El documento proporciona una guía sobre las tareas y responsabilidades clave de un Secretario de Iglesia según el Manual de la Iglesia Adventista, incluyendo el mantenimiento de registros de miembros, comunicación con miembros y otras iglesias, envío de informes a las organizaciones superiores de la iglesia, y preparación de actas de las reuniones de la iglesia. También introduce el sistema de registro en línea ACMS que permite a los secretarios registrar y consultar información de manera electrónica.

1. EL
SECRETARIO
DE
LA
IGLESIA
El
siguiente
manual,
es
una
guía
sencilla
y
practica
sobre
los
trabajos
rutinarios
que
realiza
un
Secretario
de
Iglesia.
ACMS
les
extiende
una
bienvenida
cordial
al
uso
de
esta
herramienta
electrónica
WEB
En
Línea,
lo
cual
permite
que
los
procesos
realizados
de
aquí
en
adelante
por
usted,
al
ser
guardados,
quedan
efectivos
para
ser
consultados
en
cualquiera
de
las
instancias
de
los
organismos
superiores
de
la
Iglesia,
hablamos
de:
Campo
Local,
Unión,
División
y
Asociación
General.
En
este
Manual,
nos
referiremos
como
El
Secretario
de
Iglesia,
haciéndolo
en
términos
generales,
es
la
forma
como
se
refiere
el
Manual
de
la
Iglesia,
tomando
en
cuenta
que
esta
posición
la
pueden
ocupar
damas
y
varones.
A
continuación
algunos
asuntos
relevantes
del
trabajo
del
Secretario
de
la
Iglesia,
tomado
directamente
del
Manual
de
la
Iglesia
Adventista
del
7mo.
Día,
edición
vigente
año
2010.
MANUAL
DE
LA
IGLESIA
(Pag.
79)
El
Secretario
de
Iglesia
Gran
parte
del
funcionamiento
eficiente
de
la
iglesia
depende
de
la
obra
del
secretario.
Debido
a
las
funciones
importantes
y
especializadas
de
este
puesto,
es
sabio
elegir
a
alguien
que
pueda
ser
reelegido
por
repetidos
períodos,
con
el
fin
de
dar
continuidad
al
mantenimiento
de
los
registros
y
a
la
información.
En
las
iglesias
grandes,
se
pueden
elegir
tantos
vicesecretarios
como
se
necesite.
Cuando
el
secretario
no
puede
asistir
a
una
reunión,
debe
hacer
arreglos
para
que
un
asistente
esté
presente
y
tome
nota
de
los
acuerdos
(véase
Notas,
#4,
p.
168).
MANUAL
DE
LA
IGLESIA
(Pag.
80)
No
debe
añadir
o
borrar
nombres
sin
el
voto
de
la
iglesia.
El
secretario
no
tiene
autoridad
para
agregar
o
eliminar
un
nombre
de
la
lista
de
miembros
sin
un
voto
de
la
iglesia,
que
siempre
debe
votar
agregar
o
eliminar
un
nombre,
excepto
en
el
caso
de
muerte
de
uno
de
ellos.
Cuando
un
miembro
fallece,
el
secretario
debe,
lo
más
pronto
posible,
registrar
la
fecha
de
su
deceso
al
lado
del
nombre
en
el
Libro
de
Registro
(véase
la
p.
55).
Transferencia
de
miembros.
El
secretario
de
la
iglesia
maneja
la
correspondencia
con
los
miembros
individuales
y
con
las
iglesias
en
lo
que
se
refiere
al
traslado
de
miembros
(véanse
las
pp.
52-­‐55).
Correspondencia
con
los
miembros.
El
secretario
debe
tratar
de
mantenerse
en
comunicación
con
los
miembros
ausentes,
por
medio
de
correspondencia
(véase
Notas,
#5,
p.
168).
Informar
de
los
delegados
al
Congreso
de
la
Asociación.
El
secretario,
con
la
autorización
de
la
Junta
Directiva
de
la
iglesia,
notifica
con
celeridad
a
la
Asociación
quiénes
serán
los
delegados
escogidos
para
representar
a
la
iglesia
en
el
Congreso
de
la
Asociación,
utilizando
los
formularios
provistos
por
la
Asociación
(véase
la
p.
110).
Debe
enviar
los
informes
puntualmente.
Es
deber
del
secretario
de
la
iglesia
preparar
y
enviar
puntualmente
los
informes
solicitados
por
la
Asociación.
Es
esencial
que
se
envíen
todos
al
secretario
de
la
Asociación
dentro
del
tiempo
especificado,
ya
que
estos
informes
son
importantes
para
la
exactitud
de
los
informes
preparados
por
otras
organizaciones
de
la
iglesia
mundial.
El
secretario
debe
obtener
la
información
que
necesite,
para
preparar
estos
informes,
de
otros
oficiales
y
directores
de
departamentos.
Las
actas
de
la
iglesia.
El
secretario
de
la
iglesia
prepara
las
actas
de
la
iglesia
que
deben
conservarse
cuidadosamente.
Todos
los
registros
y
los
libros

