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Rompiendo paradigmas en el transporte

Guia practica parareducir costos operativos y mapas de control

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Rompiendo paradigmas en el transporte

  1. 1. Transporte 10 Pasos Efectivos para una Máxima RentabilidadRompiendoParadigmas enTransporte Miguel López Fiesco* Diseño de rutas, costos logísticos, elección y evalua- ción de transportistas son elementos básicos a consi- derar para una administración eficiente del transporte que permitan realizar una entrega ágil y al menor costo posible. Bajo esta premisa se explican, a manera de guía práctica, una decena de consejos que pueden ser usados para este fin y que han sido probados como mejores prácticas en diferentes industrias en el país. Como complemento, se dan a conocer los mejores rangos que se manejan actualmente en varias activida- des para establecer un punto de comparación y de oportunidad de mejora.SI USTED tiene a su cargo transporte propio o tercerizado den- necesidades de nuestro país, geografía y condiciones socio-tro de la cadena de suministro no importando si es primario económicas desde el punto de vista consumidor de servi-(TR1) o secundario (TR2), esto quiere decir envíos a sus cen- cios de transporte.tros regionales o entregas directas a clientes, respectivamen- Antes de poner en marcha estos pasos, bien vale la penate, entonces permítame compartir las mejores prácticas de recordar las “cuatro P” del marketing (precio, producto,operación que he podido aprender con más de 100 empre- plaza y promoción); esto quiere decir que debe:sas instaladas en México durante este 2005 en temas dediseño de rutas, administración del transporte, costeo de s Identificar dónde “está parado” logísticamente y larutas, logística y security. complejidad que tiene a cargo. Haber experimentado por más de 10 años en la industriaprivada de servicios logísticos, outsourcing, trazar modelos s Analizar las bondades del producto.de solución para optimizar el transporte y localizar reduc-ciones de costos, me permite resumir la siguiente guía- s Determinar si sus mercancías las define el peso o volu-práctica, que considero útil y vanguardista dentro de las men, o bien, la densidad (peso/volumen). Transporte 60 Énfasis Logística diciembre2005
  2. 2. s Si las mercancías a desplazar son carga seca, refrigerada El costo logístico se compone de factores como o congelada o de las tres tipos. administración, almacenes, inventarios y trans- s Medir el valor económico de la mercancía por tonela- da, caja (cartón corrugado), m3, rollo maestro, etc., porte; y se mide vs. ventas. Lo importante es (mientras menos valor económico tiene su carga, más compleja resulta moverlas). localizar el punto de inversión de estos cuatro s Contemplar la prevención del riesgo de pérdida o robo elementos vs. el nivel de servicio que origina conforme al tamaño del cargamento, daño comercial, penalización por incumplimiento de la entrega, sanción incremento a ventas gubernamental (fármacos e isotrópicos), etc. vicio buscado por empresas líderes es de 99% de efectividad Cadena de Suministro en las entregas. Para ello le invito a reflexionar el siguiente ejemplo: Ubique el nivel de servicio que requieren los usuarios de la Torre Mayor (Distrito Federal) para poder trasladarse de piso a piso por medio de elevadores, piense en que cada piso tiene un número de usuarios (demanda), frecuencias, con horarios de entrada y salida, movimientos extraordinarios, horarios pico, posibles descomposturas de los elevadores, estacionalidad, etc.; pues bien, la manera más sencilla de ejemplificar su red de distribución y uso de transporte es ésta, en similitud de procesos, usted tiene un número de fac- turas mensuales que atender, asociadas a frecuencias de visi- Otra arista importante es identificar la velocidad con la ta de los clientes, un monto por factura que define el valorque debe actuar ante su