
Contabilidad
Procedimiento
ReCibe la confirmación de la-Unidad de Tesorería de la disponibilidad del monto para Caja
Clúca.
Se presenta en Tesorería para el retiro del monto y para firma de conformidad.
-Informa a la Unidad de Tesorería el número de cuenta bancaria para el depósito del
Cheque.
Recibe al funcionario solicitante, que se presenta a retirar el dinero correspondiente para la
reposición de la Caja Chica y comprueba su identificación mediante la presentación de su
Cedula de Identidad.
- Comprobante de entrega de cheque el cual deberá ser firmado por el funcionario
solicitante antes de la entrega del cheque.
Entrega posteriormente el cheque.
Confirma en el "Sistema Financiero" el reembolso realizado.
- Realiza copia Orden de Pago (Copial)
Archiva Comprobante de entrega de cheque junto a Orden de Pago (Copia 1) en su Unidad.
- Orden de pago
Procede al depósito del Cheque en la cuenta y Banco indicado por el responsable asignado
de Caja Chica
- Comprobante de entrega de Cheque.
Adjunta el comprobante de Depósito bancario al Comprobante de entrega de Cheque
Confirma en el "Sistema Financiero" el reembolso realizado.
- Orden de pago
Chica.
Recibe de la Unidad de Tesorería.
- Orden de pago
Chica.
Archiva en forma definitiva la documentación recibida en el Departamento.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
Lic. MarceIo Cuevas
Jefe de Unidad de
VALIDADO POR:
Ing, F élix Yegros
-h;l"sor de PIanearniento y Ges
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Pr .

"
~
Página: 13 de 18ffrfrn lE IEI1/f1U Jumlllf lfI 1mmr u.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
2.7.2 Diagrama de Flujo
2.7.2.1 Aprobación de habilitación o reasignación de Caja Chica
Gerente Solicitante Gerente Financiero
Jefe de Unidad Control de
Documentos
PresidenteSecretaria General
Vía Secretaria General
Inicio ,
11
I
I
, Toma conocimiento y
Registra en planilla Toma conocimiento ysolicita informe sobre la
Solicita habilitación y/o
habilitación y/o
electrónica, el importe solicita elaboración de
reasignación de Caja •.. asignado Resolución.resignación
Chica por CI
~
cbI
¡
Toma conocimiento del
Elabora informe y
informe y firma en la CI
registra los datos en la
de la solicitud.
CI.
,
i
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Proce mi
VALIDADO POR:
Ing. Félix Yegros
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Procedimi

) )
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flnu. lE IlItl"'l UJlIIIIf'.rl tI"un u.
Página: 14 de 18
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
I
r
I
I
Gerente Solicitante Gerente Financiero
Toma conocimiento de
su aprobación
Toma conocimiento de la
aprobación
Jefe de Unidad Control de
Documentos
Secretaria General
Elabora Resolución y
gestiona firma del
Presidente
Archiva originales de
Resolución y CI
Remite fotocopias de
Resolución y CI.
VALIDADO POR:
Ing. Félix Yegros
Asesor de Planeamien
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Procedi

) )
Q MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página: 15 de 18umu tE Ulf1fl# IUlrU'" MI PUJlmu.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
r- -
I
Ir:
I
I
I
i
2.7.2.2 Habilitación o reasignación de Caja Chica
Gerente Financiero
Jefe Unidad Control de
Documentos
Responsable SolicitanteJefe de Unidad de Tesorería
I
Inicio
t1" Verifica documentación y Verifica aprobación de Efectúa el cobro en laI
Verifica Resolución
"-
asignación contable a la Caja Chica y su registro en .... Unidad de Tesorería
habilitación o reasignación el Sistema Financiero
de Caja Chica. I
1
é¡
Registra en el Sistema
Genera OP, ,I
Genera Cheque
Financiero según
corresponda
e informa al Responsable
Solicitante
Verifica controles I
Irealizados
i
+Aprueba el importe ,
asignado para Caja Chica
i
VALIDADa POR:
Ing. Félix Yegros
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de

) }
~
mI/u Jf Inrlt"f U.'IU""EI mufU u.
Página: 16 de 18
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
Jefe de Unidad de Tesorería Funcionario asignado del Dpto. de Imputación! Unidad de Contabilidad
Genera Comprobante de
entrega de cheque
Verifica documentación y
archiva
Gestiona la firma del
Comprobante de entrega de
cheque o desembolso.
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Proce
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas

1
~
Página: 17 de 18IJllfU lE JUfICIISIUfiUIn lE! 'JIUIAJ U.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
2.7.2.3 Rendición de gastos de Caja Chica
Responsable
Solicitante
Jefe de Unidad de
Control de Documentos
Funcionario asignado
del Dpto. de
Imputación/ Unidad de
I Contabilidad
Gerente Financiero
Jefe de Unidad de
Tesorería
Jefe Unidad de
Presupuesto
Verifica firma del
Verifica la integridad
Verifica los de la documentación
,
Verifica el estado de Verifica los controles
Gerente Financiero y
comprobantes e -----. y la correcta r:--t disponibilidad realizados por las
;. disponibilidad en el
Sistema Financiero
imputa los imputación del rubro presupuestaria Unidades bajo su del reembolso de
Comprobantes de contable en el
~
dependencia. Caja Chica solicitado
Gastos en el Sistema Sistema Financiero
~Financiero
,
Imputa conforme a I
~ los Comprobantes de Firma en el
Imprime Formulario
Gastos, rubros Formulario de Rend.
-
de Rendición de Caja Confirma en el presupuestarios y de Caja Chica Genera Orden de
- Sistema Financiero sectores autorizando el pago. Pago y cheque
Chica y firma , I
los comprobantes correspondientes.
,
procede al reembolsor- Archiva en su
ingresados.
~
del importeDepartamento la
documentación. solicitado
Imprime copia de la
..t
! imputación
, presupuestaria y
Gfirma.
i
I
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
VALIDADa POR:
Ing. Félix Yegros
ELABORADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Procedi

~
~~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
~. ,,;~, Fecha de Emisión: 16/08/11
Á~
APERTURA Y RENDICIÓN DE CAJA CmCA
Página: 18 de 18EmUl lEsurtt/lsS.tllrAt¡JJllt tlfUllI j.'.
Fecha Resolución:
Resolución Nro.:
3. REVISIÓN Y APROBACIÓN
REVISADO POR
Jefe de Unidad de Tesorería.
Lic. Carlos Zarate 2
FIRMA
, /"
{ vbJ ":J
SELLO - ACLARACIÓN
Jefe de Unidad de Control de
Documentos.
Lic. Raquel Rojas
Jefe de Unidad de Contabilidad.
Lic. Ida Liz Cáceres
-
Jefe de Unidad de Presupuesto.
Lic. Modesto Núñez
APROBADO POR
Gerente Financiero
Lic. Leopoldo Zacarías Chaparro
Secretaria General
Abog. Jorge Gómez Buongermini
Secretario General
ESSAPS.A.
ELABORADO POR:
Lic. Mercelo Cuevas
Jefe de Unidad de
VALIDADO POR:
Ing, Félix Yegros
REVISADO POR:
Lic. Marcelo CuevasJM.~§tg,!!!'
Jefe de Unidad de
FECHA
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