2. de
contabilidad
de
los
diversos
oficiales
de
la
iglesia
son
propiedad
de
la
iglesia;
y
el
secretario
debe
entregarlos,
al
finalizar
su
período
de
servicio,
al
nuevo
secretario
que
haya
sido
elegido,
o
a
la
iglesia
en
cualquier
momento
del
período,
a
pedido
del
pastor
o
de
los
ancianos.
INDUCCION
A
LAS
TAREAS
EN
ACMS
El
acceso
del
Secretario
de
Iglesia
al
sistema
de
registro
de
feligresía,
deberá
haberse
generado
previamente
en
la
oficina
de
Secretaría
del
Campo
Local.
Hay
dos
condiciones
que
debe
cumplir
el
usuario,
para
acceder
al
sistema:
1. Que
su
feligresía
se
encuentre
actualizada
en
la
Iglesia
Local
en
donde
ha
sido
nombrado
2. Que
tenga
una
dirección
de
correo
electrónico.
El
sistema
generara
automáticamente
a
su
dirección
de
e
mail,
todas
las
operaciones
que
realice
dentro
del
sistema.
Esta
aplicación
cuenta
con
dos
formas
de
acceso.
Una
tiene
el
propósito
de
ser
una
herramienta
para
prácticas,
mientras
usted
se
hace
experto
en
el
manejo
del
sistema,
ideal
para
ofrecer
entrenamientos,
ya
que
lo
realizado
en
el
DEMO,
no
afecta
la
base
de
datos
principal.
Usted
accede
al
mismo
utilizando
el
siguiente
vínculo:
https://www.acmsnet.org
El
acceso
a
la
base
principal,
lo
hará
utilizando
este
vínculo:
https://www.acmsnet.org
Una
vez
que
usted
ingresa
al
sistema,
tendrá
en
su
computadora
una
pantalla
semejante
a
la
siguiente:
CAPITULO
1,
MIEMBRO
El
Secretario
de
Iglesia,
estará
limitado
a
trabajar
con
datos
de
los
miembros
de
su
Iglesia
y
a
realizar
todas
las
operaciones
relacionadas
con:
1. Ingreso
de
nuevos
miembros
1.1 Bautismo
1.2 Re
bautismo
1.3 Profesión
de
Fe
2. Traslado
de
feligresía
de
los
miembros
3. Establecer
listas
de
miembros
en
paradero
desconocido
4. Registrar
la
disciplina
de
los
miembros
5. Dar
de
baja
un
miembro
cuando
fallece.
A
continuación
trabajaremos
con
el
menú
MIEMBRO.