competencia, lanzamiento de pro- económico, peso, volumen o densidad, horarios de entrega,ducto, promoción, etc. La distancia entre usted y su anaquel rechazos, devoluciones y entregas emergentes.de venta es su ventaja competitiva, si en el desempeño de Volviendo al ejemplo del elevador, en algún momento sesus actividades ejecutivas le toca administrar una red de dis- creo un modelo matemático o simulador que contempla latribución “añeja” (que tiene mas de cinco años en el merca- capacidad de los elevadores, la secuenciación de elevadoresdo y nadie le ha hecho cambios), entonces dé por hecho que de primer alcance (secuenciados por piso de acuerdo a suusted tiene una magnífica oportunidad de sobresalir en su capacidad), nivel de servicio de espera y otros aspectos.empresa y poner en marcha la siguiente guía-práctica que se Nuevamente, para nuestro caso el asunto sería qué tan efi-menciona. cientes somos para optimizar la capacidad del transporte uti- El transporte juega un papel importante como elemento lizado conforme a demanda.primordial de la red de distribución, se me ocurre pensar que El benchmark obtenido, demuestra que del total de lasi su red de distribución se asemeja a una telaraña estaría capacidad de flota de transporte pagada o instalada única-seguro que el personaje del “hombre araña” sería feliz, pero mente se utiliza 60%, imagínese el sesgo de oportunidadno sus clientes internos y externos dado que el nivel de ser- para abatir costos: 40% del transporte va en vacío de lo que su empresa invierte. Esto debido a la demanda actual, muchas facturas con poco peso, volumen o densidad y deComponentes de los Costos de la Cadena poco valor, cierres de mes críticos (40% de la venta en tresde Abastecimiento Doméstico días) y entregas emergentes. Este fenómeno origina una total comunicación equívoca entre ventas y distribución: finanzas aplica la medida y el ejecutivo a cargo del transpor- te es quien “tiembla” mes a mes para soportar la presión de cumplir con los envíos o no excederse al presupuesto de gasto de transporte, mas aún, presentar sus nuevos presu- puestos para el siguiente año. GUÍA PRÁCTICA 1. Costo Logístico Lo primero es lo primero, aprenda el dominio del lengua- je “costo logístico”, haga su propia definición de logística para su empresa considerando canales de comercialización, Énfasis Logística diciembre2005 61 Transporte
  3. 3. demanda, nivel de servicio, lugar y costo. Localice el costo importante es hacer uso de almacenes buffer (de volúmenesdel transporte y aprenda a establecer su medida de de inventario cortos de 3 a 4 días) o bien utilizar porteoscosto/beneficio. regionales (consignar cargas menores, previamente factura- das tanto locales como foráneas. A la fecha en México deben existir más de 30 opciones para ofrecer este servicio). Costo Logístico 3. Herramientas Estadísticas Utilice las herramientas estadísticas, obtenga análisis eje- cutivos y segmente sus bases de datos. Su mejor aliado es el área de sistemas de su empresa, capaz de estructurar matri- ces mediante los cuales ubique el número de factura por fecha, monto, cliente, peso o volumen, estado o municipio, entre otras variables; de tal forma que usted pueda obtener los siguientes reportes primordiales: a) Cajas por factura. b) Frecuencias de cliente. c) Volúmenes por población. d) Monto por factura o entrega. e) Contribución a ventas por estado. f) Segmentación de cajas por factura, entre otros factores. Recuerdo que una buena experiencia que encontramos En la figura Costo Logístico se muestra por medio de cur- en una empresa fue seccionar por medio del sistema tecno-vas los factores que componen este concepto: administra- lógico aquellas facturas locales (Distrito Federal) que tuvieranción, almacenes, inventarios y transporte, la suma de ellos es un cierto número de cajas que no justificaran una unidad deel total costo logístico y se mide vs. ventas. Lo importante es transporte, conjuntarlas y enviarlas a un cross dock 3PL dia-localizar el punto de inversión de estos cuatro elementos vs. riamente.el nivel de servicio que origina incremento a ventas. Con ello se obtuvo un lead time de cero días para el 40% En el hecho de incrementar la velocidad de entrega a los (día1), 40% (día 2) y el 20% (día 3); se logró pactar un costoclientes, cambiando los sistemas logísticos que utilice dará por caja y eliminar la distracción de la empresa en usar dema-como origen un incremento importante a las ventas. En este siadas unidades pequeñas parcialmente.sentido, he constatado crecimientos de hasta 17% y el des- Hoy compañías líderes envían tractocamiones completosplazamiento de la competencia. desde sus plantas del interior de la República, donde acumu- Como comentario, a manera de benchmark, la operación lan el total de sus facturas y un operador logístico realiza lade distribución física en zonas metropolitanas se encuentra distribución segmentada en el Distrito Federal y a 300 km deentre 0.6 a 1.2% de las ventas (abarrotes, cosmética) y la dis- esta entidad con excelentes costos y beneficios.tribución foránea puede alcanzar indicadores de 1.6 al 2.5%a ventas. Esto significa que el costo a ventas por hacer distri- Determinando el Número de Almacenesbución total deberá orientarse entre 3 y 4%. En ventas hori- en el Sistema Logísticozontales (entrega de tienda por tienda, misceláneas) puedenobtenerse indicadores de costo de transporte entre 11 y 14%de las ventas.2. Almacenes o Centros Regionales vs Nivel de Servicio Entienda el modelo de número de almacenes o centrosregionales vs. nivel de servicio y la repercusión del costo deltransporte. En la figura Determinando el Número de Almacenes enel Sistema Logístico se aprecia que a mayor número dealmacenes regionales en el territorio mexicano, el nivel deservicio o pérdida de ventas se minimiza, el costo de trans-porte se optimiza y el costo de mantener inventarios yalmacenes se incrementa. A nivel de benchmarking, sostener al menos cuatro alma-cenes regionales es indispensable (Distrito Federal, Guadala-jara, Monterrey y Villahermosa o Mérida). Una alternativa Transporte 62 Énfasis Logística diciembre2005
  4. 4. 4. Adecuados Socios de Transporte Finalmente considerando el security, la regla de oro es que Busque sus socios logísticos de transporte adecuados, si un chofer vive un siniestro de robo y existen dudas de com-recuerde el dicho “dime con quién transportas y te diré quién plicidad se debe dar de baja inmediatamente.eres”. No olvidar ser justos en el pago de tarifas y tomar en Hemos tenido hallazgos de ver cómo clientes contratancuenta la antigüedad de flota. servicios de carro por entero a alguna transportista y pagan El benchmark recomendado es utilizar transporte de no el total del viaje sin ajustar la tarifa y más aún sin colocar elmás de cinco años de antigüedad (aceptar esta práctica ase- sello respectivo, lo cual no asegura que la transportista efec-guraría que los transportes diesel cuentan con kilometrajes túe consolidaciones adicionales.menores a los 300 mil km de vida, condiciones óptimas deservicio, antes de mantenimientos difíciles o mal estado de la 5. Definición de la Red de Distribuciónunidad), telecomunicaciones, tracking por vía Internet, recur- Defina la red, busque alternativas de socios logísticosso confiable, contar con instalaciones periféricas de acuerdo regionales (porteadores) ubique dónde no cuenta con lasa la ruta seleccionada (hub), inversiones compartidas para cargas suficientes para justificar las salidas en tiempo o costouso de GPS, lojack, modificaciones a las cajas de tracto por de los transportes; aun haciendo rutas mixtas o “lecheras”,sistemas de rieles (doble estiba), entre otros aspectos. la ayuda del 3PL para hacer sinergias es más que necesaria. Algunos han pactado blindaje especial en cabina y cajapara ahorrar costos de escolta o custodias, en planes de con- 6. Medidas para Evitar Gastos de