3. El
menú
miembro
se
utiliza
para
varias
acciones
1. Buscar
miembros
2. Registro
de
nuevos
miembros
y
actualización
de
sus
datos
personales.
Es
absolutamente
indispensable,
que
cuando
el
Secretario
proceda
a
registrar
un
nuevo
miembro
de
Iglesia,
utilice
la
opción
buscar
el
nombre
de
ese
miembro
antes
de
realizar
cualquier
registro,
esto
con
el
fin
de
evitar
duplicaciones
de
un
miembro
por
razones
como
las
siguientes:
1. Existencia
de
homónimos
2. Un
miembro
que
fue
des
fraternizado
pero
para
el
cual
nunca
se
actualizo
el
registro,
sigue
activo.
3. Una
persona
en
paradero
desconocido
y
cuyo
nombre
aun
figura
como
ACTIVO
Lo
anterior
amerita
que
sea
importante
contar
con
la
mayor
información
que
se
pueda
de
un
miembro:
Sus
nombres
completos,
fecha
de
nacimiento
y
lugar
etc.,
etc.
Procederemos
a
registrar
un
nuevo
miembro
en
la
Iglesia,
vía
bautismo,
el
proceso
es
el
siguiente:
Pulsar
en:
MIEMBRO-­‐BUSCAR-­‐ESCRIBIR
NOMBRE-­‐búsqueda
amplia
(quitando
la
marquilla
de
la
palabra
Local),
presionar
el
botón
Buscar
del
recuadro
azul.
Una
vez
que
presionamos
el
botón
azul,
Buscar,
aparecerá
lo
siguiente:
Una
larga
lista
con
el
nombre
de
Juan
Manual
Santos,
indicando
donde
están
ubicados.
Esa
búsqueda
amplia
la
ha
realizado
en
toda
la
base
de
datos
de
ACMS.

4. Haremos
ahora,
con
el
mismo
nombre,
una
búsqueda
Local,
y
agregaremos
el
segundo
apellido
para
tener
mejor
opción
en
la
búsqueda:
El
resultado
“0
Registros”.
Ahora
tenemos
la
certeza
de
que
ese
nombre
no
existe
previamente
en
los
registros
de
la
Iglesia
Local,
el
siguiente
paso
será
ingresarlo
como
NUEVO.
Ingreso
del
nuevo
miembro
JUAN
MANUEL
SANTOS
CALDERON
El
sistema
una
vez
más
ha
comprobado
que
el
nombre
no
existe,
el
paso
siguiente:

5. Se
pulsa
en
No
Encontrado,
botón
de
color
verde.
De
inmediato
se
despliega
una
planilla
para
completar
los
datos,
semejante
a
esta,
se
mostrará
la
pantalla
en
tres
partes,
para
su
facilidad:
Hay
campos
que
son
Obligatorios:
Fecha
de
bautismo,
fecha
del
voto,
tipo
de
Admisión
(se
elige
de
la
lista
desplegable)
nombre
del
Pastor,
este
debe
figurar
en
el
sistema
con
el
cargo
de
Pastor.

6. El
resto
de
la
pantalla
será
para
completar
los
datos
del
nuevo
feligrés
admitido
por
bautismo.
Ingrese
la
mayor
cantidad
de
datos
que
tenga
del
miembro,
inclusive
podrá
subir
o
cargar
una
foto
presionando
en
Imagen,
la
foto
deberá
existir
en
un
archivo
de
la
computadora
o
en
una
memoria
USB.
La
última
Parte
de
la
pantalla
solicita
algunos
datos
como
se
indica,
luego
se
procede
a
guardar
la
información.
Debe
elegir
como
mínimo
un
Ítem
en
Modo
de
Conversión,
y
en
religión
aparecerá
un
menú
de
algunas
religiones,
proceda
a
guardar.
.
En
la
parte
superior
de
su
computadora
aparecerá
un
mensaje
de
color
verde
el
cual
indica
que
la
operación
habrá
sido
exitosa

7. Proceso
para
realizar
la
Transferencia
de
un
miembro
de
Iglesia.
Continuando
con
el
nombre
del
miembro
que
ingresamos
al
sistema,
Juan
Manuel
Santos
es
miembro
de
la
Iglesia
UNAC;
él
se
ha
ido
a
otra
Iglesia
dentro
del
mismo
Campo
Local,
y
manifiesta
a
la
Secretaría
de
la
Iglesia
a
la
cual
tiene
intenciones
de
hacerse
miembro,
que
solicite
su
feligresía
que
se
encuentra
en
la
Iglesia
Unac,
la
nueva
Iglesia
será
la
de
Edén
las
Mercedes.
La
Secretaria
de
la
Iglesia
Edén
Las
Mercedes
ingresa
al
sistema
ACMS
e
inicia
el
siguiente
proceso:
Al
presionar
en
Transferencia
tendrá
dos
opciones.
Como
ella
recibirá
al
miembro
Juan
Manuel
Santos,
entonces
presionara
en
MIEMBROS
A
RECIBIR:
Busca
el
miembro.
En
la
parte
inferior
aparecerá
el
nombre
buscado,
marcará
la
opción
(recuadro
pequeño
lado
izquierdo
del
nombre
y
pulsara
el
botón
azul
agregar).
Haciéndolo,
de
inmediato
la
Secretaria
de
la
Iglesia
de
origen
del
miembro
será
notificada
en
su
correo.
Nos
ubicamos
nuevamente
en
la
Iglesia
origen
del
miembro
solicitado
por
Edén
Las
Mercedes:
Corresponde
a
Iglesia
Unac.
MIEMBRO-­‐TRANSFERENCIAS-­‐MIEMBROS
A
ENVIAR.
Se
despliega
una
lista
entre
los
cuales
estará
el
nombre
de
Juan
Manuel
Santos,
(véase
siguiente
pantalla),
en
la
que
se
indica
que
hay
un
pedido
de
la
Iglesia
Edén
Las
Mercedes.
La
Secretaria
procede
a
registrar
el
número
del
voto
y
la
fecha
del
acuerdo
de
la
Junta
Administrativa
de
la
Iglesia,
previo
dos
lecturas
de
la
solicitud
de
traslado.
Una
vez
realizado
el
proceso
y
guardada
la
información,
la
Secretaria
de
la
Iglesia
Edén
Las
Mercedes
será
notificada
para
que
allí
se
finalice
el
proceso
y
Juan
Manuel
Santos
pase
a
ser
miembro
de
esa
nueva
congregación.

8.
Regresando
a
la
Iglesia
que
solicitó
el
traslado,
Edén
Las
Mercedes,
obsérvese
los
detalles
en
la
pantalla
siguiente.
Es
fácil
notar
que
ahora
en
estado
aparece
Enviado,
desde
la
Iglesia
Unac.
El
paso
restante
en
Edén
Las
Mercedes
es
registrar
el
numero
del
voto,
la
fecha
de
aprobación
de
la
Junta
Administrativa,
(previa
dos
lecturas
de
aceptación
del
traslado).
La
Secretaria
marcara
el
recuadro
al
lado
izquierdo
del
nombre
y
en
la
parte
inferior
hará
las
anotaciones
requeridas:

9. Para
su
beneficio,
vamos
a
verificar
los
procesos
realizados
anteriormente,
relacionados
con
la
transferencia
y
consultaremos
el
histórico
del
miembro
Juan
Manuel
Santos,
ahora
miembro
de
la
Iglesia
Edén
Las
Mercedes:
En
menú
miembros
buscamos
el
nombre.
En
la
parte
inferior
aparecerá
como
miembro
activo
en
esa
Iglesia.
La
flecha
inferior
derecha
al
pulsar
allí
se
obtiene
el
histórico,
siguiente
pantalla.
El
orden
de
comprensión
del
histórico
es
desde
la
parte
inferior
a
la
superior.