Distribucióntrato de hasta cinco años, otros pactan el GPS a dos años por Aplique medidas que sumen a la red de distribución, estomedio de las empresas que contratan el transporte. Pocas significa que todo lo que implique gasto por transporte,empresas realizan estudios de costos maniobras o espacio y no sume kilometrajedetallados como el que muestra la al destino final debe ser evitado, la mayor Estructura de costos1figura Estructura de Costos y que parte de camiones directos que se justifi-son esenciales para sustentar revi- quen (mayor a 80% de su capacidad) debe-sión a tarifas. rá salir de plantas o centro maestro, prefe- En lo común y corriente cotizar rentemente con los siguientes repartospor costo por caja movida en volú- locales o foráneos: camioneta local (demenes segmentados es válido, 1.5 a 3.5 toneladas) tres autoservicios yuna tarifa de entrega por punto hasta cinco particulares en ruta (éstala definirá el número de cajas debe estar en un rango entre 70 a 90por entrega o costo fijo de para- km). La distancia total de la ruta en idada. A manera de ejemplo, una y vuelta, torton hasta con tres tiros deentrega en zona metropolitana a entrega, tractos hasta con dos tiros deun autoservicio podría cotizarse entrega.entre 250 y 280 por entrega y Para foráneos el benchmark estable-negociarse a la baja cuando existen ce hacer recorridos en unidades de 3.5más de 40 cajas por entrega. No muy toneladas hasta un máximo de 400 km ya menudo vemos costos de con un rango de entregas de 7grupaje por m3 o kilogramo, a 10, torton hasta con quinceque son utilizados común- entregas y tracto camión nomente en Europa. más de dos tiros. Estructura de costos1 Concepto Costo Caja Porcentaje Costo Viaje Porcentaje Operador y ayudante $ 1.59 $ 458.48 37.20% Gasolina $ 0.96 $ 275.68 22.37% Mantenimiento $ 0.10 $ 28.89 2.34% Base: Productos de abarrotes (310 Neumáticos $ 0.09 $ 25.88 2.10% cajas por camioneta, de 9 kg cada una Seguros y Verificaciones $ 0.21 $ 59.29 4.81% y cubicación de .023 por caja). Depreciación $ 0.48 $ 137.72 11.18% Costo antes de utilidad $ 3.42 $ 985.93 Margen de utilidad $ 0.86 25% $ 246.48 20.00% 1 Tarifa Estado de México (3.5 tonela- TOTAL $ 4.28 $ 1,232.42 100.00% das Mod. 2002). Transporte 64 Énfasis Logística diciembre2005
  5. 5. 7. Reducción de Proveedores so, al igual que el total de esfuerzos logísticos que hicimos al Aprenda a dividir el pastel de negocio entre sus proveedo- respecto sin cumplir el cometido de entregar al cliente ares de transporte, no es conveniente llenarse de más de cinco tiempo y realizar la cobranza.proveedores, el costo administrativo de liquidación de fletesy seguimiento es costoso y ponemos en riesgo la importan- 9. Reportes de Controlcia de volumen con cada uno de ellos. Es tiempo de reducir Establezca los reportes básicos de control para reunirseproveedores, negocie mejores tarifas y valores agregados, con las áreas de ventas o clientes internos involucrados, derealmente elija quedarse con los que se comprometen con el tal forma que comparta los incumplimientos de entrega, quenegocio, buscan reducción de costos y cuentan con un servi- bien conviene exigírselos en reportes a sus proveedores decio calificado. (Acostumbrados a medir el desempeño). transporte o usted mismo a través de servicio al cliente de su empresa, de tal forma que pueda describir cada incumpli- miento de rechazo total o parcial por su motivo, cliente yUna alternativa importante es hacer uso de vendedor, monto y zona afectada.almacenes buffer (de volúmenes de inventario El benchmark de rechazos no debe superar 3.5%, reba- sarlo implicaría un costo logístico adicional. Mientras que elcortos de 3 a 4 días), o bien, utilizar porteos benchmark en cuanto a devoluciones define que ésta no debe ser mayor a 1.5% del total de ventas (excepción libros,regionales ropa y discos). 