10. En
el
siguiente
paso,
veremos
la
manera
como
un
miembro
de
Iglesia
Activo
deba
de
cambiar
de
estado.
Menú
Miembro:
Miembro-­‐Buscar
el
nombre
del
miembro-­‐pulsar
botón
de
movimiento:
Al
pulsar
en
Movimiento,
se
obtendrá
la
siguiente
pantalla/información:
Caso
de
fallecimiento:

11. Caso
de
Censura
y
des
fraternizar
por
Apostasía,
son
procesos
semejantes,
la
diferencia
es
que
cuando
se
aplica
Censura,
habrá
un
tiempo
para
la
misma,
más
no
así
en
el
caso
de
Apostasía.
Se
tienen
que
dar
todos
los
pasos,
de
lo
contrario
no
se
podrá
aplicar
la
disciplina
correspondiente.

12. Paradero
Desconocido:
Para
este
paso
se
debe
actuar
con
cuidado,
siempre
respetando
al
miembro
de
Iglesia.
El
proceso
esta
descrito
en
el
Manual
de
la
Iglesia,
Pág.
65:
“Los
miembros
que
cambian
de
domicilio
y
no
lo
informan.
Cuando
un
miembro
se
muda
de
una
localidad,
tiene
el
deber
de
comunicar
su
nuevo
domicilio
al
anciano
o
al
secretario
de
la
iglesia.
Mientras
siga
siendo
miembro
de
esa
iglesia,
debe
reconocer
su
responsabilidad
de
mantenerse
en
contacto
regular
con
la
iglesia,
y
enviarle
sus
diezmos
y
sus
ofrendas
por
lo
menos
una
vez
cada
trimestre.
Sin
embargo,
si
tal
miembro
no
deja
ningún
domicilio
y
no
hace
ningún
esfuerzo
por
ir
a
su
iglesia
ni
envía
un
aviso,
y
es
imposible
localizar
al
miembro
desaparecido,
entonces,
después
de
una
ausencia
de
dos
años,
puede
ser
excluido
de
la
lista
de
miembros
de
la
iglesia
por
un
voto
de
ella,
con
tal
de
que
los
líderes
de
la
iglesia
puedan
certificar
que
se
esforzaron
fielmente
para
localizarlo
y
no
tuvieron
éxito.
El
secretario
debe
anotar,
en
la
columna
correspondiente:
“Paradero
desconocido.
Excluido
por
voto
de
la
iglesia”.
Listas
de
Paradero
desconocido,
las
puede
obtener
el
Secretario
de
Iglesia:
Menú
Miembro-­‐Desconocidos-­‐
Buscar.
El
sistema,
si
existan
miembros
en
tal
condición,
mostrará
una
lista
semejante
a
la
siguiente
en
la
pantalla.

13. En
la
parte
final
de
la
pantalla
se
ofrece
la
opción
para
excluir
nombres
de
miembros
en
paradero
desconocido,
marcándose
previamente
el
nombre
en
el
recuadro
izquierdo:
Otras
opciones
en
el
Menú
Miembro
El
Secretario
de
la
Iglesia
podrá
introducir
al
sistema
todos
aquellos
nombres
de
miembros
reconocidos
como
Instructores
Bíblicos.
Cuando
una
persona
ingresa
por
bautismo,
generalmente
se
le
pregunta
quien
le
instruyó,
por
lo
cual
al
ingresar
los
datos
del
nuevo
miembro,
se
podrá
introducir
el
nombre
del
Instructor
Bíblico
indicado
por
el
nuevo
feligrés,
previamente
ese
nombre
debe
de
registrarse
en
el
sistema,
el
proceso
es
el
siguiente.
Incluiremos
al
feligrés
Juan
Manuel
Santos
como
Instructor
Bíblico
de
la
Iglesia
en
donde
tiene
actualmente
su
feligresía:
MIEMBRO-­‐INSTRUCTOR
BIBLICO-­‐NUEVO-­‐NOMBRE-­‐BUSCAR-­‐SELECCIONAR-­‐GUARDAR

14. CAPITULO
II,
IGLESIA
En
el
Menú,
Iglesia,
El
Secretario
podrá
editar
las
informaciones
de
su
Iglesia
local,
rellenando
todas
las
informaciones
que
allí
se
solicita,
incluyendo
una
fotografía
del
Templo,
dirección
de
ubicación
de
la
misma
a
efectos
de
ser
localizada
en
Google
Maps,
etc.,
etc.
Es
una
herramienta
interesante
y
completa
que
recomendamos
sea
utilizada
ampliamente.
La
Pantalla
se
ofrece
asi:
IGLESIA-­‐IGLESIA-­‐BUSCAR
NOMBRE
DE
SU
IGLESIA-­‐EDITAR
Ultima
flecha
inferior
derecha.
La
siguiente
pantalla
le
dará
la
opción
para
introducir
todos
los
datos
allí
solicitados.
Siempre
recuerde
guardar.

16. CAPITULO
III,
DEPARTAMENTOS
En
esta
sección
se
ofrece
la
opción
para
que
la
Secretaría
de
la
Iglesia,
incluya
todos
aquellos
que
han
sido
nombrados
como
Oficiales
de
la
Iglesia
para
un
periodo
determinado.
El
sistema
le
ofrecerá
listas
desplegables
de
los
departamentos
y
también
de
los
cargos
asignados
a
esos
oficiales,
previamente
para
tales
hermanos
se
debe
comprobar
que
su
feligresía
se
encuentre
activa
en
su
Iglesia
Local,
de
lo
contrario
no
se
le
podrá
asignar
una
responsabilidad
como
oficial
de
la
Iglesia
en
el
sistema
ACMS.
El
proceso
es
el
siguiente:
Menú:
DEPARTAMENTO-­‐OFICIALES
DE
IGLESIA-­‐BUSCAR.
Al
presionar
dicho
botón,
el
sistema
mostrara
la
lista
de
aquellos
oficiales
que
fueron
previamente
ingresados
en
el
sistema,
ejemplo:

17. Cómo
ingresar
el
nombre
de
un
nuevo
oficial,
con
feligresía
actualizada
en
dicha
Iglesia.
DEPARTAMENTOS-­‐OFICIALES-­‐NUEVO-­‐BUSCAR
EL
NOMBRE
DE
LA
PERSONA
Se
escoge
de
la
lista
el
departamento
en
el
que
trabaja
De
la
lista
de
Cargo,
se
selecciona
el
que
corresponda
Se
designa
la
fecha
de
inicio
y
la
fecha
final
de
su
tiempo
como
oficial
de
la
Iglesia
Se
marca
si/no
el
recuadro
si
es
miembro
de
la
Junta
Se
marca
si/no
el
recuadro
si
se
autoriza
su
acceso
a
ACMS
Se
marca
si/no
el
recuadro
si
es
autorizado
Los
menú
identificados
como
Herramientas
y
Contacto,
serán
para
uso
del
Pastor
de
la
Iglesia/Distrito.
El
último
modulo
o
menú
ofrecido
en
ACMS
para
el
Secretario
de
Iglesia,
es
el
de
Informes.
Allí
el
usuario
podrá
elegir
entre
muchas
opciones
que
tipo
de
informes
obtener
para
su
beneficio
propio
como
para
la
Iglesia.
No
nos
ocuparemos
de
mostrar
aquí
diferentes
pantallas,
usted
lo
podrá
hacer
de
manera
fácil
e
ir
encontrando
las
diferentes
formas
de
obtener
informaciones
que
sin
duda
puedan
ser
importantes
para
la
marcha
de
la
Iglesia
Local.
Que
su
permanencia
como
usuario
de
ACMS,
represente
para
usted
una
bendición.
Dios
bendiga
su
ministerio.
Material
preparado
por
Fernando
Salazar
Gallego.
Entrenador
de
ACMS
para
el
territorio
de
la
División
Interamericana.
Versión
03-­‐2015.