10. Programas de Reducción de Costos8. Medición del Desempeño del Proveedor Focalice programas de reducción de costos, sea por mejo- Mida correctamente el desempeño de cada proveedor de ras en el proceso, uso de tecnologías para el caso de ventastransporte, cree su propio método de medición, instálelo y horizontales de miscelánea por miscelánea, con preventaque cada proveedor haga su llenado diario, de tal forma que usando sistemas de comunicación GPSR o vía telecomunica-pueda hacer un comparativo mensual y compartirlo. Lo reco- ciones (estos esquemas resultan muy efectivos; o bien,mendable es llevar un sistema de control de tiempos, donde software de diseño de rutas.mencione cada paso logístico que interviene en el proceso: Si sus ventanas o puertas de servicio están cambiando mes a mes, por ejemplo mueblerías, entrega directa a farmacias, • Llegada a la cita de carga. productos médicos para pacientes domiciliados, entre otros; • Tiempo de recibo y registro a vigilancia. o bien, si su flota propia o tercera supera las cien unidades • Tiempo de asignar unidad a puerta o en-rampado. diarias, es más que recomendable adaptar un sistema de tec- • Tiempo de carga. nología que opera por mapeo geo/referenciado, de tal forma • Tiempo de asignación de custodia. que sea posible localizar las rutas óptimas y el costo/benefi- • Tiempo de salida del centro de distribución. cio de entrega por punto de mayor rentabilidad. • Tiempo de traslado. Otro aspecto importante en esta etapa de reducción de • Llegada al punto de entrega. costos es considerar que el total de flujos que afecten a su • Entrega de evidencias. empresa sea de transporte que traslade insumos a planta • Tiempo de liquidación del flete. como los de entrega, nacionales e importados. No podemos darnos el lujo de desperdiciar ningún kilóme- Es muy útil y sencillo emplear un sello adicional, que su tro pagado. Busque hacer circuitos naturales, de tal formaárea de tráfico controle, donde el documento de evidencia que usando unidades que dominan la región, pueda tenerdescriba la hora en que llegó a la cita y cuánto tiempo espe- carga de ida y vuelta, permitiendo ahorros de hasta 40%.ró en la entrega, con objeto de ir perfeccionando las rutas y También el uso de ferrocarril en la ruta Monterrey-Méxiconegociar con ventas demoras altas o ineficientes. y viceversa es mayoritariamente utilizado en el sistema de Es de suma importancia que no pierda el control de días trasladar la caja del tracto en ruedas especiales sobre vía, conde entrega al cliente, tazado en días calendario y días hábiles ahorros de 15 a 20% vs. transporte terrestre.tanto de entrega al cliente como de entrega de evidencias. Éstos son los 10 puntos que a manera de guía permitiránUn buen ejemplo a este respecto es imaginarse que las tare- una más eficiente y menos costosa transportación, con losas logísticas que participan en la distribución física de mer- cuales se obtendrá una máxima rentabilidad.•cancías se asemejan a “un collar de perlas” cada perla equi-vale a una actividad, desde fincar el pedido, liberar crédito y *El Ing. Miguel López Fiesco a la fecha dirige su propio despacho de consultoría encobranzas, emitir picking list, verificar back orders, surtir, optimización logística, atendiendo a una empresa líder mundial de lubricantes y otraembarcar, transportar, etc. El broche o cierre de ese collar es en refacciones automotrices, desarrolla alternativas para venta de distribución hori-contar con el retorno de evidencia cumpliendo el total de zontal, imparte capacitación in house en logística y colabora como profesor derequisitos. diplomado en logística desde hace siete años. Asimismo, representa comercialmen- De nada serviría que una dama portara un “collar de per- te servicios de outsourcing en transporte y distribución física de mercancías, asílas” sin broche, seguramente el total de perlas caerían al pi- como a una empresa de software líder en diseño de rutas y control vehicular. Transporte 66 Énfasis Logística diciembre2005

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